Revidering av styrdokument inom arbetsmiljöområdet 15 KS 2016.477 4
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-11-17 179 Revidering av styrdokument inom arbetsmiljöområdet (KS 2016.477) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige: - att anta ny version av policy för arbetsmiljö och hälsa - att policy för rehabilitering och arbetsanpassning utgår/ upphör att gälla - att handlingsplanen för trakasserier (bilaga till jämställdhets- och mångfaldsplan 2015-2017 ) utgår. Ärendebeskrivning HR-avdelningen har, i samverkan med huvudskyddsombuden i den centrala arbetsmiljögruppen (CAG), gjort en översyn av samtliga styrdokument inom arbetsmiljöområdet. En utgångspunkt för översynen har varit den nya arbetsmiljöföreskrift (AFS 2015:4) som började gälla den 31 mars 2016. Arbetet har utmynnat i följande: Policyn för arbetsmiljö och hälsa behöver revideras. Policyn för rehabilitering och arbetsanpassning (från 1996) bör utgå, till förmån för ny formulering i en reviderad policy för arbetsmiljö och hälsa och tydliga hanteringsrutiner för rehabilitering och arbetsanpassning, tillgängliga på kommunens intranät. Tydliga hanteringsrutiner för frågor gällande arbetsbelastning kommer att utarbetas, ett partsgemensamt arbete med det pågår. Parallellt med detta arbete så pågår också en översyn av styrdokumenten inom Jämställdhets-, och mångfaldsarbetet. Den centrala arbetsmiljögruppen (CAG) föreslår att den handlingsplan mot trakasserier som idag finns som bilaga i JÄMÅ -planen för 2015-2017 ersätts med nya rutiner för hantering av trakasserier, vilka täcker in både kraven i den nya arbetsmiljöföreskriften (AFS 2015:4) och diskrimineringslagens krav. När det gäller mål enligt AFS 2015:4 för OSA (OSA=organisatorisk och social arbetsmiljö) så kommer de att tas fram årligen och följas upp av kommunledningsgruppen. Ett utvecklingsarbete pågår när det gäller arbetsätt, stöd för dokumentation och uppföljning av hela det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) i kommunens system för verksamhetsuppföljning. På så sätt kommer det systematiska arbetet årligen att kunna redovisas till nämnder och Kommunstyrelse. Den grundläggande strategin är också att sammankoppla det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) med jämställdhets- och mångfaldsarbetet på såväl verksamhetsnära som övergripande nivå. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige: - att anta ny version av policy för arbetsmiljö och hälsa - att policy för rehabilitering och arbetsanpassning utgår/ upphör att gälla - att Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-11-17 handlingsplanen för trakasserier (bilaga till jämställdhets- och mångfaldsplan 2015-2017 ) utgår. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Revidering av styrdokument inom arbetsmiljöområdet 2. Förslag till revidering av policy för arbetsmiljö och hälsa 161102 3. Policy för arbetsmiljö och hälsa från 2011 4. Policy för rehabilitering och arbetsanpassning 1996 5. Handlingsplan mot trakasserier och sexuella trakasserier bilaga 1 JÄMÅ 2015-2017 6. Rutin för arbete med rehabilitering och arbetsanpassning 161102 7. Rutin för hantering mot trakasserier 2016-10-21 8. Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 Expedieras till Akt HR-avdelningen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 26
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-10-24 DNR KS 2016.477 ANNIKA COLDING SID 1/2 PERSONALCHEF 08-587 850 66 ANNIKA.COLDING@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Revidering av styrdokument inom arbetsmiljöområdet Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige: - att anta ny version av policy för arbetsmiljö och hälsa - att policy för rehabilitering och arbetsanpassning utgår/ upphör att gälla - att handlingsplanen för trakasserier (bilaga till jämställdhets- och mångfaldsplan 2015-2017 ) utgår Ärendet i korthet HR-avdelningen har, i samverkan med huvudskyddsombuden i den centrala arbetsmiljögruppen (CAG), gjort en översyn av samtliga styrdokument inom arbetsmiljöområdet. En utgångspunkt för översynen har varit den nya arbetsmiljöföreskrift (AFS 2015:4) som började gälla den 31 mars 2016. Arbetet har utmynnat i följande: Policyn för arbetsmiljö och hälsa behöver revideras. Policyn för rehabilitering och arbetsanpassning (från 1996) bör utgå, till förmån för ny formulering i en reviderad policy för arbetsmiljö och hälsa och tydliga hanteringsrutiner för rehabilitering och arbetsanpassning, tillgängliga på kommunens intranät. Tydliga hanteringsrutiner för frågor gällande arbetsbelastning kommer att utarbetas, ett partsgemensamt arbete med det pågår. Parallellt med detta arbete så pågår också en översyn av styrdokumenten inom Jämställdhets-, och mångfaldsarbetet. Den centrala arbetsmiljögruppen (CAG) föreslår att den handlingsplan mot trakasserier som idag finns som bilaga i JÄMÅ -planen för 2015-2017 ersätts med nya rutiner för hantering av trakasserier, vilka täcker in både kraven i den nya arbetsmiljöföreskriften (AFS 2015:4) och diskrimineringslagens krav. När det gäller mål enligt AFS 2015:4 för OSA (OSA=organisatorisk och social arbetsmiljö) så kommer de att tas fram årligen och följas upp av kommunledningsgruppen. Ett utvecklingsarbete pågår när det gäller arbetsätt, stöd för dokumentation och uppföljning av hela det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) i kommunens system KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 7
