Inspirationsguide 1 Förberedelsearbetet steg för steg Växtkraft Mål 3 En vägledning för att utföra en kompetensanalys med ett hälsoperspektiv
1. FÖRBEREDELSEARBETET STEG FÖR STEG... 3 HUR VI ARBETAR MED DENNA DEL... 3 1. KLARGÖRANDE AV FÖRÄNDRINGSBEHOV, BILDANDE AV PROJEKTGRUPP... 4 2. FORMULERING AV MÅL OCH SYFTE... 5 3. INVENTERING AV RESURSER... 6 4. UTNÄMNANDE AV PROJEKTLEDARE... 7 PROJEKTLEDARNAS ANSVAR... 7 KOMPETENSPROFIL FÖR PROJEKTLEDAREN... 7 5. INHÄMTANDE AV KUNSKAPER OM ARBETSPLATSEN... 9 6. VAL AV UPPLÄGG OCH METOD... 10 7. UTFORMANDE AV PROJEKTPLAN... 11 3. TIDSPLANERING AV PROJEKT... 12 8. SAMMANSTÄLLANDE AV ANSÖKAN TILL SVENSKA ESF RÅDET... 13 9. MOTTAGANDE AV BEVILJAD ANSÖKAN... 14 AVSTÄMNING AV FÖRBEREDELSEARBETET... 15 CHECKLISTA TILL PROJEKTGRUPPEN... 16 FÖRSLAG PÅ MÖTESAGENDA... 17 2
1. Förberedelsearbetet steg för steg Hur vi arbetar med denna del. I denna del, Förberedelsearbetet steg för steg, leds projektledarna och projektgruppen genom förberedelsearbetet för att säkerställa att allt är klart inför att påbörja analysarbetet. Det är lämpligt att läsa igenom studiematerialet under förberedelsearbetet för en djupare förståelse av området. FÖRBEREDELSEARBETET steg för steg 1. Klargörande av förändringsbehov, bildande av projektgrupp 2. Formulering av mål och syfte 3. Inventering av resurser 4. Utnämnande av Projektledare 5. Inhämtande av kunskap om arbetsplatsen 6. Val av upplägg och metod 7. Utformande av projektplan 8. Sammanställande av ansökan till Svenska ESFrådet 9. Mottagande av beviljad ansökan ANALYSARBETET Steg för steg DOKUMENTATION Författande av handlingsplan Ett noggrant genomfört förberedelsearbete lägger grunden till att genomförandet av kompetensanalysen kommer gå enligt planerna!!! 3
1. Klargörande av förändringsbehov, bildande av projektgrupp Processen börjar med att ni på arbetsplatsen samlas kring någon form av idé och bildar en projektgrupp för att utveckla denna idé. Ursprungsidén till att påbörja ett arbete med kompetensanalys utifrån ett hälsoperspektiv kan vara att man vill förbättra hälsan hos medarbetarna eller att förändra hur arbetsgrupper agerar. Det kan även vara att man fått signaler på konflikter och att arbetsgrupper inte fungerar. Eller att man vill förändra hur information når medarbetare. Kort sagt; något kan göras ännu bättre! En viktig utgångspunkt vid sammansättandet av en projektgrupp är att deltagarna har ett intresse av att engagera sig i projektet. Olika personliga förmågor behövs. Någon som är kreativ och idérik, någon som är bra på att administrera och strukturera, någon som ser till att saker och ting blir utförda och någon som ser till att samarbetet fungerar. I projektgruppen bör ingå representanter från såväl ledningen som representanter från olika personalgrupper. Då flertalet av frågorna i en kompetensanalys handlar om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare ser vi fackliga förtroendevalda som en viktig resurs. Representanter ifrån företagshälsovården och försäkringskassan är också exempel på parter som kan vara en rådgivande expertresurs i arbetet med att främja hälsan på arbetsplatsen. 4
