1 Kommunikationsplan Delegationsresa, Guangdong, Kina 2008 Bakgrund Denna kommunikationsplan gäller besöket som en politisk delegation från Region Skåne ska avlägga till Guangdong den 2-6 december 1. Region Skåne ska fungera som dörröppnare för företag i Skåne genom kontakt med Guangdongs politiska administration. Under förra mandatperioden genomförde Region Skåne en delegationsresa som media har skrivit om. Även stundande besök är uppmärksammat. Fokus i denna plan kommer därför huvudsakligen att ligga på mediekontakter, men även på relationen med medverkande företag och organisationer. Syfte Genomtänkta kommunikationsinsatser syftar till att bidra till att uppnå verksamhetsmålen samt öka möjligheten till önskad och rättvis publicitet. Mål Ett specifikt mål är att media får förståelse för och skildrar den legitimitet som Kina-kontakterna har. Detta mål mäter vi genom att bevaka publiciteten i media. Kommunikationsinsatserna bidrar till att uppfylla verksamhetsmålen. (Se vidare Insatser.) NB: Kommunikationsinsatserna underlättas av formulerade mål för själva arbetet, till exempel hur många näringslivsfrämjande kontakter vi skapar, antal samarbeten som företagen uppnår 2, om några konkreta resultat syns omedelbart, 3 hur de upplever besöket och Region Skånes funktion med mera. (Se vidare Insatser.) Även utvärderingen av resultatet av såväl kommunikationsinsatserna som verksamheten i sig underlättas av exakta, fastställda mål. Målgrupper Media ska vanligtvis betraktas som en kanal, som vi kommunicerar genom, men i detta fall är det också en grupp som vi vill kommunicera med. Medverkande företag och organisationer är en målgrupp. Även invånare i Skåne, internt inom Region Skåne och externt, är en målgrupp. Slutligen har vi en målgrupp i Kina, det vill säga våra kontakter på tjänstemannanivå, till exempel Foreign Affairs Office, Department of Health med mera. (Se vidare Insatser.) Tid Kommunikationsplanen omfattar tiden från och med nu till och med uppföljning av besöket. Enligt Aktiviteter och tidplan 4 görs uppföljning till och med februari 2009. Budget Sammanlagt för föreslagna kommunikationsinsatser: xx xxx kronor. 1 Vissa i delegationen, till exempel Regionstyrelsens ordförande, fortsätter till Shanghai för att den 8 december ha möte med sekretariatet för Expo2010. 2 I den mån det är möjligt att få veta av företagen. 3 Utfall av samarbete kan dröja. 4 Arbetsdokument för Kina-arbetet.
2 Insatser och tidplan Med insatserna nedan kan vi ge ett ambitiöst, genomtänkt, professionellt och seriöst intryck. Vi har stora möjligheter att hålla kostnaderna nere, till exempel genom befintligt material och att annat kan produceras internt. 1. Visitkort på kinesiska Delegationsmedlemmarna ska ha visitkort med kinesisk text på ena sidan. Region Skåne förser medverkande politiker och tjänstemän med detta. Medverkande företag ombesörjer det själva. 1a. Tidsplan, visitkort Allteftersom det blir klart vilka som ska ingå i delegationen från Region Skåne producerar vi visitkorten. 2. Trycksak om delegationen En enkel broschyr som presenterar delegationen, såväl personer som företag eller organisation, att överlämna till samtliga som vi besöker. Format A4, färg, passfoton, texter från samtliga medlemmar på engelska och kinesiska. Formgivning Christian Andersson, tryck Servicelaget, översättning Sinovo (förslagsvis). 2a. Tidplan, trycksak om delegationen 17 oktober (fredag): deadline inlämning av textunderlag och porträttbilder (eftersläntrare 21 oktober, inofficiellt datum) 17/21-27 oktober: redigering (Camilla) och översättning (Sinovo) 27 oktober: till Eskil Lundberg för genomläsning 28 oktober: från Eskil till Sinovo (kopia till Camilla) för ev finjustering 29 oktober: material till Camilla och vidare till Christian för formgivning 5 november: korrläsning 6 : justering 7 (fredag): korrläsning 10 (måndag): justering 11 : slutkorr 12 : till tryck/servicelaget 19 : från tryck/ Servicelaget till Stortorget 9, Malmö 21 : skickas till Kanton (konsulatet, White Swan?) med DHL OBS: Om vi ger utrymme för företag med flera att anmäla sig så sent som 2 veckor innan avfärd, och om det är sannolikt att det sker, bör vi planera en form av lösbladsprodukt för att få den fullständig. 3. Material på kinesiska om Skåne Position Skåne producerade 2007 en broschyr på kinesiska om Skåne. Drygt 600 ex är reserverade för resan. Den är aktuell så när som på en detalj, nämligen att kronan i förhållande till den kinesiska yenen och den amerikanska dollarn anges enligt hösten 2007. Enheten för Näringslivsutveckling producerade en folder 2007 om investeringsmöjligheterna i Skåne och fördelarna med att etablera sig här. På engelska heter den Invest in Skåne a world class business location. Den
