Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/2013 Alingsås kommun Uppföljning av tidigare granskningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp 111 ERNST & YOUNG
ERNST & YOUNG Innehåll Sammanfattning 2 1. Inledning 4 1.1. Bakgrund 4 1.2. Syfte och revisionsfrågor 4 1.3. Metod 4 1.4. Revisionskriterier 4 2. Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 5 2.1. Kommunstyrelsen 6 2.2. Barn- och ungdomsnämnden 9 2.3. Tekniska nämnden 10 2.4. Vård- och äldreomsorgsnämnden 10 2.5. Vår bedömning 11 3. Granskning av upphandling och inköp 13 3.1. Tekniska nämnden 14 3.2. Barn- och ungdomsnämnden 17 3.3. Kommunstyrelsen 19 3.4. Vår bedömning 20 4. Slutsatser 21 Bilagor: Bilaga 1: Dokumentförteckning Bilaga 2 Kommunstyrelsens svar avseende granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 1
; JERNST&YOUNG Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Alingsås kommun granskat hur kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden hanterat de synpunkter som framkommit under revisionens tidigare granskningar avseende styrning av det systematiska arbetsmilĺöarbetet samt upphandling och inköp. Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (2009) Vi bedömer att kommunstyrelsen har vidtagit flera åtgärder avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Alingsås kommun. Bland annat har ansvar och uppgifter för nämnderna tydliggjorts genom en revidering av nämndernas reglementen. Centrala riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet samt en arbetsmiljöpolicy har arbetats fram och utbildningar har genomförts för såväl nämndpolitiker som för chefer inom förvaltningen. Granskningen visar att barn- och ungdomsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden i huvudsak har inväntat de kommungemensamma riktlinjerna för arbetsmiljöarbetet och uppger att dessa tillämpas inom respektive nämnd. När det gäller uppgiftsfördelning har samtliga av de granskade nämnderna upprättat skriftliga uppgiftsfördelningar från nämnden och vidare till förvaltningen. Den tf. förvaltningschefen i vård- och äldreomsorgsnämnden har inte undertecknat uppgiftsdokumentet, vilket formellt innebär att nämnden inte fördelat några uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Sammantaget bedömer vi att det finns goda förutsättningar i form av centrala riktlinjer och rutiner som stöd för nämnderna att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genom denna övergripande uppföljande granskning är det inte möjligt att bedöma hur dessa rutiner genomsyrar respektive nämnd och förvaltning, dä vi endast granskat dokument och intervjuat den översta chefsnivån, förvaltningschefer. Granskning av upphandling och inköp (2011) Vi bedömer att kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden och tekniska nämnden har vidtagit flera åtgärder utifrån granskningens resultat. Barn- och ungdomsnämnden samt tekniska nämnden har tagit fram riktlinjer och rutiner för hur inköp och upphandling ska ske inom förvaltningen. Kommunstyrelsen har förvärvat en elektronisk databas för hantering av kommunkoncernens samtliga avtal och genomför en kartläggning för att tydliggöra processerna avseende relationen mellan upphandling, inköp och uppföljning. När det gäller den tidigare rekommendationen till tekniska nämnden avseende att attestrutinerna bör ses över för att säkerställa att beloppsgränser inte höjs utan ett föregående nämndbeslut, visar granskningen att beloppsgränser fortfarande höjs tillfälligt för att kunna betala vissa fakturor i samband med entreprenader. Rekommendationen kvarstår därmed och vi bedömer att tekniska nämnden bör se över och anpassa attestrutinerna utifrån verksamhetens behov. 2
JERNST&YOUNG Det pågår vid granskningens genomförande ett antal åtgärder inom området upphandling och inköp och det är genom denna granskning inte möjligt att bedöma hur dessa åtgärder implementerats och genomsyrar respektive nämnd och förvaltning. Sammantaget bedömer vi, utifrån denna uppföljande granskning, att kommunstyrelsen och nämnderna i huvudsak påbörjat och vidtagit åtgärder utifrån granskningarnas framförda rekommendationer och förbättringsområden. 3
1111III1IIIIII I ERNST&YOUNG. Inledning.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har tidigare genomfört granskningar avseende kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (2009) samt upphandling och inköp (2011). Utifrån identifierade förbättringsområden lämnades rekommendationer om åtgärder till berörda nämnder. Granskningen har fokuserat på hur berörda nämnder hanterat de synpunkter som framkommit under revisionens tidigare granskningar samt vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av dessa. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens övergripande syfte var att granska hur kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden hanterat de synpunkter som framkommit under revisionens tidigare granskningar avseende styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp. Revisionsfrågorna har utformats utifrån de rekommendationer som lämnats under respektive granskning och frågor har ställts kring hur nämnderna hanterat de synpunkter och rekommendationer som framkom av granskningarna. 1.3. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, skriftliga frågor samt telefonintervjuer under perioden november 2012 februari 2013. Intervjuer har genomförts med följande personer: Kommundirektör Förvaltningschefer för: o Vård- och äldreomsorgsförvaltningen o Tekniska kontoret o Barn- och ungdomsförvaltningen En förteckning av de dokument som har granskats återfinns i bilaga 1. 1.4. Revisionskriterier Revisionskriterierna i denna uppföljning utgår ifrån lämnade rekommendationer i de granskningar som följs upp samt tidigare beskrivna revisionskriterier för respektive granskning. 4
