Gemensam upphandling Slutrapprt Hannele Jhanssn Energikntr Sydst AB
Sammanfattning I mars 2006 startade prjektet Gemensam upphandling på uppdrag av Reginförbundet i Kalmar län. Syftet med prjektet var att undersöka m det finns intresse ch möjlighet att samrdna upphandlingen av persnbilar ch frdnsbränsle mellan landstinget ch länets kmmuner för att kunna ställa gemensamma upphandlingskrav ch få bättre villkr. Den prjektgrupp sm bildades bestd av Hannele Jhanssn, Energikntr Sydst (prjektledare), Sven Elfversn (SE), Inköpssamrdnare Kalmar läns landsting, Per-Gunnar Franssn (P-G), Inköpschef Kalmar kmmun, Anna-Carin Leijn (A-C), Inköpssamrdnare Mönsterås kmmun Ulla Öhrn (UÖ), Inköpschef Västerviks kmmun Karaman Bagatir (KB), VD Kalmar läns Beställningscentral (KLB) anslöt sig till prjektet i juni ch Carlina Gunnarssn (CG), handläggare Reginförbundet i Kalmar län deltg sm representant för uppdragsgivaren. Prjektet inleddes med en undersökning bland länets kmmuner ch landstinget. Undersökningen visade att det finns ett intresse att samrdna inköpen. Vad beträffar beslutet att köpa miljöbilar saknas detta i de flesta kmmuner. Däremt kan man märka en trend mt att allt fler kmmuner ökar inköpen av miljöbilar. Erfarenheter från andra kmmuner visar att flera stra kmmuner (Stckhlm, Götebrg ch Linköping bl.a.) har antagit ett plitiskt beslut att köpa miljöbilar. Flera av dem har gått samman med andra för att få upp vlymerna (Stckhlm med andra kmmuner ch företag, Götebrg med Västra Götaland, Linköping har öppnat bilplen för allmänheten). I Stckhlm har man även gjrt en undersökning på miljöbilarnas andrahandsvärde. Värdeminskningen visade sig vara mindre än beräknat. I ch med miljöbilsseminariet sm anrdnades i februari 2007 avslutades prjektet. I samband med seminariet anrdnades överläggningar med inköpsansvariga från alla kmmuner samt plitiska överläggningar med presidier för kmmuner, Reginförbundet ch Landstinget i Kalmar län samt KLB ch KLT. Under de plitiska överläggningarna fick Reginförbundet i uppdrag att initiera en länsgemensam upphandling av miljöbilar. Per-Gunnar Franssn, inköpschef på Kalmar kmmun utsågs att samrdna bilinköpen i kmmunerna. Följande tidplan sattes för det frtsatta arbetet. 18 april 2007 Möte med samtliga inköpare. Referensgrupp bildas. Senast 1 juni 2007 Beslut i samtliga kmmuner ch landsting/klb m ambitinsnivå (dvs. antal köpta eller leasade miljöbilar för åren 2008, 2009 ch 2010) samt m deltagande i gemensam upphandling. Fullmakt lämnas till upphandlande enhet. Hösten 2007 Förfrågningsunderlag, anbud, utvärdering ch avtalsskrivning Avtalet träder i kraft fr..m. 1 januari 2008 Gruppen föreslår att upphandlingen sker med en avtalsperid på 2 + 1 år. 2
1 Beskrivning av prjektet 1.1 Bakgrund Reginförbundets styrelse har, i perspektivet m reginal utveckling ch tillväxt, pekat ut begränsad klimatpåverkan sm ett av de fem viktigaste miljömålen att priritera. I linje med detta antg styrelsen beslutet att göra Kalmar län till en Fssilbränslefri regin per 2050 i ktber 2005. Året därpå beslutades att påskynda arbetet ch målet flyttades fram till 2030. Det första etappmålet, sm är satt till 2010, gäller bl.a. den ffentliga sektrns persnbilstransprter. Målet innebär att alla persnbilar sm köps eller hyrs in av den ffentliga sektrn är s.k. miljöbilar eller går på förnyelsebara bränslen. Idag finns ttalt ca 1200 persnbilar inm Landstinget ch kmmuner i Kalmar län. Av dem är ca 15 % miljöbilar. 