FR2000 Nyckeln till framgång 2 Inledning 2 FR2000- stabilt över tiden 3 Kostnader och administration 3 Kvalitets- och miljöledning i ett verksamhetssystem 5 De grundläggande insatsområdena 5 Miljöarbetet inom ramen för FR2000 6 Miljöarbetets verksamhetsplan 6 Miljöarbetets organisation 6 Miljöutredning 6 Miljöpolicy 6 Insatsområden 6 Inventering av lagar, marknad och andra miljörelationer 6 Verktyg 6 Rutiner 6 Uppbyggnad - FR2000 Kvalitets- och miljöledning 7 Systemens omfattning 7 FR:s Kvalitets- och miljöråd 8 FR2000 Certifikat 8 Att arbeta med FR2000 Kvalitets- och miljöledning 8 Ständiga förbättringar 9 Dokumentation 9 Kunders och andra intressenters krav 9 Myndighets lagar och förordningar 9 Allmänna Bestämmelser 9 Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 1
FR2000 Nyckeln till framgång Inledning Kraven på företagandet att uppfylla miljötänkandet och leverera felfria varor har ökat. Beställare vill kunna bedöma andra parametrar än enbart priset. Verksamheter som har framgång blir föredömen. Ett företags kvalitet- och miljöledningssystem ska accepteras på marknaden, vara till nytta i den dagliga driften och vara kostnadseffektivt både i genomförandefasen och i det löpande underhållet. För att möta dessa behov har Företagarnas Riksorganisation, FR, i samarbete med anslutna branschförbund utvecklat verksamhetssystemet FR2000. Företaget ska inte behöva arbeta med flera parallella system utan kunna styra sina processer i ett sammanhängande verksamhetssystem. FR2000 är delar av SIQ:s verksamhetsbeskrivning för kundorienterad verksamhetsutveckling samt baserat på ISO 9001 och 14001. FR2000 är flödesorienterat, vilket innebär att företagaren ska kunna känna igen de krav och rutiner som beskrivs i FR2000; från förfrågan till leverans. Miljöledningen är integrerad i sitt naturliga sammanhang i företagets kvalitetsledningssystem. Utöver detta innehåller FR2000 även en inledande verksamhetsbeskrivning. I denna skall företagets affärsidé, organisation, verksamhet, marknad, framtidsvisioner m.m. beskrivas. Verksamhetsbeskrivningen ingår i det sammanhängande FR2000-konceptet och det lämpar sig också väl för användning i företagets kontinuerliga marknadsföring. I FR2000 finns uttalade krav om ständiga förbättringar även när det gäller rutiner som är relaterade till företagets kvalitetsledningssystem. Det borgar för att rutinerna underhålls och förbättras vilket är kostnadsbesparande över tiden. FR2000 består av en basversion till vilken olika branschanpassningar kan knytas. Dessa branschanpassningar utvecklas av respektive branschförbund. En sådan anpassning av FR2000 får ej ha lägre krav än vad som fastställts i basversionen av FR2000 men kan innehålla branschspecifika krav därutöver. Dessa branschanpassningar, av FR2000, ger varje bransch möjlighet att skapa en unik tolkning av hur verksamhetsstyrningen ska tillämpas i den enskilda branschen. Branscherna har möjlighet att från basversionen höja kraven. Detta har skett genom att vissa branscher har inkorporerat arbetsmiljön. I FR2000 finns många tips och anvisningar. I branschanpassningarna är dessa utvecklade och preciserade för att följa branschens speciella behov. Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 2
FR2000- stabilt över tiden Normer och internationella standarder syftar bl a till att underlätta för marknaden att bedöma olika leverantörer. Många branscher tillämpar också egna krav och branschnormer för att stärka sin konkurrenskraft. Det gör att det finns många diplomeringar, intygsförfaranden, kvalitets- och miljömärkningar m.m., såväl på den svenska som den internationella marknaden. Företagarnas Riksorganisation hade att ta hänsyn till detta innan man beslöt att lansera Kvalitets- och miljöledning FR2000. Ur FR:s synpunkt är det angeläget att förenkla där så är ändamålsenligt. Det behövs också lösningar som inte är onödigt konkurrensbegränsande mot små och medelstora företag. Stabiliteten i FR2000 baseras på branschernas engagemang och på en fast och uthållig organisation över tiden. Företagarnas Riksorganisation har även bildat FR:s Kvalitets- och miljöråd. Rådet består av 7-9 ledamöter och