Välkommen till Årets konferens om elektronisk fakturahantering ~ 21 maj - Marriott Courtyard Stockholm ~ Nästa nivå för fakturahantering - E-faktura - Inköp & beställningar - Avtal och kontrakt
Nästa nivå för fakturahantering Årets konferens om elektronisk fakturahantering genomförs för 11:e gången i Stockholm och vi har plockat godbitarna från tidigare år samt tillfört ny energi i form av interaktiva sessioner där du har chansen att ställa alla frågor du har och lära av andra i liknande situationer. Den riktar sig till dig som funderar på att investera i eller som har ett fakturahanteringssystem idag och vill ta ett par steg till, kanske i form av kontraktsmatchning eller ökad andel e-fakturor. Under dagen har du möjligheten att lyssna och lära av våra praktikfall som presenteras och träffa marknadens ledande leverantörer inom elektronisk fakturahantering och e-faktura. I en spännande paneldebatt tar vi pulsen på leverantörer och erfarna användare av elektronisk fakturahantering. Under debatten har du chans att få svar på dina frågor om elektronisk fakturahantering och e-faktura, från såväl ett leverantörs- som kundperspektiv. Vi vet att elektronisk fakturahantering är en lönsam investering för alla. Frågan idag är Vad är nästa steg? Hur ska ni vidareutveckla er befintliga lösning? Hur ska ni optimera nyttan av investeringen och vilka omkringliggande processer och informationsflöden kan ni koppla samman med dagens flöden och ytterligare öka automation och effekt? Genom praktikfallen får du reda på vilka val andra företag gjort och vilka effekter det fått - vilket förhoppningsvis underlättar dina val. ReadSoft och våra utställare hälsar dig välkommen! Inspirationsföreläsare Paolo Roberto Fighting spirit - Paolo Roberto föreläser inspirerande om attityder, mental inställning, balans i livet och att ha fighting spirit i det dagliga livet. Han är en föreläsare med energi, humor och en oslagbar scennärvaro och blev 2013 utsedd till Årets Talare. 2
08.30 Registrering och frukost - utställningen öppnar 09.00 Moderator Olof Engvall öppnar konferensen och hälsar välkommen! Olof Engvall är flitigt anlitad som moderator och känd för sin personliga och drivna stil. Efter 10 år som journalist på Dagens Industri, Sveriges Radio och SVT är han en erfaren intervjuare och presentatör. Olof Engvall, Moderator 09.10 Vad är elektronisk fakturahantering och vilka vinster och resultat upplever våra kunder Med konkreta exempel visar vi hur du effektiviserar din verksamhet och tar din fakturahantering till nästa nivå för ökad automatisering, effektivitet och kontroll: Inköp och beställningar; hur går man tillväga för ökad automatisering och attest av inköp istället för faktura Kontrakt och avtal; utnyttja villkoren i avtal, minska felmarginalen och antalet fakturor som behöver hanteras E-faktura; format, lösningar, fallgropar, ROI beräkning och anslutning av leverantörer Konkreta steg på vägen till nästa nivå för elektronisk fakturahantering Charlotte Darth, VD, ReadSoft Sverige 09.25 Vad krävs för att effektivt rulla ut EFH i en decentraliserad global organisation. Världen över. Scania har tagit ett strategiskt beslut att utveckla och implementera en och samma fakturahanteringsprocess i ett flertal olika länder. Syftet är att erbjuda ett lättanvänt EFH-system där endast undantagen hanteras manuellt. Att arbeta i ett multinationellt företag, där de enskilda länderna kan vara mer eller mindre självständiga, kräver en tydlig projektmetodik, med en stark ledning. Under denna session visar Rutger hur Scania genom parallella team, after care-perioder och anpassad kickoff för varje land, har lyckats komma en bra bit på väg till en effektiv, enhetlig och välfungerande fakturahantering! Rutger af Sandeberg, Business Control, Commercial Operations, Scania CV AB 09.50 Så lyckas du med automatisering och matchning I en multinationell och starkt konkurrensutsatt marknad har medicinteknikföretaget Elekta lyckats minska sina kostnader genom att etablera en sammanhållen fakturaprocess globalt. Elekta