Presentation för arbetsmöte Generisk ärendehantering 30 mars 2010 Kl. 10.00 16.00
Kallade kommuner (deltagare i arbetsgruppen): Jönköping Malmö Ockelbo Östra Göinge Eventuella deltagare i arbetsgruppen: Borlänge? Referenskommuner (frivilligt att delta) Botkyrka Järfälla Eslöv
Anmälda Kommun Botkyrka Järfälla Järfälla Jönköping Jönköping Malmö Ockeblo Ockelbo Östra Göinge Sambruk Namn Mats André Susanne Strangert Annika Brager Hans Haraldsson Lotta Ruderfors Johanna Fransson Lena Franksson Annica Månsson Kerstin Wanstadius Sven-Håkan Olsson Bertil Thunberg Gunilla Hallqvist
Kort sammanfattning av projektet
Syfte med projektet Syftet med projektet är att; Att på sikt uppnå en effektivare service i kommunerna genom en sammanhållen ärendehantering. 5
Projektmål Resultatet ska kunna användas som beslutsunderlag för deltagande kommuner i deras arbete att uppnå en sammanhållen ärendehantering och omfatta följande: krav på och förutsättningar för en sammanhållen ärendehantering inom kommunal verksamhet. Kraven ska omfatta både verksamhetskrav och tekniska krav. 6
Projektmål, forts Kravjämförelse med de viktigare ärendehanteringssystemen som finns tillgängliga på marknaden Handlingsplan för att åstadkomma en sammanhållen ärendehantering. 7
Avgränsningar Projektet ska arbeta enligt principen takkostnad (så kallad cost-boxing ), varför: Ambitionsnivå i de olika leveranspunkterna avpassas så att alla kan levereras Antal typfall av ärendesamverkan som inkluderas måste på liknande sätt avgränsas Genomgång av ärendehanteringssystem på marknaden måste också på liknande sätt avgränsas 8
Avgränsningar forts Antal scenarion i nyttokalkylen avgränsas Endast ärenden inom kommunsektorn omfattas av projektet 9
Genomförande BP BP BP BP BP Inläsning Planering Genomförande Ta fram slutrapport Ta fram delrapport 15/4 15/6
Agenda Kort presentation av resultat från enkät Slutlig formulering av målbild för ärendesystem Val och beskrivning av typfall för ärendesamverkan Nyttokalkyl Nästa möte
Kort presentation av resultat från enkät Följande kommuner har svarat Järfälla Jönköping Malmö Östra Göinge Ockelbo Botkyrka Borlänge
Beskriv på vilket detaljeringsgrad den första budgeten behöver ha. Vilka poster (rubriker) behöver ingå? Införandekostander (program- och installationskostnad) Utbildningskostnader Licens- och supportkostnader Eventuella personalkostnader I Malmös fall finns inga detaljer med i detta läget. Man beskriver syfte och nytta med projektet eller investeringen på en ganska hög nivå och anger en summa, t ex 20 miljoner för projektet Hållbar Framtid och så en A4 eller två om syfte, mål, nytta, effekter.
Första budget forts Programvara/Licenser, ev uppdelat i moduler Konsultkostnader Utbildning system Utbildning användare Översiktligt Det behövs ingen större detaljeringsgrad. Vi behöver veta i stora drag vilka kostnaderna kan bli och vilka investeringar det kan bli tal om
Första budget forts 1. Investeringsbudget: Underlag för bedömning av medel för investering i programutveckling ELLER upphandling av nytt system - ta fram kravspecifikation, konverteringar, införande, utbildning. Uppskattade kostnader på 100tkr-nivå. Investeringskostnader bör tas upp under perioden 2011-2013 (2014) - längre period för alternativet programutveckling. 2. Driftbudget: Underlag för bedömning av förändrade driftkostnader. Årligt anslag finns idag kommuncentralt för nuvarande system. Kan vi förvänta förändrade kostnader om vi väljer att byta till annat system (tidigast år 2012). Det gäller system för traditionell diarieföring/nämndsadministration, i Jönköpings fall ersätta Lex. Kanske möjligt att uppskatta förändring i storleksordningen +/- 50tkr/år.
Vad är viktigast att studera vid utvärdering av 5 system?
Användarvänligt Kopplingsbart till befintliga system E-post och dokumenthantering Integreras och kunna samverka med andra system och vara en ärendeknutpunkt Funktioner för E-arkiv och system för bevarande (RAFS 2009:1 och 2) Processbaserad arkivredovisning (RAFS) 2008:4 Stöd för nämndprocessen Ta ut statistik
1. Funktionalitet - minimikrav att klara alla de funktioner vi har (klarar) idag. 2. Öppenhet - (enkelt?) kunna integreras med andra system. 3. Användbarheten - logiskt att använda - sällananvändare skall lätt kunna arbeta i systemet. 4. Svarstider - acceptabla!!
