Riktlinjer för Rekrytering i Orsa kommun - rätt person på rätt plats Inledning Ett framgångsrikt rekryteringsarbete bidrar till att få de mest kompetenta och motiverade medarbetarna. Riktlinjerna ska vara ett stöd i rekryteringsarbetet och gäller både extern och intern rekrytering. Orsa kommun ska ha attraktiva arbetsplatser som medarbetarna kan känna stolthet över. Vi ska anställa rätt person på rätt plats och våra chefer ska ha god kompetens för att kunna utföra ett bra rekryteringsarbete. Rekrytering är en stor investering och arbetet ska därför planeras och genomföras professionellt och med hög kvalitet. Rekryteringsprocessen är samtidigt ett sätt att marknadsföra Orsa Kommun som en bra organisation och arbetsplats. En rekryteringsprocess är som en kedja och det är viktigt att samtliga länkar finns med för att slutresultatet ska bli lyckat. Vi ska behandla alla lika och ingen ska diskrimineras vid anställning av ny personal. Vi ska kompetensutveckla och uppmuntra intern rörlighet bland redan anställda medarbetare. Skapad: januari 2009 Senast reviderad: 10 januari 2011 Senaste översyn: 10 januari 2011 Senast reviderad 13 april 2013
Ansvarsfördelning Chefens roll Chefen 1 har ansvar för alla steg i rekryteringen. Kostnader för rekryteringen belastar respektive verksamhet. Bilda en rekryteringsgrupp i inledningen om flera parter ska vara med, så det är samma personer under hela processen som deltar. Personalkontorets roll Personalkontoret fungerar som ett stöd till chefen i rekryteringsprocessen och samrådspart. Personalkontoret kan vid behov delta under rekryteringsprocessens gång. Arbetstagarorganisationens roll Berörd arbetstagarorganisation ska informeras om tillsättning av tillsvidaretjänster samt längre visstidsanställningar. Vid chefsrekrytering ska berörd arbetstagarorganisation erbjudas att delta i rekryteringsprocessen. Bemanningsföretag I vissa fall kan det vara ett alternativ att hyra in personal. Orsa Kommun har upphandlat tjänster med några bemanningsföretag. För mer information om bemanningsföretagen och upphandlingen, kontakta personalkontoret. Rekryteringsföretag Kommunen har upphandlat rekryteringsföretag som kan användas för rekrytering av chefer och specialister. 1 Delegationsordningen anger vem som ansvarar för rekryteringen. 2
Rekryteringsprocessen 1. Behöver vi verkligen rekrytera? ( Läs mer på sidan 3) 2. Omplacering och företrädesrätt (Läs mer på sidan 3) 3. Annonsering (Läs mer på sidan 3) 4. Inkomna ansökningar (Läs mer på sidan 4) 5. Urval (Läs mer på sidan 4) 7. Referenstagning 6. Intervju (Läs mer på sidan 4) 8. Slutligt urval 9. Anställningsavtal och lönesättning 10. Besked till övriga sökande 11. Arkivering 12. Utvärdering (Läs mer på sidan 6) 13.Introduktion (Läs mer på sidan 6) 3
1. Behöver vi verkligen rekrytera? Behovsanalys Hur ser omvärlden ut idag? Vilka förändringar kommer att ske i verksamheten framöver? Vad har vi behov av nu och i framtiden? Är det samma egenskaper/kompetenser vi söker som vi hade på befattningen? Vilka krav kommer att ställas av brukare, uppdragsgivare m.fl. på förvaltningen/kommunen framöver? Hur ser verksamhetsmålen ut? Vad behövs för kompetens för att nå målen? Kan vi omfördela arbetsuppgifter? Fundera noga igenom vilket behov, genom en behovsanalys, ni har i verksamheten innan beslut om rekrytering sker. Se över vilka ekonomiska förutsättningar som finns. En nyrekrytering är en investering i framtiden och en väl genomtänkt behovsanalys säkerställer att varje rekrytering ligger i linje med verksamhetens långsiktiga behov av kompetens. I Orsa kommun råder anställningsstopp på tillsvidaretjänster. Blankett för att söka avsteg från anställningsstopp finns på intranätet. Det