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-10-24 DNR KS 2016.477 SID 2/2 för verksamhetsuppföljning. På så sätt kommer det systematiska arbetet årligen att kunna redovisas till nämnder och Kommunstyrelse. Den grundläggande strategin är också att sammankoppla det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) med jämställdhets- och mångfaldsarbetet på såväl verksamhetsnära som övergripande nivå. Handlingar 1. Revidering av styrdokument inom arbetsmiljöområdet 2. Policy för arbetsmiljö och hälsa från 2011 3. Förslag till revidering av policy för arbetsmiljö och hälsa 161102 4. Policy för rehabilitering och arbetsanpassning 1996 5. Handlingsplan mot trakasserier och sexuella trakasserier bilaga 1 JÄMÅ 2015-2017 6. Rutin för arbete med rehabilitering och arbetsanpassning 161102 7. Rutin för hantering mot trakasserier 2016-10-21 8. Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 Victor Kilén Kommundirektör Annika Colding Personalchef Ska expedieras till Akt HR-avdelningen 8
FÖRSLAG VERSION 2016-11-02 DIARIENUMMER KS 2016.477 POLICY Policy för arbetsmiljö och hälsa i Vallentuna kommun HR-avdelningen 9
Policy för arbetsmiljö och hälsa i Vallentuna kommun HR-avdelningen Innehåll 1. Vår arbetsmiljö- och hälsovision...3 2. Syftet med policyn...3 3. Vårt förhållningssätt...3 10
1. Vår arbetsmiljö- och hälsovision Vallentuna kommun är en attraktiv och hälsofrämjande arbetsplats där vår värdegrund präglar och utgör grunden i vårt arbetsmiljö- och hälsoarbete. Vi är varandras arbetsmiljö och tar var och en ett eget ansvar för arbetsmiljö- och hälsofrågor. Tyngdpunkten i vårt arbetsmiljöarbete ligger på förebyggande och hälsofrämjande arbete. I Vallentuna kommun är arbetsmiljö- och hälsoarbetet en naturlig del i arbetet och bidrar till ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Vi är en arbetsplats där medarbetare trivs, känner stolthet att arbeta här, är engagerade, ges förutsättningar och förstår hur de bidrar till verksamhetens mål. Vår arbetsmiljö ska präglas av en öppenhet och alla individers lika värde där vi behandlar varandra jämlikt och med respekt. Handlingskraft, vilja och samverkan genomsyrar Vallentuna kommuns arbetsmiljöarbete! 2. Syftet med policyn Policyn är en långsiktig och övergripande viljeinriktning beträffande kommunens arbetsmiljö- och hälsoarbete. Policyn ska vara en ledstjärna i alla beslut som fattas. 3. Vårt förhållningssätt Systematiskt arbetsmiljöarbete Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten i hela kommunen. Vi strävar efter att hela tiden förbättra vår arbetsmiljö såväl organisatoriskt, socialt och fysiskt. Arbetsgivare och arbetstagare arbetar kontinuerligt med att undersöka, bedöma och åtgärda risker i arbetsmiljön. Verksamheten ska följas upp på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en god och hälsosam arbetsmiljö uppnås. Mål Tillsammans följer vi arbetsmiljölagen och dess föreskrifter. Vi strävar efter att nå våra mål inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen tas fram och följs upp årligen. Introduktion Alla medarbetare och chefer såväl nyanställda, tidsbegränsade anställningar och personer som byter arbetsuppgifter ska introduceras i sitt arbete och ges information kring rutiner för arbetsmiljöarbetet. Alla medarbetare får den introduktion, utbildning och kunskaper de behöver för att kunna arbeta säkert och hälsosamt. 3 11
Hälsofrämjande arbete och friskvård Vallentuna kommuns medarbetare uppmuntras till olika former av friskvård och hälsofrämjande aktiviteter. Det hälsofrämjande arbetet ska ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Diskriminering, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling I Vallentuna kommun har vi nolltolerans mot diskriminering, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. I rutinen för området beskrivs hur vi praktiskt arbetar fortlöpande med dessa frågor. Rehabilitering, upprepad korttidssjukfrånvaro och arbetsanpassning Vi strävar efter att ständigt förbättra såväl den organisatoriska, sociala och fysiska arbetsmiljön, förhindra arbetsrelaterad ohälsa, arbetsskador och minska sjukfrånvaron. I arbetsmiljöansvaret ingår att aktivt arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering. Syftet med rehabiliteringsarbetet är att förebygga sjukfrånvaro och underlätta återgång till arbetet. Ansvar Arbetsmiljöarbetet är ytterst ett arbetsgivaransvar. Ansvaret och fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ska vara skriftlig, tydlig, väl förankrad och hållas aktuell inom alla verksamheter. Verksamheterna ska beakta och prioritera behov av arbetsmiljöinvesteringar i budgetarbetet. Chefer och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Varje anställd skall ta ett personligt ansvar för arbetsmiljön i det dagliga arbetet. Med detta menas att var och en skall följa gällande föreskrifter och instruktioner och rapportera eller påtala eventuella risker och brister i arbetsmiljön, såväl organisatoriska, sociala och fysiska. Kompetens, befogenheter och resurser En förutsättning för ett gott arbetsmiljö- och hälsoarbete är att chefer, ledare och medarbetare har den kompetens, befogenheter och resurser som behövs för att kunna ta sitt ansvar och verka för en säker och hälsosam arbetsmiljö. Samverkan För att kunna bedriva ett väl fungerande arbetsmiljöarbete krävs en god dialog och ett gott samarbete mellan arbetstagare, skyddsombud och arbetsgivarrepresentanter. Uppföljning och översyn Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp via verksamheternas årshjul. HRavdelningen ansvarar för att årligen se över policyn för arbetsmiljö och hälsa. 4 12
