1 (14) AVTAL avseende nikotinläkemedel mellan Kriminalvården och [Leverantören]
2 (14) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. ALLMÄNT... 4 1.1 PARTER... 4 1.2 BAKGRUND... 4 1.3 AVTALSTID... 4 1.4 AVTALSHANDLINGAR... 4 2. PRODUKTEN... 4 2.1 ALLMÄNT... 4 2.2 OMFATTNING... 4 2.3 KVALITET OCH UTFÖRANDE... 4 2.4 VOLYMER... 5 2.5 AVTALADE PRODUKTER... 5 2.6 DIREKTIV, FÖRORDNINGAR, LAGAR OCH ANDRA BESTÄMMELSER... 5 2.7 SISTA FÖRBRUKNINGSDAG... 5 2.8 MÄRKNING... 5 2.9 PVC... 5 2.10 FÖRPACKNINGSMATERIAL AV CELLULOSA... 5 2.11 PRODUCENTANSVAR... 6 2.12 PRODUKTSPECIFIKA KRAV... 6 2.13 NYA OCH ÄNDRADE PRODUKTER... 6 2.14 ERSÄTTNINGSLEVERANS... 6 2.15 REKLAMATION - FEL I VARA... 6 2.16 PRODUKTAVVIKELSER... 7 3. LEVERANS... 7 3.1 LEVERANSVILLKOR... 7 3.2 LEVERANSTID... 7 3.3 LEVERANSFÖRSENING... 7 3.4 VITE... 7 3.5 LEVERANSADRESS... 8 4. INFORMATION, REFERENSGRUPP, UNDERLEVERANTÖR ETC.... 8 4.1 MEDDELANDEN OCH KONTAKTPERSONER... 8 4.2 INFORMATION AVSEENDE LEVERANTÖRENS VERKSAMHET... 8 4.3 UNDERLEVERANTÖR... 8 4.4 STATISTIK... 9 4.5 PRODUKTKATALOG... 9 4.6 FÖRSÄKRINGAR... 9 5. FAKTURERING, BETALNINGSVILLKOR OCH PRIS... 9 5.1 PRISER... 9 5.2 PRISJUSTERING... 9 5.3 FAKTURERING... 10 5.4 BETALNING... 10 5.5 E-FAKTURA... 10 6. HÄVNING AV AVTAL... 10 7. MYNDIGHETSTILLSTÅND, LAGAR OCH FÖRORDNINGAR... 11 7.1 MYNDIGHETSTILLSTÅND, LAGAR OCH FÖRORDNINGAR... 11 7.2 INTRÅNG I UPPHOVSRÄTT OCH PATENT... 11 8. SEKRETESS... 12
3 (14) 9. TILLÄGG ELLER ANDRA ÄNDRINGAR AV AVTAL... 12 10. ÖVERLÅTELSE AV AVTALET... 12 11. ÄNDRADE ÄGARFÖRHÅLLANDEN AVSEENDE LEVERANTÖRENS VERKSAMHET... 12 12. FORCE MAJEURE... 12 13. LAGSTRIDIGA VILLKOR... 13 14. TVIST... 13 BILAGA 1 AVTALADE PRISER... 14
4 (14) 1. Allmänt 1.1 Parter Parter i detta avtal är Kriminalvården (Kriminalvården) med organisationsnummer 202100-0225 och [Leverantörens namn] (Leverantören) med organisationsnummer [nr]. 1.2 Bakgrund Detta avtal har kommit till stånd genom en offentlig upphandling med anbudsförfrågan från Kriminalvården och anbud från Leverantören gällande nikotinläkemedel. 1.3 stid Detta avtal gäller från avtalstecknande och 24 månader framåt Kriminalvården har därefter rätt, men är inte skyldig, att förlänga avtalet med upp till maximalt 24 månader på i övrigt oförändrade villkor. Kriminalvården skall skriftligen meddela sådan förlängning senast sex (6) månader före avtalstidens utgång. 1.4 shandlingar För avtalet gäller följande handlingar, som kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i dessa handlingar gäller de i ordning mellan varandra enligt följande: 1. Skriftliga tillägg och ändringar till detta 2. Detta avtal 3. Bilaga 1 ade priser 2. Produkten 2.1 Allmänt Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för leverans av nikotinläkemedel till Kriminalvården under avtalsperioden. 2.2 Omfattning Leverantören åtar sig att till de upphandlande myndigheterna leverera i enlighet med detta avtal. 2.3 Kvalitet och utförande Ingående produkter i gällande avtal skall till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer som Kriminalvården fått i samband med att avtal slutits.
