Systemförvaltning och systemdrift Föredragande Anders Mobjörk Systemansvarig 010-470 06 38 anders.mobjork@uhr.se BESLUT Diarienummer 4.2.2-4507-2013 Datum 2013-11-29 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm Besöksadress Wallingatan 2 111 60 Stockholm Telefon 010-470 03 00 Org nr 202100-6487 www.uhr.se Förvaltningsplan NyA 2014 Sida 1 (14)
Innehåll Inledning... 3 Syfte... 3 Avgränsningar... 3 Definitioner och förkortningar... 3 Referenser... 3 Versionshistorik... 3 Förvaltningsobjektet, förvaltningens omfattning och organisation... 4 Målsättningar och planer... 5 Förvaltningsstrategi... 5 Långsiktiga mål... 5 Kvalitetssatsning 2014... 6 Orsaker till kvalitetsproblemen... 6 Planerade åtgärder... 7 Prioriterad utveckling 2014... 8 Stöd för mobila enheter på sökandewebben... 8 Uppladdning av dokument via sökandewebben... 8 Stödja modellering utifrån kursdefinition enligt 2007 års studieordning... 8 Byte av urvalsalgoritmen... 8 Digital användarhandbok... 9 Reservantagning... 9 Synkronisera BM med regelverket... 9 Beredning... 10 Planerade förstudier... 10 Vidareutveckling och underhåll... 11 Agil utveckling och utvecklingsspår... 11 Sökandespåret... 11 Institutionsanvändarspåret... 11 Infrastrukturspåret... 12 Produktionsstyrningsspåret... 12 Handläggarspåret... 12 BM-spåret... 12 Bedaspåret... 12 Tekniskt underhåll... 12 Användbarhetsarbete... 13 Målsättningar... 13 Acceptanstest... 14 Planer... 14 Leveransplanering... 14 Sida 2 (14)
Inledning Syfte Förvaltningsplanen utgår från Förvaltningsstrategin för NyA och utgör den övergripande planen för vidareutveckling och underhåll av förvaltningsobjektet NyA under 2014. Förvaltningsplanen innehåller framför allt målsättningar och planer för förvaltningsåret 2014. Inledningsvis ges en sammanfattande redogörelse för förvaltningsobjektet och förvaltningens organisation och omfattning. En mer detaljerad beskrivning av förvaltningsobjektet och förvaltningens organisation och omfattning finns i förvaltningsdokumentationen av förvaltningsobjektet NyA, ref [1]. Avgränsningar Förvaltningsplanen omfattar inte aktiviteter som förknippas med produktions- och driftsamordning då dessa redovisas i särskilda produktionsplaner. Definitioner och förkortningar BEDA BM Ladok SUHF Referenser Den nationella betygsdatabasen Maskinell behörighetsprövning och meritvärdering Ett nationellt system för studiedokumentation för universitet och högskolor Sveriges Universitets- och Högskoleförbund [1] Förvaltningsdokumentation för förvaltningsobjektet NyA [2] NyA Förvaltningsstrategi [3] Miljöplan 2014 [4] Acceptanstestplan 2014 Versionshistorik Versioner Datum Författare Kommentar 0.01 2013-11-04 Anders Mobjörk Första utkast 0.02 2013-11-05 Anders Mobjörk Anpassat till UHR:s dokumentmall 0.03 2013-11-14 Anders Mobjörk Version för synpunkter från förvaltningsgrupp, kravanalytiker/produktägare och förvaltningsråd 0.04 2013-11-28 Anders Mobjörk Uppdateringar efter synpunkter 1.0 2013-11-29 Anders Mobjörk Version för fastställande Sida 3 (14)
Förvaltningsobjektet, förvaltningens omfattning och organisation Med förvaltningsobjekt menas det som förvaltas av förvaltningsorganisationen. Förvaltningsobjektet NyA omfattar inte bara NyA-systemet som sådant utan även gränssnitt mot andra externa system, verksamhetsprocessen som systemet stödjer samt dokumentationen om systemet. Systemförvaltningens omfattning regleras delvis genom överenskommelser med varje lärosäte. I överenskommelserna beskrivs förvaltningens verksamhetsområden, vilka tjänster som ingår i dessa samt i relevanta fall vilka de förväntade servicenivåerna är. I avtalen regleras också ansvarsförhållandet mellan NyA förvaltning och respektive högskolas lokala förvaltningsorganisation för NyA. Förvaltningen av NyA är organiserad i en verksamhetsdel och en teknisk del. Verksamhetsförvaltningen utgör beställare av förvaltningsåtgärder från den tekniska systemförvaltningen. Roller och ansvarsfördelning mellan de olika aktörerna inom förvaltningen beskrivs tillsammans med förvaltningsobjektet och förvaltningens omfattning i förvaltningsdokumentationen för NyA ref [1]. Sida 4 (14)
