Sida Sammanträdesdatum 2007-08-31 1 Plats och tid ande Kommunhuset i Fagersta kommun, Norbergsvägen 19, Kl 08.30-12.10 Pratima Åslund, Norbergs kommun, ordförande Jarl-Olof Lundstedt, Landstinget Västmanland, vice ordförande Lars Matsson, Skinnskattebergs kommun, tjänstgörande ersättare Henry Komulainen, Försäkringskassan, ledamot Övriga deltagande Torsten Jansson, Norbergs kommun, ersättare Stefan Svensson, Försäkringskassan, beredningsgruppen Jonas Wells, samordnare Ulf Wall, förvaltningsekonom Ulla Långbacka, sekreterare Utses att justera Jarl-Olof Lundstedt Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 58-78 Ulla Långbacka Ordförande... Pratima Åslund Justerande... Jarl-Olof Lundstedt ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund Sammanträdesdatum 2007-08-31 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2007-09-14 Datum för anslags nedtagande Socialförvaltningen i Fagersta kommun..... Ulla Långbacka 2007-10-08
2007-08-31 2 Nvsf 58 Dagordning Dagordningen föredras. Under punkten övriga ärenden tillkommer en punkt om utbildning för styrelsen och en inbjudan till utbildning Konkurrenskraftig ledning. Dagordningen med föreslagna ändringar fastställs.
2007-08-31 3 Nvsf 59 Genomgång av föregående protokoll från 2007-05-25 genomgås. Inga förändringar föreslås. Protokollet noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 4 Nvsf 60 Ordförandebeslut Styrelsen informeras om ordförandebeslut och vice ordförandebeslut. Datum Rörande 2007-06-04 Ordförandens medverkan vid nätverksträff 18-19 september i Stockholm 2007-06-18 Leasingbil för samordningsförbundet. Treårigt avtal med Holmlunds Bil AB 2007-06-29 Delegationsbeslut utbildningar för samordnaren 2007-04-26, 2007-05-23-2007-05-24, 2007-09-18 09-19 Rapporterna noteras och läggs med godkännande till handlingarna.
2007-08-31 5 Nvsf 61 Dnr 2007.020.042 Budgetuppföljning Samordnare Jonas Wells och förvaltningsekonom Ulf Wall redogör för budgetuppföljning t o m 2007-08-21. Prognosen visar ett överskott på 2,7 miljoner kronor. Inför 2008 beräknas budgeten vara i balans. Rapporten noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 6 Nvsf 62 Dnr 2006.027.042 Förslag till finansförvaltning Norra Västmanlands Samordningsförbund har sedan starten i september 2005 byggt upp ett eget kapital som motsvarar 2,7 miljoner kronor vid ingången av år 2007. Vid styrelsemötet 2007-05-25 diskuterades hur innestående medel på bankkontot skall förvaltas. Styrelsen beslutade då att ge förvaltningsekonom Ulf Wall och samordnare Jonas Wells i uppdrag att kontakta Nordea för information om placeringsalternativ och bindningstid och därefter återkomma till styrelsen för återrapportering. Ulf Wall och Jonas Wells redogör för genomfört möte med Nordea. Följande förutsättningar beslutades om; Samordningsförbundets medel är offentliga medel och vilken placering som än väljs så ska kapitalet vara säkerställt. Uppdraget från styrelsen innebär att endast alternativ på avkastningen, d.v.s. räntan, undersöks. Styrelsen diskuterar de olika placeringsförslagen och även hur samordningsförbundets finansiering ser ut över tid. Styrelsen enas om att inbjuda huvudmännen i samordningsförbundet till en dialog om hur planeringen av anslagen till förbundet planeras framöver. 1. Huvudmännen i Norra Västmanlands Samordningsförbund inbjuds till en dialog om hur planeringen av anslagen till förbundet planeras framöver. 2. 1,0 miljoner kronor ur det egna kapitalet används för en långsiktigt strukturerad placering under ett år från och med september 2007. 3. 0,5 miljoner kronor ur det egna kapitalet används för ett medellångt sparande under sex månader från och med september 2007. 4. Övriga medel ur det egna kapitalet placeras på konto i bank. 5. En analys görs efter ett halvår av finanserna och framtida finansförvaltning.
