Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober Kungsbacka kommun. Uppföljning av 2014 års granskningar

Transkript

1 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober 2016 Kungsbacka kommun Uppföljning av 2014 års granskningar

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte Metod Granskning av intern kontroll (fas 1) Kommunstyrelsen Vår bedömning Granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter (fas 2) Kommunstyrelsen Byggnadsnämnden Nämnden för service Nämnden för miljö- och hälsoskydd Vår bedömning Granskning av nämnden för miljö- och hälsoskydd Nämnden för miljö- och hälsoskydd Vår bedömning Granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling inom nämnden för kultur och turism Nämnden för kultur och turism Vår bedömning Granskning av kommunens arbete med bostadsförsörjning Kommunstyrelsen Vår bedömning Slutsatser...15 Bilaga 1: Källförteckning 1

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Inom ramen för revisionens grundläggande granskning har EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun genomfört en uppföljning av 2014 års granskningar. Följande fördjupade granskningar genomfördes under 2014 och har följts upp: Granskning av intern kontroll, fas 1 (kommunstyrelsen och samtliga nämnder) Granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter, fas 2 (kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för service samt nämnden för miljö- och hälsoskydd) Granskning av nämnden för miljö- och hälsoskydd (nämnden för miljö- och hälsoskydd) Granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling inom nämnden för kultur och turism (nämnden för kultur och turism) Granskning av kommunens arbete med bostadsförsörjning (kommunstyrelsen) 1.2. Syfte Syftet med granskningen är att följa upp om nämnderna hanterat de synpunkter som framkom i de granskningar revisionen genomförde under 2014 samt vilka åtgärder som vidtagits Metod Uppföljningen har genomförts genom dokumentstudier, skriftliga frågor och telefonintervjuer. Baserat på de rekommendationer som lämnades i respektive rapport och nämndernas svar på dessa har skriftliga frågor ställts till berörd förvaltning. Detta i syfte att granska hur revisionens iakttagelser och rekommendationer har beaktats i det efterföljande arbetet. Intervju- och dokumentförteckning framgår av källförteckning i bilaga 1. Samtliga berörda förvaltningar har beretts tillfälle att sakfelsgranska revisionsrapporten. 2

4 2. Granskning av intern kontroll (fas 1) Syftet med granskningen var att bedöma hur kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig intern kontroll. Granskningen avsåg kommunstyrelsen och samtliga nämnder men rekommendationer riktades endast till kommunstyrelsen i granskningen Kommunstyrelsen Granskningens sammanfattande slutsats var att de kommungemensamma anvisningarna för intern kontroll inte tydliggör organisation, ansvar och praktiskt upplägg för internkontrollarbetet. En tydlig struktur i internkontrollarbetet bedömdes i granskningen som en förutsättning för att kunna säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Utifrån granskningens resultat rekommenderades kommunstyrelsen att: Tillse att det finns en tydlig modell för intern kontroll som inkluderar krav på riskidentifiering, riskvärdering och riskhantering. Denna bör kommuniceras och följas upp. Tillse att kraven på nämndernas redovisning av intern kontroll ses över så att nämnderna tar hänsyn till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. I sitt svar på revisionsrapporten uppgav kommunstyrelsen att det skulle genomföras ett arbete med att tydliggöra anvisningar och organisationen för internkontrollarbetet samt att internkontrollplaner skulle upprättas för respektive nämnd. Därtill uppgav kommunstyrelsen att de skulle utveckla rutiner för tillsyn av nämndernas arbete med intern kontroll Uppföljning av vidtagna åtgärder Enligt verksamhetscontroller vid kommunledningskontoret har det inte utarbetats en modell för arbetet med intern kontroll. Anvisningarna för intern kontroll vad gäller riskidentifiering, riskvärdering och riskhantering har inte tydliggjorts. Av de kommunövergripande anvisningarna för intern kontroll framkommer att nämnderna i nämndbudgeten ska ange några väsentliga risker som ska kompletteras med förslag på åtgärder och kontrollaktiviteter. Riskerna ska avse både verksamhets- och ekonomiområdet. Nämndernas arbete med att utarbeta internkontrollplaner sker utifrån olika arbetssätt. Detta innebär enligt verksamhetscontrollern att det är en utmaning att följa upp nämndernas internkontrollarbete. Av intervju framkommer att det inte har genomförts något strukturerat arbete med följa upp hur nämnderna arbetar med intern kontroll. Därtill har det inte genomförts något arbete med att tillse att nämnderna tar hänsyn till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. Under 2016 genomfördes en större omorganisation i kommunen med bland annat inrättandet av ett kommunledningskontor. Enligt verksamhetscontrollern har organisationsförändringen bidragit till att utvecklingsarbetet med intern kontroll delvis stannat upp. Från och med november 2016 har det anställts en specialist på intern kontroll som ska få det 3

