Svar till arbetsmiljöverket Verksamhet Bildning ISM 2013/33012 Svar enligt krav, punkt 1-8 Bilagor Bilaga 1 Arbetsmiljöpolicy för Östra Göinge kommun Bilaga 2 Protokoll, Centrala samverkansgruppen 2014-02-24 Bilaga 3 Protokoll, Samverkansgrupp inom skolverksamheter, 2014-02-24 Bilaga 4 Minnesanteckningar, arbetsplatsträff 2014-03-12 Bilaga 5 Övergripande rutin för arbetsmiljöarbete Bilaga 6 Checklista för skyddsrond, allmän del Bilaga 7 Checklista om trivsel och arbetsklimat Bilaga 8 Vägledning riskinventering, riskbedömning samt handlingsplan Bilaga 9 Riskbedömning och handlingsplan, blankett Bilaga 10 Riskmatris Bilaga 11 Blankett, Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete - årlig uppföljning Bilaga 12 Vägledning buller Bilaga 13 Rutin för arbetsskador och tillbudsrapportering Bilaga 14 Tillbudsblankett Bilaga 15a Processbeskrivning för cheferna gällande medarbetarenkäten Bilaga 15b AHA-metoden, processbeskrivning Bilaga 15c AHA-metoden handledning för återkoppling av ett gruppresultat Bilaga 16 Handlingsplan för verksamhet Bildning Bilaga 17 Gruppdiskussion, verksamhet Bildning Bilaga 18a Resultat, medarbetarenkät, chefsnivå Bilaga 18a Resultat, medarbetarenkät, medarbetarnivå Bilaga 19 Övergripande rutin, Våld och hot
Inledning 2013 antogs en ny arbetsmiljöpolicy i Östra Göinge kommun (bilaga 1). I samband med detta reviderades också kommunens rutiner och dokument gällande systematiskt arbetsmiljöarbete. Efter arbetsmiljöverkets inspektion av Bildning har innehållet i dessa reviderats ytterligare. Inspektionsmeddelandet och åtgärder har behandlats vid ett antal tillfällen och i olika sammanhang: vid centrala samverkansgruppens möte (2014-02-24, bilaga 2), verksamhetsamverkan (2014-02-24, bilaga 3), på verksamhet Bildnings arbetsplatsträffar med medföljande information kring åtgärder (2014-03-12, bilaga 4) samt i möten med huvudskyddsombud (2014-01-29, 2014-03-14, 2014-03-19). Det har varit en pågående dialog med huvudskyddsombuden under arbetet med att ta fram vägledning och rutiner. Den 2 april kommer chefer och övriga nyckelpersoner inom verksamhet Bildning att få information om reviderade och framtagna rutiner och checklistor. Den 29 april kommer alla skyddsombud i kommunen att få samma information. Alla protokoll samt inspektionsmeddelanden finns publicerade på kommunens intranät. Brister och krav 1. Skriftliga rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete Ni ska implementera de centrala delarna för ert systematiska arbetsmiljöarbete i skolornas arbetsmiljöarbete och göra dessa kända av arbetstagare och elever. Ett samlingsdokument för övergripande rutiner gällande SAM för Östra Göinge kommun, Övergripande rutin för arbetsmiljöarbete (bilaga 5), har tagits fram. Utifrån detta har olika delmoment lyfts ut som separata rutiner, detta för att underlätta för ansvarig chef. Implementeringen av dessa övergripande rutiner kommer att informeras på arbetsplatsträff för skolledarna 2 april, därefter informeras detta via skolledarna på respektive arbetsplatsträff till all personal som i sin tur informerar eleverna. De enheter som har haft inspektion har dock informerat om detta tidigare, se respektive svar. I Bildnings årshjul finns inskrivet att varje enhet vid läsårsstart ska revidera och uppdatera sin arbetsmiljöpärm. Uppföljning av detta sker av verksamhetschef via den årliga kvalitetsberättelsen i oktober. Uppföljning av SAM sker varje december månad av respektive chef, resultatet sammanställs av HR och informeras till kommunfullmäktige. Sida 2 av 6
