Krishanteringsplan i händelse av olycka eller katastrof Högskolan i Borås Denna plan är upprättad av krisledningsgruppen vid Högskolan i Borås och fastställd att gälla fr. o m den 15 februari 2007. (Dnr: 904-06-41) Senast reviderad 2012-10-16 1
INNEHÅLL Sida Definition av kris och krisstöd 3 Telefonnummer 4 Arbetsordning för krisledningsgruppen 5 Stödgruppens arbete 8 Efterinsats 11 Åtgärdslistor Vid en arbetskamrats/students död 12 Meddela dödsfall 13 Vid arbetsplatsolycka, färdolycka eller annan olycka 14 Vid olyckor utomlands 15 Bombhot checklista 16 Bilagor Registerkort 17 Krislåda 18 Dödsannons 19 Krisledningsgruppen 20 Krisledningsgruppens reserver 21 2
Definition En kris definieras oftast som en händelse där ens tidigare erfarenheter och inlärda reaktionssätt inte är tillräckliga för att man skall förstå och psykiskt hantera den aktuella situationen. Med Krisstöd avses det psykiska och sociala omhändertagande som behöver vidtas i samband med olyckor, akuta krissituationer och liknande allvarliga händelser som kan utlösa krisreaktioner. Exempel på krissituationer kan vara; akut sjukdom, dödsfall, arbetsplatsolyckor, olyckor vid tjänsteresor och semester. 3
TELEFONNUMMER Högskolans växel 033-435 40 00 Telefonister/receptionister Arbete Bostad Mobil Personsökare Lena Borén-Persson 033-4354000 033-264170 070-3764224 Kristina Orava 033-4354000 033-412149 0708-650323 Krisledningsgruppen Rektor Björn Brorström 033-4354373 0709-453470 Högskoledirektör Karin Cardell 033-4354021 033-100592 0733-970039 Personalchef Birgitta Alfraeus 033-4355927 033-258864 0733-970038 Fastighetsekonom Christina Lindqvist 033-4354122 033-3409809 0734-612004 Kurator/Studenhälsan Anna Järvbring 033-4354216 033-284452 0732-305945 Tf kommunikationschef Annie Andréasson 033-4354022 033-122249 0708-174122 Stödpersoner till krisledningsgruppen Präst Yngve Glans 033-179400 033-265590 0706-562907 Previa (dagtid) 033-175250 Studentkårens ordförande 033-4354801 0705-141578 (POSOM) Morgan Högrell 033-353189 0768-883189 0746-292401 (POSOM) Andreas Ekelund 033-353704 0705-128261 0746-292401 Vaktmästeri/Fastighet Göran Björling 033-4354181 0708-164182 Mikael Hansson 033-4354181 0733-970072 Mattias Hjertén 033-4354181 0708-282378 Mikael Lövgren 033-4354415 0733-970071 Göran Pettersson 033-4354181 0708-164130 Stefan Isackson 033-4354180 0732-305912 Huvudskyddsombud Carina Théen 033-4354405 033-256773 0708-164431 HUT-samordnare Birgitta Påhlsson 033-4355961 033-124900 0733-565424 HB s vaktbolag, Securitas 0705-607607 Restaurangen Köksansvarig, Richard Albrecht 033-4354192 033-241889 0705-882690 Övriga viktiga telefonnummer Arbetsmiljöverket (tillbudsrapportering) 08-730 90 00 SOS 112 Falck TravelCare 0046 8 58771749 Polisen i Borås 033-488000 Polis dygnet runt 11414 Räddningstjänsten Södra Älvsborg 033-172900 Jourhavande brandmästare 033-172950 Borås Stad 033-357000 (kontorstid) Södra Älvsborgssjukhus växel 033-6161000 Vuxenpsykiatrin akutmottagning 033-6162760 Vuxenpsykiatrin rådgivning 033-6162765 Alingsås lasarett 0322-226000 SÄS Skene 0320-779171 Giftinformation (dagtid) 08-331231 ej dagtid: 112 Svenska kyrkan jourhavande präst 112 Larmcentral (dit alla våra larm går) 040-6608700 Securitas 010-4701000. 4
