Kommunstyrelsens handling nr 14/2015 SLUTRAPPORT ARBETSLINJEN 2.0 : Handläggare: Lena Marie Bärlin
2 (11) Innehållsförteckning Projektsammanfattning 3 Terminologi och förkortningar 4 Utvärdering av utfall i förhållande till specifikation 4 Utfall 4 Resultat 5 Tidsplan 7 Milstolpar 7 Arbetsmängd och kostnader 8 Kommentarer 8 Noteringar och erfarenheter 9 Förslag till förbättringar 10 Bilagor 11
3 (11) Projektsammanfattning År 2011 fick kommunledningsförvaltningen i uppdrag att skapa arbetstillfällen för de som vid berörd tid stod utanför arbetsmarknaden och uppbar försörjningsstöd. Utgångspunkten var att använda 12 miljoner kronor som avsatts för välfärdsutmaningar från bokslut 2010. Uppföljningar som gjordes på projektet visade att 42 av 70 personer som anställdes i projektet sex månader efter avslutad anställning var självförsörjande. Utifrån de goda resultaten från Arbetslinjen beslutades i samband med bokslut 2013 att 8 miljoner kronor skulle avsättas till Arbetslinjen 2.0. Ytterligare medel som ej förbrukades i föregångaren, drygt två miljoner, tillkom till projektbudgeten under våren 2014. Förberedelserna inför Arbetslinjen 2.0 påbörjades i oktober 2013. Enligt beräkning innan projektet påbörjades skulle cirka 70 personer anställas i Arbetslinjen 2.0. Anställningsformen var 75- procent i sex månader inom någon av kommunens förvaltningar eller hel- delägda bolag. Till skillnad från förgående Arbetslinjen, anställde Viadidakt samtliga personer i Arbetslinjen 2.0. Individens arbetsplats var dock förlagd till någon av kommunens förvaltningar eller hel- delägda bolag. Socialförvaltningen aktualiserade 211 unika cv:n till Arbetslinjen 2.0, 93 kvinnor och 118 män. Sammanlagt gjordes 114 anställningar, 50 kvinnor och 64 män, i arbetslinjen 2.0. Av de 114 anställningarna var det 19 personer som anställdes under två perioder. De 19 räknas här som två anställningar det vill säga 95 unika personer anställdes under året. En månad innan dessa individer fick en anställning så har de beviljats totalt 516 914 kr i försörjningsstöd. Under anställningstiden och fram till och med februari 2015 har socialförvaltningen beviljat totalt 699 239 kronor i kompletterande försörjningsstöd. Det innebär genomsnittligt kompletterande försörjningsstöd på totalt 58 270 kronor per månad, jämfört med 516 914 kronor per månad innan anställningen. Av de 30 anställningar som avslutades under år 2014, så har 43 procent fått utbetalt försörjningsstöd en eller flera gånger efter anställningens upphörande och fram till och med 2014-12-31. En enkätundersökning skickades ut i januari 2015 till de chefer som tagit emot anställda via Arbetslinjen 2.0. Svarsfrekvensen var 45,9 procent (17 av 37). Vad som upprepade gånger kom fram som förbättringsområde var önskemålet om möjlighet att förlänga ytterligare sex månader om det under de första sex månaderna fungerat bra.
4 (11) Terminologi och förkortningar Anställningsstöd: Menas här att Arbetsförmedlingen kan besluta om olika former av ekonomisk ersättning till arbetsgivare som ska anställa individer som varit ifrån arbetsmarknaden under en längre period alternativ har särskilda behov. Exempel på anställningsstöd som förekommit i Arbetslinjen 2.0 är utvecklingsanställning och nystartsjobb. Överprövningsgrupp: Representanter från olika fackförbund bland annat Kommunal, Vision och SSR som godkänner tjänsterna innan anställning kan göras. Rekryteringsgrupp: Processledare från socialförvaltningen tillsammans med processledare från Viadidakt träffades tillsammans samtliga individer som lämnat in cv till Arbetslinjen 2.0 och valde ut dem som skulle matchas ut mot arbetsplatserna. Utvärdering av utfall i förhållande till specifikation Mål Projektets mål är att deltagarna i Arbetslinjen 2.0 är självförsörjande. Syfte Syftet med projektet var att anställa så många som möjligt utifrån befintlig projektbudget. Enligt beräkning skulle cirka 70 personer som uppbar försörjningsstöd kunna anställas på 75 procent under sex månader. Målgrupp Personer som innan anställningen levde på försörjningsstöd och som ej erhöll aktivitetsstöd och A-kassa. Utfall Mål Sedan Arbetslinjen 2.0 började och fram tills idag har 95 unika individer fått anställning i projektet. Sex månader innan dessa individer fick en anställning så har de beviljats totalt 2 788 611,60 kronor i försörjningsstöd. En månad innan dessa individer fick en anställning så beviljades de totalt 516 914 kronor i försörjningsstöd. Under anställningstiden och fram till och med februari 2015 har socialförvaltningen beviljat totalt 699 239 kr i kompletterande försörjningsstöd. Det innebär genomsnittligt kompletterande försörjningsstöd på totalt 58 270 kronor per månad, jämfört med 516 914 kronor per månad innan anställningen.
