Organisation och medarbetare

Organisation och medarbetare Som kunskapsföretag är vi beroende av hur våra medarbetare presterar. Att attrahera de bästa medarbetarna samt att därefter utveckla och behålla dem är centralt för byråns framtid. Långsiktighet präglar allt vi gör, inte minst när det gäller utvecklingen av våra medarbetare. Vår företagskultur med true partnership-modellen spelar en viktig roll eftersom den erbjuder våra medarbetare ökade möjligheter att trivas, utvecklas och prestera utan inbördes konkurrens. Det finns inga individuella incitament, vilket ökar känslan av att tillhöra samma lag. Mål Jämställdhet: öka andelen kvinnliga delägare Arbetsmetodik: möjliggöra för medarbetarna att skapa balans mellan yrkes- och privatliv aktiviteter planerade för 2013-2014 Kartläggning av bakomliggande orsaker till att färre kvinnor än män blir delägare; kartläggningen avses genomföras genom intervjuer och analyser Erbjuda villkor och verktyg som möjliggör för medarbetarna att skapa balans mellan yrkes- och privatliv, genom t.ex. fortsatt analys av effektivare arbetsmetoder samt utbildning i stresshantering Utveckla skräddarsydd utbildning i ledarskap för delägare och biträdande jurister hållbarhetsstyrning Ansvaret för det operativa arbetet inom detta område ligger hos byråns HR-avdelning. HR-avdelningen samarbetar nära med personalansvariga delägare för de respektive verksamhetsgrupperna samt med Juristutskottet i de större strategiska besluten avseende juristkollektivet. Byråns Juristutskott finns närmare beskrivet på sidan 16. Juristutskottet i sig stämmer även av större beslut med delägarmötet och styrelsen. I både operativa och strategiska frågor avseende supportpersonalen arbetar respektive supportchef tillsammans med HR-avdelning och VD. Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är byråns jämställdhets- och mångfaldsplan, bonuspolicy, pension- och försäkringspolicys, kompensationsstrategi och lönepolicy för supportpersonalen, föräldraledighetspolicy samt personalhandbok. 8 9

Attrahera, behålla och utveckla de bästa talangerna Byrån strävar efter att rekrytera, behålla och utveckla de mest kompetenta medarbetarna för att säkerställa sin ledande marknadsposition. Rekrytering av jurister sker löpande genom en formaliserad process som är enhetlig för samtliga svenska kontor. Majoriteten av alla jurister som anställs kommer direkt från studier på juristprogrammet eller efter tingstjänstgöring. Rekry te ringsprocessen för supportpersonal är inte formaliserad på samma sätt utan anpassas efter vilken typ av tjänst som ska tillsättas. Totala antal tillsvidareanställda per personalkategori: Totalt 117 105 222 Senior 37 25 62 Delägare 9 68 77 Specialist Counsels 2 4 6 Supportpersonal 126 13 139 Totalt 291 215 506 500 400 300 200 100 0 42% 58% 100% 27 Tillsvidareanställda 506 Visstidsanställda Under hade byrån, vid de svenska kontoren, totalt 506 tillsvidareanställda medarbetare, varav 58 procent var kvinnor och 42 procent var män. 1 Antalet visstidsanställda som under arbetade minst en månad sammanhängande tid uppgick till totalt 27 medarbetare, varav 100 procent var kvinnor. 2 Personalomsättning jurister Antal 20 27 15 11 Senior 0 1 6 3 Personalomsättning supportfunktioner Antal <30 år 20 0 0 1 30-50 år 8 2 13 0 50 år < 0 0 4 0 Personalomsättningen för var 6,9 procent för biträdande jurister och 3,6 procent för medarbetare inom supportfunktioner. Ingen delägare utsågs eller slutade under. Utbildning Som kunskapsföretag är det av stor vikt att erbjuda medarbetarna kontinuerlig vidareutveckling och utbildning. För att konstant utveckla våra medarbetare har byrån ett strukturerat utbildningsprogram, Professional Development Programme (PDP) som riktar sig till samtliga biträdande jurister. Programmet anordnas centralt, sträcker sig över sex år och är obligatoriskt för de biträdande juristerna. Utbildningsprogrammet innefattar såväl ämnesspecifika utbildningar som utbildning inom företagsekonomi, engelska, yrkesteknik och affärsmannaskap. För medarbetare inom supportfunktioner erbjuds löpande utbildning i engelska samt internutbildning 1 Samtliga tillsvidareanställda medarbetare, även delägare, som var anställda vid byråns svenska kontor den 31 december. Inkluderar även personer med provanställning som ännu inte övergått till en tillsvidareanställning. 