All traditionell ärendehantering ska ingå, dvs även miljö- och bygg. Dokumenthantering. Nämndsadministration Specialist/sällananvändare Konfigurering av befintligt system Arkivläggning/gallring m m Koppling/processer till ärendeknutpunkt
Enkelhet och då framförallt för sällananvändare. Lätt att integrera med andra system. Möjlighet att hantera papperslösa sammanträden för politiker Användarvänligt skall kunna samverka med andra system(som har ärenden) inkludera även arkivering
Slutlig formulering av målbild för ärendesystem /SHO Målbild för sammanhållen ärendehantering Synpunkter på e-arkitektur från Jönköpings kommun Formulering av målbild för ärendesystem baserat på ovanstående.
Sammanhållen ärendehantering Intressent Medborgare Organisationer Föreningar Företag Turist Hög servicegrad Låg skatt Aff-idén baserad på PSI - För företag själva - åt kommunen -Demokrati, offprincip, medborgarpåverkan, fulmäktige Mina sidor (1 per kommun) Självservice e-tjänster 24h perspektiv (1 myndighetskontakt) -Sammanhållet över förvaltningsgränser -- sammanhållet över myndighetsgränser (kommunala eller externa myndigheter) Intressent Kommunledn Politiker Medarbetare Inre effektivitet (resultat per krona) Attraktiv invånarkommun/ arbetsgivare Kvalitetsmål/tillgång till info. Långsiktighet Servicelöften Effektiv handläggning (inom och mellan förv.) Ny samverkan (KC, medb-kontor) Dennes sidor Mätning av uppfyllnad av servicelöften Ledningsinformationssystem Tidsstudier Intressent Andra myndigheter Kommunala bolag Utförare: kommunal grundinfo. Veta vad som är privat. Adm system för utförandet Samverkande ITsystem
Beskrivning av målbild för sammanhållen ärendehantering Vad är det för drivkrafter som påverkar? Varför gör vi detta?
Målbild för sammanhållen ärendehantering Medborgaren förväntar sig också högre servicegrad. Medborgaren förväntar sig ett sammanhållet bemötande från kommunen. Han/hon struntar fullständigt i hur kommunen valt att organisera sig internt. Kort handläggningstid
Målbild forts Budgetpress och allmän önskan att bli effektivare måste innebära att ärendehantering och samverkan behöver utföras mer strömlinjeformat internt i kommunen.
Synpunkter på e-arkitektur från Jönköpings kommun Kap 3-3.3 Några synpunkter?
Formulering av målbild för ärendesystem baserat på ovanstående. /BT Våra övergripande krav på ett ärendehanteringsystem Ta fram några egna krav Vilka krav kan vi sortera bort?
Krav
Några krav Systemet ska kunna hantera ärenden; Inom en förvaltning Inom flera förvaltningar Inom och mellan kommun och myndigheter Systemet ska kunna hantera ärenden som inkommer via olika kanaler; Post, brev Epost Webb/e-tjänst/mobiltelefon Telefon (inmatning via t ex KC) Besök
Några krav forts Systemet skall kunna presentera resultat på webb, tex Mina sidor Systemet skall kunna kommunicera med verksamhetssystem Hämta/lämna information Hämta/lämna/ta emot status Systemet skall kunna ge ärenden olika sekretess Systemet ska kunna hantera olika ärendetyper
Några krav forts Det ska vara möjligt att följa upp ärenden Handläggningstid Svarstid Det ska vara möjligt att definiera förväntad handläggningstid och svarstid för en ärendetyp Systemet ska ge larm vid avvikelse från förväntad handläggningstid och svarstid
Några krav forts. Det ska vara möjligt att fördefiniera handläggningskedjor för olika typer av ärenden Det ska vara möjligt att fördefiniera checklistor för olika typer av ärenden Det ska vara möjligt att samverka/skapa checklistor för olika typer av ärenden Det ska vara möjligt att fördefinera beslutsordning för en ärendetyp
Agenda Kort presentation av resultat från enkät Slutlig formulering av målbild för ärendesystem Val och beskrivning av typfall för ärendesamverkan Nyttokalkyl Nästa möte
Val och beskrivning av typfall för ärendesamverkan Två eller fler förvaltningar/enheter deltar i handläggning av ett ärende. Ärende som hanteras som uppdragsgivning alt skickas på remiss eller vidarebefordras Ärendesamverkan mellan förvaltningar/ enheter Ärendesamverkan med andra myndigheter
Inkomna förslag t ex när en medborgare vill starta en restaurang, statliga remisser, planärenden, exploateringsärenden och adoptionsärenden.