Arbetsordning för krisledningsgruppen Sammankallande Den i krisledningsgruppen som först nås av larmet blir sammankallande och kallar samman övriga medlemmar i krisledningsgruppen. Den personen måste också försäkra sig om att räddningsverksamhet pågår. Krisledningsgruppen kompletteras med berörd prefekt/enhetschef/avdelningschef. Telefonist kallas in samtidigt. Det är också viktigt att sammankallande säkerställer om händelsen har någon direktpåverkan på miljön och i så fall även kallar samordnaren för hållbar utveckling. Samling Krisledningsgruppen samlas i styrelserummet (C 728). Kan inte denna lokal användas samlas gruppen i rektors tjänsterum på plan 8 (C 828). Bedömning Ring polisen för att få uppgifterna kring olyckshändelsen verifierade. Gör en bedömning av läget. Vilka är drabbade? Klarar vi oss själva? Behöver vi hjälp utifrån? Ansvarig: Personalchef. Stödpersoner och telefonist Ring in stödpersoner och vid behov även fler telefonister och vaktmästare. Ansvarig: Fastighetsekonom. Information Det är viktigt att alla omgående känner till vilken information som kan lämnas vidare. Tänk på sekretessregler! Ansvarig: Kommunikationschef/presskontakt. Massmedia Kontakt med massmedia sker i första hand genom polis eller räddningsledning. Frågor som rör Högskolan besvaras av kommunikationschef/presskontakt. Vid presskonferenser deltar rektor. Öppna telefonväxel När telefonisterna är på plats: berätta vad som har hänt och gå igenom vilken information som kan ges via växeln. Öppna och bemanna telefonväxeln. Ansvarig: Fastighetsekonom. Telefoner Ordna telefonlinjer. Även olyckor med relativt få inblandade kräver minst fyra telefonlinjer. Ett telefonnummer skall 5
lämnas för inkommande samtal från anhöriga. Ansvarig: Fastighetsekonom. Meddela telefonnummer Fördelning av uppgifter Meddela snarast krisledningsgruppens telefonnummer till SOS (112) för besked till/från räddningsledare, polis, sjukhus m.fl. Ansvarig: Högskoledirektör. 1. Rektor är ledare och högskoledirektör är samordnare. Anteckna alla beslut, åtgärder m.m. Använd gärna blädderblock. 2. Personalchef ansvarar för att kontinuerlig telefonkontakt sker med anhöriga/övriga nära berörda. Upprätta registerkort (enligt mall sid.17) för samtliga som tar kontakt med högskolan. Ta hjälp av resurspersoner. 3. Högskoledirektör ansvarar för kontinuerlig telefonkontakt med räddningstjänstens ledningscentral, sjukhus och polis och för kontinuerligt informationen vidare till gruppledaren, pressansvarig och övriga som behöver informationen omgående. Skriv omgående ner all ny information. 4. Kurator ansvarar i första hand för kontakten med och ledningen av stödpersonerna som är kopplade till krisledningsgruppen.. Kurator kontaktar och informerar även POSOM-gruppen 1 vid behov. 5. Kommunikationschef/presskontakt ansvarar i första hand för kontakterna med media och bedömer vilka uppgifter som kan ges vidare till pressen. Gör noteringar om alla kontakter med media. Rektor medverkar vid eventuella presskonferenser. Pressen hänvisas till pressrum: Sandgärdets café. Presskonferenser sker i M202. För anteckningar Varje åtgärd i gruppen skall dokumenteras. Var noga med att särskilt anteckna kända uppgifter om: De som avlidit. De som skadats och förts till sjukhus. Anhöriga som har kontaktat krisledningsgruppen. Se till att dokumentera vilka stödpersoner som deltar i krisgruppsarbetet. 1 POSOM står för psykosocialt omhändertagande i samband med kris och katastrof 6
Information till stödpersoner Kurator samlar stödpersonerna i C 614. Informera om vad som har hänt, hur många människor som har drabbats, hur många som kommer att beröras av stödgruppens arbete och om vad som kommer att ske. Gå igenom vilken information som får lämnas till utomstående Lokal för omhändertagande Ordna lämplig lokal för omhändertagande av personer som på olika sätt är berörda av olyckan. Ansvarig: Fastighetsekonom. Alternativ 1: Gröna matsalen (om dagtid använd annan lokal) Alternativ 2: Lunchrummet på PED (A309) Alternativ 3: Lunchrummet på HIT (L318) Huvudnyckelkort finns hos samtliga personer som ingår i krisledningsgruppen. Telefoner till berörda Uppmana anställda och studenter att i första hand själva ta kontakt