Systematiskt arbetsmiljöarbete

Revisionsrapport Systematiskt arbetsmiljöarbete Marks kommun 18 mars 2009 Bo Thörn

Sammanfattning Revisorerna i Marks kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Revisionsfrågan för denna granskning är: hur säkerställer kommunstyrelsen att det systematiska arbetsmiljöarbetet är ändamålsenligt utifrån vad lagstiftning och kommunens mål anger? Vårt svar på revisionsfrågan är att: Det kommungemensamma systematiska arbetsmiljöarbetet är ändamålsenligt utifrån gällande lagstiftning och mål Det centrala systematiska arbetsmiljöarbetet har blivit en stabil bas för arbetsmiljöarbetet i kommunen Den politiska styrningen utifrån kommunens arbetsgivarmål är inte tillräckligt utvecklad för att utgöra en strategisk styrning. Kommunstyrelsens utskott har dock tagit positiva steg i utvecklingen av sin roll, bland annat med gröna möten och med utgångspunkt i kommunens prioriterade arbetsgivarmål. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet och rapporteringen till kommunstyrelsen bör stärkas. I rapporten lämnas mer utförliga kommentarer till de kontrollfrågorna som bedömningen grundar sig på. 1

Innehållsförteckning BAKGRUND 3 UPPDRAG 3 GENOMFÖRANDE 3 GRANSKNINGSRESULTAT 4 KOMMUNENS MÅL OCH UPPDRAG 4 ORGANISERING, LEDNING OCH STYRNING 5 RIKTLINJER OCH RUTINER 7 METODER FÖR UPPFÖLJNING 7 ÅTERKOPPLING TILL KOMMUNSTYRELSEN 8 BEDÖMNING 9 MÅL OCH UPPDRAG 9 ORGANISERING, LEDNING OCH STYRNING 9 RIKTLINJER OCH RUTINER 10 METODER FÖR UPPFÖLJNING 10 ÅTERKOPPLING TILL KOMMUNSTYRELSEN 10 2

Bakgrund Uppdrag Revisorerna i Marks kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Enligt de grundläggande bestämmelserna i 3 kap. 2 arbetsmiljölagen (AML) ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa och olycksfall. Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås (2 Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete). Revisionsfrågan för denna granskning är: hur säkerställer kommunstyrelsen att det systematiska arbetsmiljöarbetet är ändamålsenligt utifrån vad lagstiftning och kommunens mål anger? De kontrollområden som ingår i granskningen är: Kommunens mål och uppdrag avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet Organisering, ledning och styrning Riktlinjer och rutiner Metoder för uppföljning på individ- och verksamhetsnivå Återkoppling av resultat och effekt till kommunstyrelsen Genomförande Granskningen är avgränsad till kommunstyrelsens/kommunledningens arbete med det systematiska arbetsmiljöarbetet. I granskningen har vi tagit del av styrande dokument inom området; arbetsmiljöpolicy, riktlinjer, rutiner, handlingsplaner och uppföljningar av arbetsmiljöarbetet m.m. De personer som intervjuats är Anki Tranbratt, personalkonsulent, Inger Börjesson förhandlingschef/tf personalchef och Karin Hydén, chef för verksamhetsstyrning. 3

Granskningsresultat Kommunens mål och uppdrag Mål- och resultatplanen (MORP) är ett av de viktigaste instrumenten i kommunens styrmodell. I mål- och resultatplanen för åren 2009-2012 anges tre konkreta arbetsgivarmål för att kommunen ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare. Dessa är Anställningsvillkor - anställda ska ha rätt till heltid och möjlighet till deltid Kompetensutveckling alla tillsvidareanställda ska ha en plan för sin kompetensutveckling Hälsa sjukfrånvaron ska uppgå till högst 4 procent Kommunfullmäktige antog år 2006 en arbetsgivarpolicy. Policyn omfattar områdena mångfald, jämställdhet, arbetsmiljö, lönebildning, chefer och anställda. Kommunstyrelsen har antagit riktlinjer samma år med konkretiseringar inom respektive område. Policyn ska utvärderas under 2008 och tas upp till förnyad prövning i fullmäktige år 2009. I fråga om arbetsmiljön framgår av policyn att En god arbetsmiljö i Marks kommun: Präglas av att alla känner arbetsglädje, delaktighet, trygghet och öppenhet Innebär att alla arbetsplatser är rökfria och fria från bruk av alkohol och andra droger samt fria från alla former av trakasserier och diskriminering. I kommunstyrelsens riktlinjer anges följande punkter under rubriken arbetsmiljö: Genom ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete uppnås den goda arbetsplatsen I det systematiska arbetsmiljöarbetet ska det finnas en skriftlig uppgiftsfördelning per chefsnivå Samverkansavtalet ska tillämpas Alla anställda ska årligen ha medarbetarsamtal som är både framåtsyftande och uppföljande Arbetsplatsernas arbetsförhållanden undersöks årligen och bildar underlag för planering av åtgärder Kommunledningskontorets samlade dokument om Systematiskt arbetsmiljöarbete i Marks kommun innehåller information under följande rubriker: Arbetsmiljölagen Arbetsgivarpolicy Kommunstyrelsens riktlinjer Den goda arbetsplatsen Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Samverkansavtalet Medarbetarsamtal Arbetsförhållanden De intervjuade uppger att kommunen saknar policy för pensionsavgångar. 4