5 kommunövergripande ansvaret för internkontrollarbetet. Tjänsten är placerad vid enheten styr och analys på kommunledningskontoret Vår bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte har beaktat revisionens rekommendationer. Uppföljningen visar att det inte finns en tydlig modell för arbetet med intern kontroll som inkluderar krav på riskidentifiering, riskvärdering och riskhantering. Därtill visar uppföljningen att det saknas krav som innebär att nämnderna tar hänsyn till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. Det har till exempel inte genomförts något arbete med att se över de kommunövergripande anvisningarna för intern kontroll. Vi ser positivt på att det vid kommunledningskontoret har anställts en person som får särskilt ansvar för arbetet med intern kontroll. Detta kan enligt vår bedömning bidra till att utveckla arbetet med intern kontroll i kommunen. 4

6 3. Granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter (fas 2) Syftet med granskningen var att bedöma om granskade nämnder säkerställt en tillräcklig intern kontroll med fokus på oegentligheter. Granskningen avsåg kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för service samt nämnden för miljö- och hälsoskydd Kommunstyrelsen Den sammanfattande bedömningen var att kommunstyrelsen inte säkerställt en tillräcklig intern styrning och kontroll avseende skyddet mot oegentligheter. Utifrån granskningens slutsatser rekommenderades kommunstyrelsen att: I sin roll som ledande och samordnande för kommunens verksamheter tillse att samtliga nämnder beaktar risken för oegentligheter, inom ramen för det arbete som pågår med att tydliggöra hur internkontrollarbetet ska genomföras. Säkerställa att risken för oegentligheter beaktas inom ramen för arbetet med riskidentifiering och värdering av risker. Säkerställa att hänsyn tas till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. I sin roll som ledande och samordnande för kommunens verksamheter att stärka arbetet med informationen och kommunikationen kring risken för oegentligheter. Detta för att stärka kunskapen inom området samt för att tydliggöra hur medarbetare, chefer och förtroendevalda ska gå tillväga när risker för oegentligheter uppmärksammas. I kommunstyrelsen svar på rapporten framkommer att kommundirektören får i uppdrag att fullfölja den förstärkning som planerats för arbetet med intern kontroll Uppföljning av vidtagna åtgärder Kommunledningskontoret har inte genomfört några aktiviteter för att tillse att nämnderna beaktar risken för oegentligheter inom ramen för internkontrollarbetet. Därtill framkommer att förvaltningen inte arbetat med att stärka informationen och kommunikationen till kommunens verksamheter avseende risken för oegentligheter. På kommunens intranät framkommer information om mutor och jäv samt en skrift inom området från SKL. Denna information fanns även publicerad vid granskningens genomförande. Det har inte genomförts något arbete för att säkerställa att hänsyn tas till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. Enligt styr- och analyschef kommer specialisten avseende intern kontroll få i uppdrag att utveckla arbetet med intern kontroll i kommunen. Uppdraget kommer bland annat innefatta att skapa en tydligare struktur och systematik i internkontrollarbetet. Vidare planerar 5

