Versionsnyheter från Visma Spcs

Versionsnyheter från Visma Spcs Visma Lön version 2012.00 Innehåll Visma Lön version 2012.00... 1 Vanliga frågor vid årsavslut... 2 Nyheter från myndigheter för år 2012... 3 Prisbasbeloppet höjs... 3 Statslåneräntan sänks... 3 Arbetsgivaravgifter... 3 Skattefri milersättning... 3 Ändrat Skattefritt traktamente... 3 Ändrat Kostavdrag... 3 Ändrat Förmånsvärde för fri kost... 3 Nyheter och förändringar i Visma Lön... 4 Ändrad beräkning av förmånsvärde för miljöbilar.... 4 Skattedeklaration har ändrat namn till Arbetsgivardeklaration... 4 BAS 2011... 4 Ändrade lönearter... 4 Årsavslut i Visma Lön... 5 Checklista... 5 Avsluta årets lönekörningar för 2011... 6 Säkerhetskopiera... 6 Uppdatera till version 2012.00... 6 Öppna ditt företag i version 2012.00... 6 Kontroll av inställningar... 9 Beräkna nytt förmånsvärde... 10 Rapportering till Fora... 11 Byte av anställningsform... 11 Fora kollektivavtal... 11 Skapa Arbetarlöner... 12 Skapa fil för Arbetarlöner... 12 Skapa rapporten för Tjänstemannalöner och Sammanställning... 13 Skapa kontrolluppgifter... 13 Radera kontrolluppgift... 16 Skapa om kontrolluppgifter... 17 Utskrift av kontrolluppgift... 17 Skapa fil för överföring till Skatteverket... 18 Rättelse av kontrolluppgifter... 19 Läs in svar från Skatteverket (CSR-svar)... 19 Gör semesterårsavslut för kalenderår... 21 Sjukfrånvarostatistik för år 2011 till årsredovisningen... 24

Vanliga frågor vid årsavslut Måste jag uppdatera till version 2012.00 innan jag gör januarilönen? Ja, du måste uppdatera till version 2012.00 innan du kan göra januarilönen, eftersom skattetabellerna för 2012 finns i denna version. Kan jag göra januarilönen innan jag gör kontrolluppgifter och Fora-rapportering? Ja, det går bra att göra januarilönen före kontrolluppgifterna och Fora-rapporteringen. Rapportering till Fora ska vara inlämnad senast 31 januari 2012 så även kontrolluppgifterna 31 januari 2012. Det går inte att skapa kontrolluppgifter för år 2011, varför kan jag bara välja 2010? Det beror på att du inte har uppdaterat till version 2012.00. Du ser vilken version du har längst ned till höger på bildskärmen bredvid företagsnamnet. Jag har valt skattetabell 32, men programmet drar inte 32 % i skatt. Skattetabell 32 innebär inte att det är 32 % som dras i skatt på lönebeskedet, utan skatten är beroende av den anställdes inkomst. Under Utskrift - Skatt - Skattetabell kan du se vilken skatt som dras vid respektive lön. Kan jag skapa kontrolluppgift för utdelning och ränta på delägarrätter (aktier m m)? Dessa kontrolluppgifter går inte att skapa i löneprogrammet utan du får beställa separata kontrolluppgifter för detta från Skatteverket. Utdelning redovisas på blankett SKV 2322 och Utgiven ränta redovisas på blankett SKV 2323. Du kan även hämta blanketterna från Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se. Varför står det inga semesterdagar på lönebeskedet, trots att det är nytt semesterår? Det beror på att programmet nu tittar på år 2012 under semesterdagar, flik Semester i anställningsregistret. Här står inget förrän semesterårsavslutet är gjort. Semesterårsavslut för kalenderår ska normalt göras efter januarilönen eftersom all frånvaro för december måste registreras först. Tips! För att kunna visa de nya semesterdagarna på lönebeskeden i januari kan du skapa lönekörningen med utbetalningsdatum i januari och registrera all frånvaro som har ägt rum till och med den 31 december. Därefter gör du semesterårsavslutet. När semesterårsavslutet är färdigt går du tillbaka till januarilönen och skriver ut lönebeskeden och övriga utskrifter. 2

Nyheter från myndigheter för år 2012 Prisbasbeloppet höjs Prisbasbeloppet höjs från 42 800 kr till 44 000 kr Statslåneräntan sänks Statslåneräntan per den 30 november 2011 sänks från föregående år från 2,84 % till 1,65%. Detta påverkar bland annat förmånsvärdet på tjänstebilar. Arbetsgivaravgifter Från och med den 1 januari 2012 gäller följande: Full arbetsgivaravgift för födda 1947 1985 31,42 % Arbetsgivaravgift för födda 1986 15,49 % Ålderspensionsavgift för födda 1938 1946 10,21 % Arbetsgivaravgift för födda 1937 0,00 % Särskild löneskatt (pensionsavsättning) 24,26 % Företag utan fast driftställe och ambassader Åldersberoende Skattefri milersättning Inga förändringar, det vill säga 18,50 kr/mil med egen bil och för tjänstebil 9,50 kr för bensin/etanol respektive 6,50 kr för diesel. Ändrat Skattefritt traktamente Traktamente heldag Traktamente halvdag Nattraktamente 220 kr 110 kr 110 kr Ändrat Kostavdrag Kostavdrag frukost Kostavdrag lunch eller middag Kostavdrag lunch och middag 44 kr 77 kr 154 kr Ändrat Förmånsvärde för fri kost Fri frukost Fri lunch Fri middag 40 kr 80 kr 80 kr 3