Organisering, ledning och styrning Organiseringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet framgår av samverkansavtalet. Följande skiss ger en översiktlig bild av samverkanssystemet. I Samverkansavtalet förtydligas formerna för samverkan enligt följande: Den centrala samverkansgruppen (CAMS) är huvudskyddskommitté enligt arbetsmiljölagen. Gruppen har bland annat som uppgift att följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och ska kunna ta initiativ till informations- och utbildningsinsatser. Personalchefen leder gruppen. I CAMS ingår samtliga huvudskyddsombud i kommunen. Samverkan på förvaltningsnivå (Förvaltningsgrupp) är skyddskommitté enligt arbetsmiljölagen. Gruppen är ett forum för dialog mellan arbetsgivaren och företrädarna för de fackliga organisationerna. Vid behov kan förvaltningarna bilda fler samverkansgrupper på lägre nivå som ska knytas till respektive beslutsnivå i förvaltningarna. Barn- och utbildningsförvaltningen har samverkansgrupper på distriktsnivå. Varje förvaltning har ett huvudskyddsombud som är gemensamt för samtliga fackliga organisationer i respektive förvaltning. Arbetsplatsträffar (APT) är ett forum för dialog med syfte att gemensamt utveckla, planera och följa upp arbetet inom det egna området. Verksamheterna har arbetsplatsträffar var 14: dag, vilket ska ge förutsättningar för yrkesmässig utveckling, medinflytande och ansvarstagande för alla anställda. Varje förvaltning har utsett en partsammansatt arbetsgrupp med uppgift att förbättra arbetsplatsträffarna. 5

Den övergripande ledningen av arbetsmiljöarbetet i kommunen har kommunstyrelsen ansvaret för. Kommunstyrelsens arbetsutskott är arbetsgivarorgan för kommunen. Enligt intervjuerna är arbetsutskottet intresserat och engagerat i personalfrågor och det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det har skett en utveckling sedan några år tillbaka. Tidigare har frågor av strategisk betydelse inte förts upp från kommunledningskontoret till arbetsutskottet. Arbetsutskottet har tagit initiativ till diskussioner som utgår från de tre övergripande målen i MORP. Personalfunktionen i kommunledningskontoret finns inom enheten Verksamhetsstyrning. Uppgiften är att samordna och bereda arbetsgivarpolitiken samt stödja nämnder och bolag i deras arbetsgivaransvar. Personalfunktionen består av personalchef, personalutvecklare, personalkonsulent, förhandlingschef samt projektledare. Projektledaren svarar för införandet av nytt PA-system. Personalspecialisterna inom de tre större förvaltningarna ingår i ledningsgruppen och samverkansgruppen för respektive förvaltning. Rehabteamet består av personalkonsulten vid kommunledningskontoret samt personalsekreterare för de tre större förvaltningarna. Styrning Varje nämnd har som anställningsmyndighet ansvaret för arbetsmiljöarbetet inom sitt verksamhetsområde. Nämnderna ger i sin tur i uppdrag att fördela arbetsmiljöansvaret och arbetsuppgifter som följer på ansvaret till chefer med personalansvar. En blankett har tagits fram som preciserar ansvar inom respektive förvaltning och omfattar förvaltningschefen, enhetschefer (eller motsvarande) samt arbetstagare. Fördelningen innebär att varje chef ansvarar för systematiskt arbetsmiljöarbete på sin beslutnivå och att frågor som inte kan lösas ska föras vidare till närmast nivå över. Samtliga anställda ska ta del av ansvarsfördelningen och ska skriva under blanketten. Varje nämnd ska ha en internkontrollplan. Enligt beslut i kommunfullmäktige skall dessa vara klara till 2010 års MORP. Övrigt Marks kommun har ingått ett avtal med försäkringskassan om att handlägga ärende för samtliga anställda oavsett om de är mantalsskrivna i kommunen eller inte. Bakgrunden till kommunens initiativ är att många anställda i kommunen bor i angränsande kommuner och motivet att kommunen vill ha ett helhetsperspektiv på frågor som har betydelse för personalpolitiken. 6