7 kommunledningskontoret att under 2017 börja använda Stratsys 1 i syfte att skapa en tydligare struktur och systematik i arbetet med intern kontroll Byggnadsnämnden Den sammanfattande bedömningen var att byggnadsnämnden inte säkerställt en tillräcklig intern styrning och kontroll avseende skyddet mot oegentligheter. Utifrån granskningens slutsatser rekommenderades byggnadsnämnden att: Säkerställa att risken för oegentligheter beaktas inom ramen för arbetet med riskidentifiering och värdering av risker. Säkerställa att hänsyn tas till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. I nämndens svar på revisionsrapporten uppgav nämnden att förvaltningen tagit fram en handlingsplan för arbetet med att motverka oegentligheter. Vidare uppgav nämnden att förvaltningen genomfört fortbildning för att motverka och förebygga risk för oegentligheter. Därtill uppgav nämnden att förvaltningen arbetade med att ta fram policys och riktlinjer inom området Uppföljning av vidtagna åtgärder Vid intervju med utvecklingsledare vid förvaltningen framkommer att risken för oegentligheter inte rutinmässigt beaktas i det arbete med riskidentifiering och värdering av risker som ligger till grund för verksamhetens internkontrollarbete. Enligt utvecklingsledaren har förvaltningen genomfört utbildningar avseende mutor, oegentligheter och jäv riktade till både anställda och byggnadsnämnden. Förvaltningens jurist har till exempel genomfört en utbildning kopplat till jäv för nämnden. Enligt utvecklingsledaren utarbetar ledningsgruppen förvaltningens riskanalys och internkontrollplan. Förvaltningen har en internkontrollplan som innehåller risker och kontrollmoment inom verksamhets- och ekonomiområdet. Internkontrollplanen utarbetas årligen i samband med nämndbudgeten och följs upp i samband med årsredovisningen. Det pågår enligt förvaltningens utvecklingsledare ett arbete med att ta fram förvaltningsspecifikt material som beskriver hur förvaltningen ska arbeta med risken för oegentligheter Nämnden för service Den sammanfattande bedömningen var att nämnden för service inte säkerställt en tillräcklig intern styrning och kontroll avseende skyddet mot oegentligheter. Utifrån granskningens slutsatser rekommenderades nämnden för service att: Säkerställa att risken för oegentligheter beaktas inom ramen för arbetet med riskidentifiering och värdering av risker. 1 Stratsys är ett systemstöd som kommunen använder för bland annat måluppföljning. 6

8 Säkerställa att hänsyn tas till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. Vid nämndens sammanträde i december 2014 informerade förvaltningschefen nämnden om revisionsrapporten. Förvaltningschefen uppgav till nämnden att revisionsrapportens rekommendationer skulle beaktas i ett kommande utvecklingsarbete avseende intern kontroll. Nämnden beslutade att notera informationen Uppföljning av vidtagna åtgärder Vid intervju med förvaltningen för service förvaltningschef och ekonomichef framkommer att risken för oegentligheter inte beaktas i det arbete med riskidentifiering och värdering av risker som ligger till grund för verksamhetens internkontrollarbete. Däremot framkommer att förvaltningen genomför kontroller och utbildningar för att motverka att risken uppstår. Förvaltningen genomför till exempel månadsvisa kontroller av kostnader bokade på konton avseende intern- och extern representation. Därtill genomgår samtliga chefer utbildningar i ekonomi där risken för oegentligheter är ett utbildningsmoment. Vidare framkommer att varje ny attestant, ekonom eller administratör som är involverade i förvaltningens ekonomiska transaktioner vid anställning får en utbildning i förvaltningens attestreglemente samt etiskt förhållningssätt. Enligt ekonomichefen vid förvaltningen har service ekonomi identifierat de ekonomiska risker som framkommer i nämndens internkontrollplan. Verksamhetsriskerna har arbetats fram i förvaltningens ledningsgrupp. Vid intervju framkommer att riskidentifieringen inte är dokumenterad utan genomfördes genom dialog i förvaltningens ledningsgrupp. Förvaltningsoch ekonomichefen påtalar att det är ett utvecklingsområde att skapa en tydligare struktur och systematik i arbetet med riskidentifiering och värdering av risker Nämnden för miljö- och hälsoskydd Den sammanfattande bedömningen var att nämnden för miljö- och hälsoskydd inte säkerställt en tillräcklig intern styrning och kontroll avseende skyddet mot oegentligheter. Utifrån granskningens slutsatser rekommenderades nämnden för miljö- och hälsoskydd att: Säkerställa att risken för oegentligheter beaktas inom ramen för arbetet med riskidentifiering och värdering av risker. Säkerställa att hänsyn tas till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. I nämndens svar på revisionsrapporten beskrevs arbetet som sker för att motverka risken för oegentligheter i form av bland annat mutor, hot, jäv samt interna påtryckningar. Därtill uppgav nämnden att arbetet med riskanalys bedrivs i enlighet med de kommunövergripande instruktioner som finns. 7