5 (11) Flertalet av de som börjar jobba får kompletterande försörjningsstöd den första månaden i väntan på lönen. Detta är en direkt effekt av jobbstimulansens regler där 25 procent av inkomsten inte ska räknas vid beräkning av normen. I några fall har individer beviljats kompletterande försörjningsstöd under anställningen eftersom de har höga tandvårds- och sjukvårdskostnader. Lönen täcker således inte hushållets kostnader. Av de 30 anställningar som avslutades under år 2014, så har 43 procent fått utbetalt försörjningsstöd en eller flera gånger efter anställningens upphörande och fram till och med 2014-12-31. I dessa fall kan det handla om att individerna väntar på Alfa kassan, är ej berättigade Alfa kassa eller att Alfa kassan inte räcker till. Syfte I projektet gjordes totalt 114 anställningar, 50 kvinnor och 64 män. Målgrupp Styrgruppen hade mandat att fatta beslut om att frångå kravet på att individen ej fick ha aktivitetsstöd, detta gjordes på styrgruppsmöte 28 februari 2014. Anledning till att beslut om undantag fattades var att projektledare tillsammans med styrgruppen ansåg att det fanns för få inkomna CV: n för att kunna göra bra matchningar. Fördelningen av anställda individer som var undantagna kravet på att de ej fick inneha aktivitetsstöd vid tiden för anställning: Kvinna Man Totalt Ungdom -26 år 5 4 9 Vuxen 26 år + 3 6 9 Resultat Enligt projektdirektivet definieras formen för resultat så här: Resultatet är antal anställningar vilket i sin tur kan leda till att fler människor ska kunna leva ett självständigt liv. Genom att få anställning ges möjligheter till egen försörjning. Resultatet för Arbetslinjen är, enligt definitionen, de 114 anställningar, 50 kvinnor och 64 män, som gjorde under projektets genomförandefas. Innan projektets start var beräkningen att cirka 70 anställningar skulle göras under projektets gång. Med anledning av att projektet fick in mer i anställningsstöd än vad som var beräknat samt utifrån att pengar från förgående Arbetslinjen tillfördes beslutade styrgruppen om att sex anställningar från förgående arbetslinje samt att 19 anställningar från Arbetslinjen 2.0 skulle förlängas. Dessa anställningar har räknats in som del av det totala antalet anställningarna.
6 (11) Resultat fördelat per förvaltning * Förvaltning Kvinna Man Totalt BIF 17 16 33 KLF 3 3 KTF 1 3 4 STF 10 11 21 VIA 3 15 18 VOF 20 12 32 VSR 3 3 51 63 114 *Fyra individer har under tiden för anställning omplacerats, de räknas i denna statistik till den förvaltning där de spenderade längst tid av sin anställning. *Individer som förlängts ytterligare en sexmånadersperiod räknas i denna statistik som två anställningar. Resultat fördelat per ålder * Kvinnor Män Totalt 21-25 år 13 7 20 26-30 år 9 14 23 31-35 år 9 7 16 36-40 år 4 4 8 41-45 år 1 5 6 46-50 år 4 3 7 51-55 år 2 4 6 56-60 år 0 8 8 61-65 år 1 1 42 53 95 *De som anställdes under två perioder har i åldersstatistiken enbart räknats en gång. Avslutade anställningar innan 6 månader Man Uppsagd 3 Annat arbete 1 Kvinna
7 (11) Inkomna CV: n Inkomna CV n till Arbetslinjen 2.0. var under projekttiden totalt 211 stycken (93 kvinnor och 118 män). Tidsplan Förberedelsefas: 24 oktober 2013 6 december 2013 Initieringsfas: 6 december 2013-31 december 2013 Genomförandefas: 18 december 2013-31 december 2014 Avslutsfas: 1 januari 2015-31 mars 2015 Milstolpar Följande milstolpar är angivna i projektplanen: 25 november 2013 Cesam samverkan av arbetslinjen 2.0 projektdirektiv. 