2 Samtliga visstidsanställda medarbetare (inklusive vikarier och timanställda) som under har arbetat mer än en månad sammanhängande tid vid byråns svenska kontor. 207timmar Under erbjöd byrån de biträdande juristerna totalt 157 timmar PDP utbildning. Utöver den obligatoriska utbildningen inom ramen för PDP programmet erbjöd även byrån ca 50 timmar inom ramen för andra utbildningssatsningar. Professional Development Programme: Första året som biträdande jurist Andra året som biträdande jurist Tredje året som biträdande jurist Fjärde året som biträdande jurist Femte året som biträdande jurist Sjätte året som biträdande jurist 60 timmar 34 timmar 27 timmar 10 timmar 21 timmar 5 timmar som berör byråkultur och administrativ fortbildning. Specifika utbildningar, beroende på behov, erbjuds även. Individuella utbildningsbehov för supportpersonal diskuteras, dokumenteras och följs upp under utvecklingssamtal för att säkerställa att samtlig får den utbildning som respektive roll kräver. Byrån har inte någon formaliserad utbildningsplan avseende utbildning för medarbetare Utöver PDP programmet erbjuder även byrån utbildning i andra former: Legal and market update - Allmän nyhetsuppdatering inom byråns samtliga verksamhet/ branschområden. Erbjuds samtliga jurister och delägare. Ca 1 timme 4 gånger per år MSA Academy - Föreläsningar om juridiskt aktuella ämnen. Erbjuds samtliga medarbetare. Ca 2 timmar 4 gånger per år Stresshanteringsutbildning Erbjöds samtliga medarbetare. 4 timmars utbildning Utbildning inom verksamhetsgrupperna - Varje verksamhetsgrupp anordnar juridisk specialistutbildning. Minst 18 timmar per år för juristerna Utbildningskonferenser - På central byrånivå för samtliga kontor, samt mindre konferenser inom de olika verksamhetsgrupperna/avdelningar. Under anordnade till exempel byrån en utbildningskonferens för hela byrån, där samtliga anställda fick 12 timmar centralt anordnad utbildning samt ytterligare gruppspecifik utbildning inom supportfunktioner. En uppskattning är att supportpersonalen i genomsnitt har erbjudits ungefär 20 timmar utbildning per person under. Under 2013 kommer flertalet utbildningssatsningar inom området ledarskapsutveckling att erbjudas medarbetarna på såväl delägarnivå som på biträdande juristnivå. 10 11

Karriär och utveckling Som ett led i det kontinuerliga arbetet med att vidareutveckla våra medarbetare omfattas samtliga av byråns anställda av någon av våra olika utvärderingsoch karriärsutvecklingssystem. Samtliga biträdande juristers prestation och karriärsutveckling utvärderas årligen genom ett utvärderingssystem som kallas 360-utvärdering. Metoden syftar till att ge en komplett bild av varje enskild biträdande jurists prestation. Varje jurist utvärderas av ett antal såväl mer seniora som mer juniora medarbetare som juristen arbetat med under förevarande år. Utvärderingen resulterar i en rapport som den biträdande juristen tar del av. Rapporten ligger även till grund för det årliga utvecklingssamtal som varje biträdande jurist har tillsammans med minst en delägare. Delägarna genomgår vartannat år en liknande process som 360-utvärderingen. Under utvärderades totalt 76 procent av de biträdande juristerna genom en 360-utvärdering. Av dessa var 48 procent kvinnor och 52 procent män. Vidare utvärderades 95 procent av delägarna genom 360-utvärdering, varav 10 procent kvinnor och 90 procent män. Deltagandet i 360-utvärdering 76% 95% Biträdande jurister Delägare dareanställda medarbetare inom supportfunktioner som var i tjänst under erbjöds utvecklingssamtal och utvärdering. Målet är att under 2013 erbjuda samtliga medarbetare inom supportfunktioner 360-utvärdering enligt samma metod som för juristernas utvärdering. För att ytterligare stärka möjligheterna till personlig utveckling erbjuds biträdande jurister även att delta i mentorskapsprogram i byråns regi. Supportpersonalen utvärderas årligen och genomgår formaliserade utvecklingssamtal. Samtliga tillsvi- 12 13

