WEB POLAREN RO Nr 1, Februari 2013 Bostadsstiftelsen Platen: Hög svarsfrekvens i både kundoch medarbetarundersökningar Webropol satsar på seminarier: Vi bjuder in till frukostmöten och branschdagar med intressanta föreläsare KUS GAVLEGÅRDARNA BÄTTRE BOENDE OCH NÖJDARE HYRESGÄSTER MED LÖPANDE KUNDUNDERSÖKNINGAR EN TIDNING MED MATNYTTIG INFORMATION FRÅN WEBROPOL Ansvarig utgivare: Magnus Karlsson. Text: Catarina Wahlström, Catherine Grimlund-Träff. Upplaga: 2 000 ex. Foto: Anette Eliasson, Gavlegårdarna I F
Foto: Anette Eliasson, Gavlegårdarna Kundundersökningar, intresseanmälningar, tävlingar och inbjudningar till olika evenemang. Ralf Fredriksson på Gavlegårdarna nyttjar Webropol flitigt i sitt arbete som webbansvarig. Det är både snabbt, enkelt och ekonomiskt, berättar Ralf. I F KUS FÖR ÖKAD KÄNNEDOM OM KUNDERNA Bostadsbolaget Gavlegårdarna i Gävle vill erbjuda sina hyresgäster bra bostäder i en god livsmiljö. Genom Webropol tar företaget enkelt och kostnadseffektivt reda på vad de boende tycker för att ständigt kunna förbättra för dem. I mer än fem år har Gavlegårdarna använt verktyget Webropol och gör det på ett flertal skiftande sätt både externt bland hyresgäster och internt i företaget. Bland annat är det av stor vikt att få kunskap om hur hyresgästerna fortlöpande ser på sitt boende, vad nyinflyttade anser och vad uppfattningen är om Gavlegårdarna som hyresvärd. Användningsområdena är många och verktyget utnyttjas väl. Enkelt och snabbt verktyg Ralf Fredriksson är webbansvarig och arbetar tillsammans med Annika Öster, som är process- samordnare på Gavlegårdarna, med företagets marknadsundersökningar. Med Webropol går det lätt för oss att sätta ihop en undersökning för att ta reda på våra kunders synpunkter. Det finns inga begränsningar utan vi bestämmer själva hur många undersökningar vi ska göra och antalet frågor det ska vara. Att vi gör allt på egen hand gör det också ekonomiskt fördelaktigt. Ralf Fredriksson påpekar att det som företaget vill veta om sina hyresgäster inte är någon exakt 2
vetenskap. Därför kan de själva formulera frågorna. Stor frihet råder. Följdfrågor kan läggas till och svar kan lämnas som fritext, vilket gör det lättare att i detalj ta reda på hyresgästernas åsikter. Han uppskattar att verktyget är så snabbt och enkelt att arbeta i och att en enkät kan göras klar på en eftermiddag. Men Gavlegårdarna är också med i den nationella och mycket omfattande NKI-undersökningen, som mäter kundnöjdhet i företag. Ralf Fredriksson påpekar att den här undersökningen är ett utmärkt komplement till deras egna enkäter. Gavlegårdarna i Gävle startade 1917 och har idag 15 300 lägenheter. Företaget har ungefär 70 procent av alla hyreslägenheter i Gävle, vilket betyder cirka 30 000 boende. Genom en extern undersökning blir det mer objektiva frågeställningar och ger oss svar som vi själva inte har något inflytande på, säger Ralf Fredriksson. Hög svarsfrekvens Gavlegårdarna erbjuder sina hyresgäster ett koncept som kallas Merval, vilket innebär att hyresgästerna kan göra olika tillägg och förbättringar i boendet. Regelbundet undersöker bolaget noggrant vilka synpunkter hyresgästerna har på Merval och hur konceptet skulle kunna utvecklas ytterligare. Undersökningen har ett stort värde med en svarsfrekvens på cirka 30 procent. Enkäter görs också för att få fram orsaken till varför en hyresgäst flyttar och hur nya hyresgäster har upplevt sin inflyttning och den första tiden i den nya bostaden. Svaren, som ibland kan vara av oväntat slag, ger god insikt i vilka faktorer som påverkar boendes beslut. Stort värde för tävlingar Socialt ansvarstagande är en prioriterad del