31 december 2013 information om arbetslinjen 2.0 till samtliga förvaltningar och hel- och delägda bolag 31 januari 2014, 20 arbetstillfällen skapade, 10 anställda 28 februari 2014, 30 arbetstillfällen skapade 20 anställda 31 mars 2014, 40 arbetstillfällen skapade, 30 anställda 30 april 2014, 50 arbetstillfällen skapade, 40 anställda 31 maj 2014, 60 arbetstillfällen skapade, 50 anställda 31 augusti 2014, 70 arbetstillfällen skapade, 60 anställda 30 september 2014, 80 arbetstillfällen skapade 70 anställda 31 oktober 2014, 80 arbetstillfällen 80 anställda 30 november 2014, 90 anställda 31 december 2014,100 anställda Milstolparna för skapade arbetstillfällen har under hela projekttiden uppnåtts. Milstolparna vad det gäller antal anställda uppfylldes ej vid milstolparna angivna för 31 januari och 28 februari. Förklaring till varför milstolparna ej uppnåddes var att projektets rekryteringsprocess ej hade kommit igång ordentligt. Mer realistiska
8 (11) milstolpar hade varit fem anställningar per månad de två första månaderna i genomförandefasen då projektet fortfarande var i ett uppstartskede. Arbetsmängd och kostnader Arbetsmängd Projektledare anställd 50 procent i projektet. Processledare Viadidakt arbetar 100 procent i projektet. Processledare socialförvaltningen 10 procent i projektet. Då fler anställningar än vad som var beräknat kunde göras beslutade styrgruppen för att projektet under mars 2014 - december 2014 skulle bekosta ytterligare 25 procent för en till processledare på Viadidakt. 50 procent som projektledare bedöms som rimligt om det slås ut över hela genomförandefasen. Arbetsmängden de första sex månaderna upplevdes som mer än 50 procent. Arbetsmängden de sista tre månaderna av genomförandefasen bedöms dock som något mindre än 50 procent. Förklaring kan vara att ytterligare en processledare tillsattes. En annan förklaring var att projektet då kommit igång och var i fas med de uppsatta milstolparna. Ytterligare en förklaring är att projekt generellt kräver mer tid i uppstartsfasen. Vad som även bör tilläggas är att projektledarens arbete ej avslutas i och med att slutrapporten lämnas in. Samtliga individer skall följas upp sex månader efter avslutad anställning. Detta innebär dessutom att en uppföljande rapport skall skrivas under hösten 2015. 100 procent som processledare Viadidakt bedöms även det som rimligt om antalet anställningar är som det från början var beräknat cirka 70-80 stycken. Även här är det viktigt att notera att inte heller processledarens arbete på Viadidakt avslutas i samband med att genomförandefasen avslutas. Sista anställningen avslutas i juni 2015 och först i samband med det avslutas processledarens arbete. 10 procent som processledare socialförvaltningen bedöms vara för lite. Processledare socialförvaltningen har varje vecka deltagit i arbetet med rekryteringen. Utöver arbetet med rekryteringen så tillkommer arbete med att ta in cv: n från socialförvaltningen, sammanställa listor med inkomna cv:n. Vara tillgänglig för att besvara frågor från andra handläggare, från projektledare och från processledare på Viadidakt. Bedömning görs att 15 procent är mer realistiskt om liknade upplägg ska göras i framtiden. Bedömningen är gjord utifrån antal anställningar som genomfördes under projekttiden. Kommentarer Restlista Samtliga anställningar skall följas upp sex månader efter avslutad anställning. Resultat av uppfölning skall redovisas till kommunstyrelsen senast november 2015 Vid slutrapportens författande var fortfarande drygt 50 anställningar igång. En kompletterande rapport skall därför skrivas där uppföljning av anställningar redovisas samt en utförlig kostnadskalkyl bifogas.
