Kallelse 2013-11-05 Kallelse kommunfullmäktige Tid Torsdagen den 14 november 2013 kl. 17.30 Plats Folkets Hus Kunghamn Ordförande Ragnhild Selstam Kl. 19.00 är det utdelning av kulturpris, idrotts- och fritidspris 2013 Ärende Dnr 1 Upprop, val av justerare, tid och plats för justering 2 Allmänhetens frågestund 3 Delårsbokslut januari - september 2013 KA 2012/41 4 Skattesats 2014 KA 2013/642 5 Lönesamverkan i Munkedals, Lysekils och Sotenäs kommuner KA 2013/106 6 Taxa för offentlig kontroll av foder och animaliska biprodukter KA 2013/573 7 Taxa för offentlig kontroll enligt Lagen om handel med vissa receptfria läkemedel KA 2013/574 8 Taxa för offentlig kontroll enligt Livsmedelslagen KA 2013/575 9 Taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område ** KA 2013/576 10 Taxa för tillsyn enligt Strålskyddslagen KA 2013/577 11 Taxa för tillsyn enligt Tobakslagen KA 2013/578 12 Taxa för Miljönämnden i mellersta Bohusläns uppdragsverksamhet KA 2013/579 13 14 Taxa för prövning och tillsyn enligt Lag om särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning Taxor för handelshamnar, småbåtshamnar och arrende för bryggor och sjöbodar 2014 KA 2013/580 KA 2013/634 15 Revidering av renhållningstaxan från 1 januari 2014 KA 2013/609 16 VA taxa 2014 KA 2013/635 17 Taxa och riktlinjer för arrenden för upplåtelse av mark KA 2013/636 18 Borttagande av avgift för DVD-uthyrning på biblioteken KA 2013/617 19 Sammanträdestider 2014 KA 2013/572 O:\Kaa\Kansli\Kallelser och protokoll\2013\kf_2013\utskick\utskick KF 2013-11-14\001 KF kallelse 2013-11-14.doc Sida: 1(2)
Kallelse 2013-11-05 20 21 Inkomna motioner och medborgarförslag - Motion gällande Folkhälsoperspektivet - Motion om ungdomsbostäder - Motion gällande förtroendevaldas pensionsutbetalningar - Mbf egna fordon för färdtjänst i Sotenäs Inkomna interpellationer och frågor Interpellation till UN:s ordförande - Gällande mer öppna nämndsmöten 22 Kommunkansliets redovisning av ärenden under beredning till KF 23 Valärenden 24 Meddelanden Demokratiberedningen - Utvärdering av den politiska organisationen Länsstyrelsens beslut 2013-10-07 ang. Ny ledamot/ersättare i kommunfullmäktige Samtliga handlingar finns i det digitala utskicket. ** Se digitala handlingar på hemsidan, www.sotenas.se/kommunfullmaktige Handlingar i pappersformat finns hos kommunalrådet, oppositionsrådet och på kommunkansliet. O:\Kaa\Kansli\Kallelser och protokoll\2013\kf_2013\utskick\utskick KF 2013-11-14\001 KF kallelse 2013-11-14.doc Sida: 2(2)
Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll 2013-10-30 125-148 KS 146 KA 2012/41 Delårsbokslut januari - september 2013 Ekonomiavdelningen har upprättat delårsbokslut per 30 september samt en helårsprognos för 2013. Periodens resultat uppgår till minus 1,3 Mkr jämfört med 7,8 Mkr samma period föregående år. För den skattefinansierade verksamheten är resultatet minus 4,3 Mkr (föregående år 1,9 Mkr). Totalt för kommunen pekar helårsprognosen i den skattefinansierade verksamheten på ett resultat på 5,3 Mkr vilket är 4,9 Mkr bättre än budget. Inklusive affärsverksamhet uppgår resultatet till 8,2 Mkr vilket är 7,8 Mkr bättre än budget. För den egentliga nämndsverksamheten prognostiseras ett underskott på 7,5 Mkr. Det är gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden och kommunstyrelsens omsorgsverksamhet som svarar för den största delen av det prognostiserade underskottet. Beslutsunderlag Delårsbokslut januari - september 2013 Yrkande Mats Abrahamsson (M) och Ronald Hagbert (M) föreslår att kommunchefen får i uppdrag komma med förslag på åtgärder för att skapa en långsiktig och hållbar ekonomi för de verksamheter som inte följer angiven budgetram. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Mats Abrahamssons m flera förslag (M) och finner att kommunstyrelsen antar detta. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen tar del av delårsbokslutet. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen komma med förslag på åtgärder för att skapa en långsiktig och hållbar ekonomi för de verksamheter som inte följer angiven budgetram. Skickas till Kommunfullmäktige Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 26(28)
Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll 2013-10-16 171-193 KSAU 185 KA 2012/41 Delårsbokslut januari - september 2013 Ekonomiavdelningen har upprättat delårsbokslut per 30 september samt en helårsprognos för 2013. Periodens resultat uppgår till minus 1,3 Mkr jämfört med 7,8 Mkr samma period föregående år. För den skattefinansierade verksamheten är resultatet minus 4,3 Mkr (föregående år 1,9 Mkr). Totalt för kommunen pekar helårsprognosen i den skattefinansierade verksamheten på ett resultat på 5,3 Mkr vilket är 4,9 Mkr bättre än budget. Inklusive affärsverksamhet uppgår resultatet till 8,2 Mkr vilket är 7,8 Mkr bättre än budget. För den egentliga nämndsverksamheten prognostiseras ett underskott på 7,5 Mkr. Det är gymnasieoch vuxenutbildningsnämnden och kommunstyrelsens omsorgsverksamhet som svarar för den största delen av det prognostiserade underskottet. Beslutsunderlag Delårsbokslut januari - september 2013 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen godkänner delårsbokslutet och överlämnar det till kommunfullmäktige för kännedom. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 16(24)
