Inlämning 1 torsdagen den 3 februari 2011 Grupp C3

Inlämning 1 torsdagen den 3 februari 2011 Grupp C3 Grupp C3 Sebastian Marklund Sebastian Merino Tobias Jungbark Mattias Larsson Ziad Kairouz Handledare: Daniel Corin Stig

Innehållsförteckning Intressenter... 3 Avgränsningar... 3 Målformulering... 3 Överenskommelse... 3 Projektplan... 3 Organisation... 5 Kontroll och uppföljningssystem... 5 Riskanalys... 7 Förebyggande/direkta åtgärder för risker... 8 Summering av riskanalysen... 9 Bilaga 1 Överenskommelse... 10 Bilaga 2 Exempel på mötesprotokoll.... 11 2

Intressenter Vi definierar projektets intressenter som följande: Kundkedja Beställare Cleanergy Sponsorer Examinatorn, Handledare Avgränsningar Projektet omfattar inte att vi ska tillverka någon bottenplatta eller någon fästanordning för stirlingmotorn som kåpan ska täcka. Det omfattar inte heller att utveckla systemet för energiomvandlingen eller göra grafiska designen på kåpan. Vi kan inte i dagsläget göra några fler avgränsningar p.g.a. brist på information om projektet. Målformulering Vi ska som grupp genom engagerat samarbete och med hänsyn till varje gruppmedlems starka sidor, driva projektet ambitiöst framåt för att uppnå målet inom kursens tidsram. Projektet skall skapa en entydig och effektiv produkt som uppfyller kundens krav. Genom detta arbete skall projektet ge oss studenter en utökad förståelse för produktutveckling, projektledning, affärstänkande samt få en inblick i hur ett projekt genomförs med ett verklighetsanknutet tillvägagångssätt. Samtidigt skall Cleanergy få ökad konkurrenskraft och möjlighet att vidareutveckla sitt koncept. Överenskommelse Hur vi ska förhålla oss till varandra i gruppen och vilka regler som gäller har bestämts i den överenskommelse som samtliga gruppmedlemmar skrivit under. Överenskommelsen återfinns under bilagor i detta dokument. Projektplan När vi skapade projektplanen skrev vi ned de milstolpar och deadlines vi hade på post-it lappar som sedan placerades ut på ett bord med en x-axel som tidsskala. Detta resulterade i att vi fick en tydligare bild av projektets omfattning och med hjälp av detta kunde vi sedan skapa en milstolpeplan och ett Gantt-schema* som följer på nästa sida. 3

*Färgkoden i Gantt-schemat: Grönt = Igång, Rött = Inlämning/viktiga datum, Gult=Neutral läge 4

Organisation Eftersom Tobias Jungbark var den som först kontaktade Cleanergy om ett eventuellt projektsamarbete fann vi att han var bäst lämpad för rollen som kontaktperson med vår beställare Cleanergy. Ziad Kairouz har fått ansvaret att vara kontaktperson mellan våra sponsorer. Vidare har Sebastian Marklund valts till sekreterare och ska därmed se till att beslut som fattas på möten dokumenteras. Ansvaret som projektledare kommer växla mellan gruppens medlemmar under projektets gång. Översiktligt kommer projektledarens roll bestå av att: Framföra meningsskiljaktigheter inom gruppen till inblandade personer. Fördela och uppfölja ansvar och arbete. Se till så att kontroll och uppföljning sker. Kontroll och uppföljningssystem För att hålla projektet under kontroll måste vi upprätta en struktur för kontroll och uppföljning. I vår grupp har vi beslutat att vi ska följa ett speciellt mötesprotokoll. Vi träffas varje torsdag i samband med bytet av projektledare (se Gantt-schema), och går sedan igenom protokollets punkter för att säkerställa att vi håller projektet under kontroll. På mötena kommer vi diskutera varje leverans, hur dessa ska godkännas samt vilket kundvärde som ligger i dem. Vi tar även upp vilka resurser som krävs och hur arbetet ska fördelas under den kommande veckan. Uppföljning görs efter varje inlämning genom att diskutera resultatet och ge förslag på eventuella förbättringar vad gäller tillvägagångssättet för framtida inlämningar. På detta sätt kommer vi sedan bli bättre på att uppskatta resursåtgång och förutse problem som kan dyka upp på vägen. Genom att dokumentera arbetet kommer vi bevara den kunskap som förvärvats och lätt kunna få en översikt på vad som slutförts. Gruppen sparar alla skrivna dokument i den gemensamma portföljen eller på den webbserver som upprättats. Strukturer för att hantera potentiella risker tas fram genom att utifrån granskning av resultat från den genomförda riskanalysen, kunna vidta förebyggande åtgärder för att eliminera eventuella risker eller hantera redan uppkomna problem. Förändringar inom projektet eller produkten ska diskuteras med sponsorerna och inom gruppen. Förändringar inom teamet vad gäller meningsskiljaktigheter ska hanteras enligt överenskommet tillvägagångssätt eller enligt riskanalysens framtagna åtgärder. (se överenskommelse eller följande riskanalys). Projektledaren har som ansvar att ta upp eventuella meningsskiljaktigheter vid nästkommande möte. 5