9 Uppföljning av vidtagna åtgärder Vid intervju med förvaltningschefen framkommer att risken för oegentligheter inte beaktas i det arbete med riskidentifiering och värdering av risker som ligger till grund för verksamhetens internkontrollarbete. Förvaltningschefen påtalar dock att frågan avseende oegentligheter diskuteras i till exempel förvaltningens ledningsgrupp och vid arbetsplatsträffar. Därtill har förvaltningen genomfört utbildningstillfällen där mutor, jäv, hot och våld samt förtroendeskadliga bisysslor har diskuterats. Enligt förvaltningschefen förekommer det en uppfattning om att det finns motsättningar i uppdraget att utöva tillsyn och att samtidigt vara en företagsvänlig kommun. Enligt förvaltningschefen behövs en större förståelse för att tillsynen är till för fler än endast företagen i kommunen. Förvaltningens riskanalys som ligger till grund för internkontrollplanen utarbetas i ledningsgruppen enligt förvaltningschefen. Riskanalysen är inte dokumenterad. Av internkontrollplanen framkommer risker inom ekonomi- och verksamhetsområdet. Därtill har förvaltningen utarbetat en övergripande riskbedömning avseende katastrofberedskap Vår bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen, byggnadsnämnden nämnden för service samt nämnden för miljö- och hälsoskydd inte har beaktat revisionens rekommendationer. Uppföljningen visar att risken för oegentligheter inte systematiskt beaktas inom ramen för styrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll. Därtill framkommer att det saknas ett strukturerat arbetssätt som bidrar till att identifiera samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. Vad gäller rekommendationerna till kommunstyrelsen avseende att stärka arbetet med information och kommunikation kring risken för oegentligheter samt tillse att samtliga nämnder beaktar risken för oegentligheter visar uppföljningen att det inte genomförts något sådant arbete. För att effektivt kunna skydda sig mot oegentligheter måste en organisation systematiskt identifiera var i verksamheten risker kan uppträda och därefter värdera identifierade risker och besluta hur de ska hanteras. Enligt vår bedömning saknas en tydlig systematik och struktur för hur detta arbete ska genomföras. Vi noterar dock att förvaltningarna genomför utbildningar samt kontroller för att motverka risken för oegentligheter. Detta är enligt vår bedömning positivt. 8