5 (14) 2.4 Volymer Kriminalvården garanterar inga volymer under avtalstiden. 2.5 ade produkter Följande är avtalade produkter: Depotplåster nikotin 15 mg/16 timmar Depotplåster nikotin 10 mg/16 timmar Depotplåster nikotin 25 mg/16 timmar Medicinskt tuggummi 2 mg, mintsmak Medicinskt tuggummi 4 mg, mintsmak 2.6 Direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser Leverantören skall följa samtliga relevanta direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser. Produkter som omfattas av reglerna för CE-märkning skall uppfylla de krav som ställs för den aktuella CE-märkningen. 2.7 Sista förbrukningsdag Produkter med begränsad förbrukningsdag skall vara märkta med sista förbrukningsdag. 2.8 Märkning Produktnamn och artikelnummer samt i förekommande fall batchnummer, datum och hållbarhet skall finnas på produktförpackning samt på avdelnings-/transportförpackning. På avdelnings-/transportförpackning skall antal per förpackning tydligt framgå. 2.9 PVC Förpackningsmaterial skall vara fritt från PVC. Dokumentation, som styrker detta, skall finnas tillgänglig hos leverantören/tillverkaren. Sådan dokumentation kan vara intyg från förpackningsleverantör. 2.10 Förpackningsmaterial av cellulosa Papper/kartong i förpackningen skall vara blekt utan klorgas, dvs. enligt ECF- eller TCFmetoden. ECF: blekt med klordioxid; TCF: blekt utan klorinnehållande kemikalier.
6 (14) 2.11 Producentansvar Leverantören skall uppfylla kraven för producentansvaret för förpackningar enligt förordning (2006:1273) med senaste ändring. Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att leverantören eller att leverantörens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPA- registret eller motsvarande, eller genom att leverantören har ett eget upprättat system. 2.12 Produktspecifika krav Innehålls- och näringsdeklaration, förvaringsanvisning och hållbarhetsdatum skall finnas. 2.13 Nya och ändrade produkter Nya (tilläggsartiklar) eller ändrade produkter inom det upphandlade produktområdet som lanseras av leverantören kan efter Kriminalvårdens val ingå i avtalet. Efter eventuella förhandlingar om priser och andra villkor meddelar Kriminalvården skriftligen leverantören om produkten skall ingå i avtalet. Tilläggsartiklar skall kunna tillföras nettoprislistan under avtalsperioden. Prissättning av dessa produkter skall vara utifrån samma beräkningsgrund och med samma marginal som nettoprissatta produkter i avtalet. Antagen produkt får ej förändras eller utgå ur sortimentet under kontraktstiden utan att skriftligt besked meddelas Kriminalvården i god tid före förändringen. Kriminalvården förbehåller sig rätten att under avtalsperioden testa produkter från antagen leverantör. 2.14 Ersättningsleverans Ersättningsleverans godkännes inte utan särskilt medgivande från Kriminalvården. Om leverantören vid enstaka tillfälle inte kan leverera i avtalet angiven produkt och omständigheterna inte kan hänföras till force majeure, enligt ALOS 05, är denne skyldig att leverera produkt med samma eller högre kvalitet till samma pris som i avtalet, dock först efter kontakt med Kriminalvården. 2.15 Reklamation - fel i vara Om fel, kvalitetsavvikelser eller avvikelser från gällande miljökrav föreligger skall Kriminalvården omgående reklamera felet från det att det uppdagats. Kriminalvården äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod leverans eller få motsvarande avdrag på köpeskillingen. Betalning av faktura innebär inte att Kriminalvården avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen. Utbyte av felaktiga produkter eller avhjälpande skall äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av leverantören.