a ERNST &YOUNG 2. Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Under 2009 genomförde Ernst & Young på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna en granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Granskningen syftade till att övergripande bedöma om kommunen bedrev ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete så att avsedd effekt uppnåddes. Granskningen inriktades på barn- och utbildningsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och omsorgsnämnden. Granskningen visade att: Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs med varierande intensitet och struktur i de olika nämnderna. Samordningen mellan nämnderna såväl som uppsikten från kommunstyrelsen gällande hanteringen av arbetsmiljöfrågor behöver förbättras avsevärt. Det finns ingen kommunövergripande arbetsmiljöpolicy som innehåller övergripande riktlinjer och rutiner och beskriver kommunens målsättningar inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av de tre granskade nämnderna har barn- och ungdomsnämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden arbetsmiljöplaner som i stort sett motsvarar de lagstadgade krav som ställs på en arbetsmiljöpolicy. Arbetsmiljöansvaret synliggörs inte i nämndernas reglementen. Det finns inte heller något övergripande dokument som klargör vilket ansvar och vilka uppgifter som åligger kommunfullmäktige, kommunstyrelse samt övriga nämnder i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av de granskade nämnderna har barn- och ungdomsnämnden samt tekniska nämnden en upprättad uppgiftsfördelning. Uppgiftsfördelningen är dock relativt okänd, såväl för nämnderna som i verksamheten. Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet varierar mellan nämnderna. Det är endast barn- och ungdomsnämnden som har ett formellt upprättat arbetsmiljöbokslut. Generellt är det väldigt lite information som efterfrågas och kommuniceras till respektive nämnd, vilket gör det svårt för nämnderna att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig för att uppfylla sitt omfattande arbetsmiljöansvar enligt lagar och föreskrifter. Rekommendationer till respektive nämnd samt nämndernas svar och nuläge redovisas uppdelat per nämnd nedan. 5
ii ERNST & YOUNG 2.1. Kommunstyrelsen Utifrån granskningens resultat gavs följade rekommendationer till kommunstyrelsen: Vi rekommenderar att kommunstyrelsen upprättar tydliga övergripande rutiner och riktlinjer som klargör kommunens intentioner i det systematiska arbetsmiljöarbetet samt vilket ansvar och vilka uppgifter som åligger kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt övriga nämnder. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa att såväl extern lagstiftning som interna styrdokument efterföljs inom kommunens samtliga verksamhetsnivåer. Utifrån iakttagelser i granskningen rekommenderar vi att någon form av utbildning genomförs gällande nämndledamöternas ansvar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. 2.1.1. Kommunstyrelsens svar Kommunstyrelsen beslutade 2009-12-14 att anta kommunledningskontorets förslag till åtgärder. I kommunledningskontorets svar framgår ett flertal åtgärder utifrån granskningens rekommendationer. Dessa redovisas i sin helhet i bilaga 2. 2.1.2. Nuläge Vid sitt sammanträde 2010-10-11 föreslog kommunstyrelsen kommunfullmäktige att besluta om en ny arbetsmiljöpolicy samt riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommunfullmäktige antog arbetsmiljöpolicyn och riktlinjerna vid sitt sammanträde 2010-10-27 och beslutade att nämnderna skulle anpassa sitt arbetsmiljöarbete efter den nya arbetsmiljöplanen och de nya riktlinjerna. Kommunen har i sin arbetsmiljöpolicy bland annat definierat att en god arbetsmiljö innebär att det finns en god samverkan mellan ledning och personal, att alla medarbetare är riskmedvetna och ständigt reflekterar över vilka risker de utsätts för, samt att arbetsmiljöarbetet präglas av regelbundenhet, långsiktighet och hållbarhet. I riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet framgår bland annat roller i arbetsmiljöarbetet, fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. När det gäller fördelning av arbetsmiljöuppgifter framgår i riktlinjerna en översikt kring hur fördelning av arbetsmiljöuppgifter formellt ska gå till: Från... till... Från kommunfullmäktige till nämnd Från nämnd till förvaltningschef Från förvaltningschef till avdelningschef Från avdelningschef till enhetschef Genom Nämndreglemente Undertecknande av arbetsmiljöuppgifter samt beslut i nämnd Undertecknande av arbetsmiljöuppgifter Undertecknande av arbetsmiljöuppgifter 6
11111I"IIII ERNST&YOUNG Det finns kommungemensamma mallar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. I framkommer ansvar för förvaltningschefer, avdelningschefer och enhetschefer. dessa Hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas under året framkommer av nedanstående bild. Den är hämtad från kommunens gemensamma arbetsmiljöpolicy och kallas "arbetsmiljöåret". Medarbe tarenkät skickas ut dec ~ jan ~. -" --- ~ no Fysisk, ~ AM- Psykosocialrond Uppföljning / / AM-rond kr. Redovisning Utvecklingssamtal se l ~ Arbetsmiljömål,! aar.eau ma jul ( ( jun Uppföljning Enkät till chefer Statistik Redovisning Nämndens årsredovisning! Personal- 11 redovisning (pers. avd) Mål Nämndens flerksstrategi/ "N MI" (pers. avd.) Bild 1: Visualisering av arbetsmiljöåret Källa: Riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet Kommunstyrelsen beslutade 2010-11-22, utifrån kommunledningskontorets skrivelse 2010-10-05, att föreslå kommunfullmäktige att göra följade tillägg i reglementena avseende fördelning av arbetsmiljöuppgifter: Kommunstyrelsens reglemente kompletteras med följande sats under 6: Det kommunövergripande arbetsmiljöarbetet Arbetsmiliö Kommunstyrelsen har ansvaret för arbetsmiljön på kommunledningskontoret vilket innebär att: - Verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön samt att konsekvenser för arbetsmiljön bedöms vid förändringar. - Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på alla nivåer inom verksamheten samt att konkreta arbetsmiljömål tas fram. - Ge uppgifter i kommunledningskontorets systematiska arbetsmiljöarbete till kommundirektören med rätt för kommundirektören att delegera arbetsmiljöuppgifter så långt ut i förvaltningen som är lämpligt. Övriga nämnders reglementen kompletteras med följande stycke: Arbetsmiljö 7
- 1111II1IIlIII =~ ERNST&YOUNG N N-nämnden har ansvaret för att Verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön samt att konsekvenser för arbetsmiljön bedöms vid förändringar. - Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på alla nivåer inom verksamheten samt att konkreta arbetsmiljömål tas fram. - Ge uppgifter i kommunledningskontorets systematiska arbetsmiljöarbete till förvaltningschefen med rätt för förvaltningschefen att delegera arbetsmiljöuppgifter så långt ut i förvaltningen som är lämpligt. Delta i det kommunövergripande arbetsmiljöarbetet. Kommunfullmäktige beslutade 2010-12-15 att nämndernas reglementen kompletteras enligt kommunstyrelsens förslag. När det gäller rekommendationen kring att någon form av utbildning genomförs gällande nämndledamöternas ansvar i det systematiska arbetsmiljöarbetet har kommunstyrelsen tagit initiativ till utbildningar både för nämndpolitiker och för chefer inom förvaltningen. Under hösten 2011 genomfördes en arbetsmiljöutbildning för alla chefer. Under hösten 2011 och våren 2012 har en föredragning genomförts för alla nämndpolitiker om arbetsgivarrollen och systematiskt arbetsmiljöarbete. Övriga åtgärder som har genomförts inom arbetsmiljöområdet i annat: kommunen är bland En redovisning av arbetsmiljön sker till varje nämnd som en bilaga till årsredovisningen. Olika nyckeltal som sjukfrånvaro, arbetsskador, uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet och NMI (Nöjd-Medarbetar-Index) ingår i redovisningen. NMI (Nöjd-Medarbetar-Index) används som en indikator i styrmodellen. En uppföljning av arbetsmiljöarbetet genomfördes 2011 via enkät till alla chefer. Nya system har införts för att hantera arbetsskador, tillbud och kommunens rehabiliteringsansvar. Utbildning i rehabilitering och arbetsmiljö genomförs för nya chefer. Fysisk och psykosocial arbetsmiljörond genomförs årligen. 8
