PROTOKOLL FÖRT VID FÖRBUNDS- STYRELSEMÖTE I SVEROK MÖTE NUMMER: 7/2014 MÖTESDATUM: 2014-12-13--14 FÖREGÅENDE MÖTE: 2014-10-11--12 Vid protokollet, Justeras, Johan Groth Mötessekreterare Charles Metzmaa Justerare 1(42)
DAGORDNING 103. Formalia... 3 104. Antagna föreningar... 4 105. Workshop: Medlemsundersökning i Sverok... 5 106. Presentation av Sverok Admin AB... 6 107. Rapport: Föreningsintervjuer om träffbidragen... 7 108. Rapport: Utvärdering av nya föreningsdirektivet... 9 109. Rapport: Översikt intern kommunikation... 11 110. Beslut: Bidragsnivåer 2015 för ungdomsföreningsbidraget... 21 111. Diskussion: Politiska uppdrag och Sverok... 24 112. Diskussion: Sverok och folkbildningen... 27 113. Beslut: Kommunikationsplan för Vi är Sverok... 28 114. Diskussion: Extravalet och Sverok... 37 115. Diskussion: Utvärdering av Riksmötet... 38 116. Beslut: Medlemsförslag: Uppföranderegler på Lajv... 39 117. Diskussion: Sändningar från Riksmötet en demokratifråga... 41 2(42)
103. FORMALIA HANDLINGAR Röstlängd Adjungeringsformer Dagordning (sidan 2) MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa röstlängden till Rebecka Prentell, förbundsordförande, Alexander Hallberg, vice förbundsordförande, Johan Groth, förbundssekreterare, Andreas Bogatic, Charles Metzmaa, Elaine Boström, Emil Forslund, Linnea Risinger, förbundsstyrelseledamöter. Frånvarande var Chris Jonasson, förbundsstyrelseledamot. 2... förklara mötet beslutsmässigt. 3... välja Alexander Hallberg till mötesordförande. 4... välja Johan Groth till mötessekreterare. 5... välja Charles Metzmaa till justerare. 6... välja Elaine Bostrom till jargongombud. 7... adjungera Jenny Petersson (kanslichef) som funktionär, Malin Östlund som sakkunnig under punkten Workshop: Medlemsundersökning i Sverok, David Gustavsson som sakkunnig under punkten Presentation av Sverok Admin AB samt ur styrelsen för 2015 Anna Erlandsson, Albin Westermark, Charlotte Brolin, Jennie Larsson som funktionärer. 8... fastställa dagordningen. 9... anta nya medlemsföreningar (se egen protokollspunkt). 10... gå igenom beslut i verkställande utskottet (rapportpunkt som normalt ej dokumenteras i protokollet). 11... ratificera beslut som tagits per capsulam (se egna protokollspunkter; inga till detta möte). 12... gå igenom och uppdatera uppdragslistan (rapportpunkt som ej dokumenteras i protokollet). 13... lägga bilagda rapporter till handlingarna (se egna protokollspunkter). 14... göra tillägg på uppdragslistan (dokumenteras ej i protokollet) 15... fastställa sista datum för publicering av justerat protokoll till den 31 januari 2015. 16... efter att alla ärenden på dagordningen behandlats, avsluta mötet. KOMMENTAR Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet. 3(42)
104. ANTAGNA FÖRENINGAR ANTAGNA FÖRENINGAR 2014-10-06 12-07 Rad.. Namn... Sätesort... Län... Distrikt 1... Svartvide Hird... Olofström... Blekinge län... Sverok Kalmar-Blekinge 2... Sölvesborg esport... Sölvesborg... Blekinge län... Sverok Kalmar-Blekinge 3... Dalarnas esport och LAN-Förening... Borlänge... Dalarnas län... Sverok GävleDala 4... Local North... Bollnäs... Gävleborgs län... Sverok GävleDala 5... Sävsjö E-Sport... Sävsjö... Jönköpings län... Sverok Jönköping-Kronoberg 6... Sugoi... Helsingborg... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 7... Dice City Rollers... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 8... Femspel... Lund... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 9... MTG Malmö... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 10... Nya Latin e-sport... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 11... Skuds Vänner... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 12... Borgar e-sport... Malmö... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 13... Ystads Kortspelsförening... Ystad... Skåne län... Sverok Södra Kulturdistriktet 14... Tärningstöserna... Ekerö... Stockholms län... Sverok Stockholm 15... Swedish Smash Mafia... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 16... Game Jam Stockholm... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 17... Mono-Polly... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 18... The Train Meaters... Stockholm... Stockholms län... Sverok Stockholm 19... FairPlay Rockers Nyköping... Nyköping... Södermanlands län... Sverok Mälardalen 20... Kiri... Enköping... Uppsala län... Sverok Mälardalen 21... Kreativa Kompaniet... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen 22... MaximumStronkness... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen 23... Gargul... Uppsala... Uppsala län... Sverok Mälardalen 24... Klara TeknikFörening... Karlstad... Värmlands län... Sverok Svealand 25... PotatoPlay... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten 26... Umedalen Mentals... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten 27... FemNet... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten 28... FeelingBoard... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten 29... Föreningen NerdCon... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten 30... S.M.A.U.G... Umeå... Västerbottens län... Sverok Västerbotten 31... wibacke online lan förening. Sundsvall... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland 32... Marshmallow Film... Örnsköldsvik... Västernorrlands län... Sverok Nedre Norrland 33... Miketown citizens... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 34... Kamratföreningen Kandelabern... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 35... Skuggspelen... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 36... Fiego... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 37... BSSB (Bordspelens sparsamma bananer)... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 38... M-Spel... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 39... Scandinavian BJD Society... Göteborg... Västra Götalands län... Sverok Väst 40... Magikerna... Karlskoga... Örebro län... Sverok Svealand 41... Nora Paintball Club... Nora... Örebro län... Sverok Svealand 42... above-gaming... Linköping... Östergötlands län... Sverok Östergötland 43... Energy+ Pro 3... Linköping... Östergötlands län... Sverok Östergötland 44... Team Fluffy Dream... Linköping... Östergötlands län... Sverok Östergötland 4(42)
105. WORKSHOP: MEDLEMSUNDERSÖKNING I SVEROK En workshop om medlemsundersökning i Sverok genomfördes underledning av Malin Östlund. 5(42)