10 4. Granskning av nämnden för miljö- och hälsoskydd Syftet med granskningen var att få en fördjupad inblick i nämnden för miljö- och hälsoskydds ekonomi- och verksamhetsstyrning utifrån de risker som revisionen noterat. Vidare syftade granskningen till att få en fördjupad beskrivning av vidtagna eller planerade åtgärder utifrån tidigare genomförda granskningar Nämnden för miljö- och hälsoskydd Granskningens sammanfattande bedömning var att det fanns utvecklingsområden kopplat till nämndens ekonomi- och verksamhetsstyrning. Utifrån granskningen identifierades följande utvecklingsområden: För att det strategiska utvecklingsarbetet ska förankras i nämndens mål och uppdrag från kommunfullmäktige, bör nämnden upprätta en handlingsplan som beskriver målsättning och strategi med utvecklingsarbetet. Utveckla en strategi för arbetet med nyckeltal så att det kan bedrivas mer målinriktat. Aktivt hitta framåtriktade lösningar utifrån den budget som fullmäktige fastställer. Fortsätta sitt arbete med att utveckla riktlinjer för intern debiteringen. Tillse att tillsynstaxan kommuniceras på ett enkelt och tydligt sätt. I sitt svar på revisionsrapporten beslutade nämnden att notera informationen om granskningen Uppföljning av vidtagna åtgärder Förvaltningen för miljö och hälsoskydd uppger att verksamheten inte har upprättat en handlingsplan som beskriver målsättning och strategi med utvecklingsarbetet. Av svaret framkommer att förvaltningens utvecklingsarbete i stor grad påverkas av beslut som förvaltningen själv inte kan påverka, till exempel kommunövergripande beslut om införandet av LEX 2, nya e-tjänster samt införandet av e-arkiv. Mot bakgrund av detta anser förvaltningen att det inte är önskvärt att utarbeta en handlingsplan. Däremot framkommer att förvaltningens utvecklingsarbete återkommande diskuteras i ledningsgruppen samt vid personalmöten. Av förvaltningens svar framkommer att det inte utarbetats en heltäckande strategi för arbetet med nyckeltal. Däremot framkommer att förvaltningen bland annat ingår i en rad nätverk, till exempel Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) där nyckeltal redovisas och tolkas med andra medlemskommuner. Vidare framkommer att förvaltningen använder ekonomiska nyckeltal såsom debiterbara timmar och debiterad summa per anställd. Därtill följer förvaltningen bland annat upp antal inkomna ärenden samt andel av den förskottsbetalada tillsynen som utförts per avdelningen och anställd. Enligt förvaltningens svar följer verksamheten månadsvis upp nyckeltalen i syfte att få en bild av hur verksamheten fortlöper. Av svaret framkommer dock att det fortsatt finns en viss osäkerhet i att jämföra verksamhetens 2 LEX är ett ärendehanteringssystem. 9

11 nyckeltal med andra kommuner. Detta mot bakgrund av att kommunernas förutsättningar för tillsyn samt organisation skiljer sig åt. Enligt förvaltningen pågår det ett arbete med att anpassa verksamheten utifrån den budget kommunfullmäktige fastställer genom effektiviseringar samt att kontrollera rimligheten i budgeten. Förvaltningen arbetar bland annat med digitalisering genom införandet av LEX och e-tjänster. En utmaning i att effektivisera verksamheten är enligt förvaltningen de krav som framkommer i förvaltningslagen. Verksamheten är enligt förvaltningslagen skyldig att svara på frågor, informera och samverka vilket innebär tid som förvaltningen inte kan debitera. Kommunfullmäktige beslutade att i 2017 års budget utöka nämndens ram med 1,5 mnkr utan särskilda villkor. Enligt svaret bidrar budgetökningen till att skapa mer rimliga förutsättningar för att bedriva verksamheten. Vad gäller riktlinjer för interndebitering framkommer av förvaltningens svar att ekonomiavdelningen under 2014 beslutade att interna fakturor som inte betalats i december kunde gå igenom ekonomisystemet utan attest av ordinarie attestant. Enligt förvaltningen har detta förfarande löst svårigheten att få betalt för utställda internfakturor. Förvaltningen uppger att de använder flera kanaler för att kommunicera information om tillsynstaxan. På kommunens hemsida publiceras information om tillsynstaxan men även information från SKL som beskriver vad tillsynstaxan innebär. Vidare uppger förvaltningen att information om tillsynstaxan numera kommuniceras vid tillsynsbesök och vid telefonsamtal. Utöver detta finns information avseende tillsynstaxan i avgiftsbesluten. Därtill pågår enligt förvaltningen ett arbete med att utarbeta en kommunikationsplan. Kommunikationsplanen syftar till att få verksamhetsutövarna att bland annat förstå och acceptera att de är verksamhetsutövare enligt aktuell lagstiftning samt skapa en större förståelse för förvaltningens tillsynsuppdrag. Utifrån kommunikationsplanen ska förvaltningen utarbeta en handlingsplan. Av årsredovisningen för 2015 framkommer att nettoökningen av tillsynsskulden uppgick till 0,9 mnkr för Enligt förvaltningens svar kan tillsynsskulden i stort kopplas till en specifik enhet som enligt förvaltningen har behov av mer personal. Tills nyligen saknades även fungerande rutiner och mallar vilket bidragit till tillsynsskulden. Som ovan nämnts har nämnden fått en utökad budget inför Vår bedömning Vår bedömning är att nämnden för miljö- och hälsoskydd delvis har beaktat revisionens identifierade utvecklingsområden, men att det finns utvecklingsområden som kvarstår. Förvaltningen har inte upprättat en handlingsplan som beskriver målsättning och strategi med utvecklingsarbetet. Vidare framkommer att förvaltningen inte utarbetat en strategi för hur arbetet med nyckeltal ska bedrivas. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att dessa två utvecklingsområden kvarstår. 10