1.2 Uppdraget Mt denna bakgrund ville man: undersöka m det finns intresse ch möjlighet att samrdna upphandlingen av persnbilar ch frdnsbränsle mellan landstinget ch länets kmmuner för att kunna ställa gemensamma upphandlingskrav ch få bättre villkr ta fram ett gemensamt upphandlingsunderlag sm kan accepteras av alla parter studera erfarenheter från andra reginer/kmmuner Arrangera ett miljöbilsseminarium sm ska underlätta för kmmuner ch landsting att besluta m inköp av miljöbilar. Seminariet ska bidra med kunskaper samt erbjuda en plattfrm för infrmatinsutbyte. 1.3 Prjektgrupp Prjektledare har varit Hannele Jhanssn (HJ), Energikntr Sydst Prjektdeltagare har varit: Karaman Bagatir (KB), VD Kalmar läns Beställningscentral (KLB) Sven Elfversn (SE), Inköpssamrdnare Kalmar läns landsting Per-Gunnar Franssn (P-G), Inköpschef Kalmar kmmun Anna-Carin Leijn (A-C), Inköpssamrdnare Mönsterås kmmun Ulla Öhrn (UÖ), Inköpschef Västerviks kmmun Carlina Gunnarssn (CG), handläggare Reginförbundet i Kalmar län har deltagit sm representant för uppdragsgivaren. Under prjektet har sex prtkllförda möten hållits (2/3; 20/4; 7/6; 29/8; 16/10; 12/1;ch 1/3) samt en generalrepetitin 5/2 inför Miljöbilsseminariet den 9 februari 2007. 3
1.4 Prjektet 1.4.1 Frågr till kmmuner ch landsting För att bilda en uppfattning m hur upphandlingen ser ut i de lika kmmunerna idag samt undersöka intresset för en gemensam upphandling inleddes prjektet med att under våren 2006 genmföra en undersökning med följande innehåll bland inköpssamrdnarna i samtliga kmmuner: 1. Hur många miljö/persnbilar*) finns det i kmmunen? Hur ser inköpsvlymerna ut 2007, 2008 ch 2009? När går nuvarande avtal ut? Finns det intresse för gemensam upphandling? Vilka ytterligare krav ska man ställa vid upphandling (bl.a. säkerhet)? Vad beträffar frdnsbränslen gällde frågrna vlymer, srt (etanl alt. bigas) ch avtalstider. *) Reginförbundet har sedan tidigare bestämt att använda sig av Vägverkets miljöbilsdefinitin sm bygger på såväl teknik (förnybara drivmedel) samt energieffektivitet (låg bränsleförbrukning ch låga utsläpp). Resultatet av undersökningen: Ttalt innehav av bilar i länets kmmuner ch landsting är ca 1200 varav ca 15 % miljöbilar Inköp ch leasing av persnbilar per år: 240-250 st Alla avtal går ut under 2007. Möjlighet finns att genmföra en gemensam upphandling under hösten 2007 med avtalsstart 2008-01-01 Alla tillfrågade har sagt sig vara intresserade att delta i en gemensam upphandling av bilar F.n. har Nybr kmmun fattat beslutet att 100 % av alla nyinköpta persnbilar ska vara miljöbilar. Mtsvarande siffra för Västervik är 50 %. Samtidigt ökar inköpen av miljöbilar inm det ffentliga även när det inte finns ett plitiskt beslut taget. De flesta köper in drivmedel genm Kmmentus ch avtalen löper i regel till 2008 Sammanställning av svaren finns i bilaga 1. Sm resultat av undersökningen beslutades att gå vidare med en gemensam upphandling av miljöbilar (persnbilar) ch inte inkludera frdnsbränslen. 1.4.2 Miljöbilsseminarium Det blev ganska snart klart att ett miljöbilsseminarium sm riktar sig till länets plitiska ledare ch inköpsansvariga samt andra intresserade skulle vara ett lämpligt frum att debattera frågan ch förmedla den infrmatin sm behövs för beslutsfattande. HJ fick i uppdrag att arrangera ett sådant seminarium. Seminariet hade följande innehåll: Ordföranden från Reginförbundet ch miljörådet Landstinget i Kalmar län förklarade bakgrunden till beslutet att alla nya persnbilar sm köps av det ffentliga i Kalmar län ska vara miljöbilar per 2010. De lika miljöbilsalternativen presenterades av Charlie Rydén, BAFF; Carl Lilliehöök, Bigas Syd; Dag Ltsander, Tyta samt Bertil Mldén, Bil Sweden. Petter Åsman, Vägverket presenterade Vägverkets miljöbilsdefinitin 4