7 (14) 2.16 Produktavvikelser Leverantören är skyldig att, förutom skyldighet enligt lag, skriftligen meddela köparens kontaktperson samt avropande enhet om avtalad produkt varit utsatt för allvarligt tillbud eller om konstruktionsfel uppdagats. 3. Leverans 3.1 Leveransvillkor Leverans skall ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat) angiven leveransadress. Leverans skall ske på anvisad plats innanför dörr, såvida inte annat överenskommes. Eventuellt låneemballage skall leverantören ansvara för och återta utan särskild kostnad för Kriminalvården. Följesedel med köparens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå transportförpackning. 3.2 Leveranstid Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden. Leverans skall ske 3 arbetsdagar efter avrop. Under avtalsperioden kan särskilda leveransrutiner upprättas som anger att vissa leveransdagar tillämpas. Leveranstidpunkt skall väljas med hänsyn till kundens möjlighet att ta emot produkten, inom normal arbetstid (8.00 17.00). Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till angiven leveransadress. 3.3 Leveransförsening Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid, skall leverantören omgående meddela köparen, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Alternativt har leverantören rätt att leverera av köparen godkänd likvärdig produkt utan merkostnad för köparen. I de fall leverantören inte kan tillhandahålla likvärdig produkt skall köparen äga rätt, efter meddelande till leverantören, att beställa motsvarande produkt och kvantitet hos annan leverantör. Merkostnaden för detta debiteras avtalad leverantör. 3.4 Vite Om inte överenskommelse kan träffas enligt punkt 3.3 ovan utgår vite för varje sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 % av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Vitet i sin helhet överstiger inte 10 % av sagda värde.
8 (14) 3.5 Leveransadress Leverans av ingående produkter i detta avtal sker till avropande enhet. 4. Information, referensgrupp, underleverantör etc. 4.1 Meddelanden och kontaktpersoner Samtliga meddelanden mellan parterna enligt detta avtal skall, för att vara giltiga, ske skriftligen och skickas med bud eller brev till nedanstående adresser. För Kriminalvården: För Leverantören: Maria Hägerstrand (avropsfrågor) Karin Höglind (avtalsfrågor) 077-2280800 maria.hagerstrand@kriminalvarden.se karin.hoglind@kriminalvarden.se [Namn] [Adress] [Telefonnummer] [E-post] Meddelanden som skickats per brev skall anses ha kommit den andra parten tillhanda fem (5) dagar efter det att meddelandet är avsänt. Det är avsändaren som skall visa att brevet sänts viss dag till den andre parten. 4.2 Information avseende Leverantörens verksamhet Leverantören förbinder sig att fortlöpande hålla Kriminalvården underrättad om förändringar i verksamheten, som i ej obetydlig utsträckning påverkar avtalet. Vidare åtar sig Leverantören att informera Kriminalvården om förestående förändringar, rationaliseringar och förändringar av ägarförhållandena avseende verksamheten. Kriminalvården åtar sig att informera Leverantören om förestående viktigare förändringar inom Kriminalvården som kan ha betydelse för Leverantörens verksamhet enligt detta avtal. 4.3 Underleverantör Om Leverantören vill anlita underleverantör skall Leverantören skriftligen ansöka om detta hos Kriminalvården. Skriftligt godkännande skall ha inhämtats från Kriminalvården innan underleverantör får anlitas. Kriminalvården garanterar inte att underleverantör kommer att godkännas. Leverantören ansvarar för underleverantörs åtagande såsom för sitt eget enligt detta avtal.