med anhöriga med hjälp av egna mobiltelefoner. Anvisa telefoner till berörda personer som inte kan ringa på annat sätt. Mat, kläder och filtar Stödpersonerna undersöker hur stort behovet är. Vid behov kontaktar krisledningsgruppen kommunen för att få hjälp med detta. Filtar finns även att tillgå i VHB s lokaler: Metodrum E506, E510 och E517. Transporter till sjukhus Anhöriga till de skadade transporteras till sjukhuset först efter samtal med sjukhuset. Ta ställning till om stödpersoner skall följa med. Vila och raster All personal behöver få möjlighet till enskild rast och vila. Personerna i krisledningsgruppen och stödgruppen måste tänka på att ta regelbundna pauser. Nya personer kan behöva kallas in. Ansvarig: Personalchef. Samtal inför hemresan Inför hemresan bör stödpersonerna i samråd med krisledningsgruppen avgöra om den berörda personen klarar att åka hem. Före hemresan bör man gå igenom det som har hänt och informera om möjligheter att kontakta anvisad stödperson. Ansvarig: Kurator. 7
Stödgruppens arbete Ledning av stödgrupp Stödgruppen samlas Kurator avdelas för kontakt med och ledning av stödgruppen som är kopplad till krisledningsgruppen. Stödgruppen samlas i C 614. Om inte denna lokal kan användas samlas stödgruppen i konferensrummet på biblioteket (J 2519) Kurator informerar om vad som hänt, hur många människor som drabbats och hur många som kommer att beröras av stödgruppens arbete. Kurator går igenom vilken information som får lämnas ut till utomstående. Kontakter med sjukhus Telefoner Registrering Krisledningsgruppens samordnare, högskoledirektören, håller den övergripande kontakten med sjukhuset. Ny information från sjukhuset förmedlas till kurator, ledaren för stödgruppen, som informerar stödgruppen. Kurator, ledaren för stödgruppen, informerar stödgruppen vilka telefoner som finns tillgängliga för berörda personer som har behov av att ringa. Berörda som tas om hand skall registreras. För dessa anteckningar finns särskilda registerkort som förmedlas av krisledningsgruppen (se mall sid.17). 8
Anhöriga och andra berörda MOTTAGANDE OCH REAKTIONER Upprätta ett registerkort (mall sid. 17) för varje berörd person och dokumentera åtgärderna. De berörda delas in i mindre grupper Anhöriga/närstående till avlidna personer tilldelas en särskild stödperson. Anhöriga/närstående personer till skadade som finns på sjukhus samlas i en grupp och tilldelas en särskild stödperson. Övriga delas in i mindre grupper. Samtala i smågrupperna om vad som hänt. Låt anhöriga och andra berätta om sina upplevelser. Lyssna utan att korrigera eller förklara. Ta upp samtalstrådar i syfte att hjälpa den drabbade att uttrycka sina känslor. Trösta och lugna. Reaktioner Reaktioner efter en dramatisk upplevelse kan variera från apatisk inbundenhet till gråt eller intensivt pratande. Tänk på: att ge varsam kroppskontakt att vara aktivt närvarande att lyssna Mat och dryck PRAKTISK HJÄLP Servera mat och dryck vid behov. Att få något att äta eller dricka kan verka lugnande. Fastighetsekonomen tillser att restaurangen, om möjligt, öppnas och kontakt sker med köksansvarig (se lista Telefonnummer) Behov av telefoner, mat, mm Stödpersonerna undersöker vilka behov anhöriga och andra berörda har av mat, kläder, vila, telefon m.m. Behov meddelas till krisledningsgruppen. Filtar finns att tillgå hos VHB i metodrum E506, E510 och E517. Hjälp att ringa Hjälp anhöriga och andra att ringa. Sitt vid behov tillsammans med den som ringer. Ditt stöd behövs och uppgifter kan behövas korrigeras. 9
