Vad är Aff? Per Lilliehorn Vad har jag köpt? Vems är ansvaret? 1
Aff: s användningsområden Förfrågningsunderlag vid entreprenadupphandling Kontraktshandlingar för förvaltningsentreprenad Kvalitetssäkring av egenregiorganisation Bakgrund Förvaltning på entreprenad ökar Gemensam standard för förfrågan och anbud saknades - svårt att jämföra anbud -vad har man köpt -pris -omfattning kvalitet? Fastighetsägarna och SABO initierar projektet 1993 Första generationen dokument publiceras 1995 Aff-kommittén startar 1996, övertar ansvaret Aff-kommittén överlåter 2000 utveckling och marknadsföring på Svensk Byggtjänst Aff-dokumenten ABFF 12 Aff Definitioner 11 SF 12 Objektsbeskrivning VT 04 ADM 11 TEKNIK 11 Aff för Aff för Aff mindre för mindre mindre driftentrepr. driftentrepr. driftentrepr. Objektsbeskrivning 06 Beskrivning VT 04 Gränsdragningslista VT 04 Upphandlingsföreskrifter 11 Kontrakts- Formulär 04 Mall Städ 99 + diverse derivat 2
En grund två vägar! Traditionell fastighetsförvaltning Verksamhetsanknutna tjänster Gemensamma dokument Förvaltning Verksamhetsanknutna tjänster 3
ABFF 12 Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Slutkontroll Avbeställning och hävning Tvist Grundbult 1 Grundläggande villkor Den lag som en domstol utgår ifrån vid en tvist Omfattning Kontraktshandlingarna anger omfattning Vad man skäligen kan förvänta sig Handlingarnas inbördes rangordning Lägst kostnad för E Anbudsförutsättningar Skaffa kännedom om förhållandena för entreprenaden Skaffa kännedom om andra förhållanden Fackmannamässig bedömning Underrättelseskyldighet Material Ingår normalt inte Utförande Kvalitetskrav I överensstämmelse med kontraktshandlingarna I klass med arbetena i övrigt Fackmannamässigt Statuskontroll Ändringar och tillägg Underrättelseskyldighet Underlåtenhet kan innebär att han inte är berättigad till ersättning 4
Organisation B utövar den kontroll han anser lämplig Medför ingen inskränkning i E:s ansvar Fel ska utan dröjsmål skriftligen meddelas E E ska utan dröjsmål vidta erforderliga åtgärder Annars äger B rätt att åtgärda felet på E:s bekostnad Kan felet inte avhjälpas eller tid för avhjälpande inte finns har B rätt till prisavdrag Motsvarande avhjälpandekostnaden Dock lägst E:s besparing Tider Entreprenaden ska utföras enligt överenskommen tidplan E har rätt till justering av deltiderför vissa hinder E har rätt till ersättning om hinder beror på vårdslöshet eller försummelse av B eller SE Part ska utan dröjsmål skriftligenunderrätta om förhållande som kan medföra hinder Underlåtelse kan medföra förhållandet inte får åberopas Ansvar 1(2) Vite Om så angivits i kontraktshandlingarna Ansvar under kontraktstiden Fel på entreprenaden -som inte beror på B Skada på tillhandahållna hjälpmedel, material m m Ansvar för skada Om E ansvarar för fel, ansvarar han även för skada på entreprenadenpå grund av felet Part ansvar för följdskadaom han varit vårdslös eller försumlig 5
Ansvar 2(2) Tredje man E i förhållande till B ansvarig för tredjemansskada till följd av entreprenaden B i förhållande till E ansvarig för E:s skadeståndsansvar mot tredje man enligt författning Reklamation Krav på felavhjälpande, prisavdrag, vite eller annat skadestånd skall framställas senast tre månader efter det att förseningen, felet eller skadan upptäckts Försäkring Ansvarsförsäkring (lägst 200 prisbasbelopp) Ekonomi Preskriptionstid E:s anspråk med anledning av entreprenaden ska framställas senast 6 månader från det entreprenaden avslutats Dock senast 3 månader slutredovisning om sådan föreskrivits i kontraktshandlingarna Avslutande statuskontroll Ska utföras om det angivits i kontraktshandlingarna eller påkallas av endera parten Beställaren utser och bekostar lämplig person Fastställer om objektet på eller i vilket entreprenaden utförts o/e levererade tjänster uppfyller kontraktsenliga fordringar 6
