Utvärdering av anbud Stockholm, den 17 mars 2017
Frågeställningar Vad säger lagen? Vad säger rättspraxis Hur ska jag förhålla mig? Metod
Vad säger lagen, 16 kap. LOU Tilldelning av kontrakt och grunder för utvärdering 1 En upphandlande myndighet ska tilldela den leverantör ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder: 1. bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, 2. kostnad, eller 3. pris. Myndigheten ska i något av upphandlingsdokumenten ange den grund för utvärdering av anbud som den avser att använda.
Tilldelningskriterier 16 kap. 2 När en upphandlande myndighet utvärderar ett anbud på grunden bästa förhållandet mellan pris och kvalitet ska den bedöma anbudet utifrån kriterier som har anknytning till det som ska anskaffas. Tilldelningskriterierna ska säkerställa en effektiv konkurrens och får inte ge den upphandlande myndigheten en obegränsad valfrihet. De ska presenteras så att det utifrån leverantörens uppgifter går att kontrollera hur väl ett anbud uppfyller kriterierna. Om det finns anledning ska myndigheten kontrollera att leverantörens uppgifter är riktiga. 3 När en upphandlande myndighet utvärderar ett anbud på grunden kostnad, ska myndigheten bedöma anbudets effekter i fråga om kostnadseffektivitet, såsom en analys av kostnaderna under livscykeln för varan, tjänsten eller byggnadsverket.
Viktning av tilldelningskriterier 16 kap. 6 När grunden för utvärdering av anbud är bästa förhållandet mellan pris och kvalitet eller kostnad, ska tilldelningskriterierna viktas inbördes. De får viktas inom intervall med en lämplig största tillåtna spridning. Om kriterierna inte kan viktas, ska myndigheten beakta dem genom en prioritetsordning. Myndigheten ska i något av upphandlingsdokumenten ange hur kriterierna ska viktas eller vilken prioritetsordning som ska tillämpas.
EU-domstolens rättspraxis Tilldelningskriterierna ska ha ett samband med kontraktsföremålet (C-513-99 Concordia) och tolkas på samma sätt under hela förfarandet (C-19/00 SIAC Construction) Tilldelningskriterierna ska förenas med krav som möjliggör en verklig kontroll av att den informationen som lämnats i ett anbud är korrekt (C-448/01, Wienstrom) Anbudsgivarna ska behandlas lika både när de utarbetar sina anbud och när anbuden prövas av den upphandlande myndigheten (C-331/04, Viaggi di Maio m.fl.) Kvalificeringsfasen får inte sammanblandas med utvärderingsfasen (C-532/06 Lianakis m.fl.) Det finns ingen skyldig att upplysa potentiella anbudsgivare om den bedömningsmetod som den har tillämpat för att konkret värdera och klassificera anbuden. Denna metod får emellertid inte leda till att tilldelningskriterierna och den relativa viktningen av dessa ändras (C-6/15 Dimarso)
Svensk domstolspraxis Förfrågningsunderlag och utvärderingsmodeller som inte är optimalt utformade får godtas under förutsättning att de övergripande principerna inte träds för när (RÅ 2002 ref. 50). Upphandlande myndighet har ett stort utrymme att utforma sitt förfrågningsunderlag (3051-14 KSU). Upphandlande myndighet har rätt till sina egna preferenser och tillerkänns tolkningsföreträde (2846-13 KST). Det är inte domstolens uppgift att bedöma anbud prövningen är begränsad till de övergripande principerna (2130-12 KSU). Vid utvärdering av anbud är ett visst mått av subjektivitet motiverat (2967-13 KG). Även bör-krav ska vara proportionerliga (2222-16 KST) Enskilda personers bedömning (utvärderingsgrupp) behöver inte redovisas (5194-16 KG).