12 5. Granskning av intern kontroll inom inköp och upphandling inom nämnden för kultur och turism Syftet med granskningen var att bedöma om den interna kontrollen i inköps- och upphandlingsprocessen inom nämnden för kultur och turism var tillräcklig. Granskningen syftade även till att bedöma efterlevnad av gällande lagstiftning inom området Nämnden för kultur och turism Granskningens sammanfattande bedömning var att nämnden i stort har en fungerande intern kontroll inom inköps- och upphandlingsprocessen samt följsamhet till gällande lagstiftning. Utifrån granskningens resultat rekommenderades nämnden för kultur och turism att: Tillse att det utses en anställd i förvaltningen som får övergripande ansvar för hanteringen av förvaltningsspecifika avtal. Säkerställa, med hänsyn till kraven på affärsmässighet och konkurrens, att det vid inköp överstigande tre prisbasbelopp inhämtas offert från leverantör. Löpande analysera de inköpsområden som direktupphandlas för att utvärdera om ramavtal istället bör upphandlas. För att ytterligare stärka styrningen inom ramen för inköps- och upphandlingsprocessen utvärdera om de bör utarbetas förvaltningsspecifika riktlinjer för inköp och upphandling. Sträva efter att det vid mindre inköp upprättas avtal mellan leverantör och förvaltning när detta är praktiskt möjligt. I nämndens svar framkommer att hanteringen kring rutiner och förvaring av förvaltningsspecifika avtal kan förbättras och göras mer enhetlig och tillgänglig. Vidare angav nämnden att det krävs ett tydliggörande avseende förvarning och dokumentation av inhämtade offerter. Av svaret framkommer vidare att nämnden upplever att kommunens inköpsregler är tillräckliga för nämndens verksamhet Uppföljning av vidtagna åtgärder Av förvaltningens svar framkommer att det inte utsetts en anställd i förvaltningen med övergripande ansvar för hanteringen av förvaltningsspecifika avtal. Likt tidigare har respektive verksamhetschef ansvarar för avtal inom sitt verksamhetsområde. Vidare framkommer att det inte genomförts något arbete med att tydliggöra hur inhämtade offerter ska förvaras. Enligt förvaltningens svar ska offert inhämtas vid inköp i enlighet med kommunens inköpsregler. Förvaltningen uppger dock att det inte sker några kontroller om detta efterlevs eftersom respektive verksamhetschef ansvarar för att detta sker. Enligt förvaltningens svar arbetar kommunens upphandlingsenhet med att analysera inköpsområden 3 som direktupphandlas. Av svaret framkommer dock att förvaltningens inköp inte uppgår till sådana belopp att det blir aktuellt med analys av förvaltningens inköpsområden. Därtill framkommer att verksamheters särart innebär att förvaltningen har en hög andel 3 Med inköpsområde avses en viss typ av varor eller tjänster, till exempel utbildningar. 11

13 direktupphandlingar jämfört med andra verksamheter i kommunen. Förvaltningens eget stickprov av inköp visar att cirka 80 procent av inköper sket mot ramavtal och 20 procent av inköpen utgör direktupphandlingar. Förvaltningen har inte utarbetat förvaltningsspecifika riktlinjer för inköp och upphandling. Enligt det skriftliga svaret följer förvaltningen de kommunövergripande inköpsreglerna och söker vid behov stöd av upphandlingsenheten. Vidare framkommer av svaret att det inte är praktiskt möjligt att upprätta avtal vid mindre inköp Vår bedömning Vår bedömning är att nämnden för kultur och turism delvis har beaktat revisionens rekommendationer. Det har inte utsetts en anställd i förvaltningen som fått övergripande ansvar för hanteringen av förvaltningsspecifika avtal. Förvaltningen genomför inga kontroller för att säkerställa att det vid inköp inhämtas offert från leverantör. Vidare framkommer att förvaltningens inköpsområden inte uppgår till sådana belopp att de blir föremål för analys av upphandlingsenheten. Därmed sker ingen utvärdering om ramavtal istället bör upphandlas. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att dessa tre rekommendationer kvarstår. 12

