Utrangering - förstudie

Utrangering - förstudie Per Stomberg, Deloitte AB Augusti 2015

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 2.1 Bakgrund och syfte... 4 2.2 Revisionskriterier... 5 2.3 Metod och genomförande... 5 3. Granskningsområden... 5 3.1 Vilka system, rutiner och regler finns i Region Skåne för hantering av anläggningstillgångar och utrangering vid t ex försäljning?... 5 3.1.1 Anskaffningar... 6 3.1.2 Avyttringar och utrangeringar... 7 3.2 Hur ofta sker inventering och uppdatering av anläggningsregister för att säkerställa att uppgifterna i registerna är korrekta?... 7 3.3 Hur sker beräkning av värde vid eventuell nedskrivning eller försäljning av en materiell anläggningstillgång?... 8 3.4 Är Region Skånes hantering av materiella anläggningstillgångar och anläggningsregister ändamålsenlig samt följs gällande lagar och regler?... 9 4. Slutsatser, bedömningar och identifierade områden för förbättringar... 9

3 1. Sammanfattning Förstudiens övergripande frågeställning har varit att ge revisorerna ett underlag för att bedöma om Region Skånes verksamheter följer lagar, regler och rutiner kring utrangering av materiella anläggningstillgångar. Syftet med studien är att utreda om det finns en eventuell risk som gör att en djupare granskning behövs. Vår övergripande bedömning efter genomförd förstudie är att de interna policys och riktlinjer som finns inom Region Skåne är i överensstämmelse med gällande lagar och regler. Policys och riktlinjer efterföljs i huvudsak inom regionens verksamheter. Vi har dock identifierat ett antal områden där förbättringar är påkallade med varierande angelägenhetsgrad. Vi har under förstudien noterat att det i vissa fall varit svårt att genomföra inventeringar för att säkerställa den fysiska existensen av de anläggningstillgångar som finns upptagna i enskilda förvaltningars balansräkning. Då inventering har kunnat genomföras har detta i flera fall varit en följd av personalens kunskap om anläggningstillgångarna inom respektive ansvarsområde snarare än en direkt spårbarhet mellan anläggningsregister och fysisk anläggningstillgång, t.ex. genom uppmärkning av fysiska anläggningstillgångar med id- nummer från anläggningsregistret. Vi bedömer att man inom förvaltningarna inte upplever att detta medför några större problem även om det finns en vilja att ha en högre grad av spårbarhet mellan anläggningsregister och fysiska inventarier. Avseende Regionservice anser vi dock inte att hanteringen av anläggningstillgångarna kan anses vara ändamålsenlig då vi inte har kunnat genomföra något av de stickprov som ingick i de planerade granskningsmomenten inom ramen för förstudien. Regionservice har planerat ett projekt som ska starta i september 2015 och som syftar till att stärka spårbarheten mellan anläggningsregister och fysiska inventarier samt till att säkerställa att inga inventarier som utrangerats ligger kvar i anläggningsregistret. Förstudien visar att endast en av de granskade förvaltningarna har gjort ned-/ uppskrivningar under året. Listor med ändringar av avskrivningstid har inte kunnat erhållas ur systemet. Granskningen indikerar därmed att prövning av värdenedgång sker men om denna är tillräcklig i sin omfattning går inte att bedöma utifrån denna förstudie. Det går inte heller att bedöma om prövning av ändring av avskrivningstid förekommer i erforderlig omfattning. Det fåtal nedskrivningar som granskats är enligt erhållen dokumentation snarare baserade på uppskattningar än tillämpande av föreskriven värderingsmodell. Vi anser att varje förvaltning bör inventera och märka upp samtliga sina anläggningstillgångar och att anläggningsregistret i Raindance därefter uppdateras med faktiskt existerande tillgångar (samlade under ett anläggningsnummer i registret). Huruvida detta är praktiskt genomförbart, eller snarare om kostnaderna för detta kan motiveras av nyttan av att göra det, får bli föremål för separat bedömning.