har rullat ut elektronisk fakturahantering globalt i samband med etableringen av företagets Shared Service Center koncept. Erik Samuelsson och Andrew Ainsworth delar med sig av sina erfarenheter av global utrullning och hur man optimerar sin fakturahantering för att hantera globala utmaningar. Utmaningar och lösningen för att rulla ut fakturahantering i 11 länder i 4 världsdelar Positiva effekter av en sammanhållen fakturaprocess i en global miljö Så optimerar du matchning för att få en hög automatiseringsgrad av leverantörsfakturor Erik Samuelsson, ERP Product and Program Manager Andrew Ainsworth, Finance Manager 3
10.15 Fikapaus 10.45 Förändringsarbete framgångsfaktor för Selecta Selecta har rullat ut elektronisk fakturahantering, strukturerade beställningar och kontraktsstöd i en global organisation. Stegvis implementation med fokus på förändringsarbete har engagerat och motiverat anställda under projektet. Ta del av konkreta tips och erfarenheter från Selecta på hur ett effektivt förändringsarbete med positiva resultat kan se ut. Lär även av de fallgropar och utmaningar som presenteras. Strategin avgörande; välj rätt väg och fullfölj satsningen Våga byta system och samarbetspartner Alla är inte positiva till förändring; ta tydliga och konkreta steg under arbetet IT och ekonomi i samklang; lyckas med effektivt arbete över gränser Susanne Sågström, Financial Controller, Selecta AB 11.10 Paneldebatt - Vad är nästa steg inom Elektronisk fakturahantering Leverantörer och användare på samma scen diskuterar frågor med fokus på nytta, värde och besparingar. Debatten leds av dagens moderator och blir garanterat intensiv och innehållsrik. Ta chansen att ställa frågorna som du och din organisation behöver svar på! Matti Bjerking - Basware, Peter Sjöberg - Palette, Pontus Björnsson - Medius Rutger af Sandeberg - Scania, Susanne Sågström - Selecta, Erik Samuelsson - Elekta 11.40 Inspirationsföreläsare Paolo Roberto - Fighting Spirit Paolo Roberto föreläser inspirerande om attityder, mental inställning, balans i livet och att ha fighting spirit i det dagliga livet. Han är en föreläsare med energi, humor och en oslagbar scennärvaro och blev 2013 utsedd till Årets Talare. 12.30 Lunch 4
Agenda - parallella seminarier Tid Lokal 1 Lokal 2 Lokal 3 Lokal 4 13.45-14.25 Väderstad-Verken 1 1 14.30-15.10 Engelska Skolan 1 2 15.15-15.40 KAFFE 15.45-16.25 2 2 Tyresö Kommun 16.30-17.00 Rundabord e-fakura Rundabord inköp & beställningar Rundabord avtal och kontrakt Rundabord 1 - E-faktura Diskussion med erfarna användare och kravställare samt leverantörer av system som hjälper dig att reda ut frågetecken kring e-faktura och få konkreta tips på hur man lyckas med sin satsning. Rundabord 2 - Inköp och beställningar Diskussion kring matchning och erfarenheter från tre- eller fyrvägsmatchning samt huvud- eller radnivå med dess för- och nackdelar. Modereras av erfarna användare och kravställare. Rundabord 3- Avtal och kontrakt Diskussion om kategorisering, metadata och matchning för att täppa till hålen i inköpsprocessen och minska andelen fakturor som behöver hanteras. 5
Välj de pass som intresserar dig mest 1. Fakturahantering med den senaste teknologin: Vi visar vår lösning för fakturahantering, rapporteringsverktyget Analytics och Mobile. 2. Enkla e-inköp via katalogprodukter, punchouts eller FIND-forms. 1. Ta fakturahanteringen till nästa nivå få full kontroll på er Spend och era inköp! 2. Matcha mera få ut full effekt av er fakturahantering! ExFlow demo 1. Fem sätt att effektivisera din elektroniska fakturahantering och spara ytterligare 70% 2. Hur en effektiv elektronisk fakturaprocess ger bättre kontroll, ökad transparens och skapar värde för Elfa Elektronisk fakturahantering - Inte OM utan NÄR. Inköpshantering med en modern Shop samt inbyggt BI-verktyg. Läs in fakturainformation och öka andelen e-fakturor snabbt och enkelt - vi visar hur det går till. 6