11111Hlilll E.1 ERNST&YOUNG 2.2. Barn- och ungdomsnämnden Utifrån granskningens resultat gavs följande rekommendation till barn- och ungdomsnämnden: Vi rekommenderar att barn- och ungdomsnämnden tillser att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomsyrar samtliga nivåer och verksamheter inom förvaltningen och att arbetet bedrivs i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. 2.2.1. Barn- och ungdomsnämndens svar Barn- och ungdomsnämnden beslutade 2009-11-17 att översända svaret nedan till kommunrevisionen. "Barn- och ungdomsförvaltningens arbetsmiljöarbete har en fastställd struktur som finns i "Arbetsmiljö i blickpunkt". Denna struktur behöver fortsätta att implementeras i förvaltningen. Detta arbete kommer att ske i en partsgemensam grupp i förvaltningens samverkansgrupp, som får i uppdrag att ta fram en handlingsplan för hur detta arbete ska ske och det pågår även som en del i AG-hälsa-arbetet.' Barn- och ungdomsförvaltningen har varit i kontakt med kommunledningskontoret och avvaktar det kommunövergripande system och den struktur som kommer att arbetas fram i kommunledningskontorets regi. Barn- och ungdomsförvaltningen kommer att ingå i det kommande kommungemensamma arbetet". 2.2.2. Nuläge Nämnden har 2011-12-15 fattat beslut om att fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen. Förvaltningschefen har sedan fördelat uppgifter till biträdande förvaltningschef, utvecklingschefer samt administrativ chef. En av utvecklingscheferna har i sin tur fördelat uppgifter till verksamhetschef för skolhälsovård. Biträdande förvaltningschef har sedan fördelat uppgifter till förskolechefer och rektorer. Barn- och ungdomsnämnden tillämpar enligt intervjuuppgift de kommungemensamma riktlinjerna i sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljö är en stående punkt på förvaltningens samverkansgrupp och det som framkommer under året ska med början i bokslutet 2013 rapporteras till nämnden. Enligt uppgift har nämnden inte fattat beslut om en egen arbetsmiljöplan. Förvaltningen har dock i protokoll från förvaltningens samverkansgrupp, 11 juni 2012, beslutat om en handlingsplan för arbetsmiljö, utifrån resultat i genomförd arbetsmiljöenkät. När en ny chef anställs på förvaltningen arrangeras en chefsutbildning/-introduktion. I denna ingår arbetsmiljöarbete som ett moment. 1 I november 2006 bildades Arbetsgrupp hälsa (AG-hälsa) som ett kommunövergripande projekt för att minska ohälsotalen. Gruppen leds av arbetsmiljöhandläggaren från personalkontoret och består av representanter från förvaltningarna samt Kommunal och Lärarförbundet. 9
111111IIIIII =7 ERNSr&YOUNG 2.3. Tekniska nämnden Utifrån granskningens resultat gavs följade rekommendation till tekniska nämnden: Vi rekommenderar att tekniska nämnden tar ett tydligare ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet, upprättar en nämndövergripande arbetsmiljöplan samt tillser att verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och de föreskrifter som gäller för arbetsmiljön. 2.3.1. Tekniska nämndens svar Tekniska nämnden beslutade 2009-11-09 att anta tekniska kontorets skrivelse som sitt svar. Svaret har i denna uppföljande granskning inte kunnat återfinnas och finns inte i tekniska nämndens diarium. 2.3.2. Nuläge Tekniska nämndens ordförande har 2011-01-31 fördelat arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen. Förvaltningschefen har därefter fördelat uppgifter till avdelningschefer, som i sin tur fördelat uppgifter till sina respektive enhetschefer. Tekniska kontoret har tagit fram en nämndövergripande arbetsmiljöplan, daterad 2009-11-11. Planen har inte beslutats av tekniska nämnden. Personalsekreteraren uppger att planen reviderades senast under 2012. I arbetsmiljöplanen framkommer bland annat mål för arbetsmiljöarbetet, förvaltningens arbetssätt, ansvarsfördelning, samt en checklista för fysiska och psykosociala arbetsmiljöronder. Vid intervju med förvaltningschefen uppges att nämnden förutom det som anges i arbetsmiljöplanen tillämpar kommunens gemensamma riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 2.4. Vård- och äldreomsorgsnämnden vård- och äldreom- Utifrån granskningens resultat gavs följade rekommendation till sorgsnämnden: Vi rekommenderar att vård- och äldreomsorgsnämnden upprättar en tydlig uppgiftsfördelning som beskriver vem som skall göra vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet: 2.4.1. Värd- och äldreomsorgsnämndens svar Vård- och äldreomsorgsnämnden beslutade 2009-10-20 att ge förvaltningen i uppdrag att utarbeta en tydlig uppgiftsfördelning som beskriver vem som skall göra vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet. I nämndens svar anges följande: "För att åstadkomma ett kvalitativt systematiskt arbetsmiljöarbete krävs fungerande övergripande rutiner. Vård- och äldreomsorgsnämnden anser därför att nya rutiner och ansvarsbeskrivningar för det systematiska arbetsmiljöarbetet bör utarbetas av kommunstyrelsen i samråd med respektive nämnd. I samband med implementeringen av nya rutiner och ansvarsgränser krävs utbildningsinsatser till såväl förtroendevalda som verksamhetsledning. 10