2011-06-21 SID 1/2 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 1.2.36 Policy för arbetsmiljö och hälsa i Vallentuna kommun Vår arbetsmiljö- och hälsovision Vallentuna kommun är en attraktiv och hälsofrämjande arbetsplats där vår värdegrund präglar och utgör grunden i vårt arbetsmiljö- och hälsoarbete. Vi är varandras arbetsmiljö och tar var och en ett eget ansvar för arbetsmiljö- och hälsofrågor. Tyngdpunkten i vårt arbetsmiljöarbete ligger på förebyggande och hälsofrämjande arbete. I Vallentuna kommun är arbetsmiljö- och hälsoarbetet en naturlig del i arbetet och bidrar till ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Vi är en arbetsplats där medarbetare känner stolthet att arbeta, är engagerade, ges förutsättningar och förstår hur de bidrar till verksamhetens mål. Handlingskraft, vilja och samverkan präglar Vallentuna kommuns arbetsmiljöarbete! Syftet med policyn Policyn är en långsiktig och övergripande viljeinriktning beträffande kommunens arbetsmiljö- och hälsoarbete. Policyn ska vara en ledstjärna i alla beslut som fattas angående arbetsmiljö och hälsa. Vårt förhållningssätt Introduktion Alla nyanställda, vikarier och personer som byter arbetsuppgifter ska introduceras i sitt arbete och ges information kring rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Sjukfrånvaro & Rehabilitering Vi strävar efter att ständigt förbättra såväl den psykosociala som fysiska arbetsmiljön, förhindra arbetsskador och minska sjukfrånvaron. I arbetsmiljöansvaret ingår ett aktivt arbete med arbetsanpassning och rehabilitering. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 13
SID 2/2 Systematiskt arbetsmiljöarbete Tillsammans följer vi arbetsmiljölagen och dess föreskrifter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten i hela kommunen. Det innebär att arbetsgivare och arbetstagare i samverkan arbetar med att undersöka, bedöma och åtgärda risker i arbetsmiljön. Verksamheten ska följas upp på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Friskvård Vallentuna kommun uppmuntrar till friskvård och årligen erbjuds anställda olika former av friskvård. Kompetens, Befogenheter & Resurser En förutsättning för ett gott arbetsmiljö- och hälsoarbete är att chefer, arbetsledare och medarbetare har den kompetens, befogenheter och resurser som behövs för att kunna ta sitt ansvar och hantera arbetsmiljöuppgifterna. Ansvar Arbetsmiljöarbetet är ytterst ett arbetsgivaransvar. Ansvaret och delegeringen av arbetsmiljöuppgifter ska vara tydlig, väl förankrad och hållas aktuell inom alla verksamheter. Chefer och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Varje anställd skall ta ett personligt ansvar för arbetsmiljön i det dagliga arbetet. Med detta menas att var och en skall följa gällande föreskrifter och instruktioner och genast rapportera eventuella risker och hot mot en god arbetsmiljö, såväl psykiska som fysiska, som kan uppkomma. Samverkan För att kunna bedriva ett väl fungerande arbetsmiljöarbete krävs en god dialog och ett gott samarbete mellan de fackliga organisationerna och cheferna. Uppföljning och Översyn HR-avdelningen ansvarar för årlig uppföljning, analys och översyn av policyn för arbetsmiljö och hälsa. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 14
PA 01:09 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Policy för Vallentuna kommuns arbete med rehabilitering och arbetsanpassning Fastställd av Komunfullmäktige 1996-12-16 - gemensamt utarbetad av arbetsgivaren och personalorganisationerna Vårt arbete med rehabilitering och arbetsanpassning skall bedrivas med engagemang och kompetens. Arbetet skall bidra till att medarbetare med nedsatt arbetsförmåga utvecklar sin förmåga till arbete. Våra insatser skall kännetecknas av att - medarbetaren är delaktig och aktiv i sin rehabilitering - de leder till arbetstillfredsställelse och arbetseffektivitet. - de görs så tidigt som möjligt I vårt arbete skall vi - utgå från medarbetarens förutsättningar - ha ett personalekonomiskt synsätt - leta fram och pröva nya lösningar - arbeta med stöd av erfarenheter och kunnande inom rehabiliteringsområdet. Våra värderingar vid sjukdom är att - vi skall bry oss om och hålla god kontakt med den medarbetare som är sjuk - de som drabbas av sjukdom är självklara medarbetare även under sjuktiden. För att vi ska lyckas förverkliga kommunens policy för framgångsrika insatser för arbetsanpassning och rehabilitering krävs att - närmaste chef tar sitt ansvar för att insatser görs tidigt - alla medarbetare på alla arbetsplatser medverkar i och underlättar för en god rehabilitering och arbetsanpassning. 1 (1) pa0109 policy för rehabilitering och arbetsanpassning.rtf 15
FASTSTÄLLD AV KOMMUNFULLMÄKTIGE 151123 DNR KS 2015-O27 SID 1/2 Handlingsplan mot trakasserier och sexuella trakasserier Ingår som bilaga i Vallentuna kommuns jämställdhets och mångfaldsplan 2015-2017 Vad är trakasserier och sexuella trakasserier? (Definition från Diskrimineringslagen 1 kap. 4 /Träder i kraft I:2015-01-01/, punkt 4 och 5) Trakasserier Ett uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Sexuella trakasserier Ett uppträdande av sexuell natur som kränker någons värdighet. Vad gör vi för att motverka att trakasserier inträffar? Chefer eller medarbetare kan vidta förebyggande åtgärder för att förhindra trakasserier. Varje förvaltningschef har ansvar för att handlingsplanen mot trakasserier och sexuella trakasserier är förankrat vid förvaltningens arbetsplatser och att uppföljning sker tillsammans med övriga mål inom jämställdhets- och mångfaldsområdet. Varje chef har ansvar för att på sin arbetsplats skapa ett medvetande om vad trakasserier och sexuella trakasserier är och att sådana definitivt inte accepteras av vare sig chefer eller medarbetare på arbetsplatsen. I muntlig och skriftlig information till nyanställda ska bl. a handlingsplanen mot trakasserier och sexuella trakasserier ingå. HR-AVDELNINGEN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE 16
