Årsredovisning för år 2006. Verva, Verket för förvaltningsutveckling

Årsredovisning för år 2006 Verva, Verket för förvaltningsutveckling

1 FÖRORD...5 2 FÖRVALTNINGSUTVECKLING...9 2.1 FÖRVALTNINGSUTVECKLING I SVERIGE OCH ANDRA LÄNDER...9 3 VERVA, VERKET FÖR FÖRVALTNINGSUTVECKLING...13 3.1 ORGANISATION...13 3.2 PERSONAL...13 3.2.1 Personalsammansättning...14 3.2.2 Kompetensanalys och kompetensplanering...14 3.2.3 Genomförda kompetensutvecklingsinsatser...15 3.2.4 Arbetsmiljö och hälsa...16 3.2.4.1 Sjukfrånvaro...16 3.2.5 Jämställdhet och mångfald...17 3.2.6 Åldersbalans...17 3.2.7 Mål för åren 2007 2009...18 3.3 EXTERN KOMMUNIKATION...19 3.3.1 Kännedomsmätning...19 3.3.2 Verva på turné...19 3.3.3 Webb...20 3.4 INTERNT UTVECKLINGSARBETE...20 4 POLITIKOMRÅDET EFFEKTIV STATSFÖRVALTNING...21 4.1 VERKSAMHETSOMRÅDE STYRNING, LEDNING OCH VERKSAMHETSUTVECKLING21 4.1.1 Verksamhetsgrenar...21 4.2 MÅLUPPFYLLELSE...22 5 EKONOMI...25 5.1 UNDANTAG OCH BEDÖMNINGAR...25 5.2 KOSTNADER OCH INTÄKTER...25 5.3 GRUNDER FÖR REDOVISADE BERÄKNINGAR...27 6 STATSFÖRVALTNINGENS UTVECKLING...29 6.1 ELEKTRONISKA TJÄNSTER...29 6.1.1 Att driva på utvecklingen av elektroniska tjänster...29 6.1.2 Att driva på användningen av elektroniska tjänster...30 6.1.3 Att följa och redovisa utvecklingen och effekterna av elektroniska tjänster i statsförvaltningen...31 6.1.4 Arbetet inom Europeiska unionen...32 6.2 FÖRESKRIFTER, SAMVERKAN OCH SAMHÄLLS- OCH RÄTTSINFORMATION...33 6.2.1 Föreskrifter...34 6.2.2 Samverkan...35 6.2.3 Samhälls- och rättsinformation...35 6.3 E-LEGITIMATIONER...36 6.4 VERKSAMHETSUTVECKLING OCH STRATEGISK KOMPETENSFÖRSÖRJNING...37 6.4.1 Verksamhetsutveckling...37 6.4.2 Strategisk kompetensutveckling...38 6.5 VERVAS JÄMSTÄLLDHETSPERSPEKTIV I UTVECKLINGSINSATSER...40 6.6 SAMVERKAN MED FORSKARVÄRLDEN...41 7 KOMPETENSSTÖD I STATSFÖRVALTNINGEN...43 7.1 FÖRVALTNINGSPOLITISKA UTBILDNINGSPROGRAM...43 7.1.1 Ledningskompetens...43 7.1.2 Grundläggande förvaltningskunskap...44 7.1.3 Arenor och nätverk...45 3

7.1.4 Övertagna uppdrag från tidigare verksamheter...46 7.1.5 Projekt om bemötande...47 7.2 EKONOMI- OCH EU-UTBILDNINGAR...47 7.2.1 Ekonomiutbildningar...47 7.2.2 EU-utbildningar...49 7.2.3 Utbytestjänstgöring...51 7.2.4 Concours...51 8 IT-UPPHANDLING...53 8.1 VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR...53 8.2 GENOMFÖRDA UPPHANDLINGAR OCH FÖRSTUDIER...53 8.2.1 Överprövningar av Vervas IT-upphandling...54 8.3 RAMAVTALEN...55 8.3.1 Användning av ramavtal...56 8.3.2 Beräknade besparingar...57 9 FINANSIELL REDOVISNING...59 9.1 RESULTATRÄKNING...59 9.2 BALANSRÄKNING...60 9.3 ANSLAGSREDOVISNING...62 9.4 TILLÄGGSUPPLYSNINGAR OCH NOTER...63 9.5 SAMMANSTÄLLNING ÖVER VÄSENTLIGA UPPGIFTER...71 10 ORDLISTA...72 4

1 Förord Verket för förvaltningsutveckling, Verva ska genom sitt arbete utveckla en enklare förvaltning till nytta för medborgare och företag. Utvecklingen mot det som kallas e-förvaltning är också en del av EU:s strategi. I den definieras e-förvaltning som användningen av informations- och kommunikationsteknik i offentlig sektor i kombination med organisationsförändringar och ny kompetens hos personalen. Det är utifrån den kombinationen Verva har i uppdrag att verka. Verva bildades den 1 januari 2006 och under detta första år har arbetet till stora delar utgått från den verksamhet och de uppgifter som tagits över från andra myndigheter. Under året har dock Vervas arbete utvecklats mer mot den inriktning som regeringen numera gett myndigheten genom regleringsbrevet för år 2007. Vervas medarbetare har med gott resultat utfört ett omfattande arbete för att leverera utifrån myndighetens uppdrag och uppgifter. Regeringens inriktning för den fortsatta utvecklingen av e-förvaltningen för ökad enkelhet och rättssäkerhet med Verva som samordnare kommer att innebära en stor utmaning för myndigheten under kommande år. Det gäller även Vervas uppgift att bidra till utvecklingen av en kompetent förvaltning som inger förtroende. För att underlätta läsningen av årsredovisningen finns en ordlista i slutet med förklaringar till ett antal begrepp som används i Vervas verksamhet. Året i sammanfattning Under Vervas första verksamhetsår har ett hårt arbete utförts med att utveckla allt det som ligger i en myndighets ramverk och att skapa riktlinjer och rutiner för att svara mot alla de krav som ställs på en statlig myndighet. Detta är ett arbete som fortsätter under kommande år. Viktiga instrument i Vervas verksamhet är myndighetens föreskriftsrätt för elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheter, vägledningar för att främja och driva på e-förvaltningens utveckling samt upphandlingar av IT för hela den offentliga sektorn men också stöd för att köpa in och använda tekniken. Vad gäller kompetensen hos statsförvaltningens medarbetare fokuserar Verva på den strategiska kompetensförsörjningen. Här utarbetar myndigheten modeller samt utvecklar och tillhandahåller utbildningar av gemensam karaktär för förvaltningen men även anpassade utbildningar. Ytterligare ett viktigt verktyg i Vervas arbete är att öka samverkan inom den offentliga förvaltningen men också mellan förvaltningen och näringslivet. 5

