Handledning För avrop på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande IT-konsulttjänster UH 2010/16 Uppdaterad 2013-01-07
Innehåll 1. Inledning 1 2. Bilagor 1 3. Avtalets omfattning 1 4. Ramavtalsleverantörer 2 5. Ordlista 2 6. Dokument 2 7. Lagen om offentlig upphandling 3 8. Så här beställer du 3 Information från Ramavtalsleverantörerna marknadsundersökning (valfritt) 3 Avropsförfrågan 3 Avropsvarets giltighetstid 4 Öppning av Avropssvar 4 Prövning av Avropssvar 4 Utvärderingskriterier 4 Tilldelning 4 Tilldelningsbeslut 4 Tilldelningsmeddelande 4 Förslag till tilldelningsmeddelande 5 Avtalstecknande 5 9. Utvärderingskriterier 5 10. Sekretessförbindelse 6 11. Gemensamma köp 6 12. Efterföljande projekt vid förstudie 6 13. Avtalstid för Avropsavtal 6 Optioner 6 14. Hävning 6 15. Priser 6 Staffling 6 16. Exklusivitet 7 17. Avropsavtal för totalt eller delar av behov 7
18. Uppföljning 7 19. Kontaktpersoner 7 20. Frågor och svar 7
1. Inledning Denna handledning beskriver hur du avropar på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande IT-konsulttjänster dnr UH 2010/16. Handledningen beskriver däremot inte arbetet med att utreda behov och krav på system och tjänster. Målet är att denna handledning ska ge dig lättillgänglig och korrekt information om hur du genomför ett avrop med förnyad konkurrensutsättning utan att behöva läsa ramavtalet och dess bilagor. Kom ihåg att alltid rådgöra med din lokala kontaktperson vid ditt Lärosäte, se bilaga 5. 2. Bilagor 1. Mall för Avropsförfrågan, 2. Mall för öppningsprotokoll, 3. Mall för utvärderingsrapport, 4. Mall för Avropsavtal, 5. Kontaktpersoner vid Lärosäten/förmedlingscentraler, 6. Utvärderingsmodeller med exempel, 7. Ramavtalsleverantörer, 8. Underleverantörer. 9. Kompetensklassning för konsulter, 10. Prislistor och 11. Krav på Ramavtalsleverantörerna och tjänster. 3. Avtalets omfattning Avtalstiden är 2011-03-18 2014-03-18. Förmedlingscentralerna kan förlänga avtalet med som längst ett år. Avtalet omfattar: resurskonsulter, det vill säga förstärkning av befintlig personal, projekt, det vill säga att Leverantören åtar sig att konstruera ett system eller en tjänst, programvara som Leverantör har ensamrätt på den svenska marknaden eller själv har utvecklat, installation och driftsättning av utvecklade system, dokumentation av system, utbildning och support på utvecklade system och andra utbildningar som Leverantörerna erbjuder. Avtalet omfattar inte: outsourcing, bemanningstjänster, serviceavtal för hårdvara, kontorsprogramvara eller andra volymprogramvaror, e-handelssystem, upphandlingssystem och till dessa tillhörande tjänster eller avtal inom statlig inköpssamordning gällande utbildning och programvara, se www.avropa.se för mer information om dessa. 1
4. Ramavtalsleverantörer Förmedlingscentralerna har tecknat avtal med följande sju Leverantörer: Cybercom Group AB, Frontwalker AB (tidigare IT-arkitekterna), Fujitsu Services AB, Know IT AB, Metamatrix AB, Proffice AB och Softronic AB (tidigare Modul 1) 5. Ordlista Ramavtalsleverantör Avrop Avropssvar Avropsförfrågan Beställare Förmedlingscentral Avropsavtal Lärosäte 6. Dokument Ramavtalsleverantör inom ramen för detta avtal, se p 4 ovan. Används också för den Ramavtalsleverantör som lämnar Avropsförfrågan. Beställning. Svar på Avropsförfrågan Förfrågan inför avrop/beställning som skickas till samtliga ramavtalsleverantörer. Denna ska innehålla formalia kring avropet samt kravspecifikation av den tjänst/produkt som avropet avser. Den som genomför avropet. Förmedlar varor och tjänster till andra Lärosäten. De utformar självständigt (eller tillsammans med kund) beställningar/avropsförfrågningar och bistår med rådgivning. Avtal som tecknas med en eller flera Ramavtalsleverantörer efter genomförd Avropsförfrågan. Lärosäte som är berättigat att använda detta avtal. Till detta dokument hör mallar, bilagorna 1-4. Mallarna innehåller instruktioner om vilken information Beställaren ska skriva in i respektive mall. Lärosäte ska använda mallarna för att avrop genom förnyad konkurrensutsättning ska bli korrekt samt att Ramavtalsleverantörerna ska känna igen sig vid avrop. Ramavtal med bilagor omfattar kravspecifikation med krav på Ramavtalsleverantören och deras tjänster, avropsberättigade Lärosäten, prislistor och garanti- och licensvillkor. Ramavtalen finns tillgängliga på ditt Lärosäte/din förmedlingscentral. Ramavtalet baseras i huvudsak på IT- och telekomföretagens Avtal 90. Ska du avropa ett projekt rekommenderar vi att du skaffar ett exemplar av avtalet. Avtalet är licensierat och beställs från www.itotelekomforetagen.se. 2
