Hogia Order/Lager/Inköp Ett kompetent processtöd för varudistribuerande företag Den röda tråden Logistiken i ett varudistribuerande företag är fokuserad på att optimera varuflöden i hela kedjan från beställning/inköp till dess varan når sin slutdestination. Med rätt verksamhetsstödjande processer får du bättre kontroll, vilket gör att du kan ha dina produkter på plats i rätt tid och till rätt pris. Låt Hogia Order/Lager/ Inköp bli den röda tråden i din verksamhet! Programmet hjälper dig att undvika kostsamma misstag och ger dig dessutom mycket bra beslutsunderlag. Mycket grovt kan vi dela in logistiken i tre stora delar; försäljningsprocessen, inköpsprocessen och lagerstyrning. Givetvis har Order/Lager/Inköp en tight och nära integration till Hogia Ekonomi. De olika flödena renderar löpande transaktioner och händelser som påverkar redovisning och reskontror. Synkroniseringen sker omedelbart så att du alltid har en aktuell och relevant realtidsinformation, vilket är en förutsättning för att kunna agera professionellt.
Försäljningsprocessen Försäljningsprocessen utgörs av flödet av aktiviteter som görs i ett företag för att uppfylla en order från kund. När kunden gör en beställning registreras först ordern, därefter plockas produkten i lagret, en faktura skrivs ut, varan transporteras till kund, kunden betalar och de ekonomiska transaktionerna bokförs. God översikt med smarta finesser En av de verkliga styrkorna med Hogia Order/Lager/Inköp är att systemet stödjer försäljning genom en mängd olika försäljnings- och leveranskanaler. Försäljningshanteringen är utvecklat och tänkt för företag som säljer från eget lager och/eller direkt från leverantör, men ger även stöd för försäljning från viss egen produktion. I programmets försäljningshantering, som benämns kundorder i systemet, ges stöd för viktiga funktioner som prissättning, varans disponibilitet, offerter och internationell försäljning. Integration mot e-handel, CRM och handdatorer är möjligt via Hogias öppna och standardiserade gränssnitt IEA (Interface of Economy Administration). Hogias unika Arbetsbänk är ett mycket bra verktyg det är från Arbetsbänken du sköter det dagliga arbetet. Härifrån kan du utleverera och fakturera flera order på samma gång. Systemet visar tydligt vad som skall levereras från lagret den aktuella dagen eller för den valda tidsperioden. Lagerarbetet blir därmed mycket enklare att styra och planera över tid. Information av den här typen är viktig inte minst när det gäller planering av bemanning, speciellt i perioder med stora ordervolymer som kanske kräver extra personalinsatser. All information från Arbetsbänken kan du exportera till Excel om du vill bearbeta uppgifterna vidare där. Det är också enkelt att komma åt och skapa nya order inifrån Arbetsbänken. Direkt vid orderregisteringen har du en god överblick av olika artiklars tillgänglighet i lager. Om det skulle vara brist på lager eller om artiklarna utgått ur sortimentet (t ex vid säsongs- eller årsbundna artiklar) så finns stöd för att ersättningsartiklar föreslås säljaren vid orderregistrering i stället. Den här finessen snabbar upp hanteringen och kapar tid för dina medarbetare. Det blir också ett betydligt proffsigare agerande gentemot företagets kunder.
Traditionell försäljning och order mottagning Det finns möjlighet att använda flera olika ordertyper om detta skulle skilja sig mellan olika försäljningsavdelningar eller kontor. Du kan direkt vid ordertillfället knyta leveransen till ett specifikt lagerställe beroende på vart kunden finns eller vilken disponibilitet lagren har av den aktuella varan. Om varan över huvud taget inte finns i lager så kan du via direktkoppling till täcktidsfunktionen se vid vilken tidpunkt den blir disponibel igen. På detta sätt kan dina säljare snabbt lämna korrekt information till dina kunder och säkerställa ordern. Butiksförsäljning Om en mindre försäljning görs via butik nyttjas funktionen kontantförsäljning. Med kontantorder utlevererar och fakturerar du i ett och samma flöde. Du kan antingen välja att låta varje order uppdatera ekonomisystemet eller välja en tidpunkt för uppdatering med samma kontantorder, s k dagskassa. Du ges även möjlighet att välja vilken verifikationsserie som kontantorder skall bokföras med i redovisningen, samt om betalning sker kontant eller med kort. Det är en flexibel och bra hantering med andra ord. Vid större försäljning i butik är det normala att integrera Hogia Order/Lager/Inköp med ett kassasystem. Denna integration byggs då i samarbete med dig och ditt företag utifrån just era specifika behov. Försäljning via Internet Genom vårt standardiserade gränssnitt IEA kan olika typer av web shoppar integreras med Hogia Order/Lager/Inköp. Denna integration byggs tillsammans med dig och ditt företag utifrån just era specifika behov. Andra typer av försystem eller ordersystem kan också kommunicera direkt med Hogia via vårt öppna gränssnitt. Det skapar möjligheter om dina kunder har specifika behov av att snabbt kunna placera automatiserade order hos dig. Dina säljare får full kontroll från order till leverans och kan agera snabbt och effektivt mot företagets kunder. Prishantering Hogia Order/Lager/Inköp kan hantera olika prissättningsvarianter, vilket ger en ökad kontroll av pris- och rabattsättning till kund. Om du handlar i flera länder kan du givetvis differentiera priserna och utnyttja valutadelen i programmet. Kundunika avtal gällande kampanjer, prislistor och rabatter ger nöjdare och lönsammare kunder samt enklare orderläggning. En smart finess är möjligheten att koppla Word dokument till specifika kunder där viktig information lagras. Försäljningsstatistik på artiklar är en flexibel rapport där du snabbt får en överblick av vilka artiklar som sålts, vilka kunder som köpt en specifik artikel m m. Med orderlistan kan du hålla minutiös kontroll på både order- och offertstocken. Du får säkert en mängd prislistor fortlöpande från dina leverantörer i digital form (oftast Excel) och det gäller att på ett smidigt sätt kunna importera dessa. Syftet är att du snabbt skall kunna anpassa och förändra dina egna utpriser beroende på hur inköpspriserna varierar. Målsättningen är ju givetvis att behålla en hög täckningsgrad i företaget så att du tjänar mycket pengar. För detta ändamål finns en väl utvecklad importguide i systemet som hjälper dig att på ett enkelt sätt få in prislistorna.