Jnas Lööf från Miljöfrdn Syd förklarade hur läget i länet påverkas av lagen sm reglerar vilka bensinmackar sm måste ha pump för förnybara frdnsbränslen. Representanter från Kalmar Vatten samt Vimmerby ch Västervik kmmuner redgjrde för hur marknaden för bigas av frdnskvalitet i länet ser ut beträffande utbud, tillgången på råvara ch avsättningsmöjligheter Seminariet avslutades med två interna överläggningar. HJ inledde genm att redvisa arbetet i prjektet ch då särskilt: Resultatet av undersökningen (se van) Försäljningsutvecklingen för miljöbilar: Under 2006 har försäljningen av miljöbilar i Kalmar län ökat med 177,01% att jämföra med 242,00% i Krnbergs län ch 156,12% i hela riket Erfarenheter från följande kmmuner/reginer: Stckhlms stad sm gjrt en undersökning bland alla persner sm mellan augusti 2004 ch ktber 2005 köpt en begagnad miljöbil av årsmdellerna 2001-2004 (ttalundersökning, 68 % svarade). Undersökningen visade bl.a. att i alla förekmmande fall var andrahandsvärdet högre än listpriset. Värdeminskningen var i genmsnitt 6 % lägre än listpriset för miljöbilar. I upphandlingen sm genmfördes 2004 deltg även andra kmmuner samt privata företag. Götebrg gick samman med Västra Götaland för att kmma upp i vlym. Fattade även ett plitiskt beslut att 90 % av alla bilar sm köps ska vara miljöbilar före 2008. Idag är andelen 70 %. Linköping: Har beslutat att alla bilar ska vara gasbilar enligt kmmunens reseplicy samt upphandlat en bilpl sm är öppen för allmänheten Plitiska överläggningar I de plitiska överläggningarna deltg plitiker (presidier) från 10 av 12 kmmuner. Mötet inleddes med att CG beskrev hur utsläppen skulle minska m kmmuner ch landsting i Kalmar län bara köpte miljöbilar. Se bild nedan. Bilar, miljöbilar, kldixidutsläpp 2006-2011 70% etanlbilar ch 30% bränslesnåla 4000 3000 2000 1000 Antal persnbilar lt ch kmmun Miljöbilar Tn CO2 ttalt 0 _06 _07 _08 _09 _10 _11 5
Kmmunerna ch landstinget köper/leasar enbart miljöbilar fr..m. 2007. 30 bigasbilar, 70 % etanlbilar ch 30 % bränslesnåla bilar. Etanlbilarna körs till 20 % på bensin ch till 80 % på E85. Icke miljöbilar = 80 % bensinbilar ch 20 % dieselbilar. Därefter gjrde CG ett tankeexperiment utifrån den s.k. Stern-rapprten. I rapprten uppskattades klimatkstnaden till mellan 5 ch 20 % av BNP dvs. av samma strleksrdning sm världskrigen ch depressinen under 1900 talets första hälft. Om detta skulle tas ut på bensinpriset, skulle det ge ett pris mellan 20 ch 50 kr/liter. Kstnaden för att åtgärda klimatprblemet uppskattades till 1 % av BNP. Karl-Jhan Bdell från KLT redgjrde m alternativen för kllektivtrafiken beträffande förnybara bränslen ch ställde prduktinskstnaden ch miljövärdet mt varandra. En livlig diskussin utbröt. Bland annat efterlyste man en s.k. Well t wheel analys för att få med utsläppen i alla leden. KB redgjrde m KLB:s erfarenheter från lika miljöbilar ch jämförde kstnader för miljöbilsinköp med vanliga bensin- ch dieseldrivna bilar. Den stra säkerheten är främst andrahandsvärdet. Eftersm miljöbilar har funnits så krt tid vet man inte förrän 2010 vad andrahandsvärdet blir. KLB uppskattar merkstnaden till 5 alt. 8 krnr berende på körsträcka. Då är kstnader för värdeminskning, ränta, skatt, service ch underhåll, hämta ch lämna service samt drivmedel inräknade. Ett försök sm prjektgruppen gjrt för att uppskatta merkstnaden finns i bilaga 2. De plitiska överläggningarna avslutades med att Reginförbundet fick i uppdrag att ta fram ett förslag samt tidplan för det frtsatta arbetet med gemensam upphandling i Kalmar län. Överläggningar med inköpsansvariga I överläggningar med inköpsansvariga var alla tlv kmmuner representerade. A-C.L. ch UÖ presenterade det upphandlingsunderlag sm de tagit fram under prjektet ch sm bygger på