Samtal till sjukhus Ny information Görs först då polisen lämnat besked till krisledningsgruppen om vart de skadade har förts. Frågor om skadade personer görs först av stödpersonen som talar med vårdpersonalen. För att undvika ryktesspridning skall relevant information föras vidare från krisledningsgruppen till anhöriga och andra berörda. Oavsett om ny information tillkommit skall informationsmöten anordnas på bestämd plats och på fasta tider. Ansvarig: Kommunikationschef/presskontakt Samtal inför hemresan Inför en hemresa bör stödpersonerna i samråd med krisledningsgruppen avgöra om den berörda personen klarar av att åka hem. Personer från samma ort bör om möjligt resa hem tillsammans. Före hemresan skall stödpersonen försäkra sig om att vederbörande blir mottagen hemma. Normalt bör en stödperson följa med vid hemresa inom kommunen. 10
EFTERINSATS (Debriefing/handledning) Bearbetning Krisledningsgruppen avgör när insatsen skall avslutas. Efter avslutad insats återstår ett antal uppgifter. Alla inblandade behöver bearbeta sina upplevelser. Ofta blir arbetet mycket krävande och ger många tankar som behöver bearbetas. Egen personal Krisledningsgruppens samordnare, högskoledirektören, ansvarar för att berörda personer samlas för samtal före hemgång. Krisledningsgruppen bedömer om det finns behov av debriefing och tillkallar i så fall en kompetent debriefingledare genom företagshälsovården. Även krisledningsgruppen bör ha en genomgång av upplevelserna. Krisledningsgruppen bör vara medveten om att svåra reaktioner kan komma från inblandad personal. Det är viktigt att det finns en beredskap för att ta hand om personal som behöver stöd. Anhöriga och andra berörda Fortsatta kontakter kan behövas lång tid efter insatsen. Krisledningsgruppen måste försäkra sig om att anhöriga och andra berörda får den vård som sjukvård, socialtjänst, kyrka med flera kan ge. Stödgruppens arbete är en akutinsats. Ansvarig: Kurator samt prefekter/enhetschefer/avdelningschefer. 11
ÅTGÄRDSLISTOR VID OLYCKOR Åtgärdslista 1 Psykosocial hjälp vid en arbetskamrat/students död. Prefekt/enhetschef/avdelningschef vid berörd institution eller enhet ansvarar för att åtgärdslistan följs. PRAKTISKT STÖD Prefekt/enhetschef/avdelningschef på berörd institution eller enhet skall omgående underrätta personalchef och kurator. Dessa informerar alltid vidare per mejl till övriga i centrala krisledningsgruppen. Prefekt/enhetschef/avdelningschef sammankallar omgående en grupp som tillsammans fattar beslut om hur information om det inträffade skall spridas till personal och studenter, vilka ritualhandlingar som skall äga rum och hur eventuella frågor från massmedia skall hanteras. (Frågor från massmedia kan förväntas om högskolan på något sätt har juridiskt eller moraliskt ansvar för det inträffade). Gruppen bör förslagsvis bestå av åtminstone prefekt/enhetschef/avdelningschef, program/kursansvarig och kommunikationschef/presskontakt. Prefekt/enhetschef/avdelningschef bedömer vilka som bör ingå i gruppen. Kontakter med anhöriga till arbetskamrats död görs av närmaste chef. Närmaste chef tillser att blommor/kort skickas till närmast anhörig och sätter in annons i BT (utformad enligt bilaga s.19) efter avstämning med anhöriga. Kontakter med anhöriga vid students död ansvarar programansvarig/lärare/studierektor för. Rektor skickar meddelande via e-post till samtliga anställda och studentkåren: Till minne av anställds/students bortgång på X institution/avdelning är flaggan idag hissad på halv stång. Vid frågor kontakta Flaggan hissas på halv stång, efter avstämning med anhöriga. Prefekt/enhetschef/avdelningschef ger vaktmästare uppdraget att ombesörja detta. Minnesstund anordnas av respektive institution/enhet/avdelning. Prefekt/enhetschef/avdelningschef kontaktar anhöriga då de kanske vill närvara vid minnesstunden. Material inför minnesstunden finns i krislådan (se bilaga s.18) Prefekt/enhetschef/avdelningschef tar ställning till på vilket sätt högskolan skall närvara vid begravningen och/eller ombesörjer att blommor skickas till begravningen. PSYKOSOCIALT STÖD Krissamtal i grupp Enskilda samtal Uppföljning 12