Nyheter och förändringar i Visma Lön Ändrad beräkning av förmånsvärde för miljöbilar. Anpassningar har gjorts i programmet pga. förändring vid beräkning av bilförmån. Förändringen gäller för elhybridbilar (som inte kan laddas från elnätet) och alkoholdrivna bilar. Läs mer om förändringen på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se Skattedeklaration har ändrat namn till Arbetsgivardeklaration Anpassningar har gjorts i programmet pga. ändringar från Skatteverket. Skattedeklaration har ändrat namn till Arbetsgivardeklaration och Kostnadsavdrag har ändrat namn till Avdrag för utgifter i arbetet. BAS 2011 Programmets kontoplan är anpassad till BAS 2011. Ändrade lönearter 714 Beloppskod 715 Beloppskod 770 Beloppskod 771 Beloppskod 776 Beloppskod 777 Beloppskod 778 Beloppskod 779 Beloppskod 918 Beloppskod, beskrivning 982 Beloppskod, beskrivning 983 Beloppskod, beskrivning 4

Årsavslut i Visma Lön Nedan följer ett förslag på arbetsgång för hur du kan göra ditt årsavslut. Det är inte nödvändigt att göra alla punkterna i den ordning som de står. Detta måste du göra innan första lönen i januari: Avsluta 2011 års lönekörningar Säkerhetskopiera Uppdatera till version 2012.00 Läs in CSR-svar Beräkna om bilförmåner i förekommande fall Detta kan du göra efter första lönen i januari: Rapportering till Fora Rapportering av kontrolluppgifter Detta bör du göra efter första lönen i januari: Semesterårsavslut för kalenderår Sjukfrånvarostatistik Checklista Datum Signatur Sida Avsluta årets lönekörningar för 2011 6 Säkerhetskopiera 6 Uppdatera till version 2012.00 6 Öppna ditt företag i version 2012.00 6 Kontroll av inställningar 9 Beräkna nytt förmånsvärde 10 Rapportering till Fora 11 Skapa kontrolluppgifter 13 Läs in svar från Skatteverket (CSR) 19 Gör semesterårsavslut för kalenderår 21 Sjukfrånvarostatistik för 2011 till årsredovisningen 24 5

Avsluta årets lönekörningar för 2011 Alla årets lönekörningar måste vara klara. Detta innebär att alla lönebesked för året ska vara markerade som utskrivna och utbetalda. Bokföringsunderlag och skattedeklaration bör också vara utskrivna och godkända för alla lönekörningar. Om inte alla lönekörningar är klara när du skapar dina kontrolluppgifter, får du en upplysning om detta. Säkerhetskopiera Starta med att ta en säkerhetskopia för 2011 års löner på det eller de företag du arbetar med. Den ska vara gjord innan du uppdaterar till version 2012.00. Gör så här för att säkerhetskopiera: Välj Arkiv Säkerhetskopiering Aktivt företag eller Alla företag. Vi rekommenderar också att du kontinuerligt säkerhetskopierar inför varje moment du ska göra i samband med årsavslutet. Detta ger dig möjlighet att enkelt backa tillbaka om något blir fel. Tips! Om du är ansluten till Vismas internettjänster så har du möjlighet att använda tjänsten Visma Backup. Där får du säker förvaring av dina säkerhetskopior. Gå in på vismaspcs.se för mer information. Uppdatera till version 2012.00 För att du ska kunna skapa lönekörningar på året 2012 samt skapa kontrolluppgifter måste den nya versionen finnas installerad. Läs mer om hur du installerar uppdateringen i det separata dokumentet Installationsanvisning. Dokumentet hittar du på vismaspcs.se på samma plats där du hämtar den nya versionen. Om du har beställt en skiva finns dokumentet i startbilden. Öppna ditt företag i version 2012.00 Första gången du öppnar ditt företag i version 2012.00 kommer programmet att uppdatera ditt företag. Har du inte tagit en säkerhetskopia tidigare är det lämpligt att göra det nu. Följande bild visas: Klicka på Uppdatera för att gå vidare. Klicka på Stäng. När uppdateringen av företaget är klar så kommer programmet att vilja uppdatera din löneartstabell inför året 2012. Programmet kommer med automatik att kopiera dina befintliga lönearter som du har använt under 2011 till 2012. För att programmet ska vara rätt inställt inför det nya året bör lönearterna också uppdateras med nyheter och förändringar. 6

