Att vända medlemsminskning en strategisk utmaning Ökande medlemsantal är det viktigaste måttet på framgång i en organisati on. Att medlemsantalet minskar är ett tecken på problem. Om medlemstalet minskar dramatiskt eller fortsätter minska år från år, då är det kris. Då är det inte i första hand medlemsvärvning som behövs, utan förändring av organisationen och sättet att arbeta. Organisationen måste revital iseras. Om medlemstalet sjunker år från år. I många föreningar och folkrörelser minskar antalet medlemmar år från år. Medlemsvärvning hjälper inte. Vad ska man göra då? Skyll inte på omvärlden! Det är väldigt vanligt att ett sjunkande medlemsantal skylls på omvärlden. Det finns alltid någon trend där som man kan hänvisa till. På 60-talet och 70-talet skyllde man på Tv-tittandet. Det gör man inte längre trots att TV-utbudet ökat dramatiskt. Nu skyller man på annat. Det finns naturligtvis situationer då medlemsminskningen främst beror på förändringar i omvärlden, men bra mycket vanligare är att det beror på föreningen själv, på dess mål, dess sätt att verka eller något annat som ledningen och medlemmarna faktiskt kan påverka. Skulle det bero på omvärlden så måste ju föreningen i så fall anpassa sig så att den kan börja växa på nytt. Ett strategiskt problem eller inte? En förening som genom en medlemsvärvningskampanj kan hejda en medlemsminskning har inget större problem. Men om medlemsantalet sjunker dramatiskt eller fortsätter att minska år från år då är problemet stort, det är ett strategiskt problem. Ta reda på fakta, gör en analys! Om medlemsminskningen beror på ett strategiskt problem är det meningslöst att satsa stora resurser på medlemsvärvning. Det är som att ösa en läckande båt. Medlemsvärvningen blir bara en genomströmning. När en förening har ett strategiskt problem då måste den samla fakta och göra en analys, man måste studera förändringar i omvärlden som påverkar den, men allra viktigast är att den granskar sig själv. Samla fakta och gör analys för är att inringa det problem eller den kombination av problem som gör att föreningen tappar medlemmar eller inte drar till sig nya medlemmar i minst samma takt som dem som naturligt lämnar. Yttre faktorer Yttre faktorer som påverkar organisationen. Det tillhör ledningens uppgift att fortlöpande bevaka sådana förändringar och vidta åtgärder. Men en del förändringar smyger sig omärkligt på. Dessutom kan det ta flera år innan man kan se effekterna av en viss förändring. Så att göra en analys i efterhand är ofta nödvändig även när styrelsen varit alert. Vilka yttre faktorer som påverkar en förening beror till stor del på hur föreningen ser ut, vad den gör och var den är lokaliserad. Det finns inget generellt att peka på som gäller för alla. Problemen och konsekvenserna är specifika.
Inre faktorer De inre faktorerna är unika för varje förening men de är ofta lättare att identifiera. En analys bör klargöra en rad nyckelfrågor. Det kan vara sådant som: Är vårt ändamål rätt för den tid vi lever i nu? Är vi rätt organiserade? Har vi rätt lokal verksamhet? Mobiliserar vår lokala verksamhet medlemmarna? Lockar vår lokala verksamhet nya medlemmar? Välkomnas nya medlemmar i det lokala arbetet? Utveckling Faktainsamlingen och analys ska fokusera på strategiska frågor i första hand. Syftet är att ringa in problemen och att finna lösningar. Nästa steg är att genomföra lösningarna. Den processen är ofta någon form av föreningsutveckling. Det kan handla om att ändra på hur föreningen är organiserad, vad den arbetar med, hur den arbetar och liknande. Det gäller att revitalisera arbetet med syfte att skapa en energi som driver föreningen framåt och som lockar utomstående att ansluta sig. Ungefär som i organisationens ungdom då den växte sig stor. En nytändning helt enkelt! Först när de strategiska aspekterna är avklarade kan det löna sig att återigen arbeta med medlemsvärvning och liknande taktiska frågor. Strategiska frågor Vad menas med strategiska föreningsfrågor? Det enklaste svaret på detta är att det är de frågor som på ett avgörande sätt påverkar föreningen och dess framtid. Vid strategiska frågor handlar det ofta handlar det om att göra ett val: Vi kan antingen göra på det här sättet och då når vi de här målen, eller också kan vi göra på det där sättet och nå de där målen. Nedan ett par exempel. Medlemmar eller pengar? En förening blir bra på det den satsar på. Det är som med människan; det är de muskler man tränar som blir större och starkare, inte de man försummar. Det föreningen eller folkrörelsen ska satsa på ska alltså vara det som den allra mest behöver för att nå sina mål. Om målet är att ha många medlemmar, då ska man i så stor utsträckning som möjligt göra sig beroende av medlemmarna och deras insatser. Det innebär till exempel att man ska utforma sin lokala organisation så att fler och inte färre medlemmar involveras för att driva den och utföra verksamheterna. Denna inriktning kommer att dra till sig fler aktiva medlemmar och därmed också locka fler passiva. Om målet inte är att öka de ideella resurserna, utan istället de ekonomiska, då ska man istället organisera sig för att skapa goda inkomster. Det innebär i praktiken att fokusera på anställda och på kommersiella insamlingsmetoder. För en folkrörelse leder denna strategi till ett större förbundskontor och ett försvagat lokalfält. Och eftersom medlemmarna och medlemsengagemang inte är prioritet nummer ett så får man automatiskt ett minskande medlemsantal.
