Skara kommun Upplevd kvalitet i särskilt boende inom äldreomsorgen November 2014 Torbjörn Bengtsson och Elvira Hendeby
Innehåll Sammanfattning 1 Revisionsfråga... 1 Svar på revisionsfråga... 1 Iakttagelser... 1 Rekommendationer... 1 1. Inledning 2 1.1 Bakgrund... 2 1.2 Syfte och avgränsning... 2 1.3 Revisionsfråga och revisionskriterier... 2 1.3.1 Underliggande frågeställningar... 2 1.4 Metod och granskningsinriktning... 2 2. Granskningsresultat 3 2.1 Vad orsakar låga resultat i öppna jämförelser?... 3 2.2 Finns det skillnader i resultat mellan olika boenden?... 4 2.2.1 Iakttagelse och rekommendation... 4 2.3 Vilka rutiner finns för avvikelsehantering?... 5 2.3.1 Iakttagelse och rekommendation... 5 2.4 Hur ser bemanningen ut?... 6 2.5 Kompetenser utbildningsnivå på de anställda?... 6 2.6 Hur arbetar man med kompetensutveckling?... 6 2.7 Hur ser boendenas förändringsarbete ut?... 6
2.8 Hur ser möjligheterna till rehabilitering ut?... 7 2.9 Hur tillser nämnden att äldreomsorgen uppfattas som tillfredställande ur ett brukarperspektiv?... 7 2.9.1 Iakttagelse och rekommendation... 7
Sammanfattning Deloitte AB har av Skara kommuns förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att granska upplevd kvalitet i särskilt boende inom äldreomsorgen i Skara kommun. Revisionsfråga Säkerställer omsorgsnämnden att särskilt boende inom äldreomsorgen är tillfredsställande ur ett brukarperspektiv? Svar på revisionsfråga Vår bedömning är omsorgsnämnden till viss del säkerställer att särskilt boende inom äldreomsorgen är tillfredsställande ur ett brukarperspektiv. Utifrån vad som framkommit i granskningen lämnas följande iakttagelser och rekommendationer: Iakttagelser Vi har noterat att nämnden inte har någon inarbetad rutin för hur uppföljning och analys ska ske av resultatet av öppna jämförelser. Vi har även noterat att nämnden inte i någon större utsträckning använder resultaten från öppna jämförelser för att utveckla verksamheten. Vi har noterat att vissa boenden upplever att schemat för personalen inte är optimalt för att ge de boende bästa omvårdnad. Vi har noterat att det har varit en viss omsättning på ledarpositioner på vissa boenden samtidigt som en osäkerhet funnits kring ledningsstrukturen (i form av antal enhetschefer). Vi har noterat att vissa boenden inte har några SOL-avvikelser under årets första 8 månader och vissa boenden endast har ett fåtal HSLavvikelser under årets första 9 månader. Vid våra intervjuer har framkommit att återkoppling gällande lämnade avvikelser ibland är bristfällig. Rekommendationer Vi rekommenderar nämnden att införa en rutin där resultaten i öppna jämförelser tas tillvara för att för att öka kvaliteten i äldreomsorgen. Vi rekommenderar att nämnden i större utsträckning tar del av resultatet från öppna jämförelser och använder det i sitt kvalitetsarbete och att jämföra olika boenden med varandra. Vi rekommenderar nämnden att överväga en översyn av schemaläggningen för bästa användningen av personalresurserna. Vi rekommenderar att nämnden säkerställer ett tydligt ledarskap till stöd för medarbetarna. Vi rekommenderar att nämnden säkerställer goda rutiner för avvikelsehantering för att alla avvikelser fångas upp. Vi rekommenderar nämnden att införa rutiner där tydlig återkoppling ges till den som rapporterat en avvikelse. Jönköping den 28 november 2014 DELOITTE AB Torbjörn Bengtsson Certifierad kommunal revisor Elvira Hendeby Auktoriserad revisor 1
1. Inledning 1.1 Bakgrund Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting genomför årligen öppna jämförelser av vården och omsorgen om äldre. Dessa jämförelser visar en bred bild av hur brukarna uppfattar vården och omsorgen. Vid en genomgång av resultaten för Skara kommun, framkommer att Skara kommun inom vissa områden ligger under riksgenomsnittet. Hur ser boendenas förändringsarbete ut? Hur ser möjligheterna till rehabilitering ut? Hur tillser nämnden att äldreomsorgen uppfattas som tillfredsställande ur ett brukarperspektiv? 1.4 Metod och granskningsinriktning Granskningen genomförs genom intervjuer med enhetschefer, personal samt dokumentstudier. 1.2 Syfte och avgränsning Granskningen avgränsas till kvalitetsfrågor inom särskilt boende. 1.3 Revisionsfråga och revisionskriterier Säkerställer omsorgsnämnden att särskilt boende inom äldreomsorgen är tillfredsställande ur ett brukarperspektiv? Revisionskriterier i denna granskning är Öppna Jämförelser 2013 Vård och omsorg om äldre samt kommunens avvikelserapportering. 1.3.1 Underliggande frågeställningar Vad orsakar låga resultat i öppna jämförelser? Finns det skillnader i resultat mellan olika boenden? Vilka rutiner finns för avvikelsehantering? Hur ser bemanningen ut? Kompetenser utbildningsnivå på de anställda? Hur arbetar man med kompetensutveckling? 2
2. Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier presenteras i följande kapitel resultatet av genomförd granskning. Resultatet från Öppna Jämförelser av vården och omsorgen av äldre, visar att de särskilda boendena i Skara kommun ligger över riksgenomsnittet på vissa delar, men ligger under riksgenomsnittet på andra delar. De områden som avviker mest negativt är relaterade till möjligheten att gå ut och nöjdhet med de aktiviteter som erbjuds. Frågeställning Andel i särskilt boende som uppger att det är mycket bra eller ganska bra möjligheter att komma ut 2013. Andel i särskilt boende som är mycket nöjda med aktiviteterna som erbjuds 2013. Procent Skara kommun Genomsnitt procent riket 47 % 58 % 219 53 % 63 % 196 Skarakommuns rankning bland Sveriges kommuner har besvarat enkäten. Då anhöriga har besvarat enkäten snarare än de boende själva, kan en anledning till låga resultaten vara att de anhöriga inte har vetskap om allt som händer på boendet. Det kan även finnas ett förväntningsgap mellan vad de anhöriga tror att de äldre vill göra och vad de äldre faktiskt visar intresse för. Oberoende av vem som har besvarat enkäten har även fysiska förutsättningar nämnts som en orsak som trolig förklaring till dåligt resultat i öppna jämförelser. De flesta av de som bor på särskilt boende har svårt att röra sig och många sitter i rullstol. När rörligheten är begränsad innebär ett boende som inte är på bottenplan att det är svårare att på egen hand ta sig ut. Samtidigt framkommer det vid flera av våra intervjuer att de boende ofta vistas ute på balkonger men att vistelse på balkongen troligtvis inte ses som utomhusvistelse bland de som har besvarat enkäten. Vidare framkom under intervjuerna att uppfattningen bland anhöriga ofta är att en utomhusvistelse innebär att man lämnar boendets område. Att vara ute i boendets trädgård ses inte som utomhusvistelse. Vid våra intervjuer framkom att kommunen inte arbetat aktivt med resultatet från de öppna jämförelserna. Enhetscheferna har påbörjat ett arbete med att analysera resultaten och hur de kan förbättras i framtiden. Vidare har ett kvalitetsbokslut tagits fram som ska användas ute i förvaltningen. 2.1 Vad orsakar låga resultat i öppna jämförelser? Vid våra intervjuer framkommer att vissa av resultaten är väntade medan andra resultat är mer oväntade. Samtliga enhetschefer framhåller att det är viktigt att förstå vilka det är som har besvarat enkäten som undersökningen grundar sig på. Vid samtliga intervjuer har det framkommit att det är mest troligt att det är anhöriga som Iakttagelse och rekommendation Vi har noterat att nämnden inte har någon inarbetad rutin för hur uppföljning ska ske av resultatet av öppna jämförelser. Vi rekommenderar nämnden att införa en rutin där resultaten i öppna jämförelser tas tillvara för att för att öka kvaliteten i äldreomsorgen. 3
2.2 Finns det skillnader i resultat mellan olika boenden? I tabellen nedan visas resultatet av de två frågeställningar där Skara kommun avvek mest mot övriga landet. Resultatet delats upp på varje enskilt boende. Utfallet saknas för Vallehemmet på grund av för få svarande. Är möjligheterna att komma utomhus bra eller dåliga? (andel positiva svar) Ardalagården 63 71 Malmgården 22 38 Skarahemmet 20 44 Viktoriagården 62 62 Vallehemmet Resultat saknas pga. för få svarande Hur nöjd eller missnöjd är du med de aktiviteter som erbjuds på ditt äldreboende? (andel positiva svar) Resultat saknas pga. för få svarande Det är särskilt två boenden som avviker negativt gällande frågan om möjlighet att gå ut och nöjdhet med de aktiviteter som erbjuds. Dels är det Malmgården, ett uttalat demensboende, och dels Skarahemmet. Malmgården är ett uttalat demensboende som även vid en första anblick ser ut att ha helt andra förutsättningar än