3 finns på kinesiska, ett tiotal ex kvar. Vi har tryckt 500 inför höstens besök. Även denna är aktuell, grundplåten finns på Pendit Reklambyrå. Kostnad 500 ex: ca 8 500 kr exklusive moms. 3a. Om innovationssystem Informationsmaterial om innovationssystem tar Sven-Tore Holm med sig. Även på kinesiska. 4. Powerpoint Nytt: en ppt-mall för hela delegationen att använda. Region Skånes logga till höger och respektive företags logga till vänster i sidfoten, däremellan på kinesiska och engelska står det: Region Skåne Business Delegation Guangdong December 3-5 2008 Typsnitt Arial, storlek 20 (minst). Bilaga 3. Medverkande politiker får en ppt-slide där Region Skåne står på svenska och kinesiska. Vid användning av ppt kan denna slide vara den första. 5. Omvärldsbevakning 5a. Internt inom Region Skåne Intern distributionslista för utskick av veckobrev via e-post med kort och koncis rapportering från den senaste veckan, förberedelser, företag som tillkommit, förändringar som skett etc. Inklusive artiklar och dylikt från svensk och utländsk media. I de fall något akut måste meddelas/distribueras går extra utskick. Början juli månad. 5b. Externt till medverkande i delegationen Extern distributionslista för utskick av veckobrev med början ca två månader innan besöket. I stort sett samma som ovan, skickas via e-post, innehåller kort och koncis rapportering från den senaste veckan, förberedelser, företag som tillkommit, förändringar som skett etc. Inklusive artiklar och dylikt från svensk och utländsk media. I de fall något akut måste meddelas/distribueras går extra utskick. Mottagare är medverkande företag. Veckobrevet kan innehålla information om praktiska saker, bland annat visitkort, texter till broschyr, passfoton med mera. 6. Dialogiska kommunikationsinsatser Förberedande möte den 2 oktober. Olika upplägg för medverkande företag och politiker. Medverkan av någon som kan berätta om den kinesiska kulturen samt att göra affärer där. Ytterligare ett möte den 17 november för avstämning. Bilaga 1.
4 7. Media 7a. Internt om media Vid förberedande möte ingår en punkt om media. Här informerar vi om hur vi tänker kommunicera med media om delegationsbesöket samt delar ut sammanställning av frågor som är sannolika att media kan ställa samt förslag till lämpliga svar. Vi kan bland annat försöka förutse fallgropar. 7b. Med media Presseminarium med medverkan av Region Skånes politiker, företag samt Kina-expert. Syfte: att sprida kunskap om Guangdongs utveckling och de möjligheter som finns för Skåne, vad Region Skåne kan bidra med både i termer av näringslivskontakter och vad det kulturella utbytet kan innebära utöver dessa kontakter. Tid: förslagsvis början av november, vilket ger möjlighet till inbjudan med god varsel (en månad) samt möjlighet att engagera rätt personer. Seminarium kl 9.30-11.00. P- lats: Stortorget 9 i Malmö. Bilaga 2. Pressinformation när vi har material av intresse för media skickar vi pressinformation om det, till exempel vilka företag som följer med. Budskapsformulering - om syfte, mål med samarbete med Guangdong för Region Skånes del. Syfte Kort: "Region Skånes politiker kan öppna dörrar för företag till den kinesiska marknaden. " Längre (att ha i bakhuvudet): "Att leda en delegation till Guangdong, Kina ligger i Region Skånes utvecklingsuppdrag. Det finns möjligheter för företag i Skåne att göra affärer i Guangdong, vilket skulle leda till bland annat ökad tillväxt i Skåne. När det gäller cleantech finns de potentiella kunderna inom offentliga organisationer, detsamma gäller i stor utsträckning life science, och till dessa är ingångarna politiska. Samarbete mellan universitet, deras innovationssystem och inkubatorer kan också leda till fruktbart samarbete inom forskning och utveckling. För att komma in genom politiska ingångar behöver företagen vara politiskt ledsagade hemifrån." Mål Region Skånes mål med delegationsresan är att medföljande företag ska uppleva att Region Skånes insats har en avgörande betydelse för deras möjligheter att göra affärer, det vill säga: 100% av företagen ska i olika grad ha nytta av att besöka Kina tillsammans med Region Skåne. Vi följer upp medföljande företags framtida affärsförbindelser med Guangdong under kommande tre år. (Se punkt 9.) NB: Vilket mål och hur vi sätter det i siffror är beroende av olika faktorer, så som att företagen kan vilja vara diskreta med eventuella diskussioner/resultat, och vilket tidsperspektiv vi pratar om. Någon form av realistiskt och mätbart mål för arbetet förbättrar dock oddsen för ett bra resultat. Kronologi, där till exempel undersökning av företags intresse som kriterium framgår.