2007-08-31 7 Nvsf 63 Dnr 2007.020.042 Information från revisorsmöte Jonas Wells informerar från möte med revisorerna i samordningsförbundet. Rutiner kring arbetet med bokslutet och revisionsrapporten diskuterades. Revisorerna enades om att Riksrevisionen granskar redovisningen och rutiner av beviljade projekt och att KomRev granskar upprättat bokslut. Vidare diskuterades behov av delårsbokslut. Revisorerna enades om att eftersom Norra Västmanlands Samordningsförbund är ett så litet förbund behövs inget delårsbokslut utan en ekonomisk rapport vid styrelsemötet är tillfyllest. Revisorerna efterfrågade en inbjudan till styrelsens planeringsdagar 1-2 november 2007. Styrelsen diskuterar behovet av delårsbokslut och instämmer med revisorsgruppens förslag att delårsbokslut ersätts av budgetuppföljning per 31 augusti. 1. Delårsbokslut ersätts av budgetuppföljning per 31 augusti. 2. Revisorsgruppen inbjuds till planeringsdagarna 1-2 november 2007.
2007-08-31 8 Nvsf 64 Dnr 2007.022.057 Rapport om tjänstebilen Vid styrelsemötet 2007-05-25 togs beslut om att utvidga budgeten för administration så att den även omfattade kostnaden för en tjänstebil. Fagersta kommun har tillfrågats om möjlighet att hyra en bil av kommunen men den möjligheten finns inte. Därefter inhämtades offert från närliggande bilhandlare. Ett ordförandebeslut togs 2007-06-18 och ett leasing- samt serviceavtal tecknades med bilhandlaren. Enligt Skatteverkets regler tillåts resor hemifrån då det finns behov av det och om det inte sker regelmässigt. Sådana resor tillåts antingen 10 gånger om året eller om det inte överstiger 100 mil om året. Används bilen i en större omfattning måste bilen förmånsskattas. Styrelsen har beslutat att tjänstebilen bör stå i Fagersta. Bilen kan användas för hemresor i de fall det ansluts till tjänsteresa men detta får inte ske regelmässigt och bevakning i omfattningen skall ske så att Skatteverkets regelverk inte överstigs. Lars Matsson yrkar, med instämmande av övriga ledamöter, att körjournal skall föras vid samtliga resor med tjänstebilen. 1. Tjänstebilen ska stå på parkeringen utanför kommunhuset i Fagersta kommun. 2. Tjänstebilen kan tas med till hemmet om en tjänsteresa ska ske tidigt på morgonen därefter, eller om arbetsdagen avslutas med en tjänsteresa med lämnande av bil följande dag. 3. Punkt 2 kan ske högst 10 gånger per år eller högst 100 mil om året (denna del räknas som privat resa) 4. Körjournal skall föras vid samtliga resor med tjänstebilen.
2007-08-31 9 Nvsf 65 Dnr 2007.013.003 Upphandling av professionell utvärdering Vid styrelsemötet 2007-05-25 antogs en utvärderingsplan för samordningsförbundet. Samordnaren fick i uppdrag att kontakta olika högskolor för offert på utvärderingsplan. Samordnaren kontaktade tre olika producenter knutna till högskolor och universitet. Utifrån inkomna kostnadsförslag kommer utvärderingskostnaderna att hamna över sex basbelopp och en offentlig upphandling måste göras med kravspecifikation på uppdragets storlek och innehåll. Styrelsen enas om att presidiet, samordnaren och Henry Komulainen bildar en arbetsgrupp för att ta fram kriterier för utvärdering inför offentlig upphandling. Förslag till kravspecifikation presenteras för styrelsen vid sammanträdet 19 oktober 2007. 1. Presidiet, Henry Komulainen och samordnaren bildar en arbetsgrupp för att ta fram kriterier för utvärdering inför offentlig upphandling. 2. Arbetsgruppens förslag till kravspecifikation för utvärdering presenteras vid styrelsemötet den 19 oktober 2007.