Målsättningar och planer Förvaltningsstrategi Nedanstående mål och direktiv finns angivna i NyA:s förvaltningsstrategi (ref [2]), vilken är det huvudsakliga styrande dokumentet för förvaltningsarbetet. Utöver denna strategi finns UHR:s verksamhetsplaner som styrande dokument för förvaltningsarbetet. Långsiktiga mål Nöjda lärosäten Det övergripande målet vid förvaltningen av NyA är att lärosätena ska vara nöjda med det stöd till antagningsverksamheten som förvaltningsobjektet erbjuder. Stabilitet och driftsäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska vara ett stabilt, driftsäkert och tillgängligt stöd för antagning. Objektets IT-komponenter ska vara konstruerade i enlighet med rådande standarder och normer för enklare och mer effektiv utveckling, förvaltning, drift och systemadministration. Nöjda sökande Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till att de sökande blir nöjda. Funktionaliteten på sökandewebben liksom de texter och meddelanden som systemet skapar ska vara utformade utifrån de sökandes behov. Effektivitet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en effektiv studieadministration genom att erbjuda ett effektivt, användbart och uppföljningsbart system- och processtöd genom hela antagningsprocessen. Rättssäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en rättssäker hantering av sökande genom hela antagningsprocessen. God arbetsmiljö Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en god arbetsmiljö för sina användare genom att erbjuda ett användbart och målgruppsanpassat stöd för samtliga delar av antagningsprocessen. Sida 5 (14)
Kvalitetssatsning 2014 Mot bakgrund av ett stort antal allvarliga fel i 2013 års leveranser planeras en särskild satsning på kvalitet under 2014 års förvaltningsarbete. Kvalitetssatsningen innebär dels att vissa specifika åtgärder ska genomföras, dels att det allmänna arbetet inom förvaltningen ska fokusera på kvalitet i än högre grad än tidigare. Orsaker till kvalitetsproblemen Att det har uppstått kvalitetsproblem beror på ett antal samverkande faktorer. I de analyser som har gjorts framstår dock några omständigheter som särskilt bidragande till bristerna. Förändringstakten Förändringstakten (införande av ny funktionalitet) har varit hög ända sedan systemet togs i drift 2005/2006. Utveckling och förändring av funktionalitet innebär alltid en risk att det uppstår fel i systemet. Under 2012 var dessutom utvecklingsuppdraget betydligt större än normalt bland annat på grund av Gymnasieskola 2011. Systemarkitektur Den ursprungliga systemarkitekturen för NyA har visat sig mindre väl lämpad för den konstant höga förändringstakten. Den monolitiska strukturen innebär omfattande interna beroenden vilka inte alltid är enkla att förutsäga eller isolera. Sedan 2010 har vi arbetat med att dela upp systemet i moduler och att samla gemensamma funktioner i sammanhållna tjänster för att öka förändringsbarheten. Arkitekturarbetet är emellertid komplicerat och riskabelt vilket innebär att detta arbete i sig riskerar att införa fel i systemet. Arbetet måste således genomföras med stor försiktighet. Brist på kravanalytiker Den höga förändringstakten tillsammans med en svårighet att rekrytera erfarna kravanalytiker har inneburit att det har varit svårt att prioritera mer långsiktigt verksamhetsutvecklingsarbete liksom underhåll av kravdokumentation och annat. Testverksamheten Totalt sett lägger vi stora resurser på testverksamheten, men den behöver bli effektivare. I första hand ska fel motverkas under utvecklingsarbetet, vilket i sig kräver systematiska tester. I det testupplägg som hittills har tillämpats genomförs en testning av systemet genom hela verksamhetsprocessen relativt sent i utvecklingskedjan. Vissa typer av fel kan bara hittas genom att man genomlöper en hel process, och om denna processtest infaller sent i utvecklingskedjan riskerar man att inte upptäcka vissa fel. Sida 6 (14)