_i ERNST&YOUNG Trots behov av en bättre fungerade kommunövergripande struktur för arbetsmiljöarbetet kan vård- och äldreomsorgsnämnden förbättra sitt eget arbetsmiljöarbete. Vi föreslår därför att nämnden i första hand ger förvaltningen i uppdrag att utarbeta en tydlig uppgiftsfördelning som beskriver vem som skall göra vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet". 2.4.2. Nuläge Liksom övriga nämnder uppger den tf. förvaltningschefen att vård- och äldreomsorgsnämnden tillämpar de kommungemensamma riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vård- och äldreomsorgsnämnden beslutade 2012-01-24 att ge dåvarande förvaltningschefen uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet med rätt för förvaltningschefen att delegera arbetsmiljöuppgifter så långt ut i förvaltningen som är lämpligt. I beslutet anges vidare att nämndordförande fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefen genom att ordförande och förvaltningschef undertecknar uppgiftsfördelningen i dokumentet "Fördelning av arbetsmiljöuppgifter nämnd till förvaltningschef". Vid intervju med tf. förvaltningschef framkommer att det inte fattats något nytt nämndebeslut kring fördelningen av arbetsmiljöuppgifter, vilket innebär att tf. förvaltningschef vid granskningens genomförande inte undertecknat och formellt blivit tilldelad några uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. 2.5. Vår bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen har vidtagit flera åtgärder avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Alingsås kommun. Bland annat har ansvar och uppgifter för nämnderna tydliggjorts genom en revidering av nämndernas reglementen. Centrala riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet samt en arbetsmiljöpolicy har arbetats fram och utbildningar har genomförts för såväl nämndpolitiker som för chefer inom förvaltningen. Granskningen visar att barn- och ungdomsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden i huvudsak har inväntat de kommungemensamma riktlinjerna för arbetsmiljöarbetet och uppger att dessa tillämpas inom respektive nämnd. När det gäller uppgiftsfördelning har samtliga av de granskade nämnderna upprättat skriftliga uppgiftsfördelningar från nämnden och vidare till förvaltningen. Den tf. förvaltningschefen i vård- och äldreomsorgsnämnden har inte undertecknat uppgiftsdokumentet, vilket formellt innebär att nämnden inte fördelat några uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. I granskningen noterar vi att begreppet "delegera arbetsmiljöuppgifter" fortfarande används i den revidering som gjordes av nämndernas reglementen. I kommentarerna till arbetsmiljöverkets föreskrifter för det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS:2001:1) anges att uppgiftsfördelningen inte betyder att delegera ansvar. Arbetsmiljöansvaret ligger i juridisk mening alltid kvar på arbetsgivaren, som skall tillse att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs enligt lagar och föreskrifter. Arbetsgivaren, i detta fall kommunen med dess olika nämnder, kan inte göra sig av med sitt arbetsmil- 11
11 I I I(1 I I I I NERNST & YOUNG jöansvar genom att lägga ut uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Däremot är det nödvändigt för arbetsgivaren att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet på personer i verksamheten för att kunna uppfylla sitt ansvar. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får därmed en intern skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på ett sådant sätt som det var tänkt. Sammantaget bedömer vi att det finns goda förutsättningar i form av centrala riktlinjer och rutiner som stöd för nämnderna att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genom denna övergripande uppföljande granskning är det dock inte möjligt att bedöma hur dessa rutiner genomsyrar respektive nämnd och förvaltning, då vi endast granskat dokument och intervjuat den översta chefsnivån, förvaltningschefer. 12
11111I11IIIIII1 =l ERNST&YOUNG 3. Granskning av upphandling och inköp Under 2011 genomförde Ernst & Young på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Alingsås kommun en granskning av kommunens upphandling och inköp inom barnoch ungdomsnämnden samt inom tekniska nämnden. Av granskningen framkom att kommunen hade två styrdokument avseende upphandling och inköp, en upphandlingspolicy samt föreskrifter för direktupphandling. Det skedde dock ingen uppföljning av efterlevnaden av policy och föreskrifter och inte heller någon samlad uppföljning av de direktupphandlingar som gjordes i kommunens nämnder. Det förelåg därmed en risk att det inom vissa inköpsområden gjordes direktupphandlingar till ett värde som överstiger beloppsgränser för Lagen om offentlig upphandling (LOU)2 samt att avtal saknas för väsentliga inköpsområden. Det fanns en tydlig ansvarsfördelning mellan kommunledningens upphandlingsfunktion och nämnderna avseende upphandlingsverksamheten. Upphandlingsfunktionen genomförde förvaltnings- och bolagsövergripande upphandlingar. Tekniska nämnden genomförde en stor del av sina upphandlingar i egen regi eftersom det främst rörde sig om entreprenadavtal. Barn- och ungdomsnämnden saknade riktlinjer och rutiner för hur upphandling och inköp skulle ske. Tekniska nämnden hade i ett rutindokument reglerat direktupphandling samt att de hade en inköpsrutin som beskriver hur inköp ska ske för ett begränsat antal produktgrupper. Nämnden saknade dock riktlinjer och rutiner som fastställer hur övriga inköp som görs i verksamheten skulle ske. Avseende de inköp som gjordes i nämnderna saknades en tydlig ansvarsfördelning. Av nämndernas delegationsordning framgick inte tydligt hur ansvaret är fördelat samt vilka beloppsgränser som gällde. Detta framgick inte heller av något annat dokument. Upphandlingsfunktionen hade samtliga ramavtal som tecknats av kommunen samlade på kommunens intranät, där de var sorterade efter produktgrupp. De fanns tillgängliga för alla som gjorde inköp. De ramavtal som tecknades av de kommunala bolagen och som även omfattade nämnderna fanns dock inte tillgängliga på kommunens intranät. Det skedde heller inte någon uppföljning av att avtal fanns för väsentliga inköpsområden, varken genom uppföljning eller behovsanalyser. Upphandlingsfunktionen följde upp avtalstider månadsvis för att säkerställa att avtal inte löper ut innan nytt avtal är tecknat. Nämnderna saknade en förteckning där samtliga avtal fanns samlade och ansvaret för respektive avtal låg på ansvarig chef för verksamhet som avtalet berörde. Ansvarig chef ansvarade även för bevakning av avtalstider. Inte heller i nämnderna skedde uppföljning av att avtal fanns för väsentliga inköpsområden, varken genom uppföljning eller behovsanalyser. Utifrån vår granskning av fakturor bedömde vi att det fanns brister i inköpsprocessen och fakturahanteringen. Då den dokumentation vi tog del av var bristfällig bedömde vi 2 Cirka 287 000 kronor. 13