Vervas uppgifter och arbetssätt ställer krav på dialog och förankring med ett stort antal aktörer. Därför har en viktig del av arbetet under år 2006 varit att utveckla och strukturera nya samverkansformer. Detta har bland annat inneburit en reducering av antalet övertagna samverkansformeringar men också att tre viktiga samverkansgrupper skapats, en vardera med representanter för myndigheter, kommuner och landsting samt för näringslivet. Grupperna ska fungera som diskussions- och beredningsforum inför Vervas beslut om föreskrifter och vägledningar men också kunna bidra i diskussioner om strategiska frågor. En särskild konsekvensanalysgrupp har bildats för att säkerställa samverkan mellan myndigheter som har ett generellt ansvar för förvaltningens informationshantering. 1 Grupperna har deltagit i Vervas arbete med myndighetens första föreskrift om standard för e-faktura. Verva har också under detta första år genomfört en turné till tretton olika städer för samtal med inbjudna representanter för myndigheter, kommuner och landsting. Syftet har varit att sprida kunskap om Vervas uppdrag men också att få en bredare bild av förvaltningsutvecklingen och förväntningarna på Verva. Mötena med kommuner och landsting har skett tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Verva har också varit en av arrangörerna av Offentliga rummet med utdelning av Guldlänken samt deltagit aktivt i den fjärde europeiska kvalitetskonferensen i Tammerfors. Arbetet inom internationella arbetsgrupper och samarbetsorgan har varit omfattande under år 2006. Deltagandet har som syfte att bland annat uppnå målet att den elektroniska förvaltningens utveckling i Sverige ska stå sig väl i jämförelse med utvecklingen inom EU. Bildandet av Verva har väckt intresse internationellt och myndigheten har informerat om uppdrag och uppgifter såväl vid internationella besök som vid egna besök utom landet. Under året har Verva i samarbete med myndigheter, kommuner och näringsliv vidareutvecklat vägledningen för 24-timmarswebben, som ger riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster i offentlig sektor. Webbplatsen sverige.se som Verva numera har ansvar för har förändrats under året. Den synliggör vilka e-tjänster som finns att tillgå och utgår nu utifrån ett antal livssituationer eller typer av ärenden för att underlätta medborgarnas sökande efter samhällsinformation. Webbplatsen lagrummet.se har moderniserats i design och utförande och en förstudie av möjligheterna att utveckla rättsinformationssystemet har också gjorts under året. Verva har under året redovisat ett stort antal rapporter till regeringen: studie av effektiviseringsmöjligheter genom automatisering av ärendehandläggningsprocesser, analys av myndigheternas kompetensförsörjning och även 1 Denna grupp består, förutom Verva, av Post- och telestyrelsen, Krisberedskapsmyndigheten, Riksarkivet, Ekonomistyrningsverket och Datainspektionen. 6

av sjukfrånvaron, analys av Kriminalvårdens strategiska kompetensförsörjning, modell för analys och uppföljning av de statliga myndigheternas insatser för att öka den etniska och kulturella mångfalden, utveckling av gemensam söktjänst för statliga rapporter, vägledning för PSI-direktivet och delrapport om ökad användning av e-handel. En rapport om möjligheter att stimulera användningen av e-legitimationer i offentlig förvaltning lämnades till regeringen i februari 2006. Denna rapport ledde till att Verva fick ett särskilt uppdrag att genomföra ett treårigt program med syftet att främja en sådan användning. Verva har som ny myndighet svarat på ett flertal remisser och har också deltagit i arbetet inom Näringsdepartementets s.k. Standardiseringsutredning, vilket fortsätter under år 2007. Samtidigt med detta omfattande arbete har Verva genomfört ett stort antal utbildningsinsatser och påbörjat utvecklingen av en samlad utbildning utifrån det regelverk som gäller för statstjänstemannarollen. Myndigheten har också arbetat med att utveckla de från Regeringskansliet övertagna uppgifterna avseende utbytestjänstgöring inom Europa och concours som är uttagningsprov för dem som söker anställning i EU:s institutioner. Även dialogen och arbetet inom området för IT-upphandlingar har utvecklats under året. Två ramavtalsupphandlingar har genomförts och fem förstudier inför nya upphandlingar. Myndigheten har arbetat med förvaltning av befintliga ramavtal, stöd och rådgivning men också med utveckling av upphandlingsarbetet. Ett stort antal överprövningar har varit aktuella under året och detta har medfört ett omfattande arbete för Verva. En grundläggande uppgift för Verva är att följa utvecklingen inom förvaltningen, både internationellt och nationellt. Årsredovisningen inleds med en översiktlig beskrivning av denna utveckling. Verva har under året arbetat med en rapport om omstruktureringar i staten 2 som publicerades i början av år 2007. Under våren 2007 kommer ytterligare en rapport som bland annat kommer att ta upp det internationella perspektivet men också frågor såsom sjukfrånvaron och användningen av IT för att effektivisera den offentliga förvaltningen. Lena Jönsson Generaldirektör 2 2006/339, Organisations- och strukturförändringar i staten 7

8

2 Förvaltningsutveckling 2.1 Förvaltningsutveckling i Sverige och andra länder Nedan redovisas översiktligt Vervas iakttagelser av förvaltningsutvecklingen under de senaste åren. Verva konstaterar att de senare åren har inneburit en påtaglig koncentration av statliga myndigheter. I början av 1990-talet fanns närmare 1 400 självständiga myndigheter under regering och riksdag. De sysselsatte då 234 000 personer. År 2005 uppgick antalet myndigheter till 470 3 och antalet anställda till 208 000. De statliga myndigheterna har alltså blivit färre och större och 22 myndigheter svarade år 2005 för hela 60 procent av sysselsättningen i staten. Förklaringen till detta är en medveten strävan efter att successivt slå samman tidigare självständiga regionala och lokala myndigheter till större enheter, så kallade en-myndigheter. Förvaltningens utveckling har drivits av ökande krav på effektivisering och varit möjlig tack vare användningen av informations- och kommunikationsteknik. I kraft av den tidiga statliga IT-användningen i kombination med etableringen av nationella databaser och unika person- och företagsnummer kom Sverige att tillhöra den absoluta världseliten avseende datoriserat stöd till myndigheternas interna administrativa rutiner. På samma sätt fick Sverige en tätplats när datoriseringen av verksamheterna, riktad direkt till brukarna, tog fart genom företeelser som 24-timmarsmyndigheter och webbplatser. Parallellt med trenden mot ökad koncentration ses en tydlig trend som innebär ökade krav på lokal service till medborgare och företag. Kraven avser IT- och telefonbaserad service, men också krav på personlig service. Posten är ett av de första exemplen på att sådana servicebehov gav upphov till nya lösningar, där lokalkontoren har samlokaliserats och bemannats av exempelvis lokala butiker. Bara under de senaste åren har olika former av medborgarkontor, lokala servicecentrum och samlokalisering av statliga, men även kommunala myndigheter blivit allt vanligare. Företeelsen kan iakttas på många håll i världen, då också som lokal samverkan mellan offentliga och privata aktörer. Av budgetpropositionen för år 2007 framgår att regeringen avser att aktivt stödja utvecklingen av lokala servicekontor, bland annat för att stärka enkelhet, tillgänglighet och rättssäkerhet i förvaltningsärenden. 3 Avser antal statliga myndigheter med anställd personal med domstolarna och andra regionala myndigheter inräknade. 9