7. Lagen om offentlig upphandling För att uppfylla kraven enligt lagen om offentlig upphandling är det viktigt att följa de s.k. grundläggande principerna för offentlig upphandling. Detta innebär i detta fall: Proportionalitet att ställa krav som är proportionella i förhållande till Ansvarig upphandlares/lärosätets behov och krav, Likabehandling att behandla alla Leverantörer lika, exempelvis att de ska få samma information vid samma tillfälle och Transparens öppenhet om exempelvis på vilket sätt utvärderingskriterierna kommer att värderas. Hela avropsprocessen omfattas av absolut sekretess. Det innebär att: innehållet i Avropsförfrågan är sekretessbelagt till dess att Leverantörerna fått förfrågan skickad till sig och innehållet i Avropssvar, vilka som lämnat Avropssvar och antal Avropssvar är sekretessbelagt till dess att Lärosäte valt Leverantör (kallas kontraktstilldelning) eller att avropet avbrutits. Vi rekommenderar att Ansvarig upphandlare protokollför eller på annat sätt dokumenterar besök, förtydliganden, kompletteringar och frågor och svar. 8. Så här beställer du Avropet görs enligt följande steg: 1. Information från Ramavtalsleverantörerna marknadsundersökning (valfritt), 2. Avropsförfrågan, 3. Öppning av Avropssvar, 4. Prövning av Avropssvar, 5. Tilldelning och 6. Avtalstecknande. Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning (FKU), vilket betyder att Ansvarig upphandlare ska göra en förfrågan till de Leverantörer som har möjlighet eller har kompetens att utföra den tjänst som Ansvarig upphandlare/lärosätet efterfrågar. Information från Ramavtalsleverantörerna marknadsundersökning (valfritt) Du kan kontakta Ramavtalsleverantörerna innan avrop i syfte att undersöka om de kan leverera den utrustning/det system du efterfrågar. Kontakt ska ske skriftligt eller muntligt men Ramavtalsleverantörernas svar ska ske skriftligt för att undvika missförstånd. Dokumentera resultatet från undersökningen - det är Beställaren som har bevisbördan om förfrågan felaktigt ställts endast till en eller några av Ramavtalsleverantörerna. På grund av sekretess är det är viktigt att inte delge Ramavtalsleverantörerna den slutgiltiga kravspecifikationen vid marknadsundersökningen. Ställ istället allmänna frågor. Ramavtalsleverantörerna får ansluta ytterligare underleverantörer under avtalets löptid efter godkännande från avtalsansvarig. Avropsförfrågan Använd mallen för Avropsförfrågan. I den finns instruktioner om vilken information som krävs. Skicka förfrågan till de Ramavtalsleverantörer som kan leverera den utrustning/det system ni 3
efterfrågar med en kopia till din lokala kontaktperson vid ditt lärosäte/din förmedlingscentral, se bilaga 5. E-postadresser till Ramavtalsleverantörerna finns i bilaga 7, Ramavtalsleverantörer. Svarstiden ska vara rimlig i förhållande till tjänstens omfattning och utförande, och bör inte vara mindre än tio arbetsdagar. Rådgör med Ramavtalsleverantörerna om den behöver vara kortare. Elektroniska avropssvar kan tas in om Lärosäte har särskilt e-upphandlingssystem för detta. Det är alltid Ramavtalsleverantörerna som ska lämna Avropssvar, aldrig deras underleverantörer eller återförsäljare. Avropsvarets giltighetstid Vi rekommenderar minst en månads giltighetstid för Avropssvar. Vid överprövning förlängs giltighetstiden för Avropssvar automatiskt till dess att ärendet avgjorts. Komplicerade system kan också kräva längre tid för utvärdering. Kom ihåg att en eventuell överprövning kan dra ut på tiden. Öppning av Avropssvar Avropssvaren ska öppnas samtidigt av två personer vid en tjänsteförrättning. Kontakta din lokala kontaktperson för riktlinjer som gäller för ditt lärosäte. Prövning av Avropssvar Under prövningen av Avropsvar kontrollerar du att Avropssvaret uppfyller de krav ni ställt på utrustningen/systemet, att Ramavtalsleverantören godkänner villkoren i Avropsavtalet samt pris och/eller kvalitet. Du kan välja att enbart utvärdera priset på utrustningen/systemet eller att utvärdera pris och kvalitet. Det finns ytterligare