DELÅRSBOKSLUT JANUARI - SEPTEMBER 2013 RESULTATRÄKNING Belopp i Mkr 1209 1309 Verksamhetens intäkter 175,0 129,9 Verksamhetens kostnader -464,2-433,0 Avskrivningar -27,1-28,6 Verksamhetens nettokostnader -316,3-331,7 Skatteintäkter 273,8 279,7 Kommunal utjämning och fastighetsavgift 50,5 51,4 Finansiella intäkter 2,6 2,4 Finansiella kostnader -2,8-3,0 Resultat efter skatteintäkter och finansnetto 7,8-1,3 Periodens resultat 7,8-1,3 Avsättning till (-) / disposition ur (+) taxeregleringsfonder -5,9-3,0 Periodens resultat, skattefinansierad verksamhet 1,9-4,3 BALANSRÄKNING Belopp i Mkr 121231 130930 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 0,0 0,0 Mark, byggnader och tekniska anläggningar 657,0 688,0 Pågående ny- och ombyggnad 59,3 58,0 Maskiner och inventarier 20,9 31,0 Finansiella anläggningstillgångar 39,7 29,6 Summa anläggningstillgångar 776,9 806,6 Omsättningstillgångar Lager 8,4 7,5 Fordringar 64,1 49,5 Kassa och bank 27,0 3,8 Summa omsättningstillgångar 99,5 60,8 Summa tillgångar 876,4 867,4 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 465,0 463,7 därav periodens resultat 15,3-1,3 Avsättningar 18,1 18,4 Skulder Långfristiga skulder 286,4 287,0 Kortfristiga skulder 106,9 98,3 Summa skulder 393,3 385,3 Summa eget kapital, avsättningar och skulder 876,4 867,4
Delårsbokslut 2013-09-30 Ekonomi Periodens resultat uppgår till 1,3 Mkr jämfört med 7,8 Mkr samma period föregående år. För den skattefinansierade verksamheten är resultatet 4,3 Mkr (föregående år 1,9 Mkr). Främsta anledningen till det försämrade resultatet är kostnadsökningar inom i stort sett samtliga verksamheter. Från årsskiftet bedrivs fiskauktionens verksamhet i bolagsform vilket innebär att i jämförelse med föregående år har både verksamhetens intäkter och kostnader minskat med drygt 57 Mkr. Verksamhetens intäkter som består av avgifter och ersättningar, hyror, arrenden, försäljning av varor och tjänster, specialdestinerade statsbidrag och andra bidrag, uppgår för perioden till 41,3 Mkr. Justerat för fiskauktionens omsättning innebär detta en ökning av intäkterna med 12,7 Mkr. En stor del av intäktsökningen beror på den nyinrättade Miljöenheten i mellersta Bohuslän som från årsskiftet driver verksamhet för kommunerna Lysekil, Munkedal och Sotenäs. Övrig del av intäktsökningen beror bland annat på att från 2013 faktureras alla kostnader för vuxenutbildning i Sotenäs till Lysekils kommun för att sedan regleras via avräkning. Efter justering för fiskauktionens verksamhet har verksamhetens kostnader ökat med 26,3 Mkr. Personalkostnaderna har ökat med 11,9 Mkr jämfört med föregående år, dels beroende på avtalsenliga löneökningar dels på att antalet anställda ökat i och med den nya miljöenheten och att boendet för ensamkommande barn nu är fullt bemannat. Timlönerna har ökat 2,2 mkr eller 14 procent. Större delen av de ökade timlönerna är hänförliga till omsorgsförvaltningen men även inom kost- och städenheten har timlönerna ökat. Kostnader för licenser inom IT-verksamheten bidrar till ökningen liksom högre energiförbrukning och ökade underhållskostnader inom fastigheter, vägar och anläggningar. Skatteintäkter och utjämningsbidrag för de tre första kvartalen utgör 331,1 Mkr, en ökning med 2,1 procent. Nettokostnaderna har ökat 4,9 procent. Nettokostnadernas andel av skatteintäkter, kommunal utjämning och fastighetsavgift uppgår för perioden till 100,0 procent, vilket är en ökning med 2,5 procentenheter jämfört med föregående år. Finansnettot, skillnaden mellan finansiella intäkter och kostnader, uppgår under perioden till 0,6 Mkr vilket är en försämring jämfört med föregående år. Resultat efter skatteintäkter och finansnetto uppgår för perioden till 1,3 Mkr (föregående år 7,8 Mkr). Avsättning till taxeregleringsfonder för VAverksamhet blir för perioden 3,0 Mkr. Totalt resultat för den skattefinansierade verksamheten utgör för perioden 4,3 Mkr (föregående år 1,9 Mkr). Periodens nettoinvesteringar efter investeringsbidrag uppgår till 65,4 Mkr (föregående år 76,2 Mkr). Fastighetsförsäljningar har inbringat 4,0 Mkr. Av periodens investeringar avser 33,0 Mkr VA-anläggningar. Likvida medel uppgick vid periodens slut till 3,8 Mkr, en minskning från årsskiftet med 23,2 Mkr. Kommunens egna kapital minskade 1,3 Mkr under perioden. Personal Antalet tillsvidareanställda och visstidsanställda med månadslön uppgick den 30/9 till 843 vilket är en minskning med 12 personer jämfört med den 31/12 2012. Andelen kvinnor uppgår till drygt 80 procent. Total sjukfrånvaro för årets nio första månader utgjorde 5,9 procent, en ökning med 0,9 procentenheter jämfört med samma period föregående år. Långtidssjukfrånvaron under perioden uppgick till 2,4 procent jämfört med 1,7 procent 2012.