i Gavlegårdarnas verksamhet och företaget arrangerar många olika typer av aktiviteter för sina hyresgäster. Detta görs i det ständigt pågående samarbetet med idrottsföreningar och ofta anordnas det tävlingar. Webben och Webropol används också i detta sammanhang. Svaren är många och självklart lockar de populära vinsterna bland annat i form av signerade tröjor från Gävles kända idrottsprofiler. Satsning på sommarjobb En enorm nytta gav Webropol i en stor satsning att ordna sommarjobb för boendes och anställdas barn. Ungdomarna fick anmäla sitt intresse på webben. Hyresgästerna svarade via nätet externt och medarbetarna via intranätet. Antalet intresserade var stort. Men sammanställningen gjordes enkelt med Webropol. Efter sommaren utvärderades satsningen i Webropol. Ungdomarna fick ett stort antal detaljfrågor på hur de hade upplevt att jobba under lovet. Resultatet av utvärderingen har noggrant följts upp och åtgärdats på olika vis för att förbättra förhållandena ytterligare inför kommande sommarjobb. Intern användning Verktyget används också internt för anmälningar av olika slag, exempelvis för olika fritidsaktiviteter företaget ordnar för de anställda. Gavlegårdarnas 200 medarbetare sitter utspridda på ett gigantiskt område med som mest tio mil mellan sig. Endast cirka 60 arbetar på huvudkontoret medan förvaltningen har sin verksamhet i bostadsområdena runtom i kommunen. Med Webropol går det snabbt att samla in information från alla och få in önskade uppgifter via intranätet. 3
WEBROPOL SKAPAR MERVÄRDEN FRUKOSTMÖTEN OCH BRANSCHDAGAR Under hösten arrangerade vi seminarier för kunder och samarbetspartner i våra nyrenoverade lokaler i Linköping. Hittills har vi haft tre event och de har varit mycket uppskattade. Vårens planering pågår för fullt så håll utkik! KOMMUNIKATION & INFORMATION Vårt första frukostmöte gick av stapeln torsdagen den 8 november. Vi hade räknat med att cirka 20 besökare skulle bli lagom för detta event, men intresset visade sig vara mycket större än vi hade förväntat oss och när vi var framme vid Dagen D var vi över 30 personer på plats. Frukostmötet började med en lätt mingelfrukost och därefter slog vi oss ner i utbildningssalen för att lyssna på dagens gästföreläsare: Catherine Grimlund-Träff. Föreläsningen avslutades med ett antal roliga exempel på särskrivningar och meningsbyggnadsfel, samt några sista tips på hur man polerar den färdiga texten. Det skrivna språket Catherine arbetar som språkkonsult och har 30 års erfarenhet från bokförlag och press. Hon har arbetat många år med kreativ textproduktion. Som kund känner du säkert igen hennes namn då hon är återkommande skribent i tidningen du just nu håller i din hand. Ämnet för dagen var Vikten av att kommunicera med rätt språk. Catherine började med att gå igenom tre viktiga utgångspunkter när man ska ska skriva sin text: Vad är syftet med texten? Vem ska läsa den? Vad ska jag berätta? Beroende på ämnet och vem man riktar sig till är det viktigt att anpassa språket. Här talade hon också om skillnaderna i hur man uttrycker sig i skrift jämfört med talspråk. Det märktes tydligt att detta var ett viktigt ämne som engagerade sin publik. Catherines föreläsning flätades på ett naturligt sätt samman med frågor från publiken och livliga diskussioner uppstod kring allt från etiska frågeställningar till grammatik och meningsbyggnad. BRANSCHDAG FÖR KOMMUNALA FASTIGHETSBOLAG Torsdagen den 22 november bjöd vi in kommunala fastighetsbolag som arbetar i Webropol till en kreativ branschdag. Agendan hade vi tagit fram i dialog med fastighetsbolagen för att möta deras önskemål och förväntningar. Föreläsaren var mycket intressant och vi fick mycket bra tips Frukostmötets arrangör Maria Wänström tillsammans med föreläsaren Catherine Grimlund-Träff. Branschdagen började med en gemensam frukost och sedan fick de olika deltagarna möjlighet att presentera sig. Därefter följde en intressant genomgång av en representant från Gavlegårdarna som berättade om hur de i bolaget arbetar i verktyget och vilka nya användningsområden de ser i framtiden. 4