Presentationer - eftermiddag Så lyckas Väderstad-Verken med 80 % automatiseringsgrad och no-touch processing Jordbrukstillverkaren Väderstad-Verken har genom att driva sin leverantörsbas mot elektroniska fakturor nått en automatiseringsgrad av 80% (no-touch-processing) för sina varufakturor. Carola Gladh-Ericson förklarar hur man gått till väga genom att konsekvent sträva mot att i möjligaste mån effektivisera sin fakturahantering. Carola Gladh-Ericson, Accounting Manager, Väderstad-Verken AB Kort och effektivt e-fakturaprojekt på fem veckor Hösten 2013 bestämde sig Tyresö kommun för att öka andelen e-fakturor och lyckades på två månader överträffa uppsatta mål med 280 %. Under presentationen får du ta del av strategi, arbetssätt, utmaningar och lärdomar från Tyresö kommun samt resultatet av deras e-fakturaprojekt och framtida satsningar. Hillevi Hedberg, Redovisningschef, Tyresö kommun Internationella Engelska Skolan effektiviserar med e-faktura Engelska skolan berättar om de initiativ de tagit sedan 2006 för att utveckla och effektivisera sin verksamhet inom elektronisk fakturahantering. Just nu bedrivs ett e-fakturaprojekt och näst på tur står kontraktsmatchning. Ta del av erfarenheter och effekter samt tankar och planer för framtiden. Celina Lindberg, Finance and HR administrator, Internationella Engelska Skolan 7
Utställarregister Ascendo levererar lösningar för elektronisk fakturahantering (EFH) till mindre och medelstora företag. Företaget har funnits i branschen sedan 2001 och med över 500 kunder är företaget en av ledarna inom elektronisk fakturahantering. Basware tillhandahåller öppna och säkra molnbaserade lösningar för e-fakturering och inköp-till-betalning till företag i alla storlekar, vilket ger större effektivitet inom både inköp, leverantörs- och kundreskontra. Företag i alla branscher, från de allra minsta till de allra största, använder Baswares lösningar för att ge långsiktiga kostnadsbesparingar, proaktivitet, inblick- och kontroll över kassaflödet och som dessutom förbättrar och stärker relationen mellan köpare och leverantörer. Basware Open Network bygger på principerna om öppenhet och en sammankopplad handel, vilket gör det till världens största handelsnätverk. Idag kopplar Basware samman miljoner användare hos 900 000 företag i fler än 100 länder. Framtidens elektroniska fakturahantering är här. Attestera era fakturor från alla typer av enheter din mac, din pc, din telefon eller din surfplatta. Centsoft Invoice är ett modernt system väl förberett för framtidens krav. Eller varför godkänna alls skapa ett regelverk i Centsoft Invoice för att automatiskt kontera och attestera era återkommande fakturor. Använd våra olika typer av tolkningstjänster för att få tid över för roligare och bättre investerad arbetstid. CGI är en ledande affärs- och IT-tjänsteleverantör som fokuserar på att hjälpa kunderna att uppnå resultat. Sedan företaget grundades 1976 har vi drivits av att dela våra kunders utmaningar och att leverera kvalitativa tjänster för att möta dem. Med 68.000 medarbetare i över 40 länder har vi närvaro, kompetens och kompletta IT-tjänster för att möta kundernas affärsbehov var som helst, när som helst. Vi är lyhörda och tar ansvar som en lokal partner samtidigt som vi erbjuder global styrka, kompetens och tjänster som behövs för att möta våra kunders föränderliga behov. Hogia är en leverantör av bland annat ekonomi- och lönesystem och har funnits på marknaden i drygt 30 år. Hogia Approval Manager är Hogias lösning för elektronisk hantering av leverantörsfakturor. Lösningen är en del av Hogias ekonomisystem, vilket förenklar arbetet för användarna. Våra drygt 400 kunder återfinns inom de flesta branscher och deras gemensamma mål är att effektivisera hanteringen av sina leverantörsfakturor. Som helhetsleverantör tar vi ansvar för hela det administrativa flödet kring våra kunders hantering av sina leverantörsfakturor. Fujitsu skanners är utvecklade, tillverkade och markandsförs Globalt av PFU Limited, ett helägt dotterbolag till Fujitsu Limited (Japan). PFU erbjuder förstklassiga skanningslösningar för person-, arbetsgrupp-, avdelningoch produktionsskanning. Fujitsus marknadsledande skanners kombinerar hastighet, bildkvalitet och enkel integration med alla marknadsledande dokument management mjukvaror. 8