2. Undersökning och riskbedömning a. Ni ska undersöka arbetsförhållandena på era skolor och bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet. Undersökningarna ska gälla alla faktorer som påverkar arbetsmiljön, alltså både fysiska, psykologiska och sociala förhållanden. b. Ni ska upprätta rutiner för hur regelbundna undersökningar av skolornas arbetsförhållanden ska ske och för hur riskbedömningar av förhållandena ska göras. Rutinerna ska också ange hur den skriftliga dokumentationen av riskbedömningen ska genomföras. a. Allmänna riskbedömningar görs i alla verksamheter minst en gång/år enligt övergripande rutin (bilaga 5). Bildning genomför en generell riskbedömning tillsammans med chefer och huvudskyddsombud den 14 april 2014. Utifrån resultatet görs en handlingsplan och som eventuellt kan leda till riktade riskbedömningar. Detta säkerställs via årlig uppföljning. b. Övergripande rutiner har tagits fram gällande regelbundna undersökningar av skolornas arbetsförhållanden och för hur riskbedömningar ska göras (bilaga 5). Utifrån denna har tagits fram följande rutiner/checklistor: - Checklista för skyddsrond, allmän del (bilaga 6) - Checklista om trivsel och arbetsklimat (bilaga 7) - Vägledning riskinventering, riskbedömning samt handlingsplan (bilaga 8) - Riskbedömning och handlingsplan, blankett (bilaga 9) - Riskmatris (bilaga 10) - Blankett, Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete - årlig uppföljning (bilaga 11) - Vägledning buller (bilaga 12) Utöver dessa finns ytterligare checklistor för riktade riskbedömningar på kommunens intranät. 3. Handlingsplaner för arbetsmiljöförbättrade åtgärder Ni ska upprätta rutiner för att upprätta handlingsplaner för de arbetsmiljöförbättrande åtgärder ni beslutar inom bildningsverksamheten och skolorna. Handlingsplanerna ska kort beskriva vilka åtgärder som ni ska vidta, när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomför och vem som därefter kontrollerar att åtgärderna har fått avsedd effekt. Övergripande rutiner har tagits fram gällande upprättande av handlingsplaner för de arbetsmiljöförbättrade åtgärderna, se bilaga 5. I övrigt se fråga 2. Sida 3 av 6
4. Rutiner för tillbudsrapportering Ni ska tydliggöra era rutiner för tillbudsrapportering inom bildningsverksamheten. Övergripande rutin är framtagen för rapportering av tillbud och arbetsskador, se bilaga 13. Kommunen använder sig av ett nätbaserat rapporteringssystem, Flexite, där tillbudsrapportering ingår. Utbildning för chefer görs regelbundet och har senast genomförts februari 2014. Skolledarna informerar sedan sina medarbetare på arbetsplatsträff. Verksamhetschef får även en kopia på alla rapporteringar för att kunna följa upp vad som sker och vilka åtgärder som görs. Statistik för tillbud informeras på Samverkan Bildning samt centralt. En powerpoint-presentation är framtagen till cheferna som stöd för att diskutera med medarbetarna på arbetsplatsträff vad tillbud är i deras verksamhet och rutiner för hur detta ska hanteras. All personal har fått tillgång till Rapportera tillbud anteckningsblock för att underlätta tillbudsrapportering. Blanketten Tillbudsblankett är framtagen för de verksamheter där tillgång till datorer är begränsad (bilaga 14). 5. Arbetsbelastning skolledare a. Ni ska undersöka förekomst och eventuella orsaker till hög arbetsbelastning i gruppen av skolledare. Ni ska utifrån resultatet av undersökningen bedöma riskerna för om den höga arbetsbelastningen kan leda till olycksfall och ohälsa. b. Ni ska i en handlingsplan ange de åtgärder som ni utifrån genomförd undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön anser behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall och som ni inte genomför omedelbart. Av resultat från medarbetarenkäten 2011 kan man inte mäta skolledarnas upplevelse av arbetsbelastning då de inte var en egen grupp i medarbetarenkäten. Bildnings chefsgrupp arbetade i stället utifrån resultatet från hela kommunens chefsgrupp. Vi arbetade enligt AHA-metoden (se bilaga 15a-c). Skolledargruppen i Bildning valde tre förbättringsområden utifrån rubrikerna i enkäten: Samverkan/samarbete, Arbetsbelastning och Livsstil och hälsa. Gruppdiskussioner genomfördes där vi skapade en egen bild av önskat läge och därefter upprättades en handlingsplan. Vi upprättade bl a ett årshjul för att utjämna arbetsbelastningen. Uppföljning gjordes enligt planering. (Se bilaga 16, Handlingsplan samt bilaga 17, Gruppdiskussion.) 2013 gjordes en ny medarbetarenkät där man kan utläsa resultatet för Bildnings chefsgrupp. Arbetet med resultatet utifrån enkäten görs enligt samma metod som 2011, AHA-metoden. Prioriterade områden utifrån medarbetarenkäten avgörs av medarbetarna i samråd med verksamhetschef. Resultatet från medarbetarenkäten på chefsnivå bifogas (bilaga 18a). Sida 4 av 6