SID 2/2 Instruktion för hur man ska gå tillväga om man upplever sig vara utsatt för trakasserier eller sexuella trakasserier Vad ska jag göra som drabbad? Säg ifrån direkt till den som trakasserar. Tala om att beteendet upplevs som trakasserier och kräv ett slut på det. Du kan också göra det skriftligt. Tala om för den som trakasserar att beteendet upplevs som kränkande och ovälkommet. Resultatet blir ofta att den som trakasserar slutar med detta. Det är viktigt att föra minnesanteckningar med datum, klockslag, plats, eventuella vittnen, vad den som trakasserade gjorde, reaktioner och känslor. Dessa anteckningar kan vara ett bra stöd om händelserna behöver anmälas till arbetsgivaren. Anmäl till arbetsgivaren Det är viktigt att arbetsgivaren får reda på vad som händer för att kunna göra något åt problemet. I första hand ska du vända dig till din närmaste chef. Är det den närmaste chefen som trakasserar tas kontakt med närmast överordnad chef eller ett fackligt ombud. Handläggning Målsättningen är att se till att trakasserierna upphör på ett snabbt och konfidentiellt sätt. Ingen åtgärd ska dock vidtas utan att den trakasserade givit sitt medgivande. Det finns olika vägar att gå: Arbetsgivaren talar enskilt med den som anklagats för trakasserier och gör klart att trakasserier inte bara är oacceptabla utan också förbjudna. Arbetsgivaren kan anlita en tredje person som båda parter accepterar för att få hjälp att finna en fungerande lösning för framtiden. Den tredje personen kan vara från företagshälsovården. Om detta hanteringssätt inte är tillräcklig för att sätta stopp för trakasserierna måste en mer formell utredning genomföras. Det innebär bland annat att arbetsgivaren hör eventuella vittnen. Alla inblandade parter har i sådant fall rätt att ha någon person med som stöder dem under handläggningen. Varje chef har skyldighet att agera omedelbart och kraftfullt och vidta disciplinära eller andra åtgärder vid kännedom om att kränkande/ovälkomna trakasserier förekommer på arbetsplatsen! HR-AVDELNINGEN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE 17
VERSION 2016-11-02 SID 1/2 Rutin för arbete med rehabilitering och arbetsanpassning (finns på intranätet) Målet med rehabiliteringen Målet är att den anställde återgår i arbete och att rehabiliteringsärendet kan avslutas. Medarbetarens arbetskapacitet behålls så långt det är möjligt. Medarbetarens fysiska som psykiska hälsa behålls eller fås tillbaka. Medarbetaren medverkar till sin egen rehabilitering. Ansvar och arbetsuppgifter i rehabiliteringsarbetet Det är medarbetarens närmaste chef som har ansvaret för att hålla kontakt med medarbetaren under sjukskrivningen och för att rehabiliteringen påbörjas, genomförs och följs upp. Medarbetaren har skyldighet och ett stort eget ansvar för att bidra till och delta i sin egen rehabilitering. Vid behov kan även företagshälsovården, skyddsombud, facklig representant, Försäkringskassan, HR, vårdcentralen eller annan specialist delta i rehabiliteringsutredningen. För att rehabiliteringsarbetet ska bli framgångsrikt är det viktigt att följa upp och stämma av att rehabiliteringen går framåt och ger resultat. Det är medarbetarens närmaste chef som ansvarar för uppföljningen. Rehabiliteringsutredning/Rehabsamtal Rehabiliteringsutredning/rehabsamtal ska göras när en medarbetare är sjukskriven eller haft upprepad korttidssjukfrånvaro, det vill säga fler än fyra tillfällen med kort sjukfrånvaro under de senaste 12 kalendermånaderna. Rehabiliteringsutredning/rehabsamtal ska även göras om eller när en medarbetare visar tecken på att må dåligt eller inte klarar av att utföra arbetsuppgifter som medarbetaren tidigare klarat av. Det är viktigt att både chef och medarbetare skriver på det man kommit överens om i rehabplanen. Arbetsanpassning och arbetsträning Arbetsgivaren behöver anpassa arbetet så att det underlättar för medarbetaren att återgå i arbete. Det är viktigt att ansvarig chef i ett så tidigt skede som möjligt under sjukskrivningsperioden (under de första 180 dagarna), rekommenderar sin medarbetare att ansöka om rehabiliteringsersättning från Försäkringskassan. Det är KOMMUNLEDNINGSKONTORET HR-AVDELNINGEN BOX 29, TUNA TORG 1 186 21 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: 08-587 850 00 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 18