106. PRESENTATION AV SVEROK ADMIN AB David Gustavsson, vd i Sverok Admin AB, presenterade det av Sverok helägda bolaget. 6(42)
107. RAPPORT: FÖRENINGSINTERVJUER OM TRÄFFBIDRAGEN Av Christer Pettersson, utvecklingssamordnare BAKGRUND En telefonintervju hos ett litet urval föreningar är genomförd för att undersöka vilken nytta som träffbidraget har gjort i dessa. Fem föreningar som registrerat fler än fem träffar valdes ut. Dels två föreningar som nästan alltid fått bidrag för sina träffar, dels två som ibland fått bidraget och del en nästan aldrig fått bidraget eftersom bidragspotten tagit slut. Föreningarnas tid i Sverok varierar från 1-5 år. Föreningarna fick svara på ett antal specifika frågor och fick utöver det möjlighet att göra egna reflektioner om träffbidraget. Frågorna har tagits fram av Christer Pettersson och Johan Groth. RESULTAT 1. HAR ANTALET TRÄFFAR I FÖRENINGEN ÖKAT GENOM MÖJLIGHETEN ATT SÖKA TRÄFFBIDRAGET? Inga speciella kommentarer, men två har ökat antalet träffar i föreningen och tre har inte gjort det. 2. PÅ VILKET SÄTT HAR DET PÅVERKAT FÖRENINGEN? Fler personer har anslutit till träffarna, mer gemensam aktivitet Många nya ansikten som vanligtvis kanske inte kunnat komma i kontakt med föreningen och verksamheten. Mer aktivitet inom föreningen. Den största biten har varit bidraget för att kunna bygga upp en mer attraktiv verksamhet. Några nya ansikten och lite mer engagemang 3. HAR MÖJLIGHETEN ATT SÖKA TRÄFFBIDRAGET GJORT ATT FÖRENINGEN HAFT FLER ÖPPNA TRÄFFAR? HUR VAR DET FÖRUT? HUR ÄR DET NU? En förening kommenterar att de alltid har haft mer eller mindre öppna träffar och ser därför ingen skillnad i antal träffar och en att de hade färre träffar innan de började få träffbidraget. Summerat svarar två ja och två nej och en svara inte alls. 4. HAR DE ÖPPNA TRÄFFARNA LOCKAT NYA MEDLEMMAR? Fyra har fått nya medlemmar och en är osäker på om de fått det genom träffarna. Den som lyckats bäst sade att det varit cirka 50 olika nya spelare i omlopp i olika åldrar. 5. VAD HAR NI GJORT FÖR ATT LOCKA NYA MEDLEMMAR? Tydliga med sin verksamhet Aktivitet på facebook Spelare som varit med på träffar tidigare har tillfrågats via facebook att komma tillbaka för bättre uppslutning. (Detta gäller spelare som finns i bekantskapskrets) De öppna träffarna utlyses enbart genom hitta.sverok.se. Haft olika typer av verksamhet för att locka nya medlemmar. Ex. LAN och Paintball. 7(42)
Försökt att anpassa sig med olika typer av spel. Ex. med spel som har lägre inlärningskurva. 6. PÅ VILKA SÄTT UTÖVER HITTA.SVEROK.SE HAR NI MARKNADSFÖRT ERA TRÄFFAR? Airsoftcommunity Genom facebook Inget. Inbjudan till spelare inom bekantskapskretsen (ej medlemmar) i kombination med att de utlyser träffar via hitta.sverok.se. Bakgrund: Föreningen bedriver viss del av verksamhet på en skola och har där öppna träffar varje fredag efter skoltid. Muntlig inbjudan och annonsering i matsalen på skolan och till viss del facebook. Facebook och muntligt genom att tala med personer i umgängeskretsen. 7. PÅ VILKA SÄTT HAR ER VERKSAMHET BLIVIT BÄTTRE GENOM TRÄFFARNA? Förbättrad verksamhet: Mer gemensam aktivitet. Flera personer inom föreningen blir aktiva. Mer konstanta träffar och verksamhet Både fördelar och nackdelar. Nackdelarna är att det är tidskrävande med regelgenomgångar samt att det i vissa fall kan vara svårt i vissa spel att minnas alla regler för att få ett bra flyt. Fördelar som alltid väger tyngre än nackdelarna är alla nya ansikten och engagemanget kring verksamheten. Har till viss del gjort verksamheten mer synlig och tydlig. Något mer utåtriktad och anpassningsbar. 8. NÅGOT ANNAT NI VILL BERÄTTA? Två lämnade ingen reflektion. Har haft träffar varje vecka men har endast fått utbetalt en gång i månaden. Har tidigare stött på en bugg i formuläret från träffsidan för att kontakta föreningen. Det har inte gått att svara på mail då det inte syns vilken mailadress som det skickats ifrån. De har tidigare varit i kontakt med supporten, som meddelat att gällde om en bugg. Detta kan redan vara avhjälpt. Tråkigt att potten tagit slut. Ett förslag här att kunna sänka bidraget per träff för att kunna distribuera till flera. NÄSTA STEG? För att få mer underlag om nyttan med träffbidraget skulle det vara möjligt att göra en undersökning bland fler föreningar och då kunna få svar på exempelvis om det finns någon skillnad mellan verksamheter och varför många föreningar inte registrerat några träffar alls. Det skulle gå att göra kostnadseffektivt med ett googleformulär. 8(42)
108. RAPPORT: UTVÄRDERING AV NYA FÖRENINGSDIREKTIVET Av Christer Pettersson, utvecklingssamordnare, 2014-12-08 BAKGRUND På styrelsemötet i maj 2014 fastställdes ett nytt föreningsdirektiv. Det var avsevärt kortare och mindre detaljerat än det tidigare föreningsdirektivet. En anda av att möjliggöra för föreningarna, snarare än en oro för att de kan göra fel genomsyrade förarbetet. Målsättningen var att förenkla för föreningarna och göra det möjligt att godkänna fler sätt att organisera sig. En specifik förenkling var möjligheten för föreningar att låta sina medlemmar bilda avdelningar som också kunde bli medlemsföreningar i Sverok. En avdelning är en mycket enkelt form av förening som kan få hjälp av föreningen de ingår i med till exempel ekonomihantering och revision. VAD HAR HÄNT SEDAN DESS? Information om nya föreningsdirektivet har gått ut i ett månadsbrev. Standardstadgar för avdelningar har tagits fram och tanken är att alla föreningar som vill ha avdelningar ska kunna få egna standardstadgar för sina avdelningar godkända. Några sådana specifika standardstadgar har också tagits fram i samråd med intresserade föreningar. I standardstadgarna för avdelningar hamnar sätet normalt i den kommun där avdelningens ledare bor, vilket ökar förenings- och medlemsantalen även i distrikten. Nya standardstadgar för vanliga föreningar har inte hunnits med, men det finns några utkast. Informationsmaterial om avdelningar har tagits fram. Nya bidragsregler har inte tagits fram. Tanken har inte varit att ändra på något avgörande som skulle kräva stora förändringar i ebas. En del rutiner har ändrats lite. Information om avdelningar har gått ut i ett månadsbrev. Förslag på förenklingar och anpassningar i ebas och estart har tagits fram och vissa har beställts. Det har dock endast gått att få ett fåtal anpassningar i ebas