14 6. Granskning av kommunens arbete med bostadsförsörjning Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa bostadsförsörjningen inom kommunen Kommunstyrelsen Granskningens sammanfattande bedömning var att kommunstyrelsen i stort tillsett att åtgärder vidtagits för att säkerställa en ändamålsenlig styrning av bostadsförsörjningen. Däremot identifierades ett antal utvecklingsområden kopplat till bland annat roller, ansvar och arbetssätt mellan förvaltningen för plan och bygg samt verksamheten planering och exploatering. Andra utvecklingsområden avsåg arbetet med översiktsplanen samt delaktighet i framtagandet av målsättningsdokumentet för bostadsbyggande. Utifrån granskningens resultat rekommenderades kommunstyrelsen att: Fortsatt följa arbetet med att tydliggöra, roller, ansvar och arbetssätt inom ramen för bostadsförsörjningsprocessen. Detta för att säkerställa en tydlig styrning av kommunens bostadsförsörjning. Tillse att arbetet med att utarbeta en ny översiktsplan initieras i ett tidigt skede för att säkerställa att kommunen har en aktuell översiktsplan. Tillse att förvaltningen för Plan & Bygg vid nästa revidering av målsättningsdokumentet för bostadsbyggande får möjlighet att lämna synpunkter på innehållet i dokumentet. I kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten uppgav kommunstyrelsen att de noterat och tagit till sig revisorernas rekommendationer Uppföljning av vidtagna åtgärder Under 2016 blev förvaltningschefen för plan och bygg även verksamhetschef för verksamheten planering och exploatering vid kommunledningskontoret. Enligt förvaltningschefen syftar det nya uppdraget till att skapa en helhet i kommunens samhällsplanering och däribland bostadsförsörjningsprocessen. Därtill har kommunledningskontoret och förvaltningen för plan och bygg utarbetat och antagit en ny process som bland annat ska tydliggöra roller, ansvar och arbetssätt. Vidare antog kommunfullmäktige under 2015 nya reglementen för bland annat byggnadsnämnden. Enligt förvaltningschefen tydliggör det nya reglementet mandat och roller mellan verksamheten planering och exploatering samt förvaltningen för plan och bygg. Enligt förvaltningschefen för plan och bygg har arbetet med att utarbeta en ny översiktsplan påbörjats. Detta genom att det pågår ett arbete med att ta fram underlag och utredningar såsom trafik- och vattenförsörjningsplan som ska ligga till grund för översiktsplanen. Därtill startar i november 2016 en tjänsteman vid förvaltningen för plan och bygg som ska få ett särskilt ansvar för arbetet med den nya översiktsplanen. Förvaltningschefen är i sin nya roll som verksamhetschef för planering och exploatering även placerad på kommunledningskontoret. Detta innebär enligt förvaltningschefen att det finns goda förutsättningar att tillse att förvaltningen för plan och bygg får möjlighet att lämna 13

15 synpunkter på målsättningsdokumentet för bostadsbyggande vid nästa revidering av dokumentet Vår bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen i stort har beaktat revisionsrapportens rekommendationer. 14