Helårsöversikt RESULTATRÄKNING Bokslut Budget Prognos Avvikelse Belopp i Mkr 2012 2013 2013 2013 Nämnd / Verksamhet Kommunfullmäktige, revision, valnämnd och överförmyndarnämnd -1,7-2,1-2,1 0,0 Kommunstyrelsen Allmän verksamhet -38,9-41,5-41,5-0,0 Teknisk verksamhet -21,1-22,3-22,4-0,1 Omsorgsverksamhet -199,1-202,0-205,0-3,0 Gymnasienämnden -45,2-40,8-44,3-3,5 Utbildningsnämnden -131,7-137,9-137,9 0,0 Byggnadsnämnden -5,2-3,6-4,4-0,8 Miljönämnden i mellersta Bohuslän -1,4-1,5-0,1 Summa nämndsverksamhet -442,8-451,6-459,1-7,5 Exploateringsverksamhet 3,3 6,0 3,0-3,0 Vinst vid försäljning av bef. fastigheter 1,8 0,0 5,0 5,0 Gemensamma kostnader och intäkter inkl. lönepott 0,1-10,8-0,8 10,0 Avgår interna kostnader 40,4 40,2 40,1-0,1 Avskrivningar -28,7-27,1-27,5-0,4 Verksamhetens nettokostnader -425,9-443,3-439,3 4,0 Skatteintäkter 363,8 378,1 373,0-5,1 Utjämningsbidrag och fastighetsavgift 66,8 61,2 67,3 6,1 Interna finansiella intäkter 4,2 7,0 5,0-2,0 Finansiella intäkter 3,5 3,4 3,3-0,1 Finansiella kostnader -3,9-6,0-4,1 1,9 Årets resultat. skattefinansierad verksamhet 8,5 0,4 5,3 4,9 Affärsdrivande verksamhet 6,8 0,0 2,9 2,9 Årets resultat 15,3 0,4 8,2 7,8 Prognos Totalt för kommunen pekar prognosen i den skattefinansierade verksamheten på ett årsresultat på 5,3 Mkr vilket är 4,9 Mkr bättre än budget. Inklusive affärsverksamhet uppgår resultatet till 8,2 Mkr vilket är 7,8 Mkr bättre än budget. För den egentliga nämndsverksamheten prognostiseras ett underskott på 7,5 Mkr. Det är gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden och kommunstyrelsens omsorgsverksamhet som svarar för största delen av det prognostiserade underskottet. Inom den gemensamma verksamheten beräknas kommunens pensionskostnader bli 1,3 Mkr lägre än budget. Årets avtalsenliga löneökningar bedöms rymmas inom det centrala anslaget. AFA Försäkring har tagit beslut om att sänka och återbetala premier för avtalsförsäkringar avseende år 2005 och 2006. För Sotenäs kommuns del nedför detta en ej budgeterad intäkt motsvarande 9,4 Mkr. Skatteintäkterna beräknas ge ett underskott mot budget med 5,1 Mkr. Skatteintäkterna för 2013 beräknas till 5,8 Mkr lägre än budgeterat varav 3,7 Mkr beror på förskjutning mellan skatteintäkter och inkomstutjämning och 2,1 Mkr i negativ slutavräkning för 2013. Slutavräkningen för 2012 beräknas bli positiv och uppgå till 0,7 Mkr. Prognosen för utjämningsbidrag och fastighetsavgift visar på ett överskott med 6,0 Mkr främst beroende på högre inkomstutjämning än budgeterat. Beräkningarna bygger på Sveriges Kommuner och Landstings oktoberprognos. Finansiella intäkter beräknas till 2,1 Mkr lägre än budget vilket dels beror på lägre interna ränteintäkter från VA-verksamheten än budgeterat dels på att BRF Ljungberget på Bohus-Malmön amorterat större delen av sitt lån till kommunen. Denna återbetalning innebär att kommunen inte behöver ta upp nya lån i samma utsträckning som budgeterat vilket tillsammans med ett lågt ränteläge medför att de finansiella kostnaderna beräknas ge en positiv avvikelse från budget med 1,9 Mkr. Verksamhetens nettokostnader, exkl reavinster vid försäljning av fastigheter och exploateringsverksamhet bedöms öka med 2,4 procent jämfört med 2012 medan skatteintäkter och utjämningsbidrag bedöms öka med 2,3 procent. 3
Ekonomisk uppföljning per nämnd Kommunstyrelsen Allmän verksamhet Resultaträkning (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Intäkter 9 979 10 395 14 014 Kostnader -41 869-44 165-55 492 Nettokostnad -31 890-33 770-41 477 Kommunbidrag -30 891 31 128 41 505 Periodens resultat -999-2 642 28 Ökade kostnader består av löneökningar, högre licenskostnader inom IT-verksamheten samt engångskostnader i samband med sammanslagningen av IT-enheterna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs. För helåret beräknas ett resultat i nivå med budget. Teknisk verksamhet exklusive affärsdrivande verksamhet Resultaträkning (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Intäkter 91 711 92 833 122 931 Kostnader -103 735-108 051-145 306 Nettokostnad -12 024-15 218-22 374 Kommunbidrag 18 436 16 684 22 246 Periodens resultat 6 411 1 466-128 Den stora ökningen av kostnader jämfört med föregående år beror i huvudsak på högre energiförbrukning, ökade underhållskostnader av fastigheter, vägar och anläggningar samt högre vikariekostnader inom kost- och städverksamheten. Resultatet i delårsbokslutet är positivt bland annat tack vare sommarens gästhamnsintäkter. För helåret 2013 prognostiseras ett resultat i nivå med budget. VA-verksamhet Omsorgsverksamhet Resultaträkning (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Intäkter 39 174 40 798 54 859 Kostnader -186 715-198 297-259 918 Nettokostnad -147 541-157 499-205 059 Kommunbidrag 144 516 151 519 202 025 Periodens resultat -3 025-5 980-3 034 Intäkterna för perioden januari till september har ökat med 1,6 Mkr (4,1 procent) jämfört med samma period föregående år. Intäkter från migrationsverket avseende ensamkommande barn uppgår under perioden till 5,0 Mkr. Ersättning från försäkringskassan i form av LASS har ökat med 5,1 procent ca 0,4 Mkr. Kostnaderna har ökat med 11,5 Mkr (6,2 procent) under perioden. Löner och arvoden har ökat med 7,2 Mkr (5,6 procent). Verksamheten kring ensamkommande barn står för den största ökningen och drivs nu med full bemanning jämfört med 2012 samma period. Personalkostnaderna för ensamkommande barn motsvarar 3,2 Mkr under perioden jämfört med 1,6 Mkr föregående år samma period. Inom LSS däremot har personalkostnaderna minskat med drygt 1,0 Mkr vilket till viss del beror på att assistans övergått till köp av avlastningsplats och korttidsvistelse. Personalkostnaderna inom hemtjänsten har ökat med 4,1 Mkr vilket förklaras av volymökningar av biståndsbedömda timmar. För helåret prognostiseras ett underskott på 3,0 Mkr. Avvikelser mot budget finns främst inom äldreomsorgen. Ett arbete pågår sedan en tid tillbaka inom flera områden, för att få en budget i balans. Resultaträkning (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Intäkter 35 796 35 939 49 746 Kostnader -31 851-32 867-46 846 Periodens resultat 3 945 3 072 2 900 Högre kostnader än året innan beror främst på ökade kapitalkostnader. Det prognostiserade överskottet på 2,9 Mkr beror till stor del på att underhållsarbetet på ledningsnätet inte når upp till budgeterad nivå. 4
Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Resultaträkning (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Intäkter Kostnader Nettokostnad -34 901-35 745-44 302 Kommunbidrag 30 300 30 628 40 837 Periodens resultat -4 601-5 117-3 465 Nettokostnader i tabellen utgörs av Sotenäs kommuns preliminära ersättningar till Lysekils kommun. Av det prognostiserade underskottet på 3,5 Mkr beror 2,0 Mkr på att Sotenäs kommuns budget inte är anpassad till överenskommelsen med Lysekils kommun om nämndens totala budget. Övrigt underskott beror på att planerade sparåtgärder i verksamheten inte får fullt genomslag under 2013. Utbildningsnämnden Resultaträkning (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Intäkter 7 128 6 990 8 953 Kostnader -102 543-108 354-146 830 Nettokostnad -95 415-101 364-137 877 Kommunbidrag 98 430 102 280 137 877 Periodens resultat 3 015 916 0 Årets intäkter är något lägre än intäkterna samma period året innan, vilket främst beror på lägre interkommunala ersättningar innevarande år än 2012, samt erhållen ersättning för skolskjutsar och projektbidrag under 2012 som inte förväntas komma under 2013. Årets ökade kostnader jämfört med föregående år beror i huvudsak på högre personalkostnader, till följd av avtalsenliga löneökningar, och högre interna lokalhyror än 2012. Högre hyra för nya idrottshallen har kompenserats i budget genom justering av ram. Prognosen för helåret tyder på ett resultat i nivå med budget. Byggnadsnämnden Resultaträkning (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Intäkter 4 231 5 403 Kostnader -7 911-9 872 Nettokostnad -3 680-4 469 Kommunbidrag 2 721 3 629 Periodens resultat -959-840 Lägre intäkter än budgeterat inom planverksamheten svarar för större del av det prognostiserade underskottet. Miljönämnden i mellersta Bohuslän Resultaträkning (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Intäkter 6 573 7 990 Kostnader -6 674-9 687 Nettokostnad -101-1 697 Kommunbidrag 466 1 397 Periodens resultat 365-300 Prognosen för miljöenheten pekar på ett underskott om 0,3 Mkr, vilket för Sotenäs del innebär ett underskott motsvarande 0,1 Mkr. Anledningen till underskottet är lägre intäkter än budgeterat för tillsynsarbetet. Övriga nämnder Nettokostnader (tkr) Bokslut 1209 Bokslut 1309 Prognos 2013 Kommunfullmäktige -492-616 -765 Revision -249-437 -567 Valnämnd -16-17 -25 Överförmyndare -601-641 -712 Nettokostnad -1 358-1 711-2 069 Kommunbidrag 1 468 1 552 2 069 Periodens resultat 110-159 0 För helåret beräknas ett resultat i nivå med budget för samtliga verksamheter. 5
Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll 2013-10-30 125-148 KS 147 KA 2013/642 Skattesats 2014 Kommunfullmäktige fastställde i juni budgetramar på nämndsnivå, flerårsplan, investeringsbudget och mål för 2014. I november presenterar nämnder och utskott styrande verksamhetsmål och internbudget för kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige skall under november fastställa utdebitering (skattesats) för budgetåret 2014. Beslutsunderlag Tf ekonomichefens tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2013-10-16 179 Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar att skattesatsen för år 2014 är oförändrad och fastställs till 21,31 procent. Skickas till Kommunfullmäktige Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 27(28)
Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll 2013-10-16 171-193 KSAU 179 KA 2013/642 Skattesats 2014 Kommunfullmäktige fastställde i juni budgetramar på nämndsnivå, flerårsplan, investeringsbudget och mål för 2014. I november presenterar nämnder och utskott styrande verksamhetsmål och internbudget för kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige skall under november fastställa utdebitering (skattesats) för budgetåret 2014. Beslutsunderlag Tf ekonomichefens tjänsteutlåtande Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunfullmäktige beslutar att skattesatsen för år 2014 är oförändrad och fastställs till 21,31 procent. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 10(24)
Kommunstyrelsens förvaltning Tf Ekonomichef Telefon: 0523-66 45 62 E-post: jorgen.karlsson@sotenas.se Datum Tjänsteutlåtande Kommunfullmäktige Dnr XX 2012/XX Sida 1(1) Skattesats 2014 Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige fastställde i juni budgetramar på nämndsnivå, flerårsplan, investeringsbudget och mål för 2014. I november presenterar nämnder och utskott styrande verksamhetsmål och internbudget för kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige skall under november fastställa utdebitering (skattesats) för budgetåret 2014. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att skattesatsen för år 2014 är oförändrad och fastställs till 21,31 procent. Skickas till Kommunfullmäktige Mats Ove Svensson Kommunchef Jörgen Karlsson Tf Ekonomichef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se
Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll 2013-10-09 112-124 KS 112 KA 2013/109 Lönesamverkan i Munkedals, Lysekils och Sotenäs kommuner De fem kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Kommunfullmäktige beslutade 2011-11-24 att uppdra åt kommunchefen att under 2012 skapa en överenskommelse som reglerar samarbetet inom områdena IT, Miljö och Lön. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden; IT-drift, Miljösamverkan samt lönefunktionen. IT-samverkan är satt i drift genom en gemensam nämnd i Lysekils kommuns organisation. Miljösamverkan har fått sin placering i Sotenäs, medan lönefunktionen får sin bas i Munkedal. Det nu aktuella förslaget innebär organisatoriskt samgående mellan löneenheterna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs. Nyttan av samgåendet ska ge minskad sårbarhet, högre kompetens, bättre resursutnyttjande och på sikt att leda till effektivitetsvinster. I bifogad utredning sammanfattas följande områden: Löneadministration (löpande lönehantering inklusive intyg) Support lönesystem Support tillämpning (ej tolkning) av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration Beredning 1. Slutrapport gemensam lönefunktion SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner) 2. Förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden 3. Förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Förändringarna sker inom nuvarande ekonomiska ramar. På sikt bör det kunna leda till rationaliseringsvinster. 2. Miljö Förändringen bedöms få marginella miljöeffekter. Möjligen kommer resandet att öka i någon mån. 3. Folkhälsa Inga effekter. 4. Facklig samverkan enligt FAS Fortlöpande information och dialog respektive kommuns samverkansorganisation Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 2(16)