för det nya föreningsdirektivet, pga att Sverok Admin AB varit fullbokat, så det mesta kommer att kunna göras först 2015. Onlineregistrerade föreningars medlemmar kan få slippa ringkontroller. Dock görs fortfarande minst en ringkontroll per förening. Stora föreningar har givits möjlighet att få sin egen online-medlemsregistreringsprocess godkänd av Sverok, vilket har gjort att vi har kunnat minska ringkontrollerna i dessa föreningar. De stora föreningarna har lämnat önskemål om APIer för att hantera uppgifter i ebas genom programmering gjord i deras egna system, specifikt för medlemmar och avdelningar. API för medlemshanteringen håller på att testas. Processen har dock dragit ut på tiden, främst för att föreningarna även har annat att göra och några av föreningarna har haft svårt att engagera systemutvecklare för förändringen. Modeller (mockups) för att manuellt hantera avdelningar i ebas och estart är framtagna. Speciellt utskick till 218 föreningar som inte längre klarar 60% unga medlemmar är gjort den 2014-11-25 och ett google-formulär är framtaget så att de lätt ska kunna skicka in ansökan för en ungdomsavdelning om de har antagit standardstadgarna för avdelningar. Hittills har 7 avdelningar registrerat sig den vägen. 9(42)
Föreningsantagningen har setts över för att identifiera om estart skulle kunna förenklas. Praktiskt har en prototyp tagits fram som google-formulär för att registrera avdelningar och den har 2014-12-04 skickats ut till 475 användare i estart som inte skickat in någon föreningsansökan. I samband med den skickades även en enkät riktad till dem som inte tänkt starta någon förening. Hittills har 4 föreningar registrerat sig den vägen och 2 har svarat att de inte tänker starta någon förening. Underlaget från enkäten är därför ännu för liten för att dra några slutsatser. VAD ÄR PÅ GÅNG SOM NÄSTKOMMANDE STEG? Användargränssnitt i ebas för föreningar och förbund och för att skapa och hantera avdelningar, byggd på resultatet av redan framtagna mockups. Slutförande av API för medlemsregistrering. API för registrering och hantering av avdelningar är planerad. Förenkling av ebas för onlineregistreringen av medlemmar. Förenkling av estart för att registrera föreningar. Avgöra när föreningar är för lika varandra för att räknas som olika föreningar. Telefonkampanj till de föreningar som började registrera sig i estart, men inte gjorde det. Rutin för att kontakta blivande föreningar i estart en kort tid efter att de börjat registrera sin förening. Telefonkampanj till de föreningar som är intressanta för att bilda ungdomsavdelningar. Fortsatt kontakt med föreningar som vill starta avdelningar. Ett fokus kommer att ligga på stora onlineföreningar, med målsättning att få många lokala avdelningar. 10(42)
109. RAPPORT: ÖVERSIKT INTERN KOMMUNIKATION Innehållsförteckning Bakgrund Inledning Användning och revidering Integrerad kommunikation Målgrupper Medlemmar Förtroendevalda i föreningar Distrikt, arbetgrupper och förtroendevalda Förbundsstyrelse Kansli Medlemsundersökning 2014 Kommunikationskanaler, användningsfrekvens och effekt Sverok.se Redaktionellt material wiki.sverok.se hitta.sverok.se bilder.sverok.se ftw.sverok.se Förbundsbrevet Distriktbrev Facebook-sidan Twitter Youtube-kanalen Brevutskick Bambusersändningar Övriga/inofficiella kanaler Ordförandebrevet Blogg på Sverok.se Forumet #sverok (IRC) ebas Ringningar Bekräftelsekommunikation Uppskattningsutskick ideellt engagemang Bakgrund Sverok är en stor organisation och med 80 000 medlemmar, 1200 föreningar, 12 distrikt, en förbundsstyrelse aktiv i olika delar av landet och ett förbundskansli uppdelat på två orter är kommunikationen kontinuerlig, nödvändig och ovärderlig. 11(42)
Rent konkret har Sverok flera dussin interna målgrupper, beroende på ärende, projekt och information som förmedlas. Den aktuella kommunikationen behöver därför anpassas, men i varje situation varierar förutsättningarna för att göra det: Vilka verktyg finns? Vilken förkunskap finns? Vilka resurser finns? Sveroks interna kommunikationsöversikt är till för att kartlägga de största målgrupperna inom förbundet, ge en översikt över kommunikationskanalerna som används/finns tillgängliga och underlätta för såväl nuvarande som framtida förtroendevalda, medlemmar och medarbetare. Översikten över den interna kommunikationen är ett verktyg för att underlätta och samköra kommunikationsarbetet oavsett var i organisationen utövaren befinner sig. I detta dokument sätts inte strategiska mål, utan de avhandlas i Sveroks kommunikationsstrategi 2014 2016. Däremot förekommer det rekommendationer om vilka budskap som kan vara att föredra i olika kanaler. Inledning Dokumentets mål är att vara en kartläggning av och en guide till de kanaler och målgrupper som den interna kommunikationen främst använder sig av. Det är är alltså inte tips på kommunikationen som sådan som återfinns här, utan hur kommuikationen kan struktureras och vilka kanaler som finns tillgängliga för att nå sin utvalda målgrupp. För den som vill ha konkreta kommunikationsförslag rekommenderas att ta del av informationen i utbildningsmaterialet "Hur ska vi synas?", läsa kommunikationsplanen för enskilda projekt eller kontakta Sveroks kommunikatör. Alla som är engagerade i Sverok fungerar också som ambassadörer för Sverok, och i viss mån spelhobbyn, både medvetet och omedvetet. Den interna kommunikationen är därför viktig så att vi i så stor utsträckning som möjligt framför samma budskap, oavsett vem vi riktar oss till. Det ger en enhetlig syn på organisationen och ger oss en möjlighet att förankra de budskap vi har valt att prioritera på flera olika håll, vare sig det gäller våra egna medlemmar, politiker eller media. Användning och revidering En kommunikationspolicy bör alltid vara ett levande dokument och ta till vara på nya erfarenheter och kunskaper. Rekommendationen är därför att dokumentet ses över med jämna mellanrum, för att till exempel lägga till nya kommunikationskanaler eller rensa sådana som fallit ur bruk. Om revideringen kan ske i samband med till exempel ett samverkansmöte, ett distriktslag eller ett styrelsemöte kan även nya synpunkter och perspektiv tillföras i dokumentet. Den interna kommunikationsöversikten är ett guidande arbetsdokument. Det får dock inte fastna i tanken att det är så det är och ska vara, utan snarare fungera som en utgångspunkt för förbättring. Vi har en grundstruktur, men hur fungerar den? Kan vi nå målen i våra strategier och verksamhetsplanen med den interna kommunikation vi har idag? Informationen är alltså rekommendationer och riktlinjer, inte huggna i sten. 12(42)