11II11IIII aernst&young att en stor del av inköpen inte var gjorda med hänsyn till den konkurrens som fanns eller i enlighet med ingångna ramavtal. Vår bedömning var att det fanns brister i den interna kontrollen rörande attest av fakturor. Flera fakturor hade kontrollattesterats av annan person än beställaren och beställare hade även haft möjlighet att beslutsattestera eget inköp. I tekniska nämndens internkontrollplan för 2011 ingick ett antal uppföljningsområden avseende upphandling och inköp, vilka bedömdes täcka väsentliga delar av verksamheten. I barn- och ungdomsnämnden saknades liknande uppföljning. Utifrån vad som framkom av intervjuer bedömde vi att kommunens upphandlingsfunktion tog hänsyn till miljömässiga faktorer i samband med upphandling, där så var möjligt. Tekniska nämnden bedömdes kunna förbättra sitt miljöarbete i samband med upphandling, bland annat genom att miljökriterier ges större vikt. Huruvida miljöanpassade produkter efterfrågats och valts vid inköp kunde inte bedömas utifrån den dokumentation vi tog del av. 3.1. Tekniska nämnden I granskningen av upphandling och inköp framfördes ett antal rekommendationer till tekniska nämnden. Nämnden har i sitt svar, 2012-02-06, redogjort för åtgärder utifrån rapportens förslag till förbättringar/rekommendationer. Nämndens svar anges i sin helhet nedan. 3.1.1. Tekniska nämndens svar utifrån revisionsrapportens förslag till förbättringar/rekommendationer I revisionsrapporten påtalades att det är angeläget att nämnderna tar fram riktlinjer och rutiner för hur upphandling och inköp ska ske inom verksamheterna. Här bör även framgå vem som har rätt att göra inköp samt inom vilka beloppsgränser. Ansvar och beloppsgränser bör även framgå tydligare i nämndernas delegationsordningar. Detta för att säkerställa att inköp och upphandling sker med hänsyn till den konkurrens som finns samt i enlighet med ingångna ramavtal och gällande lagkrav. Tekniska nämnden uppger att förvaltningen sedan rapporten kom har utarbetat riktlinjer för hur inköp skall gå till med angivande av ansvar och beloppsgränser. Under våren 2012 uppges även att delegationsordningen ses över I revisionsrapporten framfördes att kommunstyrelsen bör tillse att samtliga ramavtal som omfattar kommunens bolag och nämnder finns samlade och lättillgängliga. Vidare anges att det är angeläget att kommunstyrelsen upprättar riktlinjer och rutiner för en kommunövergripande uppföljning av de inköp och upphandlingar som sker. Detta för att säkerställa att kommunens samlade inköp inom ett visst område inte överstiger den beloppsgräns som finns för direktupphandlingar enligt LOU. Detta även för att säkerställa att avtal finns för väsentliga inköpsområden. I svaret från tekniska nämnden framgår att tekniska förvaltningen förutsätter att kommunstyrelsen kommer att förbättra den centrala hanteringen av upphandlingar och inköp enligt förslagen i rapporten. När rutiner för inrapportering till systemet är klara uppges att tekniska förvaltningen kommer att följa dessa. 14
_I ERNST & YOUNG I revisionsrapporten framförs att det är angeläget att nämnderna tar fram rutiner för uppföljning av inköp och upphandling. Detta för att säkerställa att hanteringen sker i enlighet med framtagna policys och riktlinjer samt i enlighet med gällande ramavtal. Även nämnderna bör göra en uppföljning av huruvida avtal finns för väsentliga inköpsområden. I svaret från nämnden framgår att förvaltningen har upprättat en förteckning av genomförda upphandlingar 2011. Denna förteckning kommer successivt att kompletteras med nya upphandlingar samt uppgifter kring inköp på belopp över 10 000 kronor i enlighet med den rutin för inköp som infördes under sommaren 2011. I samband med detta arbete har förvaltningen konstaterat ett behov av att upphandla transporttjänster och varor och tjänster för maskinell utrustning såsom gräsklippare och sopmaskiner. Upphandling av transporter pågår. I revisionsrapporten påpekas att nämnderna bör upprätta en förteckning över deras befintliga avtal, för att säkerställa att de finns tillgängliga för alla samt för att skapa en gemensam bevakning av avtalstider. I nämndens svar framförs att samtliga attestanter har informerats om att varor man själv köpt in skall beslutattesteras av tjänsteman i överordnad position. Rutinen för inköp över 10000 kr innehåller krav på dokumentation av inköpen, i enlighet med förslaget i revisionsrapporten. Vidare anger nämnden att flera av nämndens internkontrollpunkter under 2011 har gällt inköp och upphandling. Med anledning av resultatet av revisorernas granskning uppges att punkterna till största del bör finnas kvar även under 2012. I rapporten påpekas att det är angeläget att nämnderna stärker den interna kontrollen i inköpsprocessen, framförallt när det gäller kontroll av leveranser och fakturor. För att uppnå en god intern kontroll bör det finnas flera attestmoment som bör utföras av olika personer. Det är inte lämpligt att personer har möjlighet att beslutsattestera egna beställningar. Tekniska nämnden bör omgående se över sina attestrutiner för att säkerställa att beloppsgränser inte höjs utan ett föregående nämndbeslut. I svaret uppger tekniska kontoret att revisionen måste fått en missvisande bild av hur attestrutinerna fungerar. Förvaltningen kan inte ändra beloppen i attestförteckning hur som helst. Förvaltningschefen har delegation att under året utse nya attestanter om behov uppstår, men någon ändring av beloppsgränser för befintliga attestanter sker inte vid dessa tillfällen. Vidare anges i svaret att: "det finns ett dilemma som i första hand avser fakturor på stora belopp i samband med entreprenader. Det är framför allt exploateringsverksamheten (nu inom SBN), VA-verket och gatuavdelningen som är berörda. Här förekommer det några gånger om året fakturor som är högre än de 2 mnkr som är begränsningen i attestbeslutet. Dessa fakturor följer som regel en betalningsplan som upprättats efter upphandling och avtal har slutits, varför det sällan råder någon tveksamhet kring fakturornas I dessa fall har kommunledningen (ekonomichef eller redovisningschef) tillfälligt för den enskilda fakturan kunnat höja attestbeloppet. Detta är kanske formellt fel, men är inget som sker utan 15
