MEDARBETARSAMTAL Arbetsbok Handledning för medarbetare och chef att steg för steg förbereda, genomföra och utvärdera sitt medarbetarsamtal Datum Medarbetarens namn Chefens namn SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET
Arbetsboken Medarbetarsamtal är en handledning för medarbetare och chef att steg för steg förbereda, genomföra och utvärdera medarbetarsamtal. Arbetsboken bygger på att det är två jämlika parter som har gemensamt ansvar för samtalet för att åstadkomma bättre resultat i verksamheten. Genomförandet av medarbetarsamtalen på en arbetsplats kan beskrivas med följande arbetsflöde: Chefen informerar medarbetarna om att genomföra medarbetarsamtal och ger besked om vilka ämnesområden som i första hand ska tas upp. Överenskommelse chef/medarbetare om ämnesområden samt tid för samtalet. Genomförande av var och ens handlingsplan. Arbetsflöde för Medarbetarsamtal Medarbetarsamtalen genomförs. Överenskommelse om handlingsplan utifrån det enskilda medarbetarsamtalet och de generella slutsatserna. Chefens återkoppling till medarbetarna om sina generella slutsatser från medarbetarsamtalen/gruppsamtalen. Eventuella gruppsamtal inom de områden som inte tagits upp i de enskilda samtalen. Idén bakom arbetsboken är att ni, utifrån egna erfarenheter och behov, väljer de samtalsområden som ni vill koncentrera er på med hänsyn till vad som är viktigt för arbetsresultatet. Arbetsboken innehåller fler avsnitt och frågeområden än vad som normalt är möjligt att ta upp under ett samtal. Det övergripande syftet med medarbetarsamtalet är att åstadkomma resultatförbättringar i verksamheten. Chef och medarbetare utvärderar tillsammans hur arbetet gått och träffar en överenskommelse gör upp en handlingsplan om framtida önskvärt arbetsresultat. Ett medarbetarsamtal av god kvalité är ett effektivt sätt att skapa utvecklingsmöjligheter för medarbetarna. Det finns fler syften med samtalet. Exempelvis att skapa större förståelse för organisationens uppgift, att ge medarbetarna större handlingsutrymme i jobbet och ge möjlighet att påverka löneutvecklingen. För chefens del skapar medarbetarsamtalen möjlighet att återrapportera till både ledningen och arbetslaget vad som kommit fram på ett generellt plan. Enligt upphovsrättslagen är det förbjudet att utan medgivande från upphovsrättsinnehavarna, Landstingsförbundet, Svenska Kommunförbundet och Kommentus Förlag, mångfaldiga texten i denna arbetsbok, helt eller delvis, genom t.ex. tryckning, kopiering, scanning eller liknande. Landstingsförbundet, Svenska Kommunförbundet och Kommentus Förlag, 2000 Författare: Personaldirektör Annelie Öberg-Reinolf och sekreterare Lage Carlsson. Grafisk form och produktion: Ordförrådet, 08-19 01 33 Tryck: Kristianstads Boktryckeri AB, Kristianstad, 2000 ISBN 91-7345-090-1 2 Medarbetarsamtal Arbetsbok
Förord Det övergripande syftet med medarbetarsamtalet är att åstadkomma bättre resultat i verksamheten. Chef och medarbetare utvärderar tillsammans hur arbetet gått och träffar en överenskommelse gör upp en handlingsplan om framtida önskvärt arbetsresultat. Ett medarbetarsamtal av god kvalité är ett effektivt sätt att skapa utvecklingsmöjligheter för dig som medarbetare. Det finns fler syften med samtalet. Exempelvis att skapa större förståelse för organisationens uppgift, att ge dig som medarbetare större handlingsutrymme i ditt jobb och att ge dig möjlighet att påverka din egen löneutveckling. För chefens del skapar medarbetarsamtalen möjlighet att återrapportera både till ledningen och arbetslaget vad som kommit fram på ett generellt plan. Utgångspunkten är att samtalet ska handla om sådant som påverkar dig som medarbetare i ditt arbete. Innehållsförteckningen på nästa sida antyder vikten av att även