Integrerad kommunikation Med dagens tillgänglighet och transparens är gränserna mellan extern och intern kommunikation uppluckrade, och inte heller lika viktiga. Våra budskap behöver därmed alltid vara desamma, oavsett vem vi riktar oss till, för att bli så effektiva som möjligt. Våra interna kanaler kan när som bli externa, genom ett vidarebefordrande av mejl, och vår externa kommunikation träffar kanslipersonal, distriktstyrelser och medlemmar på samma sätt. En av våra allra största målgrupper är dessutom fast förankrad som både extern och intern målgrupp, då en del av dem är väl bekanta med Sverok och känner till oss och vår verksamhet, medan vi för andra i målgruppen är helt okända. Det är något vi behöver ta hänsyn till i all kommunikation. Det innebär att även i denna översikt är gränserna flytande mellan externt och internt, och det viktigaste blir då att reflektera hur den valda målgruppen tar till sig budskapet och hur vi når dem bäst. En grundförutsättning i övrigt är att anta att budskapet även spiller över till andra målgrupper, så att budskapen vi förmedlar alltid är i linje med vår övriga strategi. Målgrupper Under denna punkt definieras de främsta målgrupperna för den interna kommunikationen inom förbundet. Övriga kan tillkomma vid behov. Medlemmar Medlemmar är de personer som har ett medlemskap i en eller flera av förbundets föreningar. Medlemmarna är både mottagare av information om och deltagare i de olika aktiviteter och kommunikativa insatser som genomförs. Medlemmar som känner att de är delaktiga i, och uppskattar, Sverok kommer sprida både kännedomen om oss, och tipsa om möjlighet att gå med i eller starta förening. Förtroendevalda i föreningar Hur särskiljer sig dessa från våra vanliga medlemmar? Distrikt, arbetgrupper och förtroendevalda Distrikten utgör en väldigt viktig länk inom Sverok, inte bara mellan förbund och föreningar men som en kontaktyta för den enskilda medlemmen som vill utveckla sin verksamhet lokalt. Distrikten behöver alltså vara involverade i de olika aktiviteterna som ingår i kommunikationsplanen även som avsändare. De utgör också en viktigt målgrupp eftersom deras känsla av gemenskap inom förbundet är något de förmedlar vidare i varje kontakt med nuvarande och framtida medlemmar. Förbundsstyrelse Hur ser vi denna interna målgrupp, och vilka kanaler använder sig styrelsen av? (Förutom t ex medlemsförslag för de som vill nå dem utifrån) Kansli Veckobrev, samverkansmöte, morgonmöte, notering om utvecklingssamtal (notera dessa i kanaler, diskutera med Jenny hur förbundet traditionellt sett på denna målgrupp och diskutera problematiken med två större kontor och satellitkontor). Medlemsundersökning 2014 Medlemsundersökningen som genomfördes 2014 gav vissa övergripande indikationer på hur våra medlemmar uppfattar oss och identifierar oss. Dessa är viktiga att ha i 13(42)
åtanke när budskap utformas. Läs analysen av skillnaden mellan yngre och äldre medlemmar här. [Uppradning av mer generella trender kommer att tillkomma] Kommunikationskanaler, användningsfrekvens och effekt Här definieras även vem som är ansvarig, och om kanalerna har specifika mottagare i åtanke. Informationen här är baserad på dokumentet Kommunikationskanaler 2009, och sedermera uppdaterat. www.sverok.se Innehåll: Externt riktad information från förbundet Ansvarig: Förbundstyrelsen (Ansvarig utgivare), Kommunikatör (Struktur och innehåll), Webbgrupp och Driftgrupp (Teknik och funktion) Status: Aktiv (men under strukturell upprustning) Mottagare: Allmänheten, medlemsföreningar, potentiella medlemmar, media Sverok.se är förbundets huvudwebbplats och främsta kanal mot omvärlden. Den fungerar som kommunikationsnav och språngbräda till förbundets andra tjänster. Tilltal i du-form med förbundet som avsändare. Kommunikatören ansvarar för webbplatsens utveckling (tillsammans med webbgruppen), samt för att innehållet är aktuellt, uppdaterat, relevant och håller hög kvalitet. Information och nyheter på sverok.se Informationen på sverok.se ska vara lätthittad och enkel att förstå. Den ska hålla hög kvalitet och alltid vara aktuell. Nyheterna ska spegla förbundets verksamhet och vara skrivna med information och intresseväckande som ledord. Som minst ska två inlägg (av fem) på startsidan ha bilder i ingressen. Den ska avspegla förbundets aktiviteter, både på en riksnivå och på en lokal nivå. Redaktionellt material Innehåll: Inspirerande berättelser från föreningar, distrikt, eldsjälar som finns tillgängliga på Ansvarig: Kommunikatören Status: Aktiv Mottagare: Andra föreningar och utomstående Det redaktionella materialet ska spegla verksamheten i syfte att visa upp och uppmuntra goda initiativ och förebilder (storytelling). Materialet tas fram av en webbredaktion (eller motsvarande) och publiceras på Sverok.se, högst två artiklar i veckan. Webbredaktionen i samråd med kommunikatören tar fram en plan för materialet. Det ska tydligt framgå att texten är skriven av webbredaktionen. wiki.sverok.se Innehåll: Styr- och arbetsdokument, organisations- och spelhobbykunskap 14(42)
Ansvarig: Förbundsstyrelsen Status: Aktiv Mottagare: Föreningar, förbundsaktiva, kunskapsletande Sveroks wiki är öppen för alla med en forumanvändare att redigera i. Den är tänkt att vara en kunskapsbank kring ämnen som rör Sverok, vilket gör att artiklarna varierar från styrdokument och officiella presentationer, till artiklar om föreningar eller enskilda Sverokaktiva, vidare till beskrivningar av metoder för föreningsadministration och beskrivningar av hobbygrenar. Kommunikatören ansvarar för att informationen som samlas på wikin hålls aktuell och att de artiklar som behöver hålla hög kvalitet gör det, kanslichefen och förbundsordföranden/förbundssekreteraren ansvarar för att styrdokument, arbetsbeskrivningar och dylikt finns på wikin och webbgruppen ansvarar för att spam och skräpartiklar tas bort. hitta.sverok.se Innehåll: Information om föreningar och träffar baserat på geografisk position Ansvarig: Kommunikatören och systemutvecklaren Status: Aktiv Mottagare: De som på lokal nivå letar efter föreningar eller spelaktiviteter Hitta.sverok.se är en webbkarta där föreningar