Marks kommun är tillsammans med övriga kommuner i Sjuhärad ansluten till Medarbetarcentrum. Syftet med Medarbetarcentrum är att arbeta förebyggande och öka personalrörligheter inom och mellan kommunerna. Verksamheter sker utifrån ett hälsoperspektiv där tre coacher i huvudsak arbetar med reflekterande samtal och livs- och karriärvägledning. I begränsad omfattning används Medarbetarcentrum också för rehabilitering. Marks kommun äger med en tredjedel företagshälsovården Markhälsan. Enligt intervjuerna pågår diskussioner om service och inriktning från Markhälsan. Kommunen har ett avtal med Markhälsan, men har inte upphandlat tjänsterna. Riktlinjer och rutiner Marks kommun har samlat samtliga kommungemensamma personalfrågor i en personalhandbok på kommunens intranät. Arbetsmiljö är ett av 18 rubriker. Under rubriken arbetsmiljö är innehållet uppdelat i systematiskt arbetsmiljöarbete, fördelning av arbetsmiljöuppgifter, medarbetarsamtal samt företagshälsovård. Rutiner finns beskrivna för följande sju områden: Arbetslivsinriktad rehabilitering Förflyttning och omplacering Hot och våld Kränkande särbehandling Rutin vid riskbruk och missbruk Tillbud och arbetsskador Terminalglasögon Personalhandboken innehåller också stödjande material och mallar. Personalfunktionen svarar för att allt material i personalhandboken är uppdaterat och korrekt. För samtliga rutiner anges informationsansvarig samt när de är antagna eller reviderade. Rutinerna ses över regelbundet. Metoder för uppföljning Medarbetarundersökningar har genomförts 2005 och 2007. Den största nyttan av informationen från medarbetarundersökningarna har arbetsplatserna eftersom resultatet bearbetas på enhetsnivå. Handlingsplaner tas fram på enhetsnivå. En ny undersökning planeras för 2009, eventuellt tillsammans med övriga kommuner i Sjuhärad. Något beslut är ännu inte tagit. Arbetsgivarpolicyn kommer att utvärderas under år 2009. Samverkansavtalet ses över en gång per år. Under år 2008 startade ett utvecklingsarbete med syfte att förbättra tillämpningen av samverkansavtalet. 7

Kommunledningskontoret har följande arbetsformer där samverkan i arbetsgivar- och arbetsmiljöfrågor kan diskuteras och det systematiska arbetsmiljöarbetet värderas: Chefsmöten där kommunchefen och chefen för Verksamhetsstyrning träffar förvaltningschefer och de kommunala bolagens VD-ar. Kommunledningskontorets personalfunktion träffar personalspecialisterna i respektive förvaltning en gång per månad. De som arbetar med rehabiliteringsärenden träffas oftare. Dialogmöten genomförs fyra gånger per år där kommunledningskontorets personalfunktion träffar förvaltningarnas personalspecialister och övriga som förvaltningscheferna utser. Temadagar för kommunens cirka 130 chefer med personalansvar. Respektive förvaltning svarar för sammanställning av statistik som gäller arbetsskadeanmälningar/arbetsskador. Detta redovisas i samverkansgrupperna. Återkoppling till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen får återkoppling om personal- och arbetsmiljöfrågor i kommunens årsredovisningar, delårsrapporter och april-rapporter. Kommunstyrelsen har begärt en mer utvecklad analys av personalstatistik och personalfrågor i årsbokslutet. I kommunens årsredovisning för 2007 finns avsnittet medarbetare. Avsnittets rubriker följer i princip strukturen i kommunens arbetsgivarpolicy. I några fall finns angivna mål och en redovisning av måluppfyllelsen. Målen är dock inte hämtade ur kommunfullmäktiges arbetsgivarpolicy eller kommunstyrelsens riktlinjer. I årsredovisningen presenteras också statistik om anställda. Delårsrapporten för 2008 innehåller, under rubriken medarbetare, information om hälsa, sjukfrånvaro, personalförsörjning och lönebildning. Aprilrapporten för 2008 innehåller information om sjukfrånvaron. Resultat från medarbetarenkäter redovisas för kommunstyrelsen. Enligt intervjuerna behöver återkopplingen och rapporteringen till kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen utvecklas. Kommunen behöver också ta fram en personalplan med syfte att få en bättre koppling mellan verksamhet, ekonomi och personal. Från och med i år genomför kommunstyrelsen så kallade gröna au där övergripande diskussioner förs utanför ärendelistan. Arbetsgivarfrågor och de tre övergripande arbetsgivarmål i MORP finns med som ett tema för gröna au. 8

