Mälardalens högskola 2006-04-27 Institutionen för Innovation Design och Produktutveckling, IDP Min syn på ett effektivt teamarbete Produktutveckling med formgivning KN3060 Av: Patrik Berggren
Inledning Dagligen umgås vi eller arbetar tillsammans med andra individer i olika former av grupper. Faktum är att människan redan från födseln tillhör en grupp som vanligtvis består av en mamma, en pappa och kanske något syskon, en grupp som i vanligt tal kallas för familjen. Denna grupp är alltså den första gruppen (och troligtvis den sista) som människan tillhör, men vi kommer under vårat livslånga liv att utgöra delar av en mängd andra grupper oavsett vi vill det eller inte. Det kan vara skolklasser, idrottslag, kompisgäng osv. Men det är inte dessa grupper som jag tänkt fokusera min essä på, utan tyngden kommer att ligga på grupper som bildas i företag och som har i uppgift att utföra diverse projekt en så kallad projektgrupp. Där kommer jag att uttrycka min åsikt om vad man bör tänka på för att få en så effektiv arbetsgrupp som möjligt och jag kommer bland annat att gå in på områden som kommunikation, gruppsammansättning, ledarskap, roller och hur man skapar motivation. Jag kommer även att dra några paralleller mellan projektgrupper och idrottslag. Det är alltså mina åsikter inom dessa områden som ämnet berör och dessa tankar och funderingar grundar jag framförallt på egna erfarenheter men även på en viss litteratur inom området gruppdynamik. De egna erfarenheterna består främst av grupparbeten som utförts på högskolan, men även av andra erfarenheter från exempelvis idrottslag finns med som grund. Den litteratur som jag har läst består främst av: På spaning efter gruppens själ (1998) av Eric Olsson, Arbetsgruppens Psykologi (2005) av Barbro Leneér Axelson och Ingela Thylefors, Grupp-psykologi (1992) av Lars Svedberg samt Handbok i grupparbete (1991) av Ingegerd Wirtberg och Bill Petitt Fördelarna med att jobba i grupp är ifrån företaget sett att man har enskilda individer som är specialiserade inom ett visst område och som i grupp kan bli oerhört kompetenta inom ett större område. En grupp är också effektivare i det avseendet att de kan genomföra flera saker samtidigt. En annan fördel är att projektarbetet inte står och faller med en enda person och med det menar jag att om exempelvis en person faller bort ett tag på grund av sjukdom så kan ändå gruppens arbete fortlöpa relativt friktionsfritt. När personen sedermera kommer tillbaka så har vissa saker inom hans/hennes område blivit liggande för att då återigen tas upp och genomarbetas. Detta låter väldigt enkelt när jag beskriver det men det finns givetvis en mängd olika fallgropar att falla ner i och irritationsmoment att trassla in sig i, men jag skall försöka ge er en bild av vad jag tycker är viktigt då man vill skapa ett effektivt teamarbete. Kommunikation En viktig del i ett effektivt teamarbete är att gruppmedlemmarna klarar av att kommunicera med varandra. Om alla lyckas att hålla en god kommunikation så kommer resultatet av projektet utan tvivel bli bra. Att ha en bra kommunikation är enligt mig till och med det viktigaste i ett grupparbete, då alla tänkbara problem enklare kan lösas, eftersom alla i gruppen kan säga vad de tycker och alla i gruppen tar till sig av vad alla säger. För bra kommunikation är inte endast att kunna prata och säga vad man tycker, man måste även kunna lyssna och ta till sig andras tankar och idéer, först då är man en god kommunikatör. Sen gäller det även att man behärskar och kan läsa av den icke verbala kommunikationen, alltså de signaler som sänds ut genom kroppsspråket. Ett exempel på en icke verbal kommunikation kan vara att en person lyfter på ögonbrynen för att han/hon blev överraskad av något som sagts. 1