Spretig rättspraxis Motiveringar till avslag Motiveringar till bifall ü Utvärderingsmodellen är inte ägnad att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ü ü ü Utvärderingsmodellen är tillräckligt tydlig för att anbudsgivare ska kunna lämna ett konkurrenskraftigt anbud Det torde ligga i anbudsgivarnas intresse att offerera ett så högt mervärde som möjligt Poängsättningen är tillräckligt transparent ü Fri prövningsrätt och/eller ovidkommande hänsyn ü Sökanden lider ingen skada ü Det framgår inte vad som utgör ett mervärde ü Det saknas vägledning för vad som ska uppfyllas för att erhålla en viss poäng
Förhållningssätt Inom ramen för de övergripande principerna har upphandlande myndighet ett stort utrymme att utvärdera anbud! Detta förutsätter dock att det framgår; i. vad som är ett mervärde, ii. iii. på vilket sätt mervärdet kommer att bedömas, och hur mervärdet kommer att premieras.
Exempel på mervärden Sådant som är mätbart Någonting som kan/ska uppfyllas Någonting som kan/ska ingå En funktion som kan/ska lösas Mervärde är någonting som är bättre än en angiven miniminivå!
Grundläggande förutsättning Att fastställa behov som marknaden kan konkurrera om!
Metod Är det möjligt att ställa krav med tillräcklig precision? Om Ja Kontrollfråga: Kan jag tänka mig att anlita vem som helst som uppfyller samtliga ska-krav till lägst pris/kostnad? Ta fram en pris/ kostnadsmodell Vikta Simulera Om Nej Kontrollfråga: Finns det mervärden som ska påverka valet av leverantör? Identifiera mervärden Säkerställ mervärde och miniminivå Går det att motivera flera nivåer/högre/bättre mervärde? Vikta Simulera
Identifiera mervärden Nytta Vad Vem När Bevis Verifikat 4:1 och 4:2 LOU
Säkerställ mervärde och miniminivå Relevanta: En nytta som har en koppling till kontraktsföremålet Kontrollfråga: Medför detta ett reellt mervärde? Konkreta: Ett mervärde som går att definiera och möjliga att värdera/motivera Kontrollfråga: Är det tillräckligt tydligt vad som utgör ett mervärde? Differentierande: En möjlighet att premiera mervärden som särskiljer anbud Kontrollfrågor: Vad är lästa acceptabla nivå? Ska det vara ett ska-krav eller poängkrav? Vad kommer de flesta att uppfylla?
Går det att motivera flera nivåer/högre/ bättre mervärde? Steg 1: Är det ändamålsenligt att svara ja/nej alternativt att ett visst mervärde uppfylls/offereras eller inte? Binär skala: 5p=mervärde 0p=inget mervärde Steg 2: Finns det skäl/behov av att frångå en binär bedömning? Hur många nivåer kan jag motivera? Bedömningsskala: 5p=flera mervärden 3p=något mervärde 0p=inget mervärde
Vikta och simulera Mervärde 1 3.3.1 0/5 (25%) 3.3.2 0/3/5 (25%) 40% 3.3.3 3/5/10 (50%) Maxpoäng: 20poäng Mervärde 2 100% 4.1.1 5/10 (33,3%) 4.1.2 0/5/10 (33,3%) 4.1.3 0/10 (33,3%) 60% Maxpoäng: 30poäng Totalpoäng: 20+30=50p
Att tänka på Ändamålsenliga mervärden En möjlighet att premiera olika lösningar/svar/krav De ska inte uppfyllas av alla Ändamålsenlig utvärderingsmodell Mervärden måste ges ett genomslag i förhållande till varandra och i förhållande till pris Koppla mervärden till avtalet Vad händer om det inte uppfylls? Vad händer om det överträffas?
Att tänka på Har jag tillräcklig kompetens för att kunna utvärdera? Uppnår jag det jag vill uppnå genom att utvärdera anbuden, eller uppnås det under avtalsperioden?
Kontaktuppgifter Ramberg Advokater Jakobsbergsgatan 13 Box 7531 103 93 Stockholm www.ramberglaw.se Björn Bergström Alexander Hantosi 070-508 47 68 070-562 53 68 bjorn.bergstrom@ramberglaw.se alexander.hantosi@ramberglaw.se