Den utveckling som nu pågår tar sikte mot det som kallas e-förvaltning. E- förvaltning definieras som användning av informations- och kommunikationsteknik i offentlig förvaltning i kombination med organisationsförändringar och ny kompetens hos personalen. Syftet är att förbättra de offentliga tjänsterna och de demokratiska processerna, och att stärka den offentliga politiken. Informations- och kommunikationsutvecklingen har under senare tid skapat nya förutsättningar för att förenkla och förbättra serviceutbudets form och innehåll. Möjligheterna att integrera myndighets- och kanalöverbryggande rutiner med myndighetsinterna administrativa rutiner tas allt mer tillvara i syfte att öka effektivitet och service. Liknande utvecklingsspår återfinns i många länder. Satsningar på e-legitimation, e-handel och e-fakturor utgör viktiga inslag i övergången till e-förvaltningen och återspeglas följaktligen också i planerna för förvaltningens utveckling världen över. Det uttalade syftet är att åstadkomma en enkel och rättssäker förvaltning som, i samverkan med forskning, kan stimulera tillväxt och service till enskilda medborgare och företag. Den svenska förvaltningsmodellen präglas av självständiga myndigheter med jämförelsevis stor frihet att själva utforma sin verksamhet och sitt verksamhetsstöd, allt inom ramen för den gällande lagstiftningen och med utgångspunkt i definierade mål och krav på resultat. Den svenska konstitutionella modellen präglas också av tydliga gränser mellan stat, kommun och landsting. Dessa förhållanden har utgjort grundläggande förutsättningar för utvecklingen och utformningen av dagens systemlösningar. Fokus för utvecklingen har länge varit att effektivisera varje myndighets egen verksamhet. Utvecklingen var länge okoordinerad och kraven på samverkan mellan myndigheter fick låg prioritet, i synnerhet om nyttan av gjorda investeringar uppstod utanför den egna myndighetens ansvarsområde. Ett resultat av de rådande förhållandena har också varit att systemen utformats med liten hänsyn till de standardiserade gränssnitt som är nödvändiga för att en samverkan faktiskt ska kunna åstadkommas. De befintliga systemkonstruktionerna och investeringarna bygger i stor utsträckning på lösningar inom olika myndigheter och sektorer vilket försvårar informationsutbyte och därmed effektivisering och förbättrad service. De gamla lösningarna hämmar därigenom möjligheterna att gå vidare med nya, modernare och mer serviceinriktade lösningar. Olika teknikberoende och organisationsbevarande regleringar har dock ännu större betydelse för möjligheterna att dra nytta av utvecklingen. Nämnas kan exempelvis registerlagar och lagar knutna till gammal teknik såsom PUL, dålig samstämmighet i sekretesskrav mellan olika verksamhetsdelar och sektorinriktade lagar. En klart framträdande tendens är att medlemskapet i EU märks alltmer också inom förvaltningsutvecklingsområdet. Lissabonagendan och i2010 med tydligt angivna mål och avstämningstidpunkter avspeglas i utvecklingspla- 10

ner såväl i Sverige som inom övriga EU. Vid Europeiska rådets vårmöte 2005 lanserades partnerskapet för tillväxt och sysselsättning som en ny början för Lissabonstrategin. I denna fastställs att kunskap och innovation är motorerna för hållbar tillväxt och att det är av största vikt att ett informationssamhälle byggs där alla är delaktiga. Där ska också användning av informationsteknik i den offentliga sektorn samt små- och medelstora företag och hushåll vara omfattande. Kommissionen föreslog därför en ny strategisk ram, i2010 Europeiska informationssamhället 2010 med allmänna riktlinjer för främjandet och användningen av IT i samhället. Inom ramen för denna strategi antog EU-kommissionen i april 2006 en åtgärdsplan för e- förvaltning och strategiska riktlinjer för IT-baserade offentliga tjänster för att främja offentliga tjänster som är mer öppna, tillgängliga och kostnadseffektiva. 4 Målen i åtgärdsplanen som presenterades för Telerådet i juni 2006 sträcker sig till och med år 2010. Det nyligen beslutade INSPIRE-direktivet kommer nu att införas i Sverige och ställer höga krav på samverkan mellan ett stort antal myndigheter. Direktivet är ett tydligt exempel på att integreringen i EU leder till att förvaltningen måste arbeta mera sammanhållet. Direktivet är också ett exempel på att e-förvaltningsbygget i Sverige, liksom inom EU och andra länder, kräver tydlig styrning och förmåga att driva stora och komplexa projekt. Inom dessa måste man ta hänsyn till alla olika strategiska aspekter, inte minst arkitektur för samverkan och interoperabilitet; legalt, semantiskt, organisatoriskt och tekniskt. Flera länder har i detta syfte startat ambitiösa och långsiktigt inriktade e-förvaltningsakademier. Utvecklingen av e-förvaltningen är en global företeelse. I Sverige liksom i flera andra länder noteras behovet av nya typer av ledarskap, inriktade på förändringsledning och med förmåga att förankra inåt och utåt och motivera nödvändiga förändringar. Med införandet av e-förvaltningen följer också förenklade och ändrade informationsströmmar. För att få ut effekterna av de genomförda investeringarna blir det nödvändigt med anpassningar av besluts- och organisationsstrukturer. 4 i2010 egovernment Action Plan: Accelerating egovernment in Europe for the Benefit of All{SEC(2006) 511} 11