Obs! Har du gjort förändringar på standardlönearter kan dessa ändringar bli överskrivna i uppdateringen. Om du däremot har skapat egna lönearter med löneartsnummer som inte används av Visma Spcs påverkas inte dessa när uppdateringen görs. Dina bokföringskonton ändras inte och inte heller dina eventuella inställningar för fördelning. Följande meddelande visas första gången du öppnar ditt företag i version 2012.00: Vi rekommenderar att du tar en säkerhetskopia av företaget innan du importerar förändringarna i löneartstabellen. Klicka därefter på Fortsätt för att gå vidare till översikten för import av lönearter. Följande bild visas: I detta fönster har du möjlighet att påverka vilka lönearter som ska importeras till det nya året. 7

Programmet ger dig tre alternativ: Uppdatera företagets nuvarande löneartstabell med nyheter och förändringar. Detta är programmets standardinställning och samtidigt det alternativ som vi rekommenderar. Om du vill uppdatera bokföringskonton inför det nya året ska rutan Uppdatera bokföringskonton vara markerad. Importeras en helt ny löneart kommer alltid standardkonto att väljas. Ska du byta kontoplan från BAS96 till BAS2011 inför år 2012 väljer du kontoplanen BAS2011 i listrutan Kontoplan. Fältet Uppdatera bokföringskonton ska vara markerat. Behåll företagets nuvarande löneartstabell Programmet kopierar enbart företagets nuvarande lönearter från år 2011 till år 2012. Inga ändringar kommer att genomföras. Du måste själv uppdatera lönearter som behöver justeras enligt ändrade avtal och regler. Använd en annan löneartstabell Med detta val har du möjlighet att läsa in en helt ny löneartstabell. Det kan t ex vara en löneartstabell som du exporterat ut från ett annat företag. Om du ska byta kontoplan i bokföringen inför år 2012 väljer du den löneartstabell som motsvarar ditt byte, t ex BAS2011. Om du har följt vår rekommendation att uppdatera företagets nuvarande löneartstabell är det mycket viktigt att du kontrollerar vilka förändringar detta medför. Följande bild visas: (Lönearterna i bilden kan vara andra i verkligheten) Lönearterna som visas i fönstret är de som kommer att förändras. Lönearter med en markering i kolumnen Ny är nya i löneartstabellen. Du kan klicka på knappen Detaljer för att få information om en speciell löneart. Klicka på knappen Utskrift och skriv ut en sammanställning över samtliga förändringar till skrivare eller bildskärm. Kontrollera vilka förändringar som kommer att ske och klicka därefter på Stäng. Om du inte vill importera alla förändringar kan du göra ett urval genom att markera Urval och sedan markera de lönearter som du vill importera. Klicka på knappen Slutför import för att starta uppdateringen av löneartstabellen. När uppdateringen är klar visas ett meddelande om detta. I nästa steg visas information om förändrade födelseår för beräkning av arbetsgivaravgifter. Om du har anställda som efter årsskiftet inträder en ny åldersgrupp kommer inställningarna för dessa att uppdateras automatiskt. I listan ser du vilka förändringar som detta medför i ditt företag. 8

Klicka på Stäng. Programmet ger dig därefter information om det finns anställda som byter kolumn för beräkning av tabellskatt. I programmet kommer vi att föreslå kolumn 1, 3 eller 4 beroende på vilket födelseår den anställde har. Om den anställde ska beskattas enligt kolumn 2, 5 eller 6 måste du manuellt göra en inställning på flik 3. Fler uppgifter i anställningsregistret. Klicka på Stäng. Uppdateringen av ditt företag och importen av nya lönearter är nu klar. Kontroll av inställningar När uppdateringen av ditt företag och importen av lönearter till det nya året är klar bör du kontrollera de förändrade inställningarna. Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. Följande punkter är viktiga: 1. Bokföring Om du har bytt kontoplan inför det nya året måste du ändra bokföringskontona för löneutbetalning och skattedeklarationen manuellt. Övriga konton anges direkt på lönearterna. 2. Årsuppgifter I de flesta fall uppdaterar programmet arbetsgivaravgifterna automatiskt. Kontrollera dock uppgifterna i ditt företag. 3. Nummerserie Om din nummerserie är bunden till året t ex 201101 bör du ändra denna innan till 201201 innan du skapar första lönen på 2012. Uppgifterna under årsuppgifter ska normalt inte ändras. Om du har utsänd personal till USA/Kanada/Quebec måste du dock ange en rätt procentsats för beräkning av arbetsgivaravgift. Klicka på Stäng när du är klar. 9

Du ska nu kontrollera att arbetsgivaravgiften är korrekt på dina anställda. Välj Register Anställda. Öppna upp respektive anställd och kontrollera att inställningen för arbetsgivaravgift på fliken 2 Fler uppg är rätt. Om det inte ska beräknas någon arbetsgivaravgift för en anställd så ändrar du detta direkt här. Obs! Även om programmet uppdaterar inställningarna för arbetsgivaravgift på dina anställda är det mycket att viktigt att du ändå kontrollerar att förändringarna blivit genomförda. Inställningen för arbetsgivaravgift hittar du under fliken 2. Fler uppg i anställningsregistret. Beräkna nytt förmånsvärde Beräkningen av bilförmånsvärdet är beroende av både statslåneränta och prisbasbelopp och måste därför räknas om varje år. Gör så här för att beräkna om bilförmånsvärden: Välj Register Anställda och markera anställd som har bilförmån. Välj Kommando Bilförmån. Välj Beskattningsår och därefter Kod, Nybilspris och Extrautrustning. Markera rutor för Nedsättning/justering i förekommande fall. Klicka på knappen Beräkna och programmet räknar fram det nya förmånsvärdet. Klicka på Lagra. Det framräknade bilförmånsvärdet sparas på den anställde tillsammans med koden för bilen. Välj Utskrift för att skriva ut de uppgifter som ligger till grund för beräkningen av förmånsvärdet. 10