För att bevara lagmoral, lojalitet och motivation inom gruppen ska vi efter vissa avklarade moment uppmuntra och berömma varandra för ett väl utfört arbete. På detta sätt hoppas vi kunna skapa en slags morot som fungerar för alla i gruppen. Om någon av gruppmedlemmarna känner att det finns tvivel eller liknande som kan tolkas som en varningssignal för projektet ligger det i dennes skyldighet att framföra det till gruppen eller projektledaren. Detta för att nödvändiga åtgärder skall kunna vidtas så snart som möjligt. Färdiga leveranser i form av dokument ska läsas igenom av samtliga projektmedlemmar och ska efter bästa förmåga försöka ge konstruktiv kritik på förbättringar innan inlämning till handledaren. Ett mötesprotokoll ska skrivas av sekreteraren vid varje torsdagsmöte och ska innehålla följande punkter: 1. Vilka mål har uppnåtts/resultat? 2. Kunskap förvärvad. (Dokumentation?) 3. Vad ska göras/vilka mål har vi? 4. Resursåtgång. 5. Ansvariga. 6. Kundvärde i de kommande inlämningarna. 7. Nästa möte? 8. Övrigt. 6

Riskanalys Ett viktigt steg för att projektet ska bli lyckat är att minska sannolikheten för eventuella negativa influenser. Vi har genomfört en riskanalys där alla potentiella hot för projektet beaktats. För att undvika att projektet drabbas av större problem har vi upprättat en riskhantering där vi utvärderar de risker som finns samt ger förslag på förebyggande och direkta åtgärder. Risker: 1. Projektledaren blir sjuk. 2. Stora delar av gruppen är frånvarande på grund av t.ex. sjukdom. 3. Projektmedlem blir sjuk. 4. Konflikter i projektgruppen och oenighet mellan gruppmedlemmar. 5. Beställaren (Cleanergy och/eller kunden ställer in beställningar) Brister i distribution, avbrott i leveranser osv. 6. Ekonomiska aspekter (t.ex. oförsvarbart dyr lösning) Finansiella risker (konkurs, börser, arbetslöshet). 7. Projektet genomförs inte fullständigt om t.ex. organisation/planering och strukturering är bristfällig. 8. Tidsramar hålls inte. 9. Tappa intressenters intresse i projektet, t.ex. att kunden inte längre anser sig behöva vår lösning/produkt. 10. Missuppfattningar mellan t.ex. projektgruppen och beställaren(cleanergy), alltså Kommunikationsproblem (även inom gruppen). 11. Att alla inom gruppen inte stöder ett beslut leder till motsättningar och dålig sammanhållning. 12. Att vi kommer fram till en lösning som sedan visar sig strida mot t.ex. miljöbalkar/ lagar, EU direktiv etc. 13. Brist på kompetens bland intressenter eller projektmedlemmar. 14. Olika intressenters målsättning med projektet strider mot varandra. 15. Servrar/ lagringskällor/ datorer kraschar. 16. Brist på underlag/information (från t.ex. Cleanergy, Beställaren) Åtgärder för troliga risker är en billig försäkring och värd mödan. När problemen väl uppstår kan det vara försent eller leda till dyra och tidskrävande åtgärder, om man inte är förberedd. En omfattande och noggrant genomförd riskanalys är därför väl motiverat. En hög prioritering för gruppen är därför att komma fram till lämpliga åtgärder för att eliminera eller minska de potentiella riskerna. Listan med risker borde uppdateras så fort potentiell risk upptäcks. 7