Inköp- och materialförsörjningsprocessen Materialförsörjningsprocessen utgörs av flödet av aktiviteter som görs i ett företag för att kunna möta kundernas materialbehov omedelbart eller i framtiden. När ett behov uppstår, t ex genom att en kund lägger en beställning på en produkt som ej finns i lager, kan en generering av inköpsorder göras direkt utifrån kundordern som sedan skickas till leverantör. Leverantören levererar antingen produkten direkt till kund eller till företagets lager där den tas om hand i godsmottagningen och blir tillgänglig på lagret för leverans till kund. Leverantören skickar sedan en faktura som konteras och betalas. Samtliga ekonomiska transaktioner bokförs i ekonomisystemet. I materialförsörjningsprocessen är flera avdelningar, som t ex inköp, lager och ekonomi, involverade. Identifiera behovet i rätt tid I Hogia Order/Lager/Inköp finns ett bra och väl utbyggt stöd för din inköpsprocess. Det gäller att identifiera ett behov i rätt tid. I många fall sker det direkt i samband med kundorder givetvis. Men i de allra flesta fall vill företaget ha möjlighet att prognostisera behovet. Genom täcktidsfunktionen har du möjlighet att identifiera och planera för den framtida saldoutvecklingen i ditt lager. Du kan också via bristbeställningsfunktionen per automatik välja att generera inköpsorder på de artiklar som kommit under en viss gräns (säkerhetslager). Kanske ser du behovet av en större lageruppbyggnad inför en kommande stororder från en specifik kund. Du väljer själv om leverans skall ske till lager eller direkt till kund direkt vid inköpsorderregistreringen. Om du köper tjänster i samband med inköp av artiklar, såsom exempelvis montering eller konsultation, kan du även ange och precisera tjänsten på din inköpsorder. Optimal inköpsmängd Många gånger kan en vara bli mer prisvärd om beställningen uppgår till en viss kvantitet. Denna viktiga information kan lagras per artikel och/eller per lagerställe. Om en lastbil t ex alltid rymmer 10 pallar av en viss vara vill man inte beställa 12 pallar eftersom leveranser då fördyras avsevärt. Detsamma gäller att lägga sig under en viss beställningsnivå. Möjligheten att bevaka detta på ett rationellt och bra sätt sparar mycket pengar åt ditt företag. Inleverans I Hogia Ekonomi finns en integration mot Order/Lager/ Inköp som gör det möjligt att koppla ihop leverantörsfakturan med motsvarande inleverans. Du kan knyta varje artikel till en specifik leverantör och ange både lagerställe samt leveransadress direkt vid beställning. Inleveransen till lagret sker i samband med registrering av följesedeln. När sedan fakturan anländer justeras eventuella avvikelser mot det lagerförda värdet. Enhetshantering i systemet gör det möjligt att köpa in och sälja en artikel med olika enheter. Det kan t ex vara så att en vara köps in som pall och när varan inlevereras sker en automatisk omräkning till din förbestämda grundenhet. Grundenheten i detta specifika fall kanske är styck och en pall motsvarar alltid 700 styck. Programmet hantera saldo och lagervärde utifrån varje artikels grundenhet dessutom finns det ytterligare flexibilitet vid in- och utleverans där du kan variera antalet grundenheter vid varje leverans. En styrka är att du också kan prissätta varje enhet separat eller prissätta den i relation till din normala försäljningsenhet. Numera är det oftast inte längre varans pris som är den viktigaste konkurrensfaktorn. Inköparens uppgift är att skaffa rätt vara, till rätt pris till rätt kvalitet, vid rätt tidpunkt och detta till bästa pris. Det gäller verkligen att ha rätt beslutsunderlag. Spårningsfunktionen ger dig mycket goda möjligheter att på ett helt nytt sätt leta efter artiklar, order eller tidigare inköp för att få en referens bakåt i tiden.