Rapportering till Fora Rapporteringen till Fora baseras på de inställningar som är gjorda under företagsinställningar samt på respektive anställd. De lönearter som ska påverka lönesummorna ska under året ha varit inställda som Fora-grundande. Till Fora rapporterar du följande: Arbetarlöner Tjänstemannalöner och Sammanställning Rapporteringen gör du enklast direkt på Foras hemsida, www.fora.se. Om du saknar lösenord för inloggning på Foras hemsida så kan du beställa ett nytt. Obs! Uppgifterna ska vara Fora tillhanda senast den 31 januari 2012. Byte av anställningsform Har en anställd bytt anställningsform från arbetare till tjänstemän eller tvärtom under året måste du ändra inställningen för Fora innan du rapporterar löneuppgifterna. När du ändrar typ av anställningsform för Fora måste du också ange från och med vilket datum som ändringen ska gälla. Har du missat att ändra denna inställning under året kan du göra det nu. Välj Register Anställda. Gå till fliken 3 Fler uppgifter på anställda som ändrat anställningsform under 2011. Kontrollera att inställningen för Fora är korrekt. I fältet finns också en länk till registrerade förändringar avseende Fora för den anställde. Här kan du se de ändringar som är utförda och eventuellt också radera en ändring som råkade vara fel. Fora kollektivavtal Funktionen Fora kollektivavtal använder du för att lägga upp de kollektivavtal som företaget har slutit genom fackförbund eller arbetsgivareförbund och som de anställda omfattas av. Uppgifterna kan användas för att beräkna underlag för kollektivavtalade avgifter som Fora fakturerar och visas på rapporterna Arbetarlöner och Tjänstemannalöner och Sammanställning. Följande kollektivavtal påverkar rapporten Arbetarlöner eftersom redovisningen för dessa skiljer sig från övriga kollektivavtal. Måleri - Målarförbundet & Målarmästarna Installationsavtalet - Elektriska installatörsorganisationen Kraftverksavtalet - Energiföretagens arbetsgivareförening Elektroskandia-avtalet - Elgrossisternas Arbetsgivarförening 11

Du kan lägga upp nya, ändra och radera kollektivavtal. Läs mer om Fora kollektivavtal i programmets hjälp via F1. Obs! Valen Fora ej specificerad, Måleri, Installationsavtalet, Kraftverksavtalet och Elektroskandia-avtalet kan inte ändras eller tas bort. Skapa Arbetarlöner Innan du kan skriva ut listan och skapa en rapporteringsfil för Arbetarlöner måste uppgifterna skapas. Alla anställda som någon gång under året 2011 haft inställningen Fora arbetare på fliken 3 Fler uppgifter i anställningsregistret kommer att redovisas. På denna lista redovisas inga tjänstemän. Innan du låter programmet ta fram löneunderlaget bör du göra en kontroll av registren, d v s göra en rekonstruktion. Detta gör du under Arkiv Registervård. När rekonstruktionen är klar och inga differenser i registren visas ska du skapa Arbetarlöner. Gör så här: Välj Arbeta med Fora-rapportering Arbetarlöner. Programmet frågar dig om du vill att Fora-uppgifter för 2011 ska skapas. Välj Ja. Om du väljer Nej har du ändå möjlighet att skapa uppgifterna manuellt genom att välja Kommando Skapa Arbetarlöner. Nu visas de anställda som ska ingå i rapporteringen i en lista. Om lönesummorna som visas i kolumnen Utbetald lön inte stämmer, kan dessa korrigeras direkt i listan. Om du vill ta bort en anställds löneuppgift från rapporteringen markerar du den anställde i listan och klickar på knappen Radera eller trycker snabbkommandot Ctrl R. Du får då en fråga om statistikuppgiften för berört anställningsnummer ska raderas, svara Ja. Därefter får du en fråga om samtliga statistikuppgifter ska raderas. Välj Ja om alla uppgifter ska raderas eller Nej för att enbart radera markerad anställd. Önskar du få en utskrift av inrapporterade lönesummor görs detta under Utskrift Arbetarlöner. Skapa fil för Arbetarlöner Innan du skapar filen måste uppgifterna vara skapade i arbetsbilden för Arbetarlöner. Fora försäkringsnummer måste också vara ifyllt. Rapportering av Arbetarlöner gör du genom att skicka in filen på Foras hemsida. Innan du skapar filen i programmet är det lämpligt att ange en sökväg till dit du vill spara filen, innan du skickar över till Foras hemsida. Klicka på knappen Skapa fil. Har du inte angivit någon sökväg visas ett Bläddra-fönster där du själv bestämmer var filen ska sparas. Programmet visar därefter fönstret Export av Fora-uppgifter som visar var filen kommer att sparas. Klicka på Exportera. 12