och andra arrangörer kan registrera evenemang och spellokaler. Alla föreningar finns numera registrerade på hitta.sverok.se via ebas. Alla som arrangerar spelrelaterade evenemang är välkomna att bidra med det. Detta är främsta kanalen för att hitta verksamhet baserat på geografin. Det är även via hitta som träffbidragen betalas ut. Informationen på hitta.sverok.se används för att visa reklambanners på sverok.se. Detta gäller dock enbart de träffar och föreningslokaler som är kopplade till föreningar anslutna till Sverok. Sidan används också i samband med det årliga arrangemanget Spellovet. bilder.sverok.se Innehåll: Av användare uppladdade bilder som visar föreningslivet i Sverok eller spelhobbyn Ansvarig: Kommunikatören Status: Vilande, under förflyttning Mottagare: Främst de som arbetar med kommunikation rörande Sverok, uppladdning för alla som har bilder. I bildbanken får alla ladda upp bilder som sedan får användas i förbundets material. Genom att ladda upp en bild garanterar man att man har tillstånd att använda den, samt ger förbund, föreningar, distrikt och arbetsgrupper tillstånd att använda den i icke- 15(42)
kommersiellt syfte. Innehållet modereras av kommunikatören som sorterar och rensar bilder så att det överlag finns användbara bilder i bildbanken. ftw.sverok.se Innehåll: Föreningsutveckling och engagemang Ansvarig: Föreningsutvecklaren Status: Aktiv Mottagare: Föreningarna For the Win! handlar om föreningarna, om det de gör, och om hur fantastiskt det är! De får bekräftelse på sitt engagemang, såväl som tips och inspiration för att få föreningen ännu bättre. Genom att utföra uppdrag och samla poäng åt föreningen, stiger den i graderna och föreningen stärks i sitt föreningsarbete och engagemang. Uppdragen varierar i storlek och svårighetsgrad, så det finns alltid saker att välja på oavsett förening. For the Win! koordinerar även med sverok.se med sin funktion Wall of pepp, som visar upp inspirerande och nyskapande aktiviter som våra föreningar genomför. Förbundsbrevet Innehåll: Internt riktad information Ansvarig: Kommunikatör Status: Aktiv Mottagare: Förtroendevalda i medlemsföreningarna, förbunds- och distriktsaktiva. Förbundsbrevet går ut till alla förtroendevalda i föreningarna, samt andra intressenter, via e-post en gång i månaden. Det innehåller 2 6 kortfattade och kärnfulla nyheter eller goda exempel från förbundet som har relevans för de flesta föreningarna, oftast med möjlighet att läsa mer på annan plats, titta på ett klipp eller att delta aktivt i något. Brevet är skrivet med den enskilda föreningen som mottagare med tilltalsformen ni eller er förening. Utöver nyhetsinnehållet får mottagaren också en påminnelse om vilken förtroendepost personen är rapporterad på och vem som är kontaktperson i föreningen. Uppgifterna som används är högst ett rapporteringsår gamla. Är föreningens uppgifter äldre än så skickas brevet endast till kontaktadressen. Exportfunktionen i ebas daterar automatiskt alla kontaktadresser till nuvarande år så att dessa alltid kommer med i urvalet. Distriktbrev Innehåll: Internt riktad information Ansvarig: Föreningsutvecklare Status: Aktiv Mottagare: Förtroendevalda på distriktsnivå Distriktbreven skickas 4 6 gånger per år, och i vissa fall då särskild information behöver förmedlas. I vissa fall samråder föreningsutvecklare med kommunikatören om innehållet. 16(42)
Facebook-sidan Innehåll: Lättsamt och lättspritt material Ansvarig: Kommunikatör Status: Aktivt Mottagare: Personer som gillat sidan, personer med någon relation till Sverok. Syftet är att ständigt påminna de som följer Sverok om att förbundet finns och vad som är på gång. På Sveroks Facebooksida postas nyheter från förbundet som är relevanta för de som gillar sidan (vilket inte nödvändigtvis är medlemmar). I första hand handlar det om positiva nyheter som är lätta att gilla, snabba frågor som är lätta att kommentera, snabba och lättsamma undersökningar eller länkar till allmängiltiga artiklar från sverok.se. Antalet inlägg eller delningar är satt till två per dag, men minst en. Antingen ska de vara möjliga att sprida eller så ska de vara lätta att ta till sig. Även goda föreningsexempel sprids via Facebook i den mån de uppfyller kraven ovan. Tilltalet är lättsamt och personligt med målet att hålla besökarna glada och aktiva. Tävlingar och jippon startas evenemang för (enkelt att dela, det visas i deltagarnas loggar om de ska vara med). Sverok gillar medlemsföreningar, distrikt, andra Sverok-grupper och andra organisationer som är potentiella samarbetspartners och som hjälper till att profilera/definiera Sverok-sidan. Twitter Innehåll: Extern dialog, nyhetsspridning Ansvarig: Kommunikatör Status: Aktivt Mottagare: De som följer, makthavare, journalister. Med @sverok sprids nyhetstips och annonser om lediga jobb. Inläggen ska lämpa sig för spridning och i första hand röra förbundet, distrikten och föreningarna men kan även gälla övrigt nördigt vi tror uppskattas av våra följare. Viss kommunikation med medlemmar, journalister och politiker sker. Tilltalet i all kommunikation från kanalen är personlig. Andras inlägg som nämner Sverok besvaras alltid när det råder oklarheter eller faktafel. Vidare diskussion förs endast i undantagsfall. Vi arbetar aktivt med hashtags och för större event i egen regi skapar vi egna som vi följer under de aktiva perioderna. Enkel uppmuntran på twitterinlägg med Sverokanknytning är också lämpligt. Retweets från föreningar, samarbetsorganisationer och enskilda medlemmar görs om de motsvarar något som kunde ha skrivits av @sverok. 17(42)