Bedömning Uppdraget i denna granskning har varit att bedöma hur kommunstyrelsen säkerställer att det systematiska arbetsmiljöarbetet är ändamålsenligt utifrån vad lagstiftning och kommunens mål anger? Vårt inledande svar på frågan är att: Det kommungemensamma systematiska arbetsmiljöarbetet är ändamålsenligt utifrån gällande lagstiftning och mål Det centrala systematiska arbetsmiljöarbetet har blivit en stabil bas för arbetsmiljöarbetet i kommunen Den politiska styrningen utifrån kommunens arbetsgivarmål är inte tillräckligt utvecklad för att utgöra en strategisk styrning. Kommunstyrelsens utskott har dock tagit positiva steg i utvecklingen av sin roll, bland annat med gröna möten och med utgångspunkt i kommunens prioriterade arbetsgivarmål. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet och rapporteringen till kommunstyrelsen bör stärkas. Vi vill också lämna följande kommentarer till kontrollfrågorna i granskningen. Mål och uppdrag Styrningen från fullmäktige och kommunstyrelsen består i huvudsak av tre delar - målen i MORP, fullmäktiges policy, kommunstyrelsens riktlinjer samt ansvarfördelning enligt reglementet. Uppbyggnaden av styrande dokument med fullmäktiges policy, kommunstyrelsens riktlinjer utifrån policyn är konsekvent hanterade och kompletterar varandra. Organisering, ledning och styrning Organisationen i samverkanssystemens och styrningen av ansvaret för det systematiska arbetsmiljöansvaret är tydligt och konkret utformat samt omfattar hela kommunen. Arbetsgivarorganet, kommunstyrelsens arbetsutskott, har i begränsad omfattning övergripande och strategiska diskussioner som utgår från kommunens tre arbetsgivarmål. Kommunstyrelsen bör gå vidare med att utveckla konkreta och styrande mål. De gröna möten som introduceras ger arbetsgivarorganet bättre möjligheter att forma genomförandet av kommunens personalpolitik utifrån kommunens tre övergripande personalmål. 9

En personalplan bör tas fram. En sådan behövs för att ge kommunen bättre kunskap om personalresursen och underlag för kommunens agerande i mer långsiktiga och strategiska frågor. Kommunen bör genomföra en upphandling av företagshälsovården enligt LOU. Riktlinjer och rutiner Personalhandboken är lättillgänglig och väl strukturerad med konkret stödmaterial för chefer och medarbetare. För uppdatering av materialet finns ett klart angivet ansvar. Materialet revideras regelbundet och vid behov. Riktlinjer och rutiner är väl genomarbetade i CAMS. I förvaltningarnas samverkansgrupper sker en motsvarande bearbetning inför tillämpning i förvaltningarna. Metoder för uppföljning Kommunen har utvecklat former för att metodiskt kunna följa upp och revidera policy, avtal och arbetsmiljön på arbetsplatserna. Dessa formella utvärderingar samt de mer informella mötesformerna kompletterar varandra. Sammantaget ger dessa tillräckliga förutsättningar för kommunledningskontor och arbetsgivarorgan att följa utvecklingen och ge underlag för att kunna ta vidare initiativ i personal- och arbetsmiljöfrågor. Medarbetarenkäten ger underlag för att initiera åtgärder som kan förbättra arbetsmiljön. Återkoppling till kommunstyrelsen Enligt vår bedömning är kommunstyrelsens roll som arbetsgivare idag underutvecklad. Underlaget till kommunstyrelsen i personalfrågor och uppföljningar har inte varit tillräckligt omfattande för att kommunstyrelsens arbetsutskott ska kunna inta rollen som aktivt personalorgan. Kommunstyrelsens utskott, arbetsgivarorganet, har inte varit tillräckligt aktivt i diskussion och formulering av strategiska personal- och arbetsmiljöfrågor och har inte tillräckligt underlag för att utöva sin roll som arbetsgivarorgan. Årsredovisningen bör utvecklas. Det finns bra information om utvecklingen i frågorna men redovisningen bör utgå från kommunens övergripande personalpolitiska mål och innehålla en analys av måluppfyllelse. 10