Verksamhetsberättelse för Uppsala Peace- and Development Students Association April-Oktober 2012 1. Föreningen i korthet Medlemskap i föreningen: 74 Antal betalande fullvärdiga medlemmar vid årets slut: 71 Antal betalande tillfälliga medlemmar: 3 Medlemsavgift fullvärdiga medlemmar: 150 Medlemsavgift tillfälliga medlemmar: 40 Styrelse: Ordförande: Louise Andrae Vice ordf: Susanna Edström Johansson Sekreterare: Angelica Johansson Kassör: Eric Åhlin Aktivitetsansvarig: Karin Uggla Utbildningsansvarig: Anton Ingstedt Informationsansvarig: Mimmi Granat Suppleant: Matthias Ekström Antal protokollförda styrelsesammanträden: 6 2. Styrelsens berättelse Efter det konstituerande mötet den 18/4-2012 beslutades att starta föreningen enligt de stadgar som antogs vid mötet. Innan sommaren hölls två styrelsemöten och fokus låg främst på att forma organisationen och etablera arbetsrutiner. Redan under uppstartsfasen hade ett samarbete krig UPaDs grafiska profil och hemsida med studenter inom medie- och kommunikationsvetenskap från Jönköping inletts. Efter grundadet av föreningen fortsatte arbetet att ledas av initiativtagaren Sanna Moberg och resulterade i maj i en komplett grafisk profil, medlemskort, roll-up och en färdig hemsida. Hela projektet finansierades av företaget Optimal Progress AB. Tidigt drogs arbetet med att planera höstterminens inspark igång och en insparksgruppen ledd av aktivitetsansvarig formades. I samband med grundandet av föreningen togs kontakt med institutionen och under planeringen av insparken hölls kontakt med programkoordinator Helena Grusell som samtidigt planerade institutionens introduktionsvecka för de nya studenterna. När höstterminen startade låg största delen av föreningens fokus på insparken som pågick i två veckor ledd av sju stycken faddrar. Reaktionerna på insparken och den gasque som avslutade det hela var glädjande nog mycket positiva. Efter insparken har fokus legat mycket på styrelsens interna arbete och det administrativa arbetet som krävs för att få föreningen att fungera. Det administrativa arbetet har bland annat bestått av att registrera föreningen hos skatteverket, öppna bankkonto och skapandet av ett medlemsregister. Kontakter har även knutits med ansvariga från både Freds- och Konfliktvetenskapliga institutionen och Statsvetenskapliga institutionen såväl som med kårens samhällsvetenskapliga sektion. UPaD finns numera representerat i både
programrådet, institutionsstyrelsen för Freds- och Konfliktvetenskapliga institutionen samt i Samsek:s sektionsstyrelse. Kontakt har även upprättats med fackförbundet ST Student vilket förhoppningsvis kommer kunna leda till samarbete, bland annat har studiebesök och föredrag diskuterats. Ordförande har under året som gått lett styrelsens arbete och har i mångt och mycket fungerat som spindeln i nätet. Då föreningen är ny är varje aktivitet eller projekt en nyhet, vilket lett till att mycket arbete gått åt till att försöka skapa rutiner och fungerande arbetssätt. Utöver det har ordförande varit engagerad i planeringen av gasquen samt deltagit i möten gällande utbildningsfrågor och samarbeten. Vice ordförande har under det gångna verksamhetsåret deltagit i styrelsens samtliga möten, samt upprättat kontakt med UPS och Pax et Bellum samt deltagit i arbete kring utbildningsfrågor, bl.a. genom deltagande i programrådets möte. Sekreteraren har fört protokoll under de sex styrelsemöten som ägt rum och ansvarat för dessa. Aktivitetsansvarig har lagt ner mycket energi på planering och genomförande av insparken och efterföljande gasque. Aktivitetsansvarig