@sverok följer föreningar, andra organisationer och personer knutna till spelhobbyn. Enskilda personer som twittrar mycket om Sverok kan även de följas som en del av omvärldsbevakningen. Makthavare och journalister med koppling till Sveroks intresseområden bör följas. Vi är generösa i vårt följande, men rensar också regelbundet. Personer som sprider sexistiskt, rasistiskt eller diskriminerande material avföljs direkt då det upptäcks. Youtube-kanalen Innehåll: Kursfilmer och inblickar i verksamheten Ansvarig: Kommunikatör Status: Aktiv Mottagare: Medlemsföreningarna, de som är nyfikna på förbundet och spelhobbyn, och de som lockats dit av youtube-reklam Youtube-kanalens främsta användningsområde är att publicera filmer som berör förbundet, vare sig det gäller kursfilmer, reklamfilmer eller inspirerande filmer. Målet är att hålla dem korta, engagerande och (i fall där det är möjligt) underhållande. Andra filmer som passar i kanalen är sådana som beskriver spelhobbyn eller förbundet, eller sådana filmer som visar upp aktiviteter Sverok deltagit i, till exempel konferenser eller Riksmötessändningar. Föreningar uppmuntras att använda egna kanaler för sina filmer och delning av andra filmer sker i första hand via Facebook och Twitter. Brevutskick Innehåll: Sammanfattande innehåll eller informationsmaterial Ansvarig: Kanslichefen tillsammans med kommunikatören Status: Används endast i särskilda fall Mottagare: Medlemsföreningarnas postmottagare. Summerande roll för viktigaste nu gällande informationen till föreningar. Brevutskick sker endast vid särskilda tillfällen, och då i samråd med den asnvarige för utskicken, kanslichefen och kommunikatören. Utskicken sker sällan, och rör i sådana fall förändringar i bidragsregler, påminnelser om rapportering, inbjudan till Riksmötet eller Riksmöteshandlingar. Utskicken ska följa den grafiska profilen och vara riktad till föreningarna. Bambusersändningar Innehåll: Speciella livesändningar Ansvarig: Kommunikatören och Sverok Admin AB Status: Aktiv Mottagare: Varierar efter vad som sänds. Bambuser är det verktyg förbundet använder för webbsändningar. Målet är att länka in det i andra sidor, exempelvis på sverok.se eller särskilda kampanjsidor. 18(42)
Exempel på livesändningar är Riksmötet, arrangerade seminarier, konferenser, uppesittarkvällar och liknande. Övriga/inofficiella kanaler Ordförandebrevet Innehåll: Personligt formulerade och i första hand interna Ansvarig: Förbundsordförande Status: Aktivt Mottagare: Prenumeranter. Ordförandebrevet är ett i första hand ett internt nyhetsbrev. Det är fritt fram för alla att prenumerera på via Sverok.se, men innehållet vänder sig främst till förtroendevalda, aktiva och anställda på förbunds- och distriktsnivå inom Sverok. Tilltalet är personligt. Blogg på Sverok.se Innehåll: Inofficiellt textmaterial med olika avsändare Ansvarig: Kommunikatören Status: Aktivt (saknar exponering med nuvarande struktur) Mottagare: Sverokintresserade Lättsamma och sinsemellan vitt skilda perspektiv på arbetet i och med förbundet. Öppet för förbundsstyrelse, arbetsgrupper och förbundskanslister att skriva i. Forumet Innehåll: Fria diskussioner. Ansvarig: Kansliet och förbundsstyrelse gemensamt (deras forum), Forumgruppen (övriga forum samt drift) Status: Aktivt Mottagare: Debattörer och diskussionssugna. Fungerar som hänvisningspunkt för övriga kommunikationskanaler vad gäller vidare diskussion i olika ämnen. #sverok (IRC) Innehåll: Fria diskussioner Ansvarig: IRC-gruppen Status: Inaktiv Mottagare: Kanalens besökare. Används som kommunikationskanal vid vissa utlysta tidpunkter. Livechatter, webbsändningar. Annars diskussionsarena. ebas Innehåll: Systemnyheter som är relevanta för föreningarnas medlemsadministratörer. Ansvarig: Kansliadministratören Status: Aktivt Mottagare: Den eller de personer som administrerar föreningens uppgifter i ebas. 19(42)
Nyhetsfunktionen i ebas används för att skriva systemrelevanta nyheter om exempelvis förändringar i systemet, problem som uppstått eller rapportering. Dessa uppdateras vid behov och så utförligt som möjligt för att minimera frågor till kansliadministratören rörande systemet. Ringningar Innehåll: Varierande beroende på uppdrag Ansvarig: Kanslichefen Status: Aktivt Mottagare: De uppdraget kräver Regelbundet under året och vid speciella insatser ringer förbundet upp enskilda medlemmar. Detta är främst för att sammanställa eller säkra föreningsuppgifter men kan också användas för olika undersökningar. Det är aldrig ett direkt informationssamtal då det är för ineffektivt och undergräver syftet med ringningarna. De bör således enbart användas i de syften som här påpekas och endast med ett ärende per samtal. Bekräftelsekommunikation Innehåll: Uppskattning Ansvarig: Kommunikatören Status: Vid behov Mottagare: Föreningar eller individer som gjort något bra. Föreningar eller individer som lyckats väl med sin verksamhet kan uppmuntras med en hälsning från förbundet. I vissa framstående fall kan ett fysiskt utskick i form av en godisbox, blommor eller biobiljetter (till ett värde upp till 200 kronor) användas. Uppskattningsutskick ideellt engagemang Innehåll: Uppskattning Ansvarig: Förbundsstyrelsen Status: Aktivt Mottagare: Ett par gånger om året vid några fasta och inplanerade tillfällen uppmuntras de förbunds-/distriktsaktiva med en gåva på ett värde upp till 200 kronor. 20(42)
110. BESLUT: BIDRAGSNIVÅER 2015 FÖR UNGDOMSFÖRENINGSBIDRAGET HANDLINGAR Beslutsunderlag: Bidragsnivåer 2015 för ungdomsföreningsbidraget MÖTET BESLUTADE ATT 1... verksamhetsbidraget för 2015 sätts till 2000 kr/förening 2... medlemsbidraget för 2015 sätts till 40 kr/medlem 21(42)
BESLUTSUNDERLAG: BIDRAGSNIVÅER 2015 FÖR UNGDOMSFÖRENINGSBIDRAGET Av Johan Groth, förbundssekreterare BAKGRUND Sverok delar ut oriktade bidrag i form av ungdomsföreningsbidrag till föreningar som har minst 60 % medlemmar i åldern 6-25 år. Ungdomsföreningsbidraget brukar delas upp i ett verksamhetsbidrag och ett medlemsbidrag. Varje godkänd förening får ett verksamhetsbidrag och ett antal medlemsbidrag som baseras på föreningens antal medlemmar i åldern 6-25 år. Tidigare år har ungdomsföreningsbidraget varit olika för föreningar som har tagit ut medlemsavgift från sina medlemmar och de som har haft kostnadsfritt medlemskap för att premiera de med medlemsavgift då MUCF (tidigare Ungdomsstyrelsen) hade gett indikationer på att medlemsavgift skulle vara ett krav för att räknas som förening. Nu finns inte längre sådana indikationer, varför förbundsstyrelsen i mitten av 2014 valde att justera de dåvarande bidragsnivåerna för minska skillnaderna i fördelningen. Detta med en ambition om att helt kunna eliminera skillnaderna i 2015 års bidragsfördelning. I dagsläget ligger bidragsnivåerna på följande nivåer: för föreningar med medlemsavgift: verksamhetsbidrag: 3000 kr/förening och medlemsbidrag: 50 kr/medlem för föreningar med kostnadsfritt medlemskap: verksamhetsbidrag: 3000 kr/förening och medlemsbidrag: 40 kr/medlem. VERKSAMHETSPLANEN 2015 Enligt Verksamhetsplanen 2015 är ett mål att Sverok under 2015 ska ha minst 100 000 medlemmar, varav minst 85% i åldern 6-25 år, dvs 85 000 unga medlemmar. Det är även ett mål att uppnå 1400 