Tjänsteutlåtande Utvecklingsstrateg 2015-01-04 Per-Ola Lindahl 08-590 970 35 Dnr: Per-Ola.Lindahl@upplandsvasby.se KS/2014:449 31774 Organisation och drift av Messingen Förslag till beslut Kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att, i samråd med tf kultur- och frititidschefen, med tjänsteutlåtande den 4 januari 2015 som utgångspunkt, presentera förslag till organisation, bemanning och budget/finansiering för enhet som ska ansvara för driften av nya Messingen. 2. Förslag ska presenteras för kommunstyrelsen den 30 mars 2015. Sammanfattning av ärendet Messingen öppnades i augusti 2011. Ansvaret för driften av anläggningen inkluderande uthyrning av lokaler, lokalvård, drift av skollunchrestaurang, cafeteria m.m. har sedan starten legat på entreprenören Sodexo efter genomförd upphandling. Med anledning av att det nuvarande driftsavtalet löper ut hösten 2015 har kommunledningskontoret uppdragit åt konsultbolaget Fasticon att utvärdera och analysera i vilken omfattning verksamheten har uppnått målen och visionen för verksamheten. En nulägesanalys har genomförts och med utgångspunkt från den har alternativa driftsformer utvärderats utifrån hur väl dessa bedömts understödja möjligheterna att nå verksamhetens mål och eventuella utvecklingsmöjligheter har identifierats. I nulägesanalysen kontstateras att visionen och målen för Messingen och verksamheten i byggnaden upplevs inte som tydliga av berörda parter. Den allmänna uppfattningen är att visionen och målen för Messingen inte har uppnåtts fullt ut. I den nuvarande driftsformen är ingen funktion/roll inom kommunen tydligt ansvarig för att visionen och målen för Messingen uppnås. Nuvarande begränsningar för bedrivandet av ideell verksamhet i Messingen p.g.a. de kommersiella villkoren i nuvarande driftsform har en negativ inverkan på utnyttjandegraden av anläggningen och samverkan mellan aktörerna. 1
Den nuvarande prissättningen av lokalerna relativt andra alternativa lokaler har inneburit ett lägre utnyttjande av lokalerna. Driften av Messingen, Kulturhuset och delvis Brobacken bör integreras och bedrivas i en organisation för att stimulera samverkan mellan parterna och skapa en effektiv lösning. Med utgångspunkt från nulägesbeskrivning och insikter presenteras ett förslag till organisation för drift av det nya Messingen, dvs nuvarande Messingen, Kulturhuset samt Brobacken. Förslaget innebär att en kommunal enhet under kultur- och fritidsnämnden bildas med ansvar för driften av nya Messingen Den ska bemannas med en kulturhuschef/evenemangschef, en ansvarig för facility management samt resurser för ekonomi, administration, vaktmästeri, AV-teknik och reception och besökarservice. Den nuvarande driftentreprenörens samordningsansvar inkluderas i enheten tillsammans med ansvaret för lokaluthyrning och evenemang och samtliga kringtjänster som reception, lokalvård, bevakning, vaktmästeri, AV-teknik etc. Enheten avropar lokalvård i enlighet med kommunens befintliga ramavtal. Skolluncher, omsorgsmåltider och cateringstjänster upphandlas vari inkluderas uthyrningen av befintligt restaurangkök och matsal, dvs maten ska lagas på plats i Messingen. Receptionen i anläggningen ska utgöra en del av Väsby direkt och samordnas i den omfattning som krävs. Enheten ansvarar för förvaltningen av och relationerna med samtliga permanenta hyresgäster inom Messingen på uppdrag av KSB. KSB,s roll avseende verksamheten begränsas till ansvaret för inhyrningen av Messingen från fastighetsägaren Hemsö och beställaransvaret avseende driftavtalet med enheten. Beslutsunderlag 1. Tjänsteutlåtande 2015-01-04, Dnr 2014:449 2. Förslag till framtida drift av kulturhuset Messingen 2014-11-20, Bo Magnus Persson, Fasticon Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsnämnden, Kontoret för samhällsbyggnad Ärendet i sin helhet Messingen öppnades i augusti 2011. Ansvaret för driften av anläggningen inkluderande uthyrning av lokaler, lokalvård, drift av 2