9 (14) 4.4 Statistik Leverantören åtar sig att kalenderårsvis, senast sista februari, utan anmodan, redovisa försäljningsstatistik som omfattar Kriminalvården och dess förbrukning av vara, varumängd (st) i positionsnummerordning enligt anbudsförfrågan. Statistiken skall även visa på produkter som ej är nettoprissatta i anbudet. Statistiken skall lämnas till Kriminalvårdens kontaktperson och skall vara i Excel-format. Statistikuppgifterna skall kunna redovisas per beställande enhet. 4.5 Produktkatalog Leverantören skall under hela avtalsperioden tillhandahålla Kriminalvårdens huvudkontor en produktkatalog med hela sitt sortiment i PDF-format. Produktkatalogen skall vara utformad med avbild av produkten, produktfakta, beställningsnummer och beställningsinformation. sprodukter skall vara tydligt markerade i produktkatalogen. Produktfaktablad skall under hela avtalsperioden finnas enkelt tillgängliga på säljarens webbplats. Produktfaktablad skall gå att skriva ut i A4 format direkt från webbplatsen. 4.6 Försäkringar Antagen leverantör skall, under hela avtalstiden, vidmakthålla ansvars- och produktförsäkring. 5. Fakturering, betalningsvillkor och pris 5.1 Priser För leveranser enligt detta avtal gäller de priser, som framgår av detta avtal och bifogad artikelspecifikation. Priser i bilaga är fasta 24 månader efter avtalstecknande och gäller därefter tills vidare. Kampanjpriser som är lägre än avtalspriser skall tillämpas. På övrigt sortiment medges en rabatt på [xx] % enligt anbudet. Samtliga priser är angivna netto i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt och inkluderar eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull och transport. 5.2 Prisjustering Vid eventuell prisjustering, efter fastprisperiodens slut, skall förändringen vara väl dokumenterad och underlag skall skickas till Kriminalvårdens kontaktperson. Prisjustering medges vid högst ett tillfälle per år. De nya priserna kan träda i kraft vid månadskifte tidigast 30 dagar efter att godkännande lämnas av Kriminalvården. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. (Vid prissänkning kan överenskommelse om annan tid träffas.) All justering av avtalade priser skall vara kostnadsrelaterad, d.v.s. att vid höjning eller sänkning av marknadspriser för produkter som omfattas av detta avtal, skall Kriminalvården erhålla motsvarande ändring i kronor och ören.
10 (14) Om parterna inte kan komma överens om storleken på prisjusteringen äger part rätt att säga upp avtalet med tre månaders varsel. Under uppsägningstiden skall närmast föregående priser gälla. 5.3 Fakturering Betalning sker mot faktura som skickas i efterskott. Faktura skickas till av Kriminalvården anvisad/e adress/adresser. Av fakturan skall följande uppgifter framgå: Leverantörens organisationsnummer, momsregistreringsnummer, bolagets säte, uppgift om att F-skattesedel innehas, Leverantörens postgironummer eller annan betalningsadress, inköps-, faktura- och leveransdatum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser, antal och à-pris per artikelrad, brutto- samt momsbelopp Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter är ej giltig som faktura mellan parterna och får returneras utan att ersättning lämnas till Leverantören. 5.4 Betalning Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen korrekt faktura. Fakturerings-, expeditions-, försenings-, order-, expeditions- och administrativa eller andra avgifter som pålagts av Leverantören eller tredje part godkänns inte. Dröjsmålsränta får debiteras enligt vid var tid gällande räntelagsstiftning. 5.5 E-faktura Regeringen beslutade den 14 december 2006 att statliga myndigheter från och med den 1 juli 2008 skall hantera sina inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Kriminalvården ser därför gärna att Leverantören medverkar till införande av elektronisk fakturering. På www.e-fakturera.nu och www.esv.se finns information som Leverantören behöver för att förbereda sig för elektronisk fakturering. 6. Hävning av avtal Vardera parten har rätt att med omedelbar verkan häva detta avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker inom 30 dagar efter det att part genom meddelande sänt en skriftlig erinran och/eller om arbetet utförs på sådant sätt att samma kvalitetsbrister trots påpekande upprepade gånger återkommer och dessa brister inte är ringa. Kriminalvården äger rätt att häva avtalet om aviserad prisnivå inte kan anses acceptabel.