4 Sammanfattningsvis har vi således identifierat ett antal områden där vi antingen identifierat att hanteringen av anläggningstillgångar inte är ändamålsenlig eller att det föreligger risk för att så är fallet. Förslag till förbättringar i rutiner framgår av avsnitt 4 i denna rapport. Med anledning av att en fördjupad granskning vid nuvarande tidpunkt enligt vår bedömning inte skulle identifiera några ytterligare områden eller komma till andra slutsatser än vad som gjorts i denna förstudie och då pågående initiativ inom enskilda förvaltningar kommer att påbörjas inom kort görs bedömningen att vidare granskning inom området inte är påkallad i dagsläget. 2. Inledning 2.1 Bakgrund och syfte En materiell anläggningstillgång skall inte längre redovisas som en tillgång när den avyttrats eller när den slutligt tagits ur bruk och bedöms sakna värde. Resultatet av en eventuell avyttring eller utrangering ska redovisas i rörelseresultatet. Revisorerna beslutade att under 2015 undersöka hanteringen av anläggningstillgångar inom Region Skåne med fokus på om etablerade metoder för bedömning av värde används och hur det säkerställs att utrangering, avyttringar mm av materiella anläggningstillgångar sker korrekt. Förstudien skall, med utgångspunkt från ovan nämnda, ge revisorerna ett underlag för att bedöma om Region Skånes verksamheter följer lagar, regler och rutiner kring hanteringen av materiella anläggningstillgångar. Syftet med studien är att utreda om det finns en eventuell risk som gör att en djupare granskning behövs. Följande frågeställningar skall besvaras: 1. Vilka system, rutiner och regler finns i Region Skåne för hantering av anläggningstillgångar och utrangering vid t ex försäljning? 2. Hur ofta sker inventering och uppdatering av anläggningsregister för att säkerställa att uppgifterna i registerna är korrekta? 3. Hur sker beräkning av värde vid eventuell nedskrivning eller försäljning av en materiell anläggningstillgång? 4. Är Region Skånes hantering av materiella anläggningstillgångar och anläggningsregister ändamålsenlig samt följs gällande lagar och regler? I studien skall hanteringen, som ligger på Gemensam Service funktion, (GSF), ingå tillsammans med bl.a. existenskontroll av ett antal anläggningstillgångar på förvaltningarna Regionservice, Medicinsk Service och Skånes Universitetssjukvård (SUS). Kontaktperson från Revisorskollegiet har varit Jana Lund och projektledare från revisionskontoret Fredrik Ljunggren.

5 2.2 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier har använts i denna förstudie: Region Skånes styrdokument och anvisningar. God redovisningssed. 2.3 Metod och genomförande Granskningen har genomförts genom studier av styrdokument och anvisningar, intervjuer med ansvariga tjänstemän vid GSF, de tre utvalda förvaltningarna samt koncernstab ekonomistyrning. Stickprovsmässig inventering har även utförts avseende ca 20 anläggningstillgångar per utvald förvaltning. 3. Granskningsområden Vid genomförd granskning har främst utgångspunkt tagits från Regions Skånes egna anvisningar för hur anläggningstillgångarna ska hanteras hämtade ur Riktlinjer för redovisning av materiella anläggningstillgångar. Med utgångspunkt från dessa samt från gällande lagar och regler inom området har därefter ett antal intervjufrågor tagits fram. Intervjuer har därefter hållits med berörda tjänstemän inom respektive utvald förvaltning samt med GSF och koncernens ekonomistyrningsfunktioner i de fall det behövts. Region Skånes interna policy för hantering av materiella anläggningstillgångar, Riktlinjer för redovisning av materiella anläggningstillgångar, är efter genomförd granskning enligt vår bedömning i allt väsentligt överensstämmande med gällande lagar och regler inom området och ger en bra och tydlig utgångspunkt för hur anläggningstillgångarna ska hanteras. Vid intervju med tjänstemännen inom ekonomi på de olika förvaltningarna bedöms de även vara insatta i att dessa riktlinjer finns och hur de ska efterlevas. Nedan följer de områden som granskats. 3.1 Vilka system, rutiner och regler finns i Region Skåne för hantering av anläggningstillgångar och utrangering vid t ex försäljning? Anläggningsregistret finns inom en särskild modul inom Raindance och sköts helt och hållet av GSF. I anläggningsregistret framgår ID-nummer, status, benämning, anskaffningsdatum, antal, fakturanummer, anskaffningsvärde, planmässig ackumulerad avskrivning samt restvärde. Vid genomläsning av anläggningsregister noteras att samma