skollunchrestaurang, cafeteria m.m. har sedan starten legat på entreprenören Sodexo efter genomförd upphandling. Med anledning av att det nuvarande driftsavtalet löper ut hösten 2015 har kommunledningskontoret uppdragit åt konsultbolaget Fasticon att utvärdera och analysera i vilken omfattning verksamheten har uppnått målen och visionen för verksamheten. En nulägesanalys har genomförts och med utgångspunkt från den har alternativa driftsformer utvärderats utifrån hur väl dessa bedömts understödja möjligheterna att nå verksamhetens mål och har eventuella utvecklingsmöjligheter identifierats. Visionen för Messingen Utgångspunkten för utvärderingen och analysen har varit visionen för Messingen; Huset ska vara en mötesplats där människor naturligt väljer att vistas, att virtuellt mötas dagtid som kvällstid. Området ska präglas av liv och rörelse, ett framtidshus öppet för alla. Den som ansvarar för logistik, drift och service av huset ska tydligt se alla de möjligheter och faciliteter till möten som kan inrymmas i framtidens hus. Nulägesanalysen har vidare baserats på intervjuer av berörda parter och två workshops med deltagare från förtroendevalda, Nuläget Följande övergripande observationer har gjorts avseende nuläget: a) Visionen och målen för Messingen och verksamheten i byggnaden upplevs inte som tydliga av berörda parter. b) Den allmänna uppfattningen är att visionen och målen för Messingen inte har uppnåtts fullt ut. c) Delar av Messingens avsedda funktion upplevs som oklar av berörda parter. Samtliga parter anser att gymnasial utbildning, bibliotek och musikskola ingår i funktionen medan övriga funktioner som konferens, evenemang, mötesplats etc värderas och definieras på olika sätt. d) I den nuvarande driftsformen är ingen funktion/roll inom kommunen tydligt ansvarig för att visionen och målen för Messingen uppnås. Detta övergripande ansvar åligger i den nuvarande driftsformen entreprenören, Sodexo. e) I driftsavtalet mellan kommunen och Sodexo finns incitament för att visionen och målen för Messingen ska uppnås. f) Då kontoret för samhällsbyggnad, KSB, är hyresvärd för de permanenta hyresgästerna i Messingen som t.ex skolor och bibliotek och då den uthyrningsbara ytan reducerats över tiden har Sodexos rådighet över de uthyrningsbara lokalerna begränsats varför incitamentet för uthyrning delvis underminerats. g) I vissa delar upplevs det finnas friktioner mellan olika aktörer i Messingen t.ex avseende gymnasielevernas utnyttjande av cafeterian. 3
h) Potentiella brukare av lokalerna som föreningar och kommunala verksamheter har delvis inte utnyttjat lokalerna i Messingen för vissa av sina aktiviteter beroende på relativt höga hyror i jämförelse med alternativa lokaler. Vidare andra begränsningar beroende av de kommersiella inslagen i den nuvarande driftformen, t.ex ej möjlighet för föreningar att sälja kaffe. i) När Brobackens omsorgsboende och Kulturhuset tas i bruk och adderas till nuvarande Messingen kommer behovet av en samordnad, effektiv driftorganisation att accentueras. Insikter utifrån nulägesanalysen Med utgångspunkt från ovanstående nulägesbeskrivning och genomförda workshops har följande insikter formulerats: a) Otydligheten avseende Messingens funktion, vision och mål bidrar till att samverkan mellan aktörerna begränsas. b) Det otydliga ansvaret inom kommunen för att visionen