Budgetförslag verksamhetsåret 2012-2013 Här följer en förklarande text kring budgetförslaget inför UF Linköpings verksamhetsår 12/13. Intäkter Föregående års resultat: Är en preliminär beräkning av detta verksamhetsårs resultat. Denna post kommer med största sannolikhet avvika, så var uppmärksam på resultaträkningen som kommer presenteras efter detta verksamhetsårs slut där det slutgiltiga resultatet kommer att finnas. Medlemskapsintäkter: Posten är beräknad för 1000 medlemmar som vardera betalat 50 kr och är alltså ett ungefärligt värde, då man under verksamhetsåret 12/13 bör sträva efter omkring 1000 medlemmar. Studiefrämjandet: UF Linköping får 150 kr i bidrag från studiefrämjandet för varje föreläsning som hålls, 6000 kr är ungefär vad vi har fått i bidrag tidigare år och vi räknar med att ett liknande antal föreläsningar kommer att hållas under verksamhetsåret 12/13. UFS fast: Det fasta bidraget från UFS utbetalas under början av höstterminen och har tidigare år varit ungefär 30 000 kr. UFS rörlig: Det rörliga bidraget från UFS betalas ut under vårterminen. Bidraget är en uppskattning från tidigare år och beror på antalet medlemmar föreningen har. Forum Syd bidrag: För 2012 är UF Linköping beviljade ett bidrag på 23 000 kr för två föreläsningsserier, en under vårterminen och en under höstterminen. Ännu är det inte säkert hur stort bidrag UF Linköping kommer att få under Vt 2013, men jag har beräknat det på samma summa som under detta år, var dock uppmärksamma på att det kan avvika. De totala bugeterade intäkterna är 245 000 kr under verksamhetsåret 12/13 för UF Linköping. Kostnader utskott Utskott: Styrelsen 11/12 har valt att utöka utskottsbudgeten för de fem utskotten: aktivitet, program, IC, media och PR till 1500 kr per utskott. Med dessa pengar ser vi gärna att utskottsordföranden planerar en aktivitet per termin för att främja sammanhållningen bland de aktiva medlemmarna i utskottet. Vi anser att en social aktivitet för att lära känna varandra kommer att underlätta arbetet under resten av året och fungera motiverande för de aktiva medlemmarna i utskotten. Aktivitet: För att genomföra de uppdrag som Aktivitetsutskottet genom verksamhetsplanen åläggs att göra finns 15 000 kr till förfogande. Här räknas 1
dock inte pjäsen in då den är ett större evenemang som har sin egen budgetpost nedan. PR-papperstryck: De budgeterade 15 000 kr för PR-papperstryck beräknas täcka kostnaderna för tryck av flyers och posters inför föreläsningar samt kalendarium. Marknadsföring: För att sprida föreningens budskap är marknadsföringen av föreningen central. För verksamhetsåret 12/13 finns 35 000 kr för att marknadsföra UF Linköping. De är tänkta att användas för PR-kampanjer, trycksaker (t.ex. pennor, disktrasor, T-shirts för aktiva osv. med UF-logga), Nolle-p eller till exempel om något utöver flyers används under PR-utskottets informationsevent. Utav dessa 35 000 kr vill vi uppmana er att använda 10 000 kr till kreativ marknadsföring, där framför allt PR-utskottet kan komma med egna idéer till hur de tror att UF Linköping marknadsförs bäst och sedan prova sig fram till ett bra koncept. Styrelsen 11/12 har ett par förslag på hur det skulle kunna se ut, men det är upp till styrelsen 12/13 att bestämma hur ni vill genomföra denna kreativa marknadsföring. Förslag: UF-maskot, en dräkt eller liknande Gula onepieces till styrelsen Svart kavaj och gula byxor istället för styrelsetröjor Jag har UF info -tröjor Löpande kostnader Resekostnader föreläsningar: För verksamhetsåret är resekostnader budgeterade till 30 000 kr. UF Linköping står för tågbiljett i 2 klass alternativt milersättning om föreläsaren åker till Linköping med egen bil. Styrelsen 12/13 bör sträva efter att boka resor åt föreläsare så tidigt som möjligt för att hålla kostnaderna nere. Kostnaderna för att hämta och lämna föreläsare vid stationen ska även täckas av denna budgetpost. Rese-, och boendekostnader utländska föreläsare: Vi vill uppmuntra er till att flyga in föreläsare från utanför Sverige, därför har vi skapat en egen budgetpost för detta ändamål. Posten är budgeterad för att täcka rese-, och boendekostnader för två föreläsare. Förslagsvis kan en föreläsning av inflygen föreläsare hållas under hösten och en under våren, men en dialog måste hållas mellan IC och Program för att hitta två intressanta föreläsare. Omkostnader föreläsningar: till exempel kaffe eller fika åt en föreläsare som kommer tidigt och önskar detta, boende för de som måste stanna över en natt i Linköping eller andra extra kostnader för föreläsningar. Observera att boendekostnader för utländska föreläsare inte är inräknat här. Hyra föreningsrum och förråd: Hyran beräknas ligga på 15 000 kr för föreningsrum och förråd under verksamhetsåret 12/13. 2