6 ID-nummer kan förekomma flera gånger i anläggningsregistret. Detta då aktiveringar i anläggningsregistret i flera fall görs per faktura och inte separeras eller slås ihop för respektive aktiverad fysisk tillgång. Detta medför enligt vår bedömning viss problematik vid handhavandet vilket vi kommer att återkomma till i efterföljande text, framförallt gällande inventering och identifiering av inventarierna. Ingen uppmärkning av det ID-nummer som framgår av anläggningsregistret i Raindance sker av de fysiska anläggningstillgångarna. Förvaltningarna Medicinsk Service och Skånes Universitetssjukvård använder delvis ett annat system för hantering av de medicinsktekniska anläggningstillgångarna, Medusa. Detta system hanteras av teknikerna och är även det system som övriga anställda i dessa förvaltningars verksamheter är vana vid att referera till då de faktiska inventarierna är märkta med ett identifikationsnummer som härstammar från Medusa. I Medusa framgår för varje separat inventarie ett specifikt inventarienummer, anskaffningsvärde, gjorda avskrivningar, restvärde samt en del information gällande värde i förhållande till budget och projektplan samt vilket projekt det ingår eller har ingått i. Det finns dock ingen koppling mellan systemen och redovisning och hantering av anläggningsregister sker genom Raindance och inte genom Medusa. Det sker inte någon regelmässig avstämning mellan anläggningsregistret i Raindance och motsvarande register i Medusa, bland annat då Medusa endast inkluderar medicinskteknisk utrustning. Inventarierna tillhörande Regionservice som ej använder sig av Medusa var inte heller uppmärkta med separat anläggningsid och ingen spårbarhet, t ex genom ID-nummer, var möjlig till anläggningsregister. Inom Regionservice har man initierat ett projekt som ska starta i september 2015 och syftar till att stärka spårbarheten mellan anläggningsregister och fysiska inventarier samt att säkerställa att inga inventarier som bör utrangeras ligger kvar i anläggningsregistret. Detta kommer att ske genom en fullständig inventering på respektive ansvarsområde med uppdatering av anläggningsregister inom Regionservice. 3.1.1 Anskaffningar Anskaffningar eller äskande av nya tillgångar sker genom ett system som heter PRIO. Alla anställda inom Regionen kan teoretiskt initiera ett äskande i detta system genom sitt RS-iD. Systemet är till stora delar automatiserat och det finns inbyggda kontroller kopplade till de riktlinjer som finns inom Region Skåne, bland annat att lägsta avskrivningstid är satt till 3 år samt lägsta investeringsbelopp uppgår till 1 prisbasbelopp (för 2015, 44 500 kr). Det finns dock möjlighet att göra en investering som per styck uppgår till lägre än 1 prisbasbelopp men som totalt sett överstiger detta, dock ska detta vara speciella omständigheter som t.ex. ny- och ombyggnationer. I systemet finns flertalet givna parametrar man måste fylla i för att kunna genomföra sitt äskande. Exempel på sådana parametrar är vilken typ av inventarier det är utifrån en av systemet given lista. Beroende på vilken sorts inventarier det är föreslås även en avskrivningstid som tillhör den typen av inventarier. Om man vill ha en eventuell längre eller kortare avskrivningstid får man motivera det i ett kommentarsfält. Efter korrekt ifyllt äskande finns det en beslutsgång för att attestera äskandet som ser något annorlunda ut beroende på investeringens storlek men något förenklat måste denna först godkännas för beredning av berörda chefer innan ärendet hamnar hos investeringsgruppen som förbereder beslutet vilket går för slutlig beredning i