Skarahemmet. Skarahemmet är ett äldreboende men vissa av de boende har en lättare demenssjukdom. Malmgården har arbetat mycket med miljön och drivit särskilda projekt för bra demensvård. En stor andel av de som arbetar på Malmgården är specialistundersköterskor med inriktning demens. Lokalerna är ändamålsenliga för verksamheten och boendet har en trädgård där de boende enkelt kan ta sig ut. Boendet ligger på två våningar men de som bor på övervåningen har stora lättillgängliga balkonger. Personalen berättar även de har tillgång till en minibuss och att de så snart de har möjlighet tar med de pensionärer som vill på utflykter i närheten. Sjukdomen demens gör att det är svårt att planera utflykter och aktiviteter i förväg. En demenssjuks status kan ändras från dag till dag varför personalen måste vara duktiga på att fånga de stunder när de boende är mottagliga för att ta del av aktiviteter. På Malmgården anser personalen att de kommer ut så mycket som de vill med de boende. På Malmgården arbetar personalen mycket med att få de boende att känna dofter. Minst en gång i veckan bakar personalen något gott till helgen. Doften av nybakat sprider sig då på avdelningen och boende som vill vara med får vara delaktiga i de moment de kan. Skarahemmet är ett före detta sjukhem. Boendet ligger beläget på tredje våningen och består av en lång korridor. Skarahemmet har inte någon egen trädgård utan ligger beläget vid vägar med mycket trafik. Boendet har tillgång till stora balkonger, men då räckena är höga har en ramp lagts ut för att den som sitter i rullstol skall kunna se över räcket. Att ha en ramp gör det svårare för den som är rörelsehindrad att ensam ta sig ut på balkongen. Vid våra intervjuer har det framkommit att även Skarahemmet försöker aktivera sina boende på bästa sätt. På Skarahemmet används ett 15 veckors schema. Bemanningen skiljer sig åt mellan tid på dygnet och olika dagar. Åsikter har framkommit att en översyn av schemat och bemanningen vid olika tidpunkter på dygnet, när det passar i de äldres dagsrutiner, skulle göra att mer aktiviteter kan erbjudas. Vid intervjuerna har även ledarskapet nämnts. Kommunen har haft viss omsättning av enhetschefer bland annat till följd av pensionsavgångar. Osäkerhet kring ledningsstrukturen i form av antalet enhetschefer har kommenterats. Vår granskning visar att lokalernas utformning har betydelse. Även innehåll i form av ledarskap, personalens attityd och bemötande mot boende och anhöriga påverkar hur nöjda de boende är. 2.2.1 Iakttagelse och rekommendation Vi har noterat att viss personal upplever att schemat inte är optimalt för att ge de boende bästa omvårdnad. 4
Vi har noterat att det har varit viss omsättning på ledarpositioner på vissa boenden samtidigt som en osäkerhet funnits kring ledningsstrukturen (i form av antal enhetschefer). Vi rekommenderar nämnden att se över schemaläggningen för att optimera den personal som finns. Vi rekommenderar att nämnden säkerställer ett tydligt ledarskap till stöd för medarbetarna. 2.3 Vilka rutiner finns för avvikelsehantering? Det är viktigt att äldreomsorgen har effektiva rutiner gällande avvikelserapportering för att kunna genomföra nödvändigt förbättringsarbete och ökad säkerhet i organisationen. Kommunen har rutiner för hur avvikelser i vårdarbetet skall hanteras. Personalen ute på de särskilda boendena fyller i blanketter för olika typer av avvikelser. Blanketterna lämnas sedan till enhetschefen som för in dem i Procapita och vidtar de ytterligare åtgärder som behöver göras. SOL-avvikelser (avvikelser från Socialtjänstlagen) skickas även till kvalitetsansvarig i kommunen och HSL-avvikelser (avvikelser från Hälso- och sjukvårdslagen) till MAS. Det är respektive enhetschef som ansvarar för att ge personalen feedback på de avvikelser som lämnas in. All personal upplever inte att de får den feedback som de önskar på lämnade avvikelser. Nedan framgår en sammanställning över rapporterade SOL-avvikelser under de första 8 månaderna 2014. Tabellen visar att det är olika hur många avvikelser som rapporteras. Värt att notera är att det är två boenden, Skarahemmet och Vallehemmet som inte har en enda rapporterad SOLavvikelse under årets första 8 månader. Vid samtal med enhetscheferna framkommer att de anser det vara viktigt att