Andel kvinnor per personalkategori 53% 60% 33% 12% 91% Senior Specialist Counsels Delägare Support Jämställdhet Byrån anser att principen om lika möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder är viktig och jämställdhets- och mångfaldsarbetet är ett led i detta. Det är viktigt att kompetens, erfarenhet, synsätt och värderingar från alla medarbetare tillvaratas. Detta skapar de bästa förutsättningarna för byrån, medarbetarna och byråns klienter. En heterogen och dynamisk sammansättning ger ett bättre socialt klimat, effektivare arbetsgrupper och bättre intern och extern kommunikation. Detta leder till konkurrensfördelar och är därmed även en ekonomisk angelägenhet för byrån. Byrån har som mål att vara den bästa affärsjuridiska advokatbyrån att arbeta med och på, vilket också förutsätter en medvetenhet kring och ett aktivt arbete med jämställdhets- och mångfaldsfrågor. Byråns jämställdhetsoch mångfaldsplan gäller för perioden 1 januari till och med 31 december 2014. Resultatet från de medarbetarkonsultationer som byrån har genomfört för att prioritera relevanta hållbarhetsfrågor, visar att jämställdhetsfrågan och frågan om lika villkor för män och kvinnor är den 3 För mer information om byråns medarbetarkonsultationer se sida 40. Könsfördelning medarbetare i den svenska verksamheten 42% 58% fråga som flest medarbetare prioriterar som den viktigaste frågan. 3 Ur ett genusperspektiv är byrån relativt jämställd i relation till det totala antalet medarbetare. För var 58 procent av det totala antalet medarbetarna vid de svenska kontoren kvinnor och 42 procent var män. Av de seniora biträdande juristerna var 60 procent kvinnor och av de juniora biträdande juristerna var 53 procent kvinnor. Däremot var endast 12 procent av delägarna kvinnor. Inom supportfunktionerna var istället 91 procent kvinnor. Att öka andelen kvinnor i ledande positioner är en utmaning, inte bara för byrån, utan för hela branschen. Att öka andelen kvinnor i delägarledet är en prioriterad fråga för byrån. Byrån rekryterar lika många män som kvinnor och även könsfördelning på senior juristnivå är relativt jämn. Däremot är det fortfarande färre kvinnor som satsar på delägarskap, då många istället efter ett antal år lämnar byrån för en alternativ karriär. Att behålla de mest kompetenta medarbetarna, män som kvinnor, är avgörande för byråns långsiktiga framgång. Därför arbetar byrån med ett antal åtgärder för att förmå fler kvinnor att satsa på delägarskap. Hit hör bland annat ett internt kvinnligt nätverk, mentorprogram, deltagande i branschens kvinnliga nätverk HILDA och ett föräldraprogram. Byrån vann pris för vårt kvinnliga nätverk i Europe Women in Business Law Awards. Under perioden 2009- har 14 ny delägare utsetts i den svenska verksamheten, varav fyra var kvinnor. Totalt finns idag nio kvinnliga delägare i den svenska verksamheten. Attitydförändringar, både på byrån och i samhället, samt fortsatta satsningar på coachning och ledarskapsförbättringar är avgörande för att lyckas öka antalet kvinnliga delägare. Bland planerade aktiviteter för perioden 2013-2014 finns en analys av vilka faktorer det är som styr kvinnornas val alternativt byråns val när det gäller kvinnligt delägarskap. Att förstå bakomliggande orsaker till rådande situation är avgörande för utvecklingen av effektiva handlingsplaner för att åstadkomma en positiv förändring inom detta område. En återkommande fråga, som också har relevans för frågan om jämställdhet, är hur man kombinerar en aktiv byråkarriär med familjeliv. Byrån har länge arbetat för att underlätta för småbarnsföräldrar att göra denna ekvation möjlig. Detta sker genom ett föräldraprogram som består av utökat stöd till hushållsnära tjänster, möjligheter till individuellt anpassad tjänstgöring och ökade möjligheter att arbeta hemifrån. Föräldraprogrammet riktar sig till både män och kvinnor då byrån anser att ett jämställt föräldraskap för såväl manliga som kvinnliga medarbetare gynnar ett mer jämställt klimat på byrån i stort och bidrar till positiva attitydförändringar på sikt. Dessutom, och i syfte att främja att såväl manliga som kvinnliga medarbetare kan utnyttja sin rätt till föräldraledighet, garanteras medarbetarna, under en viss tid, även en kompletterande inkomst till föräldrapenningen. Antal månader föräldraledighet som tagits ut av jurister 12 3 12 2006 2011 5,5 När gällande jämställdhetspolicy togs fram