12

Resultatredovisning 3 Verva, Verket för förvaltningsutveckling Verva bildades den 1 januari 2006. En verksamhetsövergång skedde från Statens kvalitets- och kompetensråd (KKR), delar av Statskontoret och delar av RK Kompetens inom Regeringskansliet. Samtidigt tog Verva över uppgifterna från Nämnden för elektronisk förvaltning, e-nämnden och 24- timmarsdelegationens arbete avslutades. 3.1 Organisation Verva är ett enrådighetsverk som leds av en generaldirektör, Lena Jönsson. Verva har ett råd som består av sex ledamöter: Göran Gräslund generaldirektör för Datainspektionen, Margareta Hammarberg, personaldirektör vid Regeringskansliet, Kjell Jansson generaldirektör för Statistiska centralbyrån, Peter Larsson vice VD på Sandvik AB, Agneta Norén generaldirektör för Statens pensionsverk och Peter Seipel, professor i rättsinformatik vid Stockholms universitet. Vervas råd har haft två sammanträden under året. Vervas verksamhet är under generaldirektören organiserad i fem enheter och en stab. Analysenheten följer upp och analyserar förvaltningsutvecklingen nationellt och internationellt, utformar föreskrifter samt samordnar myndighetens internationella arbete och arbetet med omvärldsbevakning. Utvecklingsstödsenheten utvecklar strategier och metoder med mera för den fortsatta utvecklingen av den elektroniska förvaltningen. Kompetensstödsenheten ansvarar för att utveckla arbetet med den strategiska kompetensförsörjningen i staten samt erbjuda utbildningar eller andra former av stöd. ITupphandlingsenheten ansvarar för att utforma villkor för att ge offentlig förvaltning tillgång till kostnadseffektiv IT både för sin verksamhet och till stöd för verksamhetsutveckling som öppnar för innovation och teknikneutrala lösningar. Administrativa enheten leder och samordnar den interna styrningen och stödet avseende ekonomi, personal, IT, intendentur, intern upphandling, juridik samt dokument- och ärendehantering. Enheten utför också uppgifter av samordnings- eller utredningskaraktär. Informationsstaben ansvarar för Vervas verksgemensamma kommunikation, såväl internt som externt. 3.2 Personal Nedan redovisas 2006 års åtgärder för att säkerställa att kompetens finns för att nå verksamhetens mål, liksom de långsiktiga målen för åren 2007 2009. Redovisningen utgår från en bred syn på vad som ingår i begreppet kompe- 13

tensförsörjning. Förutom kompetensanalys och kompetensplanering omfattas områden såsom arbetsmiljö och hälsa samt jämställdhet och mångfald. Arbetet med att utveckla Vervas strategiska kompetensförsörjning har till stor del väntat in höstens strategi- och visionsarbete samt inriktningsdirektivet för verksamhetsplaneringen som kom i den senare delen av året. Trots detta har ett flertal aktiviteter redan genomförts och påbörjats. Det strategiska arbetet med kompetensfrågorna beräknas att ta fart under år 2007. Verva bedömer att arbetet med vision och strategi, kompetensanalys och omvärldsbevakning sammantaget har skapat förutsättningar för Verva att nå verksamhetens mål på såväl kort som lång sikt. 3.2.1 Personalsammansättning Vid slutet av år 2006 hade Verva 84 anställda. Medeltalet anställda under året var 82, varav 47 kvinnor och 35 män. Verva har totalt sett en jämn könsfördelning. Antalet årsarbetskrafter var 74 och medelåldern var 49 år. Fördelningen mellan kvinnor och män i kategorierna kärn-, stöd- och ledningskompetens framgår av tabellen nedan, där man kan utläsa att könsfördelningen är ojämn inom stöd- och ledningskompetenserna. Kompetens Kvinnor Män Totalt Kärnkompetens 29 27 56 Stödkompetens 16 5 21 Ledningskompetens 6 1 7 Tabell 1. Fördelning av Vervas kompetens 2006-12-31. Sammanlagt omfattades 71 procent av medarbetarna av verksamhetsövergången från andra myndigheter medan övriga 29 procent är nyanställda. Under året har åtta anställda slutat, varav två medarbetare har gått i pension. Samtliga chefer är nyanställda liksom en stor del av stödkompetensen som successivt byggts upp under året. Däremot har rekryteringen av kärnkompetens varit något återhållsam eftersom myndigheten inte tagit ställning till vilka kompetenser som Verva behöver på längre sikt. Kortsiktiga behov av kompetens har dock tillgodosetts genom tillfälliga anställningar och inlån av medarbetare från andra myndigheter. 3.2.2 Kompetensanalys och kompetensplanering I maj 2006 genomfördes en verksövergripande kompetensanalys som involverade alla medarbetare. Arbetet finansierades delvis med medel från ESFrådet. Analysen genomfördes under två dagar och fokuserade i huvudsak på Vervas uppdrag i dag och i morgon, kompetensbehov, befintliga kompetenser och utvecklingsbehov. 14

Ett antal gemensamma baskompetensbehov identifierades för myndigheten och för de fem första bedömdes kompetensbehovet vara särskilt stort: Grundläggande EU-kunskap Verva-kunskap Samarbetsförmåga Kommunikativ och pedagogisk förmåga Förmåga att omvärldsbevaka Kunskap och förståelse för statsförvaltningen Kännedom om övrig offentlig sektor Förvaltningskunskap Projektkunskap Förmåga att söka information. Vidare genomfördes en kompetensanalys för vart och ett av Vervas insatsområden. 5 De kompetensbehov som lyftes fram delades in i tre områden: fack- och förvaltningskunskap, förhållningssätt och strategiskt tänkande. Samtidigt diskuterades även omvärldsfaktorer som påverkar insatsområdet, en SWOT-analys genomfördes och kompetensutvecklingsbehov identifierades. Med utgångspunkt från kompetensanalysen fann Verva ett behov av utbildning inom en rad områden, vilka stämde väl överens med de ovanstående baskompetenserna men också ämnen som elektronisk ärende- och dokumenthantering. En ansökan om bidrag för planerade utbildningsinsatser gjordes till ESF-rådet, som avslogs. På grund av osäkerhet om Vervas ekonomiska situation har utbildningarna därför fått anstå. Däremot har de behov som lyftes fram påverkat inriktningen i utvecklingssamtalen. Resultatet av kompetensanalysen har också använts i höstens strategiarbete. I strategiarbetes identifierades behov av utveckling och förstärkning inom områdena för analys och utredning, projektledning och projektarbete, programledning, specialister med tillämpningserfarenhet samt inom stödfunktionerna. 3.2.3 Genomförda kompetensutvecklingsinsatser De kompetensutvecklande insatser som genomförts individuellt för medarbetarna har skett inom språk, IT-juridik och delar av Officepaketet. Gruppvisa kompetensutvecklande insatser har genomförts inom omvärldsbevakning och analys, varumärkesbyggnad samt mediekunskap. 5 I Vervas verksamhetsplan för år 2006 delas varje verksamhetsgren in i olika insatsområden. 15

