Användarmanual för Lagledning.se Denna manual är avsedd för dig som en av TEM:s lagkunder och ska fungera som ett stöd när du använder vår tjänst. Innehåll Innehåll... 1 Logga in... 2 Första sidan... 3 Välja laglista... 4 Ämnesvy, Översikt och Fullständig Laglista Tre sätt att se din laglista... 5 Översikt lagar... 7 Fullständig laglista... 7 Att söka i laglistan efter ord, löpnummer, lagnamn, m.m... 7 Vad talar laglistan om för mig? Färgformat, kommentarsfält med mera.... 7 Kommentarfälten... 7 Så syns ändringar i lagstiftning i din laglista... 9 Senaste ändringar... 10 Lagefterlevnad... 11 Skapa nytt protokoll... 11 Följa upp Avvikelser - Öppna och stängda avvikelser, åtgärder och slutdatum... 15 Hantera användare... 16 Dokumentinformation... 19 1
Logga in Sidans adress är www.lagledning.se. Klicka på den stora gröna knappen Logga in här, så kommer du till sidan som visas nedan. Skriv in ditt användarnamn i den övre rutan och ditt lösenord i den nedre. Klicka på logga in. Om du har glömt ditt lösenord kan du klicka på Jag har glömt mitt lösenord. Då får du fylla i din e-postadress och så får du ett nytt lösenord skickat till dig. 2
Första sidan När du har loggat in ser det ut så här: I bilden ovan visas den välkomstsida som användarna av ert lagbevakningssystem ser när de loggar in. Här kan superadministratörer i er organisation skriva inlägg i text med information till användarna i er organisation, till exempel gällande kommande revisioner, avvikelser som måste följas upp av någon särskild ansvarig, förklaringar om förändrad lagstiftning, etc. Genom att klicka på Nytt inlägg kan superadministratören skapa sitt första inlägg som visas för alla användare. I menyerna till vänster i bild är Instruktioner/Uppföljning grönmarkerat. Klickar du på någon annan rubrik bland vänstermenyerna kommer respektive vlad rubrik grönmarkeras istället för att visa var du befinner dig i Lagledning. Menyn Instruktioner/Uppföljning är den sida du ska navigera till för att läsa vad superadministratören skrivit för nyheter i om er lagbevakning (se stycket ovan). Under Kontakt finner du kontaktuppgifter till TEM om du har frågor och behöver support. Under Hjälp finner du denna manual samt teckenförklaring som hjälper dig att tyda de färgformatteringar som används i lagtexten när lagstiftningen har ändrats. Du kan även läsa mer om färgformatteringarna under avsnittet Senaste ändringar i denna manual. För att logga ut, klicka på Logga ut i övre höger hörn. 3
Välja laglista För att välja laglista klickar du på pilen i rullgardinsmenyn till vänster, se bilden nedan. Sedan klickar du på den laglista du vill gå till och väntar medan sidan laddas. Kanske har din organisation bara en laglista, då klickar du bara på den. 4
Ämnesvy, Översikt och Fullständig Laglista Tre sätt att se din laglista När du har valt laglista kan du t ex gå in i ämnesvyn, genom att klicka på Ämnesvy i vänstermenyn. I ämnesvyn ser du en översikt över alla laggrupper och undergrupper, se bilden nedan. 5
Du kan sedan klicka på de olika grupperna för att få fram lagar och lagtext, se bilden nedan. Klicka på pilarna eller någonstans i de gröna fälten för att fälla ut/fälla tillbaka laglistan När du befinner dig i ämnesvyn kan du få upp varje laggrupp för sig som ett pdf-dokument som du sedan kan spara ner var du vill eller skriva ut. Du klickar då på de röda/vita knapparna längst ut till höger i bilden ovan. Vill du visa hela laglistan som pdf-dokument ska du istället gå in under vyn Fullständig laglista, se avsnitt 6. 6
Översikt lagar Om man klickar på Översikt lagar i vänstermenyn så skiftar vyn, fast laglistan har fortfarande samma innehåll som när du ser den i Ämnesvyn. Till skillnad från i Ämnesvyn så ser man nu inte bara gruppnamn och undergrupper, utan även en förteckning över alla lagar som finns under respektive grupp, se bilden nedan. Denna vyn är praktisk då den direkt ger dig en överblick av lagstiftningen som faktiskt ligger i de olika grupperingarna av laglistan. Även här kan man expandera lagarna genom att klicka på de små pilarna i vänsterkanten eller på hela fältet med lagnamnet, så att man får upp hela lagtexten, det finns en bild som visar detta under avsnitt 4, Ämnesvy. Fullständig laglista I den här vyn listas hela laglistan med all lagtext direkt, utan att man behöver expandera lagarna. Det ser ut som i bilden nedan. När du befinner dig i vyn Fullständig laglista kan du göra om hela laglistan till ett pdf-dokument som du sedan kan spara ner var du vill eller skriva ut. Du klickar då på knappen Visa som pdf-dokument, se bilden nedan. Observera att dokumentet endast skapas och inte sparas, du måste själv spara det om du