samtala om frågor rörande exempelvis delaktighet och ansvarstagande i arbetet och den yrkesmässiga relationen. När ni bestämmer tid för mötet bör ni klara ut/ vara överens om vilka avsnitt i denna arbetsbok som ni ska lägga tyngdpunkten vid respektive lämna därhän, vilken tid som står till förfogande och klargöra vad som är syftet med samtalet, att i samtalet sträva efter ett ömsesidigt givande och tagande, att samtalet bör resultera i en överenskommelse en handlingsplan för vad du som medarbetare ska åstadkomma i ditt arbete och i din utveckling. Kom också överens om på vilket sätt du som chef kan stödja genomförandet, att samtalet inte tar slut. Dialogen bör pågå hela tiden, enskilt, i kafferummet, vid arbetsplatsträffar För att samtalet ska vara meningsfullt och framgångsrikt är det en fördel om negativ kritik inte leder till respektlöst bemötande, du som chef värderar din medarbetares arbetsinsats rättvist och att du som medarbetare värderar din chef på samma sätt, er värdering av arbetsresultatet har betydelse för framtida löneöversyn. Vi vill framföra ett stort tack till de personer som lämnat värdefulla synpunkter vid framtagandet av denna arbetsbok. Ett särskilt tack vill vi framföra till Charlotte Lundberg. Lage Carlsson Annelie Öberg-Reinolf Medarbetarsamtal Arbetsbok 3
Innehåll Arbetsinstruktion...5 Prioritering av samtalet...7 Mål och resultatuppföljning...8 Organisation... 10 Delaktighet och ansvarstagande...11 Relation medarbetare chef... 12 Hälsa och arbetsmiljö... 13 Omvärld... 14 Överenskommelse... 15 Utveckling... 17 Lön... 18 Utvärdering... 19 4 Medarbetarsamtal Arbetsbok
Arbetsinstruktion Denna arbetsbok om medarbetarsamtal är en praktisk handledning i att förbereda, genomföra och utvärdera ett medarbetarsamtal. Arbetsboken bygger på att ni är två parter som har gemensamt ansvar för samtalet för att åstadkomma bättre resultat i verksamheten. Arbetsboken är indelad i tio olika avsnitt som behandlar frågor om arbetet och arbetsresultatet ur olika synvinklar. Varje avsnitt innehåller tips och/eller reflektioner från författarnas sida, frågor med svarsalternativ och öppna frågor samt möjlighet till egen eller gemensam reflektion. Arbetsboken bygger på att ni, utifrån era egna erfarenheter och behov, väljer de delar som är viktiga för arbetsresultatet. Normalt kan ni inte behandla alla avsnitt vid ett tillfälle. Förberedelse Innan ni genomför medarbetarsamtalet bör du som chef klargöra vilka avsnitt i arbetsboken som du ska ta upp med alla medarbetare. Ni bör också tillsammans ha ett förberedande samtal där ni blir överens om vad som därutöver är viktigt att ta upp under samtalet. Ni talar båda om vilka avsnitt i arbetsboken ni vill diskutera och redovisar era motiv för urvalet. Arbetsboken innehåller fler avsnitt och frågeområden än vad som normalt är möjligt att ta upp under ett samtal. På sidan sju finns en lista där ni i förväg, först enskilt och sedan tillsammans, kan prioritera vilka samtalsområden ni vill koncentrera er på. Delavsnittet Mål och avsnitten Organisation, Delaktighet och ansvarstagande, Hälsa och arbetsmiljö samt Omvärld kan vara möjliga att samtala om i mindre grupper. På så sätt kan tiden för varje enskilt medarbetarsamtal reduceras alternativt skapa utrymme för ytterligare samtal. Under varje avsnitt finns angivet vad som kan vara förberett inför medarbetarsamtalet. De delar i varje avsnitt som kan förberedas inför mötet är skrivna med kursiv stil. Tänk i förväg igenom vad ni egentligen anser och vad ni är beredda att säga och stå för. Samma arbetsbok Arbetsboken är gemensam. Ni ska svara på samma frågor. Frågorna är som regel ställda till dig som medarbetare. Du som är chef får alltså vända på de flesta frågorna så att du svarar hur