5 Sammanställa presskit - bilaga 4 www.skane.se/guangdong Om avtalet och vår strategi, inklusive ovan. (Plats på webben är under Skånes utveckling Skåne & världen Samarbeten och projekt Avtal med regioner) 9. Utvärdering Syftet med en utvärdering är att säkerställa ett effektivt arbete vad gäller kostnad och resultat. Vi ska dra slutsatser om huruvida kommunikationsinsatserna bidragit till att stärka Kina-arbetets legitimitet. Vi följer under kommande tre år varje medföljande företags affärsförbindelser med marknaden i Guangdong. 9a. Utvärderingsformulär Angående resans resultat, förberedelser och Region Skånes betydelse. Av samtliga medverkande bör vi kunna räkna med att 90% besvarar det. Vårt verksamhetsmål bör vara att 100% av de medverkande i olika grad ska ha nytta av att besöka Kina tillsammans med Region Skåne. Av dessa ska 75% vara nöjda med hur Region Skåne har kommunicerat förberedelser, program och uppföljning. Bilaga 5. Camilla Greiff 081127
6 Bilaga 1 förberedande möten 2 oktober resp 17 november Förberedande möte den 2 oktober kl 9-12, Stortorget 9, vån 5 i Malmö. Möte/upplägg: samtliga medverkande politiker, exportrådet, handelskammaren, tjänstepersoner, medverkande företag; om interkulturell kommunikation, politikernas konkreta uppgift, mediehantering. 2 oktober, första förberedande möte och focal point Kl 09.30 Kaffe och fralla Kl 10.00 Välkommen - Regionstyrelsens ordförande Jerker Swanstein Kl 10.05 Presentation och förväntningar kort beskrivning av respektive företags förväntningar på resan Kl 10.20 Programmet i Guangdong - Projektansvarig Per-Olof Persson Kl 10.25 Om Guangdong och konsulatet - Generalkonsul Winni Fejne Kl 10.35 Om provinsens utveckling och fördelar konsul Stefan Arenbalk, Exportrådets handelssekreterare och chef i Kanton Kl 10.45 Om kulturen och skillnader mellan olika delar av Kina - Bertil Lundahl, sinolog Lunds universitet Kl 11.00 Tangshan - Mikael Edelstam, Sustainable Business Hub Kl 11.10 Medias intresse samt checklista om praktikaliteter - Projekt/kommunikationsansvarig Camilla Greiff Kl 11.20 Frågor Kl 12.00 (senast) Lunch, tillfälle till mingel och samtal 17 november: Avstämning, uppförandekod, rollfördelning Fyll i slutliga programmet
7 Bilaga 2 - Presseminarium Presseminarium kl 9.30-11, Stortorget 9, vån 5 i Malmö: Varför Kina? Kl 9.30 Kaffe och fralla Kl 9.45 Camilla Greiff hälsar Välkommen, presenterar programmet Kl 9.50 Jerker Swanstein berättar varför Region Skåne bestämt sig för denna delegationsresa, varför arbeta med Guangdong, historik. (Denna politiker bör vara förberedd av mig m fl.) Kl 10.15 Eskil Lundberg: varför Guangzhou? Om utvecklingen, Kina Kl 10.30 Ulf Åberg, Douglas Almqvist som arbetat mycket med kontakterna med Guangdong och/eller med Kina som kan berätta konkret om resultat, förmedla känslan av att det är givande, inspirerande. Eller Invests nye VD? Om han kan Kina, annars inte. Kl 10.45 Frågor Kl 11.00 Slut (ingen lunch)