2. Formulering av mål och syfte Nästa steg är att formulera vad ni vill uppnå på kort och på lång sikt. Är målen tydliga och realistiska med tanke på arbetsplatsens resurser och omvärld? Är de gemensamma för arbetsplatsen? Att formulera mål som är SMARTA står för att målen ska vara specifika, mätbara, accepterade, realistiskt tidsatta och avgränsade. Målen ska vara specifika, det ska bestämmas ett resultat som ska nås. Till exempel att ni startar en introduktionsutbildning för nyanställda med början 1 februari 2005.. Mätbara. Måluppfyllnaden skall gå att mäta. Det kan vara till exempel att ni vill minska sjukfrånvaron med 10 % under ett år. Accepterade är något som organisationen och dess medlemmar strävar efter. Realistiskt tidsatta står för av det ska vara möjligt att nå. Avgränsade, det ska klart framgå vad målen avser. Målen ska vara klart formulerade så att alla förstår dem. Målen bör vara skriftliga och alla projektdeltagare bör ha tillgång till detta dokument. 5
3. Inventering av resurser Det är viktigt att tidigt identifierar vilka resurser som finns tillgängliga, vilka ni kommer att behöva, och vilka ni ytterligare behöver skaffa fram. Allt ifrån att identifiera kompetens internt eller extern till att vilka materiella resurser i form av lokaler, möbler, AV-utrustning och undervisningsmaterial som behövs. Börja med att se vad ni har för resurser i projektgruppen. Vilka erfarenheter, kunskaper och färdigheter finns här som kan vara till gagn i projektet? Resurser har även med tid att göra. Hur mycket tid krävs för de olika delarna i projektet? Hur mycket tid behöver varje deltagare vara borta från ordinarie arbete? Kommer det att behövas vikarier för alla eller delar av personalen? Upprättandet av en projektbudjet underlättar avstämningen samt ger en överblick över kostnaderna. Det är viktigt att klargöra ansvarsförhållandena så att deltagarna i projektgruppen tydligt vet sina befogenheter. 6
4. Utnämnande av projektledare Projektledarna har en nyckelroll för att säkerställa att projektet blir lyckat. Ledningsgruppen är ansvarig att utse några från arbetsplatsen innan projektet startas. Det är viktigt att frigöra resurser till den som tar detta ansvar, både tidsmässigt och se till att projektledarna får det stöd som behövs av organisationen. Det är en fördel att utse två medarbetare inom organisationen att ansvara för analysarbetet då dessa kan stötta och komplettera varandra. Projektledarnas ansvar Projektledarna ansvarar för att: - driva, samordna och leda arbetet med personalen i form av diskussioner, seminarier etc. - vara ansvarig för att dokumentera projektet och skriva en handlingsplan. - informera projektgruppen om hur projektet utvecklas - vidtar åtgärder om problem eller störningar uppkommer i projektet. Kompetensprofil för Projektledaren Projektledaren: - Är intresserad av projekt som arbetsform. Tidigare erfarenhet av projektarbete är bra men ej nödvändigt. - Har kunskap eller intresse för hälsofrågor. - Ska vilja leda och inspirera sina kollegor i gruppdiskussioner och individuella samtal. - Bör ha uppgiftskompetens i form av kunskaper om grupprocesser och medarbetarnas arbetsuppgifter. - Förmåga att kunna utveckla god kommunikation och atmosfär i en grupp. - Kunna skapa engagemang. - Kommer att strukturera, planera och organisera arbetet. - Känner sig bekväm i att hålla kortare föreläsningar. - Har förmågan att kunna lyssna och diskutera såväl med projektgrupp som med anställda och måste därför besitta samarbetsförmåga. - Är lite av en fixare och med en kreativ läggning - Är projektets ansikte utåt, och bör av denna anledning har förmåga att kunna ge och ta information. - Bör ha datakunskaper och då i form av ordbehandling, ska sammanfatta en handlingsplan (om inte detta görs av en sekreterare eller annan person). Projektledarna måste känna för att åta sig uppdraget. Fördelen med interna projektledare är att dessa känner till arbetsplatsen och kommer även förutom att leda projektet i dess olika faser att verka för att projektet blir en process som får bärighet 7