avvikelser rapporteras som underlag för förbättring av verksamheten. Det är möjligt att ett boende inte haft en enda SOL-avvikelser under 8 månader men det ger även anledning att fundera på om rutinen gällande avvikelser fungerar och om alla avvikelser rapporteras. Särskilt boende SOL-avvikelser 140101 140831 Ardalagården 7 Malmgården 8 Viktoriagården 11 Skarahemmet 0 Vallehemmet 0 Antal avvikelser Nedan framgår en sammanställning över rapporterade HSL-avvikelser. På samma sätt som för SOL-avvikelserna finns skillnader i hur många avvikelser som har rapporterats från de olika boendena. Även när det gäller HSLavvikelser kan det finnas anledning att fundera på om alla avvikelser rapporteras på alla boenden. HSL-avvikelser 140101 140930 Tillgängliga platser Fall Läkemedel Vård och behandling Ardalagården 33 70 4 0 2,24 Malmgården 24 61 11 0 3,00 Skarahemmet 22 76 18 1 4,32 Vallehemmet 16 24 1 0 1,56 Viktoriagården 30 112 16 1 4,30 2.3.1 Iakttagelse och rekommendation Avvikelse/ plats Vi har noterat att vissa boenden inte har några SOL-avvikelser under årets första 8 månader och vissa boenden endast har ett fåtal HSL-avvikelser under årets första 9 månader. Vid våra intervjuer har framkommit att återkoppling gällande lämnade avvikelser ibland är bristfällig. 5
Vi rekommenderar att nämnden säkerställer goda rutiner för avvikelsehantering för att säkerställa att alla avvikelser fångas upp. Vi rekommenderar nämnden att införa rutiner där tydlig återkoppling ges till den som rapporterat en avvikelse. 2.4 Hur ser bemanningen ut? I en personalintensiv verksamhet som särskilt boende har bemanningen en stor betydelse för kvaliteten på den vård som ges. Vilket tidigare nämnts, har det framkommit synpunkter på att den bemanning som finns skulle kunna utnyttjas effektivare på vissa boenden för att kunna ge en bättre vård och omsorg om de äldre. Nödvändigtvis behövs inte mer personal totalt sett över veckan, men att resurserna kan fördelas på ett bättre sätt. Vid andra intervjuer har påpekats att det inte per automatik blir bättre vård för att bemanningen är högre. De särskilda boendena har en bemanning på 0,61 personal per boende på dagtid. Undantaget är Malmgården som är ett uttalat demensboende. På Malmgården är bemanningen 0,7 personal per boende på dagtid. 2.5 Kompetenser utbildningsnivå på de anställda? Skara kommun har ambitionen att ha så hög andel undersköterskor som möjligt på sina boenden. Äldreomsorgsnämnden anser inte att de har svårt att få tag på kompetent personal i dagsläget. Kommunen har en vuxenutbildning som säkerställer att boendena får tillgång till erforderlig kompetens. Nämnden ser dock att de har en utmaning framöver med stora pensionsavgångar som skall fyllas. I verksamheten finns ett antal medarbetare som har arbetat i kommunen under en längre period och inte är undersköterskor. Ofta har medarbetare som arbetat länge i kommunen men inte är undersköterskor en vårdbiträdesutbildning istället. I dag har kommunen som policy att inte anställa någon på en tillsvidaretjänst om personen i fråga inte är utbildad undersköterska. På kommunens demensboende arbetar man med att få in en hög andel undersköterskor som specialiserat sig på demens. Att ha en hög andel demensundersköterskor på demensboendet anses viktigt då det krävs kunskap för att kunna ta hand om demenssjuka på ett bra sätt. 2.6 Hur arbetar man med kompetensutveckling? Kommunen arbetar löpande med kompetensutveckling. Nytt för i år är så kallade dialogdagar. Dialogdagarna går ut på att personal från de olika boendena träffas dels för att lära känna varandra och genomföra erfarenhetsutbyte dels för att diskutera ett aktuellt ämne. Den senaste träffen hölls på tema döden. Tanken är att dessa dagar skall återkomma minst en gång om året. Kommunen har även ett antal specialistgrupper som kan tillkallas när specifika situationer uppstår som den ordinarie personalen inte vet hur de ska hantera. Bland dessa grupper kan demensgruppen, grupp för vård vid livets slut och etikgruppen nämnas. Dessa grupper går även ut och informerar på boenden när efterfrågan finns för att på så sätt höja kompetensen hos medarbetarna. Boendena arbetar även med kompetensutveckling genom att var 6:e vecka ha ett coachingsamtal i grupp. Under coachingen deltar all personal på en avdelning. Coachingmötena hanterar ämnen som är aktuella för arbetsgruppen. 