är förvaltningschef som ansöker om avsteg och personalkontoret som beviljar eller avslår ansökan. Kravprofil En kravprofil är den mest grundläggande fasen i rekryteringsarbetet och ska alltid göras. Vad krävs för att utföra just det här arbetet? Kraven ska vara realistiska att ställa på en ny medarbetare. För varje rekrytering görs en ny kravprofil. Skilj på ska krav och bör krav! Två olika mallar för att ta fram krav som ställs på befattningen finns som bilaga i dessa riktlinjer. Planering av rekryteringsprocess Gör en realistisk tidsplan för rekryteringsprocessen och bestäm vilka som ska delta i rekryteringsprocessen. Det är ofta lämpligt att boka in tider i planeringsfasen för att inte senare tappa fart på grund av svårigheter att hitta gemensamma tider för intervjuer och dylikt. 2. Omplacering och företrädesrätt När ett behov av rekrytering uppstår ska personalkontoret kontaktas för att säkerställa att vi följer lagar och avtal. Det kan vara anställda i behov av omplacering och anställda med företrädesrätt (önskan om höjd sysselsättningsgrad samt företräde till återanställning). Skicka kravspecifikationen ni tagit fram för befattningen, till personalkontoret. Invänta sedan klartecken därifrån. Läs mer om detta i Tydliggörande kring omplacering och företrädesrätt till återanställning i samband med rekrytering som du hittar på intranätet. 3. Annonsering Använd kravanalysen som underlag för annonseringen. Annonsen ska väcka intresse för befattningen och i annonsen ska följande alltid finnas med; Kort beskrivning av Orsa Kommun och verksamheten. Tydlig rubrik om vilken tjänst vi utannonserar, Hör med lönekontoret vilka titlar vi ska använda oss av. Arbetstid/varaktighet. Tjänstgöringsgrad. Anställningsform. Arbetsuppgifter och eventuella specifika krav. Exempel på något positivt (t ex utvecklingsmöjligheter, förmåner) 4
Utbildning/erfarenheter som personen ska ha eller bör ha. Personliga egenskaper. Kontaktperson samt facklig företrädare. Dessa ska vara tillgängliga under ansökningstiden. Sista ansökningsdag, adress, ev. löneanspråk. Bör vara minst 14 dagars ansökningstid. För annonser som ska publiceras i tidningar eller tryckta medier kan det vara svårt att få till en annons med all den information som punktas ovan. Ett alternativ då är att i annonsen hänvisa till Orsa kommuns hemsida där man kan läsa mer om tjänsten. Ett annat vanligt alternativ är att i tidningar publicera korta blänkare där i stort sett endast yrkestiteln rubriceras och man sedan hänvisar till hemsidan för fulltextannons. Kom bara då ihåg att lägga ut annonstext med all information på hemsidan under lediga jobb. Innan annonsering är det viktigt att tänka igenom vem man vill nå med annonsen samt var man tror att intresserade för tjänsten finns (orten, regionen, landet) och utifrån det välja lämplig publicering. Ska annonsen publiceras i någon tidning är det också viktigt att fundera över vilken tidning man tror passar bäst, där det är troligast att det finns personer med de kvalifikationer vi söker. Innehållet i annonsen ska attrahera rätt personer. Tänk på att vara tydlig med vad du söker, vilka krav du har. Glöm inte att skicka annonsen till Informationsansvarige som lägger ut den på intranätet och hemsidan. Orsa kommun är positivt inställd till intern rörlighet. Därför gäller följande rutin för annonsering: I annonsen ska anges att urvalet kommer att ske i konkurrens med interna sökanden. Annonsen skall publiceras på intranet samtidigt som den går ut externt. Den ska också skickas till alla chefer som info. Borttaget: 4. Inkomna ansökningshandlingar och återkoppling till sökande Inkomna ansökningshandlingar ska diarieföras och varje sökande ska få en bekräftelse på att ansökan mottagits. Detta kan ske via brev, mail eller telefonsamtal. En ansökan är en offentlig handling och så även alla uppgifter som tillför handlingen något. Det är lämpligt att i bekräftelse brevet informera om tidplan för rekryteringen. Drar rekryteringen ut på tiden ska de sökande informeras om detta. Vad gäller offentlighet och sekretess i rekryteringsärenden, se bilaga till dessa riktlinjer. 