Komma iga ng med formler och funktioner Det kan vara både krångligt och tidskrävande att utföra beräkningar, både enkla och mer komplexa. Med funktionerna och formlerna i Excel blir det mycket lättare. I den här självstudiekursen lär du dig hur du gör. Innan du börjar...1 1. Skapa en enkel formel...2 2. Uppdatera ett formelresultat automatiskt...4 3. Summera ett värdeintervall med funktionen SUMMA...5 4. Kopiera en formel med Autofyll...7 5. Göra snabba beräkningar med Autosumma...8 6. Redigera en formel... 11 Snabbreferenskort... 13 Innan du börjar Det här lär du dig När du är klar med självstudierna ska du kunna: Skapa en enkel formel för grundläggande matematiska beräkningar. Uppdatera formelresultatet automatiskt. Förenkla formlerna genom att använda en funktion. Kopiera en formel. Redigera en formel. Krav Excel för Mac 2011 Grundläggande Excel-kunskaper, bland annat hur du öppnar en arbetsbok och markerar celler, kolumner och rader. Tips Om det är första gången du använder Excel kan du först gå igenom självstudierna Självstudiekurs: Grunderna i Excel. Övningsfil Självstudielektionerna ska visas i ordning. Hämta och använd den här övningsfilen för att få praktisk erfarenhet under tiden du går igenom självstudierna. FunctionFormulas.xlsx (12 K) Beräknad t idsåt gång: 20 minuter Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 1
1. Skapa en enkel formel Du kan beräkna värden i ett kalkylblad genom att använda en formel. Du kan exempelvis använda en formel för att beräkna dina matkostnader varje månad eller för att ta reda på genomsnittspriset för en aktie. Nu ska du skapa en formel som beräknar restbeloppet för en artikel på en faktura. Öppna övningsfilen som finns i början av de här självstudierna. Klicka på cell D11. Klicka i formelfältet och skriv ett likhetstecken (=). Tips Om du inte ser formelfältet klickar du på Visa > Formelfält. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 2
Klicka på cell B11 och skriv en asterisk (*), som representerar multiplikationstecknet. Tips Om du vill dölja menyfliksområdet medan du arbetar klickar du på. Klicka på cell C11. Cell B11 och C11 visas i andra färger för att ange att de ingår i formeln. Tryck på RETUR. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 3
Observera att resultatet från formeln (13 988,00 USD) visas i resultatcellen (D11). Tips Varje cell i ett blad har en cellreferens eller adress. En cellreferens är cellens koordinater. B3 är exempelvis referensen för cellen som visas i skärningen mellan kolumn B och rad 3. Du kan använda cellreferenser i en formel i stället för att skriva numret i cellen. Cellreferensen för en markerad cell visas i rutan Namn till vänster om formelfältet. Alla formler börjar med ett likhetstecken (=). Multiplikationstecknet (*) kallas för en operator. De andra grundläggande matematiska operatorerna är: plustecknet (+), minustecknet (-) och divisionstecknet (/). Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Skapa en enkel formel i formelfältet 2. Uppdatera ett formelresultat automatiskt Om du ändrar värdet i en cell som används i en formel kan resultatet uppdateras automatiskt i Excel. Du behöver inte ändra formeln över huvud taget eftersom cellreferenser används i formeln i stället för värdena. Nu ska du ändra enhetskostnaden för en artikel och se hur resultatet uppdateras. Klicka på cell C11. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 4
Skriv 199,99 i cellen och tryck på RETUR. Tips När du trycker på RETUR "bekräftar" du posten eller ändringen och det nya resultatet beräknas. Om du vill avbryta redigeringsläget utan att bekräfta en ändring trycker du på ESC. Observera hur det uppdaterade resultatet (10 399,48 USD) i cell D11 återspeglar ändringen i cell C11. Tips Om du vill ta bort en formel eller resultatet från en formel klickar du på den cell som innehåller resultatet och trycker på DEL (eller på FN+DEL på ett MacBook-tangentbord). Cellformateringen (t.ex. skuggning eller ett valutatalformat) tas inte bort när du tar bort en formel eller ett formelresultat. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Ändra värdet på en cell i en formel och kontrollera att resultatet uppdateras automatiskt. 3. Summera ett värdeintervall med funktionen SUMMA I Excel är en funktion en fördefinierad formel. Funktionen SUMMA summerar exempelvis ett cellområde med värden som du anger så att du inte behöver skriv a ett plustecken (+) mellan varje värde. Med andra ord kan du använda en funktion som ett kortkommando så att du slipper skapa en formel manuellt. Nu ska du använda funktionen SUMMA och beräkna det totala antalet enheter på fakturan. Klicka på cell B15. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 5
Skriv =SUMMA( i formelfältet. Markera cellerna B11, B12, B13 och B14. En markeringsram visas runt de markerade cellerna. Tryck på RETUR. Observera att resultatet från formeln (92) visas i cell B15. Tips Om du vill visa formeln för resultatet klickar du på cell B15 och tittar i formelfältet. Formeln för resultatet är =SUMMA(B11:B14). Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 6
Tips Notationen B11:B14 kallas för en områdesreferens, vilket innebär att formeln innehåller allting i området från cell B11 till och med cell B14. Du kan skriva en områdesreferens direkt i en formel i stället för att markera cellerna. En områdesreferens kan sträcka sig över flera kolumner och rader. Exempelvis summerar formeln =SUMMA(B11:C14) allt i cell B11 till och med C14. Du kan inkludera celler som inte ligger bredvid varandra i en formel, till exempel =SUM(B11,C13,D11). Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Använd funktionen SUMMA i en enkel formel. 4. Kopiera en formel med Autofyll Med Autofyll kan du kopiera en formel till celler på samma rad eller i samma kolumn så att du inte behöver skriva om en formel på flera ställen i ett blad. Nu ska du använda Autofyll och kopiera formeln som du skapade tidigare för att beräkna restbeloppet för varje artikel. Klicka på cell D11 och placera muspekaren över cellens nedre högra hörn tills den förvandlas till ett svart plustecken. Dra över cellerna D12, D13 och D14. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 7