_I ERNST & YOUNG att tillräcklig kontroll genomförts. Förslag på lösning kommer att diskuteras med kommunledningen och förvaltningen får återkomma i denna fråga." Tekniska nämnden godkänner 2012-02-06 de åtgärder som förvaltningen föreslår med anledning av revisionsrapporten och överlämnar redogörelsen till kommunrevisionen och kommunstyrelsen för kännedom. Nämnden betonar samtidigt kommunstyrelsens övergripande ansvar för upphandling och inköp. 3.1.2. Nuläge Tekniska kontoret har tagit fram nya riktlinjer för hur inköp och upphandling ska gå till. Det finns även en förteckning upprättad per avdelning över vilka som har behörighet att göra inköp och till vilka belopp. I nämndens uppdaterade attestlista framgår vilka som har rätt att kontrollera attester samt till vilka belopp de har rätt att göra så. I nämndens inköpsrutin framkommer att uppföljning ska genomföras två gånger om året av att ramavtal följs vid inköp, vilka som har gjort inköp samt att attesterna är korrekta. Det framgår även att resultatet ska rapporteras till nämnden. Det upprättas inga handlingsplaner om avvikelser mot ramavtal uppmärksammas, men däremot genomförs ett samtal med den enskilde medarbetaren. Om det finns generella mönster kan medarbetare förbjudas från att göra inköp. Beloppsgränser kan fortsatt ändras utan föregående nämndbeslut. Detta beror på att det finns en begränsning i ekonomisystemet avseende hur stora belopp som får attesteras per gång. Enligt intervjuuppgift får tekniska nämnden fakturor på höga belopp och det måste därför vara möjligt att tillfälligt kunna ändra beloppsgränserna för att kunna betala fakturorna. Höjningen sker genom att kommunledningskontoret tillfälligt ombeds höja beloppsgränsen i ekonomisystemet. Avseende direktupphandlingar har nämnden tagit fram en checklista. I den framgår att direktupphandlingar ska göras om inköpsbeloppet överstiger 10 000 kronor men understiger 200 000 kronor. Av checklistan framkommer att den som genomför en direktupphandling bland annat ska ta följande i beaktande: Är inköpet ändamålsenligt med verksamheten som bedrivs? Är leverantören seriös (F-skatt, skatteskuld)? Finns miljötänk hos leverantören? Kvalitetsarbete hos leverantören? Minst 2-3 likvärdiga leverantörer skall frågas. En förteckning över de avtal som nämnden själv har upphandlat upprättades enligt intervjuuppgift 2010. Den ska uppdateras kontinuerligt. Av intervjun har framkommit att förteckningen inte är fullständig men att förvaltningen kontinuerligt arbetar för att förbättra förteckningen. Tekniska nämndens internkontrollplan innehåller punkter som avser inköp och upphandling. Exempel är på kontrollpunkter är att inköp sker mot ramavtal, att rätt person 16
J ERNST & YOUNG attesterar och att direktupphandlingar görs enligt gällande riktlinjer. Internkontrollplanen följs upp och rapporteras till nämnden. I den årliga granskningen framkommer att tekniska nämnden har haft en dialog med KS för att få dem att prioritera frågorna kring upphandling och inköp. Nämnden uppger att alla rekommendationer inte är genomförda och nämndens förklaring till detta är att en del rekommendationer var riktade till KS. Nämnden menar att de politiskt har haft en dialog med KS för att få dem att prioritera frågorna och menar att om KS inte gör sin del kan inte nämnden fortsätta sitt utvecklingsarbete inom området. 3.2. Barn- och ungdomsnämnden Utifrån granskningens resultat identifierades följande förbättringsområden och rekommendationer till barn- och ungdomsnämnden: Det är angeläget att nämnderna tar fram riktlinjer och rutiner för hur upphandling och inköp ska ske inom verksamheterna. Här bör även framgå vem som har rätt att göra inköp samt inom vilka beloppsgränser. Ansvar och beloppsgränser bör även framgå tydligare i nämndernas delegationsordningar. Detta för att säkerställa att inköp och upphandling sker med hänsyn till den konkurrens som finns samt i enlighet med ingångna ramavtal och gällande lagkrav. Det är angeläget att nämnderna tar fram rutiner för uppföljning av inköp och upphandling. Detta för att säkerställa att hanteringen sker i enlighet med framtagna policys och riktlinjer samt i enlighet med gällande ramavtal. Även nämnderna bör göra en uppföljning av huruvida avtal finns för väsentliga inköpsområden. Nämnderna bör upprätta en förteckning över deras befintliga avtal, för att säkerställa att de finns tillgängliga för alla samt för att skapa en gemensam bevakning av avtalstider. Det är angeläget att nämnderna stärker den interna kontrollen i inköpsprocessen, framförallt när det gäller kontroll av leveranser och fakturor. För att uppnå en god intern kontroll bör det finnas flera attestmoment som bör utföras av olika personer. Det är inte lämpligt att personer har möjlighet att beslutsattestera egna beställningar. 3.2.1. Barn- och ungdomsnämndens svar Barn- och ungdomsnämnden beslutade 2012-01-24 att vidta nedanstående åtgärder och sända följande svar till kommunrevisionen: "Förvaltningen har gått igenom revisionsrapporten och föreslår att barn- och ungdomsnämnden ska vidta de åtgärder som revisorerna rekommenderar utifrån identifierade förbättringsområden: - Ta fram riktlinjer och rutiner för hur upphandling och inköp ska ske inom verksamheterna, göra en tydlig ansvarsfördelning och se över delegationsförteckningen. 17
- 11) 1111111I =/ _ľ ERNST & YOUNG - Ta fram rutiner för uppföljning av inköp och upphandling, samt rutiner för uppföljning. - Upprätta en förteckning över befintliga avtal, med gemensam bevakning av avtalstider. Stärka den interna kontrollen i inköpsprocessen. Tillsammans med upphandlingsenheten se över heltäckande ramavtal för livsmedel. Förvaltningen arbetar med att ta fram dessa rutiner och riktlinjer, se över delegationsförteckning, upprätta förteckning över befintliga avtal och stärka internkontrollen avseende inköpsprocessen Detta kommer att vara klart senast 2012-04-30". 3.2.2. Nuläge Nämnden har i dialog med kommunledningskontoret tagit fram rutiner för inköp och upphandling. Det framgår i rutinerna att det på varje avdelning och i varje arbetslag samt ämnesområde ska finnas en inköpsansvarig. Det är rektor eller förskolechef som utser inköpsansvarig. Alla inköpsansvariga får göra inköp till ett värde av högst 30 000 kronor per inköpstillfälle. Om behov finns för högre inköp kan tidsbegränsad behörighet delegeras. Det framgår även i rutinerna att den inköpsansvarige alltid ska undersöka om det finns ett ramavtal och att prisjämförelse måste göras och dokumenteras om det inte finns ett ramavtal. Inom nämnden finns ett rutindokument för hur uppföljning av inköp, upphandling och förvaltningsspecifika avtal ska ske. I rutinen för inköp och upphandling sker uppföljning med hjälp av internkontroll. Stickprov utförs löpande av ekonom i ekonomisystemet och vid upptäckta brister skickas en kontrollrapport till inköpsansvarig som kompletterar med anteckning eller liknande och förklarar gjort inköp. I nämndens internkontrollplan finns kontrollpunkter som berör inköp och upphandling. Det framkommer att löpande kontroller ska göras av gjorda inköp i ekonomi- och redovisningssystemet och att kontroll av inköp mot ramavtal och bilagor för bekräftelse av inköp ska göras. Kontrollen ska genomföras månatligen av ekonom på förvaltningen. Det har upprättats en förteckning över nämndens samtliga avtal. Enligt nämndens rutiner för uppföljning av inköp, upphandling och förvaltningsspecifika avtal har en ekonom på förvaltningen ansvar för att alla avtal skrivs in i förteckningen. Det är den som tecknat avtalet som ansvarar för att avtalet sägs upp eller förlängs i god tid. Bevakningen av avtalen ansvarar ekonom för genom att två gånger om året gå igenom förteckningen och påminna avtalstecknare. När det gäller nämndens föreslagna åtgärd att tillsammans med upphandlingsenheten se över heltäckande ramavtal för livsmedel uppges att arbetet pågår. 18