5. Urval Urval är den del av rekryteringsprocessen då man väljer ut vilka sökande som är mest aktuella för tjänsten och med slutmål att ha en person som man vill erbjuda jobbet. Urval kan ske på många sätt, till exempel skriftlig ansökan (CV, meritförteckning), intervjuer, tester av olika slag, arbetsprov, assesment center, referenstagning. I Orsa kommun begär vi alltid in skriftlig ansökan, vi genomför anställningsintervjuer och tar referenser. Dessa urvalsmetoder är obligatoriska. Vi stämmer också av meritförteckning/cv med betygskopior. Urvalet görs utifrån kravprofilen. 5
Sortera ansökningarna i tre kategorier: - De som inte alls stämmer med kravprofil (rätt utbildning och erfarenhet) - De som delvis stämmer med kravprofilen - De som stämmer helt med kravprofilen Tänk på likabehandlingen, att inte diskriminera någon. Om det finns interna sökanden med tillräckliga kvalifikationer (skall kraven uppfyllda) skall dessa kallas till intervju. 6. Intervju Fundera noga igenom i förväg vad ni vill veta. Utgå från kravanalysen vid konstruktionen av frågor för att minska risken för felrekryteringar. Tänk även igenom vilka som ska medverka under intervjun. I möjligaste mån ska samma personer medverka vid samtliga intervjuer för att kunna göra en rättvis bedömning och samma frågor ska ställas till alla. Är det många personer bör man dela upp dessa på två intervjuomgångar. Glöm inte att dokumentera under intervjun. Ring upp personen du ska kalla till intervju och boka tid. Informera personen om hur lång tid intervjun kommer att ta, vilka som kommer att närvara under intervjun, tid och plats. Direkt efter intervjun bör deltagarna i rekryteringsgruppen stanna kvar och diskutera intryck och analysera det som kommit fram. Förslag på intervjufrågor finns som bilaga i dessa riktlinjer. Betyg Meritförteckning/CV Begär alltid styrkta betygs- och intygskopior vid intervjun på det den sökande uppger att han/hon har utbildning och erfarenhet av. Vi måste säkerställa kompetensen bland vår personal. Utdrag ur belastningsregistret ska i enlighet med Skollagen lämnas av den sökande vid befattningar inom förskola, skola och särskola samt för personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder (ny lag 110101). I Orsa kommun har vi som rutin att även begära utdrag ur belastningsregistret vid yrken där det finns medborgare/brukare som står i direkt beroendeställning till tjänsteutövaren och/eller där yrkesutövaren arbetar i annans hem. Det kan också vara aktuellt att kandidaten uppvisar utdrag för enskild person enligt 9 1 st lagen om belastningsregister på tjänster där kommunens anseende kan allvarligt skadas om ett kriminellt förflutet framkommer. Detta är normalt sett chefpositioner. Utdraget får vara högst ett år gammalt. Finns poster i belastningsregistret är det viktigt att göra en bedömning i varje enskilt fall och om bedömningen leder till att personen inte erbjuds anställning vid förfrågan kunna motivera hur vi resonerat. Detta förfarande skall inte vara regelmässigt utan vid vissa befattningar och då tjäna som del i kvalitetssäkringen. OBSERVERA De som tillfrågas om att visa upp sitt registerutdrag, och inte omfattas av annan lagstiftning att lämna ett registerutdrag t ex skolpersonal, skall behålla utdraget efter uppvisandet. Detta får inte förvaras i personakt motsvarande. 7. Referenstagning Syftet med referenstagning är att bekräfta eller dementera intrycken från intervjun. Referenstagning ska alltid ske, på aktuella personer efter intervjuerna, även vid internrekrytering. Mycket viktigt att ni ringer referenserna, minst två stycken, för att minimera 6