Förebyggande/direkta åtgärder för risker 1. Utser vice projektledare samt vice sekreterare 2. En direkt åtgärd är att omfördela arbete och/eller jobba hemifrån. Fysisk aktivitet bland gruppmedlemmarna kan vara ett sätt att förebygga sjukdom eller skador. Hänsyn tagen till arbetstider och ergonomi kan även förebygga skador eller stress som leder till utbrändhet. 3. Se åtgärder för punkt 2. 4. Se överenskommelsen underskriven av samtliga gruppmedlemmar 5. Risken kan helt förebyggas genom att man skriver bindande kontrakt med beställare och leverantörer. Alternativt kan man gå vidare med projektet och försöka hitta andra intressenter. Användning av juridisk kompetens kan hjälpa oss i svåra situationer och vid oenighet med intressenter. Hämtas ur företagets expertpool eller får anställas utifrån. 6. Förebyggs med god planering samt analys med hjälp av förenklade kostnadsberäkningar där man behandlar ekonomin för hela projektets livscykel. Vid större ekonomiska aspekter kan man bevaka börsen. 7. Förebyggs med god planering. Att alltid följa upp deadlines och noga strukturera möten och arbetsuppgifter. Här är projektledarens roll viktig då han ser till att arbetsuppgifter blir genomförda ordentligt och i tid. 8. Jobba för att hålla deadlines. Även här är god struktur på arbetet väsentligt för att eliminera förseningar inom projektet. Ambition och effektivitet är nödvändigt och att det följs säkerställs av överenskommelsen. 9. Övertygande arbete och goda resultat från projektgruppen borde undanröja eventuellt tvivel på projektet. 10. Förebyggande grundar sig på god och regelbunden kommunikation, både inom projektgruppen och mellan gruppen och andra intressenter. 11. Se överenskommelsen underskriven av samtliga gruppmedlemmar 12. Kolla upp juridiska aspekter innan avgörande beslut fattas. Även här kommer juridisk kompetens till användning. Hämtas ur företagets expertpool eller får anställas utifrån. 13. Informativa och utvecklande möten med kunder/beställare/sponsorer/leverantörer etc. Alla skall vara kompetenta för sina arbetsuppgifter. Denna kompetens skall säkerställas innan projektgruppen sätts ihop. 14. Tydlig kommunikation mellan intressenter. Även här kan kontrakt vara till hjälp för att lösa oenigheter. Vid oenigheter hänvisas alla till eventuella kontrakt och målsättningar. 15. Användning av backup som externa hårddiskar. För att samla all information på ett lättåtkomligt ställe med hög säkerhet mot krascher använder vi oss av Dropbox. 16. Regelbunden kommunikation, tydliga direktiv och uppföljning av arbetet. 8

Matris för resultat av riskanalys För varje riskområde beräknar vi den totala risken genom att multiplicera sannolikheten med konsekvensen. Sannolikheten och konsekvensen är uppskattade värden för varje riskområde där 5 är störst och 1 är minst. Riskområde Sannolikhet Konsekvens Risk 1 4 2 8 2 3 4 12 3 5 1 5 4 3 3 9 5 3 4 12 6 3 5 15 7 4 3 12 8 3 5 15 9 2 4 8 10 3 2 6 11 4 2 8 12 1 5 5 13 3 3 9 14 3 3 9 15 2 5 10 16 2 4 8 Summering av riskanalysen Som riskanalysen visar får punkt 6 och 8 de största risktalen, och borde därför prioriteras högst för att hitta förebyggande åtgärder. Det känns också väldigt rimligt att det är just de ekonomiska aspekterna samt att hålla tidsramarna som är projektets stora utmaningar. Det är även av dessa anledningar de flesta projekt går under. Förebyggande åtgärder är därför mycket viktiga för projektets överlevnad. Även punkt 2, 5 och 7 fick höga risktal men får beaktas först som andra prioritering eftersom sannolikheten är relativt låg. 9