Givande workshop Efter Gavlegårdarnas presentation fortsatte deltagarna med ett grupparbete: Hur kan vi lära av varandra? Vilken problematik kan vi stöta på inom ett fastighetsbolag och hur löser vi detta? Vilka möjligheter och användningsområden kan vi hitta genom att använda Webropols enkätverktyg? Idéerna flödade och det var imponerande att se hur många olika användningsområden som fastighetsbolagen hade hittat och kunde tipsa varandra om. föreläsare, Lasse Fredrikson, att inta podiet. Lasse är föreläsare och utbildare inom såväl marknadsföring och varumärkesbyggande som nätverkande, presentationsteknik och retorik. Han får ofta uppdrag som idégenerator inom koncept- och produktutveckling. Föreläsningen handlade framför allt om vikten av att skapa en dialog en tvåvägskommunikation istället för att endast ge information. Genom att föra en dialog får man hela tiden bekräftelse på att det som sägs uppfattas och förstås av mottagaren. Dessutom blir motparten engagerad och det blir därmed bättre gensvar. Detta gäller enligt Lasse i alla situationer, oavsett vilken bransch det gäller och oavsett om det är privat eller i arbetet. Frågemetodik Grupparbetet följdes av en snabbkurs i frågemetodik. Webropols egen analysexpert Josefin Linebäck gav tips på vad man ska tänka på när en undersökning ska genomföras. Vad är syftet och vilken är målgruppen? Vem ska ansvara för undersökningen och hur ser tidsplanen ut? Josefin betonade även vikten av en tilltalande layout som ger en positiv upplevelse av undersökningen. Det är även viktigt att frågorna formuleras på ett entydigt sätt för att inte lämna utrymme för tolkningsproblem och oklarheter. Lagom antal frågor och rätt ordning på frågorna är andra viktiga faktorer som ökar svarsfrekvensen och antalet relevanta svar, berättade Josefin. Kommunikation Förmiddagspasset avslutades med en gemensam lunch. Därefter sammanfattades resultatet av grupparbetena innan det var dags för dagens PERSONLIGT LEDARSKAP & EFFEKTIVITET Torsdagen den 6 december var det dags för vårt andra frukostmöte. Den här gången hade vi besök av Claes Bille som föreläste om personligt ledarskap och effektivitet med temat Det du vill, det kan du!. Claes förklarade att för att kunna leda andra måste man kunna leda sig själv. Vidare pratade han om vikten av att sätta upp mål för den närmaste tiden. För att nå dina mål poängterade Claes även att det är viktigt med delmål och att dessa måste vara realistiska samt mätbara. Claes gav exempel på hur man kan effektivisera sin tid. Ett sätt är att säga nej när personer kommer in och ber om hjälp när man själv är mitt uppe i något. Istället ber man dem återkomma senare. Claes Bille arbetar idag som konsult inom personal- och organisationsutveckling. Han har lång och bred affärsmässig erfarenhet av att arbeta med människor och ledarskap och har verkat i såväl familjeägda företag som i koncernledningen i börsnoterade globala företag. Vill du också bli inbjuden till Webropols evenemang? Kontakta Maria Wänström på 013-470 72 08, maria.wanstrom@webropol.se. Frukostmöten är inplanerade till 7/3, 4/4 och 2/5. Föreläsare och ämnen är inte klara i skrivande stund. 5