SID 2/2 för att öka möjligheterna för medarbetaren att eventuellt kunna arbetsträna under tiden med sjukpenning/rehabiliteringsersättning. Förstadagsintyg- läkarintyg från första dagen Vid upprepad korttidssjukfrånvaro kan ansvarig chef överväga att kräva ett läkarintyg från första sjukdagen (förstadagsintyg) i rehabutredningssyfte. Stöd för detta finns i Allmänna bestämmelser 28 mom.2. Överenskommelse om förstadagsintyg görs mellan arbetsgivare, arbetstagare och företagshälsovård. Läkarintyg från första dagen skrivs ut av läkare på företagshälsovården, men kan i undantagsfall skrivas av annan vårdgivare som ska vara godkänd av arbetsgivaren. Läkarbesök vid förstadagsintyg bekostas av arbetsgivaren och ska ges till arbetsgivaren senast andra sjukskrivningsdagen. Skulle orsaken till omfattande korttidssjukfrånvaro bero på en långvarig/kronisk sjukdom, finns det oftast inte någon anledning till förstadagsintyg. Undersök då istället om medarbetaren har fått godkänt ett så kallat särskilt högriskskydd från Försäkringskassan. Då slipper medarbetaren karensdag och arbetsgivaren får ersättning från Försäkringskassan för utbetald sjuklön. Ersättning för särskilt högriskskydd rekvireras till kommunen från Försäkringskassan av HR-support två gånger per år. Sekretess gäller för allt rehabiliteringsarbete och för alla som arbetar med rehabiliteringsutredningen. Årlig uppföljning I samband med den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) ska arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering följas upp. www.forsakringskassan.se. Relaterad information: http://intranet.vallentuna.se/anstallning/under-anstallning/arbetsmiljooch-friskvard-ny/rehabilitera/skapa-handlingsplan/ https://www.av.se/halsa-och-sakerhet/arbetsanpassning-ochrehabilitering/ KOMMUNLEDNINGSKONTORET HR-AVDELNINGEN BOX 29, TUNA TORG 1 186 21 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: 08-587 850 00 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 19
2016-10-21 SID 1/4 Rutin för hantering mot trakasserier Rutinen mot trakasserier innefattar: diskriminering, sexuella trakasserier, kränkande särbehandling och mobbning Vad är diskriminering? En förenklad beskrivning av diskriminering enligt diskrimineringslagen innebär att någon missgynnas eller kränks. Missgynnandet eller kränkningen ska ha samband med någon av de sju diskrimineringsgrunderna. Dessa är: 1) Kön, 2) könsöverskridande identitet eller uttryck, 3) etnisk tillhörighet, 4) religion eller annan trosuppfattning, 5) funktionsnedsättning, 6) sexuell läggning, 7) ålder (www.do.se). Vad är kränkande särbehandling? Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap (Arbetsmiljöverket, 4 AFS 2015:4). Handlingar som för de flesta människor känns: Obehagligt, Olustigt, Obegripligt och Orättvist (www.av.se) Vad är sexuella trakasserier? Sexuella trakasserier är ett uppträdande i arbetslivet av sexuell natur som kränker en arbetssökande eller arbetstagare. Sexuell uppmärksamhet övergår i sexuella trakasserier om beteendet fortsätter efter att den som blivit utsatt sagt ifrån. Några exempel på sexuella trakasserier kan vara när en person blir utsatt för fysisk beröring, tafsande, blickar eller kommentarer som personen ifråga själv upplever som kränkande. Blickar och bilder som är sexuellt anspelande och nedvärderande. Det kan handla om ovälkomna förslag eller krav på sexuella tjänster, oönskad fysisk kontakt, ovälkomna sexuella anspelningar, blickar, visslingar och kommentarer om utseende, könsord, pornografiska bilder och nedsättande skämt om det kön du tillhör (Svenska författningssamling 2008:567, Diskrimineringslagen och Arbetsmiljölagen). Vad är mobbning? Samma som kränkande särbehandling, men med följande tillägg: Det behöver finnas en maktskillnad där den utsatte har svårt att försvara sig. Det behöver pågå under minst sex månader med en frekvens av minst en till två gånger VALLENTUNA KOMMUN 20
SID 2/4 per vecka. De handlingar som används har ett syfte att på något sätt skada den som är utsatt. Handlingarna resulterar i ekonomisk, psykisk eller fysisk skada och/eller skapar en fientlig arbetsmiljö. Kriterier för mobbning: systematisk, avsikt, tidsaspekt (Diskrimineringslagen, AFS 2015:4). Vad ska jag som medarbetare göra om jag drabbas? 1) Säg ifrån direkt till den som trakasserar. Tala om att beteendet upplevs som kränkande, respektlöst och ovälkommet och kräv ett slut på det. Du kan också göra det skriftligt. Resultatet blir ofta att den som trakasserar slutar med detta. 2) Det är viktigt att föra minnesanteckningar med datum, klockslag, plats, eventuella vittnen, vad den som trakasserade gjorde, reaktioner och känslor. Dessa anteckningar kan vara ett bra stöd om händelserna behöver anmälas till arbetsgivaren. 3) Du bör i första hand vända dig till din närmaste chef för anmälan och eventuellt behov av stöd, som kan fås från Företagshälsovården, HRavdelningen, fackligt ombud och/eller skyddsombud. 4) Är det den närmaste chefen som trakasserar kan du ta kontakt med närmast överordnad chef, HR-avdelningen, huvudskyddsombud, skyddsombud eller fackligt ombud. 5) Du kan anmäla till Diskrimineringsombudsmannen (DO) om du upplever att du själv blivit diskriminerad utifrån de sju diskrimineringsgrunderna. Till DO kan du också göra en anmälan utifrån de sju grunderna, även om det inte rör dig personligen. 6) Du bör anmäla i KIA (Kommunernas Informationssystem om Arbetsmiljö). Det går att välja att anmäla riskobservation eller tillbud anonymt i verktyget. Vad ska jag som chef göra? Målsättningen är att se till att trakasserierna upphör på ett snabbt och konfidentiellt sätt. Ingen åtgärd ska dock vidtas utan att den trakasserade gett sitt medgivande. Det finns olika vägar att gå, nedan beskrivs ett förslag på tillvägagångssätt: 1) Vänta inte. Ta tag i problemet direkt. 2) Tala med de inblandade var för sig. 3) Ta inte parti för någon. Håll dig neutral men visa att du är engagerad. 4) Låt dig inte påverkas av rykten, utan skapa dig en egen bild. 5) Utgå från att den drabbade ger en riktig version utifrån sitt perspektiv. 6) Våga ställa direkta frågor även om känsliga saker. 7) Gör klart att du inte accepterar någon form av trakasserier på arbetsplatsen. 8) Fråga den drabbade medarbetaren vilket stöd han/hon behöver. Erbjud eventuellt stöd från företagshälsovård vid behov. 9) Glöm inte att det kan finnas medarbetare runtomkring, som kan fara illa utan att vara direkt inblandade. VALLENTUNA KOMMUN 21