Inkomna förslag forts Malmö: När det gäller ärendesamverkan, brukar vi nämndsekr ibland kontakta ngn kollega eller flera kollegor för att höra hur man resonerar på andra stadsdelsförvaltningar i frågan. Ibland förekommer det att vi skickar över våra tjänstemannaförslag till varandra. Ärendena är av generell art. Ex medborgardialog, yttrande när det gäller ngt policydokument etc.
Inkomna förslag forts Sen brukar verksamhetscheferna inom vård och omsorg, barn och ungdom och iof dela med sig av förslag till yttranden. Några stadsdelar har uppdraget att svara på vård o omsorgsfrågor, andra iof och då blir det ett naturligt samarbeta mellan dessa "mindre remissorgan".
Inkomna förslag forts Ockelbo: T ex Förköpsrätt, Planer och program (remisser), Skrotbilar, Nedskräpning i naturen, Bostadsanpassning, Serveringstillstånd Jönköping: Utskänkning, föreningsbiddrag, företagsetableringar, förslag, stadsplan, medborgarförslag Ö Göinge: Har EN diarieenhet. Pratar om begreppet ärendeägare
Ärendesamverkan Diskutera två och två, skriv ner på gula lappar Ärendesamverkan mellan förvaltningar/ enheter Ärendesamverkan med andra myndigheter
Förslag Nedskräpning i naturen, vidarebefordran, serviceärende? Miljö tekniska leverantör Bygglov, nybyggnation, remiss, juridiskt Sakägare, miljö, tekniska Renhållningsordning, juridiskt Statlig myndighet, KS, nämnder, KS, KF Marknadsplats, tillståndsgivning Tekniska, socialförv, miljö, polis,
Förslag forts Alkoholtillstånd, se föregående sida Ensamkommande flyktingbarn Migrationsverket, tillsyns/tillståndsnämnd, KS, utredning, KS utskott, KS, KF Utifrån kommande remiss, tex 2+1 väg Vägverket, kommunchef, utredning, KS KVH (kvalificerad vård i hemmet)
Förslag forts Medborgarförslag, remiss, ex öppettider bad Stadskontoret, fritid, beslut fritidsnämnd, stadskontoret, KS, KF Bostadsanpassning, uppdragsgivning Socialtj, TK, Stadsbyggnad (ev)
Nyttokalkyl En metod är PENG Se www.peng.se
PENG Men vi har ju inga exakta siffror om framtiden... PENG: Ex på lönsamhetskalkyl som bra hanterar osäkerhet i nyttoförbättringssiffror!
Min tolkning av PENG... PENG - drömläget Kr Svårvärderad årlig nytta Uppskattningsbar årlig nytta Tydligt uträkningsbar årlig nytta Årlig kostnad för nyttan
PENG förmodligen OK Kr Svårvärderad årlig nytta Uppskattningsbar årlig nytta Tydligt uträkningsbar årlig nytta Årlig kostnad för nyttan Är organisationens kultur sådan att man är benägen att ta kalkylerad risk?
PENG beslut att i så fall ta en risk Kr Svårvärderad årlig nytta Uppskattningsbar årlig nytta Tydligt uträkningsbar årlig nytta Årlig kostnad för nyttan Är organisationens kultur sådan att man är benägen att ta kalkylerad risk?
PENG även kostnaden kan vara oklar... Kr Svårvärderad årlig nytta Uppskattningsbar årlig nytta Tydligt uträkningsbar årlig nytta Möjligen tillkommande årlig kostnad för nyttan Tydligt uträkningsbar årlig kostnad för nyttan
Nyttan med ett sammanhållet ärendehanteringssystem Vi skall investera i ett sådant system i vår kommun. Vilka nyttor uppstår? Tänk ur flera perspektiv, t ex medborgare, kommunchef, förvaltningschef etc
Brainstorming kring nyttor = positiva effekter eller negativa effekter Sätt er två och två Beskriv nyttor (stort och smått) Inled med ett adjektiv (bättre, billigare, snabbare, etc.)
Klargör samband genom nyttostrukturer Sortera Skapa strukturen Saknas några nyttor? Kräver Ger
Nästa möte Nästa möte: telefonmöte Nästa möte:
Extra-punkter Begrepp i e-arkitektur från Jönköpings kommun