Avbeställning och hävning Avbeställning B har rätt att helt eller delvis avbeställa icke utförd del av entreprenaden E har rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagda kostnader, avvecklingskostnader och utebliven vinst Hävning Part har rätt att häva återstående del av avtalet, om Andra parten i väsentlig månåsidosätter sina skyldigheter Motparten försätts i konkurs eller kommer på obestånd Tvist Allmän domstol Om tvisten uppenbarligen inte överstiger 15 prisbasbelopp, eller avser ostridig, förfallen fordran Skiljedom Om tvisten överstiger 15 prisbasbelopp Under tvisten Att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande Berättigar inte E att avbryta entreprenaden, eller B att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller i övrigt inte fullgöra sina åligganden Aff-definitioner 10 Innehåller definitioner av ett 90-tal termer som används i Aff-dokumenten Utgör den terminologiska basen för både fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Grundbult 2 7
Drift- och underhållstermer Termen Drift Drift = åtgärder med ett förväntat intervall minst en gång per år, vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt Mediaförsörjning = driftåtgärder som omfattar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, gas, tryckluft, fjärrvärme och fjärrkyla samt tv-, radio-, tele- och datorsignaler Tillsyn = driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser Skötsel = driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial 23 Termen Underhåll Underhåll = åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning Avhjälpande underhåll = underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå Akut underhåll Övrigt felavhjälpande underhåll Planerat underhåll = underhåll som är planerat till tid, art och omfattning 24 8
Särskilda Föreskrifter 12 Omfattning Utförande Organisation Tider Ansvar Ekonomi Slutkontroll Avbeställning och hävning Tvist Entreprenadspecifika föreskrifter där ABFF 04 är dispositiv ABFF Särskilda föreskrifter ABFF Om i kontraktshandlingar förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de inbördes i följande ordning: 01 kontrakt 02 ABFF 04 03 Aff-definitioner 04 04 beställning 05 anbud 06 förfrågningsunderlag SF SF1.1 Förteckning över handlingar i f-underlag 02 ABFF 04 03 Aff Definitioner 04 06 Förfrågningsunderlag 06:1 Gränsdragningslistor 06:2 Ersättnings- /mätningsbestämmelser 06:3 SF 06:4 Objektsbeskrivning 06:5 Beskrivning arbetsupp. Objektsbeskrivning 06 Basdata för förvaltningsobjekt Mängduppgifter om Förvaltningsobjekt - Tekniska uppgifter - Administrativa uppgifter Kapitelindelning lika ADM och Teknik Beskrivning av förvaltningsobjektet. 9
Objektsbeskrivning, mark T1.1 Markytor T1.11 Gräsytor T1.111 Prydnadsgräsmattor Enhet Mängd Noteringar M2 T1.112 Bruksgräsmattor M2 T1.113 Bruksgräsmattor M2 T1.114 Högvuxna gräsytor M2 Objektsbeskrivning, luft Exempel T4.7 Luftbehandlingssystem T4.723 Ventilationskanaler Enhet Mängd Noteringar lpm 65 Samt annat som påverkar mängden arbete Teknik 11 + gränsdragningslista Kapitelindelning T0 Allmänt T1 Tomt T2 Byggnad utvändigt T3 Byggnad invändigt T4 VA-,VVS-,KYL m m T5 Elsystem T6 Tele- och Datasystem T7 Transportsystem T8 Styr- och övervakning Tekniska arbetsuppgifter - Struktur beskrivning av tekniska arbetsuppgifter - Beskrivningstext - Gränsdragningslista 10