Lagerstyrning Lagerhållning är en kostsam del av varuhanteringen. Det är mycket kapital som är uppbundet i varulagret - att lagra kostar pengar! Därför är det oerhört viktigt för företag med lagerhållning att varulagret är storleksmässigt dimensionerat utifrån fastlagda kriterier. Företaget kan t ex arbeta med att begränsa antalet lagerhållna artiklar, arbeta med anskaffningsvaror eller fastställa vilka varor som aldrig får ta slut osv. Strävan är alltså att lagernivån ska vara lägsta möjliga, vilket betyder att lagret skall ha en hög omsättningshastighet. Samtidigt så måste hänsyn tas till t ex marknadens krav på leveransservicenivå och inköpen måste effektiviseras. Med hjälp av Hogia Order/Lager/Inköp finns stora möjligheter att stärka upp din lagerhantering så att företaget inte riskerar kostsamma misstag. Leveranssäkerhet Genom att systemet har en mycket flexibel parametersättning kan lagret organiseras och administreras på en mängd olika sätt. Lagerstyrning handlar om att slå fast vilka artiklar som skall lagerföras, vilken mängd och vilka lagernivåer som krävs för att uppnå en önskad leveranssäkerhet. Målsättningen är givetvis att optimera varuflödet genom organisationen för att uppnå bästa möjliga leveranskvalitet och lönsamhet. Programmet ger dig löpande information om vad som händer i lagret, om vem som beställt vad och när. Genom att definiera olika lagerstyrningsparametrar per artikel styrs lagernivåer och ledtider mm. Lagerhållning Alla lagerflöden registreras i ett lagertransaktionsregister, vilket gör att du kan få fram mycket bra statistik i efterhand. Uppföljning är en viktig del som ofta undervärderas och skjuts åt sidan p g a tidsbrist. Men för att veta omsättningshastigheten av en viss vara eller det faktiska täckningsbidraget så krävs uppföljning. Denna kunskap ger dig verktyget att fatta rätt beslut vid kommande affärer. För lagerdelen har du rapporter som lagervärdeslista, bristlista, statistik, artikellista och prislistor till din hjälp. Du har en fullgod hantering för olika lagerställen och lagerplatser och du kan också få bristbeställningslistor per lagerställe vilket är en stor styrka i systemet. Säkerhetslager och inköpskvantitet kan också hanteras på motsvarande sätt. Om du har lagerställen på fysiskt olika platser, så har de säkert varierande omsättningshastighet och därmed också olika säkerhetslager. Styrningen kan alltså optimeras och preciseras i detalj. Genom flytande inventering så kan verksamheten fortsätta som vanligt, även när du inventerar. In- och utleveranser kan hanteras enligt plan och en inventering som tidigare inneburit ett kostsamt driftsstopp blir nu en smidig process som inte kostar företaget extra pengar. Spårbarhet för ökad kontroll Hogia Order/Lager/Inköp har en mycket väl utbyggd spårbarhet. Med hjälp av serienummerhantering kan du säkerställa och hålla ordning på garantitider på olika varor som sålts och som fortfarande finns i lager. Spårbarheten omfattar även kunduppgift och leveransadress vilket gör det lätt att hantera reklamationer från kunder om det skulle uppstå problem med en specifik vara i efterhand. Spårbarheten går även åt andra hållet, d v s du kan få information om vilken leverantör du inhandlat den unika artikeln ifrån.
Batchhantering ger dig en annan typ av spårbarhet där en eller flera varor kan knytas till en specifik sändning. Det ger dig möjlighet att i efterhand spåra upp en hel batch om det skulle visa sig att varan behöver återkallas av någon anledning. Du kan också knyta ett visst förfallodatum till en specifik batchsändning. Fördelen med detta är att lagerstyrningen kan optimeras så att den äldsta varan lämnar lagret först och att du inte riskerar att lagerhålla utgångna varor detta är särskilt viktigt om man handlar med dagligvaror eller annan typ av färskvara. Värdering av lager I Hogia Order/Lager/Inköp värderas lagret enligt metoden vägt snittpris. Det innebär att den genomsnittliga kostnaden av anskaffningsvärdet vägs och används vid försäljningen för att räkna ut täckningsbidraget. Varje gång du gör en inleverans så räknas det vägda snittpriset om automatiskt så att ditt lager hela tiden värderas utifrån korrekta underlag. Lagret kan utgöra en mycket stor del av ett företags samlade balanstillgångar och därför är det oerhört vikigt att ha en korrekt lagervärde som stämmer med det bokförda lagervärdet i ekonomisystemet. Den röda tråden skall vara enkel att följa. Målsättningen är att optimera varuflödet och därmed också säkerställa lönsamheten för företaget. mars 2009