7 styrgruppen för investeringar. PRIO gör det möjligt att följa hela beslutsfattandet då systemet automatiskt loggar vem som gör vad. Aktivering av en slutligen anskaffad tillgång sker när tillgången tas i bruk och detta rapporteras från verksamhetspersonal till GSF. 3.1.2 Avyttringar och utrangeringar Vi har under förstudien identifierat att det föreligger risk att det finns tillgångar kvar i anläggningsregistret som borde avföras därifrån då de utrangerats eller det omvända att det finns tillgångar som i bokföringen avförts ur anläggningsregistret trots att de i verksamheterna behålls som eventuella reserver. Ansvaret att rapportera in eventuella utrangeringar till GSF som sköter bokningar i anläggningsregistret ligger på ansvariga personer ute i verksamheterna, t.ex. medicintekniskt ansvariga sjuksköterskor i SUS fall och respektive ansvarig i verksamheten på Medicinsk Service. Ingen ytterligare systematiserad uppföljning sker för att se att detta sköts löpande mellan inventeringarna. Vid vår stickprovsvisa kontroll av ett antal utrangeringar och avyttringar har vi inte identifierat några fall där transaktionen varit felaktigt bokförd eller beräknad. Inte heller vid den stickprovsvisa kontroll av existens som genomförts har notering gjorts om anläggningstillgångar som inte kunnat lokaliseras och som därför borde varit avförda ur anläggningsregistret. Det skall dock noteras att inventering av anläggningstillgångarnas existens ej var möjlig att genomföra på förvaltningen Regionservice av orsaker som framgår i avsnitt 3.2 nedan. Baserat på de intervjuer som genomförts gör vi bedömningen att de rutiner som finns avseende avyttringar följs och att interna avyttringar sker till bokfört värde för att inte generera några internvinster. 3.2 Hur ofta sker inventering och uppdatering av anläggningsregister för att säkerställa att uppgifterna i registerna är korrekta? Det är GSF som initierar en inventering och enligt de interna rutinerna och riktlinjerna inventeras samtliga materiella anläggningstillgångar en gång per år. För 2015 ska inventeringen vara klar till den 15 september vilket innebar att instruktionerna precis hade skickats ut när förstudien och den stickprovsvisa kontroll av existensen på förvaltningarna inleddes. Initiering av GSF sker genom att de skickar ut inventeringslistor till berörda chefer inom respektive förvaltning som i sin tur skickar vidare listorna till ansvariga inom respektive avdelning för inventering. Det har framkommit att vissa anser att listorna som erhålls från GSF är svårbegripliga och komplexa. Detta beror främst på att de genereras ur Raindance vilket är det system som anläggningsregistret finns i och som GSF använder sig av. Informationen om anläggningstillgångarna är i systemet i många fall begränsad. I många fall är inventeringen beroende av att medarbetarna känner till investeringar som gjorts relaterat till anskaffningsdatum för att identifiera vilken anläggningstillgång som avses då

8 ytterligare information är knapphändig. Då anläggningsregistret från Raindance är uppdelat på fakturanivå kan det vara svårt att spåra till varje enskild inventarie. Av informationen i anläggningsregistret kan exempelvis endast framgå möbler, anskaffningsvärde 970 ksek. Inventeringen försvåras därmed i omfattande grad. Medicinsktekniska inventarier är som nämnts i verksamheterna uppmärkta med ett identifikationsnummer som finns i Medusa och borde kunna ligga till grund för spårbarhet vid inventering men då ingen koppling finns mellan systemen finns motsvarande ID-nummer ej i Raindance. En del av personalen inom förvaltningarna Medicinsk service och Skånes