Unga, medelålders eller äldre medlemmar? Tanken att någon går med i föreningen som barn och sedan är med hela livet är vanlig, men inte särskilt realistisk. Det troligare är att medlemmen är med under en viss fas av livet. Hur lång den är varierar naturligtvis mellan individer, men några mera generella mönster kan urskiljas. Ungdomar är med kortare tid som aktiva än vad medelålders och äldre är. För ungdomar handlar det troligen om cirka tre år, för medelålders och äldre är det ofta vara längre än tio år. Föreningar för ungdomar har alltså alltid en snabbare genomströmning än de som organiserar medelålders och äldre. Med snabbare genomströmning ställs högre krav på medlemsvärvning. En organisation för unga bör därför vara flexibel i sina verksamheter och göra dem kraftigt värvande. En organisation för medelålders och äldre kan istället satsa på stabilitet och kvalitet i verksamheterna och vara interaktivt värvande. Det som lockar ungdomar att bli aktiva är ofta något annat än det som lockar medelålders eller äldre. Det är i praktiken inte möjligt att i en och samma organisation lyckas med både ungdomar och äldre. Utifrån den här typen av analys kan man lägga upp fungerande medlemsvärvningsstrategier. Att inrikta sig på att värva ungdomar för att långsiktigt öka medlemsantalet är en god strategi enbart för ungdomsorganisationer. För alla andra föreningar och folkrörelser är det bäst att inrikta sig på att värva dem som just gått in i den fas av livet som bäst passar in på organisationens medlemsprofil och verksamhet. Att rekrytera frivilliga Rekrytering av frivilliga kan göras spontant och informellt ifall det bara görs någon enstaka gång eller inte, är så betydelsefullt för organisationens arbete och resultat. Men om det är viktigt eller om det ska göras många gånger, då är det bäst att skapa en process och att bygga upp rutiner. Här följer ett förslag på vilka steg som kan ingå i rekryteringsprocessen: 1. Uppgiften: Vad är det de frivilliga ska göra (frivilliguppgiften)? Detta är en central fråga som behandlas ytterligare nedan. 2. Målgruppen: Vilka kan vara särskilt intresserade av att göra just den uppgiften? Var finns de? Hur kan vi nå dem med vårt rekryteringsbudskap? 3. Rekryteringsbudskapet: Vad motiverar målgruppen att bli frivilliga? Vilka argument ska vi använda? 4. Rekryteringsmetoden: Hur ska vi rekrytera (metoderna och rutinerna) denna målgrupp? Det viktigaste är att skapa bra frivilliguppgifter! När det gäller frivilliga, till skillnad från aktiva medlemmar i en förening, så är det främst själva arbetsuppgiften som lockar. Den måste 1. fylla ett behov i samhället; 2. ge stimulans åt den frivilliga; 3. kunna beskrivas på ett konkret sätt. Allmänna uppmaningar som att "Frivilligcentralen behöver frivilliga" lockar inte. Annonsera istället konkret på till exempel det här viset: "Vi söker tre frivilliga som mellan 14-16 onsdagar kan hjälpa till med försäljning och varuhantering i vår secondhandbutik."