Observera att totalbeloppen för varje artikel visas i cellerna D12, D13 och D14. Klicka på cell D14. Observera att formelfältet innehåller rätt formel och cellreferenser, =B14*C14. Tips Du kan kontrollera att en formel innehåller rätt celler genom att klicka på formeln i formelfältet. När du har kontrollerat formeln trycker du på ESC. Tips När du kopierar formler med hjälp av Autofyll justeras cellreferenserna i olika kolumner eller rader automatiskt i Excel, men samma funktion används i alla nya resultatceller. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Kopiera en formel till flera celler på samma rad eller i samma kolumn med hjälp av Autofyll. Kontrollera en kopierad formel i formelfältet. 5. Göra snabba beräkningar med Autosumma Med Autosumma kan du snabbt göra beräkningar genom att använda några av de vanlig aste funktionerna, t.ex. SUMMA, MEDEL, MAX och MIN. Formeln skapas automatiskt i Excel och innehåller både funktionen och cellreferenserna. Nu ska du använda Autosumma och beräkna delsumman för fakturan utan att skriva formeln. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 8
Klicka på cell D16. Klicka på Aut osumma i verktygsfältet Standard. Observera att cellområdet som ska ingå i formeln markeras automatiskt i Excel, i detta fall =SUMMA(D11:D15). Tryck på RETUR. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 9
Lägg märke till att resultatet från formeln (15 379,71 USD) visas i cell D16. Tips Om du vill använda andra vanliga funktioner, t.ex. MEDEL, MAX eller MIN, klickar du på pilen bredvid Aut osumma. Du kan skapa formler både för rader och kolumner med hjälp av Autosumma. En grön triangel i det vänstra övre hörnet i en cell indikerar ett möjligt fel. Du kan felsöka felet genom att klicka på cellen som innehåller felindikatorn och sedan klicka på visas tillgängliga alternativ., så Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Summera ett cellområde med hjälp av Autosumma. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 10
6. Redigera en formel Du kan ändra en formel så att den omfattar andra celler eller byta till en annan funktion. Du kan redigera en formel i formelfältet eller direkt i cellen. Nu ska du korrigera formeln som beräknar det totala restbeloppet. Klicka på cell D20. Klicka i formelfältet. Observera att formeln, =SUMMA(D19;D18;D16;D14), innehåller en extra cellreferens (D14) som är fel eftersom värdet i cell D14 redan finns i fakturans delsumma i cell D16. Klicka till höger om D14 i formelfältet och tryck på DEL (eller FN+DEL på ett MacBook-tangentbord) fyra gånger. Den nya formeln bör vara =SUMMA(D19;D18;D16). Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 11
Tryck på RETUR. Observera att den rätta summan (16 686,99 USD) visas i cell D20. Tips Om du vill avbryta ändringar när du redigerar en formel trycker du på ESC. Om du vill redigera en formel direkt i cellen dubbelklickar du på cellen (eller trycker på CTRL+U) och skriver ändringarna. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Redigera en formel i formelfältet eller direkt i cellen. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 12
Snabbreferenskort Om du vill Visa cellreferensen (eller adressen) för en cell Visa formeln för ett resultat Visa andra snabba funktioner (t.ex. MEDEL, MAX, ANTAL TAL, MIN) Avbryta ändringar när du skriver eller redigerar en formel Kopiera en formel med hjälp av Autofyll Redigera en formel direkt i en cell Ta bort en formel Gör du så här Klicka på cellen och titta i rutan Namn till vänster om formelfältet. Klicka i resultatcellen och titta i formelfältet. Om du inte ser formelfältet klickar du på Visa > Formelfält. Klicka på pilen bredvid Aut osumma i verktygsfältet Standard. Tryck på ESC. Klicka i resultatcellen som innehåller den formel som du vill kopiera. Placera pekaren över cellens nedre högra hörn. När pekaren förvandlas till ett svart plustecken drar du över de celler som du vill kopiera formeln till. Dubbelklicka på resultatcellen. Tangentbordsgenvägen för att övergå till formelredigeringsläge är CTRL+U. Klicka i resultatcellen och tryck på DEL (eller FN+DEL på ett MacBooktangentbord). Du kan också trycka på CTRL, klicka på resultatcellen och sedan på Radera innehåll. Fler t ips En formel är en rad kommandon (t.ex. cellreferenser och operatorer) som returnerar ett värde. En funktion är en fördefinierad formel, t.ex. SUMMA eller MEDEL, som gör det lättare att göra beräkningar som kan vara svåra att skapa med en enkel formel. Alla formler börjar med ett likhetstecken (=). De fyra operatorer som anger vilken typ av matematisk beräkning som ska utföras är: plustecknet (+), minustecknet (-), multiplikationstecknet (*) och divisionstecknet (/). Du kan skriva dessa operatorer med det numeriska tangentbordet på ett tangentbord. Notationen B11:B15 kallas för en områdesreferens. Exempelvis använder formeln =SUMMA(B11:B15) funktionen SUMMA för att summera alla värden i cellområdet B11 till och med B15. Du kan inkludera celler som inte ligger bredvid varandra i en formel, till exempel =SUM(B11,C13,D11). Med Autofyll kan du kopiera en formel till celler på samma rad eller i samma kolumn. Cellreferenserna justeras automatiskt i Excel. Microsoft Office för Mac 2011: Komma igång med formler och funktioner 13