Bilaga 1 Överenskommelse Projektgrupp C3 Hur beslut ska fattas: Omfattande beslut ska fattas i gruppen i ett överenskommet möte. Gruppen har beslutanderätt om minst 3 av gruppens medlemmar är närvarande. De medlemmar som inte kan närvara måste meddelas innan beslut fattas för att de ska kunna ge sin åsikt i ämnet. Besluten ska fattas i enlighet med rubriken Hur ska meningsskiljaktigheter lösas. Vem ska göra vad: Den som har fått uppgiften är ansvarig och ser till att gruppen färdigställer uppgiften. Projektledaren skall leda och koordinera gruppen och ska efter bästa förmåga arbeta för att uppsatta mål nås i tid. Den som för perioden är utsedd till projektledare ska också verka som ordförande under eventuella möten den perioden. Vi har målen: Gruppen är överens om att uppgifter ska genomföras i god tid och vi ska inte missa några milstolpar. Vi ska också göra vårt bästa för att få ett bra betyg på den tid som finns utsatt. Som generellt mål har vi att få betyg 5 i kursen. Sekretess Konceptet ska inte avslöjas. Tillvägagångssätt/projektmetodiken kan dock diskuteras med andra grupper. Skriftlig dokumentation får inte delas med andra grupper. Hur ska uppgifter hanteras: Uppgifter ska fördelas jämnt till gruppens medlemmar med hänsyn både till uppgiftens omfattning och karaktär. Hur ska meningsskiljaktigheter lösas: 1. Gruppen skall träffas och diskutera vad problemet är. 2. Försöka enas om en lösning. 3. Kompromissa. 4. Röstning inom gruppen. Vi rättar oss efter arbetsgången: Gruppen har kommit överens om att vi anpassar arbetsgången efter varje specifik uppgift. Denna överenskommelse är öppen för modifikation i händelse av oförutsedda problem som inte beaktats då denna överenskommelse upprättades. ---------------------------------------------------- ------------------------------------------------------ Sebastian Marklund Sebastian Merino Espinosa ----------------------------------------------------- ------------------------------------------------------ Ziad Kairouz Tobias Jungbark ----------------------------------------------------- Mattias Larsson 10

Bilaga 2 Exempel på mötesprotokoll Protokoll nr: 1 Datum: 21/1-2011 Närvarande: Mattias, Sebastian M, Sebastian M.E, Tobias, Zicko Dagordning: 1. Vilka mål har uppnåtts/resultat? 2. Kunskap förvärvad (Dokumentation?) 3. Vad ska göras/vilka mål har vi? 4. Resursåtgång. 5. Ansvariga. 6. Kundvärde i de kommande inlämningarna. 7. Nästa möte? 8. Övrigt. Löpande protokoll 1. Första mötet. Inga mål var uppsatta. 2. Dokumentering av projektet påbörjas i och med första mötet. 3. Mål till nästa möte är att upprätta en överenskommelse mellan gruppens medlemmar för att se till att vi har en arbetsgång att rätta oss efter och se till att vi ligger på samma ambitionsnivå. En målformulering ska skrivas. Mer långsiktigt ska vi börja fundera på en milstolpeplan, ett Ganttschema och en riskanalys. 4. Det är svårt att avgöra hur lång tid det kommer att ta att få fram en rättvis målformulering. Det är dessutom väldigt viktigt att vi tar oss tid att skapa en välformulerad målformulering som gör att vi har tydliga riktlinjer för projektet. 5. Överenskommelsen skall skrivas av Sebastian Marklund och godkännas av gruppens medlemmar. Medlemmarna ska träffas och diskutera vilka mål och förväntningar vi har för att skapa en rättvis målformulering som alla är överens om. 6. Målformuleringen är ett av de viktigaste momenten för att projektet ska bli lyckat därför är kundvärdet högt. 7. 27/1-2011 8. Gruppen diskuterade hur gemenskapen i gruppen skall hållas god och hur lojalitet, moral och motivation skall hållas på en positiv nivå. 11