information om detta i mallen för avropsförfrågan, bilaga 1. Utvärderingen av pris och/eller kvalitet ska följa den utvärderingsmodell du valt (se bilaga 6) samt de utvärderingskriterier du valt att använda. Inga utvärderingskriterier får tillkomma eller tas bort under prövningen av Avropssvar. Utvärderingskriterier Utvärderingskriterier är kriterier som användas för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret inför tilldelning av kontrakt. En grundläggande princip är att utvärderingskriterier är tillåtna att använda så länge de har en tydlig koppling till den produkt/det system som ska köpas samt uppfyller de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Läs mer om principerna under p. 7 ovan. Vi rekommenderar att du kontaktar din lokala kontaktperson eller en upphandlare om du har frågor kring utvärdering. Dokumentera prövningen i en utvärderingsrapport, se bilaga 3 för mer information. Tilldelning Tilldelningsbeslut När prövningen av Avropssvar är genomförd och den visat vilken Ramavtalsleverantör som enligt utvärderingskriterierna har det bästa Avropssvaret ska Lärosätet fatta ett tilldelningsbeslut, använd bilaga 3 utvärderingsrapport. Tilldelningsmeddelande Beställaren ska sedan meddela samtliga Ramavtalsleverantörer vilken Ramavtalsleverantör den avser tilldela kontrakt. Detta kallas tilldelningsmeddelande. Enklast sker detta genom att skicka ett e- 4
postmeddelande till samtliga Ramavtalsleverantörer med en kopia till din lokala kontaktperson. Bifoga utvärderingsrapporten. Kom ihåg att begära att samtliga Ramavtalsleverantörer skickar kvitto på att de mottagit tilldelningsmeddelandet. Lärosäte väljer själv om den ska använda frivillig avtalsspärr, se nedan. Väljer ni att inte använda den kan avropsavtal tecknas direkt efter ni fått kvitto från Ramavtalsleverantörerna att de mottagit tilldelningsmeddelandet. Observera att det datum ni angett gäller, även om det datum ni angett är längre än de föreskrivna tio dagarna. Detta datum är också en bortre tidsgräns för när leverantör senast kan ansöka om överprövning av avropet. Dag 1: Dag 2: Dag 3 11: Dag 12: Beställaren skickar tilldelningsmeddelande. Avtalsspärren börjar löpa. Avtalsspärren löper och Beställaren får inte teckna avtal med Ramavtalsleverantören. Avtalsspärren har löpt ut och avtal är möjligt att teckna. Det måste framgå av tilldelningsmeddelandet vilket datum ni tidigast avser att teckna avtal, d v s tidigast dag 12 enligt ovan. Skulle dag 11 enligt ovan infalla en helgdag flyttas den sista dagen av tiodagarsfristen fram till nästa vardag. Det är möjligt att ändra ett beslut innan avtalstecknande, exempelvis om det skulle visa sig att utvärderingen innehåller någon felskrivning eller ett fel som fått till följd att Beställaren tilldelat fel Ramavtalsleverantör kontrakt. Tiodagarsfristen finns till för att Ramavtalsleverantörer (vid vanlig upphandling: anbudsgivare) ska kunna begära rättning i utvärdering alternativt begära överprövning i förvaltningsdomstol. Förslag till tilldelningsmeddelande Vänligen bekräfta att ni tagit emot detta meddelande. [den upphandlande myndigheten] har fattat beslut i upphandling gällande [upphandlingens namn] dnr [dnr]. [den upphandlande myndigheten] antar [Ramavtalsleverantören] som Ramavtalsleverantör. Om tiodagarsfrist används: Avtal kommer att tecknas tidigast [datum, se ovan för beräkning] Avtalstecknande Använd mallen för Avropsavtal, bilaga 4. Den beskriver vad du behöver ange i varje enskilt avrop. 9. Utvärderingskriterier En grundläggande princip är att utvärderingskriterier är tillåtna att använda så länge de har en tydlig koppling till den vara eller tjänst som ska köpas samt uppfyller de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Läs mer om principerna under p. 7 ovan. Tänkbara kriterier: Utförande o Genomförande av tjänst/uppdrag o Tidigare genomförda projekt genom referenstagning Pris o Enskilda priser o Total kostnad inklusive exempelvis underhåll 5