2.7 Hur ser boendenas förändringsarbete ut? Nytt för i år är att boendeenheterna har börjat samarbeta mer med varandra. Genom att utbyta erfarenheter med varandra och även sträva efter ett mer likartat arbetssätt på de olika boendena förväntas kvaliteten även bli högre. När alla boenden har ett liknande arbetssätt blir det även lättare att stötta och hjälpa varandra vid behov. Att utbyta erfarenheter med varandra möjliggör även att bra beprövade idéer till förbättringar kan implementeras av fler boenden. På samma sätt kan mindre goda exempel delas för att inte fler boenden skall behöva göra samma lärdom själva. 6
2.8 Hur ser möjligheterna till rehabilitering ut? Kommunen har ett kommungemensamt team bestående av arbetsterapeut och sjukgymnast som påkallas då personalen ser ett behov. Det kommungemensamma teamet kommer och hjälper personalen med instruktioner hur nya hjälpmedel skall användas eller hur ett ordinerat träningsprogram skall genomföras. Gruppen ger även förslag på hjälpmedel som är till hjälp för de boende eller hjälpa till med att ta fram lämpliga övningar som den boende kan bli hjälpt av. Alla boendena upplever att de får den hjälp de behöver av gruppen och någon skillnad mellan de olika boendena har inte kunnat identifieras på denna punkt. Vi rekommenderar att nämnden i större utsträckning tar del av resultatet från öppna jämförelser och använder det i sitt kvalitetsarbete och att jämföra olika boenden med varandra. 2.9 Hur tillser nämnden att äldreomsorgen uppfattas som tillfredställande ur ett brukarperspektiv? När det gäller frågan om hur intresserad nämnden är av att äldreomsorgen uppfattas som tillfredsställande ur ett brukarperspektiv finns olika åsikter. Vissa anser att nämnden visar ett stort intresse av kvalitetsarbetet medan andra menar att de inte efterfrågar information och därför borde ha svårt att vara insatta. Vid våra intervjuer framkommer att kommunen inte i någon större utsträckning använt resultaten per enhet från öppna jämförelser 2013 - vård och omsorg om äldre innan vi påbörjade vår granskning av ämnet. Vidare framkom att boendena nu tagit del av resultaten och att ledningsgruppen påbörjat en diskussion gällande vad resultaten beror på och vad de kan göra för att förbättra resultaten. Oavsett om de anser att resultatet är rättvisande eller inte så visar undersökningen hur de som har fyllt i undersökningen uppfattar frågeställningarna och det är det boendena har att förhålla sig till. 2.9.1 Iakttagelse och rekommendation Vi har noterat att nämnden inte i någon större utsträckning använder resultaten från öppna jämförelser för att utveckla verksamheten. 7
Deloitte är ett av Sveriges ledande revisions- och konsultföretag med 1 100 medarbetare på ett trettiotal orter över hela landet. Med Deloitte avses Deloitte AB och dess dotterbolag. Deloitte är det svenska bolaget inom Deloitte Touche Tohmatsu. För mer information, besök www.deloitte.se. Deloitte Touche Tohmatsu är ett av världens ledande nätverk av tjänsteföretag. Med 165 000 medarbetare i över 140 länder levererar medlemsföretagen tjänster till drygt hälften av världens största företag och även till stora nationella företag, offentliga verksamheter och tillväxtföretag. Förutom ett heltäckande internationellt servicenät erbjuder medlemsföretagen gedigna branschkunskaper och ett omfattande tjänsteutbud oavsett var klienten bedriver sin verksamhet. Deloitte Touche Tohmatsu är en schweizisk juridisk person (Verein). Varken Deloitte Touche Tohmatsu eller dess nationella medlemsföretag ansvarar för varandras rättshandlingar oavsett dess karaktär. Varje nationellt medlemsföretag utgör en separat och oberoende juridisk person, verksam under firma "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" eller därmed relaterade firmor. Tjänsterna beskrivna häri tillhandahålls av respektive nationella medlemsföretag och inte av Deloitte Touche Tohmatsu i dess form av schweizisk juridisk person (Verein). Av bland annat regulatoriska skäl tillhandahålls inte samtliga tjänster beskrivna häri av samtliga nationella medlemsföretag. För mer information, besök www.deloitte.com. A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu. 2014 Deloitte AB. 8