Generella krav Trädgårdsskötaren ska (exempel på generella krav): Följa kvalitets- och miljöledningssystem Kunna svenska Vara trevlig mot hyresgäster Ha erfaren arbetsledning Komma till möten Vara på plats vid arbetsdagens början Skyndsamt avhjälpa fel, Samla in och sammanställa statistik Teknik, textstruktur Förvaltningsobjekt Rådstext Föreskriftstext Funktionskrav Rådstext Föreskriftstext Tillsyn Rådstext Föreskriftstext Skötsel Rådstext Föreskriftstext Felavhjälpande uh Teknik har en mera komplex uppbyggnad Teknik, exempel, T4.7 1[2] T4.7 Luftbehandlingssystem Förvaltningsobjekt T ex enhetsaggregat, luftbehandlingsinstallationer, luftdistributionsinstallationer, luftdon med skyddsgaller och skyddsnät till avluftsöppningar, spisfläktar, spiskåpor och tillhörande filter. Brandgasventilatorer redovisas under T2. 16. Teletekniska system för brandgasventilation redovisas under T2.16 Funktionskrav Exempel på text: Kontraktsarbetena ska utföras så - att luftbehandlingssystemets funktion med avseende på föreskrivna luftflöden, lufttemperatur och luftkvalitet upprätthålls - att täthet i systemet bibehålls 11
Teknik, exempel, T4.7 2[2] Tillsyn och skötsel Exempel på text 1: Tillsyn och skötsel av luftbehandlingssystemet ska utföras enligt bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner Ange vilka avsnitt i bifogade driftsinstruktioner och underhållsinstruktioner som skall gälla för luftbehandlingssystemet i de fall instruktionerna inte ska gälla i sin helhet. Exempel på text 2: Exempel på text 3: Felavhjälpande underhåll (saknas här!) Adm 11 + gränsdragningslista Kapitelindelning A1 Löpande ek. adm. A2 Budgetering, uppföljn, rapporter A3 Skatter, avgifter, myndighetsuppg A4 Lån och samhällsstöd A5 Hyresgäster/bostadsrättshavare A6 Arkiv, nycklar, förvaltningshandl. A7 Teknisk planering, upphandling A8 Särskilda utredningar och rådgivn A9 Övrigt A10 Projekthantering - Struktur - Exempel på beskrivningstexter 12
Små driftentreprenader Förlagor till: Anbudsförfrågan och upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Särskilda föreskrifter för entreprenaden Kontrakt Beskrivning administrativa tjänster Beskrivning tekniska tjänster Beskrivning städtjänster Driftentreprenader < 2 basbelopp Aff-mall Städupphandling Upphandlingsföreskrifter & anbudsformulär Särskilda föreskrifter Städbeskrivning (metod och frekvens) Städbeskrivning (kvalitetskrav på städresultat) Anvisningar för kvalitetsmätning (INSTA 800) Definitioner, städtermer Funktion, INSTA 800 Metod och frekvens 13
Vägledning Innehåller: Beskrivning av strategisk process före upphandling Upphandlingsföreskrifter LOU-upphandling Privat upphandling Upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär Strategi och upphandlingsprocess inom fastighetsförvaltning och VT Upphandlingsföreskrifter Svar på förfrågningsunderlaget = anbud Svarets innehåll bestäms av upphandlingsföreskrifter Svaret avges i anbudsformulär Svaret skall helst vara; Ja tack, om ni betalar mig följande Vad är Aff? Upphandlingsreglemente för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster Accepterat och känns igen av parterna Reglerar vad som köps (innehåll och omfattning) och vem som har ansvaret Standardiserar och styr upphandlingsprocessen vilket t ex leder till att underlätta anbudsutvärdering Omfattar utförande- och funktionsentreprenader 14
Ordning och reda Aff är för förvaltning och FM vad Linné var för botaniken! 15