du uppfattar din medarbetare. Meningen är att ni under samtalet stämmer av era svar med varandra. Syftet med de frågor som ska besvaras i en skala från stämmer inte alls till stämmer helt är att ni snabbt ska komma igång och samtala om det ni är överens om behöver göras något åt eller det ni har vitt skilda åsikter om. Om ni förberett er och skrivit ner era uppfattningar i arbetsboken tror vi det är lättare att samtala om hur ni ser på arbetsresultatet och områden som påverkar resultatet. Det är bra om ni vid varje fråga också diskuterar orsakerna till era bedömningar. Samtalets kvalité Inför samtalet bör ni tänka igenom vilka faktorer som påverkar om samtalet får betydelse eller inte. Här nedan följer några synpunkter från vår sida på en del sådana förhållanden. Värderingar En orsak till konflikter på arbetsplatsen kan vara att människor tvingas arbeta mot sina värderingar. Det handlar sällan om sakfrågor. Ett inslag i dialogen kan vara att få upp eventuella värderingsskillnader till ytan. Det kan gälla verksamhetens mål och hur dessa kan uppnås, era olika befogenheter och ansvarsförhållandena i organisationen med mera. För att göra skillnader i grundläggande värderingar synliga och kunna hantera dem behövs öppenhet och trygghet. Däremot är det inte nödvändigt att ni kommer överens eller att ni har gemensamma värderingar. Det viktiga är att ni pratar om skillnaderna. Hur jag kan ta upp obehagliga saker Om samtalet ska leda framåt är det en fördel att vara så aktiv som möjligt under själva samtalet. Medarbetarsamtal Arbetsbok 5
Arbetsinstruktion Om var och en tar ansvar för sin del får ni gemensamt ansvar för ett bra samtal. Var inte rädd att ta upp frågor som kan kännas obehagliga. Det är lätt att hoppa över sådant som kan kännas jobbigt. Om samtalet ska medföra förändring är det användbart att fråga istället för att påstå. Som chef kan du som exempel fråga Jag upplever att du ibland verkar irriterad gentemot våra brukare/ kunder, stämmer det tycker du, eller? När du får negativ kritik - Försök lyssna avbryt inte och gå inte i omedelbart försvar. - Förstår du inte be om exempel. När du ger negativ kritik - Var saklig kritisera inte personen utan saken/företeelsen. - Lämna förslag till förbättringar och förändringar. Tillsammans - Vad ska vi göra? Hur går vi vidare? Hur följer vi upp? Öppet och respektfullt samtal Medarbetarsamtalet är på en gång både öppet och förtroligt. Förtroligt i den meningen att det ni tar upp i samtalet är en sak mellan er och att båda respekterar det. För att en fråga som direkt rör medarbetaren ska kunna föras vidare måste ni bli överens om det. Samtalet är öppet på så sätt att du som chef måste kunna dra slutsatser och förmedla vidare på ett generellt plan vad dina medarbetare säger till dig. Om samtalet beskrivs som hemligt leder det till att chefen får information som inte går att använda för organisationens eller arbetsgruppens utveckling. Det är en fördel om ni tänker igenom att ni kan stå för det ni tar upp under samtalet. Ju öppnare medarbetarsamtalet är desto mer realistisk blir er bild av verkligheten. Samtalet i sitt sammanhang Under samtalets gång är det bra om ni kopplar tillbaka till eventuella tidigare samtal. Ta gärna också upp aktuella frågor för organisationen. En användbar fråga att som chef ställa som avslutning efter varje avsnitt är Är det något du tycker att jag borde tagit upp, något jag har missat? Om du som medarbetare exempelvis är inne i en personlig kris, något viktigt har hänt i din familj eller något annat inträffat som har stor betydelse för dig, påverkar det naturligtvis ditt arbete. Det är bra att du informerar din chef om vad du gör för att hantera det, men medarbetarsamtalet bör inte handla om privata saker. Det