Kommunstyrelsen Sammanträdesprotokoll 2013-10-09 112-124 Forts. KS 112 Beslutsunderlag Slutrapport Gemensam lönefunktion 2013-08-26 Förslag Samverkansöverenskommelse 2014-01-01 Förslag Reglemente SML kommuners gemensamma lönenämnd från 2014-01-01 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2013-09-18 159 Kommunchefens och personalchefens tjänsteutlåtande 2013-10-02 Yrkande Ronald Hagbert (M), Peter Hemlin (M), Mikael Sternemar (FP) och Britt Wall (S) föreslår bifall till kommunchefens och personalchefens förslag. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Ronald Hagberts med fleras (M) förslag och finner att kommunstyrelsen antar detta. Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar att: under förutsättning att minst en av kommunerna Munkedal och Lysekil fattar motsvarande beslut, bilda en gemensam lönenämnd samt tillhörande tjänstemannaförvaltning från och med 2014-01-01. Munkedals kommun blir värdkommun och ansvarar för processen. tillsammans med de kommuner som beslutar att bilda gemensam lönenämnd revidera de delar av samverkansavtal och reglemente för den gemensamma lönenämnden som behövs för att styrdokumenten ska vara tillämpliga. Skickas till Kommunfullmäktige Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 3(16)
Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll 2013-09-18 159-170 KSAU 159 KA 2013/109 Lönesamverkan i Munkedal, Lysekils och Sotenäs kommuner De fem kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Kommunfullmäktige beslutade 2011-11-24 att uppdra åt kommunchefen att under 2012 skapa en överenskommelse som reglerar samarbetet inom områdena IT, Miljö och Lön. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden; IT-drift, Miljösamverkan samt lönefunktionen. IT-samverkan är satt i drift genom en gemensam nämnd i Lysekils kommuns organisation. Miljösamverkan har fått sin placering i Sotenäs, medan lönefunktionen får sin bas i Munkedal. Det nu aktuella förslaget innebär organisatoriskt samgående mellan löneenheterna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs. Nyttan av samgåendet ska ge minskad sårbarhet, högre kompetens, bättre resursutnyttjande och på sikt att leda till effektivitetsvinster. I en utredning sammanfattas följande områden: Löneadministration (löpande lönehantering inklusive intyg) Support lönesystem Support tillämpning (ej tolkning) av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration Beredning Slutrapport gemensam lönefunktion SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner) Förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden Förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Förändringarna sker inom nuvarande ekonomiska ramar. På sikt bör det kunna leda till rationaliseringsvinster. 2. Miljö Förändringen bedöms få marginella miljöeffekter. Möjligen kommer resandet att öka i någon mån. 3. Folkhälsa Inga effekter. 4. Facklig samverkan enligt FAS Fortlöpande information och dialog respektive kommuns samverkansorganisation Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 2(14)
Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll 2013-09-18 159-170 Forts. KSAU 159 Beslutsunderlag Personalchefens tjänsteutlåtande 2013-09-05 Slutrapport Gemensam lönefunktion 2013-08-26 Förslag Samverkansöverenskommelse 2014-01-01 Förslag Reglemente SML kommuners gemensamma lönenämnd från 2014-01-01 Yrkande Britt Wall (S) föreslår bifall till personalchefens förslag. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Britt Walls (S) förslag och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott antar detta. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen beslutar att under förutsättning att Munkedals och Lysekils kommuner fattar motsvarande beslut, bilda en gemensam lönenämnd samt tillhörande tjänstemannaförvaltning från och med 2014-01- 01. Munkedals kommun blir värdkommun och ansvarar för processen. godkänna upprättat förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden. godkänna förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 3(14)
Kommunstyrelsens förvaltning Kommunchef Telefon: 0523-66 45 16 E-post: matsove.svensson@sotenas.se 2013-10-02 Dnr 2013/109 Sida 1(2) Lönesamverkan i Munkedal, Lysekils och Sotenäs kommuner De fem kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Kommunfullmäktige beslutade 2011-11-24 att uppdra åt kommunchefen att under 2012 skapa en överenskommelse som reglerar samarbetet inom områdena IT,Miljö och Lön. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden; IT-drift, Miljösamverkan samt lönefunktionen. IT-samverkan är satt i drift genom en gemensam nämnd i Lysekils kommuns organisation. Miljösamverkan har fått sin placering i Sotenäs, medan lönefunktionen får sin bas i Munkedal. Det nu aktuella förslaget innebär organisatoriskt samgående mellan löneenheterna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs. Nyttan av samgåendet ska ge minskad sårbarhet, högre kompetens, bättre resursutnyttjande och på sikt att leda till effektivitetsvinster. I bifogad utredning sammanfattas följande områden: Löneadministration (löpande lönehantering inklusive intyg) Support lönesystem Support tillämpning (ej tolkning) av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration Beredning 1. Slutrapport gemensam lönefunktion SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner) 2. Förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden 3. Förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Förändringarna sker inom nuvarande ekonomiska ramar. På sikt bör det kunna leda till rationaliseringsvinster. 2. Miljö Förändringen bedöms få marginella miljöeffekter. Möjligen kommer resandet att öka i någon mån. 3. Folkhälsa Inga effekter. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se
Kommunstyrelsens förvaltning Kommunchef Telefon: 0523-66 45 16 E-post: matsove.svensson@sotenas.se 2013-10-02 Dnr 2013/109 Sida 2(2) 4. Facklig samverkan enligt FAS Fortlöpande information och dialog respektive kommuns samverkansorganisation Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att: under förutsättning att minst en av kommunerna Munkedal och Lysekil fattar motsvarande beslut, bilda en gemensam lönenämnd samt tillhörande tjänstemannaförvaltning från och med 2014-01-01. Munkedals kommun blir värdkommun och ansvarar för processen. tillsammans med de kommuner som beslutar att bilda gemensam lönenämnd revidera de delar av samverkansavtal och reglemente för den gemensamma lönenämnden som behövs för att styrdokumenten ska vara tillämpliga. Mats Ove Svensson Kommunchef Maria Hemlin Personalchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn 0523-66 40 00 fax: 0523-66 45 09 info@sotenas.se www.sotenas.se