2007-08-31 10 Nvsf 66 Dnr 2006.027.042 Administrativa tjänster Vid styrelsemötet 2007-05-25 fick samordnaren i uppdrag att lämna en redogörelse av vad som ingår i avtalet för administration. I avtalet ingår: - budget - ekonomisk redovisning - kallelse till sammanträden - upprättande av protokoll - kungörelsen och tillkännagivanden - lönehantering (arvoden, reseersättning, förlorad arbetsförtjänst) - diarieföring Rapporten noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 11 Nvsf 67 Dnr 2007.023.060 Projektansökan från ROMS Riskbruk Och Motiverande Samtal, ROMS, ansöker om 206 000 kronor till ovan rubricerade projekt. Projektägare är folkhälsoenheten, Division Närsjukvård, Landstinget Dalarna. Riskfylld alkoholkonsumtion är en nivå av alkoholkonsumtion innan det övergår till missbruk. Det är viktigt att vidareutveckla hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbete i samhället. När det gäller livsstilsförändrade insatser finns ett stort behov av metodutveckling i processer som ger människor möjlighet att öka kontrollen över sin hälsa och förbättra den. Ett viktigt metodverktyg är så kallad Motiverade Samtal som utvecklats under de senaste två decennierna som bygger på att den enskilda personen/patienten får möjlighet att komma med egna synpunkter, tankar och lösningar på sina problem. Det övergripande målet är att; - 100 personer ska få grundläggande kunskaper i motiverande samtalsteknik - 100 personer skall ha fått fördjupade kunskaper i begreppet riskbruk. Det skall finnas minst en intern utbildare inom motiverande samtalsteknik Metodutbildningen vänder sig i första hand till personal inom Fagerstas, Norbergs och Skinnskattebergs socialförvaltningar och skolor men även till personal inom Arbetsförmedlingen, Landstinget Västmanland och Försäkringskassan inom samma geografiska område. Upplägget är att under september 2007 till november 2007 aktivt marknadsföra utbildningen genom samordningsförbundets medlemmar. Utbildningen beräknas starta under januari och pågå under vintern/ våren 2008 och anpassas så att kollision inte sker med andra pågående aktiviteter i samordningsförbundets regi. Utbildningen läggs upp på fyra hela utbildningsdagar uppdelat på 1+2+1. Första utbildningsdagen handlar om alkoholkunskap och resterande tre dagarna omfattar utbildning i metodiken motiverande samtal. Utvärdering planeras genom att vid sista utbildningstillfället samla in en enkät som deltagarna lämnar in till samordnaren. 1. Styrelsen godkänner projektplanen för ROMS och beviljar en total budgetram på 206 000 kronor (alt 2) under vintern/våren 2008. 1. Utbildningstillfällen skall anpassas så att kollision inte sker med med andra pågående aktiviteter i samordningsförbundets regi.
2007-08-31 12 Nvsf 68 Dnr 2006.019.060 Ansökan om förlängning av projekt Samanda Plus Projektledare Henry Komulainen redogör för ärendet. Samanda Plus startade 1 september 2006 och beräknades pågå ett år. I projektet ingår att genomföra fem gruppaktiviteter. Om projektet avslutas som planerat den 31 augusti 2007 kommer endast fyra av de fem gruppaktiviteterna att hinna genomföras. Anledningen till detta är den första gruppen startade senare än beräknat för att gruppledarna skulle hinna delta i grundutbildningen i lösningsinriktat arbetssätt innan de startade grupperna. När projekttiden beräknades till ett år fanns det med i planeringen att gruppverksamheten kunde fortsätta i ordinarie verksamheten. Vid Försäkringskassan pågår för närvarande en stor omorganisation och därmed ändras även tiden för ansökan av förlängning av projektet Samanda Plus till att gälla 1 september 2007 30 september 2007 till en kostnad av maximalt 40 000 kronor. Styrelsen godkänner en förlängning av projekt Samanda Plus och beviljar maximalt 40 000 kronor för perioden 1 september 2007 30 september 2007.
2007-08-31 13 Nvsf 69 Dnr 2007.024.060 Vidareutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för projektmedarbetare Samordnare Jonas Wells redogör för ansökan till vidareutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för projektmedarbetare. Målet är att erbjuda sex personer möjlighet att genomgå en heldagsvidareutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt den 15 oktober 2007 i Karlstad. Under juni månad 2007 gjordes en intresseförfrågan till projektmedarbetarna i alla av samordningsförbundet beviljade pågående projekt. Sex personer anmälde sitt intresse. Kostnaden beräknas till totalt 9 900 kronor. Styrelsen beviljar vidareutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för projektmedarbetare den 15 oktober 2007 till en totalkostnad av 9 900 kronor.