1111 JERNST&YOUNG 3.3. Kommunstyrelsen Utifrån kommunstyrelsens övergripande ansvar för upphandling och inköp har vi inom ramen för uppföljningen ställt skriftliga frågor till upphandlings- samt ekonomichef. Nedan redogörs för de skriftliga svaren utifrån de identifierade förbättringsområden/rekommendationer som riktade sig till kommunstyrelsen i granskningen: Kommunstyrelsen bör tillse att samtliga ramavtal som omfattar kommunens bolag och nämnder finns samlade och lättillgängliga. Det är angeläget att kommunstyrelsen upprättar riktlinjer och rutiner för en kommunövergripande uppföljning av de inköp och upphandlingar som sker. Detta för att säkerställa att kommunens samlade inköp inom ett visst område inte överstiger den beloppsgräns som finns för direktupphandlingar enligt LOU. Detta även för att säkerställa att avtal finns för väsentliga inköpsområden. 3.3.1. Kommunstyrelsens svar och pågående arbete I svar från upphandlings- samt ekonomichef, 12-10-26, anges att: "kommunen under 2012 har förvärvat en elektronisk databas för hantering av koncernens samtliga avtal. Detta verktyg kommer initialt att användas av kommunen men avser även inkludera kommunens bolag inom kort. Verktyget har en tydlig struktur och en sökfunktion för användarvänlighet vilket kommer att öka tillgängligheten för koncernens samtliga beställare inom såväl förvaltningar som bolag". Avseende rekommendationen kring att det är angeläget att kommunstyrelsen upprättar riktlinjer och rutiner för en kommunövergripande uppföljning av de inköp och upphandlingar som sker svarar upphandlings- samt ekonomichefen att: "Redan idag finns framtagna policys och riktlinjer för upphandling inom kommunen, vilka även gäller för bolagen. Vad gäller relationen upphandling - inköp - uppföljning pågår för närvarande en kartläggning som i förlängningen kommer att medföra en effektivisering och ett tydliggörande av processerna. Genom att samla samtliga avtal i kommunen i en gemensam databas kommer vi kunna säkerställa att avtal finns för väsentliga inköpsområden". Sammanfattningsvis anges i det skriftliga svaret av upphandlings- samt ekonomichef att: "Nämnderna har tagit till sig förslagen på förbättringar/rekommendationer som revisorerna visat på genom att aktiv justera och vidta rekommenderade åtgärder. Genom att tydliggöra och uppdatera centrala policys och riktlinjer tillsammans med förvärvet av en gemensam avtalsdatabas visar kommunstyrelsen insatser i relation till föreslagna förbättringar". 19
Ill11iwl,,,,, ERNST & YOUNG 3.4. Vår bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden och tekniska nämnden har vidtagit flera åtgärder utifrån granskningens resultat. Barn- och ungdomsnämnden samt tekniska nämnden har tagit fram riktlinjer och rutiner för hur inköp och upphandling ska ske inom förvaltningen. Kommunstyrelsen har förvärvat en elektronisk databas för hantering av kommunkoncernens samtliga avtal och genomför en kartläggning för att tydliggöra processerna avseende relationen mellan upphandling, inköp och uppföljning. När det gäller den tidigare rekommendationen till tekniska nämnden avseende att attestrutinerna bör ses över för att säkerställa att beloppsgränser inte höjs utan ett föregående nämndbeslut, visar granskningen att beloppsgränser fortfarande höjs tillfälligt för att kunna betala vissa fakturor i samband med entreprenader. Rekommendationen kvarstår därmed och vi bedömer att tekniska nämnden bör se över och anpassa attestrutinerna utifrån verksamhetens behov. Det pågår vid granskningens genomförande ett antal åtgärder inom området upphandling och inköp. Genom denna övergripande uppföljande granskning är det inte möjligt att bedöma hur dessa åtgärder implementerats och genomsyrar respektive nämnd och förvaltning. 20
1) 11111IIII I ~/ ~l ERNST & YOUNG 4. Slutsatser Syftet med granskningen var att granska hur kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden hanterat de synpunkter som framkommit under revisionens tidigare granskningar avseende styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp. Sammantaget bedömer vi att kommunstyrelsen och nämnderna i huvudsak påbörjat och vidtagit åtgärder utifrån granskningarnas framförda rekommendationer och förbättringsområden. Göteborg den 26 mars 2013 Erik Söderberg Verksamhetsrevisor Ulrika Berling Kvalitetssäkrare Certifierad kommunal revisor 21
111111111111"""-,I ERNST & YOUNG Bilaga 1: Dokumentförteckning Barn- och ungdomsnämnden Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från barn- och ungdomsnämnden till förvaltningschef, BUN 2011-12-15, 2012-01-17 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från biträdande förvaltningschef till förskolechef, 2012-03-22 Protokoll BUN, 2009-11-12 Granskning av inköp och upphandling Avtalsförteckning Förslag till delegationsförteckning Internkontrollplan 2012 Rutin för uppföljning av inköp, upphandling och förvaltningsspecifika avtal, 2012-04-26 Rutin för inköp och upphandling inom barn- och ungdomsförvaltningen, 2012-04-26 Kommunstyrelsen Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Kommunledningskontorets förslag på åtgärder avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet 2009-10-02, KS 209-12-14 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter tillägg i nämndernas reglementen, 2010-11-22, KF 2010-12-15 Riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) i Alingsås kommun - Bilaga: Arbetsmiljöpolicy - Bilaga: Fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt returnering av arbetsmiljöuppgifter Granskning av inköp och upphandling Svar från ekonomi- och upphandlingschef 2012-10-26 Tekniska nämnden Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Protokoll TN 2009-11-09 Arbetsmiljöplan för tekniska förvaltningen Undertecknad fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämndens ordförande till förvaltningschef, 2011-01-3 22