har även lagt grunden för ett aktivitetsutskott som förhoppningsvis kommer att utvecklas och fungera som avlastning för aktivitetsansvarig kommande år. Utbildningsansvarige har under den gångna perioden aktivt arbetat med att upprätthålla god kommunikation mellan studenterna och dem för kandidatprogrammet berörda institutionerna. Representation vid Institutionen för Freds- och Konfliktforskning liksom vid programrådet har upprättats och information om val till Statsvetenskapliga institutionens styrelse har tillgodogjorts föreningens medlemmar. Ett utbildningsutskott har även startats. Utbildningsansvarig har deltagit i möten vid programrådet, styrelsen vid Freds- och Konfliktinstitutionen samt i Samsek. Styrelsen har skrivit förslag till Statsvetenskapliga institutionen gällande återkoppling på examinering. Förslaget har skickats ut till studentföreningen Uppsala Politices Studerande liksom till Föreningen Samvetarna Uppsala, för att lämnas in vid nästkommande styrelsemöte vid Statsvetenskapliga institutionen. Informationsansvarig var aktivt deltagande i samarbetet kring UPaDs grafiska profil och hemsida med studenter inom medie- och kommunikationsvetenskap från Jönköping. Projektet stod klart i maj med en komplett grafisk profil, medlemskort, rollup och en färdig hemsida. Informationsansvarig har efter det använt hemsidan, tillsammans med en upprättad Facebook-sida, som kommunikationskanaler för att hålla medlemmarna uppdaterade om UPaDs verksamhet, kommande aktiviteter m.m. Informationsansvarig har under den gångna perioden fungerat som den allmänna kanalen för medlemmarna att vända sig till med frågor, främst via mail, samt producerat och distribuerat ett nyhetsbrev. 3. Beskrivning av genomförd verksamhet UPaD arrangerade grillning den 28/5-12 som avslutning på terminen, deltagarna stod själva för förtäring men föreningen betalade grillkol och tändvätska.
Insparken började veckan innan terminen startade, då institutionens introduktionsvecka hölls, och pågick i två veckor. Åtta faddrar ledde insparken och ett nära på ett 50-tal nya studenter deltog. Insparken en avslutades med en gasque på Smålands Nation vid vilken 99 gäster deltog. som betalade ett kuvertpris på 350 kr. Både insparken och gasquen fortlöpte bra och de medverkande har uttryckt att de var mycket nöjda. Den 23/10-12 hölls en informationsträff med syfte att informera om styrelsens arbete, involvera medlemmarna mer i föreningens arbete samt uppmuntra medlemmarna att söka till styrelsen vid årsmötet. Cirka 15 medlemmar närvarade och föreningen stod för fika. Aktivitetsutskottet: Aktivitetsansvarig anordnade ett första insparksmöte den 13/5-12 som följdes av ett möte den 4/6-12. Under dessa möten skapades ramen för hur insparken skulle se ut; hur många faddrar som behövdes och tema. Vi började även titta på gasquelokal och satte en budget för insparken. Det bestämdes att Karin Uggla och Moa Sjöborg skulle vara insparksgeneraler. Under våren hade vi även ett möte med Helena Grusell för att skapa samarbete och synkronisera UPaDs och institutionens insparksprogram. Under sommaren planerades vilka aktiviteter som UPaD skulle anordna för de nya studenterna. Inför insparksgasquen den 12/9-12 skapades en särskild planeringsgrupp under Karin Uggla vilken tillsammans med styrelsen stod för planering och genomförande av gasquen. Gasquen kostade 29 500 SEK och 99 personer medverkade vilka betalade ett kuvertpris på 350 SEK. I priset ingick kostnader för dekorationer, DJ, insparkspokal samt bokning av lokalen. Sedan insparken har ett aktivitetsutskott