2007-08-31 14 Nvsf 70 Genomgång av beredningsgruppens minnesanteckningar Samordnare Jonas Wells och beredningsgruppens representant Stefan Svensson redogör för beredningsgruppens minnesanteckningar från 13 augusti 2007. Styrelsen framför till beredningsgruppen att det är viktigt att alla parter är representerade vid beredningsgruppens möten. Rapporten noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 15 Nvsf 71 Dnr 2007.025.017 Finsam rapport 3 Regeringen gav 2004 Statskontoret ett fyraårigt uppdrag att årligen följa upp och utvärdera finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet. Uppdraget skall slutredovisas den 15 maj 2008. Den första rapporten behandlade bl.a. parternas inställning till Finsam och erfarenheterna av att bilda samordningsförbund. Andra rapporten analyserades vilka målgrupper samordningsförbundet prioriterar, insatser och arbetsformer. I den tredje rapporten granskas förbundens insatser och dess deltagare. Vidare tas frågan om de nationella aktörerna stöder samordningsförbunden i tillräcklig omfattning. I april 2007 finns 58 samordningsförbund i 16 län. Hela rapporten finns att läsa på www.statskontoret.se Rapporten noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 16 Nvsf 72 Dnr 2007.008.060 Uppdragsavtal Arbetslivscoacher Samordnare Jonas Wells redogör för Uppdragsavtal Arbetslivscoacher i Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg. Avtalstiden för projektet påbörjas 2007-10-01 och avslutas 2008-09-30. Stödet från samordningsförbundet utbetalas till Fagersta kommun (stödmottagare) med totalt högst 920 000 kronor varav 230 000 kronor avser år 2007 och 690 000 kronor avser år 2008. Vid styrelsemötet 19 oktober 2007 lämnas information om igångsättningen av projektet. 1. Rapporten noteras och läggs till handlingarna. 2. Information om igångsättningen av projektet lämnas vid styrelsemötet den 19 oktober 2007.
2007-08-31 17 Nvsf 73 Rapport om avslutade projekt Dnr 2006.002.911 Grundutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för chefer, arbetsledare och professionella inom rehabiliteringsområdet Rapporten avser hela tidsperioden från maj 2006 till avslut i februari 2007. Av kursutvärderingsenkäten blir slutsatsen att kursen uppskattades högt. Metoden är användbar och gav idéer, verktyg och en ökad fokus på lösningar. Kontakter har skapats och nätverk har inletts. Projektet använde 20 213 kronor mindre än budgeterat. Dnr 2006.007.055 Projekt 90/90 Projektet har pågått under 2006 mellan Försäkringskassan och Familjeläkarenheten i Fagersta. Ett övergripande mål har varit att motverka passivitet under sjukskrivning. Under perioden har nio avstämningsmöten genomförts under 90 dagar. Totalkostnaden är inte klar då en faktura från landstinget saknas. Dnr 2006.004.017 Dnr 2006.006.055 Lösningsfokuserade grupper med handledning Slutrapporten avser tiden 2006-04-17-2007-06-30. Under våren 2006 startades två grupper och under september 2006 en tredje grupp. En grupp planerades starta under våren 2007 men detta har inte fungerat på grund av det ansträngda läget på Arbetsförmedlingen. Totalt har projektet förbrukat 105 138 kronor av beviljade medel 157 200kronor. Självhjälpsgrupper Hälsa och livskvalitet Slutrapporten avser tiden 2006-06-01-2007-05-31. Målgruppen har varit personer som är i behov av insats för att förkorta sjukskrivningstiden, arbetslöshetstiden eller tiden med försörjningsstöd. I Fagersta- Norberg har två gemensamma blandade grupper startat och i Skinnskatteberg två grupper. Enligt projektplanen ska fyra grupper starta under det första året och målet är därmed uppnått. Totalt har projektet förbrukat 239 800 kronor av beviljade medel 245 000 kronor. Rapporterna noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 18 Nvsf 74 Rapport om pågående projekt Samordnare Jonas Wells redogör för pågående projekt. Dnr 2007.006.060 Dnr 2007.014.060 Dnr 2006.019.060 Dnr 2007.016.060 Dnr 2007.016.060 Dnr 2007.007.060 Dnr 2007.005.060 Dnr 2007.008.060 Dnr 2006.020.912 Självhjälpsgrupper Tre pågående grupper. Avtal klart. Empowerment Den 13 augusti fanns 23 personer inskrivna. Totalt sedan 2006-10-01 har 53 personer skrivits in och 32 personer avslutats. Avtal är klart för perioden 2008-01-01-2008-12-31. Samanda Plus Projektet har begärt förlängning till 30 september 2007. Grundutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för