Planerade åtgärder Förutom att fokusera på kvalitet inom utvecklingsarbetet i stort finns det ett antal specifika kvalitetsåtgärder som planeras för 2014. Minskad förändringstakt Utöver de prioriterade utvecklingsprojekten i följande avsnitt ska vi vara återhållsamma med utveckling av ny funktionalitet till förmån för underhåll och teknisk stabilisering. Modularisering av systemarkitekturen Förändringsarbetet som syftar till en ökad modularisering och en minskad känslighet för förändringar ska fortsätta. Förändringarna ska också bäddas in i mer omfattande tester för att minska riskerna i arbetet. Rekrytering av fler kravanalytiker Under hösten 2013 har vi gått ut till lärosätena med en förfrågan om att bidra med verksamhets- och systemkunniga personer till krav- och utredningsarbete inom förvaltningen. Testverksamheten Inom testverksamheten kommer ett antal åtgärder att genomföras. Bland annat kommer vi satsa på en ökad grad av automatisering av tester inom utvecklingsspåren samt automatiserade tester av hela verksamhetsprocessen löpande under hela utvecklingsarbetet. Vi kommer också att fortsätta ett tidigare påbörjat arbete med att införa ett riskbaserat arbetssätt i utveckling och test för att identifiera de mest kritiska områdena att testa. Sida 7 (14)
Prioriterad utveckling 2014 Stöd för mobila enheter på sökandewebben Andelen sökande som använder mobila enheter, smartphones och surfplattor har ökat de senaste åren. Vid tiden för att lämna svar på antagningsbesked i antagningsomgången HT2013 var andelen mobila användare ca 40%. Sökandewebben är idag inte anpassad för användning av mobila enheter vilket innebär att det är svårt att exempelvis svara på sitt antagningsbesked via mobil eller surfplatta. Under 2014 ska arbetet med att mobilanpassa sökandewebben påbörjas. I ett första steg bör flödet för att svara på sitt antagningsbesked anpassas för användning av mobila enheter. Att genomföra en mobilanpassning av svarsflödet förväntas innebära en mindre andel sökande som inte kan svara eller som missar att svara på sitt antagningsbesked. I samband med att man genomför mobilanpassningar ska också aktuella funktioner förbättras ur ett tillgänglighetsperspektiv. Uppladdning av dokument via sökandewebben I förvaltningsstrategin för NyA lyfts dokumenthantering fram som ett prioriterat utvecklingsområde. Under tidigare år har bland annat insatser gjorts kring hur dokument visas i NyA-klienten samt kring indexering och märkning av dokument. Under 2014 genomförs ytterligare förbättringar kring dokumenthantering, genom att möjliggöra för sökande att själva ladda upp digitala dokument till sitt ärende. Att de sökande själva laddar upp sina dokument i stället för att skicka dem till skanning torde medföra minskade kostnader för skanning, samt tidsvinster då tid för postgång och hantering på skanningsbyrå kan elimineras. Stödja modellering utifrån kursdefinition enligt 2007 års studieordning Enligt 2007 års studieordning definieras kurser som tillhörande ämnesgrupp. En kurs kan dessutom tillhöra inget, ett eller flera huvudområden. För kurs som tillhör huvudområde finns angivet hur den bidrar till den successiva fördjupningen i huvudområdet. Idag saknas möjlighet att bygga behörighets- eller meritvärderingsmodeller utifrån hur kurser är definierade med ämnesgrupp och huvudområde. Under 2014 ska NyA anpassas för att möjliggöra behörighetsmodeller och meritvärderingsmodeller utifrån 2007 års studieordning. Denna utveckling möjliggör för lärosätena att bygga behörighets- och meritvärderingsmodeller som omfattar en större andel av de sökande än vad som är möjligt idag. Byte av urvalsalgoritmen I det maskinella urvalet i NyA fördelas platserna mellan urvalsgrupperna enlig enligt en metod som brukar kallas heltalsmetoden. Efter en utredning gjord inom NyA-förvaltningen om alternativa beräkningsmetoder (urvalsalgoritmer) rekommenderade SUHF:s expertgrupp för studieadministrativa frågor ett byte till en urvalsalgoritm byggd på uddatalsmetoden. Den genomförda utredningen gav vid handen att uddatalsmetoden skulle ge en platsfördelning som ligger närmare den proportionella fördelningen mellan urvalsgrupperna än om heltalsmetoden tillämpas. Under 2014 ska således metoden för platstilldelning i urvalet bytas från heltalsmetoden till uddatalsmetoden. Ett algoritmbyte torde minska risken att mycket små urvalsgrupper blir utan platser i urvalet. Sida 8 (14)