Miljörådets verktyg för eklgisk upphandling. Utgångsläget var att det finns två möjligheter nämligen att köpa en bil eller en tjänst. Den fråga sm diskuterades under mötet gällde snarare hur man skulle gå tillväga än m man skulle delta i den gemensamma upphandlingen. I miljöbilsseminariet deltg 77 persner varav 21 var medverkanden. Syftet med seminariet var att ge plitiker ch inköpssamrdnare i kmmuner ch landsting i Kalmar län tillräckligt med infrmatin för att de ska kunna fatta beslut i frågan m en gemensam upphandling av miljöbilar. Prjektgruppen var enig m att syftet med seminariet uppnåddes vilket även fick stöd i den utvärdering sm gjrdes under mötet. 2 Utvärdering av prjektet Syftet med prjektet var att undersöka intresset för gemensam upphandling i kmmuner ch landstinget i Kalmar län, ta fram ett verktyg (gemensamt upphandlingsunderlag) samt att ge beslutsfattarna den infrmatin sm behövs för beslutsfattande. Knstaterades att prjekt uppnådde sitt mål. Hur lyckat det blir berr sedan på vilka beslut sm fattas i de lika kmmunerna ch landstinget. Prjektet upplevdes sm lyckat av såväl uppdragsgivaren sm de medverkande. Orsakerna till detta trde bl.a. vara: Stöd hs Reginförbundet Stödet från uppdragsgivaren dvs. Reginförbundet var bra under hela prjekttiden. Det märktes att frågan hade hög priritet. Bl.a. undertecknade rdföranden i RF ut inbjudan till presidierna ch regindirektören inbjudningarna till inköpsansvariga i 6
kmmunerna. Ledningen för Reginförbundet deltg ckså aktivt i seminariet genm att agera mderatr ch förklara beslutet. Bred prjektgrupp: Inköpssamrdnarna i prjektgruppen representerade 8 av länets 12 kmmuner eftersm Kalmar samrdnar inköpen även för Brghlm, Mörbylånga, Nybr, Emmabda ch Trsås. KLB ch Landstinget representerade den största delen av den ffentliga frdnsparken Tiden arbetade för ss p.g.a. förflyttning av seminariet Seminariet flyttades från planerat datum i nvember 2006 till februari 2007 p.g.a. att den plitiska ledningen för Landstinget ch Reginförbundet i Kalmar län inte blev klart till dess. Under tiden verkade den allmänna pininen ch massmedias fkusering på klimatfrågan till vår fördel. Samtidigt fick prjektgruppen mera tid på sig att inhämta infrmatin ch förbereda sig. Bl.a. besökte tre persner från prjektgruppen miljöbilsseminariet i Tylösand sm var arrangerat av Miljöfrdn Syd. Brett prgram + Rätt nivå Seminarieprgrammet täckte de viktigaste frågrna ch samlade de främsta experterna i landet inm respektive mråde (etanl, bigas, diesel, hybrider) Rätt ch välavgränsad målgrupp Målgruppen (presidier ch inköpssamrdnare) var rätt definierad. Högt till tak Det fanns många viljr ch lika uppfattningar under resans gång men när det väl gällde gav alla järnet. 3 Förslag till frtsatt arbete med persnbilar i kmmunerna ch landstinget Prjektgruppen knstaterade att de persnbilar sm rullar i de lika kmmunerna används mycket lika. Vissa går jämt ch andra mycket få mil m året. De brde kunna användas mer effektivt genm samrdning. Detta kan bl.a. förverkligas i en gemensam bilpl. En kmmunal reserevisin brde förtydliga var den stra besparingsptentialen finns. Knstaterades ckså att en gemensam bilpl för hela länet skulle kunna minska den ffentliga sektrns kstnader väsentligt. Man brde ckså studera hur kstnaderna påverkas m man hyr bil i stället för att köpa en. År 2008 går 140 bilar över till kmmunerna samtidigt med hemsjukvården. Kmmunerna skulle kunna hyra bil av KLB men då krävs förmdligen att man bildar ett kmmunförbund. I vilket fall måste det göras via upphandling. Det är hur sm helst värt att undersöka frågan vidare. Tack till alla medverkande för ett mycket gtt samarbete! 7