Gemensam lönefunktion SML För Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner Slutrapport 2013-08-26 Utredning om gemensam löneenhet SML är utförd på uppdrag av kommuncheferna i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. Förslaget innebär ett samgående fr.o.m. 140101, med Munkedals kommun som värdkommun. 1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Bakgrund...3 2. Syfte...3 3. Förberedelser inför samgåendet...3 3.1 Projektorganisation...4 3.2 Andras erfarenheter av lönesamverkan...4 4. Lönefunktionens verksamhetsområde...5 4.1 Kartläggning av arbetsuppgifter för löneassistent...6 4.2 Kartläggning av uppgifter för systemförvaltare...9 4.3 Budget 2013...9 5. jämförelser...10 5.1 Jämförelse med lönesamverkan FAHNS...11 5.2 Jämförelse med Västra Götalandsregionen (VGR)...12 6. Förslag...13 6.1 Organisation...13 6.2 Verksamhet - avgränsningar...13 6.3 Bemanning...15 6.4 Budget 2014 på en övergripande nivå...15 Fördelningsnyckel...16 systemkostnader...16 6.5 Uppföljning under 2014...17 6.6 Höstens arbete...17 Bilagor...17 1. Vem gör vad...17 2. Riskbedömning vid verksamhetsförändring...17 2
1. BAKGRUND De 5 kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden: IT-drift, miljösamverkan samt lönefunktionen. Den här rapporten berör samgåendet av lönefunktionerna i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. Tillsammans med förslag till samverkansavtal och reglemente utgör detta ett beslutsunderlag. Enligt uppdragsbeskrivningen daterad 130227 ska projektledaren slutföra påbörjad utredning om lönesamverkan. Förutsättningar som gavs är att ett gemensamt lönekontor bildas fr.o.m. 140101 och att Munkedals kommun ska vara värdkommun. Det innebar således att personalchefen i Munkedals kommun ansvarar för rekrytering av lönechef. Kommunerna har upphandlat ett gemensamt lönesystem och har samverkat under såväl upphandlingen som införandet. Detta förde med sig att kommunerna fr.o.m. 120401 har en gemensam databas. Gentemot leverantören är kommunerna en kund som betecknas SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner). Av den anledningen används i utredningen arbetsnamnet Lönesamverkan SML gemensam löneenhet i mellersta Bohuslän. Tidplan 2013 I augusti ska beslutsunderlaget vara klart. Samverkan inför politiskt beslut ska ske i respektive kommun. Personalcheferna har ansvaret för att så sker. I september oktober ska beslutsunderlagen upp för politiska beslut i respektive kommun. I november ska all personal som har ett anställningsförhållande vid berörd enhet i Lysekil och Sotenäs, erbjudas verksamhetsövergång enligt Lag om anställningsskydd (LAS, 1982:80) 6b. Under hela hösten förbereds samgåendet med olika aktiviteter. Detta planeras tillsammans med chefen för den gemensamma lönefunktionen. 2. SYFTE Syftet med ett samgående är att uppnå minskad sårbarhet och effektivare arbetssätt. Med lönesamverkan kommer sårbarheten minska, och genom att standardisera arbetssätt med gemensamma rutiner kommer effektiviteten att öka. På sikt bör detta kunna leda till rationaliseringsvinster. Hur stora dessa kan bli beror till stor del på hur mycket de olika kommunerna är beredda att standardisera sina egna regler, rutiner, blanketter och arbetssätt. 3. FÖRBEREDELSER INFÖR SAMGÅENDET 3
Februari 2013 bildades en projektorganisation som i olika grad och i olika hänseende bidragit till förberedelserna. Berörda medarbetare har haft flera arbetsmöten under våren. Andras erfarenheter av lönesamverkan har också varit en viktig kunskapskälla i utredningen. 3.1 PROJEKTORGANISATION Organisationen har bestått av styrgrupp, arbetsgrupp och referensgrupp. Delrapporter har skickats till alla i projektet 130312 samt 130513. Styrgrupp kommuncheferna Referensgrupp Medarbetare Arbetsgrupp Personal- lönechefer samt projektledare Referensgrupp Fackliga organisationer i respektive kommun Referensgrupper: Medarbetarna har haft utvecklingsdagar i 130304 05, 130408 samt 130603. Under dessa tillfällen har medarbetarna beretts tillfällen att diskutera och resonera om upplägg av den tilltänkta gemensamma lönefunktionen. På så sätt har referensgruppen bidragit till utredningen med värdefull input. Nuvarande systemförvaltare har träffats 130411 för att genomlysa vilka arbetsuppgifter som ingår i befattningen. När det gäller samverkan med de fackliga organisationerna i respektive kommun, så har ansvaret legat på respektive personalchef att föra dialog och informera under hela utredningsprocessen. Arbetsgrupp: Arbetsgruppen har haft möten 130424 och 130513. Mötet i mars blev inställt men ersattes av frågor som skulle besvaras skriftligt av personalcheferna. Lysekil har varit representerat vid ett tillfälle (130424) via telefon. Styrgrupp: 130227 hade kommuncheferna genomgång av uppdraget och förutsättningar. 130603 träffas både referensgrupp, arbetsgrupp och styrgrupp på Hensbacka för att skapa en gemensam målbild av uppdraget och bemöta frågor om vilka beslut som fattats i respektive kommun. Kommunchefen i Lysekil hade förhinder men ersattes av Ola Ingevaldson, administrativ chef i Lysekils kommun. 3.2 ANDRAS ERFARENHETER AV LÖNESAMVERKAN 4
Under projekttiden har det inhämtats information från andra kommuner och en region (Västra Götaland), som genomfört sammanslagning av lönefunktioner. Referenstagning har skett såväl genom telefonintervjuer som genom besök och inläsning av material (rapporter, uppföljningar, utvärderingar mm). 4. LÖNEFUNKTIONENS VERKSAMHETSOMRÅDE För att kunna föreslå en hållbar och effektiv organisation krävs det en kartläggning av de nuvarande arbetsuppgifterna på lönekontoren i de berörda kommunerna. Löneadministration har under de senaste åren genomgått stora förändringar. Genom självservice har de traditionella arbetsuppgifterna omvandlats till att ge support i såväl lönefrågor som systemfrågor. Kommunerna hade kommit olika långt i införandet av självservice, när det gemensamma lönesystemet Heroma startades upp 120401. Munkedals kommun införde självservice år 2001, Sotenäs kommun hade delvis övergått till självservice, medan Lysekils kommun nästan inte hade någon självservice. Alla tre kommuner har haft en mycket arbetsintensiv period vid det gemensamma införandet, men det har varit extra tufft för Lysekils kommun som utifrån det nya lönesystemets självservicekoncept fått förändra sitt arbetssätt mest. Gemensamma utbildningar under införandeprocessen har inneburit besparingar i såväl arbetsinsats som i kostnader. Under tiden 120401 130331 utbetalade de tre kommunernas lönefunktioner nästan 685 miljoner kronor (exklusive skatt och arbetsgivaravgifter)och hanterade c:a 4500 utbetalda lönespecifikationer i snitt per månad. Dessa utbetalningar administrerades av 13,4 årsarbetare. 120401 130331 Snitt per månad Antal löner 1 54 000 4 500 Utbetalt belopp 2 684 795 768 57 066 314 Kommun Befattning Ssgr Sotenäs Assistent 100 Assistent 100 Löne/systemförv 100 Personalchef 3 30 Munkedal Löneassistent 90 Löneassistent 90 Lönehandläggare 100 Lönechef 50 Systemförvaltare 50 Lysekil Lönehandläggare 80 Lönehandläggare 100 1 Uppgifter tagna ur Heroma lönesystem 130401 2 Utbetalt belopp, exklusive skatt och arbetsgivaravgifter 3 Sotenäs har ingen lönechef. Motsvarande uppgifter ingår i personalchefens roll. 30 % är uppskattad andel av utifrån Munkedals och Lysekils lönechefsanställningar 5