de representerar olika kompetenser som miljö, kvalitet, arbetsmiljö, tjänsteverksamhet och tillverkande verksamhet. FR: s Kvalitets- och miljöråds uppgift är att fastställa systemkraven för FR2000, såväl de generella som de branschanpassade versionerna. Rådet utser revisorer, godkänner revisioner och utfärdar FR2000-certifikaten. Kostnader och administration Förutom att företagen strävar efter att uppfylla marknadens allmänna förväntningar, finns andra viktiga skäl att införa ett kvalitets- och miljöledningssystem som FR2000. Det ger företaget bättre prestationsförmåga, produktivitet och därmed också bättre lönsamhet. Det hjälper till att fokusera kundernas uttalade och outtalade förväntningar. Såväl företagets ledning som dess kunder ska kunna känna tilltro till företagets förmåga i sitt agerande på marknaden. Det kostar tid och pengar att införa ett kvalitets- och miljöledningssystem. Satsningen skall ses som vilken annan investering som helst i företaget. Det är därför viktigt att beslutsprocessen förankras omsorgsfullt och att alla berörda engagerar sig i genomförandet, för att den mätbara avkastningen på tid och insats skall bli verklig. Generellt innebär ett väl fungerande verksamhetssystem att färre fel och misstag begås och att förmågan att förebygga och rätta till uppkomna fel och misstag ökar. Det leder till lägre kostnader och snabbare och säkrare leveranser. Fokus på kundens verkliga behov och förväntningar ökar. Sammantaget leder detta till nöjdare kunder, vilket är den absolut viktigaste förutsättningen för företagets verksamhet. Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 3
Systemet Nedan beskrivs FR2000 kortfattat. När man tar del av texten i systemkraven för FR2000 kan den tyckas omfattande, detaljerad och kanske till och med krånglig. Om man bryter ner materialet syns det att det är naturliga och nödvändiga delar i en helhet. I FR2000: s första kapitel, nr 0, Verksamhetsbeskrivningen, anges vilka beskrivningar som skall finnas med och som revisorn granskar. Verksamhetsbeskrivningen är en bra inramning för företaget; Vår bakgrund, Vår verksamhet och Vår marknad, Hur ser vi framåt, Våra kunder, Vår kvalitetsinriktning, Vår miljöinriktning, Hur arbetar vi, Vilka är vi, Våra Underleverantörer, Vår ekonomi, Våra ägare, Våra kontakter, Hur du når oss är rubrikerna i den verksamhetsbeskrivning som skall sammanställas. Punkterna under respektive rubrik ger god vägledning för företaget och dess kunder och dokumentet blir bl a till hjälp i företagets löpande marknadsföring. Nulägesanalysen ger möjligheter till att se var företaget står. Vad vill företaget förbättra, vad skall göras till nästa år. Verksamhetsbeskrivningen blir en slags affärsplan. I de övriga kapitlen, 1-9, i systemkraven finns s.k. bör-och skall-krav som beskriver vilka rutiner som skall finnas. Kapitlen som gås igenom under införandet är: Företagsledning, Marknad- och Försäljning, Produktutveckling och Konstruktion, Inköp, Produktion, Distribution och Leverans, Installation, Service och Uppföljning samt Dokumentstyrning. Vid revision mot FR2000 granskar revisorn de beskrivningar som finns angivna med fet stil i kapitel 0 -Verksamhetsbeskrivning och alla bör- och skall- krav som anges med kursiv stil i systemkravtexten. En ledstjärna för FR2000 är att hanteringen av rutiner och dokument inte får bli för omfattande och byråkratiska i det lilla företaget. Tvärtom ska det bli ett led i företagets verksamhet- och affärsutveckling. Det är genom att koppla ihop företagets olika processer till en helhet genom en organisatorisk struktur som ett effektivt verksamhetssystem skapas. Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 4