ETT VERKTYG MED FRAMTIDEN FÖR SIG Bostadsstiftelsen Platen i Motala har drygt 20 procent av kommunens invånare som hyresgäster. Företagets affärsidé är att erbjuda allsidiga, goda och prisvärda bostäder till alla. Att ta reda på vad hyresgästerna tycker är därför viktigt för företaget som arbetar för att hyresgästerna ska bo bra där de lever och leva bra där de bor. Webropols verktyg är under stadig utveckling för Platen. Spännande idéer och många tankar finns för att komma fram till hur verktyget bäst ska kunna bli till nytta under kommande år. Behovet för bolaget är stort, både externt och internt. Självklart ska verktyget användas för att fånga in hyresgästers synpunkter på boendet och deras syn på allt omkring. Det är av vikt att ta reda på vad hyresgästerna tycker om de olika projekt de berörs av. Vägen fram för att få svar på dessa avgörande frågor kommer i framtiden att i allt större utsträckning gå via Webropol. Till nytta på flera sätt De användningsområden som hittills har prövats är av varierat slag. En medarbetarundersökning gjordes hösten 2012 bland de cirka 100 anställda på Platen. Förarbetet för att få så många som möjligt att medverka i undersökningen var genomtänkt och omfattande. Och det gav ett imponerande resultat. Av olika skäl avstod endast fyra att svara. Detta var den tredje medarbetarundersökningen som gjordes via Webropol och samtliga arbetsgrupper hade dessförinnan intervjuats tillsammans i grupp. Detta kompletterades med enkäten för att få fram en individuell prägel på svaren. Sören Wik, som är Platens personalchef, skulle för första gången göra sammanställningen av en undersökning på egen hand. Men när rapporten var klar insåg han att hans kunskap om verktyget inte räckte utan det krävdes mer för en analys. Men efter besök hos Webropol och med engagemanget hos support var snart problemet ur världen. Allt gick betydligt lättare än jag trodde, men när jag skulle få fram svaren på fritexten körde jag fast. Då förstod jag att jag behövde en extra sittning hos Webropol. Jag fick bra hjälp och sedan blev det dessutom enklare för mig att visa direkt i verktyget när jag skulle dra allt för ledningsgruppen. Enkäten stärkte uppfattningarna vi hade tidigare om vad vi skulle jobba med, berättar Sören Wik. Synpunkterna som kom fram i enkäten bekräftade vad samtalen i arbetslagen hade gett. Bostadsstiftelsen Platen är en stiftelse som äger cirka 6 000 lägenheter och 200 lokaler runt om i Motala kommun. Platen är bostadsbolaget som har det allmännyttiga uppdraget i Motala. Företaget har devisen Bo bra där du lever, lev bra där du bor. Devisen sammanfattar att de gör mer än förvaltar fastigheter och lägenheter. De vill att hyresgästerna ska känna sig trygga i sitt bostadsområde och trivas i sin lägenhet. 6
Foto: Catherine Grimlund-Träff Helén Gillman, affärsutvecklare, Sören Wik, personalchef samt Ulf-Henrik Östlund, marknads- och kommunikationschef. Alla arbetar de i Webropols verktyg med olika typer av enkäter och undersökningar. Och de har planer för ännu fler användningsområden. Undersökning på papper 300 elever svarade på de utställda datastationerna En mycket stor andel av Platens hyresgäster är och tillfället använde Platen också till att ställa utan tillgång till dator, vilket medför att undersök- frågor om hur ungdomarna såg på ett framtida ningarna görs på distribuerade pappersunderlag. boende i Motala. Naturligtvis kan detta upplevas som en försvårande faktor när det gäller antalet svar. Men hyresgästerna Gymnasieelever har inte någon bra uppfattning visar ständigt att de är angelägna att medverka och om vad det kostar att bo. De tycker att det ska vara svarsfrekvensen ligger på fantastiska 70 till 