Skapa rapporten för Tjänstemannalöner och Sammanställning Uppgifterna till rapporten för Tjänstemannalöner och Sammanställning hämtas direkt från de anställdas ackumulatorer och innehåller en sammanställning av samtliga tjänstemän födda 1946 eller senare. Tjänstemännen ska ha inställningen Fora tjänsteman i anställningsregistret. Under tjänstemannalöner redovisas också lön för anställd VD. På rapporten redovisas också samtliga arbetare fördelade på kollektivavtal. Välj Arbeta med Fora-rapportering Tjänstemannalöner och Sammanställning. Kontrollera att inkomståret är 2011 då detta avser det årets slutredovisning. Du kan här markera om du önskar få en specificerad utskrift per anställd. Om du t ex haft anställda som bytt anställningskategori under året så visas här uppdelningen av inkomsten. Du ser även uppdelning av inkomst till Trygghetsrådet. Välj Skrivare. Kontrollera uppgifterna direkt på utskriften och gör eventuella justeringar på Foras hemsida, www.fora.se. Skapa kontrolluppgifter För att kunna skapa kontrolluppgifter för 2011 måste version 2012.00 vara installerad och alla lönekörningar på 2011 bör vara markerade som färdiga, d v s Utskrivna, Utbetalda, Bokförda och Skattedeklarerade. Obs! Om du vill kan du göra januarilönen innan du skapar kontrolluppgifter för 2011. Kontrollera även att lönearterna som du använt under år 2011 (som standard visas lönearter för 2012) har rätt inställning för kontrolluppgifter. Detta kan du se under Register Lönearter, flik 1 Löneart och fältet Kontrolluppgift. Tänk på att de lönearter som ska redovisas som kontant bruttolön, d v s i ruta 11, är kodade som Ingen eller via ackumulator i kontrolluppgiftsfältet. Anledningen är att dessa värden hämtas från ackumulatorn BRU (Bruttolön). Innan du skapar kontrolluppgifterna bör du ha gjort en rekonstruktion av registren. Gjorde du en rekonstruktion när du skapade Fora-uppgifterna behöver du inte göra det igen. 13

Gör så här för att skapa kontrolluppgifter för alla anställda: Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Klicka på Ja och kontrolluppgifterna skapas. Om inte alla löner är avslutade får du detta meddelande: Klicka på Nej och du får möjlighet att skriva ut en fellista på vad du inte slutfört på det gamla året. Skriv ut fellistan och välj sedan Fortsätt. Skapa därefter om kontrolluppgifterna. Läs mer om detta i avsnittet Skapa om kontrolluppgifter. Om löneart 735 Milersättning vid tjänstekörning har använts under året får du detta meddelande: Du ska svara Ja för att konvertera mil till km. När du har skapat kontrolluppgifterna visas en lista på alla anställda som ska få en kontrolluppgift för 2011. Även anställda som slutat under året kommer med på kontrolluppgifterna. De anställda som haft en inkomst lägre än 100 kronor och inga andra ersättningar eller förmåner syns i listan men har en grå markering i kolumnen Fil skapad och Utskriven. Det går att ta bort den grå markeringen om du vill ta med personen på kontrolluppgifterna. Du tar bort den grå markeringen genom att klicka på rutan som är gråmarkerad. 14

Du kan skapa kontrolluppgifter för personer som inte fått lön men som ska ha en kontrolluppgift på t ex förmåner eller skattefri ersättning som betalats ut från företaget. Välj Kommando Ny kontrolluppgift eller klicka på knappen Ny kontrolluppgift. Du får då upp en lista med anställda som finns med i anställningsregistret, men som det inte skapats någon kontrolluppgift för. Markera den anställde och välj Plocka. En kontrolluppgift skapas och du kan manuellt skriva in belopp och markera rutor. När du har skapat alla kontrolluppgifter bör du kontrollera att: År och uppgifter om Uppgiftslämnare är riktiga. Byt till kortläge för att se respektive anställds kontrolluppgift. Du byter till kortläge genom att klicka på knappen Byt till kort, trycka på Ctrl-L eller dubbelklicka på den anställde. 15

På denna flik kan du göra ytterligare ändringar och kompletteringar. Det är naturligtvis mycket viktigt att de ändringar du gör är korrekta. Ställ dig i fältet du vill ändra och skriv in det nya beloppet. Om du lämnar mer än en kontrolluppgift för samma person ska du ange olika specifikationsnummer på båda kontrolluppgifterna. Tänk på att inte skapa kontrolluppgifterna på nytt om du har gjort manuella ändringar. Dessa ersätts då med värden från den anställdes ackumulatorer. Du kan skriva ett meddelande på max 100 tecken till alla anställda. Meddelandet skrivs ut på kontrolluppgiften. Radera kontrolluppgift Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Markera en anställd och klicka på knappen Radera eller tryck på Ctrl-R. Svara Ja på frågan Vill du radera kontrolluppgiften för anställningsnummer?. Om du svarar Nej på frågan Vill du radera samtliga kontrolluppgifter du skapat? tas bara den kontrolluppgift bort som är markerad i listan. Klicka på Ja och alla kontrolluppgifter raderas. 16