Kontorsmaterial: Allt kontorsmaterial som behövs köpas in under året ska täckas av dessa 4 000 kr. Det rör sig ofta om mindre kostnader såsom pärmar, utskriftspapper, pennor till whiteboardtavlan etc. Hemsida: För att hålla föreningens hemsida uppe kommer den ungefärliga kostnaden att vara 2 000 kr. Fika/mat styrelsen: till exempel om ni vill köpa in kaffe och fika till styrelsemöten. Bankkostnader: Föreningen har de senaste åren haft bankkostnader som täcks av 1 500 kr. Fika föreningsstämma: det fika eller smörgåsar som köps inför föreningsstämmor. Övriga kostnader Projektbudget: För att värna om UF Linköpings medlemmar ger vi styrelsen 12/13 möjligheten att med denna projektbudget testa på och starta upp nya medlemsaktiviteter. Styrelsen 11/12 ger er en del idéer som vi gärna ser att ni provar på, men det är upp till styrelsen 12/13 att bestämma vad ni vill genomföra med pengarna. Förslag: Lunchföreläsningar där UF Linköping bjuder på lunch Utbildning av aktiva medlemmar/styrelsemedlemmar t.ex. genom LSU Hyr in workshops för våra medlemmar till Linköping UF Linköping stipendium UF Linköpings egen tryckta tidning Valvaka i baljan under USA:s presidentval Studieresor Starta upp ett bibliotek med böcker skrivna av föreläsare som besökt UF Linköping Föreläsningar med UF Linköping alumner eller skriva artiklar om vad gamla UF Linköping-aktiva gör idag Anordna samåkning till andra Utrikespolitiska föreningars större föreläsningar Get involved möte Sök till styrelsen möte SMS-grupp med påminnelse inför föreläsningar och andra aktiviteter Delta i SOF-paraden Förbättra arbetsyta kring datorn i UFFE (inköp av datatillbehör) 3
Nytt objektiv till systemkameran som är mer ljuskänsligt UF-radio, podcast Boombox Nya, häftigare gatupratare där plasten inte går sönder Marknadsföra oss på utsidan av C-huset Mässvägg med infobord och vägg Rollups av bättre kvalitet Utveckla pjäsen till ett större evenemang Traineeprogram Utveckla samarbetet med UFS, låt fler aktiva åka till forumhelger Omrekrytera medlemmar vid årets slut, t.ex. via erbjudande där den som förnyar sitt medlemskap deltar i utlottning av lämplig gåva Tröjor styrelse: Under början av året bör ni köpa in tröjor med UF-logga som styrelsen ska bära när de representerar UF Linköping, 7 000 kr är budgeterat för detta. Styrelsehelg: Vi har valt att utöka budgetposten för styrelsehelgen något jämfört med tidigare år för att styrelsen 12/13 ska ha råd att göra en större kickoff, där de kan att åka iväg tillsammans och spendera en hel helg med roliga aktiviteter. Vi rekommenderar er att dela upp pengarna mellan terminerna för att kunna göra någon mindre aktivitet tillsammans även under vårterminen. Större UF evenemang: För att kunna genomföra ett större UF evenemang har det budgeterats 20 000 kr. Föreläsningsserie Forum Syd: För föreläsningsserien som finansieras av Forum Syd har UF Linköping erhållit ett bidrag på 23 000 kr för året 2012. Det är inte säkert hur mycket bidrag vi kommer få för föreläsningsserien under Vt 2013, detta kan alltså komma att variera. Ett villkor för bidraget är att UF Linköping ska skjuta in 10 procent av det totala bidraget, därför finns 25 300 kr till förfogande för denna föreläsningsserie. Pjäs: Genomförandet av en pjäs under verksamhetsåret budgeteras till 7 000 kr. UFS: Denna budgetpost ska täcka den del av UFS representantens mat-, och resekostnader som inte täcks av UFS i samband med UFS möten. Resesubvention: UF Linköping ges möjligheten att subventionera den/de resor som ni åläggs anordna under nästa verksamhetsår med 20 000 kr. 4
De totala kostnaderna för verksamhetsåret är budgeterade till 279 700 kr. Dagens budgetförslag kommer att ge ett negativt resultat på 34 700 kr under verksamhetsåret 2012-2013. Anledningen till att styrelsen 11/12 väljer att budgetera för förlust är att UF Linköping de senaste åren har gått med vinst flera år i rad. Då UF Linköping är en ideell förening har vi valt att inte söka det bidrag vi fått tidigare år från Folke Bernadotteakademin inför nästa verksamhetsår, då det känns obefogat eftersom UF Linköping idag har besparingar från tidigare verksamhetsår som vi anser bör spenderas först. UF Linköping har växt de senaste åren och nu behöver verksamheten växa ikapp medlemsantalet. Av denna anledning väljer styrelsen 11/12 att budgetera en projektbudget på 50 000 kr inför nästa verksamhetsår som vi hoppas kommer kunna utveckla föreningens aktivitetsutbud för dess medlemmar. Budgetens underskott är idag tillräckligt litet för att det skulle kunna täckas av det bidrag från Folke Bernadotteakademin, som vi alltså har valt att inte söka. Hur budgeten för de olika projekten (Det större UF evenemanget, styrelsehelg, pjäs) i sin tur läggs är upp till styrelsen/projektgruppen. Inspiration kan dock hittas från föregående års projekt. Om någonting är oklart så tveka inte att kontakta styrelsen 11/12. Lycka till inför nästa verksamhetsår och framför allt ha det jätteroligt! UF Linköpings styrelse 2011/2012 5