Springlifes metod Springlifes metod mäter och analyserar medarbetarnas aktivitet som vilja, ansvar, engagemang, motivation och de viktigaste förutsättningarna (som exempelvis ledarskap, delaktighet och målkvalitet) för att skapa en framgångsrik organisation för att medarbetare ska kunna utföra sina arbetsuppgifter (prestation) med hög kvalitet över tid (beteenden) samt ha en hög hälsa och arbetsglädje (således även välfungerande arbetsgrupper). Springlife har valt denna metod då den har utarbetats och utprovats av professor Bengt Arnetz, stressforskare vid Uppsala Universitet i samarbete med Karolinska Institutet i Stockholm. Tidigare forskning inom området har haft patogent fokus, d v s forskningen har tittat på faktorer och områden som ger ohälsa. Arnetz blev intresserad av det salutogena perspektivet, d v s vilka faktorer och områden i organisationen som främjar hälsa, en hög prestationsnivå och resultat. Bengt Arnetz och hans forskargrupp har fokuserat på att hitta metoder för att mäta och analysera just detta. Springlifes rekommenderade metod är med anledning av den forskning som metoden vilar på för att bland annat mäta medarbetarnas Prestationsnivå (eller Medarbetarindex) och även Ledarskapsindex, unik. Modellen har använts av forskare i Sverige, Norge, Finland, Danmark liksom Storbritannien, Tyskland, USA, Japan samt mellanöstern. Prestationsanalysen finns således översatt till en rad olika språk. Springlife har tillsammans med sina kunder utvecklat produkter och tjänster inom ramen för det vi kallar Springlife Performance Management. Det omfattar dels vår medarbetarundersökning men även efterföljande tjänster, exempelvis student- och alumniundersökningar, och produkter för att stödja organisationer i arbetet för att skapa bättre förutsättningar i organisationen för att nå en ökad hälsa, prestation och resultat. Springlifes basprodukt som baseras på professor Bengt Arnetz forskning är Springlifes medarbetarundersökning, Springlife Prestationsanalys. Analysen är idag världsledande inom området och är det enda medarbetarundersökningsverktyg i världen som är biologiskt validerat, d v s metoden har kontrollerats genom blodprov och enkäter med medarbetarna. Under mer än 20 års tid har utformningen av enkäterna avseende frågeområden (förbättringsområden), områdenas frågor, svarsalternativ etc. - stämts av mot omfattande forskning och praktiska tester på vetenskapliga referensgrupper, intervjuer, ekonomiska mått på effektivitet och lönsamhet, och biologiska mått som exempelvis nivån av stress- och könshormoner i blodprov. Den vetenskapliga förankringen och valideringen säkerställer värdet i resultaten som därmed ger ett kraftfullt underlag i form av prioriteringar i förbättringsarbetet och vägledning om resultatutveckling över tid (hälsa, ekonomi och kvalitet). Därför rekommenderar Springlife alla sina kunder att använda Springlifes metod som bas. Springlife har arbetat länge med frågor i form av olika engagemangs- och medarbetarindex samt faktorer/variabler som styr dessa och som har vetenskaplig bakgrund och beprövats. Springlife fokuserar på att skapa förändring i medarbetarbeteende. Forskning om hur man som medarbetare 1
beter sig i organisationen, organizational citizenship, växte sig stor under 1980-talet med forskare som Bateman och Organ, 1983, och Puffer, 1987. De kopplade medarbetarbeteende till arbetstillfredsställelse/arbetsglädje samt senare även commitment d v s engagemang (vilket senare även gjordes av andra forskare som t ex Scholl, 1981, Weiiner 1982). Springlife använder i stort den definition av engagemang/commitment som Mowday, Porter och Steers, 1982, använder och som lyder: "the relative strength of an individual's identification with and involvement in an organization". Det handlar således om hur starkt en anställd identifierar sig med, och engagerar sig i, organisationens vision, mål och uppgift. Engagemang är viktigt för det styr en persons organisatoriska beteende, speciellt under tider av förändring, osäkerhet och upplevelse av att organisationen inte behandlar alla rättvist eller att organisationen inte fungerar optimalt. Faktorer som stärker engagemang förbättrar en organisations funktion och prestation, speciellt i tider av stress och