11 (14) Kriminalvården kan häva avtalet med Leverantören om det finns grund för detta av förhållanden enligt 10 kap LOU. Om motparten sätts i konkurs varvid betalningsinställelse och inledande av ackordsförhandlingar jämställs med konkurs, eller vid händelser av force majeure karaktär. Leverantören skall vara registrerad för mervärdesskatt och arbetsgivaravgift, inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Om det under avtalstiden uppstår brister i detta avseende utgör det grund för hävning. 7. Myndighetstillstånd, lagar och förordningar 7.1 Myndighetstillstånd, lagar och förordningar Leverantören skall ansvara för att uppdraget utförs så att den uppfyller vid varje tillfälle tillämpliga och gällande, lagar, förordningar och andra offentliga föreskrifter och anvisningar samt av tillsynsmyndighet angivna krav vad avser säkerhet, miljö, arbetsmiljö och arbetarskydd. Leverantören ansvarar för att alla erforderliga tillstånd för verksamheten föreligger och att de villkor som uppställts i dessa är uppfyllda. 7.2 Intrång i upphovsrätt och patent Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara Kriminalvården om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta Kriminalvården för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad antingen: tillförsäkra köparen rätt att fortsätta använda produkterna ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång ändra produkten så att intrång inte föreligger återta produkten och kreditera köparen ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal avskrivningstid. Innebär intrånget väsentlig olägenhet för Kriminalvården har denne rätt att genom skriftligt meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet.
12 (14) 8. Sekretess Leverantören ansvarar för att dess personal iakttar den sekretess som gäller för Kriminalvården samt i tillämpliga delar följer dess föreskrifter, anvisningar och allmänna råd. Sekretess omfattar även uppgifter om Kriminalvårdens inre förhållanden eller andra liknande uppgifter som Leverantören och dess personal kan få kännedom om i samband med tjänstens genomförande. Kriminalvården ansvarar för att Leverantören får relevant information om sekretess, föreskrifter, säkerhet, in- och utpassering och annat av betydelse för utförandet av tjänsten. Leverantören ansvarar för att all av honom för tjänsten anlitad personal informeras om och tillämpar den sekretess som gäller inom Kriminalvården. 9. Tillägg eller andra ändringar av avtal Ändringar av, eller tillägg till, detta avtal, liksom förlängning eller annan rättshandling i anslutning till detta skall godkännas skriftligen av behörig företrädare hos respektive part för att vara giltig. 10. Överlåtelse av avtalet Leverantören äger inte rätt att utan Kriminalvårdens i förväg skriftliga medgivande helt eller delvis överlåta, eller sälja, avtalet till någon tredje part. 11. Ändrade ägarförhållanden avseende Leverantörens verksamhet Sedan Leverantören informerat Kriminalvården om en förestående förändring av ägarförhållandena, skall Kriminalvården skriftligen meddela om förändringen accepteras eller ej. 12. Force majeure Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall han i nödvändig omfattning, vara befriad från detsamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har Kriminalvården rätt att så länge de består, själv utföra Leverantörens åtaganden. Ersättning till Leverantören reduceras i förhållande till vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtalet får inte åberopas som befrielsegrund. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led.
13 (14) För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan skall denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part skall informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. 13. Lagstridiga villkor Samtliga villkor i detta ärende skall gälla och fullgöras så långt det är lagligen möjligt. För de fall något villkor i detta avtal befinns vara lagstridigt, inte kan verkställas eller är ogiltigt, skall förpliktelserna enligt villkoret vara utan kraft och verkan. Om något villkor inte går att uppfylla skall detta meddelas skriftligt till den andre parten. 14. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande frågor skall i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kan enas inom en (1) månad från den dag förhandling påkallades, äger part rätt att hänskjuta frågan för avgörande av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Vid tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal skall Kriminalvårdens tolkning gälla intill dess frågan slutligt avgjorts. Detta avtal har upprättats i två exemplar varav vilket parterna har erhållit varsitt. För Kriminalvården: För Leverantören: -------------------------------- ------------------------------------------- Ort och datum Ort och datum --------------------------------------------- ------------------------------------------- Underskrift Underskrift ---------------------------------------------- ------------------------------------------- Namnförtydligande Namnförtydligande
14 (14) Bilaga 1 ade priser