Utställarregister Medius är en ledande leverantör av elektronisk fakturahantering med fler än 1300 kunder globalt, många inom handels-, tillverknings- och tjänstesektorn. Medius har 250 anställda på tio kontor runt om i världen (HK Sverige). Medius är ReadSoft Partner of the Year 2007-2013 och Microsoft Gold Partner. Med MediusFlow kan företag uppnå upp till 90 % helt automatiserad fakturahantering. MediusFlows styrkor är mycket kraftfull matchningsfunktionalitet, dynamiska affärsregler, användarvänlighet, flexibilitet och mobilitet. Fokus flyttas till att hantera avvikelser istället för alla fakturor, vilket gör att du frigör tid som du kan lägga på andra mer värdeskapande arbetsuppgifter. MediusFlow erbjuder även inköps- och avtalshantering. Vi vet att det finns roligare saker att göra än att hantera inköp, fakturor och avtal. Just därför erbjuder vi marknadens smartaste system, så att du ska få mer tid till annat! Palette hjälper alla företag, oavsett storlek, att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning. Med vår flexibla och helt webbaserade produktsvit PaletteArena väljer du själv hur mycket Palette du behöver. Du kombinerar helt utifrån ditt företags behov, oavsett om ni väljer oss som en onlinetjänst i molnet eller som en fast installation. Vi utvecklar funktionaliteten och designen utifrån våra kunders önskemål, vilket gör att PaletteArena hamnar i toppen när det gäller användarvänlighet och funktionalitet. 96 % av våra befintliga kunder rekommenderar oss som leverantör, det är det bästa beviset vi har på att vi helt enkelt är ett strå vassare. SignUp Softwares lösningar för elektronisk fakturahantering, ExFlow AX och ExFlow NAV, är idag det självklara EFH-valet för företag som använder Microsoft Dynamics AX och NAV. Vi är specialiserade på applikationer som ökar företags lönsamhet genom att effektivisera deras leverantörsreskontra. Våra lösningar hanterar över 10 miljoner fakturor globalt på årsbasis. Konkurrensutsätt oss gärna det tål vi! ReadSoft är ett svenskt företag som grundades 1991. Idag har ReadSoft över 600 anställda i 17 länder som hjälper och stöttar våra kunder världen över. I Sverige arbetar vi tillsammans med våra partners och förser deras system med rätt information, oavsett om det är fakturor, följesedlar, ordrar eller andra dokument. ReadSoft är den naturliga starten för all elektronisk fakturahantering och spar tid och pengar åt 12 000 företag och organisationer världen över. Med en ROI på mindre än ett år frigör du tid hos din organisation för kvalificerat och proaktivt arbete. Felhantering minimeras och manuellt tidskrävande arbete automatiseras. VISSTE DU ATT...Tyresö Kommun spar 9 miljoner kr och 5 personer gör det jobb som 20 gjorde före införande av EFH....Orbit One var på konferensen 2008 och investerade i elektronisk fakturahantering året efter. De har sedan dess dubblerat fakturavolymen utan att behöva öka personalstyrkan. 9
UNLOCKING VALUE IN A CONNECTED BUSINESS WORLD www.basware.se For me, results matter. FUJITSU Image Scanner fi Series emea.fujitsu.com/scanners 10
Vi vet att din tid är dyrbar! Automatisera och matcha dina fakturor, avtal och inköp med Palette, så får du mer tid till annat. Vi har mer än 1400 kunder runt om i världen som använder våra flexibla och helt webbaserade lösningar. Välkommen till oss! Läs mer på medius-group.com/efh www.palettegroup.com Nästa steg inom P2P är Inköpshantering! Att hantera era inköp på rätt sätt sparar tid och effektiviserar hela faktura-processen. Stort fokus har legat på hantering av fakturor. I framtiden kommer fokus att ligga på processen kring inköp och bra Analysverktyg. Vill du veta mer? Besök oss i vår monter och på vårt seminarium. Läs gärna mer på cgi.com 11
Årets Konferens om Elektronisk Fakturahantering 21 maj 09.00-17.00 Marriott Courtyard Stockholm Kungsholmen Rålambshovsleden 50 112 19 Stockholm