osäkerhet. Springlifes metod mäter de faktorer som stärker engagemang, där exempelvis två viktiga områden som påverkar engagemanget är Effektivitet och Återkoppling. Springlife har även stor vana av att utföra omfattande medarbetarenkäter inom offentlig och privat sektor. Springlife har arbetat 13 år i branschen och har till dags dato ansvarat för genomförande av mer än 100 stora medarbetarundersökningar inom offentlig sektor i Sverige. Springlife har även genomfört medarbetarundersökningar inom ett betydande antal privata företag inom Sverige och Norden. Reliabilitet och validitet Samtliga förbättringsområden (skalor) i Springlifes metod har en intern konsistens (mätt med Cronbachs alpha) på 0,7 eller högre. Reliabilitetsvärden (d v s mäter vi det vi mäter på ett reproducerbart eller pålitligt sätt), inklusive relativ stabilitet, test-retest (baserat på 15 000 enskilda svar) samt korrelation mellan skalor över tid (baserat på 400 000 enskilda svar), har i samtliga fall överskridit 0,7. Därtill har vi testat validitet, d v s mäter våra förbättringsområden/skalor det vi vill mäta? Detta genom att relatera våra skalutfall på gruppnivå till biologiska mått på gruppnivå samt objektiva produktivitets- och ohälsomått. Vi har således kunnat visa att det föreligger en korrelation mellan gruppens skattning av stress och nivån av stresshormonet kortisol i blod respektive saliv, samt ett omvänt samband mellan upplevd arbetsstress i grupp och antistresshormonet dehydroepiandrosteron (DHEA). Vi har även visat att ökad organisatorisk effektivitet leder till lägre skattad stress, lägre halter av stresshormon, samt ökad energi och mindre sjukskrivning över tid. Statistik Vid mätpunkter har skalorna, inklusive det samlade viktade värdet för Prestationsnivån (eller Medarbetarindex), genomgått sedvanlig reliabilitets-/homogenitetstestning med Cronbachs alfa. Att frågorna i respektive skala verkligen statistiskt tillhör skalan i fråga har testats med principal komponentanalys med varimaxrotation. Den individuella faktorladdningen var 0,5 eller högre. Samtliga skalor har en Cronbachs alfa på 0,70 eller högre. Det viktade värdet för prestationsnivån/medarbetarindex uppvisar ett Cronbachs alfa på 0,89. Skalornas validitet har testats genom korrelationer dels till oberoende skattningar av arbetsmiljön av medarbetare, dels till 2
fokusgruppsintervjuer. Man kontrollerade också huruvida skalor som teoretiskt mätte samma område korrelerade med varandra. Skalreliabiliteten var god. Oparade t-test, ANOVA respektive χ2- analyser har använts för att jämföra olika grupper, t ex läkare och sjuksköterskor. Förändringar över tid analyserades med General Linear Model (GLM), där de univariata faktorer som användes var profession (läkare, sjuksköterskor, övriga) och tid (1994, 1995, 1997, 1999). Multipel linjär regressionsanalys användes för att testa olika förklaringsmodellers styrka. Ett tvåsidigt P-värde på mindre än 0,05 krävdes för att en skillnad skulle anses vara statistiskt säkerställd. Vid multipla jämförelser användes Bonferronis post hoc-test. Det vi mäter gör vi inte enbart reliabelt men också på ett valit sätt. Metodens frågor och frågeområden (index) Springlifes medarbetarenkäter utformas alltid i enlighet med kundens önskemål, dock rekommenderar Springlife alltid sina kunder att som bas använda Springlifes basenkät, Springlife Prestationsanalys, då den, som tidigare nämnts, baseras på unik och gedigen forskning. Frågeformuleringarna och förbättringsområdena i Springlifes basenkät är alla etablerade och väl beprövade enligt tidigare beskriven forskning. Basenkäten består av 44 frågor vars validitet och reliabilitet således är mycket god. Sammantaget definierar Springlifes basenkät de viktigaste förutsättningarna på arbetsplatsen i elva områden, där två berör medarbetarnas hälsa, ett mäter medarbetarnas engagemang och åtta mäter processerna på arbetsplatsen (såsom ledarskap, effektivitet och medarbetarskap) och den effekt det har på medarbetarnas hälsa, engagemang och prestationsförmåga. Nedan följer en beskrivning av de säkerställda elva förbättringsområden som ingår i Springlifes basenkät: 1. Arbetsrelaterad utmattning: mäter både den psykiska och fysiska utmattningen hos medarbetarna. Arbetsrelaterad utmattning kan liknas vid utbrändhet. Medan utbrändhet antyder att man har nått ett slutstadium kan utmattning ses som en skala där man kan visa olika grader av utmattning. Förbättringsområdet kallas för arbetsrelaterad eftersom det speglar känslor som uppstår på grund av arbetet, inte på grund av fritiden. Stigande värden på arbetsrelaterad utmattning hör ofta ihop med minskad medarbetarkraft (engagemang och motivation) och tillsammans utgör detta en tidig varningssignal för organisationen. 