9 (11) Noteringar och erfarenheter En enkät skickades i januari 2015 ut till samtliga chefer som har tagit emot anställda via Arbetslinjen 2.0. Detta som ett led i att samla in deras erfarenheter från projektet. Svarfrekvensen på enkäten var 17. 6 procent (17 av 37). Totalt ställdes 11 frågor i enkäten varav två stycken var förvaltningstillhörighet och kön. Nedan presenteras resultatet på några av de frågor som ställdes i enkäten. Enkätsvaren i sin helhet finns som bilaga till denna slutrapport. På frågan Hur upplever du att projekt Arbetslinjen 2.0 har fungerat? har fem stycken kryssat i 10, tre stycken en 9 och fyra stycken en 8. En 10:a på skalan representerar omdömet mycket bra och en etta representerar omdömet mycket dåligt. En person hade fyllt i omdömet fem, vilket var det lägsta omdömet om projektet. På frågan Hur upplevde du att matchningen av personer till tjänsten/tjänsterna stämde överens med dina förväntningar? har respondenterna fått fylla i en skala från ett till 10 där en etta motsvarar inte väl överens och 10 motsvarar väl överens. En person har på denna fråga fyllt i en fyra, en person har fyllt i en femma. I övrigt var upplevelsen bland de som besvarat enkäten att matchningen fungerat väl tre personer fyllde i 7, fyra personer 8, tre personer 9 och fem personer gav omdömet 10. På frågan Hur upplevde du längden på anställning och arbetstid? användes återigen en skala på 1-10 där ett var mycket dåligt och 10 var mycket bra. Det lägsta omdömet på denna fråga var en tvåa och det högsta 10. Där emellan var svaren utspridda. Kommentarer som lämnades till denna fråga var Det skulle finnas större möjlighet att förlänga Ett halvår kan vara för kort för att få någon in i arbetsuppgifterna För kort tid när det gäller 6 månader. Det tar tid för alla berörda att bygga upp relationer med både barn, pedagoger och föräldrar. När det fungerat kunde det vara längre. Skulle gärna sett att det varit 1 års anställning så att man hinner landa i en bra arbetssituation för både deltagare i Arbetslinjen men också för befintlig personal. Kommentarerna som lämnades i samband med denna fråga stämde väl överens med den upplevelse som processledarna haft med sig efter uppföljningsträffarna med arbetsplatserna, det vill säga att många gärna sett att anställningarna varade längre än sex månader.
10 (11) Frågan Vilken lärdom skulle du vilja dela med dig inför framtida projekt? var en öppen fråga som respondenterna fick besvara. Kommentarer som lämnades var: Tror på det här upplägget även i integrationsarbete. Kanske med kopplad insats i språkutbildning. Möjlighet att förlänga ytterligare 6 månader om det fungerat väl. Matchning är a och o. Det blir ett misslyckande för personen om den kommer på en intervju och inte alls är rätt för uppdraget och det är ju inget man vill skicka med dem. Tiden: ofta har dessa personer dålig eller ingen erfarenhet av arbetslivet och behöver lite längre tid för att blomstra så 1 år vore perfekt. Förutom tiden så nämndes här hur viktigt det är att matchningen är bra. Många av individerna som anställdes i arbetslinjen 2.0 hade precis, som en av cheferna nämnde, ingen eller lite erfarenhet av arbetslivet. Går det inte att förlänga arbetstiden så kanske det skulle gagna både arbetsplats och individ om anställningen förekoms av en praktik. En praktik skulle ge både individ och arbetsplats tid att känna sig för om det är rätt arbetsplats för just den individen. Den sista fråga som ställdes i enkäten var skulle du kunna tänka dig att ta emot någon ny från Arbetslinjen? På denna fråga svarade 15 av respondenterna Ja och två stycken svarade Kanske. Förslag till förbättringar I förgående Arbetslinjen anställdes individerna under respektive förvaltning. I Arbetslinjen 2.0 anställdes samtliga individer under Viadidakt men hade sin anställning i någon av kommunens förvaltningar och hel- delägda bolag. Generellt är både processledarnas och projektledarens uppfattning att detta varit en positiv förändring att Viadidakt har haft ansvaret för anställningarna. Fungerar inte anställningen så har arbetsplatsen inte varit ensam i detta utan fått stöd av projektledare och processledare. Det ställer dock höga krav på samarbete och kommunikation mellan förvaltningarna, projekt- och processledarna. I två fall har processledarna uppmärksammat att sjukanmälningar enbart har gjorts till arbetsplatsen och ej till processledarna på Viadidakt som varit dem som rapporterar till lönekontoret. Detta kunde korrigeras i efterhand men för att detta ej ska ske i nästa Arbetslinjen bör arbetsgången ändras så att individ och arbetsplats båda meddelar eventuell frånvaro till Viadidakt. I Arbetslinjen 2.0 har information till individ getts muntligt och skriftligt och information till arbetsplatserna om vilka rutiner som gäller skickats per mail eller brevledes. I arbetslinjen 3.0 förväntas antalet anställda vara färre än i Arbetslinjen 2.0 vilket möjliggör för processledare att träffa individ och chef tillsammans på arbetsplatsen inför anställning. Detta skulle vara bra för att ytterligare tydliggöra vad arbetsplatsen och individen har att förhålla sig till under anställningen.
11 (11) Generellt Bredda så att det inte bara gäller kommunala organisationen utan även om möjligt går att anställa i näringslivet. Bilagor Bilaga 1: Processkarta Bilaga 2: Enkätundersökning chef arbetsplats