finns andra tillfällen än medarbetarsamtalet där du och din chef kan prata om privata angelägenheter. Sätta gränser Har jag rätt att ta upp vad jag vill? Ni har naturligtvis båda den rätten. Å andra sidan har var och en av er rätt att säga ifrån. Det här vill jag inte prata om. Åtminstone inte just nu. Ni kan istället bestämma en ny tid för att diskutera frågan. För att inte samtalet ska dra ut på tiden måste ni sätta gränser. Är det här angeläget att diskutera just nu? Tycker du att vi kan lämna den här frågan nu? En bra vardagsdialog er emellan är en förutsättning för att kunna gå vidare med alla de frågor som ni inte hunnit fördjupa er i under det relativt korta medarbetarsamtalet. 6 Medarbetarsamtal Arbetsbok
Prioritering av samtalet Detta avsnitt bör ni avhandla före ert medarbetarsamtal. Arbetsboken innehåller fler avsnitt än ni rimligen kan hinna med under ert samtal. Inför medarbetarsamtalet bör ni var för sig rangordna de olika samtalsområdena i en skala från 1 till 11, där 1 är det viktigaste och 11 det minst viktiga att samtala kring. Vad är viktigast för Dig att prata om när det gäller arbetet och vad som ska uppnås? Utöver de avsnitt som chefen bestämt ska tas upp med samtliga medarbetare: Kom överens om vilka områden därutöver som ni vill fördjupa respektive hoppa över och vilka frågor i övrigt som ni vill ta upp men som inte finns med i arbetsboken. 1. Mål och resultatuppföljning medarbetare chef överenskommelse 2. Organisation 3. Delaktighet och ansvarstagande 4. Relation medarbetare och chef 5. Hälsa och arbetsmiljö 6. Omvärld 7. Överenskommelse 8. Utveckling 9. Lön 10. Utvärdering 11. Annat, nämligen Medarbetarsamtal Arbetsbok 7
Mål och resultatuppföljning Välj om ni här vill samtala om både målen för verksamheten och om det resultat som du som medarbetare har uppnått. Väljer ni att inte diskutera målen kan de istället tas upp på arbetsplatsträffar. Har du som medarbetare inte de dokument som beskriver målen för din verksamhet bör du skaffa dem. Det gäller även organisationens övergripande mål. När ni diskuterar målen, försök att koppla dem till dina egna och din arbetsgrupps resultat. Syftet är att öka förståelsen för verksamhetens uppgift, bedöma vilka värderingar ni har och påverka attityder för att ännu bättre nå målen för verksamheten. Var så konkret som möjligt när du beskriver ditt arbetsresultat. Med arbetsresultat menar vi både mängd och kvalitet på utfört arbete. Undvik att bedöma personliga egenskaper när ni samtalar om arbetsresultatet. Det kan uppfattas som kränkande. Hur vi är som individer är vars och ens ensak. Samtala hellre om hur ni gör än hur ni är. Utgå i så många sammanhang som möjligt från brukarna/kunderna inte det inre livet i organisationen. Vilket är mitt bidrag till ett gott resultat gentemot de människor som jag ska ge service? Att lyssna och fråga är en förutsättning för att utbyta information. Även tystnad bidrar. Man kan lyssna passivt genom att säga mm, ja, intressant, fortsätt, vilken idé! för att föra samtalet framåt. Man kan också lyssna aktivt genom att göra egna reflektioner över vad den andre säger. Du kan också fråga för att få förtydliganden eller be om ställningstaganden Kan du förklara lite tydligare vad du menar med det?, Utveckla den tanken lite, för jag är inte säker på att jag förstår riktigt. Ställ frågor som hjälper till att svara, inte bekräfta ditt eget resonemang. Har jag fått svar på min fråga? Om inte, fråga igen! Att göra konsekvensbeskrivningar är ett annat sätt som visar att man är intresserad Om vi gör som du säger leder det inte till att? Avsluta varje del av samtalet, exempelvis med att säga: Om jag har uppfattat vad vi talat om rätt, så har vi kommit fram till. Man kan fråga på många