Skapa om kontrolluppgifter Gör så här för att skapa om kontrolluppgifter: Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Markera i kolumnen Skapa om på de anställda som du vill skapa om kontrolluppgifter för. Välj Kommando Skapa kontrolluppgifter eller klicka på knappen Skapa kontrolluppgifter. Klicka på Ja och de nya värdena hämtas till kontrolluppgiften. Utskrift av kontrolluppgift Innan du ska skriva ut kontrolluppgifterna är det bra att kontrollera att du har valt rätt utskriftsmall. Programmet är som standard inställt för att använda Grafiskt papper. Gör så här för kontrollera utskriftsmallen: Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar - Dokumentmallar. Välj rätt mall och ange hur många kopior du vill skriva ut av kontrolluppgiften. Anger du t ex 1 i kolumnen Kopior kommer ett original samt en kopia att skrivas ut för varje kontrolluppgift. Gör så här för att skriva ut kontrolluppgifterna: Välj Utskrift Kontrolluppgifter. Följande bild visas: Samtidigt som du skriver ut kontrolluppgifterna kan du skriva ut vissa sammanställningar. Du kan välja mellan Kontrolluppgifter, Sammandrag, Detaljerat sammandrag och Bruttolön/skatt per anställd. Kontrolluppgifter Utskrift till den anställde som visar vad företaget redovisar till Skatteverket. Sammandrag Visar hur många kontrolluppgifter som företaget totalt redovisat. Detaljerat sammandrag Visar hur många kontrolluppgifter som företaget totalt redovisat samt totalsummor för bl a Bruttolön och Preliminärskatt. Denna rapport rekommenderas för att stämma av att avdragen skatt stämmer överens med vad som är bokfört i redovisningen. Bruttolön/skatt per anställd Visar totalsummor avseende bruttolön (Ruta 01) och avdragen skatt (Ruta 11) per anställd. Gör ditt val och klicka på Skriv ut. Dina val skrivs ut efter varandra och det är först vid respektive utskriftsbild som du väljer hur du vill skriva ut samt till vilken skrivare. 17

När utskrifterna är klara markeras kontrolluppgifterna som utskrivna i listan. Nu går de inte att ändra utan att du först tar bort markeringen i kolumnen Utskriven. Skapa fil för överföring till Skatteverket När du har skrivit ut kontrolluppgifterna till de anställda så ska du skapa en fil som du skickar in till Skatteverket. Filen skickar du enklast direkt via Skatteverkets hemsida. Viktigt att tänka på är att du måste ha en E-legitimation installerad på den dator som du skickar filen från. E-legitimationen är personlig och behöver du hjälp med att få den installerad, kan du kontakta din egen bank. Vill du hellre skicka in filen per post, gör du detta på cd eller diskett. Gör så här för att skapa en fil med kontrolluppgifter: Innan du skapar filen måste uppgifterna vara skapade i arbetsbilden för Kontrolluppgifter. Du kan också i förväg välja sökväg för var filen ska sparas. Vill du spara filen på diskett kan du ange sökvägen A: direkt i programmet eller klicka på Bläddra-knappen till höger i fältet. Om du ska skicka in dina kontrolluppgifter via Skatteverkets hemsida så rekommenderar vi att du sparar filen på ett ställe som du enkelt når senare, t ex under Mina dokument\spcs\spcs Lon. Om du ska skicka in dina kontrolluppgifter på en cd, tänk då på att du måste spara filen lokalt på din dator, t ex under Mina dokument, för att sedan bränna filen till cd:n. Klicka på Skapa fil. Välj mapp och klicka på OK. Kontrollera och komplettera de uppgifter som visas i rutan. Klicka på Exportera. I nästa bild visas en sammanställning av exporten. Två filer har skapats, info.ku som innehåller etikettuppgifterna och kured som innehåller kontrolluppgifterna för de anställda. Vill du lämna flera företags kontrolluppgifter på en fil så går det bra. Tänk bara på att sökvägen till filen i det andra företaget måste vara samma som i det första. När du har klickat på Skapa fil får du en fråga om du vill komplettera. Här väljer du Ja. Uppgiftslämnaren är det företag som uppgifterna avser. Uppgifterna hämtas från företagsinställningarna. Medielämnare är det företag som skickar in uppgifterna. Det företag och den kontaktperson som angavs första gången som du skapade filen kommer att stå som medielämnare för de andra bolagen också. När exporten är klar visas ett meddelande och en kontroll görs av filen. Alla anställda i listan får därefter en markering i kolumnen Fil skapad. Det är filerna info.ku och kured som ska skickas in. 18