Den viktigaste kommunikationen tycker jag är den som sker utanför alla formella möten, alltså allt småprat runt omkring som sker vid fika- och lunchraster samt vid andra informella möten. Detta beroende på att kommunikationen kommer mer naturligt och frivilligt då. Denna kommunikation behöver inte endast vara kopplad till projektuppgiften utan kan med fördel handla om helt andra saker, så som fritidsintressen, historieberättande osv. Relationerna mellan gruppmedlemmarna blir starkare genom dessa samtal och då även på andra nivåer än den arbetsmässiga nivån. Man skapar en slags vi känsla och får ett större förtroende för varandra. Det skapas en tillit och en trygghet som är så viktigt för att få grupparbetet att genomföras på ett så bra sätt som möjligt. Dessa samtal gör att arbetsklimatet blir bättre och det medför att vi mår bättre och har roligare när vi arbetar, vilket i sin tur gör att vi presterar bättre. Därför gäller det att alla i gruppen tar ett personligt ansvar när det gäller arbetsklimatet. Med det menar jag att man måste anstränga sig lite, speciellt när det är någon som man inte direkt gillar (för vi måste ju inte gilla alla). Det jag försöker säga är att alla i gruppen bör uppträda med respekt emot varandra oavsett vad man tycker och tänker. För det är ju som den gamla klyschan säger: vi är varandras arbetsmiljö. Arbetsprocess och social process - paralleller till idrotten Inom området teamarbete har arbetslivet mycket att lära av idrottsrörelsen och då specifikt av lagsporter, där lagsammanhållningen är en uttalad otroligt viktig del för att det skall gå att prestera bra och nå resultat. Förövrigt så tycker jag att arbetslivet och idrottsrörelsen är uppbyggda på ungefär samma vis. Man har som Eric Olsson beskriver i sin bok På spaning efter gruppens själ - en arbetsprocess och en social process. På arbetet består arbetsprocessen av vad företaget gör, som exempel så består Nokias arbetsprocess bland annat av att tillverka mobiltelefoner och komma fram till lösningar inom det området, medan ishockeylaget färjestads arbetsprocess består av att spela ishockey. Det resultat som Nokia strävar efter genom sin arbetsprocess är att tjäna pengar och expandera, medan färjestad strävar efter att vinna matcher. Med färjestad menar jag laget färjestad och inte föreningen färjestad, vilken till stor del även som Nokia strävar efter att tjäna pengar och expandera. Så resultatet av arbetsprocessen är således väldigt lätt att mäta (omsättning/vinster). Det finns som tidigare nämnt också en social process på arbetet och i ishockeylaget. Ishockeylagets sociala process sker på sidan av planen och då i väldigt stor utsträckning i omklädningsrummet medan samma process på arbetsplatsen sker på samma plats som arbetsprocessen äger rum i. På arbetsplatsen är alltså arbetsprocessen och den sociala processen mer integrerade med varandra och det är svårare att skilja dem åt. Ishockeylaget spelar sin match och när den är över så är arbetsprocessen över och man går in i den sociala processen. Det som hänt under matchen är allt kopplat till arbetsprocessen och det finns en stor förståelse för varandra att man beter sig lite otrevligt och bryskt emot varandra, eftersom man vet att det inte direkt är något personligt involverat i vad som sägs under matchen. I omklädningsrummet är det dock inte lika accepterat att bete sig på samma sätt emot varandra och det beror enligt mig på att man har gått ifrån arbetsprocessen till den sociala processen. Ex: Om Kent i laget inte passar pucken till Thomas, utan han åker själv och missar. Thomas tycker att han hade ett mycket bättre läge än Kent och skriker: Jävla idiot! Varför passa du inte mig!. Kent tjafsar kanske emot en kort stund och sen är det över. Efter matchen så är det knappt att spelarna kommer ihåg händelsen eller i varje fall så lägger de ingen större energi på den. Detta för att denna konflikt tillhörde arbetsprocessen. Om en liknande händelse hade skett på sidan 2
