Filhantering Dan Haldin Ålands lyceum
I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G Innehållsförteckning... 2 Filhantering med Windows... 3 Skapa Mappar... 4 Spara rätt... 5 Öppna sparade filer... 7 Flytta och kopiera filer... 8 Flytta filer... 8 Kopiera filer... 9 Arbeta med Komprimerade filer... 11 Övningsdel Operativsystemet och Filhantering... Fel! Bokmärket är inte definierat. Övning 1... Fel! Bokmärket är inte definierat. Övning 2... Fel! Bokmärket är inte definierat. Övning 3... Fel! Bokmärket är inte definierat. Ordbehandling med Microsoft Word... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2
F I L H A N T E R I N G M E D W I N D O W S Filhanteringen i Windows sköts av ett program som heter Explorer. Programmets uppgift är att sköta om filer och mappar som finns på datorns hårddiskar samt visa information från CD-rom enheter och Diskenheter. Du kan aktivera programmet genom att klicka på mappsymbolen i Aktivitetsfältet. När du arbetar med Explorer så kan man i den vänstra delen som markerar vilken nivå du vill vara i, den högra delen kallar vi för informationsdelen. När vi skapar mappar under den första delen av kursen kommer vi i första hand att använda oss av skrivbordet som i sig är en mapp. Markera Mappen Skrivbord som visas uppe i det vänstra fältet. Ikonerna på den högra sidan kan se ut på lite olika sätt, detta reglerar du med verktyget ändra visning, de olika lägena är: 3
Dra i reglaget för att ändra på visningsläget. Se sedan till att Detaljerad lista är markerad: I det här läget visas några standard rubriker som också är klickbara i syfte att sortera enligt olika kategorer. Ett klick gör en stigande sortering (a-ö, 1-100), två klick gör listan fallande (ö-a, 100-1). SKAPA MAPPAR Flytta fokus till din nätverksenhet (H:/) Välj knappen Ny mapp skriv in IT1 och bekräfta sedan med ENTER. En mapp med kursens namn har skapats på ditt nätverk. När man arbetar med en dator är det viktigt att man har en så logisk mappkonstruktion som möjligt, detta för att det skall vara lätt för dig och andra att hitta rätt filer i mappkonstruktionen. För att uppnå detta skapar man så kallade undermappar. Dubbelklicka på mappen med IT1. Skapa sedan en ny mapp genom att använda snabbkommandot CTRL + Shift + N, ge den nya mappen namnet Datakörkort och tryck sedan ENTER. 4
Peka på mappen IT1 på ditt konto, det dyker upp en pil till höger om mappen, klicka på den. Nu fäller du ut undermappen och du kan klicka på Datakörkortsmappen. Markera mappen Datakörkort och skapa sedan Följande mappkonstruktion. Observera att datorn automatiskt lägger mapparna i alfabetisk ordning i det vänstra fältet. SPARA RÄTT Om man skall ha någon som helst nytta av Explorer så kräver det att man kan spara på rätt ställe, därför skall vi nu göra några övningar på detta. Börja med att aktivera Microsoft Word, skriv in följande text: IT Dagbok Detta är en text som skrivs för att jag skall lära mig hur jag söker mig till rätt mapp innan jag sparar!! Orsaken är naturligtvis den att vi inte vill att alla filer skall ligga under mappen Mina dokument. När du skrivit texten har det blivit dags att spara detta dokument. Platsen för filen är mappen som heter Word, Gör så här: Klicka på Fliken Arkiv och välj alternativet Spara som, följande fönster aktiveras: 5
Som standardinställning är mappen Mina dokument startmapp i spara som och öppna menyn, det är härifrån som du skall söka dig fram till den rätta mappen. Gå ut till höger och klicka på ditt konto H:/, fortsätt genom att klicka dig ner i nivån i mappstrukturen tills du är inne i mappen Word. Nu har du nått fram till slutmålet, nämligen den rätta mappen. Detta är en procedur du kommer att ofta när du sparar i fortsättningen. 6
Klicka i fältet för filnamn och kontrollera det filnamn som står där, ändra ev. till IT Dagbok och klicka sedan på knappen Spara. Nu spelas innehållet magnetiskt in på hårddisken och när du nästa gång behöver informationen kan du öppna den från mappen Word genom att dubbelklicka dig till rätt plats. För att detta riktigt skall fastna skall vi göra en ny övning Öppna programmet Microsoft Excel, du hittar det under Start och Program. Placera markören i cellen med namnet A1 och skriv in följande text Min allra första Excel kalkyl, tryck ENTER två gånger och skriv i följande kalkyl: Autosumma Observera att i cellen A6 skriver man inte in ett tal utan man använder beräkningsfunktionen Autosumma för att räkna ihop de ovanstående cellvärdena. När du dubbelklickat på autosumma är det dags att spara Arbetsboken i mappen Excel på din disk. Gör på samma sätt som när du sparade Word filen med skillnaden att du nu går in i mappen Excel istället. Ge filen namnet den första kalkylen. Stäng Excel när du har slutfört övningen. ÖPPNA S PARADE F ILER Ja då vet du hur du skall bära dig åt för att spara filer på angiven plats, men om man skall kunna arbeta med en dator så måste man ju också veta hur man skall hitta data, i nästa övning kommer vi att pröva oss på hur man söker sig fram till och sedan öppnar en fil som