8 Bilaga 3 - ersätt med Nordenhakes Exempelbild här kan företagslogga placeras.
9 Bilaga 4 Presskit, innehåll Om det finns en nyhet, pressmeddelande som ligger överst i kittet Budskapsformulering (varför Region Skåne gör detta) Delegationsbroschyr (inkluderar medverkande företag) Program Kronologi Överenskommelser/avtal (3 st) Invest in Skåne-folder Material från Sven-Tore Holm
10 Bilaga 5a Utvärdering till företag i Region Skånes delegation till Guangdong 081203-081205. Skala 1-5, från låg poäng till hög lägg gärna till ett blankt A4, om formuläret ej räcker. 1. Motsvarade besöket i Guangdong dina förväntningar? 1 (lågt) 2 3 4 5 (högt) 2. Anser du att ditt företag har skapat goda kontakter? 3. Anser du att ditt företag har skapat många kontakter? 4. Ledde din medverkan i delegationen till någon form av konkret resultat, till exempel en order eller en överenskommelse om ytterligare besök, antingen igen i Guangdong eller ett besök från Guangdong till Skåne, för vidare diskussioner om att göra affärer? vill ej svara 5. Tror du att detta besök leder till ökad tillväxt för ditt företag? 6. Tror du att besöket leder till utveckling av ditt företag? Förklara gärna på vilket sätt: - 7. Tycker du att besöket visade att Region Skånes medverkan var en förutsättning för att ditt företag ska kunna skapa fruktbara kontakter i Guangdong? 8. Hur tycker du att Region Skåne har kommunicerat förberedelser, syfte, program och förväntningar innan besöket? 9. Vad tycker du att Region Skåne kunde ha gjort bättre? 10. Kommer du att rekommendera andra företag att delta i aktiviteter, som leds av Region Skåne för att bli introducerad till den kinesiska marknaden? Ja Nej Utveckla:
11 Bilaga 5b Utvärdering till organisationer i Region Skånes delegation till Guangdong 081203-081205. Skala 1-5, från låg poäng till hög lägg gärna till ett blankt A4, om formuläret ej räcker. 1. Motsvarade besöket i Guangdong dina förväntningar? 1 (lågt) 2 3 4 5 (högt) 2. Anser du att du har skapat användbara kontakter för den organisation som du representerar? Ge gärna ett exempel: 4. Ledde din medverkan i delegationen till någon form av konkret resultat, till exempel en överenskommelse om ytterligare besök, antingen igen i Guangdong eller ett besök från Guangdong till Skåne, för diskussioner om samarbete? vill ej svara 6. Tror du att besöket genom din medverkan i delegationen leder till utveckling av den organisation som du representerar? Förklara på vilket sätt: - 7. Tycker du att besöket visade att Region Skånes medverkan är en förutsättning för att din organisation ska kunna skapa kontakter i Guangdong? 8. Hur tycker du att Region Skåne har kommunicerat förberedelser, syfte, program och förväntningar innan besöket? 9. Vad tycker du att Region Skåne kunde ha gjort bättre? 10. Skulle du delta igen, om Region Skåne i framtiden genomför fler delegationsresor till Kina? Ja Nej Varför?
12 10. Kommer du att rekommendera andra organisationer att delta i aktiviteter, som leds av Region Skåne för att bli introducerad till den kinesiska marknaden? Ja Nej Utveckla:
13 Bilaga 5c Utvärdering till Region Skånes egna representanter i delegationen till Guangdong 081203-081205. 1. Motsvarade besöket i Guangdong dina förväntningar? Helt och hållet Bättre än förväntat Sämre än förväntat 2. Ge gärna ett exempel på hur du upplever att just din medverkan i delegationen bidrog till en positiv resa med ett positivt resultat. 3. Vad tycker du att vi i Region Skåne kunde ha gjort bättre? 4. Vad ska vi tänka på vid eventuella framtida besök? (t ex har bl a Uno nämnt bättre koll på företagen som anmäler sig, och mer frekventa besök, dvs vart fjärde år räcker inte)