av plan när de är inne i den sociala processen så hade händelsen inte glömts bort lika lätt. Då hade det säkerligen blivit en större sak av det hela och konflikten hade varat mycket längre än den konflikt som skedde under matchen. Detta gör att arbetsplatsen är en mer komplex situation i och med att det är svårare att skilja mellan den sociala processen och arbetsprocessen eftersom dem sker på samma plats och tidpunkt. Därför är det mycket lättare att ta åt sig något negativt som någon sagt och ta det personligt även om det är något i projektuppgiften eller något annat i arbetet som saken berör. Det finns sammanhang då projektgruppen och ishockeylaget är på samma nivå och det är väl i första hand då ishockeylaget på sidan av plan pratar om matcher och saker som berör just spelet hockey. Då blandas arbetsprocessen och den sociala processen vilket gör att det liknar mer det samspel som sker i projektgruppen. Ett annat läge är då arbetsgruppen inte befinner sig på arbetsplatsen och inte pratar om jobbet eller projektuppgiften. Då befinner dem sig enbart i den sociala processen och allt som sägs och diskuteras behandlas på den nivån. Just denna nivå är enligt mig något som är väldigt viktigt för en effektiv och trevlig projektprocess. Inte för att det sker någonting i projektväg just på denna nivå utan för att det knyter band mellan gruppmedlemmarna och vi lär oss hur de andra i gruppen tänker och vilka de är som personer. I detta avseende så ligger ofta idrottslag före i utvecklingen och detta av naturliga skäl i och med att deras sociala process finns med oavsett de vill eller inte och då framförallt i omklädningsrummet, på bussresor och på hotell mm. Detta påtvingande av den sociala processen finns vanligtvis inte i ett vanligt arbete, men förhoppningsvis så äter och fikar man ihop för att få en viss gemenskap vid sidan av arbetet. Det som går att göra för att få en nystartad projektgrupp att nå varandra på det sociala planet är att genomföra en så kallad kick off av något slag och då enligt mig helst utanför arbetsplatsen. Detta är något som många företag använder sig av och jag ville bara belysa det som en viktig del för att få igång den sociala processen. Personalfester är ett annat exempel som många företag använder sig av och det brukar också vara välkommet hos många medarbetare. En baksida av dessa kick offer och personalfester uppstår då inte alla kan vara med och den eller dem personerna riskerar då att bli utanför den sociala gemenskapen, vilket kan vara mycket jobbigt. Gruppsammansättning Vad ska man då tänka på när man sätter ihop en grupp? Jo jag tycker att man skall blanda personer med kunskap från olika yrkesområden för att på så vis som grupp kunna ha en djup kunskap inom ett väldigt stort område som då givetvis täcker hela projektuppgiften. Jag tycker också att man skall blanda på andra områden utöver de yrkesmässiga och då menar jag att man skall blanda tjejer och killar, folk från olika länder och kulturer, åldersgrupper osv. Detta för att skapa så många infallsvinklar som möjligt vilket leder till att man kan få fram många intressanta idéer. Detta styrks av Frans Johansson som i sin bok Medicieffekten skriver om skärningspunkter mellan olika områden, kulturer och discipliner i vilka han menar på att man kan få fram en mängd extraordinära idéer. Jag tycker som sagt var att man skall blanda så mycket som möjligt när man sätter ihop en grupp, men jag tycker även att alla i gruppen skall ha någonting gemensamt så att man förstår varandra. Då kommer vi återigen tillbaka till det här med kommunikationen. Den måste vara god för att en grupp skall kunna prestera något bra och jag tycker att den 3
egentligen är viktigare än att ha en stor blandning av discipliner och kulturer. Tänk er själva en grupp där alla medlemmar är från olika länder och de har en avsaknad av ett gemensamt språk att tala. Det är en väldigt bra blandning av kulturer men de kommer hur som helst inte att kunna uträtta någonting tillsammans eftersom de inte kan kommunicera med varandra. Detta är givetvis ett mardrömsscenario och oftast ser de ju inte ut så, utan internationella grupper har oftast det globala språket engelska som kommunikationsmedel. I och med engelskan förstår alla i gruppen vad som sägs, men jag menar också att man måste ha något gemensamt på något annat plan för att arbetet skall bli effektivt. Alla i gruppen måste förstå vad en person menar med det han säger, alltså inte bara förstå vad han säger. Det är det som är kruxet, man måste läsa mellan raderna och läsa av personens olika signaler som han/hon sänder ut. Dessa signaler och beteenden lär man sig desto längre tid man