Ett lokalt samverkansavtal tecknades mellan parterna i början av året. Avsikten med avtalet är att ge medarbetarna inflytande över sin arbetssituation och göra dem delaktiga i verksamhetens utveckling och resultat. Samverkan är ett viktigt medel för att ta tillvara den befintliga kompetensen i det dagliga arbetet och utveckla den i takt med verksamheten. 3.2.4 Arbetsmiljö och hälsa Verva eftersträvar en arbetsmiljö där varje medarbetare ges möjlighet att kombinera arbete och privatliv för att nå balans i livet. Året som gått, med internt utvecklingsarbete och en stor efterfrågan på Vervas kompetensområden, har dock inneburit ett högt tempo och en påfrestning på medarbetarna. Verva har inledningsvis haft problem med ventilation och värme i de nya lokalerna men problemen har åtgärdats successivt under året. I maj genomfördes en ergonomigenomgång av samtliga arbetsplatser. Den resulterade i kompletteringar av individuell utrustning och hjälpmedel. Arbetsmiljöverket genomförde en inspektion under sommaren då Verva fick positiv återkoppling på de aktiviteter som genomförts och planerats. En arbetsmiljökommitté bildades under hösten och två skyddsombud har utsetts. Riktlinjer och rutiner för bland annat sjukfrånvaro och rehabilitering har också tagits fram. Företagshälsovården har varit ett viktigt stöd både i den övergripande planeringen av arbetsmiljöarbetet och för enskilda medarbetare. Förutom traditionell företagshälsovård erbjuder Verva ett personalvårdsprogram som innebär att anställda med problem som påverkar arbetsförmågan kan få hjälp och stöd i ett tidigt skede. Utöver detta sponsrar Verva friskvård med 2 000 kr per medarbetare och år. Under år 2006 har 45 procent av personalen nyttjat friskvårdssubventionen. Målsättningen är att denna andel ska öka ytterligare under år 2007. 3.2.4.1 Sjukfrånvaro Nedanstående tabell visar den totala sjukfrånvaron och andelen av den totala sjukfrånvaron som avser långtidsskrivningar, dvs. de som har varit sjukskrivna 60 dagar eller mer. Fördelningen mellan kvinnor och män liksom fördelningen i olika ålderskategorier visas också. Den totala sjukfrånvaron under året uppgår till 4,3 procent och andelen som varit långtidssjukskrivna är 67,8 procent vilket är en ganska hög andel. Kvinnorna har betydligt högre sjukfrånvaro än männen. Målet för kommande år är att den totala sjukfrånvaron inte ska överstiga 4 procent. 16

Sjukfrånvaro (%) 2006 Totalt 4,3 Andel långtidssjukskrivna 67,8 (60 dagar eller mer) Kvinnor 6,3 Män 1,4 Upp till 29 år 4,5 30 49 år 3,1 50 år och äldre 5,4 Tabell 2. Vervas sjukfrånvaro under år 2006. Jämförelsetal saknas för tidigare år. 3.2.5 Jämställdhet och mångfald Verva vill tillvarata de kvaliteter som en jämn könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Behovet av särskilda insatser inom jämställdhets- och mångfaldsområdet kommer under år 2007 att identifieras i arbetet med att utveckla den strategiska kompetensförsörjningen på Verva. Arbetet kommer att inriktas på att skapa en inkluderande och ickediskriminerande arbetsorganisation. Under året har Verva tagit emot en praktikant som gör sin praktik inom ramen för Högre praktisk förvaltningsutbildning. Praktikanterna är personer som bor i Sverige och har en utländsk akademisk utbildning (se även 7.1.4). I årets lönerevision har en lönekartläggning visat att kvinnor generellt har lägre lön än män på Verva. Därför har kvinnorna prioriterats i en särskild strukturlönesatsning som medfört att skillnaderna har minskat. Målsättningen är att löneskillnaderna mellan könen ska minska ytterligare under åren 2007 och 2008. 3.2.6 Åldersbalans Köns- och åldersfördelningen vid myndigheten framgår av tabellen nedan. Åldersgrupp Kvinnor Män 40-talet 15 12 50-talet 10 10 60-talet 14 6 70-talet 12 4 80-talet 0 1 Totalt 51 33 Tabell 3. Vervas ålders- och könsfördelning 2006-12-31. Trots en relativt god åldersspridning har Verva en hög medelålder och en förhållandevis hög andel medarbetare som beräknas gå i pension de närmas- 17

te åren. Myndigheten har delvis planerat för detta genom att nyanställa två medarbetare med stöd av Kammarkollegiets bidrag för kompetensväxling. Fler rekryteringar pågår i syfte att växla kompetens. De kommande åren är det viktigt att fokusera på myndighetens kunskapshantering och förmågan att långsiktigt attrahera och behålla medarbetare i olika åldrar. 3.2.7 Mål för åren 2007 2009 Det övergripande målet för kompetensförsörjningen är att Verva ska vara en attraktiv arbetsplats med en utvecklad myndighetskultur och vars medarbetare kännetecknas av hög kompetens, integritet och ett etiskt förhållningssätt. Nedan presenteras Vervas mål för kompetensförsörjningen under åren 2007 2009 och de aktiviteter som planeras under det närmaste året. - Rätt kompetens för Vervas uppdrag är utvecklad och säkerställd. Under år 2007 planeras en rad aktiviteter inom ramen för ett program att utveckla Vervas strategiska kompetensförsörjning. Bland annat ska en kompetensstrategi och en kompetensidé arbetas fram som inkluderar frågor om chefsförsörjning, generationsväxling, jämställdhet, mångfald, tillgänglighet och kunskapshantering på myndigheten. Ett omfattande utvecklingsarbete kommer att bedrivas för att utveckla organisationskulturen på Verva. Projektet inkluderar ett antal steg såsom kartläggning, analys, handlingsplan och implementering. Syftet med projektet är att skapa en gemensam värdegrund för Verva. Ett annat område är att utveckla ett basutbud av utbildningar som riktar sig generellt till Vervas medarbetare. Innehållet i basutbudet kommer att bygga på det som framkom vid kompetensanalysen och strategiarbetet, med bland annat EU-kunskap och förvaltningskunskap. Exempel på andra generella utbildningar som ska utvecklas och genomföras under år 2007 är ledarskapsutveckling för chefer, en övergripande introduktionsutbildning för nyanställda samt utbildning inom projektarbete och projektledning. - Verva har en förtroendefull och ändamålsenlig samverkan som bidrar till en kontinuerlig utveckling och effektivisering av verksamheten. Planerade aktiviteter under år 2007 är att genomföra ett diskussionsseminarium om den interna samverkan i syfte att utveckla och förbättra formerna för lokal samverkan. 18