Kvalitets- och miljöledning i ett verksamhetssystem Miljöledningskraven har i FR2000 integrerats i sitt naturliga sammanhang i företagets kvalitetsledningssystem. Kunskap om miljöproblemens art och omfattning och medvetenheten om deras betydelse för den fortsatta utvecklingen på jorden har både fördjupats och breddats. Vi har också insett att det inte är någon annan som kan eller kommer att lösa problemen vi måste alla bli en del av det miljöarbete som är nödvändigt för att säkra en rimlig framtid för kommande generationer. De internationella miljömålen bryts ner i nationella, regionala och lokala mål. Företag, organisationer, myndigheter och individer bör således tänka globalt, men agera lokalt. Vi utgör själva bara en liten del av det stora oavsett inom vilken ram vi agerar men det totala resultatet är alltid ofrånkomligen kopplat till de enskilda insatserna. Därför är det så viktigt att, också det mindre, företaget tar ett ansvar för sin del av miljöarbetet. Företaget har eller kan skaffa sig nödvändig kompetens, företaget har eller kan skapa de resurser som krävs och företaget är den ram inom vilken så många människor arbetar och kan göra insatser för miljön. Ett effektivt och långsiktigt miljöarbete är nödvändigt på många nivåer och av många skäl; för företaget är det ett sätt att manifestera sitt miljöansvar inför medarbetare, kunder och samhället i övrigt men stundtals också en påtaglig konkurrensfördel och kanske en faktisk förutsättning för framtida affärer. De grundläggande insatsområdena De miljörelaterade områden som ett företag berörs av genom sin verksamhet kan vara många men beror naturligtvis på verksamhetens omfattning och inriktning. Men det finns ett antal grundläggande miljöområden insatsområden som varje verksamhet i varierande grad har anledning att se över. Dessa insatsområden kan sammanfattas under följande rubriker: Individen Tillverkningsprocesser Produkter Energiförbrukning Transporter Byggnader och lokaler Inköp Avfallshantering Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 5
Miljöarbetet inom ramen för FR2000 Miljöarbetets verksamhetsplan Miljöarbetet skall ha en verksamhetsplan. Den skall integreras med övriga planer. Det betyder att du skall beskriva vilket syfte, vilka strategier och vilka mål ditt miljöarbete skall ha. Till detta läggs de resurser som krävs för att målen skall kunna nås. Miljöarbetets organisation Miljöarbete kommer att kräva nya resurser i form av kompetens, personal och pengar. Inledningsvis kan miljöarbetet kräva mer kunskaper på miljöområdet. Se miljöarbetet och kvalitetsarbetet som vilken investering som helst. Miljöutredning Grunden för miljöarbetet är en så kallad inledande miljöutredning. Denna skall kartlägga alla olika typer av miljöbelastningar som företaget, dess organisation, processer och produkter bidrar till. Miljöpolicy Policyn för miljöarbetet fastställer och dokumenterar de grundläggande åtaganden och de övergripande riktlinjer som alla inom företaget skall arbeta efter. Miljöpolicyn är ett mycket viktigt dokument; den kommer i praktiken att vara navet kring vilket alla de övriga stegen kretsar. På samma sätt som kvalitetspolicyn styr kvalitetsarbetet. Insatsområden Miljöutredningen kartlägger alla de områden som företagets verksamheter från miljösynpunkt belastar. Nu är det dags att välja ut prioritera de områden som skall åtgärdas först och/eller vilka områden som anses vara viktigast. Inventering av lagar, marknad och andra miljörelationer Detta steg innebär en kartläggning av de områden som ur olika synvinklar kan påverka företagets miljöarbete. Miljöbalken, statliga förordningar, kommunala föreskrifter och specifika branschkrav är exempel på faktorer som företaget måste ta hänsyn till. Företagets kunder och andra samarbetspartners på marknaden samt omvärlden kan på olika sätt påverka ditt företags miljöarbete. Verktyg För att kunna genomföra miljöarbetet som en del av företagets kvalitets- och miljöledningssystem måste lämpliga verktyg i olika former anskaffas. Med verktyg menas i detta sammanhang rutinbeskrivningar och instruktioner, men också i viss mån livscykelanalyser, riskanalyser etc., som bidrar till att alla delar av verksamheten fungerar på ett sätt som också skyddar miljön. Rutiner För att kvalitets- och miljöledningssystemet skall kunna fungera effektivt och utan störningar måste ditt företag ha rutiner för handhavande, övervakning och kontroll av företagets verksamhet. Rutiner som gör att det också snabbt upptäcks när någonting har gått eller håller på att gå snett. Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 6