80 stort, nytt och billigt, berättar Ulf-Henrik Östlund, procent. som är Platens marknads- och kommunikationschef. Påminnelse om att det är viktigt att svara på enkäterna får hyresgästerna via våra informations- Nästa steg blad, säger Helén Gillman, som är företagets Under året kommer Platen att helt i egen regi göra affärsutvecklare. den första stora kundundersökningen i Webropol. Detta blir en spännande omgång med hela Gymnasister på Motala Expo processen inom företaget. Undersökningen Motala Expo är en företagsmässa som anordnas en kommer att skickas ut i pappersform till varje gång per år. Under de senaste två åren har Platen hushåll i bostadsbeståndet, vilket betyder ett bidragit med en enkät bland de besökande årskurs- antal på 4 700. treorna från gymnasieskolorna i Motala för att det obligatoriska besöket på mässan ska kunna prickas av. 7
******* ERBJUDANDE! ******* Medarbetarundersökning: Låt oss göra hela arbetet! Magnus Karlsson, vd Webropol Sverige AB En gemensam vilja i tuffa tider Konjunkturprognoserna duggar tätt och bedömare anser att Sverige befinner sig i lågkonjunktur, men att en ljusning är att vänta i slutet av 2013. Att i dessa tider ha möjligheten att vända negativa trender i sin organisation är en utmaning. Det krävs att man kan samla kraft och kunskap för att finna de saker som påverkar mest och verkligen gör skillnad, men hur finner man dessa nyckelfaktorer? Webropols enkätverktyg har idag 40 000 användare runt om i världen. Dessa användare har olika syften och förutsättningar. En gemensam nämnare som förenar dem är viljan att ständigt förbättra sig, sin verksamhet och där igenom sin omgivning. Det ställs allt högre krav på de tjänster som levereras, att erbjuda bättre priser, kvalité och utbud räcker inte utan tas för självklart! Nu krävs det andra värden, något som alltid varit viktigt, nämligen en stark relation. Att då kontinuerligt mäta nöjdheten hos kunder och vara lyhörd skapar större möjlighet att vårda och utveckla sina relationer. Med stärkta relationer ökar möjligheten till lönsamhet även i tuffa tider! Webropol har tagit fram en komplett medarbetarundersökning där vi gör hela arbetet: från frågekonstruktion och utformning av enkäten till utskick, analys och rapportering. Det bästa är helheten: Bra och brett frågebatteri, bra analysmöjligheter och bra support från Webropol. Vår medarbetarundersökning genomfördes utan problem eller störningar i något led. Andreas Sjöholm, personalchef på Motala Verkstad Allt detta ingår i HR-kompassen: En komplett medarbetarundersökning med cirka 70 frågor fördelade på elva kategorier samt två fasta fritextfrågor. Alla frågor är framtagna av experter med flerårig erfarenhet inom såväl statistiska undersökningar och frågemetodik som HR-strategi. Allt för att vi ska kunna leverera en produkt av högsta kvalitet. Demografiska data gör det möjligt att bryta ner resultatet baserat på kön, ålder, avdelning mm. Alla svar sker helt anonymt. Fasta frågor gör det möjligt att jämföra era resultat med andra företag i samma bransch. Vi gör hela arbetet: utformning av enkät, utskick, analys och rapportering. Resultatet levereras som en lättöverskådlig rapport och ni får två timmars presentation av och diskussion om resultatet via telefon eller hos Webropol. Pris: Endast 30 000 kr exkl moms. Kontakta oss idag! 013-470 72 07 eller josefin.lineback@webropol.se Frågekategorier: Arbetssituation Arbetsmiljö Hälsa Kompetens och utveckling Mål och visioner Utvecklingssamtal Information Ledarskap Mångfald Arbetsplats Helhet Webropol Sverige AB Storgatan 50, 582 23 Linköping 013-470 72 00, vx www.webropol.se kontakt@webropol.se