- Verva bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöområdet har identifierats som ett viktigt utvecklingsområde under framför allt år 2007, men naturligtvis även på längre sikt. En medarbetarenkät ska genomföras för att få en bild av den psykosociala miljön på Verva. Individuella hälsoanalyser planeras också att genomföras under året. En arbetsmiljöutbildning för cheferna med fokus på den psykosociala arbetsmiljön är inplanerad liksom arbetet med att ta fram ett nytt arbetstidsavtal. Med dessa resultat som utgångspunkt kommer ytterligare aktiviteter att planeras. 3.3 Extern kommunikation Kommunikation är ett strategiskt viktigt område för Verva. Nedan beskrivs några av de aktiviteter som genomförts under året. 3.3.1 Kännedomsmätning Verva genomförde en kännedomsmätning i början av år 2006. Totalt genomfördes 408 intervjuer med myndighetschefer och andra nyckelpersoner som ansvarar för att utveckla verksamheten inom stat, kommun och landsting. De övergripande frågeställningarna för undersökningen var kännedom om att det bildats en ny myndighet med förvaltningspolitisk inriktning kunskap om vad Verva ska arbeta med förtroendet för Verva förväntningarna på Verva. Ett syfte med undersökningen är att längre fram kunna se om och hur kännedom, kunskap, inställning och förväntningar på Verva förändras. 65 procent av de intervjuade kände till att en ny myndighet hade bildats och den mest förekommande förväntningen är att Verva ska stå för och bidra till bra samordning och samverkan inom förvaltningen. Utöver det förväntar sig de intervjuade att Verva ska ge stöd, hjälp och rådgivning. 3.3.2 Verva på turné För att komplettera bilden från kännedomsmätningen och bidra till en högre kunskap och kännedom om Vervas verksamhet genomfördes en riksomfattande turné under våren och hösten. Under turnén träffade Verva nyckelpersoner, såsom kommunchefer, generaldirektörer, personalansvariga och ITansvariga, från sammanlagt 102 kommuner och 84 myndigheter i 13 olika 19

städer. Representanter från Sveriges kommuner och landsting medverkade också på turnén. 3.3.3 Webb Vervas webbplats 6 är en av de viktigaste kanalerna för att sprida information och göra verksamheten tillgänglig. Under året har Verva haft 151 000 besök, vilket innebär i snitt 12 500 besök varje månad. Vervas ramavtal för IT och telekommuikation publiceras på Statlig inköpssamordnings webbplats. 7 3.4 Internt utvecklingsarbete Det första verksamhetsåret riktades insatserna mot att bygga upp det interna stödet för kärnverksamheten samt ledning och styrning av verksamheten. Under hösten genomfördes ett strategiarbete där Vervas vision och verksamhetsidé arbetades fram, liksom verksamhetsstrategier och framgångsfaktorer. Arbetet genomfördes av ledningsgruppen förstärkt med representanter från de fackliga organisationerna. Flera workshops genomfördes också med samtliga medarbetare. Arbetet resulterade i två fokusområden för kärnverksamheten, att Vervas arbete till största delen kommer att genomföras i projektform och att utvecklingsverksamheten kommer att bedrivas i ett antal program där de ingående projekten gemensamt uppfyller de långsiktiga effektmålen. Strategin kommer att införas successivt i verksamheten under första halvåret 2007. Stödet för kärnverksamheten omfattar exempelvis det genomförda arbetet med struktur för Vervas styrdokument samt framtagande av styrdokument inom ett flertal områden, utveckling av ett antal verksamhetsstödjande system för exempelvis ekonomi- och personaladministration, dokument- och ärendehantering, verksamhetsplanering och uppföljning samt intranät. Andra strategiskt viktiga områden som utvecklats under året är arbetet med omvärldsbevakning och omvärldsanalys liksom olika aktiviteter inom kommunikationsområdet med exempelvis Vervas profil och varumärke. 6 www.verva.se 7 www.avropa.nu 20

4 Politikområdet Effektiv statsförvaltning Målet för politikområdet Effektiv statsförvaltning är att skapa en effektiv statsförvaltning som i sin helhet kännetecknas av hög produktivitet, god kvalitet och bra service till nytta för beslutsfattare, medborgare och näringsliv. 4.1 Verksamhetsområde Styrning, ledning och verksamhetsutveckling Målen för verksamheten är att utveckla styrning och ledning, ekonomisk styrning och organisering av statlig förvaltning samt att säkerställa att alla myndigheter systematiskt och kontinuerligt bidrar till förvaltningens verksamhetsutveckling och kompetensförsörjning i syfte att uppnå en effektiv statsförvaltning. Förvaltningspolitiken syftar till att öka värdet av den statliga kärnverksamheten så att förvaltningens förmåga att lösa olika samhällsproblem stärks. 4.1.1 Verksamhetsgrenar Vervas verksamhet är indelad i tre verksamhetsgrenar: statsförvaltningens utveckling, kompetensstöd i statsförvaltningen och IT-upphandling. Statsförvaltningens utveckling avser områden såsom verksamhetsutveckling, strategisk kompetensförsörjning, e-förvaltningens utveckling internationellt främst inom EU, utvecklingen av elektroniska tjänster och elektronisk kommunikation, samverkan med forskarvärlden och underlag till regeringens verksamhetsstyrning av statsförvaltningen. Denna verksamhetsgren utgör den största delen av Vervas verksamhet med hänsyn till kostnader och antal medarbetare. Kompetensstöd i statsförvaltningen gäller stöd till statsförvaltningens långsiktiga kompetensförsörjning och utbildningar inom exempelvis förvaltningskunskap, ekonomiområdet och EU-kunskap. IT-upphandling avser upphandling av varor och tjänster inom området för informationsteknik och telekommunikation. Förvaltning av ramavtalen och utveckling av verksamheten omfattas också av området. Verksamheten finansieras helt genom avgifter. 21

4.2 Måluppfyllelse Under det första verksamhetsåret har Verva genom sitt arbete verkat för att främja förvaltningsutvecklingen genom att publicera rapporter och vägledningar, deltagit i många samverkande arbetsgrupper samt genomfört en rad olika informationsaktiviteter gentemot myndigheter, kommuner och landsting. Verva har bland annat lämnat ett antal rapporter: Effektivisering genom att automatisera ärendeprocessen, Utveckling av gemensam söktjänst för statliga rapporter, samt delrapport om Ökad användning av e-handel. Verva har på eget initiativ genomfört en förstudie om arkitektur och ramverk för interoperabilitet som ett led i arbetet med att främja utvecklingen av en sammanhållen e-förvaltning. På uppdrag av regeringen har Verva stimulerat användningen av e-legitimationer genom att administrera ett startbidrag. En tredje version av Vägledningen 24-timmarswebben har publicerats med riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster i offentlig sektor. Publikationen ska ge stöd i arbetet med att använda webben som en kanal för att effektivisera myndigheternas ärenden och processer. För att uppnå målen om en ökad användning av gemensamma grundfunktioner inom förvaltningen har Verva under året berett den första föreskriften och bedrivit ett mycket aktivt arbete inom samverkansgrupperna. Dessa syftar också till en ökad samverkan mellan olika statliga myndigheter, mellan statliga myndigheter och kommuner och landsting samt mellan näringslivet och statliga myndigheter. Flera av de projekt som Verva deltagit i under året har genom sin sammansättning och arbetets innehåll skapat möjligheter till ökad samverkan. Vervas arbete inom internationella arbetsgrupper och samarbetsorgan syftar till att uppnå målet att den elektroniska förvaltningens utveckling i Sverige ska stå sig väl i jämförelse med utvecklingen inom Europeiska unionen. Verva driver Sveriges ståndpunkt och harmoniseringen inom EU. Under det första verksamhetsåret har Verva stimulerat samverkan mellan forskarvärlden och statsförvaltningen genom att delta i arbetet inom Akademin för ekonomistyrning i staten och akademin för medborgarcentrerad verksamhetsutveckling. Ett utvecklingsprojekt har också bedrivits med utveckling av e-tjänster riktade till företag inom Orust och Upplands Väsbys kommuner. Inom området kompetensstöd i statsförvaltningen har totalt 1 236 personer deltagit i de utbildningar och arenor som Verva helt eller delvis har anordnat under året. 66 procent av deltagarna var kvinnor och 44 procent var män. 22