Uppbyggnad - FR2000 Kvalitets- och miljöledning FR har skapat FR2000 för att hjälpa företagare att på ett enklare sätt bygga upp ett system för att hålla ordning på sina processer (sin verksamhet) och för att kunna kontrollera och minska företagets miljöpåverkan. Det som utmärker FR2000 är att det är ett sammanhängande koncept; två system - kvalitet och miljö - som har integrerats i anslutning till en inledande verksamhetsbeskrivning. Systemkravet bygger på en tolkning och anpassning av de internationella standarderna ISO 9001 och ISO 14001. Liksom verksamhetsbeskrivningen är en anpassning till de små och medelstora företagens behov och förutsättningar. Under utvecklingsarbetet av FR2000 Kvalitets- och miljöledning har utgångspunkten varit att inte försätta företagaren i en situation där det blir nödvändigt att arbeta med flera parallella verksamhetssystem. Målsättningen är att företagaren skall kunna arbeta med ett sammanhängande, processorienterat system där företagaren känner igen sig. FR2000 Kvalitets- och miljöledning består, som ovan nämnts, av en integrerad tolkning av ISO 9001 och ISO 14001. Detta för att med miljöpolicyn som bas, ange tydliga delmål och med hjälp av dessa underlätta för företaget att uthålligt och konsekvent reducera företagets miljöpåverkan som en del i att företagets kvalitetssystem upprätthålls. Tillämpningen kan härigenom lättare få medarbetarnas delaktighet, förståelse och acceptans. Genom att väva ihop kvalitets- och miljöarbetet behöver inte den faktiska arbetsinsatsen dubbleras, det handlar om att rationellt samordna en relevant merinsats. Det ger dessutom goda samordningsvinster för de företag som ännu inte påbörjat sitt kvalitets- och miljöarbete. Systemens omfattning Företagets olika styrsystem är de instrument som används för att leda verksamheten. Dessa kan bestå av allt från en enkel verksamhetsbeskrivning till kraftfulla system. Dessa kan baseras på standarder eller andra hjälpmedel som exempelvis ISO 9000, ISO 14000, EMAS samt olika material-, lager/distributions- och produktionssystem. I ett utvecklat system redogörs, med relevanta fakta som hjälp, för alla processer, ansvarsområden och kritiska kontrollpunkter i företaget, allt ifrån utveckling till marknadsföring och service. Har företaget inget eller lågt utvecklade styrsystem kan detta orsaka företaget olika former av kvalitetsbristkostnader och andra negativa marknadsstörningar. Uppbyggnaden av och krav på alltför långtgående styrsystem kan, å andra sidan, vara onödigt kostnadskrävande med oönskade konkurrenshinder som följd. Det finns ett uttalat behov av hjälp med praktiska lösningar som underlättar för företagen att kunna leverera varor och tjänster som motsvarar kunders och andra intressenters förväntningar, alltså att kunna leverera med rätt kvalitet och inom ramen för den redovisade miljöpolicyn. Det är viktigt att beställare och leverantörer tillämpar relevanta kvalitets- och miljökrav i sina kontakter. Dessa bör utvecklas på ett sådant sätt, att beställare och leverantörer har en god kännedom om den lagstiftning som gäller inom produkt- och tjänsteområdena och om varandras kvalitets- och miljöarbete. Detta för att goda förutsättningar för långsiktiga relationer skapas och att aktörernas tillit för kvalitets- och miljöarbetets reella innehåll kan befästas. Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 7
FR: s Kvalitets- och miljöråd Företagarnas Riksorganisation har bildat FR: s Kvalitets- och miljöråd. Rådet består av 7-9 ledamöter och de representerar olika kompetenser som miljö, kvalitet, arbetsmiljö, tjänsteverksamhet och tillverkande verksamhet. FR: s Kvalitets- och miljöråd har kontinuerlig bransch- och organisationsneutral tillsyn över FR2000 och dess praktiska tillämpningar. FR: s Kvalitets- och miljöråd granskar och fastställer upprättade manualer för revision mot FR2000. Dessa består av en generell del och en till denna integrerad branschanpassad del för varje branschförbund som medverkar i denna form av kvalitets- och miljöbefrämjande arbete. Företag utan branschtillhörighet kan välja att revidera företagets ledningssystem mot basversionen, FR: s dokument