vill ha kvar det. Att söka i laglistan efter ord, löpnummer, lagnamn, m.m Om du vet vad lagstiftningen heter som du letar efter, men ej vet var i din laglista den ligger, så kan du söka fritt i din lista för att hitta rätt. Detta gör du genom att gå in i Fullständig laglista och trycka ned tangenterna Ctrl och F samtidigt på ditt tangentbord. Du får då upp en sökruta i din webbläsare där du kan skriva in sökord, t ex löpnummer eller ord som exempelvis farligt avfall. Vad talar laglistan om för mig? Färgformat, kommentarsfält med mera. Det finns mycket information i laglistan. Nedan följer beskrivningar av vad de olika fälten innehåller och vad olika formateringar av texten betyder. Kommentarfälten Grått fält nedanför lagnamnet: TEM skrivit in olika kapitel i standarden ISO 14001 som har koppling till lagen i fråga. 7
I de gula fälten, se bild nedan, har de inom er organisation som har behörigheten Administratör eller Superadministratör möjlighet att skriva in organisationens egna kommentarer, t ex vilken av verksamhetens miljöaspekter som hör ihop med lagen eller vilken rutin som har hand om det som tas upp i lagen. Hur man gör detta kan du läsa om i avsnitt 5.1. I de vita fälten till höger om lagtexten har TEM skrivit in kommentarer/förklaringar till en del av lagarna. Se bilden nedan. För att länka till dokument/rutiner/webbsidor/ annat eller sidor i ert webbaserade verksamhetsledningssystem så kan man hyperlänka text i kommentarerna. Detta gör du när du redigerar/skapar en kommentar genom att markera den text som skall hyperlänkas. Tryck på den lilla kedjesymbolen i redigeringsfältet i den övre delen av redigeringsrutan så hyperlänkas texten, spara kommentaren. 8
ISO-kommentar Er egen kommentar på hur ni berörs/hanterar lagen/författning/annan lagstiftning Kort förklaring av paragrafen Er egen kommentar på paragrafen Så syns ändringar i lagstiftning i din laglista Fetstilt text ingår ej i ursprunglig lagtext utan utgör TEM:s betoning. Skuggmarkerad text utgör ändring sedan förra versionen i befintlig text. Rödmarkerad text utgör ny lag, förordning eller föreskrift. Struken text utgör lagstiftning eller särskild lagtext i lagstiftning som ej längre är aktuell och som tas bort vid nästa uppdatering. 9
Senaste ändringar För att se en sammanfattad vy av vilka ändringar som skett i lagstiftningen i er laglista klickar du på rubriken Senaste ändringar i menyn i vänsterkanten. Då får du upp vyn som visas i bilden nedan. Där ser du en sammanfattande text som talar om vad ändringarna i den senaste uppdateringen innebär. Sen kan du välja vilken period du vill se ändringarna för. Laguppdateringarna görs två gånger om året och täcker då in alla de lagändringar som förts in i gällande lagstiftning någon gång under den halvårsperiod som du väljer att granska. Din laglista (Ämnesvy, Översikt lagar, Fullständig laglista) visar alltid den senaste lagstiftningen sedan förra uppdateringstillfället (dvs sista januari eller sista augusti innevarande år). Samma text/färgformatteringar gäller här liksom i laglistan. 10
Lagefterlevnad Man kan även använda Lagledning för att följa upp organisationens lagefterlevnad. Om du vill skapa ett lagefterlevnadsprotokoll eller titta på ett gammalt protokoll så klickar du på rubriken Lagefterlevnad i menyn i vänsterkanten. Då får du upp vyn som visas i bilden nedan. Om du vill titta på ett gammalt protokoll väljer du protokoll i rullgardinsmenyn där det står Visa en befintlig. Om du däremot vill skapa en ny lagefterlevnad fyller du i fälten som visas i bilden och klickar sedan på Skapa ny lagefterlevnad. Skapa nytt protokoll När du skapar ett nytt protokoll fyller du först i metadata. Du måste fylla i namn och datum på protokollet för att kunna gå vidare och skapa det. Namn på protokoll: Revisorn/användaren skriver ett namn på protokollet som är lätt att identifiera, behöver ej inkludera datum då det automatiskt förs in i namnet senare. Ansvarig revisor: Namn på intern/extern revisor, skriv gärna vem personen företräder Deltagare: Ange vilka personer som var delaktiga och involverades/intervjuades under revisionen, samt vad de har för befattning. Datum: Välj datum för revisionstillfället. 11
Sammanfattning lagefterlevnad: Revisorn ger en sammanfattande beskrivning av vad som gjordes på revisionen, samt dess utfall och eventuella rekommendationer. Klicka Skapa protokoll. När du har skapat protokollet kommer du till nästa sida där du kan börja fylla i innehållet. Scrolla ner en liten aning för att filtrera de utfall som revisorn angett på respektive lagstiftning i din laglista, samt se protokollets innehåll, likt i bilden nedan med tillhörande förklaringar kopplat till de röda bokstäverna. 12