Utbildningarna har genomförts inom områdena chefsutbildning, statstjänstemannarollen, arenor och teman, ekonomiutbildningar och EUutbildningar. Verva har uppnått ett brett genomslag i hela förvaltningen med deltagare från alla delar av statsförvaltningen och medarbetare inom regeringskansliets samtliga departement. Inom området IT-upphandling har Verva stött offentlig förvaltning genom att hålla cirka 140 ramavtal inom 15 ramavtalsområden tillgängliga för anskaffning av ett brett sortiment av IT-produkter och tjänster. De planerade upphandlingarna och ett stort antal seminarier har genomförts. Ramavtalen har använts i stor och ökande omfattning till ett värde av ca 7,3 miljarder kronor. Statens och de anslutna kommunernas och landtingens samlade besparingar uppskattas till cirka 1,8 miljarder kronor genom användningen av ramavtalen. 23

24

5 Ekonomi 5.1 Undantag och bedömningar Nedan kommenteras de undantag som Verva gjort från förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag samt myndighetens bedömningar av det gällande regelverket. Enligt föreskrifterna till kap 3. 1 ska resultatredovisningen omfatta de tre senaste räkenskapsåren men eftersom det är Vervas första verksamhetsår saknas jämförelsetal från tidigare år. Detta gäller såväl i resultatredovisningen som i de finansiella avsnitten. Vidare ska myndigheten enligt föreskrifterna begränsa resultatredovisningen till de återrapporteringskrav (vilka återges framöver i textrutor) som regeringen angett, med undantag av förhållanden som har väsentlig betydelse samt vissa uppgifter om kostnader och intäkter som ska redovisas för varje verksamhetsgren. Enligt kap 2 4 ska årsredovisningen innehålla information om andra förhållanden som har väsentlig betydelse för regeringens uppföljning och prövning av verksamheten. Information är väsentlig om ett utelämnande eller en felaktighet kan påverka de beslut som användaren fattar utifrån informationen i årsredovisningen. Återrapporteringskraven i regleringsbrevet är ibland uttryckta som att Verva ska redogöra för insatser som genomförts inom ett visst område. Verva har under året fått ett flertal särskilda regeringsuppdrag med krav på enskild återrapportering och myndigheten gör bedömningen att vissa sådana uppdrag har en mycket nära koppling till verksamhetsgrenarna och målen som anges i regleringsbrevet. Det kan därför vara svårt att bedöma om de bör utgöra en del av de insatser som Verva har genomfört för att uppnå målen för verksamhetsgrenen eller inte, samt om ett utelämnande i resultatredovisningen kan påverka de beslut som användaren fattar. Med anledning av detta har Verva därför valt att beskriva det första årets verksamhet något mer fylligt och de uppdragen med särskild avrapportering, som har en nära koppling till verksamhetsgrenarna, beskrivs därför översiktligt. 5.2 Kostnader och intäkter Vervas verksamhet finansieras främst genom anslag och avgifter. Den anslagsfinansierade verksamheten omfattar cirka 48 procent av intäkterna och avgifterna omfattar cirka 47 procent av intäkterna. Resterande 5 procent avser bidrag och finansiella intäkter. Nedan redovisas hur verksamhetens intäkter och kostnader fördelar sig mellan verksamhetsgrenarna. 25

Verksamhetsgren Statsförvaltningens utveckling Totalt Varav kompetensutveckling Kompetensstöd i statsförvaltningen ITupphandling Verksamhetens Intäkter Intäkter av anslag 40 776 15 871 2 584 Intäkter än avgifter och andra ersättningar 1 729 4 996 3 835 48 779 Intäkter av bidrag 5 775 90 0 192 Finansiella intäkter 135 0 0 64 Summa 48 415 20 957 6 419 49 035 Verksamhetens Kostnader Kostnader för personal -27 455-8 597-1 812-15 714 Kostnader för lokaler -3 106-1 391-88 -3 148 Övriga driftskostnader -19 753-8 993-4 519-16 531 Finansiella kostnader -79-25 0-33 Avskrivningar och Nedskrivningar -1 603-233 0-265 Summa -51 996-19 239-6 419-35 691 Verksamhetsutfall -3 581 1 718 0 13 344 Transfereringar Medel som erhållits från statsbudgeten för finansiering av bidrag 3 750 0 0 0 Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag 0 129 0 0 Lämnade bidrag -3 750-129 0 0 Saldo 0 0 0 0 Årets kapitalförändring -3 581 1 718 0 13 344 Tabell 4. Fördelning av intäkter och kostnader per verksamhetsgren. Bredvid totalsumman för verksamhetsgrenen Kompetensstöd i statsförvaltningen specificeras den avgiftsfinansierade delen som avser Kompetensutveckling och vars underskott finansieras med medel från äldreanslaget D3. I den anslagsfinansierade verksamheten utgör verksamhetsgrenen statsförvaltningens utveckling omkring 70 procent av verksamheternas intäkter och kostnader. Den mindre delen, omkring 30 procent utgörs av verksamhetsgrenen kompetensstöd i statsförvaltningen. Årets kapitalförändring i de båda verksamhetsgrenarna utgörs av periodiseringsdifferenser. Delar av Verksamhetsgrenen kompetensstöd i statsförvaltningen avser avgiftsbelagd verksamhet, ovan kallad kompetensutveckling. Underskottet i denna verksamhet ska finansieras med äldreanslaget D3. Intäkterna inom området kompetensutveckling beräknades till cirka 3,3 miljoner kronor i regleringsbrevet för år 2006 och utfallet blev något högre än beräknat. 26