föreningar. Andelen föreningar som har minst 60% unga medlemmar har varierat och var 2013 knappt 72%. Det är rimligt att tro att andelen ökar eftersom avdelningar i föreningar oftast lär bildas av unga medlemmar och att det innebär att föreningar som har unga medlemmar, men inte 60% unga lär vilja att det startas ungdomsavdelningar. BUDGET OCH PROGNOS 2015 Den pott som Sverok har att fördela i oriktade bidrag fastställs av riksmötet och brukar som princip bestå av 50 % av de förväntade intäkterna i form av statsbidrag från MUCF (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällefrågor). För 2015 har riksmötet fastställt en bidragsbudget för oriktade bidrag på 5 150 000 kr. Att prognostisera antal föreningar och antal medlemmar för 2015 är ett svårt uppdrag då vi endast har klara siffror för 2013. Även 2014 års förenings- och medlemsantal är osäkra prognoser eftersom föreningarna rapporterar sina 2014-års siffror ända till sensommaren 2015. Det vi gör är att vi kikar på statistik och trender, vilka satsningar 22(42)
inom förenings- och medlemsrekryteringen som planeras under 2015 samt vilka andra aktiviteter vi kommer göra som kan påverka förenings- och medlemsantalet kommande år. Med ovan i åtanke är det rimligt att tro att medlemsantalet i åldern 6-25 år kommer att ligga i spannet 80-90 000 medlemmar och föreningsantalet som klarar minst 60% medlemmar i åldern 6-25 år kommer att ligga i spannet 1000-1100 föreningar. Om de stora föreningarnas satsning på avdelningar blir mycket lyckad kan det bli avsevärt fler föreningar. Det finns också en möjlighet att den verksamhet som de stora föreningarna gör för att locka medlemmar att bilda avdelningar kan öka det totala medlemsantalet. Det är dock en positiv osäkerhet som ger återbäring då statsbidraget för dessa föreningar och medlemmar betalas ut 2017. BERÄKNINGSUNDERLAG https://docs.google.com/spreadsheets/d/1kjnkjqeh7x0nzyjbhd54f8xtklvrbik304- sixh4nwo/edit?usp=sharing FÖRSLAG TILL BESLUT att) verksamhetsbidraget för 2015 sätts till 2000 kr/förening att) medlemsbidraget för 2015 sätts till 40 kr/medlem 23(42)
111. DISKUSSION: POLITISKA UPPDRAG OCH SVEROK Av Linnea Risinger, ledamot Här kommer ett möjligt diskussionsunderlag så att vi kan prata om politiska uppdrag i förhållande till förtroendevalda i Sverok, enligt vad som står i Likabehandlingsplanen C.1.1. Likabehandlingsplanen: http://www.sverok.se/sverok/sveroks-likabehandlingsplan/ Att vara förtroendevald Det demokratiska systemet i Sverige bygger i stort på representativ demokrati. Ordet demokrati kommer från grekiskans demos kratos, vilket ungefär betyder folkstyre, och i Sveriges regeringsform står det att all offentlig makt i Sverige utgår från folket. För att det demokratiska systemet ska fungera så är det viktigt att folket representeras i de beslutande församlingarna. Bland annat för att viktiga erfarenheter och perspektiv inte ska förbli orepresenterade. Gamers och sverokare är en del av folket och medborgare, därmed en vital del av demokratin! Lite bakgrundsfakta Det finns över 44 000 förtroendevalda politiker i kommuner, landsting och regioner. Av dem är cirka 97 procent fritidspolitiker. Det finns 290 kommuner, 18 landsting och två regioner i Sverige. I kommunerna finns 39 150 förtroendevalda med 63 450 uppdrag, varav cirka 13 000 som fullmäktigeledamöter. I landstingen finns 4 500 förtroendevalda med 7 000 uppdrag, varav cirka 1 600 som fullmäktigeledamöter. Det går i genomsnitt 179 medborgare på en lokalpolitiker, jämfört med 26 000 på en riksdagspolitiker. Det råder en stor kunskapsbrist om hur främst den lokala och regionala demokratin fungerar. En tredjedel av svenskarna vet inte att ansvaret för vård, skola och omsorg ligger hos kommuner och landsting. Nästan en tredjedel tror att det är riksdag och regering som fattar beslut om detta. De flesta tror också att dessa verksamheter kostar mycket mindre än vad de gör. Hälften av svenskarna tror att mindre än 40 procent av kommuner och landstings 24(42)
kostnader är relaterade till vård, skola och omsorg, när det i själva verket handlar om 90 procent. Endast tre procent av de tillfrågade svarade rätt på den frågan. Det här kan vara bra att ha med sig när vi pratar om demokratin och politiska uppdrag. De absolut flesta politiker är fritidspolitiker, vilket innebär ungefär en halvdags möte i månaden. Vår bild av politiker och politiken är ganska annorlunda jämfört med hur det ser ut i verkligheten, så det är bra för oss att ha mer på fötterna innan vi går vidare i våra diskussioner. Förtroendevalda i Sverok menas här: Förbundsstyrelsen (inklusive ordförande och förbundssekreterare), valberedningen, revisorer och arbetsgrupper. Från SKL:s En fråga om demokrati www.tiny.cc/demokrati FRÅGOR ATT DISKUTERA I en demokrati bör det vara självklart att vi inte ser det som grundläggande problematiskt att någon är förtroendevald i Sverok och samtidigt en aktiv del i den representativa demokratin. Samtidigt finns det en hel del situationer som kan uppstå i brytpunkten mellan det politiska systemet och Sverok. Här är ett antal frågor vi bör fundera över: 1) Bisysslor Att vara politiskt engagerad kan ta tid, och den tiden kan krocka med att vara förtroende- vald i Sverok på någon nivå. Vi har ett system för tid/kvalitet/resursrapportering i FS uppdragslista. Räcker det, eller behövs det ytterligare åtgärder? Vilket ansvar har enskilda förtroendevald individer att bedöma tiden som olika uppdrag tar? Valberedningen gör också en bedömning av ledamöternas tid när de föreslår dem för val, krävs mer? 2) Att representera Sverok Det kan vara bra att ha en tydligare riktlinje för hur en förtroendevald i Sverok som är engagerad politiskt på någon nivå förhåller sig till sammankoppling av Sverok och det politiska engagemanget. Förslagsvis kan uppmaningen vara att personen ska skilja på rollerna och framför allt inte använda Sverok i sitt politiska engagemang. Sverok bör inte användas som t.ex. ett argument i en politisk debatt. Hur ser vi på var gränserna går i externa sammanhang och i Sverok-sammanhang? 3) Att driva politik som går emot Sveroks vision/strategi/syfte Det går att tänka sig att en förtroendevald i Sverok som också är politiskt engagerad hamnar i en situation i kommun eller landsting (t.ex. i en fritidsnämnd eller kulturnämnd) där hen förväntas som representant för sitt parti driva en linje som går emot Sverok på förenings-, distrikts- eller riksnivå. Ska vi ha synpunkter på en sådan situation? 25(42)