risken för felrekrytering. Tänk på att även kritiskt granska referensen. Det är lämpligt att ha en kommunikation med den sökande om vilka personer som kommer att kontaktas för referenstagning. Förslag på frågor till referenspersonen finns som bilaga i dessa riktlinjer. Lägg till egna frågor utifrån kravanalysen ni gjort och de frågetecken som uppstått vid intervju. Vill arbetsgivaren ta referenser från personer som den sökande inte har angett, ska sökande tillfrågas om sitt samtycke. 8. Slutligt urval När steg 1-6 är genomförda samlas rekryteringsgruppen och går igenom de intervjuade personernas meriter och egna anteckningar. Gör en sammanvägning av all fakta för att få fram den mest lämpade kandidaten för befattningen. Ta hjälp av kravanalysen för att spegla de sökande mot de krav som satts upp. Rangordna personerna med den som är mest lämpad för tjänsten som nummer ett. Övriga intervjuade personer som inte fått tjänsten rings upp och får ett muntligt besked om detta. 9. Anställningsavtal och lönesättning Personen ni har som nummer ett kontaktas och erbjuds tjänsten. Beslut om lönesättning och anställning sker enligt gällande delegationsordning. Lönen ska alltid diskuteras med personen först, innan anställningsbeviset skrivs på. Innan lönesättning ska den tilltänkta lönen diskuteras i samråd med löneansvarige eller personalchef. Tänk på att även muntliga löften gäller så lova inget förrän du vet vad du kan lova. När ni är överens om lönesättningen kan ni gå vidare och skriva anställningsavtal Anställningsbevis finns att hämta på intranätet. När du som chef fyllt i det ska det skickas till löneansvarig som en kvalitetssäkring. När ni får tillbaka det från löneansvarig får anställningsbeviset skrivas på. Originalet ska arbetstagaren ha och en kopia skickas till lönekontoret för registrering. 10. Besked till övriga sökande Glöm inte att skriftligen underrätta övriga sökande om att tjänsten tillsats av annan sökande. Ett professionellt avslut till alla sökande ger kommunen ett gott rykte som arbetsgivare. Ringer en sökande och frågar varför den inte fick arbetet ska vi kunna svara professionellt på frågan. 11. Arkivering Arkiveringsrutinerna i Orsa Kommun ser ut som följande; ansökningshandlingar får återlämnas till sökande, som inte fått sökt tjänst, tidigast en månad efter beslut om tillsättande av tjänst. vid ett återlämnande av handlingar skall meritsammanställningen behållas 7
och gallras efter 2 år meddelandet till sökande som ej erhållit sökt tjänst skall innehålla besked om möjligheten att på begäran få ansökningshandlingarna återlämnade med gällande tidsfrist ej återlämnade ansökningshandlingar förvaras av anställande myndighet och gallras efter 2 år Observera att ansökningshandlingarna för den person som fått tjänsten ska bevaras i personakten som finns på lönekontoret. Även betyg och intyg skickas dit samt kopia på anställningsbeviset. 12. Utvärdering Följ upp hur rekryteringsarbetet har gått och utvärdera det. Vad gick bra? Vad kan vi göra bättre, ändra på till nästa gång? Detta gör du för din egen skull och behöver inte redovisas för någon. 13. Introduktion till nyanställda En nyanställning är en stor investering och vi ska ta hand om den nyanställda på ett bra och genomtänkt sätt genom att ha en planerad introduktion i förväg. Se riktlinjer för introduktion av nyanställda på intranätet. 8