olika sätt. Hur frågor ställs avgör vilket svaret blir. Slutna frågor: När ska ni träffas nästa gång? kan i stort bara ge ett svar. Ledande frågor: Du vill väl inte att dina arbetskamrater ska tycka illa om dig? ger det svar du vill ha. Öppna frågor Hur ser du på dig själv som? ger den som ska besvara frågan möjlighet att svara efter egen bedömning. Tystnaden, modet att inte ständigt fylla talutrymmet med ord, kan innehålla en mängd information. En talande tystnad, en besvärande tystnad talar för sig självt. Tystnaden, en kortare eller längre paus, ger också möjlighet till koncentration, reflektion och eftertanke. 8 Medarbetarsamtal Arbetsbok
FÖRBEREDELSER Jag vet vad jag vill med mitt arbete På det hela taget gör jag ett bra jobb Svara genom att kryssa på linjen i en skala från Stämmer inte alls till Stämmer helt Stämmer inte alls Stämmer helt På vad sätt har du bidragit till att nå målen? Välj ut ett resultat i ditt arbete som du är nöjd med och beskriv orsaken. Välj ut ett resultat i ditt arbete som du är mindre nöjd med och beskriv orsaken. Vad kan du göra för att det ska gå bättre i framtiden? Reflektera tillsammans över skillnader och likheter i er bedömning av resultatet och orsakerna till det. Slutsatser Medarbetarsamtal Arbetsbok 9
Organisation Det är nödvändigt att förstå vad en organisation egentligen är för något. Vi människor finns nästan alltid i någon form av organisation som har struktur och kultur. Ett exempel på en formell struktur är en organisationsskiss. Ett exempel på en informell struktur kan vara hur beslut fattas. Till exempel att vissa personer alltid måste instämma i förslag för att det ska genomföras. Vad betyder det för verksamheten? Ett exempel på kultur kan vara vilka som samarbetar med varandra. Ett annat exempel kan vara att medarbetarna inte lyssnar till varandra. Att allt måste passera chefen för att få betydelse. Vad betyder en sådan kultur för verksamheten? När man som chef har haft samtal ett par gånger med var och en av medarbetarna så brukar man ha mycket material om både strukturen och kulturen på arbetsplatsen och i organisationen. Det är viktigt att ens egna insikter och kunskaper förs vidare så att hela organisationen får en gemensam bild av hur det verkar vara. På organisationsnivå kan man agera för att ändra icke önskvärda strukturer och kulturer. Var uppmärksam även på de informella och ibland osynliga kulturer som alltid finns. Det är inte alltid det formella organisationsschemat som gäller. När du som chef genomfört samtal med dina medarbetare är det värdefullt att vid en arbetsplatsträff återkoppla exempel på strukturer och kulturer som du anser att ni behöver ändra på. FÖRBEREDELSER Ge exempel på en struktur i din organisation som utgör ett hinder för verksamhetens utveckling. Ge exempel på en kultur i din organisation som du vill bli av med. Vad kan förändras/förbättras? Slutsatser 10 Medarbetarsamtal Arbetsbok
Delaktighet och ansvarstagande Med delaktighet och ansvarstagande menar vi på vilket sätt du som medarbetare är beredd att bidra till organisationens och arbetskamraters utveckling. Vi tänker på hur aktiv du kan tänka dig vara i utvecklingsarbetet på ett generellt plan. Du riskerar att andra inte tycker som du eller att andra förkastar dina idéer och förslag. Men du kan också vinna på att diskutera frågor från olika håll och pröva ett antal förslag till lösningar. FÖRBEREDELSER Jag har en framtid i den här organisationen Jag tar initiativ till att utveckla arbetet Jag tar ansvar i mitt arbete Jag har det ansvar jag borde ha med hänsyn till mitt kunnande Jag har möjlighet att påverka beslut som rör vår verksamhet Jag har stort inflytande över hur jag kan lägga upp mitt arbete Jag samarbetar med mina arbetskamrater Jag bidrar till att skapa en god stämning på arbetsplatsen Svara genom att kryssa på linjen i en skala från Stämmer inte alls till Stämmer helt Stämmer inte alls Stämmer helt Vad vill du ta upp och diskutera? Slutsatser Medarbetarsamtal Arbetsbok 11