Senast den 31 januari ska filerna med kontrolluppgifter vara inlämnade på något av följande sätt: 1. Skatteverkets filöverföringstjänst på www.skatteverket.se Det enda du behöver är en personlig E-legitimation. Du behöver inte vara utsedd till ombud för att använda denna tjänst. 2. På cd eller diskett till Skatteverkets inläsningscentral, se adress nedan: Skatteverkets inläsningscentral Enhet 4300 839 86 ÖSTERSUND Cd:n eller disketten ska förses med en yttre etikett som ska innehålla följande uppgifter: att innehållet är kontrolluppgifter (skriv KU) produktion namn, adress och telefonnummer till kontaktperson (viktigt om mediet är oläsligt) person- eller organisationsnummer för medielämnaren Skicka därefter cd:n eller disketten som rekommenderat brev, så att du har ett kvitto på att du har lämnat in kontrolluppgifterna i tid. Du får så småningom en bekräftelse från Skatteverket att de tagit emot dina filer. Om de inte kunnat läsa dina filer eller om några belopp inte stämmer får du uppgift om detta. Rättelse av kontrolluppgifter Du kan skicka in en ny fil om någon kontrolluppgift blivit fel. Den ska endast innehålla de anställda som tidigare hade felaktiga kontrolluppgifter. Välj Arbeta med Kontrolluppgifter. Ta bort markeringen i kolumnen Fil skapad och Utskriven på de anställda som ska med på den nya cd:n eller disketten och fyll i kolumnen Rättelsedatum. Läs in svar från Skatteverket (CSR-svar) Varje år innan vecka 46 kan du skicka in en fråga avseende dina anställdas skatteuppgifter på diskett eller på en återskrivbar cd till Skatteverkets inläsningscentral. När CSR (Centrala Skatteregistret) har uppdaterat alla skatteuppgifter inför 2012 skickar de tillbaka cd:n/disketten till ditt företag med uppdaterade skattetabeller och eventuella jämkningar (detta görs i slutet av december). Du kan också skapa en CSR-fråga via Skatteverkets tjänst på internet. Kortfattat innebär det att man istället skickar in en fil på Skatteverkets hemsida och beroende på vilket inkomstår som frågan avser, innevarande eller kommande år, kan svaret vara klart inom tre dagar. CSRsvaret hämtas då direkt från Skatteverkets hemsida. Obs! Det är viktigt att vänta med att läsa in svarsdisketten eller cd:n tills alla löner för 2011 är avslutade. Nya jämkningar och skattetabeller m m ska gälla för löner som utbetalas under år 2012. 19

Gör så här för att läsa in svarsdisketten från Skatteverket: Välj Arkiv Import CSR-svar. Skriv in eller klicka på Bläddra och ange rätt sökväg till svarsfilen. Har du svarsfilen på diskett är sökvägen oftast A:. Klicka på Öppna för att visa innehållet i filen. Du ser nu vilka anställda och vilka skatteuppgifter som finns i filen. Ta bort markeringen i kolumnen Ta med på de anställda vars uppgifter du inte vill läsa in i anställningsregistret. Om du begärt utdrag för flera företag visas samtliga i listan. Om personen inte finns upplagd i berört företag markeras den anställde i kolumnen Fel. Det kan dessutom finnas fel som Skatteverket informerar om t ex att preliminär skatteuppgift inte kan lämnas eller att personnumret är fel. För att se vad felet beror på markerar du rutan Ta med. Klicka på Läs in för att uppdatera skatteuppgifterna i anställningsregistret Om det finns oklarheter eller flera möjligheter får du en fråga där du själv tar ställning till vad som ska ändras. Du får också meddelande om det finns anställda som Skatteverket inte har uppgifter på. Detta kan t ex gälla någon som tidigare inte deklarerat för inkomst. Slutligen får du en fråga om du vill göra en utskrift av de poster som ändrats. Klicka på Ja. Det är bra att ha en jämförande utskrift över gamla och nya skatteuppgifter för alla anställda. Detta är enda gången du kan skriva ut denna lista. Obs! Tänk på att du måste uppdatera fältet för Engångsskatt manuellt på varje person i anställningsregistret, fliken Fler uppgifter. Lönearter som är engångsskattegrundande använder denna procentsats vid beräkningen av skatt. Procentsatsen för engångsskatt baseras på den anställdes förväntade årsinkomst. CSR-svar innehåller inga uppgifter om vilken skattekolumn den anställde ska använda. Programmet har därför valt kolumn 1, 3 eller 4 beroende på vilket födelseår den anställde har. Om den anställde ska beskattas enligt kolumn 2,5 eller 6 måste du göra en manuell inställning på flik 2 Fler uppg i anställningsregistret. 20