är sparad på en hårddisk eller diskett, gör så här: Starta Microsoft Word, Välj Arkiv och öppna, sök dig vidare in i mappkonstruktionen och till din mapp Word som ligger på ditt konto. Markera din IT-dagbok och klicka sedan på knappen Öppna eller tryck ned Enter. Filen aktiveras och du kan fortsätta att arbeta med filen. Som nästa steg skall vi öppna filen den första kalkylen som ligger i mappen Excel på din disk. Istället för att aktivera programmet och öppna filen från programmets öppna funktion så skall vi öppna filen direkt från Explorer, detta gör du på följande sätt: Starta Explorer om du inte redan har den öppen, om den ligger aktivitetsfältet kan du klicka på knappen för att maximera fönstret. Sök fram din mappstruktur på H:/ och klicka dej sedan in till mappen Excel. 7
Markera filen och Dubbelklicka på den. Alternativt kan du också markera den och sedan klicka ENTER för att starta programmet och filen. Stäng sedan filen utan att spara några ändringar. FLYTTA OCH KOPIERA F ILER När man arbetar mycket med data, kanske spara ofta och mycket finns det naturligtvis en risk att man sparar filerna på fel plats, i fel mapp eller kanske t o m på fel disk. För att åtgärda detta behöver man naturligtvis inte starta filen och spara om den, man flyttar eller kopierar helt enkelt filen. Observera att en aktiv fil, dvs. en fil som används kan man inte arbeta med i Explorer. Man måste stänga filen innan man t ex kan flytta den från en enhet till en annan. För att detta skall bli lite tydligare skall vi göra några övningar i hur man flyttar och kopierar filer med hjälp av Explorer. FLYTTA F ILER Aktivera Explorer, använd genvägen om du har en sådan. Klicka på pilen till höger om mappen IT1 tills alla mappar syns. Din första uppgift blir att flytta filen den första kalkylen från mappen Excel till en ny mapp som du döper till Dataregister. Börja med att markera mappen Filhantering, klicka sedan på knappen Ny mapp, namnge den och bekräfta med Enter. 8
Klicka på mappen Excel så att du ser filen den första kalkylen klicka en gång på filen för att markera denna. Klicka sedan på tangenterna CTRL + X (snabbfunktion för att klippa ut). Markera sedan mappen Dataregister, välj sedan tangentkombinationen CTRL + V (snabbfunktion för att Klistra in). Nu har du flyttat filen från en mapp till en annan genom att använda tangentkombinationer, du kan naturligtvis också göra detta med hjälp av Klipp ut och Klistra in som finns i Snabb-menyn, under högerklicket om du föredrar detta. KOPIERA F ILER Om det skulle visa sig att du behöver två likadana filer men på olika platser går det naturligtvis bra att göra en kopia på originalfilen. Markera filen som ligger i mappen Word, välj tangentkombinationen CTRL + C (snabbfunktion för kopiera) markera sedan rotmappen H:/ och välj sedan CTRL + V för att klistra in kopian. Nu finns det en kopia av filen direkt på H:/, det går alltså alldeles utmärkt att spara direkt på en enhet, man måste inte ha en mapp för att det skall gå att spara filer på disken. Nu är ju dessa två sätt inte de enda, som vanligt när det gäller datorer kan man göra saker på många olika sätt, ett sätt som används ofta är den så kallade drag och släpp metoden, du tar tag i filen med vänster musknapp, drar sedan filen tills den mapp du vill ha filen i är markerad. Pröva! Använd filerna på din disk. Alternivt kan du använda höger musknapp, du kommer du att få en snabbmeny som gör att du kan välja mellan kopiera, flytta eller skapa genväg, smart! Obs!! Om man drar filen från en mapp till en annan, på samma enhet, t ex C:/ då flyttas filen. Om man däremot drar den från en enhet till en annan, t ex från H:/ till C:/, då skapas en kopia av filen, datorn är klok nog att inte ta bort en fil från en enhet. 9
Tips: Använd alltid Höger musknapp när du drar och släpper, då får du fram snabbmenyn som hjälper dig att välja rätt. 10
A R B E T A M E D K O M P R I M E R A D E F I L E R I den här övningen skall vi testa att Komprimera filer som har packats ner för att bli enkla att bifoga med e-post eller för att lägga upp i ftp arkiv. Börja med att söka fram mappen Zip-filer som finns lagrad i Program /Ovningar / Dan. Högerklicka på filen och välj Kopiera: Flytta till ditt konto H: och markera mappen Filhantering, klistra in den komprimerade mappen här. Högerklicka på den komprimerade mappen och välj Extrahera alla (observera att den komprimerade mappen storlek är 95 kb) 11
Filerna som var nerpackade packas nu upp i målmappen. Notera att mappen Paket15 nu är ca 500kb stor. (högerklicka på mappen och välj Egenskaper) gå sedan in i mappen för att titta på innehållet: Sortera filerna enligt typ och flytta sedan över Worddokumenten till mappen Word, BMP och Jpg bilderna till mappen Bilder osv. När filerna är lagda i rätt mapp går du först in i mappen Word, markerar alla dokumenten och högerklickar i markeringen. Välj alternaivet Skicka till och sedan Komprimerad mapp. 12
Namnge den komprimerade mappen Wordfiler och bekräfta med Enter. Repetera med de övriga filerna. Dags för övningar 13