Digital användarhandbok Olika grupper av användare av NyA behöver olika information. Dagens användarhandbok är främst riktad till registrerare och handläggare. Det saknas information för användare som till exempel behöver bygga modeller, redigera anmälningsalternativ eller beställa batchar. Användare har berättat att hjälptexterna i NyA sällan används då man inte hittar den information man behöver och att texterna inte visar tillräckligt tydligt var i verksamhetsprocessen man befinner sig, eller i vilket sammanhang funktionaliteten är tänkt att användas. Utöver användarhandboken finns det bland annat information i nyhetslistor och processdokument som publiceras i samband med leverans av ny funktionalitet. Problemet här är att denna dokumentation skapas i samband med att ny funktionalitet levereras, men att informationen inte uppdateras i samband med senare förändringar. Det är således svårt för användare att få dagsaktuell och relevant information om systemet i det arbetssammanhang man befinner sig. Under 2014 påbörjas utvecklingen av en digital användarhandbok. Med en ny digital användarhandbok skulle det vara möjligt att rikta information till olika grupper av användare utifrån behörighetsroll. Användarhandboken bör kunna läsas i sin helhet via en egen webb men det bör också vara möjligt att nå rätt avsnitt i användarhandboken direkt från aktuellt fönster i NyA-klienten eller NyA-webben. På så vis skulle en ny användarhandbok kunna ersätta dagens hjälptexter. Användarhandboken bör följa den verksamhetsprocess som systemet är byggt utifrån för att användare lätt ska veta vad de ska gör när och hur. Med en digital användarhandbok kan man ge en användarvänlig, riktad och dagsaktuell information om användning av NyA-systemet till samtliga användargrupper. En digital användarhandbok möjliggör också att man kan informera användare om kommande förändringar och om kända förändringsbehov under utredning. Reservantagning Lärosätenas hantering av reservantagning sker idag huvudsakligen med hjälp av det studieadministrativa systemet Ladok, då det i NyA inte finns något stöd för reservantagning. Det innebär att NyA idag inte bara kan överföra antagningsinformation till Ladok utan även måste överföra reservplaceringar, liksom information om olika antagningsvillkor. Under 2014 påbörjas utveckling av systemstöd för reservantagning i NyA. Syftet är att NyA ska ge systemstöd för hela antagningsprocessen för att möjliggöra en effektiv arbetsprocess på lärosätena. Utvecklingen av reservantagningsstödet förutsätter ett nära samarbete med utvecklingsprojektet för den nya versionen av Ladok, Ladok3-projektet. Synkronisera BM med regelverket Under de senaste åren har det genomförts ett antal förändringar kring behörighetsoch meritvärderingsregler. Detta har inneburit att NyA har behövt anpassa den maskinella behörighetsprövningen och meritvärderingen, den så kallade BM. Anpassningarna av BM har varit omfattande och såväl regelverket som logiken har kommit att bli mycket komplex och svåröverskådlig. För att säkerställa en rättssäker hantering, och för att möjliggöra ett fortsatt förändringsarbete behöver vi genomföra ett omfattande underhållsarbete. Under 2014 genomförs ett antal åtgärder syftande till att säkerställa rättsäkerhet och förvaltningsbarhet med avseende på den maskinella hanteringen av behörighets- och meritvärderingsregler avseende gymnasiala meriter. Bland annat behöver regelverk, kravdokumentation och programkod gås igenom för att säkerställa att aktuellt regelverk hanteras korrekt och effektivt i systemet. Vidare behöver det ske en översyn av Sida 9 (14)
den omfattande och komplicerade kravdokumentationen inom området, i syfte att göra kraven mer begripliga och förvaltningsbara. Utöver ovan nämnda åtgärder bör man också återkoppla eventuella oklarheter eller motstridigheter i regler och tillämpningar till regeltolkande organ, exempelvis SUHF:s bedömningshandboksgrupp. Beredning Beredning innebär det utredningsarbete som görs inför utvecklingsarbetet, såsom förstudier och analyser av förändringsförslag utifrån ett verksamhetsperspektiv, liksom omvärldsbevakning och övriga utredningar, exempelvis för att klargöra vilka behov av systemstöd som finns i verksamheten. Inom utvecklingsspåren genomförs löpande utredningsarbete för att möjliggöra prioritering och utveckling. Detta beredningsarbete omfattar såväl mindre som medelstora