2. Arbetstakt: ett mått som beskriver mängden arbete i förhållande till tid samt relationen mellan planering, genomförande och reflektion. 3. Medarbetarkraft: ett hälsomått som mäter frånvaro av negativa stressymtom (irritation, ängslan, koncentrationssvårigheter) vilket ger ett värde på den psykiska energin. Medarbetarkraft är ett viktigt mått för organisationen eftersom det visar vilken energi som finns tillgänglig för att ha handlingsförmåga och driva verksamheten. 4. Effektivitet: beskriver huruvida arbetet flyter på arbetsplatsen; gemensamma mål, beslutprocesser, resursanvändande m.m. utvärderas. Tillsammans med ledarskap är upplevelsen av effektivitet en av de viktigaste faktorerna för en bra psykosocial arbetsmiljö och en positiv upplevelse av arbetet. Dessutom brukar det finnas ett starkt samband mellan dessa områden. 3
5. Delaktighet: fångar medarbetarnas upplevda inflytande, deras möjlighet att påverka beslut samt deras frihetsgrader i arbetet. Ett flertal studier av den psykosociala arbetsmiljön har visat att just att denna faktor delaktighet - tillsammans med tillräckliga befogenheter, är viktig för både arbetstillfredsställelse och hälsa hos medarbetarna. Det vill säga att ju högre delaktighet medarbetare upplever desto bättre trivs och mår man på arbetet. Hög delaktighet leder ofta till högre effektivitet och mer optimal arbetstakt. 6. Socialtklimat: mäter det kollegiala samarbetet, området beskriver hur det fungerar mellan människorna i organisationen. Detta förbättringsområde påverkar ofta hur man mår generellt. 7. Lärande i arbetet: mäter kompetensutveckling och kompetensanvändande. Området består av frågor om möjligheten att utvecklas i arbetet. Ibland finns det ett samband mellan lärande i arbetet och arbetstakt eftersom man ofta försöker täcka lärandet under arbetstiden. Detta upplevs oftast som positiv stress. Lärande i arbetet bidrar till hur man mår på jobbet och positiva upplevelser av arbetet. 8. Återkoppling: mäter den prestationsåterkoppling medarbetarna får av sin närmaste chef. Det finns ofta ett samband mellan hur man svarar på dessa frågor och frågor om ledarskap. Återkoppling är viktig för att medarbetarna ska veta att de gör rätt sak på rätt sätt samt att de fokuserar sin energi (engagemang och motivation) på de viktigaste arbetsuppgifterna ur organisationens synvinkel. 9. Ledarskap: mäter den närmaste chefens beteende i sin yrkesroll. Förbättringsområdet ledarskap är ett område som de flesta organisationer kan förbättra och utveckla. Springlifes undersökning fokuserar på väldigt specifika ledarskapsfrågor som rör den närmaste chefen, detta för att kunna ge så mycket konkret vägledning som möjligt till den berörda chefen och maximera effekterna av förbättringsinsatserna på den aktuella nivån, d v s den berörda arbetsplatsen. 10. Medarbetarskap: motsvarar den andra sidan av ledarskap; medarbetarnas ansvarskänsla, motivation m.m. Både området ledarskap och detta område är kritiska för att skapa en hälsosam, framgångsrik verksamhet av hög kvalitet. Det handlar om motivation och i vilken utsträckning den enskilda individen tar ansvar för och engagerar sig i att det fungerar på arbetsplatsen 11. Målkvalitet: beskriver målens tydlighet, realism, påverkningsgrad och utvärderingsbarhet. Tydliga, realistiska, påverkningsbara och utvärderingsbara mål är viktiga för att en organisation ska kunna fungera optimalt. Det är också viktigt att medarbetare känner till organisationens mål, medarbetarna behöver veta vart organisationen är på väg för att kunna jobba effektivt, må bra och för att trivas (välbefinnande) samt kunna prioritera bland olika arbetsuppgifter (handlingsförmåga). Springlifes metod och dess ovan ingående förbättringsområden har säkerställts genom avancerad statistisk metodik på en stor mängd data under många år. Springlifes förbättringsområden är framtagna för att vara frågeeffektiva, d v s, vi har använt faktoranalys för att identifiera unika skalor eller så kallade faktorer och således förbättringsområden. Stor mängd data och statistiska bearbetningar har resulterat i att Springlife har minimera antalet unika frågor till 44 och de 11 förbättringsområdena ovan. 4