arbetsledare och professionella inom rehabiliteringsområdet Fram till dags dato har 13 st anmält intresse av totalt 25 platser. Sista anmälningsdag 2 november. Grundutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för politiker och högre tjänstemän Ingen anmäld till dags dato. Information om utbildningen har skriftligen meddelats varje part ställd till fullmäktige. RESAM Ett samordnat resursteam i Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg Landstinget i Västmanland har tagit beslut om resterande finansiering vid den s.k. landstingsmiljarden. Projektstart är planerad till 2007-09-01 och pågår till 2009-11-31. Hälsocenter Utvärderingsplan är klar och det andra styrgruppsmötet genomfört. Avtal är klart. Arbetslivscoacher Avtal är klart. Enligt avtalet skjuts projektstarten till 1 oktober 2007. Friskare Skinnskatteberg Grupp nummer sex startar upp vecka 36. Planerat antal grupper är 10. Rapporterna noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 19 Nvsf 75 Dnr 2006.024.005 Rapport om hemsidan Vid styrelsemötet 2007-05-25 diskuterades hemsidan och dess utveckling. Styrelsen ansåg det viktigt att en länk finns från respektive ingående myndighet till samordningsförbundets hemsida. Samordnaren fick i uppdrag att rapportera om kopplingen till Fagersta kommuns hemsida och intranät. Försäkringskassan har en länk till samordningsförbundet via deras intranät för Västmanlands län. Arbetsförmedlingens hemsida är ställd till klienter och riksomfattande. Marknadsföring kommer att ske direkt till handläggarna som lägger uppe en länk via webbläsaren eller direkt på medarbetarnas datorer. Landstinget Västmanland kommer att lägga upp en länk via landstingets intranät. Fagersta kommuns hemsida har en länk under Politik och Övriga arter. Förslag framförs att länken uppgraderas så att samordningsförbundet jämställs med andra kommunalförbund som t.ex. NVK och NVU. Norbergs kommun har en länk via menyn Kommuninfo tillsammans med andra kommunalförbund och gemensamma nämnder. Skinnskattebergs kommun har en länk via rubriken Externa länkar både under menyn för individ- och familjeomsorg, politik och påverkan samt under Hitta direkt. Rapporten noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 20 Nvsf 76 Anmälningsärenden Från Regionkommittén Landstinget Västmanland Försäkringskassan Fagersta kommuns kommunfullmäktige Skinnskattebergs kommuns kommunfullmäktige Landstinget Västmanland Fagersta kommuns kommunfullmäktige Norbergs kommuns kommunfullmäktige Norbergs kommuns kommunfullmäktige Landstinget Västmanland Rörande RK 14 Gemensam revisor och förbundsordning för Norra Västmanlands Samordningsförbund 31 Revidering av förbundsordning för Norra Västmanlands Samordningsförbund Protokoll revidering av förbundsordning för Norra Västmanlands Samordningsförbund Kf 58 Revidering av förbundsordning för Norra Västmanlands Samordningsförbund 25 Revidering av förbundsordning för Norra Västmanlands Samordningsförbund 43 Revisionsberättelse för Norra Västmanlands Samordningsförbund, beviljande av ansvarsfrihet för 2006 års verksamhet Kf 57 Årsredovisning 2006 och ansvarsfrihet för Norra Västmanlands Samordningsförbund Kf 113 Revisionsberättelse och fråga om ansvarsfrihet för 2006 Norra Västmanlands Samordningsförbund Kf 114 Årsredovisning 2006 Norra Västmanlands Samordningsförbund 86 Finansiering av Norra Västmanlands Samordningsförbund Rapporterna noteras och läggs till handlingarna.
2007-08-31 21 Nvsf 77 Övriga ärenden Styrelsen erbjuds att delta vid grundutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för politiker och högre tjänstemän. Arvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst utbetalas under utbildningsdagarna 27/11, 28/11, 18/12 2007 och 30/1 2008.
2007-08-31 22 Nvsf 78 Utbildning kurser/konferenser Inbjudan från Utvecklingsakademin till utbildning Konkurrenskraftig ledning föreligger. Utbildningen startar i början av oktober 2007 och totalt har femton heldagar planerats in fram till och med april 2008. Samordnare Jonas Wells har anmält intresse att delta. Kostnad 12 000 kronor per termin plus litteratur. Lars Matsson yrkar, med instämmande av övriga ledamöter, avslag på att samordnaren deltar i utbildningen, dels på grund av kostnaden och dels för att det tar mycket tid från samordnarens tjänst. Samordnarens ansökan om deltagande i utbildning Konkurrenskraftig ledning avslås.