FR2000 Kvalitets- och miljöledning, systemkrav. FR:s Kvalitets- och miljöråd har fastställt kriterier för godkännande av revisorer som kan utses att revidera mot FR2000. FR: s Kvalitets- och miljöråd utser revisorer som reviderar mot FR2000. FR2000 Kansliet administrerar registrering av företag med giltiga certifikat och publicerar dessa på hemsidan www.fr.se FR2000. En systematiserad metod för relevant kvalitets- och miljöarbete i samklang med marknadens krav, förutsätter att metoden åtnjuter acceptans såväl hos beställare som leverantörer och övriga intressenter. Acceptansen vilar inte enbart på metodens formella innehåll utan också på kvalitets- och miljöarbetets uthållighet över tiden. Berörda branschorganisationer påtar sig här ett stort ansvar i nära samarbete med Företagarnas Riksorganisation. FR2000 Certifikat FR2000 Kvalitet- och miljöledning är ett reviderbart verksamhetssystem. De företag som önskar bli certifierade kan kontakta respektive branschförbund eller FR2000 Kansliet. Efter ett revisorsutlåtande utfärdas ett FR2000 Certifikat av FR: s Kvalitets- och miljöråd, certifikatet är sedan giltigt i tre år. Under certifikatets giltighetstid så sker årliga revisioner hos företaget. Se sidan 10. Att arbeta med FR2000 Kvalitets- och miljöledning För att alla skall känna till hur verksamheten fungerar och kommuniceras, ska alla viktiga processer i företaget dokumenteras. Manualen för FR2000 följer strukturen genom referenser i kapitelindelningen som svarar mot respektive standards numrerade punkter (referensmatris). Basnivån är uppdelad på tio huvudkapitel med underliggande avsnitt. Respektive huvudkapitel har en inledande text som syftar till att ge en helhetsbeskrivning av kapitlet. Under respektive avsnitt finns det kravtext som lägst skall uppfyllas för företag som omfattas av dessa krav. Denna basnivå är benämnd FR2000 Kvalitets- och miljöledning, systemkrav. I Steg för Steg mot FR2000 kommer det i en inledande beskrivning visa hur ett företag själv skall gå vidare för att bygga upp och införa ett system i företaget, och i kapitel för kapitel Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 8
beskriva hur genomförandet kan göras i anslutning till motsvarande kravtexter och tillhörande tips och anvisningar (under rubrikerna Tänk på ). Ständiga förbättringar För att företag inte skall bli kvar på en statisk nivå finns det krav på att företaget minst måste redovisa en förbättring avseende kvalitet och en förbättring avseende miljö, och dessa skall vara relaterade till uppsatta mål. Dokumentation Respektive företags verksamhet dokumenteras i en för företaget unik verksamhetshandbok. Dokumentationen anpassas utifrån praktisk hänsyn. Samtliga rubriker i systemkravtexten skall dokumenteras lägst som ett s.k. verksamhetsdokument. Om ett krav ej är tillämpligt i ett företag dokumenteras detta som ej tillämpligt och motiveras. Rutinbeskrivningar, instruktioner, arbets- och befattningsbeskrivningar etc. tas fram där avsaknad av sådana påverkar kvaliteten och/eller miljön. Rekommendation ges att i rutinbeskrivningarna använda flödesscheman med tillhörande kort text. Rätt dokument på rätt plats i rätt tid! Kunders och andra intressenters krav Vid uppbyggnad av företagets kvalitets- och miljöledningssystem skall de krav som ett företags kunder och intressenter avspeglas i företagets egna kvalitets- och miljöledningssystem. FR2000 syftar till att vara ett praktiskt hjälpmedel i företagets kundoch intresserelationer. Myndighets lagar och förordningar Utöver de lagar som identifieras i samband med miljöutredningen vid uppbyggnaden av företagets kvalitets- och miljöledningssystem skall de lagar och förordningar som påverkar företaget beskrivas i behövlig omfattning. Allmänna Bestämmelser Företagarnas Riksorganisation, FR, har fastställt Allmänna bestämmelser för erhållande av FR2000 Certifikat, indragning av certifikat och publicering av certifikat. FR har också fastställt Kvalitets- och Miljörådets roll och beslutsordning. Dessa Allmänna bestämmelser kan rekvireras från FR2000 Kansliet eller från hemsidan. Företagarnas Riksorganisation FR2000 Kansliet Version I 9