SID 3/4 10) Arbetsgivaren kan anlita en tredje person som båda parter accepterar, för att få hjälp att finna en fungerande lösning för framtiden samt ev. erbjuda stöd och hjälp. Den tredje personen kan vara från exempelvis företagshälsovården. 11) Arbetsgivaren undersöker, riskbedömer och åtgärdar brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. 12) Gör en handlingsplan för de åtgärder som inte åtgärdas på en gång. 13) Följ upp. 14) Trakasserier kan innebära arbetsrättsliga konsekvenser, som i förlängningen kan innebära organisatoriska åtgärder, som t ex att den som trakasserar riskerar omplacering eller att förlora sin anställning. Ta stöd av HRavdelningen vid behov. Om ovanstående hanteringssätt inte är tillräckligt för att sätta stopp för trakasserierna, måste en mer formell utredning genomföras av företagshälsovård. Alla inblandade parter har i så fall rätt att ha någon person med som stöder dem under handläggningen. VALLENTUNA KOMMUN 22
SID 4/4 Chefens ansvar: Varje förvaltningschef har ansvar för att rutinen mot diskriminering, sexuella trakasserier, kränkande särbehandling och mobbning är känd och förankrad vid förvaltningens arbetsplatser och att uppföljning av rutinen sker löpande och systematiskt. Varje chef och ledare är ansvarig för att arbeta förebyggande kring trakasserier. Metodstöd för att motverka trakasserier. Varje chef och ledare är ansvarig för att muntligt och skriftligt informera samtliga medarbetare på sin arbetsplats om rutinerna för att förebygga, uppmärksamma och hantera diskriminering, sexuella trakasserier, kränkande särbehandling och mobbning. Informationen ska tydligt tala om att diskriminering, sexuella trakasserier, kränkande särbehandling och mobbning definitivt inte accepteras av vare sig chefer eller medarbetare på arbetsplatsen. I informationen till nyanställda, som ska ges både muntligt och skriftligt, ska bland annat rutinen mot trakasserier ingå. Frågor att fundera över som chef och arbetsledare: Finns det kunskap hos alla i personalgruppen om vad diskriminering, sexuella trakasserier, kränkande särbehandling och mobbning är? Är det tydligt för alla medarbetare att det inte är accepterat och känner alla medarbetare till rutinen? Känner du som chef/ledare till vad det är som kan orsaka trakasserier? Finns ett aktivt arbete för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till trakasserier? Lagrummet diskriminering, sexuella trakasserier, kränkande särbehandling och mobbning: AML ramlag AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Diskrimineringslagen 2008:567 Lokala policydokument och riktlinjer VALLENTUNA KOMMUN 23
AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsmiljöverkets författningssamling 24
Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö samt allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna 25
ISBN 978-91-7930-625-0 ISSN 1650-3163 ARBETSMILJÖVERKET 112 79 Stockholm, Telefon: 010-730 90 00 E-post: arbetsmiljoverket@av.se www.av.se BESTÄLLNINGSADRESS Arbetsmiljöverket 112 79 Stockholm Telefon 010-730 90 00 www.av.se I Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) publiceras myndighetens föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifter är bindande regler. Allmänna råd har en annan juridisk status än föreskrifter. Allmänna råd är inte bindande, utan innehåller rekommendationer om tillämpningen av föreskrifterna som anger hur någon kan eller bör handla i ett visst hänseende. De kan t.ex. upplysa om lämpliga sätt att uppfylla kraven och visa på praktiska lösningar. Observera att hänvisningar till författningar alltid avser författningens ursprungliga nummer. Senare ändringar och omtryck kan förekomma. När det gäller ändringar och omtryck av Arbetarskyddsstyrelsens och Arbetsmiljöverkets författningar hänvisas till senaste Förteckning över föreskrifter och allmänna råd. Utgivare: Anna Middelman Elanders Sverige AB, 2015 912272 26
AFS 2015:4 Innehåll Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om organisatorisk och social arbetsmiljö Syfte.... 5 Tillämpningsområde... 5 Till vem föreskrifterna riktar sig.... 5 Definitioner... 6 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 7 Kunskaper... 7 Mål.... 7 Arbetsbelastning... 8 Arbetstid.... 10 Kränkande särbehandling... 11 27 3
28
Arbetsmiljöverkets författningssamling Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om organisatorisk och social arbetsmiljö; AFS 2015:4 Utkom från trycket den 1 oktober 2015 beslutade den 22 september 2015. Arbetsmiljöverket föreskriver följande med stöd av 18 arbetsmiljöförordningen (1977:1166) och beslutar följande allmänna råd. Syfte 1 Syftet med föreskrifterna är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. Tillämpningsområde 2 Föreskrifterna gäller i samtliga verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning. Allmänna råd: Begreppen arbetstagare och arbetsgivare har samma innebörd i dessa föreskrifter som i arbetsmiljölagen (1977:1160), med de undantag som anges i 3 dessa föreskrifter. Till vem föreskrifterna riktar sig 3 Arbetsgivaren har ansvaret för att föreskrifterna följs. Med arbetsgivare likställs de som hyr in arbetskraft. De som genomgår utbildning eller är under vård i anstalt likställs inte med arbetstagare vid tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd: I 1 kap. 3 arbetsmiljölagen likställs bland annat de som genomgår utbildning eller är under vård i anstalt med arbetstagare vid tillämpning av 2 4 och 7 9 kap. arbetsmiljölagen. Genom denna paragraf undantas dessa från att omfattas av föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö. 29 5