16 7. Slutsatser Syftet med uppföljningen har varit att bedöma hur berörda nämnder arbetat vidare utifrån de rekommendationer kommunrevisionen lämnade i 2014 års revisionsrapporter. Vår sammanfattade bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna i stort inte har vidtagit åtgärder utifrån rekommendationerna. Utifrån uppföljningen kvarstår följande rekommendationer som lämnades i 2014 års granskningar: Vi rekommenderar kommunstyrelsen att tillse att det finns en tydlig modell för intern kontroll som inkluderar krav på riskidentifiering, riskvärdering och riskhantering. Denna bör kommuniceras och följas upp. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att tillse att kraven på nämndernas redovisning av intern kontroll ses över så att nämnderna tar hänsyn till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att i sin roll som ledande och samordnande för kommunens verksamheter tillse att samtliga nämnder beaktar risken för oegentligheter, inom ramen för det arbete som pågår med att tydliggöra hur internkontrollarbetet ska genomföras. Vi rekommenderar kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för miljö- och hälsoskydd samt nämnden för service att säkerställa att risken för oegentligheter beaktas inom ramen för arbetet med riskidentifiering och värdering av risker. Vi rekommenderar kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för miljö- och hälsoskydd samt nämnden för service att säkerställa att hänsyn tas till samtliga risker som har en hög sannolikhet att inträffa och som kan innebära en allvarlig konsekvens för verksamhet och ekonomi. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att i sin roll som ledande och samordnande för kommunens verksamheter stärka arbetet med informationen och kommunikationen kring risken för oegentligheter. Detta för att stärka kunskapen inom området samt för att tydliggöra hur medarbetare, chefer och förtroendevalda ska gå tillväga när risker för oegentligheter uppmärksammas. Vi rekommenderar nämnden för miljö- och hälsoskydd att upprätta en handlingsplan som beskriver målsättning och strategi med utvecklingsarbetet. Vi rekommenderar nämnden för miljö- och hälsoskydd att utveckla en strategi för arbetet med nyckeltal så att det kan bedrivas mer målinriktat. Vi rekommenderar nämnden för kultur och turism att tillse att det utses en anställd i förvaltningen som får övergripande ansvar för hanteringen av förvaltningsspecifika avtal. Vi rekommenderar nämnden för kultur och turism att säkerställa, med hänsyn till kraven på affärsmässighet och konkurrens, att det vid inköp överstigande tre prisbasbelopp inhämtas offert från leverantör. 15

17 Vi rekommenderar nämnden för kultur och turism att löpande analysera de inköpsområden som direktupphandlas för att utvärdera om ramavtal istället bör upphandlas. Göteborg den 17 oktober 2016 Ludwig Reismer Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Elin Cronholm Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 16

18 Bilaga 1 - Källförteckning Intervjuade funktioner Telefonintervju med verksamhetscontroller vid kommunledningskontoret, Telefonintervju med förvaltningschef samt ekonomichef vid förvaltningen för service, Telefonintervju med utvecklingsledare vid förvaltningen för plan och bygg, Telefonintervju med förvaltningschef vid förvaltningen för miljö- och hälsoskydd, Telefonintervju med förvaltningschef vid plan och bygg tillika verksamhetschef planering och exploatering, Telefonintervju med styr- och analyschef samt redovisningsspecialist vid kommunledningskontoret, Dokumentförteckning Anteckningar från gruppdiskussion, förvaltningen för miljö- och hälsoskydd, Anvisningar intern kontroll för nämndernas budget Attestreglemente samt tillämpningsanvisningar för nämnden för service. Delegeringsförteckning, nämnden för kultur och turism. Ekonomistyrningsprinciper Minnesanteckningar från APT, förvaltningen för miljö- och hälsoskydd, Minnesanteckningar från APT, förvaltningen för miljö- och hälsoskydd, Nämndbudget 2016 för nämnden för miljö- och hälsoskydd, byggnadsnämnden samt nämnden för service. Presentation avseende kundfakturor, förvaltningen för miljö- och hälsoskydd, Processbeskrivning för planprocess. Protokoll, byggnadsnämnden, 63, Protokoll, kommunstyrelsen, 31, Protokoll, kommunstyrelsen, 33, Protokoll, nämnden för kultur- och turism, 5, Protokoll, nämnden för miljö- och hälsoskydd, 157, Reglemente för byggnadsnämnden, Reglemente för kommunstyrelsen, Skapandet av ett nytt kommunledningskontor, kommunledningskontoret. Upphandlingspolicy samt tillämpningsanvisningar till policyn. Åtgärder intern kontroll, förvaltningen för service. 17