frågor vilka ryms inom respektive spårs arbete. I vissa fall kan man inte direkt avgöra verksamhetsnyttan eller omfattningen av ett förslag och då får man initiera en mer ingående förstudie för att komma fram till ett lösningsförslag. Planerade förstudier Huvudsakligen initieras och genomförs förstudier och utredningar löpande under förvaltningsåret då behov uppstår. Emellertid finns det en fråga av särskild angelägenhetsgrad som ska prioriteras för förstudie under 2014. Ladok3 Under 2012 startade systemutvecklingsarbetet för det system som ska utgöra den nya generationen av Ladoksystemet. Inom Ladok3-projektet utvecklar man systemstöd för ett antal studieadministrativa processer vilka gränsar till den antagningsprocess som NyA stödjer. Inom Ladok3-projektet kommer man också att ta fram tekniska lösningar för kommunikation och datautbyte mellan Ladok3 och andra system inom den studieadministrativa sektorn. Dessa tekniska lösningar och systemstöd kan komma att ställa krav på, eller själva påverkas av, utvecklingen inom förvaltningsobjektet NyA. Under 2013 påbörjades en förstudie för att närmare kartlägga vilka förändringar och anpassningar som behöver göras inom NyA. Förstudien har genomförts i nära samarbete med representanter för Ladok3-projektet och har hittills identifierat ett antal områden där utveckling inom NyA bör ske för att möta verksamhetens behov av systemstöd inom antagningsområdet. Under 2014 behöver det Ladok3/NyA-gemensamma utredningsarbetet fortsätta parallellt med att Ladok3-anpassad funktionalitet i NyA börjar utvecklas. Sida 10 (14)
Vidareutveckling och underhåll I förvaltningen av NyA ingår både underhåll och vidareutveckling av systemet. Underhåll kan sägas vara åtgärder för att vidmakthålla befintlig funktionalitet medan vidareutveckling innebär en större förändring eller utökning av funktionaliteten. Nedlagda resurser inom vidareutveckling hanteras som investeringar och skrivs av under systemets livstid. Agil utveckling och utvecklingsspår Inom NyA-förvaltningen bedrivs utvecklingen i största möjliga mån enligt principer för agil systemutveckling. Detta innebär i korthet att man arbetar tätt tillsammans mellan utvecklare och verksamhet, man utvecklar och levererar funktionalitet i korta iterationer och utvärderar löpande att det som utvecklas motsvarar verksamhetens behov. Syftet med att bedriva utvecklingen enligt agila principer är framför allt att öka kvaliteten på det som levereras, det vill säga att det som levereras bättre motsvarar verksamhetens behov. Ett agilt arbetssätt ger också bättre förutsättningar att delleverera funktioner alltefter de blir klara istället för att vänta på att allt ska bli färdigt. Man kan således snabbare få ut verksamhetsnytta till användarna. Utvecklingen inom NyA-förvaltningen är huvudsakligen organiserad i ett antal utvecklingsspår, dels utifrån målgrupper för funktionaliteten, dels utifrån tekniska skäl. Varje utvecklingsspår har en produktägare som ansvarar för den löpande planeringen och prioriteringen av arbetet. Varje utvecklingsspår har också ett utvecklingsteam som är långsiktigt bemannat. Grundidén är att samma produktägare och utvecklingsteam långsiktigt kan underhålla, vidareutveckla, utvärdera och förbättra systemets funktionalitet utifrån verksamhetens behov. Under året ansvarar respektive produktägare för att kartlägga kravbilden och förankra lösningsförslag med verksamheten. Följande utvecklingsspår är planerade för 2014: Sökandespåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till sökande. Inom spåret hanteras underhåll och vidareutveckling av sökandewebben för svenska och internationella sökande liksom hanteringen av information i form av mailutskick och dylikt från NyA. Inom spåret finns ett särskilt ansvar för att hantera kraven på tillgänglighet för användare med funktionsnedsättningar på sökandewebben med hänsyn till kommande EU-direktiv på området. Institutionsanvändarspåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till användare utanför de centrala antagningsavdelningarna på lärosätena. Inom spåret hanteras underhåll och vidareutveckling av NyA-webben, ett webbgränssnitt till NyA som huvudsakligen vänder sig till sällananvändare av NyA. Under de senaste åren har NyA-webben vidareutvecklats med funktionalitet för viss handläggning, bland annat för att hantera särskild behörighet avseende akademiska meriter samt hantering av meritvärdering enligt lokala regelverk. Man har även möjliggjort viss administration av anmälningsalternativ för institutionsanvändare med hjälp av NyA-webben. Sida 11 (14)