Relation medarbetare chef Samspelet mellan medarbetare och chef underlättas om kommunikationen är öppen. Om du som medarbetare vill tala om hur du uppfattar din chef i förhållande till dig själv, är det viktigt att du bedömer din chef utifrån yrkesmässiga utgångspunkter inte personliga egenskaper. Ge konkreta exempel på beteenden hos din chef som du har reagerat positivt eller negativt på. Det ökar möjligheten till förståelse och ger din chef möjlighet att ändra sitt beteende. FÖRBEREDELSER Hur bedömer du din chef i förhållande till dig själv? Min chef... har tydliggjort hur vi ska nå våra mål ger klara besked ger mig en god uppfattning om hur väl jag utför mitt arbete lyssnar och tar till sig vad jag har att säga hjälper mig att lösa problem som jag har i arbetet tar upp även obehagliga frågor om arbetet kräver det är öppen för förändringar som utvecklar min arbetsplats Svara genom att kryssa på linjen i en skala från Stämmer inte alls till Stämmer helt Stämmer inte alls Stämmer helt Finns det något i din chefs sätt att vara som försvårar för dig att göra ett bra jobb? På vilket sätt underlättar din chef dina möjligheter att göra ett bra jobb? Vilka råd vill du ge din chef? Slutsatser 12 Medarbetarsamtal Arbetsbok
Hälsa och arbetsmiljö Fundera över om du som medarbetare är nöjd men den balans du har mellan arbete och fritid. Bestäm dig för hur du vill att din tid och kraft ska fördelas mellan arbete och privatliv. Prioritera och välj. Tänk igenom hur du har det även i fysisk mening. Fungerar din miljö för dig? När ditt arbete fungerar på ett bra sätt, hur är förhållandena då? FÖRBEREDELSER Svara genom att kryssa på linjen i en skala från Stämmer inte alls till Stämmer helt Stämmer inte alls Stämmer helt Jag har tillräckligt med tid för att klara mina arbetsuppgifter Jag är inte nöjd med mina arbetstider Jag har meningsfulla arbetsuppgifter Jag får uppskattning/beröm från dem jag är till för Vi arbetskamrater stöttar varandra Jag känner sällan stress i mitt arbete Jag tycker det är roligt på jobbet Vad vill du ta upp och diskutera? Slutsatser Medarbetarsamtal Arbetsbok 13
Omvärld Det som händer i omvärlden, utanför den egna arbetsplatsen och organisationen, påverkar var och en av oss. Teknikutvecklingen gör att information och kommunikation går allt snabbare och är tillgänglig för allt fler. Människors värderingar såväl hos dem vi är till för som hos medarbetarna förändras gradvis och påverkar hur vi organiserar arbetslivet och uppgifterna. Att jämföra sig med andra, liknande verksamheter är ett sätt att se vad som är bra och mindre bra i den egna arbetsgruppen. Som chef har man ofta relativt goda kunskaper om samhällsförändringar. Det är en uppgift för chefer att vara uppmärksam på omvärlden och förmedla kunskaper om omvärlden till sina medarbetare. Omvärldskunskap gör det lättare att förstå det sammanhang verksamheten finns i och gör det lättare att se och acceptera behov av förändring. FÖRBEREDELSER Svara genom att kryssa på linjen i en skala från Stämmer inte alls till Stämmer helt Stämmer inte alls Stämmer helt Jag är intresserad av hur omvärlden påverkar vårt arbete Jag har kunskaper om hur omvärlden kan komma att påverka mitt arbete Resultatet i min verksamhet är bättre än i andra liknande verksamheter Se du några förändringar i omvärlden som kan komma att påverka ditt arbete? På vilket sätt i så fall? Slutsatser 14 Medarbetarsamtal Arbetsbok