AFS 2015:4 Defnitioner 4 I dessa föreskrifter har följande ord denna betydelse. Handlingar som riktas mot en eller flera arbets- tagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. Krav i arbetet Kränkande särbehandling Ohälsosam arbetsbelastning Organisatorisk arbetsmiljö Resurser för arbetet De delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar. Kraven kan exempelvis omfatta arbetsmängd, svårighetsgrad, tidsgräns, fysiska och sociala förhållanden. Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur. När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Denna obalans blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga. Villkor och förutsättningar för arbetet som inklu- derar 1. ledning och styrning, 2. kommunikation, 3. delaktighet, handlingsutrymme, 4. fördelning av arbetsuppgifter och 5. krav, resurser och ansvar. Det i arbetet som bidrar till att 1. uppnå mål för arbetet, eller 2. hantera krav i arbetet. Resurser kan vara: arbetsmetoder och arbetsredskap, kompetens och bemanning, rimliga och tydliga mål, återkoppling på arbetsinsats, möjligheter till kontroll i arbetet, socialt stöd från chefer och kollegor och möjligheter till återhämtning. 6 30
AFS 2015:4 Social arbetsmiljö Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor. Systematiskt arbetsmiljöarbete 5 I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete finns det regler om arbetsmiljöpolicy, kunskaper och hur arbetsgivaren regelbundet ska undersöka och bedöma vilka risker som kan förekomma i verksamheten. Där finns det också regler om att arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att komma till rätta med riskerna. I 6 nedan finns det särskilda krav på kunskaper och i 7 8 finns det krav på mål. I 9 14 regleras särskilda organisatoriska och sociala faktorer som omfattas av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kunskaper 6 Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har nedanstående kunskaper: 1. Hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning. 2. Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling. Arbetsgivaren ska se till att det finns förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken. Allmänna råd: Ett sätt för arbetsgivaren att tillföra kunskaper är att ge utbildning, gärna för chefer, arbetsledare och skyddsombud tillsammans. Det underlättar för chefer och arbetsledare när även skyddsombuden har motsvarande kunskaper. Utbildning kan ges av företagshälsovård eller annan resurs med kompetens inom området. Med förutsättningar avses bland annat tillräckliga befogenheter, en rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen som chef eller arbetsledare. Mål 7 Utöver det som gäller enligt 6 och 9 14 i dessa föreskrifter ska arbetsgivaren ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. 31 7
AFS 2015:4 Allmänna råd: Arbetsgivaren bör ha en tydlig strategi för arbetet med att uppnå målen. Grundläggande för ett framgångsrikt arbete mot målen är att de är förankrade i den högsta ledningen och i övriga delar av organisationen. Målen kan syfta till att exempelvis stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. En arbetsmiljöpolicy ska finnas enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Målen bör ta sin grund i och vara förenliga med denna. 8 Målen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Arbetsbelastning 9 Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Allmänna råd: Tilldelning av arbetsuppgifter innebär krav i form av en viss arbetsmängd och svårighetsgrad som behöver vägas upp med resurser. Arbetsgivaren bör ta hänsyn till tecken och signaler på ohälso sam arbetsbelastning vid tilldelningen. Att minska arbetsmängd, ändra prioriteringsordning, variera arbetsuppgifterna, ge möjligheter till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, öka bemanning eller tillföra kunskaper är exempel på åtgärder för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning. Arbetsgivaren bör även försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. Arbetsgivarens skyldigheter att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar såväl chefer och arbetsledare som andra arbetstagare. Det är viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på höga krav och bristande resurser. Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till. Det är viktigt att arbetsgivaren inom ramen för sitt arbetsmiljöarbete undersöker och åtgärdar risker kopplade till arbetsbelastning. Arbetsgivaren behöver motverka att arbetsbelastning leder till sjuk- 8 32