uppnås bidrar till att verksamheten inte styrs effektivt och att samverkan mellan aktörerna begränsas. c) Det operativa ansvaret för att uppnå visionen och målen för Messingen med dess huvudsakliga inriktning mot utbildning och kultur samt med det övergripande målet att skapa en mötesplats med hög kvalitet och attraktionskraft är komplicerad att överlåta på en extern kommersiell aktör. d) Den splittrade rådigheten över lokalerna och det separerade ansvaret mellan permanenta och temporära hyresgäster bidrar till att samverkan mellan aktörerna begränsas. e) Det finns ingen av aktörerna inom Messingen gemensamt utarbetad värdegrund avseende förhållningssätt och beteende vilket bidrar till att samverkan mellan aktörerna försvåras. f) Nuvarande begränsningar för bedrivandet av ideell verksamhet i Messingen p.g.a. de kommersiella villkoren i nuvarande driftsform har en negativ inverkan på utnyttjandegraden av anläggningen och samverkan mellan aktörerna. g) Den nuvarande prissättningen av lokalerna relativt andra alternativa lokaler har inneburit ett lägre utnyttjande av lokalerna. h) Driften av Messingen, Kulturhuset och delvis Brobacken bör integreras och bedrivas i en organisation för att stimulera samverkan mellan parterna och skapa en effektiv lösning. Förslag till organisation och drift för nya Messingen Med utgångspunkt från ovanstående nulägesbeskrivning och insikter presenteras följande förslag till organisation för drift av det nya Messingen, dvs nuvarande Messingen, Kulturhuset samt Brobacken. En ny kommunal organisatorisk enhet med ansvar för hela verksamheten inom nya Messingen etableras. Enheten organiseras inom kultur- och fritidsnämnden. Det är viktigt att säkerställa i kommande organisation av kultur- och 4
fritidskontoret att driften av Messingen är en fristående, konkurrensneutral enhet. Detta för att möjliggöra för största möjliga kundnytta gentemot såväl externa aktörer som föreningsliv, företag och kommunala aktörer som alla ska befolka och berika huset. Den nuvarande driftentreprenörens samordningsansvar inkluderas i enheten tillsammans med ansvaret för lokaluthyrning och evenemang och samtliga kringtjänster som reception, lokalvård, bevakning, vaktmästeri, AVteknik etc. Enheten avropar lokalvård i enlighet med kommunens befintliga ramavtal. Skolluncher, omsorgsmåltider och cateringstjänster upphandlas vari inkluderas uthyrningen av befintligt restaurangkök och matsal, dvs maten ska lagas på plats i Messingen. Receptionen i anläggningen ska utgöra en del av Väsby direkt och samordnas i den omfattning som krävs. Enheten ansvarar för förvaltningen av och relationerna med samtliga permanenta hyresgäster inom Messingen på uppdrag av KSB. KSB,s roll avseende verksamheten begränsas till ansvaret för inhyrningen av Messingen från fastighetsägaren Hemsö och beställaransvaret avseende driftavtalet med enheten. Uppdrag,roller och bemanning En tjänst som kulturhuschef/evenemangschef inrättas med ansvar för det löpande arbetet inom ramen för de riktlinjer och anvisningar som uppdragsgivaren meddelar. Ansvaret omfattar infriandet av kort- och långsiktiga mål angivna i affärsplan/verksamhetsplan, strategiska planer, ägardirektiv eller på annat sätt. Uppdraget är att driva Messingen på ett sådant sätt att det i lokalerna skapas ett naturligt flöde av besökare genom att bl.a balansera behovet av kommersiella inslag med gymnasial utbildning, musikskola, bibliotek och andra arrangemang. Chefen ska ha ett nära samarbete med kommunens kultur- och fritidschef och samtliga aktörer verksamma i Messingen. Huvudsakliga arbetsuppgifter är - Utarbeta en affärsplan med bl.a affärside, vision, mål