Metarbetarindex Alla förbättringsområden 1-11 (som har beskrivits ovan) i Springlifes metod utgör basen i beräkningen av ett övergripande mått på framtida prestations- och hälsokapacitet. Denna framtidsprognos benämns Prestationsnivån och är således även det vetenskapligt validerat samt allmänt vedertaget och beprövat. Alla förbättringsområden har även en viss vikt och påverkar det totala övergripande värdet i olika hög grad. Således sammanställs Medarbetarindex av ett flertal variabler och sammanställs från delar av frågeformuläret. Indexet speglar medarbetarnas arbetssituation och uppfattning om ledaren utifrån olika dimensioner. Indexvärdena kan jämföras med tidigare resultat. För att organisationen ska få en god översikt presenteras Medarbetarindex med färgerna röd, gul eller grön vilka representerar liknande riktvärden; kritisk nivå/förbättringsbehov, komfortnivå/förbättringspotential eller förändringskraft/flexibilitet. Se nedan bild som exempel, färgerna i bilden indikerar om organisationen är i det Springlife kallar kritisk zon (rött), komfortzonen (gul) eller i zonen för förändringskraft (grönt). Kritisk zon indikerar ökande problem i form av ohälsa och låg effektivitet och handlingsförmåga förutsatt att effektiva insatser inte görs (låg prestationsnivå). Komfortzonen visar att det finns marginaler men varningsläge om värdet är i den undre delen av zonen. Är organisationen eller gruppen i denna zon kan förändringar vara svåra att hantera. Är organisationen eller gruppen däremot i zonen för förändringskraft, d v s grönt, visar organisationen eller gruppen stor vilja, engagemang och kraft att förändras och löper liten risk för ohälsa (d v s bra förutsättningar för att medarbetarna ska utföra sina arbetsuppgifter med hög kvalitet - hög prestationsnivå). Genom att jämföra utfallsmönstret på en enstaka undersökning med Springlifes databas på över 700 000 svarande, kan vi också i analysen få en uppfattning om vart en organisation är på väg. Analysen baseras på forskning där vi har följt ett stort antal grupper (hundratals grupper i ett stort antal olika organisationer) över tid. Vi har jämfört resultatprofilen, framförallt värdet på den totala prestationsnivån (Medarbetarindex), vid den första mätningen med vad som sker med detta värde över tid för gruppen vid genomförande av olika riktade förbättringsinsatser. 5
Vi har validerat det övergripande måttet på prestationsnivån (Medarbetarindex) med andra mått, inklusive hårda prestationsdata och biologi. Genom avancerade analyser, bl a sensitivitetsanalyser, t ex Receiver Operation Curve-ROC och olika typer av regressions- och strukturella analyser (SEM=Structural Equation Models) har vi kunnat identifiera vid vilka nivåer detta övergripande indexet signalerar bra framtidsprognos utan insatser (med insatser en större utväxling) och vid vilka nivåer det är kritiskt. Genomförs inga åtgärder försämrar sig gruppen vid nästa mätning. Ledarskapsindex Springlifes metod innehåller även ett Ledarskapsindex, som också är vetenskapligt validerat och allmänt vedertaget och beprövat. Forskningen har visat att förutsättningarna inom förbättringsområdena målkvalitet, ledarskap, effektivitet (område 10, 9 och 4 beskrivna ovan) har störst påverkan på att skapa bra förutsättningar på arbetsplatsen med väl fungerande ledarskap, ha ett högt engagemang, hälsa och en bra prestationsnivå. Dessa tre områden tillsammans med området återkoppling (område 8 ovan), utgör ett Ledarskapsindex. Således vilar Ledarskapsindex på ett flertal variabler och på en vetenskaplig beprövad metod baserad på faktorer som leder till ett välfungerande ledarskap. Vetenskapligt beprövad metod Under mer än 20 års tid har utformningen av enkäterna (frågor, frågeområden, svarsalternativ etc.) stämts av mot omfattande forskning och praktiska tester på