AFS 2015:4 domar och olyckor. Det är väsentligt att identifiera orsakerna bakom arbetsbelastningen för att åtgärderna ska ha effekt. Frågor som rör åtgärder kan även behöva hanteras på en annan nivå eller i en annan del av organisationen. Utöver den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan fysiska, kognitiva och ergonomiska förhållanden bidra till arbetsbelastningen. 10 Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till 1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra, 2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet, 3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur, 4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och 5. vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet. Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har enligt punkterna 1 5. Allmänna råd: Genom att fortlöpande gå igenom punkterna 1 5 blir det möjligt att förebygga onödiga krav och belastningar på arbetstagarna. Det kan vara lämpligt att kommunicera punkterna gemensamt till arbetstagare som delar ansvar och arbetsuppgifter för att på så vis underlätta samarbete. Arbetsgivaren bör skapa möjligheter för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på eventuella oklarheter som rör punkterna. Det är viktigt att arbetsgivaren tar hänsyn till arbetstagarnas olika förutsättningar när det gäller att kommunicera. I arbeten där stöd och hjälp från kollegor inte går att ordna bör arbetsgivaren se till att chefer, arbetsledare eller annan utsedd person är tillgängliga för hjälp och stöd. 11 Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos arbetstagarna. 33 9
AFS 2015:4 Allmänna råd: Exempel på arbetsuppgifter och arbetssituationer som kan vara starkt psykiskt påfrestande är att bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter, fatta svåra beslut under press där också etiska dilemman ingår. Exempel på åtgärder som bör övervägas vid starkt psykiskt påfrestande arbete, utöver de som framgår av råden till 9, är 1. regelbundet stöd av handledare eller tillgång till annan expert inom området, 2. särskilda informations- och utbildningsinsatser, 3. hjälp och stöd från andra arbetstagare, och 4. rutiner för att hantera krävande situationer i kontakter med kunder, klienter med flera. Det är viktigt att arbetsgivaren skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på särskilt påfrestande arbetsförhållanden. Vilka åtgärder som bör väljas beror på vilka förhållanden som gör arbetet starkt psykiskt påfrestande. Arbetstid 12 Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna. Allmänna råd: Arbetsgivaren bör redan vid planeringen av arbetet ta hänsyn till hur arbetstidens förläggning kan inverka på arbetstagarnas hälsa. Exempel på förläggning av arbetstider som kan medföra risker för ohälsa är 1. skiftarbete, 2. arbete nattetid, 3. delade arbetspass, 4. stor omfattning av övertidsarbete, 5. långa arbetspass, och 6. långtgående möjligheter att utföra arbete på olika tider och platser med förväntningar på att vara ständigt nåbar. Arbetsgivaren bör särskilt uppmärksamma möjligheterna till återhämtning. Arbetsgivaren bör även ta hänsyn till att arbetstidens förläggning påverkar risken för olyckor. I arbetstidslagen (1982:673) anges gränser för hur många timmar arbetstagare som mest får arbeta och vilka viloperioder de minst ska ha. Arbetstidslagen anger därmed de yttersta gränserna för arbets- 10 34
AFS 2015:4 tiden men innehåller inga regler om hur arbetsgivaren ska ta hänsyn till arbetstidens förläggning i arbetsmiljöarbetet. Kränkande särbehandling 13 Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Allmänna råd: Klargörandet kan lämpligen göras skriftligen i en policy. Chefer och arbetsledande personal har ett särskilt ansvar när det gäller att förebygga, uppmärksamma och hantera kränkande särbehandling. Det är därför viktigt att de uppfyller kunskapskraven i 6. Ett gemensamt arbete kring bemötande och uppträdande kan bidra till att motverka kränkande särbehandling. Exempel på förhållanden i verksamheten som är viktiga att vara uppmärksam på är konflikter, arbetsbelastning, arbetsfördelning, förutsättningar för samarbete och konsekvenser av förändringar. 14 Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå 1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, 2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och 3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. Allmänna råd: Vanligtvis rapporteras kränkande särbehandling till en chef när berörda inte på egen hand lyckats reda upp situationen. Om arbetstagaren inte kan vända sig till sin närmaste chef kan arbetstagaren vända sig till en högre chef. Arbetstagare kan dessutom vända sig till skyddsombud. Det kan finnas behov av att ingripa snabbt och göra en bedömning av situationen för att förhindra att den förvärras och se till att punkt 3 är ombesörjd. Arbetsgivaren kan ge företagshälsovård eller annan sakkunnig uppdraget att ge stöd och hjälp. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete finns regler om att om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, 35 11
AFS 2015:4 ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa eller olycksfall kan förebyggas i fortsättningen. Ett undermåligt utredningsförfarande när det gäller kränkande särbehandling kan vara skadligt både ur arbetsmiljö- och hälsosynpunkt. Den som genomför en utredning bör därför ha tillräcklig kompetens, möjlighet att agera opartiskt och ha de berördas förtroende. Arbetsmiljölagstiftningens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall och reglerar inte frågor om kompensation och skuld. En arbetstagarorganisation eller juridiskt ombud kan ge juridisk hjälp. 1. Denna författning träder i kraft den 31 mars 2016. 2. Genom denna författning upphävs a) Arbetarskyddsstyrelsens allmänna råd (AFS 1980:14) om psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön, b) Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1990:18) om omvårdnadsarbete i enskilt hem, och c) Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:17) om kränkande särbehandling i arbetslivet. ERNA ZELMIN-EKENHEM Christina Jonsson Anna Middelman 12 36