Allmän riskbedömning genomförs 14 april enligt gällande rutin (bilaga 5), utifrån denna görs sedan vid behov en handlingsplan. Arbetsmiljön tas regelbundet upp i medarbetarsamtal, samverkan och individuella samtal. En organisationsförändring kommer att ske inför 2014/15 då biträdande rektorer och förskolechefer tillsätts utifrån verksamheternas behov. Detta kommer innebära en förstärkning av ledningsorganisationen på respektive enhet. Som grund för denna organisationsförändring har verksamhetschef gjort en utredning av skolledarnas arbetssituation. 6. Arbetsbelastning - lärare a. Ni ska i en handlingsplan ange de åtgärder som ni utifrån genomförd undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön anser behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall och som ni inte genomför omedelbart. b. Ni ska följa upp de vidtagna åtgärderna mot ohälsosam arbetsbelastning får avsedd effekt. Uppföljningen ska inkludera samtliga arbetstagare som kan påverkas av åtgärdernas effekter. Om de inte får avsedd effekt ska ni utreda orsakerna till detta och vidta åtgärder så att tidigare nämnda åtgärder får den avsedda effekten. Enligt Övergripande rutin för arbetsmiljöarbete (bilaga 5) ingår den psykosociala arbetsmiljön där arbetsbelastning är en del och varje skolledare arbetar utifrån dessa gällande rutiner. Enligt skollagen (2 kap 10) äger varje skolledare den inre organisationen och ansvarar därmed för att arbetsuppgifterna anpassas efter varje medarbetare. Varje medarbetare har möjlighet att lyfta upp sin arbetssituation i medarbetarsamtal, på arbetsplatsträff, personliga samtal med sin chef samt i samverkan. I Bildnings samverkan är arbetsmiljö en stående punkt på agendan. Medarbetarenkäten är ett redskap för verksamhetschef att via AHA-metoden följa upp medarbetarnas arbetssituation, vilket görs enligt rutin. Resultat för medarbetarenkät på medarbetarnivå bifogas (bilaga 18b). 7. Undersökning, riskbedömning och handlingsplan våld och hot Ni ska undersöka och bedöma riskerna för att våld- och hotsituationer kan inträffa på skolorna. Ni ska i en handlingsplan ange de åtgärder som ni utifrån genomförd undersökning och riskbedömning av våld och hot anser behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall och som ni inte genomför omedelbart. Sida 5 av 6
Riskerna för våld- och hotsituationer undersöks och bedöms årligen i den allmänna riskbedömningen ute i respektive verksamhet. Vid behov görs riktade undersökningar kring våld och hot. Risker dokumenteras enligt Övergripande rutin för våld och hot (bilaga 19). I rutinen framgår konkret vilka åtgärder som ska vidtas vid olika former av våld och hot. Varje verksamhet bryter ner och anpassar den övergripande rutinen efter lokala förutsättningar. Övergripande kommer Bildning att undersöka och riskbedöma våld och hot i den generella riskanalysen som genomförs den 14 april. Utifrån denna upprättas en handlingsplan angående de risker som eventuellt framkommer. 8. Säkerhetsrutiner och instruktioner Ni ska upprätta och tydliggöra säkerhetsrutiner och instruktioner för situationer då våld och hot förekommer eller som kan medföra risk för hot och våld. Ni ska se till att skolledare, arbetstagarna och elever får kunskaper om hur man ska agera om det skulle inträffa en hot- eller våldssituation på skolorna. En Övergripande rutin för våld och hot (bilaga 19) är framtagen där det konkret beskrivs hur man ska agera vid våld- och hotsituationer. Varje verksamhet bryter ner och anpassar den övergripande rutinen efter lokala förutsättningar. 2014-03-19 Ulla Wram verksamhetschef Pia Persson Huvudskyddsombud Dan Nilsson Huvudskyddsombud Sida 6 av 6