4) Riksdagsledamot/kommunalråd/landstingsråd Är det förenligt med att sitta i riksdagen och sitta i till exempel Sveroks förbundsstyrelse? Jag skulle säga att just det är tveksamt, men det handlar framför allt om att tidsåtgången för ett riksdagsuppdrag, som jag bedömer som oförenligt med tid att vara tillräckligt engagerad i förbundsstyrelsen. Det är det absolut mest tidskrävande politiska uppdrag som finns. Vad säger ni? Samma resonemang skulle kanske kunna appliceras på ett heltidsarvoderade kommunal- eller landstingsråd också. 5) Arvoderad post De arvoderade posterna i förbundsstyrelsen har ett tydligare ansikte utåt och där kan det vara viktigare att de inte förknippas tydligt med något specifikt politiskt parti. Några tankar om det? Bör de ha en annan gräns för vad de säger och/eller gör? 26(42)
112. DISKUSSION: SVEROK OCH FOLKBILDNINGEN Av Johan Groth, förbundssekreterare Inom Sverok finns många olika verksamhetsgrenar. En sak de har gemensamt är att de rymmer moment av lärande. Det kan handla om att lära sig nya hantverk, nya strategier, måla figurer, utvecklas i sitt ledarskap och arrangörsskap osv. Eftersom spelhobbyn och spelkulturen är rik på tillfällen att lära och utvecklas är Sverok en aktiv aktör inom folkbildningsområdet. Många sverokföreningar anordnar kurser, studiecirklar eller kulturarrangemang. Föreningarna samarbetar med studieförbund i många olika former. För att ytterligare utveckla, men också kunna påverka, folkbildningen har Sverok sedan ungefär tio år tillbaka varit medlemsorganisation i Studiefrämjandet (SFR). Samarbetet med SFR har utvecklats under senare år. Bland annat har vi idag en överenskommelse om s.k. miniminivåer i samarbetet mellan Sverok och SFR. Sverok har också företrädare i SFR:s regionala och nationella styrelser. Slutligen har förbundsstyrelsen regelbundna möten med SFR:s kansli för att föra samarbetet framåt. Mycket av det som skett under de senaste åren har varit positivt. Samtidigt finns problem som återstår att lösa och nya utmaningar kan anas i framtiden. Under punkten kommer Rebecka och Johan att ge en beskrivning av läget i samarbetet mellan Sverok och SFR idag och peka ut några möjliga riktningar för framtida utveckling som kan diskuteras av styrelsen. 27(42)
113. BESLUT: KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR VI ÄR SVEROK HANDLINGAR Kommunikationsplan: Vi är Sverok MÖTET BESLUTADE ATT 1... fastställa Kommunikationsplan för Vi är Sverok. 28(42)
KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR PROJEKTET VI ÄR SVEROK Innehållsförteckning Uppdraget Syfte och mål Målgrupp Förbundet Distrikten Föreningar Medlemmar Aktiviteter och insatser Medlemsundersökning #jagärsverok Nutidskryss Riksmöte och ombudsval Förslag på framtida insatser Likabehandling och mångfaldsperspektiv Kostnader Utvärdering och kontroller Noterat efter resultat från medlemsundersökning: Överensstämmelse med Sveroks kommunikationsstrategi Sverokgemenskap Övriga resurser Uppdraget På Riksmötet 2013 sattes följande mål i verksamhetsplanen: B4 (RM): Utforma en tydlig informations- och kommunikationsplan som innefattar förbunds-, distrikts-, förenings- och medlemmsnivå för att öka främjandet av "Vi är Sverok"-känslan. Den här kommunikationsplanen syftar till att uppfylla det målet, och tydligt strukturera upp de kommunikativa insatser som ska genomföras för att stärka gemenskapen i förbundet. Viktigt att notera är att uppdraget i verksamhetsplanen inte står ensamt, utan är en del av de bredare insatserna som gäller medlemsrekryteringen och ombudsvalet. Dessa punkter finns därmed i åtanke i utformandet av de enskilda insatserna och aktiviteterna. Syfte och mål Uppdraget från Riksmötet består av att utforma en tydlig informations- och kommunikationsplan för att främja Sverokgemenskapen. Syftet med kommunikationsplanen i sig är dock att ge struktur åt de planer som styrelsen, tillsammans med kommunikatören, tagit fram för att öka Sverokgemenskapen. 29(42)
Målet med de aktiviteter och uppdrag som detaljeras i planen är att stärka gemenskapen i förbundet för medlemmar, föreningar och distrikt. De mer detaljstyrda målen över önskade resultat finns under rubriken Aktiviteter och insatser. Planerna omfattar aktiviteter som ska marknadsföra förbundet internt, få nya medlemmar att känna sig välkomna och underlätta rekryteringen av nya medlemmar. Målet för denna plan omfattar främst 2014, men kan vid vidare arbeta utokas till andra tidsperioder. Kommunikationsplanen har i sig ingen fast tidsgräns, utan leveransdatum sätts för varje enskild aktivitet. I tillägg kommer kommunikationsplanen att revideras i enlighet med resultaten från Medlemsundersökningen. Vi är Sverok är ett enskilt projekt, men vars andemening ska genomsyra förbundet. Det har gett en kommunikationsplan som både diskuterar stora målgrupper, och vision bakom projektet, men också väldigt specifika insatser med mer detaljerade mål. I just detta projekt är målet att genomföra aktiviteter som gör att det känns kul att vara en del i förbundet. Vi är Sverok är ett övergripande perspektiv som vi ska ha med oss i varje aktivitet, förbundsanda ska bli en naturlig del av varje aktivitet vi genomför. Tanken är också att projektets anda (eller uttalade mål) ska finnas med i strategin för kommunikation 2017 2019. Detta är med andra ord inte ett projekt vars planerade aktiviteter genomförs och sedan anses vara uppfyllda och klara, utan detta är bara starten. Det som arbete med projektet visat, både genom diskussioner och genom den genomförda medlemsundersökningen, är att det behöver finnas en långsiktigt röd tråd i allt arbete. Det behöver genomsyra förbundens och distriktens aktiviteter och planer, och bli en stadig del av vår medlemsvård och vårt sätt att presentera förbundet både internt och externt. Målgrupp Uppdraget från Riksmötet angav målgrupperna som projektet ska rikta sig till, men nedan finns ett förtydligande samt resonemanget bakom deras inkludering. Varför är de viktiga att nå, och vad kan ett framgångsrikt arbete innebära? Förbundet Förbundet är inte den huvudsakliga målgruppen i projektet Vi är Sverok, då det på förbundsnivå ofta finns en stark Sverokidentitet. Det som krävs är däremot en bred uppslutning kring budskapet en medvetenhet om hur det kommuniceras ut i 30(42)