Överenskommelse En överenskommelse är en handlingsplan mellan dig och din chef om vad du förväntas prestera på jobbet. Den kan innehålla: Överenskommelse några grundregler Överenskommelsen ska vara: Arbetsuppgifterna Vilka resultat som ska uppnås, så konkret som möjligt Hur det ska gå till Vad som är hindrande stödjande för att nå framgång Tidsplan Ansvarsfördelning mellan er Återkoppling från dig till chefen Förpliktigande Förståelig Konkret Personlig Ömsesidig Accepterad Omprövningsbar Uppnåelig Tänk på att gå tillbaka till målen och det resultat som uppnåtts under året när ni ska träffa er överenskommelse. Undvik att prata så mycket om själva arbetsuppgifterna eller rutiner i jobbet. Lägg fokus på det du som medarbetare ska uppnå. När man kommit överens når man längre om det finns handlingsutrymme, till exempel om hur resultat kan uppnås. Upprätta en lista över de resultat som du förväntas uppnå: Förväntat resultat Tidpunkt 1. 2. 3. 4. Medarbetarsamtal Arbetsbok 15
Kom överens om tidpunkt och vilka handlingsplaner som medarbetaren ska upprätta. För större projekt/uppgifter kan man upprätta handlingsplaner för såväl helheten som för etappmål. Handlingsplan avseende: Klart: 1. 2. 3. 4. 5. Exempel på mall till handlingsplan för prioriterade resultat: Handlingsplan Aktivitet/resultat, så konkret som möjligt: Hur det ska gå till: Vad som är hindrande stödjande för att nå framgång: Tidsplan: Ansvarsfördelning: Återkoppla till: 16 Medarbetarsamtal Arbetsbok
Utveckling Detta avsnitt handlar om vilken kompetens du som medarbetare behöver med hänsyn till er överenskommelse i föregående avsnitt. När ni har bestämt vad du ska åstadkomma och vad det innebär för eventuella förändringar av dina arbetsuppgifter kan ni ta er an frågan vad du behöver lära nytt och hur det ska gå till. Kompetens består av två delar, formell och erfarenhetsbaserad. Formell är utbildningar och kurser av olika slag. Erfarenhetsbaserad är det du lär i arbetet eller någon annanstans. Den erfarenhetsbaserade kompetensen är svår att identifiera och beskriva men viktig för att du ska kunna göra ett bra jobb. Den kan du inte utbilda dig till, den förbättras gradvis i arbetet. FÖRBEREDELSER Jag får den kompetensutveckling jag behöver i mitt arbete Min kompetens är tillräcklig för att klara mina uppgifter Jag har tillräckligt med tid för att reflektera/tänka igenom hur jag utför mitt arbete Det jag reflekterat/tänkt, om hur jag utför mitt arbete, kan jag genomföra På min arbetsplats diskuterar och utvecklar vi vårt arbete Svara genom att kryssa på linjen i en skala från Stämmer inte alls till Stämmer helt Stämmer inte alls Stämmer helt Vad behöver du förbättra och utveckla? På vilket sätt? Slutsatser Medarbetarsamtal Arbetsbok 17
Lön Inte störa med att prata lön Det finns en myt om att det är bra att hålla lönefrågan borta från medarbetarsamtalet. Den uppfattningen kan härledas från inställningen att medarbetarsamtal ska vara utan konflikter. De ska handla om känslor, relationer och personlig utveckling. Och då ska lönefrågan, som är känslig, inte få störa. Vi menar att medarbetarsamtal bör handla om mål, arbetsuppgifter och arbetsresultat och då är det naturligt att ta upp sambandet lön arbetsresultat. Ett råd på vägen är att ni inte kommer överens om ny lön i kronor och ören. Det är inte säkert att chefen helt och hållet förfogar över lönefrågan. Det kan också finnas andra i organisationen som har inflytande. Gå igenom lönepolicyn och principerna för lönesättningen. När ni pratar om lön så tänk på att samtalet bör handla om den nuvarande lönen i förhållande till vilket resultat du åstadkommit och till innehållet i er överenskommelse. Samtalets inriktning bör vara hur du som medarbetare kan påverka din egen lön. FÖRBEREDELSER Svara genom att kryssa på linjen i en skala från Stämmer inte alls till Stämmer helt Stämmer inte alls Stämmer helt Jag är nöjd med min löneutveckling Min lön beror på mitt arbetsresultat Jag kan påverka min lön genom min arbetsinsats Min lön är rättvis när jag jämför den med mina arbetskamraters Olika arbetsresultat ska ge skillnader i lön Vad kan jag göra för att påverka min egen lön? Slutsatser 18 Medarbetarsamtal Arbetsbok