111111Ii" Ell ERNST & YOUNG Undertecknad fördelning av arbetsmiljöuppgifter från förvaltningschef till avdelningschef, 2011-02-01 Granskning av inköp och upphandling Attestlista Delegationsförteckning för tekniska nämnden Förteckning över beställare Inköpsrutin tekniska kontoret Mall vid anbudsbegäran, direktupphandlingar Tekniska kontorets checklista vid direktupphandling Uppföljning av internkontrollplan, juni 2012 Vård- och äldreomsorgsnämnden Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Protokoll från vård- och äldreomsorgsnämndens sammanträde 2011-12-13 Protokoll från vård- och äldreomsorgsnämndens sammanträde 2012-01-24 Protokoll från vård- och äldreomsorgsnämndens arbetsutskott sammanträde 2012-01- 10 Undertecknad fördelning av arbetsmiljöuppgifter från förvaltningschef till avdelningschef Undertecknad fördelning av arbetsmiljöuppgifter från avdelningschef till enhetschef/rektor 23
111111i111,lll" _~ ERNST & YOUNG ilaga 2: Kommunstyrelsens svar avseende granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet I nedanstående dokument beskriver kommunledningskontoret vilka åtgärder man önskar genomföra i syfte att korrigera de brister Ernst & Young påtalat i sin granskning av Alingsås kommun systematiska arbetsmiljöarbete. Problematik Åtgärder Klart senast Ansvarig Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs med varierande intensitet och struktur i de olika nämnderna. Det innebär att samordningen mellan nämnderna såväl som uppsikten från kommunstyrelsen gällande hanteringen av arbetsmiljöfrågor avsevärt behöver förbättras. Kommunstyrelsen har med den personalpolitiska handlingsplanen (2006.277 KS) tagit ställning för att Beslut i KF en övergripande arbetsgrupp (AG hälsa) ska finna arbetssätt för att sänka ohälsan och skapa ett 2010-09-29 helhetsperspektiv kring kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Resultatet skall presenteras i en slutrapport under våren 2010. Kommunledningskontoret föreslår att en ny arbetsmiljöpolicy och styr- och ledningsmodell utgör en del av slutrapporten från AG hälsa. Det innebär att slutrapporten bör föreläggas kommunfullmäktige för beslut istället för kommunstyrelsen. Den nya modellen skall beskriva hur det systematiska arbetsmiljöarbetet i Alingsås kommun skall bedrivas, vilka dokument som skall upprättas och när det skall ske (ett så kallat arbetsmiljöår). Vidare bör arbetsmiljöpolicy, mål för arbetsmiljöarbetet, uppföljningar samt delegationer knytas till denna styroch ledningsmodell. Kommunledningskontoret menar att styrmodellen skall vara gemensam för hela kommunen och den bör därför ersätta tidigare styrmodeller och styrdokument i respektive nämnd. Kommunledningskontorets bedömning är att möjligheterna att presentera och arbeta enligt den nya styrmodellen i en lättöverskådlig IT-miljö skall prövas. Allt i syfte att skapa större tillgänglighet för politiker och tjänstemän. Personalavdelninge n och AG hälsa Det finns inte någon kommunövergripand e arbetsmiljöpolicy Kommunledningskontoret föreslår att AG hälsa lägger fram ett kommunövergripande förslag på ny arbetsmiljöpolicy. Denna bör remitteras till respektive förvaltning, nämnd samt central samverkansgrupp och därefter beslutas i kommunfullmäktige. Till förslaget på ny arbetsmiljöpolicy kopplas även måldokument och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (det så kallade arbetsmiljöåret). Detta skall ingå som en del av AG hälsa förslag på ny lednings- och styrmodell för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Beslut i KF 2010-09-29 Personalavdelninge n och AG hälsa 24
( 111111111 -`J ERNST&YOUNG Problematik Åtgärder Klart senast Ansvarig Arbetsmiljöansvaret synliggörs inte i nämndernas reglementen. Det finns inte några övergripande dokument som klargör ansvar och vilka uppgifter som åligger kommunfullmäktige, kommunstyrelse samt övriga nämnder i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Där uppgiftsfördelning förekommer är denna relativt okänd, såväl för nämnderna som för verksamheterna. Kommunledningskontoret föreslår att personalavdelningen arbetar fram ett förslag på ny delegationsförteckning vilken förtydligar ansvar och uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöområdet alltifrån kommunfullmäktige och i alla led till chefer i tjänstemannaorganisationen. Delegationsförteckningen integreras med den styrmodell som följer av slutrapporten för AG hälsa. För att skapa kännedom om ansvar och uppgiftsfördelning föreslås vidare personalavdelningen ansvarar för att en arbetsmiljöutbildning genomförs kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt respektive nämnd i samband med mandatperiods början. Utbildning i arbetsmiljö för nya chefer finns redan idag men kommunledningskontoret föreslår att utbildningen bör förtydligas inom området ansvar- och uppgiftsfördelning samt delegation. Detta bör ske i samband med att nuvarande ledarutvecklingsprogram omprövas och aktualiseras. I samband med att en ny styrmodell för det systematiska arbetsmiljöarbetet, nu arbetsmiljöpolicy samt ny delegationsförteckning beslutas föreslås att samtliga chefer i Alingsås kommun erbjuds utbildning i modellen samt delegation, ansvars- och uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöområdet. att för ny Beslut i KF 2010-09-29 Regelbundet var fjärde år med start jan 2011 Mars 2010 Oktober 2010 Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet varierar mellan nämnderna. Endast barn- och ungdomsnämnden har ett formellt upprättat arbetsmiljöbokslut. Till förslaget på ny arbetsmiljöpolicy bör även måldokument och uppföljning integreras och systematiseras i ett så kallat arbetsmiljöår. Dessa dokument föreslås ingå som en del av den lednings- och styrmodell AG hälsa lämnar som förslag i slutrapporten för projektet. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet bör ha som utgångspunkt att styrtal och mål skall presenteras och följas upp på likvärdigt sätt i samtliga nämnders arbetsmiljöbokslut. Vidare bör uppföljningen integreras med personal- och hälsobokslutet. Kommunledningskontoret anser att utvärdering och analys av medarbetarnas hälsa och arbetsmiljö även fortsättningsvis skall genomföras regelbundet med handlingsplaner kopplade till utfallet av undersökningarna. Därigenom finns en "röd tråd" för det systematiska arbetsmiljöarbetet i hela organisationen. Slutligen bör slutrapporten från AG hälsa inkludera förslag på hur kontroll och efterlevnad av ny arbetsmiljöpolicy, delegationer och den nya styrmodellen för det systematiska arbetsmiljöarbetet skall bedrivas. Beslut i KF 2010-09-29 Personalavdelningen Personalavdelningen och AG hälsa 25