gjordes en sammanställning av hur mycket föräldraledighet som hade tagits ut av biträdande jurister mellan åren 2006 och 2011. Resultatet av denna sammanställning visade att andelen kvinnliga jurister som tog ut föräldraledighet ökade något under perioden men att ingen markant skillnad kunde ses i hur länge denna grupp valde att vara föräldralediga. Kvinnorna tog i genomsnitt ut ungefär 12 månader föräldraledighet under perioden. För de manliga juristerna däremot konstaterades en ökning både när det gällde antalet manliga biträdande jurister som faktiskt utnyttjat möjligheten till föräldraledighet och såvitt gällde längden på den föräldraledighet som tagits ut. Resultatet visade att de manliga juristerna tog ut nästan dubbelt så många föräldraledighetsdagar under 2011 jämfört med under 2006, 5,5 månader 2011 jämfört med 3 månader 2006. Under arbetet med nästa jämställdhetspolicy 2014 kommer en ny sammanställning av uttagen föräldraledighet att göras. 14 15

Arbetsmiljö och hälsa Byrån som arbetsplats innebär normalt inga risker för allvarliga fysiska skador. De fysiska skador som uppkommer är oftast relaterade till stillasittande jobb framför datorn. Total sjukfrånvaro i relation till ordinarie arbetstid : Totalt Jurister Support 3% 2,6% 3,4% Totalt Jurister Support 1% 0,5% 6,5% Under har fyra arbetsskador anmälts. 4 Den anmälda sjukfrånvaron under uppgick till 3 procent av ordinarie arbetstid avseende de kvinnliga medarbetarna och 1 procent avseende de manliga medarbetarna. Kvinnors sjukfrånvaro står därmed för huvuddelen och byrån följer kontinuerligt upp bakomliggande orsaker och arbetar aktivt med rehabilitering och företagshälsovård för att hjälpa medarbetare i behov av stöd. En större arbetsmiljörisk är istället psykiska och stressrelaterade sjukdomar. Klienternas behov av vår tillgänglighet leder ofta till hög och ojämn arbetsbelastning för våra medarbetare och i synnerhet för våra jurister. Frågan om balans mellan yrkes- och privatliv prioriterades också vid medarbetarkonsultationerna som en viktig fråga. 5 Frågan är prioriterad för byrån men det finns rum för förbättring. Byrån arbetar för att skapa flexibla arbetsmöjligheter genom tekniska lösningar men det krävs också vissa förändringar inom ramen för gott ledarskap samt förbättrade och effektiviserade arbetsmetoder. Under introducerade byrån en branschanpassad utbildningsinsats i stresshantering där all personal bjöds in. Utbildningen syftade till att ge medarbetarna bättre verktyg för stresshantering samt att ge deltagarna praktiska verktyg för att effektivisera sin arbetsmetod och planera sin tid. Förhoppningen är att detta ger medarbetarna bättre verktyg att hantera stress samt öppnar upp för diskussioner kring ämnet och ökar medvetenheten kring dess risker. Byrån uppmuntrar dessutom hälsofrämjande aktiviteter genom till exempel gym på arbetsplatsen, gemensamma sportaktiviteter, friskvårdsbidrag, sjuk- och sjukvårdsförsäkring samt ett nära samarbete med företagshälsovård. Byrån erbjuder även sina medarbetare omfattande hälsoundersökningar med jämna mellanrum. Inflytande och kommunikation För att säkerställa medarbetarnas möjlighet till påverkan och för hantering av interna frågor och kommunikation mellan biträdande juristkollektivet och delägarna har byrån skapat ett så kallat Juristutskott. Juristutskottet består av representanter från biträdande juristkollektivet, delägarkollektivet och HRavdelningen. Frågor som hanteras inom detta utskott är bland annat rekryteringsfrågor och frågor kring löner och anställningsvillkor. Vidare driver utskottet tillsammans med HR-avdelningen även frågor kring mentorskapsprogram, rotation mellan verksamhetsgrupper för att bredda juristernas kompetens, utlandstjänstgöring, ersättningsfrågor och olika trivselskapande aktiviteter. Avseende medarbetarna inom supportfunktioner har ett särskilt forum nyligen upprättats för att fånga upp synpunkter och frågor och skapa kommunikationskanaler mellan supportpersonalen och ledningen. 