Infrastrukturspåret Inom utvecklingsspåret för Infrastruktur och processtöd hanteras sådan vidareutveckling av antagningssystemet som berör effektiviseringar av antagningsprocessen samt sådan grundläggande funktionalitet som används inom flera delar av systemet. Till utvecklingsspåret räknas också vidareutveckling av gränssnitt mot externa system. Produktionsstyrningsspåret Produktionsstyrningsspåret hanterar framför allt underhåll och vidareutveckling av systemstödet för produktionsansvariga inom lärosäten och UHR. Inom spåret hanteras också den maskinella behörighets- och meritvärderingsfunktionaliteten avseende framför allt akademiska meriter. Handläggarspåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till antagningshandläggare inom UHR och lärosätenas centrala antagningsavdelningar. Detta omfattar även det arbete som görs inom de virtuella organisationerna och sådant antagningsarbete som är utlagt på entreprenad hos externa leverantörer. BM-spåret Tidigare har den maskinella behörighets- och meritvärderingsfunktionaliteten avseende gymnasiala meriter hanterats inom handläggarspåret. Under 2014 hanteras dessa frågor inom ett eget spår. Bedaspåret Den nationella betygsdatabasen (Beda) är en databas som förvaltas och administreras av UHR. Till denna databas sänder gymnasieskolorna och gymnasial vuxenutbildning in betyg att använda i antagnings- och statistiksammanhang. Betygen i Beda överförs regelbundet till NyA-systemet för de sökande som har en aktuell anmälan. Under 2012 och 2013 har Beda byggts om från grunden och anpassats till den nya gymnasieskolan, Gy2011 samt infört möjlighet till överföring av slutbetyg och enstaka kurser från KomVux. Under 2014 planeras en inledande utvecklingsinsats för att färdigställa applikationen, för att därefter övergå till ett löpande underhålls- och förvaltningsarbete avseende Beda. Tekniskt underhåll Löpande tekniskt underhåll av systemet ingår i det arbete som utförs inom utvecklingsspåren. Emellertid finns det också behov av mer övergripande underhållsåtgärder på en mer grundläggande nivå syftande till att säkra systemets långsiktiga förmåga att möta nya krav på funktionalitet. Exempelvis fortsätter arbetet att räta ut onödigt krångliga lösningar, att ta bort dubblerad funktionalitet och effektivisera interna beroenden. Årets större enskilda insatser omfattar Utreda alternativa sätt att leverera expertklienten till handläggarnas datorer Minska risken för oväntade programstopp i expertklienten (exceptionhantering), inklusive införa bättre loggning av fel i klienten Ökat antal enhetstester Utreda och testa komplexa funktioner i webbgränssnitt baserat på erfarenheter från Ladok3 som alternativ till dagens expertklient Sida 12 (14)
Prioritering av dessa underhållsåtgärder och tekniska projekt hanteras av den tekniske förvaltningsledaren, vilken agerar produktägare på motsvarande sätt som inom utvecklingsspåren. Syftet med dessa åtgärder och projekt är att förbättra förvaltningsbarheten av systemet och höja kvaliteten på såväl programkod som på utvecklings- och testprocesser. Nedlagda resurser i dessa projekt hanteras budgetmässigt som kostnader. Vi kommer också att utöka deltagandet på sektorns generella informationsaktiviteter såsom Inkubator-Ladokdagarna under SUNET-veckan samt etablera ett kontaktforum för lärosätenas IT-verksamhet som vi vill använda för diskussioner och förankring av tekniska lösningar som påverkar IT-enheternas lokala arbete. Användbarhetsarbete För att uppnå förvaltningsstrategins långsiktiga mål nöjda lärosäten, nöjda sökande och god arbetsmiljö har det sedan NyA togs i drift löpande genomförts användbarhetsinsatser i systemet. Användbarhetsarbetets omfattning har anpassats utifrån målgrupperna och verksamhetens olika behov och mål i NyA. Under 2013 har ett ramverk för en användbarhetsmodell tagits fram. Ramverket