Åtgärdslista 2 Meddela dödsfall till anhöriga Om polisen är kontaktad ansvarar de för att meddela dödsfall. Ofta söker polis tillsammans med präst upp närmast anhörig för att lämna dödsbudet. Avlider den anställde/studenten på sjukhus är det landstingets ansvar att meddela dödsbudet. Om dödsfallet inträffar på en arbetsplats föreslår polisen ofta att någon på institutionen/enheten/avdelningen skall lämna dödsbudet. Man bör avtala med polis hur man skall gå tillväga. Det kan vara lämpligt att någon från högskolan prefekt, närmaste chef eller representant från krisgruppen tillsammans med präst åtar sig att lämna dödsbudet. De anhöriga skall meddelas så snabbt som möjligt. Det är viktigt att hinna före media och att informera anhöriga innan flaggan hissas på halv stång eller andra åtgärder för att hedra minnet av den bortgångne vidtas. Man bör först informera de anhöriga och därefter arbets- och studiekamrater. Viktigt att tänka på: Personligt besök ej telefonkontakt. Avsätt tillräcklig tid. Ta dig tid att lyssna. Förbered dig inför samtalet. Erbjud det praktiska stöd som behövs. Stanna tills någon annan person kan komma (familjemedlem eller nära vän). Tag ny kontakt efter någon dag för att visa omtanke och för att kontrollera om ytterligare insats krävs. Finns behov av professionell hjälp med krisbearbetning hjälp till att ordna sådan. 13
Åtgärdslista 3 Psykosocial första hjälp vid arbetsplatsolycka, färdolycka eller annan olycka. Räddningsinsatser och medicinska insatser ordnas av andra instanser. Här behandlas endast psykosocialt stöd. Dag 1 Delta i inräkning av personal och studenter som befunnit sig i olycksområdet. Ta kontakt med representant från HB; rektor, prefekt/enhetschef/avdelningschef etc. Vid arbetsplatsolycka ska anmälan skyndsamt göras till Arbetsmiljöverket. De som inte fått fysiska skador, skiljs ut och tas om hand. Ordna filtar, varm dryck, lugn och avskildhet. Kontakta anhöriga. Ge den som så önskar möjlighet att ringa själv. Skydda mot massmedia hänvisa till kommunikationschef/presskontakt. Ordna en kort krissamling för information och för att bedöma tillståndet hos de berörda. Ge möjlighet till personligt samtal där det behövs. Informera om krissituationer (normalisera) Se till att ingen går hem ensam. Ordna kontakt med familj eller vänner. Dödsbud, se åtgärdslista 2 (s.13). Dag 2 Eventuell uppföljning av det som hänt. SENARE Debriefing efter två till sju dagar. Uppföljning sker efter behov. Se åtgärdslista 1 (s.12) 14
Åtgärdslista 4 Psykosocial första hjälp vid olyckor utomlands. Till exempel naturkatastrofer, krig, gisslandrama, kidnappning, flyg-/tåg-/bilolycka, brand, dödsfall eller arbetsplatsolycka. Att tänka på i samband med olyckor och katastrofsituationer som kan drabba personal och studenter vid utlandsvistelse. Den person som först nås av meddelandet kontaktar och informerar krisledningsgruppen. Prefekt/enhetschef/avdelningschefer kontaktas för att få besked om vilka anställda/studenter som befinner sig i området. Då våra tjänsteresor ska vara beställda hos Via Travel kommer vi också att få information från dem om vad som gäller och vilka personer som befinner sig i området. Kontakta de internationella koordinatorerna på respektive institution. De har uppgifter om vilka utländska universiteten våra utbytesstudenters befinner sig vid samt eventuellt även universitetens kontaktperson. Viss information finns även att tillgå i Ladok. Ring Falck TravelCare för information om hemtransporter m.m. tfn: 0046 8 58771749. Det psykosociala omhändertagandet anpassas efter behov i varje enskilt fall. Se åtgärdslista 1 (s.12). 15