även i framtiden. I vissa moment, som genomförandet av de individuella samtalen, kan det vara bättre att knyta en extern resurs till just detta specifika område. Det krävs cirka 150-250 arbetstimmar att driva ett sådant här projekt. Så i urvalet av projektledare är det viktigt att beakta vem det är som kan frigöras från ordinarie arbetsuppgifter. Avsättande av tid är en viktig faktor om projektet ska lyckas. 8
5. Inhämtande av kunskaper om arbetsplatsen Det är viktigt att ta reda på vad som redan är gjort på arbetsplatsen. Denna inventering bör göras dels för att förhindra att det läggs arbetsinsatser på något som redan är utfört, dels för att dra lärdom av detta och arbeta vidare därifrån. Exempel på dokument där information om organisationen kan hämtas är: policydokument, arbetsbeskrivningar, befattningsbeskrivningar, rapporter, statistik, broschyrer verksamhetsplaner, hemsida mm. Ta reda på om det finns någon på arbetsplatsen som har ansvar för denna typ av information och ta hjälp av, kanske även involvera, denna person i projektgruppen. 9
6. Val av upplägg och metod Fundera över hur ni ska analysera er verksamhet. Det finns flera olika tillvägagångssätt för de olika momenten i kompetensanalysen. Ni kan till exempel göra brainstorming, enkäter, individuella samtal etc. för att göra er. Olika tillvägagångssätt passar olika sammanhang. Att använda olika tillvägagångssätt gör att analysarbetets olika delar blir omväxlande. Det är viktigt att engagera personalen i positiv riktning. Lägg därför även in aktiviteter för nöje och inspiration. Det kan vara studiebesök, extern föreläsare, reflektionsgrupper eller att prova på någon helt ny aktivitet. Detta stimulerar även gruppkänslan. Dessa aktiviteter ligger inte i projektplanen då varje organisation bättre vet vad som kan passa dem. 10
7. Utformande av projektplan Projektplanen bör innefatta följande: - Bakgrund, syfte och mål - Avgränsningar - Åtgärds och resursplanering - Tidsplanering - Projektorganisation - Information/förankring hos personalen Detta dokument blir en gemensam grund för deltagarna i projektet. I avsnittet för bakgrunden redogör ni för vilka behov, problem, tidigare gjorda utredningar och hur projektidén kom till. Syftet svarar på vilken avsikt eller vilket ändamål projektet har eller varför det ska genomföras. Här beskrivs vidare vilka behov/teman projektet ska arbeta med och vad som ska göras åt detta. 11
3. Tidsplanering av projekt En projektplan ska ange start och sluttid och dessutom ha ett antal avstämningspunkter. Vi har gjort ett enkel förslag på hur en projektplan kan läggas upp utifrån vår metod med gruppdiskussioner och individuella samtal. Hållpunkterna är presenterade med planering och förberedelsetid inlagt. Aktivitet/arbetsmoment Datum Tid Ansvarig Kostnad Planering Projektstart Ledningsgrupp Bildande av projektgrupp Ledningsgrupp Urval av projektledare Projektgrupp Informationsmöte ESF Ledningsgrupp /projektledare Info om projekt/inbjudan Projektledare Avrapportering och möten Projektledare Projektplanering Projektgrupp Genomförande Informationsmöte Projektgrupp Kickoff Projektledare/ Projektgrupp Gruppdiskussion 1 Projektledare Gruppdiskussion 2 Projektledare Gruppdiskussion 3 Projektledare Gruppdiskussion 4 Projektledare Individuella samtal Projektledare/ Extern konsult Projektgruppsmöte Projektledare/ Projektgrupp Återföring och avslut Projektledare/ Projektgrupp Dokumentation Handlingsplan Projektledare/ Projektgrupp Avslut Slut på analysen Projektgrupp Lägg till egna förslag på t. ex. studiebesök på annan arbetsplats, trivselaktiviteter etc. 12