Utvärdering Ni bör först var och en för sig och sedan tillsammans värdera ert samtal. Jag fick fram det jag ville säga Vi kunde prata med varandra Vi ansträngde oss båda för att nå resultat Jag har tagits på allvar Jag anser att samtalet var meningsfullt Mina förväntningar blev infriade Svara genom att kryssa på linjen i en skala från Stämmer inte alls till Stämmer helt Stämmer inte alls Stämmer helt Om ni vill lägga ytterligare tid på att utvärdera samtalet kan ni komma överens om ett annat tillfälle och då gå igenom följande frågeställningar: Jag anser att medarbetarsamtalet mer skulle handlat om Jag anser att medarbetarsamtalet mindre skulle ha handlat om Jag vill att vi till nästa gång ska förändra Jag anser att följande var bra Jag anser att följande var mindre bra Medarbetarsamtal Arbetsbok 19
Medarbetarsamtal Idén är att åstadkomma bättre resultat i verksamheten. Chef och medarbetare utvärderar tillsammans hur arbetet gått och träffar en överenskommelse gör upp en handlingsplan om framtida önskvärt arbetsresultat. Bra medarbetarsamtal är ett effektivt sätt att skapa utvecklingsmöjligheter för medarbetarna. Utgångspunkten är två jämlika parter som har gemensamt ansvar för samtalet för att åstadkomma bättre resultat i verksamheten. Det finns tre produkter i serien: Arbetsboken är en praktisk, detaljerad handledning i att förbereda, genomföra och utvärdera ett medarbetarsamtal. Arbetsboken är indelad i tio avsnitt som behandlar frågor om arbetet och arbetsresultatet ur olika synvinklar. Varje avsnitt innehåller tips och/eller reflektioner från författarnas sida, frågor med svarsalternativ och öppna frågor samt möjlighet till egen eller gemensam reflektion. Råd till chef är en sammanfattning av och ett alternativ till Arbetsboken. Den innehåller tips och reflektioner men saknar färdiga frågor. Det gör att medarbetarsamtalets form och innehåll kan vara friare. Plastkort som punktvis påminner om vad medarbetarsamtalet kan innehålla. Produkterna i serien Medarbetarsamtal beställs från: Kommentus Förlag, 117 99 Stockholm Telefon: 08-709 59 90 Fax: 08-709 59 80 Internet: www.kommentus.se E-post: forlagorder@kommentus.se Arbetsboken: Beställningsnummer 7345-090-1. Pris per styck: 50:-/1 ex, 42:-/10 ex, 34:-/100 ex, 26:-/500 ex, 20:-/1 000 ex. Större upplagor: begär offert. Arbetsboken går även att köpa som elektroniskt dokument. Ett pdf-dokument för egen utskrift kostar 2 100:- <100 möjl. anv, 7 500:- <500 möjl. anv, 10 000:- <1 000 möjl. anv. >1 000 möjl. anv: begär offert. För den som vill anpassa innehållet till sin egen verksamhet finns ett word-dokument som kostar 1 500:-. Det förutsätter att användaren omarbetar materialet. Moms, frakt och expeditionsavgift tillkommer. Råd till chef: Beställningsnummer 7345-091-X. Pris per styck: 50:-/1 ex, 42:-/10 ex, 34:-/100 ex, 26:-/500 ex, 20:-/1 000 ex. Större upplagor: begär offert. Moms, frakt och expeditionsavgift tillkommer. Plastkort: Beställningsnummer 9907. Kortet är kostnadsfritt, frakt och expeditionskostnad debiteras. SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET Adress: 118 82 Stockholm Besöksadress: Hornsgatan 15 Telefon: 08-772 41 00 Telefax: 08-641 15 35 Internet: www.svekom.se Adress: Box 70491, 107 26 Stockholm Besöksadress: Hornsgatan 20 Telefon: 08-702 43 00 Telefax: 08-702 45 90 Internet: www.lf.se KOMMENTUS FÖRLAG. ISBN 91-7345-090-1