CHECKLISTA VID BOMBHOT Samtalet kom. (Datum och klockslag) Anteckna noggrant bombhotarens meddelande. (Försök få honom/henne att upprepa meddelandet genom att låtsas att du inte uppfattat): Går det att spåra samtalet? Vidta åtgärder! Försök få till stånd ett samtal och svar på frågorna: (Som inledning bör du tala om för personen att också andra människor utanför arbetsplatsen kan komma till skada om bomben exploderar). 1. Var finns den? 2. När exploderar den? 3. Vad är det för sorts bomb? 4. Varför gör du det här? 5. Tillhör du en särskild organisation? IAKTTAGELSER Verkar bombhotaren ha lokalkännedom? Bombhotarens dialekt: Ja Nej Vet ej Lokal dialekt (ortens dialekt eller dialekt du känner igen) Bombhotarens kön och ålder? Man Kvinna Pojke Flicka Vet ej Utländsk brytning Övrigt. Bombhotarens röst: Högljudd Mörk Sluddrig Tystlåten/svag Ljus Mjuk, behaglig Bombhotarens tal: Snabbt Distinkt Stammande Långsamt Förvrängt Läspande Välvårdat Svordomar BILAGA 1 Bombhotarens attityd: Lugn Upphetsad Bakgrundsljud: Oväsen från maskiner Musik Gatutrafik Röster Blandat Högtalarröster 16
REGISTERKORT Datum Namn Åtgärd Signatur 17
BILAGA 2 KRISLÅDA Krislåda skall innehålla följande: Ljus och ljusstakar Tändstickor Duk Vas Fotoram Bok (för att skriva minnesord i) och penna Diktsamling CD-skiva med lugn musik Krislådans placering skall vara väl känd på institutionerna/enheterna/avdelningarna. Institution/enhet Rum där krislådan förvaras Ansvarig Registrator Allégatan 1, vån 7, rum C724 Lovisa Ekwall Receptionen Allégatan 1 Lena Borén Persson Studentkåren Allégatan 2, vån 4 Kårordförande THS Bryggaregatan 17, rum 413 Maria Otterdahl BLR Sandgärdet, rum J426 Lena Wadell Ansvariga skall se till att krislådan innehåller de saker som nämnts ovan. 18
BILAGA 3 DÖDSANNONS Vid anställds bortgång skall närmaste chef tillse att blommor/kort skickas till närmast anhörig och sätter in annons i BT (efter avstämning och godkännande av närmast anhörig) utformad enligt följande mall (originalmall finns hos informationsavdelningen): Vår arbetskamrat och vän xx xxx har lämnat oss i djup sorg och saknad. ARBETSKAMRATER OCH LEDNING HÖGSKOLAN I BORÅS 19
BILAGA 4 KRISLEDNINGSGRUPPEN Högskolans krisledningsgrupp består av följande personer: Namn/funktion Arbetstelefon Hemtelefon Mobil Rektor Björn Brorström 033-435 43 73 0709-45 34 70 Högskoledirektör Karin Cardell 033-435 40 21 033-10 05 92 0733-97 00 39 Personalchef Birgitta Alfraeus 033-435 59 27 033-25 88 64 0733-97 00 38 Fastighetsekonom Christina Lindqvist 033-435 41 22 033-340 98 09 0705-89 65 07 Kurator/Studenthälsan Anna Järvbring 033-435 42 16 033-28 44 52 0732-30 59 45 Tf kommunikationschef Annie Andréasson 033-435 40 22 033-12 22 49 0708-17 41 22 Pärm för katastrofplan för psykosociala insatser i Borås finns på tjänsterummen hos personalchef, Birgitta Alfraeus och kurator, Anna Järvbring. Andra viktiga telefonnummer se sidan 3 i handlingsplanen. 20
BILAGA 5 KRISLEDNINGSGRUPPENS RESERVER Högskolans krisledningsgruppsreserver består av följande personer: Namn/Funktion Arbetstelefon Hemtelefon Mobil Prorektor Martin Hellström 033-435 40 20 0707-33 56 38 0734-60 66 00 Enhetschef GF Petter Schönborg 033-435 44 19 0300-27280 0702-56 88 96 Stf. personalchef Terese Schoultz Gedda 033-435 59 53 033-12 75 88 0703-63 62 81 Avdelningschef Högskoleservice 033-435 41 33 033-10 65 89 0732-30 59 00 Katarina Ek Präst Yngve Glans 033-17 94 00 033-26 55 90 0706-56 29 07 Kommunikatör Jennifer Liljenvald Tydén Andra viktiga telefonnummer se sidan 3 i handlingsplanen. 033-435 44 84 033-12 16 36 0708-53 54 40 21