8. Sammanställande av ansökan till Svenska ESF rådet För mer information av utformandet, se Svenska ESF-rådets anvisningar 13
9. Mottagande av beviljad ansökan Avvakta klartecken från handläggaren på Svenska ESF-rådet om att sätta igång med kompetensanalysen. Observera att det är först sedan ansökan beviljats som arbetet med kompetensanalysen kan påbörjas! 14
Avstämning av förberedelsearbetet Projektgruppen har nu genomfört förberedelsearbetet och har klargjort följande: 1. Behov av utveckling inom organisationen har fastställts och en projektgrupp har tillsatts. 2. Mål och syfte med kompetensanalysen har dokumenterats. 3. Det är klarlagt vilka interna och externa resurser som kan komma att behövas i analysarbetet samt att dessa är tillgängliga. 4. Projektgrupp med är utsedd. De två projektledarna och insatta i vad som förväntas av dem. 5. Kunskap finns om vad som tidigare har gjorts på arbetsplatsen samt eventuella pågående projekt inom samma/närliggande områden. Detta för att undvika dubbelarbete och ta del av eventuella synergieffekter. 6. Projektupplägg och metod är bestämda. Projektledarna är införstådda med hur arbetet skall gå tillväga rent praktiskt, med gruppdiskussioner, individuella samtal, föreläsningar etc. 7. Projektplanen är dokumenterad och godkänd av ledningen 8. Ansökan för bidrag till analysarbetet är skriven och skickad till Svenska ESFrådet. 9. Svenska ESF-rådet har beviljat ansökan. Först när ansökan är beviljad kan arbetet med kompetensanalysen startas. Samtliga steg ovan skall vara dokumenterade 15
Checklista till projektgruppen Ansvarig: Klart senast: 1. Är utgångspunkterna till projektet nedskriven? Ja Nej 2. Är projektets syfte och mål tydligt? Ja Nej 3. Är projektledare utsedd? Ja Nej 4. Är projektgruppens roller tydligt definierade? Ja Nej 5. Finns det deadlines utsatta i projektet? Ja Nej 6. Har projektgruppen beslutat hur protokoll ska föras? Ja Nej 7. Har projekttruppen klargjort vilka resurser som behövs till projektet? Ja Nej 8. Finns den kompetens som behövs i projektet? Ja Nej 9. Är projektgruppen insatt i VM 3? Ja Nej 10. Finns utsedd kontaktperson på ESF-rådet? Ja Nej 11. Är det klart hur projektet ska redovisas? (Handlingsplan) Ja Nej 12. Är det inventerat tidigare projekt på arbetsplatsen? Ja Nej 13. Är projektet uppdelat i konkreta arbetsuppgifter? Ja Nej 14. Är dessa fördelade på lämpligt sätt bland gruppens medlemmar? Ja Nej 15. Är tidsplan fastställt och denna är realistisk? Ja Nej 16. Är projektgruppsmöten bokade? Ja Nej 17. Är ramarna för projektbudget klar? Ja Nej 18. Är projektbudgeten rimlig? Ja Nej 19. Finns plan för hur projektet ska förankras hos personalen? Ja Nej 20. Har projektgruppen definierat spelregler för sitt arbete och för projektet i stort? Ja Nej 21. Känner samtliga i gruppen sig delaktiga i projektet? Ja Nej 22. Har ni planerat informationsmöte/uppstartsmöte? Ja Nej 23. Är projektplan dokumenterad? Ja Nej 16
Förslag på mötesagenda Börja i tid Hälsa alla välkomna Gå igenom vilka som saknas och introducera alla Utse en sekreterare och eventuellt en tidskontrollant Formulera mål och syfte för gruppen Öppna mötet vänligt och positivt Få igång en diskussion om vilka regler som ska gälla och vad som gör möten konstruktiva Gå igenom din agenda. Har alla fått den? Ska det göras justeringar? Påbörja sedan mötet. Ta enklare ärenden först. Lägg tyngdpunkten på huvudfrågor. Sammanfatta och formulera beslut. Slå fast vad nu uppnått och bestäm vem som gör vad till när? Se till att ansvaret fördelas i gruppen. Distribuera denna lista snarast! Utvärdera mötet! 17