spenderar tillsammans med personen ifråga, men just tid har man inte alltid tillräckligt av och för att påskynda den inlärningsprocessen kan exempelvis en kick off vara bra. Roller Varje person tar på sig en roll i varje grupp han/hon medverkar i och den bestäms utifrån de förväntningar personen har på sig själv men framförallt vilka förväntningar omgivningen har på personen. En persons roll skiljer sig oftast från grupp till grupp och det är bara att gå till sig själv för att få bevis för detta. Hur beter du dig hemma? och hur beter du dig i skolan/på jobbet?, troligtvis inte likadant. Gruppmedlemmarnas roller skapas snabbt och redan vid det första gemensamma mötet börjar dem ta form. Sedan har varje medlem troligtvis samma roll tills gruppen upplösts. Att ändra en roll är mycket svårt även fast man kanske vill. Man har möjligen blivit tilldelad en roll som man inte tycker så mycket om och vill således ändra på den. Det som händer då är att man kommer bli ifrågasatt och motarbetad av gruppen eftersom man lämnar en identitet som alla i gruppen känner sig trygga i. För att återigen dra några paralleller till idrotten som jag för övrigt tycker förklarar gruppsykologin väldigt bra, så är det uppenbart vad som skulle hända ifall en back/försvarare eller kanske en målvakt plötsligt skulle börja anfalla och hela tiden försöka göra mål. Han/hon skulle stöta på motstånd och det skulle bli oerhört svårt för personen ifråga att fortsätta sitt beteende. Om han/hon däremot byter lag och direkt från början tar på sig rollen som anfallare och målgörare så skulle dennes roll troligtvis inte bli ifrågasatt. Något som är intressant att se är när två grupper där en person är medlem i båda sammanstöter med varandra. Hur beter sig då personen ifråga? Vilken roll tar han/hon? Hur personen än gör så kan denne inte tillfredställa båda parters förväntningar, utan det blir troligtvis någon slags kompromiss. I största allmänhet så är roller bra för grupparbetet i det avseendet att alla i gruppen lär sig varandras roller och på så vis kan samspela och kommunicera på ett så effektivt sätt som möjligt. Det finns en mängd olika standardroller när man pratar om grupper, vilka jag inte tänkt gå in på något djupare här, men för att nämna några så är clownen, den ambitiösa, kritikern och syndabocken några av dessa roller. 4
Motivation och mål För att ett projekt skall kunna bedrivas framgångsrikt så krävs det att varje gruppmedlem är motiverad. För att skapa motivation så bör man sätta upp tydliga mål som alla i gruppen kan sträva efter att uppnå, vilket skapar en gemenskap och en tydlighet i projektet. Dessa mål bör också på något sätt vara mätbara annars är de värdelösa, eftersom man då inte vet ifall man uppnått dem. När gruppen bildas så vet säkerligen alla inblandade vad som är uppsatt att göras, men oavsett hur tydligt projektuppgiften har definierats så är det ofrånkomligt att alla gruppmedlemmar har olika föreställningar om vad uppgiften är. Detta kan bero på att inte alla har en klar uppfattning vad som skall göras. Det kan också bero på att varje person har sitt synsätt på saker och ting i och med att varje person har olika erfarenheter och referenser. Fastän man beskriver målet med samma ord så har orden olika innebörd för olika personer. Tänk dig att en grupp med medlemmar från värden över, från stora städer och små byar har fått i uppgift att ta fram ett förslag på en byggnad som skall vara hög och stor. De personer som kommer från stora städer ser säkert en bild framför sig där byggnaden förmodligen är större än den bild som de från små byar ser framför sig. En person kanske tror att de ska konstruera ett nytt World Trade Center medan en annan kanske tror att det är ett femvåningshus som skall konstrueras. Det här exemplet är något förenklat mot hur det troligtvis ser ut i verkligheten, men jag tycker i alla fall att det tydliggör vad jag menade med ord av olika innebörd och vilken problematik som kan uppstå. Svårigheten här är att få alla att förstå vad som skall göras och skapa en gemensam bild av målet, där orden som beskriver målet har samma innebörd för alla i