Vi rekommenderar att du kontaktar din lokala kontaktperson eller en upphandlare om du har frågor kring utvärdering. 10. Sekretessförbindelse Om tjänsten kräver att konsulten eller Leverantören skriver under en sekretessförbindelse rekommenderar vi IT-företagens sekretessförbindelse, vilken kan köpas från www.itotelekomforetagen.se. 11. Gemensamma köp Flera Lärosäten kan gå samman och göra en gemensam beställning av ett uppdrag eller resurskonsulter. Vill ett Lärosäte köpa ett system eller en tjänst som ett annat Lärosäte utvecklat direkt från Leverantören måste Lärosätet finnas med i det avtalet. 12. Efterföljande projekt vid förstudie Vid förstudie som resulterar i ett systemutvecklingsprojekt, väljer Lärosäte om denne vill: 1. anlita samma Leverantör som utförde förstudien eller 2. genomföra en ny FKU. Har den Leverantör som utfört en förstudie en uppenbar fördel av att utföra förstudien, får denne inte genomföra projektet, under förutsättning att detta är angivet i beställningen av förstudien. Ange i förfrågan för förstudien ange vilket alternativ som gäller. 13. Avtalstid för Avropsavtal Ett Avropsavtal får ha en giltighetstid som sträcker sig även efter ramavtalets giltighetstid. För projektuppdrag kan avtalet gälla till dess att projektet är avslutat. För resursuppdrag bör avtalet inte gälla längre än sex månader efter ramavtalets upphörande. Optioner Vi rekommenderar att lägga till optioner på förlängning oavsett om de ska användas eller inte, eftersom det kräver en aktiv handling att förlänga avtalet innebär optionen ingen risk för Ansvarig upphandlare/lärosätet, bara fördelar. 14. Hävning Både Ramavtalet och mall för Avropsavtal innehåller hävningsklausuler för att skydda både Beställare och Leverantör/er. 15. Priser Samtliga priser i avtalen är takpriser, det vill säga de högsta priser som Leverantör får debitera. Leverantör får sänka sina priser vid förnyad konkurrensutsättning. Staffling Vissa Leverantörer har lämnat en rabatt vid större köp, vilket ger ett procentuellt avdrag per timme. Rabatten gäller endast om Lärosäte garanterar en volym som överensstämmer med någon av kategorierna nedan. Rabatten är indelad i tre kategorier enligt omfattning: 100-500 tkr, 500-1 000 tkr och 1 000 tkr och uppåt. Avräkning sker per timme, det vill säga priset justeras ned enligt rabattsatsen. 6
Se även bilaga 10, prislistor. 16. Exklusivitet Utgångspunkten vid beställning av projekt är att Lärosäte har en exklusiv och i tiden obegränsad rätt till resultatet inklusive rätten att vidareutveckla resultatet med hjälp av tredje part. Vill du att andra villkor ska gälla måste detta anges i Avropsförfrågan. Lärosäte kan också dela utvecklingskostnaden för ett projekt med andra Lärosäten. 17. Avropsavtal för totalt eller delar av behov I de allra flesta fall omfattar ett Avropsavtal endast kortare resursförstärkning eller enstaka projekt. Det är möjligt att efter förnyad konkurrensutsättning teckna ett omfattande Avropsavtal med en Leverantör för att täcka in Lärosätets totala eller delar av behov av både resursförstärkning och/eller projekt. Lärosäte väljer själv hur många Avropsavtal det ska teckna. Det är däremot inte tillåtet att teckna ett Avropsavtal som innebär att flera Leverantörer konkurrensutsätts på nytt. 18. Uppföljning Avtalsansvarig träffar respektive Leverantör en gång per år för att diskutera utveckling av avtalet. Leverantörerna rapporterar köpt volym i kronor samt antal avropsförfrågningar per Lärosäte en gång per år i samband med detta möte. 19. Kontaktpersoner För avrop, kontakta i första hand din lokala kontaktperson, se bilaga 5. För frågor kring avtalet: Jens Holmström Avtalsansvarig Uppsala universitet 018-471 79 37 jens.holmstrom@uadm.uu.se 20. Frågor och svar Fråga: Kan ett Lärosäte gå med i ett Avrop i efterhand, det vill säga att Avropsavtal är tecknat och att ett Lärosäte som inte står med i avtalet får köpa tjänster/produkter av Leverantören? Svar: Det beror på volymen är den under gränsen för direktupphandling kan ett enskilt Lärosäte fråga Leverantören om det kan ingå i avtalet, i annat fall ska samtliga Beställare finnas med i både Avropsförfrågan och Avropsavtal. Fråga: Det finns priser för offshorekonsulter i Leverantörernas prislistor. Kan Leverantörerna själva välja om de ska offerera sådana? Svar: Det beror på om tjänsten måste utföras hos Beställaren. Om Leverantören har för avsikt att använda sig av offshore-konsulter måste det framgå av dess Avropssvar. Fråga: Får man frångå de villkor som framgår av ramavtalet? Svar: Nej, avtalstexten är dels till för att skydda Beställarna samt att Leverantörerna har lämnat Avropssvar under förutsättning att dessa villkor gäller. 7