A B C D F E F G H A: Filtrera ditt protokoll för att till exempel via endast öppna avvikelser eller ej kontrollerade lagstiftning. Markera i checkrutan och tryck Filtrera. B: Spara protokoll kan du trycka på om du är färdig eller helt enkelt arbetat i protokollet under en tid utan att spara. Protokollet sparas dock automatiskt med någon minuts frekvens så om olyckan inträffar kan du förhoppningsvis återfå större delen av det du nyligen redigerat genom att gå in i protokollet pånytt. 13
Rapport för lagefterlevnaden tar dig till en sammanfattad vy av protokollets hela innehåll där du sedan med ett knapptryck gör protokollet till ett pdfdokument som du kan skriva ut i papper efter behov. Lås protokoll innebär att revisorn fryser den information som står i fältet Status samt Utfall kommentar (se nedan). Detta görs efter att revisor och ansvarig från er organisation kommit överens om att revisorns uppfattning är tydlig och utan sakfel, vilket sedan låses. Därefter kommer eventuella avvikelser bli Öppna avvikelser respektive Stängd avvikelse. Se vidare längre ned i denna instruktion. C: Som utgångsläge visar protokollet de kommentarer din organisation har gjort på lagar i sin laglista. Kommentarer på specifika paragrafer syns ej här utan endast i laglistan. Detta är ett bra sätt att få en koppling mellan laglista och protokoll, dvs det syns direkt i protokollet hur ni tagit ställning till lagstiftningen om ni fyllt i kommentarer. Om dessa kommentarer är långa kan man välja att bocka ur checkrutan för att ej visa dessa i protokollet. D: Precis som i den Fullständiga laglistan kan man söka i protokollet genom att trycka ned tangenterna Ctrl och F samtidigt. E: Revisorn väljer utfall för lagefterlevnad på lagstiftning, t ex Godkänd. F: Revisorn kan lägga till flera utfall på samma lag/lagstiftning. Er organisation kan till exempel delvis ha godkända utfall på en lag, men samtidigt uppvisa brister i lagefterlevnader som kan kopplas till samma lag. Dessa utfall redovisas och beskrivs då separat av revisorn i protokollet, och kan likaså följas upp separat med åtgärdsfält (se stycke nedan i denna guide). G: Revisorns kommentar på lagefterlevnad. H: Här syns den kommentar som beskrivs i C ovan. 14
Följa upp Avvikelser - Öppna och stängda avvikelser, åtgärder och slutdatum När revisorn angett antingen Avvikelse eller Notering som utfall kommer ett antal nya fält dyka upp nedanför revisorns kommentar. Här finns möjlighet för er organisation att följa upp ärendet. När protokollet är låst (se ovan beskrivning) blir alla avvikelser i utgångsläget Öppna, och ni kan sedan stänga dessa när eventuell åtgärd är tilltagen. Se rullgardinen i protokollets vänstra del. Om Planerat slutdatum infaller innan dagens innevarande datum kommer öppna avvikelser att synas i rött för att markera att man ligger efter i planeringen. Åtgärdsansvarig : Här anges en eller flera personer/funktion/befattning som är ansvarig för att följa upp åtgärden kopplat till avvikelsen eller noteringen. Åtgärder : I detta fält följer ni upp vad som skall göras, vad som gjorts och refererar eventuellt till ett dokument-id i ert avvikelsehanteringssystem. 15
Hantera användare Om du är registrerad som Läsare får du upp vyn i bilden nedan när du klickar på rubriken Hantera användare. Du ser då bara information om ditt eget konto. Du har här möjlighet att ändra dina uppgifter, t ex byta lösenord. Ändra det du vill ändra och klicka sedan på Spara. 16
Om du har behörigheten Administratör ser du alla organisationens användare när du klickar på rubriken Hantera användare i vänsterkantens meny, se bilden nedan. Du kan då skapa nya användare, genom att fylla i fälten som är markerade i bilden, välja använrarroll/hehörighet och sedan klicka på Skapa. Du kan också gå in på en befintlig användare för att göra redigeringar. I så fall klickar du på Välj, som står intill namnet, se bilden. 17
Om du klickar på en av de befintliga användarna får du upp den personens uppgifter i vyn, se bilden nedan. Här kan du göra dina ändringar och sedan klicka på Spara. Du kan också ta bort en användare genom att klicka på Ta bort. Vill du redigera ditt eget användarkonto kan du antingen klicka på dig själv i listan eller klicka på rubriken Redigera mina uppgifter. 18
Dokumentinformation Den här rubriken visas bara om du är inloggad som administratör. Om du klickar på rubriken Dokumentinformation i vänstermenyn får du upp vyn som visas i bilden nedan. Här kan du fylla i information om din laglista som t ex vem som är ansvarig, när den uppdaterades osv. När du har fyllt i det du vill klickar du på Skapa. Här väljer du datum för uppdateringen 19