Gör semesterårsavslut för kalenderår Obs! Detta semesterårsavslut görs enbart om ditt företag har semesteravtal som löper enligt kalenderår. Du måste vänta med att avsluta semesteråret 2011 tills all frånvaro är redovisad för december månad, oftast efter att du har gjort januarilönen. Här beskrivs semesterårsavslut för kalenderår väldigt överskådligt. Om du vill ha en mer utförlig beskrivning kan du läsa mer i handboken kapitlet Semester eller hämta hem en arbetsgång på vår hemsida www.vismaspcs.se/support. I det här avsnittet beskrivs hur du bör gå tillväga för att göra ett semesterårsavslut. Vid ett semesterårsavslut i Visma Lön görs följande automatiskt: Ej uttagna betalda dagar på det semesterår som ska avslutas flyttas över till sparade dagar. 1. Kontrollera att all frånvaro och all semestergrundande lön för december månad är registrerad. 2. Säkerhetskopiera. 3. Skriv ut Semesterberäkningslista. 4. Gör semesterårsavslut. 5. Registrera semesterdagar. 6. Registrera semesterdaglön. 1. All frånvaro och semestergrundande lön ska vara registrerad. Underlaget för semesterberäkningen samlas i olika ackumulatorer i anställningsregistret under intjänandeåret. För att få ett korrekt underlag för beräkning av semesterdagar och semesterlön bör du noggrant kontrollera att all frånvaro och all lön för intjänandeåret är registrerad. Detta innebär t ex att om du betalar ut lönen för januari och gör tillägg och avdrag för december, ska du inte göra semesterårsavslut förrän du har registrerat all frånvaro för december. 2. Säkerhetskopiera Ta en säkerhetskopia innan du startar arbetet med semesterårsavslutet. Det är enda sättet att ångra sig och kunna börja om från början. Säkerhetskopiering sker under menyn Arkiv Säkerhetskopiering Aktivt företag. Du kan läsa mer om hur du säkerhetskopierar i kapitlet Säkerhetskopiering i handboken. 3. Skriv ut semesterberäkningslista Välj Arbeta med Semester Utskrift Semesterberäkning. Denna lista ger dig alla värden du behöver för att själv beräkna de anställdas semesterdaglön för kommande semester. Semesterlönen som ska användas vid utbetalning av semester till sommaren som kommer registreras sedan manuellt i anställningsregistret. Skriv år 2011 och skriv ut rapporten på skrivare. Välj Arbeta med Semester Utskrift Semesterdagar för att skriva ut en lista på kvarvarande semesterdagar. Det är samma värden som finns på flik 4. Semester i anställningsregistret. 4. Gör semesterårsavslut När du ska göra ett semesterårsavslut gör du på följande sätt: 21

Välj Arbeta med Semester Semesterårsavslut. Då visas följande bild: Välj Semesteravtal: Kalenderår och Semesterår: 2011. Programmet överför nu återstående betalda semesterdagar på år 2011 till sparade dagar 2011. Du får upp en lista som visar vad som är gjort. Välj Skriv ut. Det är enda gången som du kan skriva ut denna lista. 5. Registrera semesterdagar Nu ska du lägga in antalet betalda och eventuellt obetalda dagar i anställningsregistret. Välj anställningsregistret och flik 4. Semester. Klicka på knappen Semesterdagar. Här ska du registrera antal dagar för varje anställd. Lägg in rätt antal dagar i kolumnen Sem rätt, Betalda Tot och eventuellt även Obetalda Tot på år 2012. I kolumnen Sem rätt lägger du in 25 dagar eller mer. Semesterlagen säger 25 dagar men lokala avtal kan ge fler dagar. I kolumnen Betalda Tot anger du antalet betalda dagar. Om en anställd har arbetat del av semesteråret ska han bara ha betalt motsvarande del av de 25 semesterdagarna. Detta gäller personer som anställts eller personer som haft ej semestergrundande frånvaro under intjänandeåret. Alla har däremot rätt att vara lediga under minst 25 dagar. I kolumnen Obetalda/Tot anger du eventuellt obetalda dagar. 22

Obs! Du måste själv räkna ut hur många betalda respektive obetalda dagar de anställda ska få. 6. Registrera semesterdaglön Välj anställningsregistret och flik 4. Semester. Klicka på knappen Semesterdaglön. För kollektivanställda och timanställda lägger du in aktuella värden för: Semesterdaglön, Årets, läggs på 2012. Semesterdaglön, Sparad, läggs på 2011. Semesterdaglön, Rörlig, läggs på 2012. Obs! Du måste själv räkna ut semesterlöner för alla anställda. Använd rapporten Semesterberäkning som underlag. 23

Sjukfrånvarostatistik för år 2011 till årsredovisningen Enligt lag ska uppgift lämnas om de anställdas sjukfrånvaro under räkenskapsåret. Uppgifterna ska lämnas som en not i årsredovisningen. Uppgift om sjukfrånvaro behöver inte lämnas om antalet anställda under de två senaste räkenskapsåren uppgått till i medeltal högst tio eller om uppgift kan hänföras till enskild individ. Uppgifter behöver inte heller lämnas för anställda utomlands. Noten ska omfatta ordinarie arbetstid och all sjukfrånvaro i förhållande till den ordinarie arbetstiden. Gå till Arbeta med Statistikrapportering Sjukfrånvaro till årsredovisning. Välj period för redovisningen. Om du vill kontrollera värdena i rapporten kan du markera Specificerad per anställd. Då får du fram arbetstid och sjukfrånvaro per anställd. Vill du veta hur timmarna beräknas kan du i utskriftsdialogen trycka på funktionstangenten F1 för att komma till hjälpen. Om det finns anställda i rapporten som inte ska ingå i statistiken kan dessa uteslutas genom att du markerar Anställd redovisas ej på fliken 2 Fler uppg. i anställningsregistret. VISMA SPCS AB SE-351 94 VÄXJÖ VÄXEL 0470-70 60 00 FÖRSÄLJNING 0470-70 61 00 SUPPORT 0470-70 62 00 www.vismaspcs.se sales@vismaspcs.se support@vismaspcs.se FAX 0470-70 60 10 24