Lönehandläggare 100 Lönehandläggare 100 Lönehandläggare 100 Systemförvaltare 50 Lönechef 100 Årsarbetare 13,40 4.1 KARTLÄGGNING AV ARBETSUPPGIFTER FÖR LÖNEASSISTENT Kommunerna har olika titlar för löneassistenten, men tjänsteinnehållet är snarlika i alla tre kommuner. Befattningen löneassistent innefattar såväl lönehandläggare, personalassistent och löneassistent. Övergång till Källrapportering (självservice) innebär att man inte längre lämnar skriftliga ansökningar och tjänstgöringsrapporter som sedan skulle matas in manuellt av lönekontoret. Idag sker såväl sjukanmälningar, ledighetsansökningar och eventuella tillägg i mycket stor utsträckning direkt i datorn. Genom att chefen beviljar hamnar rapporten direkt in för löneutbetalning. Manuell registrering Självservice rutin Medarbetaren fyller i tidrapport eller ledighetsansökan Medarbetaren registrerar avvikelser eller söker ledigt i Självserviceprogrammet Personalredogörare kontrollerar och kompletterar Personalredogörare eller motsvarande tillstyrker Chefen attesterar Chefen godkänner eller avslår. Lönekontoret kontroller, kodar och förbereder registrering Lönekontoret inhämtar kompletteringar från at, personalredogörare eller chef Lönekontoret registrerar avvikelserna i löneprogrammet Rollen som löneassistent är - och fortsätter att vara- en kvalificerad administrativ tjänst. En löneassistent måste ha förmågan att hantera olika praktiska lönefrågor från anställda samt vara en pedagog mot beslutsfattare på olika nivåer. Den nya löneassistenten får genom den tekniska utvecklingen rollen som expert. Istället för att kontrollera inkomna underlag och manuellt mata in uppgifter ska löneassistenten se till att alla medarbetare och chefer utbildas och får support i lönerapporteringen. Löneassistenten måste arbeta proaktivt, utbilda i förebyggande syfte, för att rätt lön ska utbetalas. 6
Löneassistenten är idag experten på såväl avtalstillämpning som lönesystemet, inkluderat systemets alla integrationer. Löneassistenten är också en viktig bärare av de avtal, policy, regler och rutiner som verksamheten ska följa. Detta ska förmedlas ut i verksamheten genom ett konsultativt arbetssätt det är dock chefen som är ansvarig och chefen som fattar eventuella beslut. NUVARANDE ARBETSUPPGIFTER 4 PÅ LÖNEKONTOREN SML Anställningsbevis Nyanställning Systemhantering Heroma Förändrad anställning Avslut Behörighet, lösenord Winlas Pension Marakanda (fakturor) Timrapportering Inskickade rapporter Ekonomisystem Schema Lägga in Kontroller Signallistor Arvoden Förtroendevalda Bevakningslistor Kontaktpersoner Uppdragstagare Semester Retroberäkningar Tillägg/avdrag Rese-ersättning, traktamente Beredskap OB, jour och beredskap Utmätningar Sparade semesterdagar Bokföring och avstämning Kostavdrag Bokföring Arbetsgivaravgifter Dagbarnvårdare underlag Skattedeklaration Semesterdagar i pengar Frånvaro Hel/partiell Kronofogden Utbildning och information Chefer och medarbetare Arkivering Tjänstgöringsrapporter Felrapportering, rättningar Frånvaro Personalakter Retrokörning Lönelistor Lag och avtal, tillämpning LAS Extrautbetalningar AFA Skuldhantering Möte, utbildn APT Omkonteringar Fel tillägg, avdrag Fel frånvaro AB Sjuklön Föräldraledighet Support, system och avtal Telefon, mail och Kontrolluppgifter Samverkan Utbildningar Övriga uppgifter Fakturor Förändringar i lag och avtal Postsortering Måltidskuponger Friskvårdskort Miljöbilar chefer och anställda besök 25-årsuppvaktning Intyg och rapporter Arbetsgivarintyg Pensionsadm Ansvara för anst uppgifter Tjänstgöringsintyg Försäkringskassan Statistik AMOS (lön och anställningstid) Redovisa till KPA och Skandia Ansökan och beslut om pension Beställa förhandsberäkning 4 Arbetsuppgifter framtagna av medarbetare och personalchefer i Sotenäs och Munkedals kommun 7
Årsredovisningsuppgifter Avstämning AFA Kronofogden KPA och Skandia 8
4.2 KARTLÄGGNING AV UPPGIFTER FÖR SYSTEMFÖRVALTARE I samband med avtalsskrivningen har respektive kommun förbundit sig att kunna leverera motsvarande 0,5 systemförvaltare per kommun. Uppgiften 5 innebär att: ansvara för att utnyttja och utveckla systemets möjligheter kopplat till olika PAprocesser (LAS, pension, rehabilitering, utdata mm) utnyttja och utveckla systemet kopplat till löneutbetalning ansvara för felrapportering och eventuella åtgärder för att lösa problemen, identifiera och prioritera förbättringsområden inom systemet och dess processer testköra nya versioner och identifiera eventuella problem handleda och utbilda chefer och personalredogörare ansvara för uppgraderingar och implementering administrera organisationsträd och behörigheter ansvara för flödesprocesser i systemets olika delar vara kontaktytan mellan systemanvändare, IT och systemleverantören Det har visat sig att systemförvaltningen för Heroma är mer omfattande än vad som förutsetts. Under första året har det ofta krävts att kommunerna fått köpa konsultstöd för löpande driftskörningar. Det pågår en diskussion/förhandling med leverantören om utökat driftstöd. Detta kan påverka systemförvaltarrollen. Denna process kommer att bli klar senare i höst. 4.3 BUDGET 2013 Här anges månadslön 6, semesterlön samt arbetsgivaravgifter för 2013. Totalen hamnar på 6 164 515 kr. Kommun Befattning Ssgr Heltidslön Faktisk lön exkl PO Semers inkl PO Summa Sotenäs Assistent 100 22 940 22 940 275 280 4 680 110 584 390 544 Assistent 100 23 140 23 140 277 680 4 721 111 548 393 949 Löne/systemförv 100 27 800 27 800 333 600 5 671 134 012 473 283 Personalchef 30 44 700 13 410 160 920 2 736 64 644 228 300 Munkedal Löneassistent 90 23 000 20 700 248 400 4 223 99 786 352 409 Löneassistent 90 23 050 20 745 248 940 4 232 100 003 353 175 Lönehandläggare 100 25 300 25 300 303 600 5 161 121 961 430 722 Lönechef 50 36 000 18 000 216 000 3 672 86 770 306 442 Systemförvaltare 50 36 000 18 000 216 000 3 672 86 770 306 442 Lysekil Lönehandläggare 80 21 700 17 360 208 320 3 541 83 685 295 547 Lönehandläggare 100 24 700 24 700 296 400 5 039 119 068 420 507 Lönehandläggare 100 25 050 25 050 300 600 5 110 120 756 426 466 Lönehandläggare 100 25 700 25 700 308 400 5 243 123 889 437 532 Lönehandläggare 100 26 350 26 350 316 200 5 375 127 022 448 598 Systemförvaltare 50 27 200 13 600 163 200 2 774 65 560 231 534 Lönechef 100 39 300 39 300 471 600 8 017 189 449 669 066 Summa 1340 362 095 4 345 140 73 867 1 745 508 6 164 515 5 Framtaget av personcheferna i Sotenäs och Munkedals kommuner 6 Uppgifter framtagna ur lönesystemet Heroma 130701 9