projektgruppen. Något som jag tycker är viktigt är att alla i projektgruppen skall få vara med och bestämma målet eller målen med projektet. Denna delaktighet skapar en stark motivationskraft hos alla gruppmedlemmar och det skapar utan tvivel en större tillfredställelse då man lyckas med något man själv varit med och bestämt om. I dem projekt där målen inte är tydliga blir gruppmedlemmarna otrygga och man vet inte riktigt vad som skall uträttas. Det är lätt att stressa upp sig vid sådana tillfällen och speciellt då en deadline börjar närma sig för det slutliga målet som man inte riktigt vet vad det är. Man går omkring och mår dåligt och oroar sig i onödan istället för att planera väl och sätta upp mål med tydlighet. Jag tycker även att de mål som man enats om även skall kunna förändras i takt med att projektarbetet går vidare. Arbetet kanske tar en oanad vändning i ett visst läge, vilket kanske medför att det första satta målet inte blir det optimala målet att sträva efter. Då måste en förnyelse av målet göras så att det återfår ett aktuellt värde. En annan sak som skapar motivation är feedback och då speciellt då den är positiv. Om någon uträttar sitt arbete bra så bör man säga det till honom eller henne. Låt personen få höra att man tycker om det han/hon uträttat. Då växer personen och kommer också i framtiden att lägga ner mycket energi på att utföra ett bra arbete. Om någon presterar mindre bra så skall man givetvis inte dra sig för att ta upp det, men som grundtanke tycker jag att man skall se till att lyfta fram och inte trycka ner varandra. En person som i allmänhet inte presterar så värst bra (av olika anledningar) kanske gör något bra någon gång och skall då också få höra det. Då känner sig den personen duktig och han/hon kommer i större utsträckning känna sig motiverad att utföra ett bra arbete i fortsättningen. 5
Sedan skall man inte heller glömma dem som alltid presterar bra, för vem vet de kanske tappar suget efter ett tag då de aldrig får beröm för vad de gör. Jag tycker att alla i en projektgrupp skall ge feedback och synnerligen projektledaren som ofta är en person som man ser upp till. Struktur För att få en ännu tydligare arbetsgång och för att kunna nå de mål som man satt så krävs det att man har en god struktur i sitt arbete. En bra planering i form av exempelvis ett Gannt-schema är att föredra. Det är också bra om ett gruppkontrakt kan upprättas, där man tydliggör vad som gäller under projektet och där man behandlar saker som antal träffar, raster, närvaro osv. Ett sådant kontrakt är ett bra sätt att hålla destruktiva konflikter borta (inom vissa områden) eftersom det innehåller med klar och tydlig text vad gruppen enats om. Ledarskap När jag pratat roller tidigare så har det endast handlat om de informella rollerna, vilka jag förövrigt tycker är intressantare än de formella rollerna, men den viktigaste av dem formella rollerna är nog ändå viktig att nämna. Den roll jag då tänker på är projektledarrollen. Projektledaren har en väldigt viktig roll i och med att varje projektgrupp behöver en ledare som kan samordna och leda arbetet framåt. Denne skall enligt mig inte styra projektet med järnhand och bestämma alla beslut själv, utan han/hon bör vara väldigt lyhörd och ödmjuk. Ledaren skall leda gruppen till att uppnå de mål som gruppen gemensamt satt upp. Ledaren skall inte dra gruppen till målet utan denne skall visa vägen fram till målet och tillhandahålla gruppen med de verktyg som de behöver. Visst skall ledaren kunna säga till och bestämma i vissa lägen då projektet inte går som planerat och då det lyder oenighet i gruppen. Han/hon skall alltså kunna bestämma när det behövs men förövrigt endast vara vägledare och organiserare. Ledaren bör dessutom ha ett helhetsperspektiv och vara insatt i varje persons arbetsuppgift och sociala tillstånd. Han/hon bör även (som tidigare nämnt) vara bra på att ge feedback åt samtliga gruppmedlemmar. Att bestämma själv som projektledare utan att rådfråga projektgruppen kan enligt mig vara ödesdigert. Detta skapar besvikelse hos gruppen och som gruppmedlem känner man sig inte lika värdefull och behövd. En