Universitetssjukvård är också mer vana att arbeta med Medusa som system. Problematiken med att anläggningsregistret är fördelat på fakturanivå blev som störst vid vår stickprovsinventering på Regionservice då den ej gick att utföra överhuvudtaget. Detta då det inte går att spåra t.ex. vilket bord eller liknande det är som faktiskt avses i anläggningsregistret. Anledningen är att uppmärkning av deras inventarier inte sker och att anläggningsregistret är på fakturanivå och därmed kan avse väldigt många olika saker spridda på olika ställen. Det framkom i förstudien även indikationer på att inventering inte alltid sker fullt ut i vissa förvaltningars ansvarsområden då ansvariga anser sig har kontroll på att vissa saker finns och signerar listan utan att fysisk inventering faktiskt sker. Inventeringslistorna som GSF skickar ut är dessutom redan ifyllda avseende antal varför det är lätt att göra denna typ av uppskattning och därmed inte fysiskt räkna inventarierna utan att differenser uppstår. Inventering har enligt uppgift aldrig gjorts genom att man går igenom vilka tillgångar som finns på en avdelning och därefter skickar in uppgifterna och jämför med vad som faktiskt finns i anläggningsregistret, en typ av inventering som man skulle kunna benämna från golv till lista. På så sätt skulle man tydligt se att det inte finns ytterligare tillgångar som aldrig kanske kommit in i anläggningsregistret eller som på något annat sätt missats. I den stickprovsvisa existenskontroll som genomfördes i förstudien togs även vissa stickprov från golv till lista och vissa differenser noterades i denna kontroll som förklarades med att inventarier ej fanns med på grund av förflyttning internt mellan ansvarsområden som ej har registrerats samt att tillgången i ett fall hade erhållits på köpet vid köp av annan tillgång och därmed ej låg separat i anläggningsregistret. Efter att ansvarig på avdelningen inventerat och signerat listan skickas denna tillbaka till GSF som ansvarar för att uppdatera anläggningsregistret. I samband med inventeringen kan man även märka saker för utrangering i samband med att man skickar tillbaka den signerade listan och på så sätt får GSF även information om något behöver utrangeras som inte har fångats upp löpande under året. 3.3 Hur sker beräkning av värde vid eventuell nedskrivning eller försäljning av en materiell anläggningstillgång? Vi har i förstudien efterfrågat listor över genomförda ned- och uppskrivningar samt ändrad avskrivningstid. För den granskade perioden som utgörs av de senaste 12 månaderna utgörs detta endast av ett fåtal ned- och uppskrivningar på Regionservice.

9 I de granskade fallen har vi ej erhållit dokumentation som visar att beräkning av återvinningsvärde skett enligt gällande riktlinjer. Vår slutsats baserad på erhållen dokumentation är att dessa snarare är baserade på uppskattningar än tillämpande av föreskriven värderingsmodell. Inga fall av nedskrivningar har förekommit på de övriga förvaltningarna och ej heller har listor med ändringar av avskrivningstid kunnat erhållas ur systemet. Granskningen indikerar därmed att viss prövning av värdenedgång sker men om denna är tillräcklig i sin omfattning går ej att bedöma utifrån denna förstudie. I Region Skånes riktlinjer för redovisning av materiella anläggningstillgångar framgår det att större investeringar med lång nyttjandeperiod (mer än fem år) bör omprövas med några års mellanrum vad gäller avskrivningstiden. Då vi ej har kunnat få ut data på ändrade avskrivningsperioder har det ej inom ramen för denna förstudie gått att bedöma om rutinmässiga prövningar sker i föreskriven omfattning. 