Utöver redovisade personalkostnader tillkommer sedvanliga kostnader för lokaler, städ, telefon, dator, kontorsmaterial, kompetensutveckling osv. För 2013 är detta budgeterat till 73 075 kr per anställd i Munkedals kommun. Konto Budget 2013 Per anställd 58100 KURS O KONFERENSAVG 25000 6250 65100 ALLM KONTORSMATERIAL 1800 450 65500 TRYCKSAKER 2000 500 67943 INTERN HYRA FORUMS BILAR 4300 1075 68101 INTERN ADM DATOR OBL MP 35100 8775 68110 TELEAVG FAST TELEFONI 13000 3250 68120 SAMTALSKOSTNADER 7000 1750 70500 RESEKOSTNADER 4100 1025 LOKALER 160000 40000 STÄD 40000 10000 Totalt 73075 Kolumnen Budget 2013 är de budgeterade kostnader för de 4 anställda på löneenheten i Munkedal. 5. JÄMFÖRELSER Samverkansprojekt som pågått under några år lyfter fram följande fördelar med samverkan: Större volymer lättare att jobba effektivt Gemensamma utbildningsinsatser ger lägre kostnader Täcka upp för varandra vid frånvaro blir lättare Bättre säkerhet med fler systemförvaltare Kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet på sikt genom enhetliga och mer effektiva arbetssätt och rutiner. Kvalitetssäkring genom ökad kompetens försörjning och bemanning ger större möjligheter till utveckling av processer och arbetsmetoder. Lägre system- och konsultkostnader tre kommuner är en kund Vid kontakter med andra lönesamverkanskommuner verkar antal producerade löner per årsarbetare och månad vara ett mått som flitigt används. Följande uppgifter är från motsvarande utredning som gjordes av Tanums kommun år 2012: Lönekontor Löner/åa 7 och månad Mariestad, Töreboda; Gullspång 418 Syd Närke 400 Köping, Arboga, Kungsör 281 Västmanland-Dalarna 592 Tanum (samverkar ej) 485 7 åa= årsarbetare 10
Antal producerade löner i dessa samverkansexempel var mellan 281 592 per månad och årsarbetare. Vid jämförelse med SML (Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner) tycks löneadministrationen vara ganska effektiv redan idag. I genomsnitt produceras 444 löner per månad och löneassistent. Antal löner Löneassistent Löner/löneass o månad Sotenäs 1197 2,5 479 Munkedal 1377 2,8 492 Lysekil 1908 4,8 398 Totalt 4482 10,1 Genomsnitt SML 444 Erfarenheterna från de som gjort sammanslagningar är att samgåendet resulterat i en effektivisering och att besparingar kan göras på sikt. Detta kan dock ske först när rutiner, blanketter och regler är standardiserade. Det har visat sig att denna process tar tid och man bör räkna med minst 2-3 år innan eventuella besparingseffekter kan uppstå. Nedan följer två exempel på samverkansprojekt som på sikt effektiviserat sin löneadministration. 5.1 JÄMFÖRELSE MED LÖNESAMVERKAN FAHNS Sammanslagning av lönefunktionen för Fagersta, Avesta, Hedemora, Norberg och Skinnskatteberg (förkortas FAHNS)skedde 070101. Syftet var att minska sårbarheten i kompetens och utveckla arbetsinnehållet. Kommunerna FAHNS utbetalar 8756 löner i snitt per månad (130101). Lönesamverkan FAHNS verksamhet motsvarar det som Sotenäs, Munkedals och Lysekils lönekontor beskrivit att de gör idag (se sidan 7). Samverkan FAHNS har pågått i drygt 6 år och personalstyrkan har minskat från 24,8 till 19,0 årsarbetare. FAHNS Motsvarande 4500 löner SML idag Lönechef 1,0 1,0 1,8 Systemförvaltare 3,0 1,5 1,5 Löneassistent 8 15,0 7,7 10,1 Summa 19,0 10,2 13,4 Antal löner 8756 4500 4482 Antal löner/löneass 584 584 444 Om FAHNS produktivitet omvandlas till 4500 löner per månad i snitt (som kommunerna SML producerar) krävs det 7,7 löneassistenter. Detta ska då jämföras med SML:s bemanning på 10,1 löneassistenter. Enligt uppgift från projektledaren FAHNS har personalminskning skett först när gemensamma rutiner, arbetssätt och blanketter är framtagna. I detta exempel har personalminskningen skett i etapper från 2009 fram tills idag (130630). Enligt tabellen ovan producerar kommunerna FAHNS 584 löner per månad och löneassistent medan SML gör runt 8 Löneassistentens uppgifter innefattar pensionsadministration, redovisning, WinLas, utbildning mm 11
444 löner per månad och löneassistent. Detta indikerar att det kan finnas möjlighet att ytterligare effektivisera löneadministrationen i våra kommuner. 5.2 JÄMFÖRELSE MED VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN (VGR) Västra Götalandsregionen har valt en annan uppdelning av sin personal. Ungefär 70 % arbetar med löneadministrationen, medan ungefär 30 % av anställda lönehandläggare ger support, utbildar samt informerar om systemet. Totalt arbetar 134 årsarbetare med att få ut 51000 löner per månad. Då ingår 20 personer som är extraanställda för införandeprocessen, som påbörjades 2009 och fortfarande pågår. Med nuvarande resurser är SML effektivare än regionen (444 löner per månad och löneassistent jmf med 405 för VGR). Om extrapersonalen exkluderas så är regionen något effektivare (481 löner per månad och löneassistent jmf med 444 för SML). VGR Motsvarande 4500 löner SML idag årsarb Lönehandläggare och support 100 8,8 10,1 Extrapersonal införande 20 1,8 0,0 Pension 6 0,5 0,0 Inkl extrapersonal 126 11,1 10,1 Löner/löneass (inkl extra personal) 405 444 Lönehandläggare och support 100 8,8 10,1 Pension 6 0,5 0,0 Exkl extrapersonal 106 9,4 10,1 Löner/löneass (exkl extrapersonal) 481 444 Regionens erfarenhet av arbetsuppgifts uppdelning (support respektive lönehandläggning) är att både de som bara gör lön, och de som bara supportar tappar i kompetens. Det blir svårigheter att ge support om man inte arbetar med löneutbetalning, och det blir svårigheter att betala ut lönen genom att man inte får frågorna och uppmärksammar eventuella felhanteringar. Arbetsuppgifterna hänger ihop precis så som de hanteras i våra kommuner idag. Även denna jämförelse visar att det finns utvecklingspotential i löneadministrationen. Men även Västra Götalandsregionens lönechef påpekar att det tar tid att få fram gemensamma rutiner och arbetssätt. För VGR startades detta förändringsarbete upp år 2009 och det pågår fortfarande. Men verksamheten har succesivt effektiviserats och inneburit allt lägre kostnader för löneutbetalningen. 12