ligger till grund för både utveckling och förvaltning av NyA. Ramverkets stomme består av effektkartan. Effektkartan ska kunna svara på följande frågor: Varför ska denna produkt byggas? Syftet + mätpunkter=effektmått Vilka är de som ska skapa de önskade effekterna? Vad vill och behöver målgrupperna? Hur ska produkten och verksamheten utformas? I användbarhetsmodellen ingår också metoder som prototyping, användningstester, intervjuer/observationer, enkäter etc. En verktygslåda för metoderna kommer att tas fram under 2014 som ett hjälpmedel för utvecklingsspårens team. Målsättningar För att anpassa användbarhetsarbetet till NyA-förvaltningens utvecklingsspår är målsättningen att följande aktiviterer genomförs: Införa en effektkarta för respektive utvecklingsspår i NyA under 2014. En kartläggning av NyA ska genomföras och som sedan ligger till grund för att ta fram individuella användbarhetsplaner för respektive utvecklingsspår. Användbarhetsforum som vänder sig till produktägare/projektledare. Utbilda teamen så att de får kunskap om ramverket för användbarhetsmodellen och hur de kan bidra i sitt arbete till att NyA har nöjda lärosäten, nöjda sökande och god arbetsmiljö. Sida 13 (14)
Acceptanstest Inför varje driftsättning genomförs en period av acceptanstest. Acceptanstestens omfattning avgörs i huvudsak av mängden förändringar i funktionalitet och antalet felrättningar i leveransen. Datum och exakt omfattning av acceptanstesten dokumenteras i acceptanstestplanen (ref [4]). En acceptanstestrapport med beslutsrekommendation skrivs efter varje avslutad acceptanstest och ska finnas tillgänglig på projektplatsen NyA Förvaltning. En muntlig redogörelse görs i samband med att rapporten lämnas in. Planer Verksamhetsprocesstest till utvecklingsleverantör Sedan 2007 har acceptanstest samordnats med den verksamhetsprocesstest som genomförs av utvecklingsleverantören ITS. Samordningen innebär att testare från ITS och från UHR arbetar tillsammans med att testa systemet genom hela verksamhetsprocessen. Denna gemensamma verksamhetsprocess- och acceptanstest (förkortat VPAT) har startat efter att all ny funktionalitet har utvecklats färdigt och integrerats inför leverans. Syftet med denna samordning var att minska ledtider i utvecklingen och att effektivisera resursutnyttjandet. Förändrade arbetssätt med bland annat agil utveckling, testautomatisering och kontinuerlig integration ger dock förutsättningar för att kunna genomföra en verksamhetsprocesstestning tidigare i utvecklingskedjan. Under 2014 ska ansvaret för verksamhetsprocesstestning återföras till utvecklingsleverantören ITS. Denna förändring väntas få som effekt att fel kan rättas tidigare och att leveranser till acceptanstest får högre kvalitet än idag. Med en högre kvalitet tidigare i processen torde tidsåtgången i acceptanstest också kunna minskas betydligt. Automatisering av testdata i acceptanstest Under 2013 har en förstudie genomförts om möjligheterna att skapa automatiska testscript för acceptanstest. Förstudien ger vid handen att det finns stora vinster med en ökad grad av automatisering, särskilt i den tidskrävande processen att skapa testdata. Under 2014 ska ett projekt genomföras för att bygga upp automatiserade script för att skapa testdata inom acceptanstest. Nyttan med testdataautomatisering är att den frigör tid för testare som kan användas för kvalificerat testarbete och för att möjliggöra en förkortning av acceptanstestperioden. Leveransplanering Under 2014 planeras en ökning av antalet planerade leveranser jämfört med tidigare år. Målsättningen för 2014 är att komplettera de ordinarie leveranserna med ett antal planerade rättningsleveranser. Syftet i detta första steg är att minska antalet akuta rättningar för att möjliggöra en stabilare planering och resursåtgång vid acceptanstest och införandeaktiviteter. På längre sikt är målsättningen att även kunna leverera ny funktionalitet mer utspritt över året för att möjliggöra en snabbare återkoppling på verksamhetens behov och för att minska komplexiteten i samband med acceptanstest och driftsättning av nya versioner. För aktuella datum för leveranser och produktionssättningar under 2014, se Miljöplan 2014 (ref [3]) Sida 14 (14)