2011 genomfördes en medarbetarundersökning i regi av en extern konsult. Undersökningen visade att medarbetarna upplevde att de utvecklades professionellt, att de känner stark kamratskap samt att de är stolta över sin arbetsplats. Däremot framkom önskemål om mer information och kommunikation. I syfte att åstadkomma detta införde byrån tätare informationsträffar mellan ledning och jurister rörande bland annat byråns utveckling, strategi, interna processer och karriärvägar. Dessutom initierades en utveckling av den interna portalen för att underlätta informationsflöden internt. Målet är att genomföra medarbetarundersökningar vartannat år och under första kvartalet 2013 genomfördes ytterligare en medarbetarundersökning. Resultatet av genomförda medarbetarundersökningar redovisas för samtliga medarbetare men även vid särskild genomgång med Juristutskottet och VD. Undersökningen mäter andelen positiva svar och resultatet visar en generell ökning inom samtliga frågekategorier Trovärdighet, Respekt, Rättvisa, Kamratskap samt Stolthet. Mest ökade resultatet för Stolthet, Kamratskap och Trovärdighet där medarbetarna ser en förbättring kring ärliga svar på sina frågor, får uppskattning för sina arbetsinsatser samt upplever att deras idéer tillvaratas. Även på frågan om man är stolt över hur byrån bidrar till samhället ser vi en stor ökning. Frågor gällande 4 Samtliga skador var av lindrigare karaktär och blev återställda efter en tid med operation/gips och/eller sjukgymnastik. Inga livshotande skador och inga bestående men. Skador uppkom på väg till och från arbetet eller vid sportevenemang med koppling till byrån. 5 För mer information om byråns medarbetarkonsultationer se sidan 40. Allt sammantaget, skulle jag säga att det här är en mycket bra arbetsplats. Vid 2011 års undersökning var andelen positiva svar på denna fråga 75% och år 2013 hade andelen ökat till 84%. kategorin Respekt har ökat men här finns utrymme för förbättring. Byrån kommer t.ex. att arbeta vidare med frågor som hur man bättre kombinerar yrkesoch privatliv och vikten av att medarbetare får ett personligt bemötande av chefer och ledare. Andelen positiva svar har avsevärt ökat på frågan Allt sammantaget, skulle jag säga att det här är en mycket bra arbetsplats. Vid 2011 års undersökning var andelen positiva svar på denna fråga 75 procent och år 2013 hade andelen ökat till 84 procent. Lönesystem och andra förmåner True partnership-modellen spelar en central roll för hur incitamentstrukturen är uppbyggd. På delägarnivå innebär modellen att delägarna delar lika på vinst i relation till den aktieandel respektive delägare innehar. Antalet aktier står i direkt relation till antalet år som delägare. Hur stor andel av vinsten som varje delägare har genererat har således inte betydelse för dess utdelning. För de biträdande juristerna innebär true partnership-modellen att alla har samma löneutveckling och att bonusprogrammet är kollektivt. Detta betyder att samtliga biträdande jurister, efter anställning, följer en förutbestämd karriärväg med lön och senioritet direkt kopplat till antalet anställningsår på byrån. Inte heller här är lön eller bonus individuellt baserad på den enskilde juristens prestation. Supportpersonalen har individuella löner baserade på sin prestation, ansvarsområden, personliga utveckling och marknadslönedata. Till följd av true partnership-modellen och den incitamentstruktur som denna ger upphov till, föreligger inga löneskillnader mellan män och kvinnor inom varken delägarkollektivet eller biträdande juristkollektivet. Supportpersonalens löner kartläggs enligt gängse regler för att säkerställa att inga oskäliga löneskillnader föreligger mellan män och kvinnor. Byrån erbjuder även en rad ytterligare förmåner till sina medarbetare. Samtliga medarbetare omfattas av ett försäkrings- och tjänstepensionssystem och kompensation utgår, utöver Försäkringskassans ersättning, vid sjukskrivning. Byrån erbjuder även sina medarbetare en sjukvårdsförsäkring som innebär att alla anställda får snabb och kostnadsfri tillgång till sjukvård. För medarbetare som är föräldralediga finns en föräldraledighetspolicy som ger viss ytterligare ersättning i förhållande till den ersättning som betalas ut från Försäkringskassan under en period av tio månader av föräldraledigheten. Varje anställd får även ett årligt friskvårdsbidrag som kan användas exempelvis för att betala ett gymmedlemskap, massage eller andra friskvårdsrelaterade kostnader. 16 17