och gemensam värdegrund för alla aktörer i Messingen - Leda, planera och styra verksamheten mot uppsatta mål samt uppföljning av måluppfyllelse - Personalansvar för underställd personal - Etablera och underhålla goda relationer med hyresgäster samt säkerställa en hög kundnöjdhet - Skapa och vidmakthålla en effektiv försörjning av nödvändiga stödtjänster, dvs sourcing, för samtliga verksamheter i Messingen. - Skapa goda samarbeten med föreningslivet, den kommunala kulturverksamheten samt övriga externa kulturaktörer samt skapa förutsättningar för dessa att verka i Messingen - Utöka Messingens nyttjandegrad genom att erbjuda en stor mångfald av aktiviteter och på detta sätt öka tillgängligheten till Messingen för olika grupper i kommunen Facility manager Vidare en tjänst som facility manager. Facility management, FM, avser managering, strategisk ledning och styrning av de resurser och tjänster som krävs för att en facilitet, byggnad eller fastighet, ska fungera effektivt. 5
I denna roll ligger att ansvara för att Messingens hyresgäster erhåller definierade tjänster och att dessa levereras i enlighet med fastställda kvantitativa och kvalitativa mål. FM är i dessa frågor hyresvärdsrepresentant visavi både permanenta som temporära hyresgäster. FM ska även leda och utveckla egen personal. Huvudsakliga arbetsuppgifter är - Ikläda sig rollen som hyresvärdsrepresentant för Messingens permanenta hyresgäster avseende avtalsfrågor och kringtjänster som städning, skolluncher, omsorgsmåltider, bevakning, lokalplanering, flyttning m. m. - Ikläda sig rollen som Messingens ansvarige för utförandet av kringtjänster för temporära hyresgäster vid evenemang, arrangemang etc. - Vara Messingens beställarrepresentant avseende alla kringtjänster - Genom analys, uppföljning och kontroll löpande säkerställa att avtalad leverans av kringtjänster utförs i enlighet med definierade servicenivåer - Hantera eventuella brister i leveransen - Utveckla samarbetet med leverantörer av tjänster mot ett partnerskap - Etablera och underhålla goda relationer med hyresgäster samt säkerställa en hög kundnöjdhet - Personalledning och verksamhetsutveckling Ekonomi/administration, vaktmästeri/av, reception och besökarservice Utöver ovan två nämnder funktioner behövs resurser för ekonomi och administration, vaktmästare, AV-tekniker och reception/besökarservice. Sammantaget sju heltidstjänster. I nuläget finns motsvarande 4,5 heltidstjänster och bedömningen är att det krävs ytterligare 2,5 tjänster när Kulturhuset och Brobacken tillkommer. Kostnaden idag uppgår till 3 620 000 kronor och kostnaden för den nya kommunala enheten som ska driva nya Messingen beräknas uppgå till 4 970 000 kronor/år, dvs en ökning med 1 350 000 kronor jämfört med dagsläget. Finansiering Enheten föreslås finansieras genom att ett drifts/förvaltningsavtal tecknas mellan enheten och KSB. En viss del av hyresintäkterna från temporära uthyrningar, dvs från konferens, evenemang etc utgår som incitamentsbaserat arvode till enheten samt överskottet från cafeterian. Uppdrag om fortsatt utredning Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen uppdrar åt kommundirektören att i samråd med tf kultur- och fritidschefen att utifrån detta tjänsteutlåtande presentera förslag till organisation, bemanning och budget/finansiering för enhet som ska ansvara för driften av nya Messingen. Frågan om någon form av särskild styrelse, utskott etc ska finnas för Messingen ska belysas. Förslag ska presenteras för kommunstyrelsen den 30 mars och för kultur och fritidsnämnden den xx mars. 6
Kommunledningskontoret Björn Eklundh Kommundirektör Per-Ola Lindahl Utvecklingsstrateg 7