startats. Ett samarbete med med Pax et Bellum har initierats. Utbildningsutskottet: Utbildningsutskottet har vid tillfället för redovisning arrangerat ett möte och har ett ytterligare möte inplanerat den 5/11-12. Möten 13/5-12 Insparksutskottsmöte 4/6-12 Insparksutskottsmöte 5 st extra under sommaren, skypemöten med Moa Sjöborg 26/8-12 Fadderinfomöte 25/9-12 Utbildningsutskottsmöte 19/10-12 Aktivitetsutskottsmöte Schema för insparken 27/8-12 Presentation av UPaD, Insparken, samt försäljning av Insparkspaket (Inspark+gasque) 26/8-12 Faddrarnas Dag, Uppdelning av Insparksgrupper samt firande på Snerikes 29/8-12 Pjamaspicknicksittning med femkamp 30/8-12 Stadskamp med 200 uppdrag 31/8-12 Reccepubrunda 3/9-12 Togapubquiz
5/9-12 Brännboll med rebelltema 6/9-12 Samling i respektive faddergrupp, samt utgång på Stocken 12/9-12 Insparksgasque på Smålands Nation 4. Verksamhetsplan för nästa år Punkter den sittande styrelsen skulle vilja rekommendera tillträdande styrelsen att arbeta med kommande år är: Fortsätta att bygga relationer med andra föreningar så som Pax et Bellum, UPS och Utrikespolitiska Föreningen. Ansvaret för detta bör ej ligga enbart på vice ordförande, snarare bör situationen avgöra vem som ska ansvara för en viss kontakt. Föreningen bör arbeta med att representeras i statsvetenskapliga institutionens styrelse. Information om valet har i skrivande stund precis kommit ut och styrelsen under ledning av utbildningsansvarig bör arbeta för att en av de fyra platser som finns går till en representant för studenterna vid Kandidatprogrammet. Se till att komma igång med regelbundna utskottsmöten, självklart öppna för alla medlemmar. Fester är populära och givande att anordna. Vi tror att det är realistiskt att anordna tre stycken gasquer under året vid jul, under våren samt som avslut på insparken. En viktig del av verksamheten är insparken. Planeringen av denna bör påbörjas i början av vårterminen då arbetet kan vara omfattande och tidskrävande. Att tillsätta en specifik insparksgrupp är att rekommendera. Se till att arrangera löpande aktiviteter under terminerna, så som föredrag, pub quiz och filmvisningar. Revisorerna har poängterat vikten av att involvera hela styrelsen i ekonomin och kassörens arbete mer. Eventuellt skulle vice ordförande kunna spela en större roll och finnas som avlastning och bollplank till kassören. 5. Ekonomisk berättelse Det ekonomiska arbetet i föreningen var inledningsvis mestadels administrativt arbete men kontakter med DanskeBank samt Skatteverket. Vidare har kassören organiserat föreningens bokföring, skött utbetalningar och liknande uppgifter. Föreningens ekonomi har gått från att vara ickeexisterande till att kunna överlämna ett överskott på 8000 kr till nästkommande styrelse, ett överskott som har åstadkommits genom försäljning av medlemskap och försäljning av biljetter till insparksgasquen. Föreningens utgifter har mestadels varit förknippade med utgifter kring gasquen och insparken, men även visst inköp till föreningen. Föreningens revisorer, Johanna Gålnander och Hanna Schnackenburg, har gått igenom föreningens bokföring och kommer rekommendera Årsmötet att Styrelsen beviljas ansvarsfrihet (se bilaga). Totalt inkomster: 45620 Totalt utgifter: 34432 Resultat: 11185 6. Budgetförslag för nästa år Förslag till budget för verksamhetsåret 2013-2014
Ingående balans: 11185 Inkomster: Bidrag 5000 Medlemsavgifter 6750 Resultat gasquer 10500 Utgifter: Aktivitetsutskottet 15250 Styrelsekostnader/inköp 6150 Övriga utskott 500 Resultat: 0 Rekommenderad utgående balans: 11185