För att kunna rekrytera måste man därför börja med att tänka igenom vad den frivillige ska göra, hur och när. Och om det behövs särskild profil eller kompetens så bör man tänka igenom vad den är. Ett effektivt rekryteringsbudskap Ett effektivt rekryteringsbudskap ska innehålla följande: 1. Behovet (det behov som insatsen fyller) 2. Uppgiften (det som ska göras, själva insatsen) Belöningen (det som den frivillige får, vilket ska vara det som motiverar dem). Vad är svårast med att rekrytera frivilliga? Många tror att det svåraste momentet med att rekrytera frivilliga till verksamheten är att hitta folk som vill vara frivilliga. Det är det inte alls. Att hitta folk som vill vara frivilliga är ofta inte särskilt svårt. Det svåra är att hitta rätt frivilliga och att snabbt få in dem i verksamheten. För att hitta kandidater kan man använda annonsering, affischer, be redan aktiva ta med sig en vän o.s.v. Ett alternativ till annonsering i lokaltidningen, som nog fortfarande är bästa metoden, kan man numera använda förmedling via internet. På särskilda förmedlingssidor matchas organisationernas behov med dem som är intresserade av att bli frivilliga. När man rekryterar ska man vara konkret. Det ska klart framgå vad som ska göras, hur mycket tid det tar o.s.v. Konkreta uppdrag lockar. Allmänna uppmaningar att "bli frivillig" eller om att "hjälpa till" har sällan någon effekt. Men att annonsera eller på annat sätt bjuda in tänkbara frivilliga är fullständigt meningslöst, ja rent av skadligt, om man inte innan dess gjort sin hemläxa. Allting måste var förberett. När potentiella frivilliga hör av sig har man ca 14 dagar på sig att starta processen att dra in dem i verksamheten. Involverade medlemmar blir kvar längre Medlemmar som engagerar sig aktivt i verksamheten eller på andra sätt är mer involverade har en tendens att bli kvar längre än dem som enbart är passiva. En förening bör därför anstränga sig att involvera så många medlemmar som möjligt varje år. Den förening som år från år bara har ett fåtal eller samma medlemmar på årsmötet lever därför farligt. Föreningsnytta och eller medlemsnytta En förening finns till för att göra nytta antingen för medlemmarna själva eller för det ändamål medlemmarna skapat föreningen för. I de flesta föreningar är det en kombination av dessa två När man funderar över hur föreningen eller folkrörelsen ska kunna behålla sina medlemmar eller öka medlemsantalet, då är det naturligt att också fundera över de två begreppen föreningsnytta och medlemsnytta. Vad innebär de? Ligger vi rätt med dem?
Föreningsnytta: Föreningsnyttan kommer direkt ur ändamålet. Det handlar om frågor som: Varför finns vi till? Vilka samhälls- och medlemsbehov fyller vi? Lever vi upp till ändamålet? Över tiden kan ändamålet bli överspelat eller på annat sätt mista sin kraft. Måste det kanske ändras? Medlemsnytta: Den nytta föreningen gör kan vara helt fokuserad på medlemmarna. Då är föreningsnytta och medlemsnytta samma sak, men ofta är det två olika saker. Medlemsnytta är då det som föreningen ger sina medlemmar samtidigt som den uppfyller sitt ändamål. Frågor man kan fundera över är: Vilka behov har medlemmarna? Vad sätter de värde på? Vad saknar de? Ger vi dem tillräcklig medlemsnytta? Hur kan vi bli bättre? Föreningsverksamhet och medlemsvård I den ideella föreningen, oavsett om den är till för ett inre syfte (medlemmarna själva) eller ett yttre (opinionsbildning, hjälpverksamhet), så är att delta i föreningsverksamheten något som erbjuds medlemmarna. I de flesta föreningar är det föreningsverksamheten som drar medlemmar. Medlemsvård är dels hur föreningen bedriver verksamheten, och dels hur den på andra sätt tar hand om sina medlemmar. När en förening funderar på att förbättra sin medlemsvård kan den ställa frågor som: Vad gör vi för att nuvarande medlemmar ska fortsätta? Hur välkomnar vi och tar vi hand om de nya? Vad får man som medlem? Medlemsnytta är vad föreningen ger sina medlemmar. Det varierar starkt från förening till förening. Det här är en lista på vad en aktiv medlem kan få ut av sin förening: Delägare i föreningen, dess strävanden och verksamhet Tillgång till utbud och aktiviteter; samverkan med andra medlemmar Information om förening och verksamhet Gemenskap och identitet; nya vänner Utlopp för egna strävanden; personlig utveckling; bli bekräftad Förmåner (stipendier, resor, utbildningar) Exempel på medlemsvård Ta hand om nya medlemmar! Välkomstbrev, välkomstträff, fadder Öka engagemanget bland medlemmarna Många gör litet; balansen aktiva - passiva; ledarutbildning Medlemsaktiviteter Temamöten, fest, läger, utflykt, studiebesök, föredrag, metodkväll, studiecirkel Medlemsinformation Medlemsmöten, medlemsblad