3.4 Är Region Skånes hantering av materiella anläggningstillgångar och anläggningsregister ändamålsenlig samt följs gällande lagar och regler? De riktlinjer som Region Skåne satt upp avseende hantering av de materiella anläggningstillgångarna bedöms vara i enlighet med gällande lagar och regler inom området. Avseende hanteringen av anläggningsregistret samt den praktiska hanteringen i samband med t.ex. inventering av tillgångarna har vi dock identifierat ett antal områden där vår bedömning är att hanteringen inte är ändamålsenlig och att förbättringar är påkallade. Med beaktande av Region Skånes komplexa verksamhet är en del förbättringar eventuellt inte omedelbart praktiskt genomförbara i den utsträckning som skulle vara önskvärd. Vi anser dock att Regionen bör ha ett anläggningsregister som är baserat på inventarienivå istället för som idag fakturanivå samt att möjligheten att fysiskt spåra anläggningstillgångar genom inventering förbättras. Koppling mellan systemen Medusa och Raindance bör finnas för de medicinsktekniska inventarierna dels för att kunna spåra förändringar och skillnader i de båda systemen dels för att på så sätt ha samma beteckning och benämning på inventarierna. 4. Slutsatser, bedömningar och identifierade områden för förbättringar Vår övergripande bedömning efter genomförd förstudie är att de interna policys och riktlinjer som finns inom Region Skåne är i överensstämmelse med gällande lagar och regler och att policys och riktlinjerna i huvudsak efterföljs i regionens verksamheter. Vi har identifierat ett antal områden där förbättringar är påkallade med varierande angelägenhetsgrad. Anläggningsregistret i Raindance är idag i flera fall fördelat per faktura och inte per tillgång. Registrering per tillgång bör ske för att underlätta spårbarheten

10 mellan anläggningsregister och fysisk tillgång och även för att möjliggöra särskiljande vid eventuell nedskrivning, utrangering eller liknande. Inventarierna bör märkas upp för att underlätta möjligheterna att genomföra en fullständig inventering/kontrollinventering med hög spårbarhet mellan anläggningsregistret och de fysiska tillgångarna. Idag finns det ingen koppling mellan de system som används. Medusa som är ett system som framförallt används i verksamheterna avseende medicinskteknisk utrustning och som har spårbarhet genom fysisk märkning på inventarier med ID-nummer bör om möjligt integreras med systemet för anläggningsregister i Raindance. Det bör finnas kontinuerligt återkommande tidpunkter för uppföljning för att säkerställa att alla utrangeringar och övriga transaktioner löpande under året faktiskt rapporterats in och att anläggningsregistret således med säkerhet är korrekt uppdaterat. Systematisk kontroll borde ske för att bedöma eventuellt nedskrivningsbehov eller ändrad avskrivningstid, särskilt vad gäller större investeringar med längre avskrivningstid. Gjorda nedskrivningar är enligt erhållen dokumentation snarare baserade på uppskattningar än tillämpande av föreskriven värderingsmodell. Föreskriven modell bör tillämpas. Inventeringsrutinen bör stärkas upp gällande att fysisk kontrollberäkning verkligen sker och att bättre benämning/identifiering avseende vilken tillgång det faktiskt är som ska inventeras anges på listorna för att underlätta för den personal som utför själva inventeringen. Inventering bör även göras från golv till lista för att säkerställa att alla tillgångar är upptagna i anläggningsregistret. För att underlätta dessa förbättringsåtgärder och för att inte störa den dagliga verksamheten allt för mycket kan man inventera begränsade områden på rullande basis. Sammanfattningsvis har vi således identifierat ett antal områden där vi antingen identifierat att hanteringen av anläggningstillgångar inte är ändamålsenlig eller att det föreligger risk för att så är fallet. Med anledning av att en fördjupad granskning vid nuvarande tidpunkt enligt vår bedömning inte skulle identifiera några ytterligare områden eller komma till andra slutsatser än vad som gjorts i denna förstudie och då pågående initiativ inom enskilda förvaltningar kommer att påbörjas inom kort görs bedömningen att vidare granskning inom området inte är påkallad i dagsläget.