vetenskapliga referensgrupper, intervjuer, företagsekonomiska mått och biologiska mått som exempelvis nivån av stress- och könshormoner i blodprov i syfte att ha RÄTT frågor och RÄTT svarsalternativ så att organisationen kan sätta in RÄTT åtgärder för att skapa en hälsosam och framgångsrik organisation. Springlife är idag det enda företag som har vetenskapligt framtagna och utvärderade riktvärden för ingående förbättringsområden i en medarbetarundersökning. Riktvärdena har validerats genom att följa ett stort antal grupper över tid för att se att riktvärdena stämmer prognostiskt samt hur de relaterar till produktkvalitet, hållbar hälsa, biologiska mått, prestation och verksamhetsutveckling. För att ha ett vetenskapligt verktyg måste man visa på att kvalitetssäkring har skett av verktyget via oberoende bedömare, s k reviewers, av manuskript samt även data på reliabilitet och validitet. Springlife har visat på reliabilitet i flera olika oberoende studier, samt validitet på flera olika sätt, inte minst prediktiv validitet. Vi har också påvisat och publicerat effekter av faktabaserad återkoppling, genom Springlifes analysverktyg, på hälsa och prestation, vilket är unikt. Springlifes Prestationsanalys har således använts i ett stort antal forskningsprojekt som drivits dels i samarbete mellan oberoende forskare och Bengt Arnetz, respektive helt av oberoende forskare. Prestationsanalysen ingår som en central del i fem (5) avhandlingar, inklusive avhandlingar som antingen fokuserar på bestämmelsefaktorer för förändrat kliniskt arbetssätt utifrån evidensbaserad behandling respektive omvårdnad. Prestationsanalysen har även använts i en avhandling vid Karolinska institutet som studerat effekter av dialoggrupper för att öka arbetsglädje, energi och prestation hos professionella inom vården. 6
Springlifes analys inklusive det vetenskapliga underlaget som ligger bakom Springlifes metod för systematiskt mål- och förbättringsarbete användes vid en av världens största prospektiva studier av effekter av evidensbaserad organisationsintervention baserat på Springlifes Prestationsanalys. Resultaten visade på signifikant förbättrad prestation (bl a det totala viktade värdet för Prestationsnivån Medarbetarindex), ökad objektiv prestation, lägre stresshormon, lägre halter av hjärt- och kärlriskfaktorn triglycerider i blodet och sänkt sjukskrivning. Nyligen publicerade professor Arnetz även en vetenskaplig rapport i den högt ansedda amerikanska arbetsmiljötidskriften Journal of Occupational and Environmental Medicine som bygger på analyser av flera stora svenska kunder från offentliga sektorn. Detta är den första studien i världen som med vetenskapligt validerade instrument (Springlifes medarbetarundersökning, d v s Springlife Prestationsanalys) identifierat lednings- och organisationsfaktorer som driver medarbetarhälsa, engagemang och effektivitet i olika organisationer. Springlife Prestationsanalys har översatts av andra forskare i olika länder. Analysen finns i dag i validerat form på norska, danska, tyska, engelska, japanska, Kinesiska mm. Bengt Arnetz samarbetar bl a med forskare vid Uppsala universitet, Karolinska institutet, Örebro universitet, Växjö Tongji University, Shanghai. Samarbetena fokuserar på att relatera organisations- och medarbetarhälsa (Prestationsanalysens förbättringsområden) till diverse inre och yttre stressorer eller förbättringsinsatser. Prestationsanalysen används även för att studera hur lednings- och organisationsfaktorer påverkar stress och hjärtreaktioner hos chefer i mellanställning påverkas rent fysiologiskt i sin roll som ledare. Springlifes metod (analys) har fått en stor spridning i Sverige och utomlands inom det vetenskapliga samhället därför att det är det enda publicerade och validerade instrumentet som kopplat evidensbaserad analys och förbättringsinsatser till ökad medarbetarhälsa, företags-/organisationsprestation och lägre stress. Springlifes metod används i dag inom ett stort 10- årigt Linnéprojekt som tillskapats med hjälp av bidrag från Vetenskapsrådet till Uppsala universitet. Metoden används för att studera relationen mellan olika lednings- och organisationsfaktorer, spirituell och existentiell profil av organisationen samt hälsa och prestation. 7