Kostnaderna för verksamheten beräknades till cirka 11 miljoner kronor men utfallet blev betydligt lägre. Det beror på att verksamheten omstrukturerats under året i förhållande till Vervas strategi och uppdrag. Då underskottet i verksamheten ska täckas med medel från äldreanslaget D3 balanserar verksamheten totalt sett. I regleringsbrevet för år 2006 beräknades resultatet för IT-upphandlingen under året till ett underskott om 1 miljon kronor. Verksamhetens resultat blev istället ett överskott om 13,3 miljoner kronor. Det beror på att försäljningen på ramavtalen blev högre än prognostiserat, främst för fjärde kvartalet 2005, och därmed blev även intäkterna högre än beräknat. Kostnaderna har samtidigt blivit lägre än beräknat eftersom endast två ramavtalsupphandlingar genomförts under året. Den ingående balansen år 2006 från Statskontoret var cirka 400 000 kr. (se även 8.3) 5.3 Grunder för redovisade beräkningar Uppgifterna i resultatredovisningen ska baseras på dokumenterade data och mätmetoder. Vervas beräkningar av användningen av ramavtal inom IT-upphandlingen, uttryckt som försäljning, grundar sig på ramavtalsleverantörernas uppgifter om försäljningsvolymer till respektive kundgrupp. Uppgifterna lämnas kvartalsvis enligt en given mall senast den femtonde i andra månaden efter kvartalets slut. Omsättningen för år 2006 baseras på försäljningen för det fjärde kvartalet år 2005 samt de tre första kvartalen under år 2006. Användningen av ramavtalen, uttryckt som andelen av de totala IT-inköpen, grundar sig på uppgifter från årliga SCB-enkäter och särskilda enkäter som genomförs i samband med förstudierna. De beräknade besparingarna baseras på uppgifter om uppskattade besparingar för stat, kommun respektive landsting från årliga SCB-enkäter och särskilda enkäter som genomförs i samband med förstudierna. Deltagaruppgifter för Vervas anordnade utbildningar grundas på de deltagarförteckningar som upprättas för varje utbildningstillfälle. 27

28

6 Statsförvaltningens utveckling Verva ska uppnå följande mål för verksamhetsgrenen: Stödja och utveckla arbetet med verksamhetsutveckling och strategisk kompetensförsörjning i statsförvaltningen genom generella utvecklingsinsatser och insatser för enskilda myndigheter. Driva på utvecklingen och användningen av elektroniska tjänster för att öka nyttan för medborgare och företag. Bidra till ökad användning av för förvaltningen gemensamma grundfunktioner för elektroniska tjänster och elektronisk kommunikation. Initiera och stimulera samverkan mellan relevanta delar av forskarvärlden och statsförvaltningen samt sprida resultat och kunskap. Verka för att utvecklingen av elektronisk förvaltning står sig väl i internationell jämförelse och för att en harmonisering med europeisk utveckling av elektroniska tjänster och elektronisk kommunikation blir möjlig. Ge underlag för utveckling av en ändamålsenlig verksamhetsstyrning av statsförvaltningen. 6.1 Elektroniska tjänster Verva ska redogöra för vidtagna åtgärder för att driva på utvecklingen och användningen av elektroniska tjänster. Vidare ska Verva redogöra för hur man avser att följa och redovisa utvecklingen av elektroniska tjänster i statsförvaltningen och effekterna av sådana tjänster. 6.1.1 Att driva på utvecklingen av elektroniska tjänster Verva har arbetat för att skapa förutsättningar för myndigheterna att själva utveckla elektroniska tjänster. Ett exempel är arbetet med att specificera en elektronisk mottagnings- och utskicksfunktion, som uppfyller de rättsliga kraven i exempelvis förvaltningslagen. Ett annat exempel är en Mina sidor -lösning som ger medborgaren eller företaget tillgång till ett eget privat område som endast kan nås genom e-identifiering. En sådan lösning gör det möjligt för en myndighet att säkert elektroniskt kommunicera dokument och meddelanden till innehavaren. Utvecklingsarbetet genomförs i olika arbetsgrupper med medverkan av ett stort antal myndigheter. Arbetsgrupperna utgör samtidigt arenor för gemen- 29

sam problemlösning och erfarenhetsutbyte mellan deltagarna (se även 6.2.2). Inom förvaltningen är det viktigt att få ta del av andra myndigheters erfarenheter. Verva får regelbundet frågor om att förmedla kontakter till andra myndigeter som har erfarenheter av att utveckla e-tjänster motsvarande de man själv planerar. För att systematisera sådan information samt göra den mer lättillgänglig och effektiv planeras det för en erfarenhetsbank på Vervas webbplats. Banken är tänkt att innehålla kortfattade beskrivningar av e- tjänster och utvecklingsprojekt samt uppgifter om kontaktpersoner. Verva tänker också följa utvecklingen i de organisationer som får bidrag ur e- legitimationsprogrammet för att sammanställa och sprida deras erfarenheter i övriga förvaltningen (se även 6.3). Under året har Verva gett stöd till myndigheter som behöver ta sig över de sista trösklarna inför ett avrop från något ramavtalsområde eller en ansökan om pengar för användning av e- legitimationer. Verva har aktivt medverkat i pilotprojekt som bedöms vara av strategisk betydelse för utvecklingen av gemensamma kravspecifikationer eller andra förutsättningar till grund för myndigheternas utveckling av e-tjänster. Två aktuella projekt är Mitt företag samt E-samhället och företagen. 8 Målet för Mitt Företag är att skapa en sammanhållen e-tjänst för flera myndigheter som ska stödja nyföretagarens process fram till ett eget företag. Syftet med projektet E-samhället och företagen är att etablera generella kommunala e- tjänster riktade till företag. De första e-tjänsterna införs i Upplands Väsby och Orust kommuner i nära samarbete med företagen i kommunerna. I projektet genomförs forsknings- och utvecklingsinsatser genom studier av e- tjänsternas användbarhet, affärsnytta och den tekniska arkitekturens utformning. Vidare studeras förändringar av kompetensklimatet i samband med att nya arbetssätt för elektroniskt stöd i handläggningen införs i den kommunala organisationen. Båda projekten bedrivs med bidrag från VINNOVAs program Gränsöverskridande offentliga e-tjänster för företag. 6.1.2 Att driva på användningen av elektroniska tjänster Den nya versionen av portalen sverige.se lanserades under året och för att främja användningen av de existerande elektroniska tjänsterna har Verva där lagt stor vikt vid att synliggöra vilka e-tjänster som finns att tillgå. Startsidan erbjuder alternativa sökvägar till de enskilda tjänsterna som gör det möjligt för besökaren att hitta rätt tjänst utan att veta vilken myndighet som ansvarar för verksamhetsområdet i fråga. Exempel på sökvägar är olika livssituationer eller typ av ärende. 8 ESAM. 30