ledare som alltid rådfrågar och bollar idéer med gruppen skapar en aktivitet och delaktighet inom gruppen där han/hon då blir accepterad som en jämställd medlem. Då inte detta sker så skapas en motsättning där gruppen ställs mot ledaren och en informell kamp parterna emellan startas. Denna kamp tar då energi ifrån vad som egentligen är tänkt att göras och den energin delas upp i två processer: vi mot han/hon och projektuppgiften istället för att all energi kanaliseras åt projektet. Ledaren skall dessutom inte vara rädd för att delegera makt åt olika personer i gruppen, för det är ju trotsallt så att ledaren inte är bäst på allt, utan det ska mer vara som jag nämnt tidigare. Ledaren skall ha kunskap inom varje område som projektuppgiften omfattar, men behöver inte ha spetskompetens inom något område förutom just ledarskap. Därför låter en god ledare andra personer ta ansvar inom deras område Problem kan uppstå då den formella projektledaren inte är den som egentligen bestämmer, utan gruppen har en annan informell ledare som är den som egentligen sköter besluten. Oundvikligt så kommer en maktkamp uppstå ledarna emellan och denna konflikt måste på något vis lösas för att projektarbetet skall kunna fortlöpa med tillfredställande resultat. 6
Det jag vill säga är att jag tycker att den formella ledaren och den informella ledaren bör vara samma person och detta för att skapa en trygghet och balans i gruppen. Någon som jag tycker beskriver en ledares arbetsroll ganska bra är Lars Svedberg som i sin bok gruppsykologi säger: Han hon är t.ex. inte en person som fattar besluten, utan en person som ser till att besluten blir fattade och att de är av god kvalitet. (Svedberg, Lars (1992) Grupp-psykologi, sid. 156) Konflikter Konflikter är något som alltid kommer att uppstå inom ett projekt och det i olika stora proportioner, men oavsett om de är stora eller små så kommer de alltid att finnas med. Konflikter låter enligt många väldigt negativt men jag skulle vilja vrida på det och påstå att det är positivt och då endast om man kan hantera dem på rätt sätt. Tänk er själva ett grupparbete där inga konflikter uppstår, det skulle troligtvis inte leda till några större höjder. För om inga konflikter uppstår tyder det ju på att alla i gruppen tänker likadant, vilket inte är troligt. Till och med om man jobbar på egenhand så uppstår det konflikter, men som då inte ger sig i uttryck utåt utan sker i en process inom personen ifråga. Tänk er själva att ni ska köpa en tv och då står och funderar på ifall ni ska köpa en bra tv med ett högt pris eller om ni skall köpa en lite sämre tv med ett lägre pris. Denna konflikt har man inom sig, men den är trots allt tydlig, eftersom man vet vilka värderingar och åsikter som krockar med varandra. Det är ofta det här med tydligheten som är det största problemet i konflikter i grupp. Om varje person är tydlig och delar med sig av vad han/hon tycker och tänker så kommer dessa konflikter att medföra stora möjligheter istället för stora hinder. Konflikter kan vara en källa till dessa skärningspunkter som Frans Johansson talar om i sin bok Medicieffekten. Skärningspunken bildas då mellan två eller flera olika värderingar och synsätt. Lars Svedberg sammanfattar väl hur konflikter bör behandlas i sin bok, där han visar upp tre steg för hur detta bör genomföras. Dessa tre steg är: Erkänn och medvetandegör konflikten. Identifiera faran och hotet, den destruktiva komponenten Identifiera möjligheterna och resurserna, den konstruktiva komponenten. (Svedberg, Lars (1992) Grupp-psykologi, sid. 152) Avslutningsvis Om man tänker på de saker som jag tagit upp och anammar dem i kommande projektarbeten så tror jag säkerligen att man kommer att kunna se att effektiviteten höjs. En trygghet kommer troligtvis att infinna sig, gruppen kommer förmodligen ha roligt och man kommer förhoppningsvis känna att man får ut någonting av arbetet. Man måste dock ha i åtanke att varje gruppsammansättning är unik och måste därav behandlas på olika vis. Trots allt tycker jag att denna essä utgör en bra grund att stå på för att man skall kunna utveckla ett effektivt teamarbete. 7