Verksamhetsberättelse 2014

Verksamhetsberättelse 2014 Fårdala Samfällighetsförening 2015-03-08

Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2014. Under verksamhetsåret hölls ordinarie stämma med delägarna den 8 april 2014. Styrelsen Vid föreningsstämman 2014-04-08 utsågs följande styrelse: Från fastigheterna i TALLEN Christian Schaub ledamot Myrna Grönberg Widell ledamot EKEN Ulla Luin ledamot Annika Johansson ledamot VALEN Fredrik Bergemalm ledamot Mikkel Selder ledamot Daniel Ek Linda Linfield Vakant Valen suppleant. suppleant suppleant Till ordförande valde stämman Christian Schaub. Styrelsen har inom sig utsett följande funktionärer: Vice ordförande Myrna Grönberg Widell Kassaförvaltare Ulla Luin Sekreterare Annika Johansson Vid extrastämman den 2 oktober beslöt stämman att välja in Peter Johansson som ordinarie styrelsemedlem efter Mikkel Selder som avgått och Lars Johansson-Jozic på den vakanta platsen som suppleant i styrelsen Under året har 11 protokollförda styrelsemöten genomförts och dessutom informella arbetsmöten och mejlkonversationer. Revisorerna Revisorer för 2014 år har varit Fredrik Berg (Tallen) och Mats Jakobsson, (BDO, köpt tjänst). Plats som suppleant är vakant. Valberedningen Valberedning inför årsstämman 2014 har varit Peter Johansson (Eken) och Mats Söderqvist (Tallen). Vid extrastämman den 2 oktober valdes Annika Nilsson (Valen) in i valberedningen på Peter Johansson plats då han valdes in i styrelsen. Medlemsinformation och medlemsmöten Årsstämman hölls den 08 april 2014. Skriftlig medlemsinformation har delats ut i brevlådorna 12 gånger under 2014, inräknat protokoll från stämman. Dessutom ligger delar av informationen ute på hemsidan. 2

Nyinflyttade Handläggare: Myrna Widell När det flyttat in en ny medlem/fastighetsägare i vår samfällighetsförening gör vi efter en tid ett personligt besök från styrelsens sida och hälsar medlemmen välkommen. Vi överlämnar ett skriftligt material som handlar om Varför behövs en samfällighetsförening? samt en historik över vår förening, som även finns på vår hemsida www.fardalasff.se. Dessutom bifogar vi medlemsinformationen om styrelsens sammansättning och uppgifter samt informerar om Fårdala Träffpunkt, lokalen på Akvarievägen 65 som kan hyras för olika ändamål. Under 2014 besöktes 11 nya medlemmar. Ekonomi Handläggare: Ulla Luin Värme och vatten Föreningen köper in värme och vatten, värmeväxlar och distribuerar till de 178 fastigheterna. Förbrukningen av värme, varmvatten och kallvatten mäts i varje fastighet, och debiteras till inköpspris kvartalsvis i efterskott. Övrig gemensam förbrukning av värme och vatten delas lika, och beslut om belopp tas på årsstämman. Föreningen har en buffert av balanserade årsresultat, och betalar inköpen månadsvis, medan kvartalsavgifterna kommer in senare. Beräkningen av pris för varmvatten och beräkningen av gemensamma värme-vattenkostnader görs av styrelsen i budgeten (eller senare, om inköpspriset höjs under året). För år 2014 blev kostnaderna för värme och vatten 3 458 000 kronor och avgifterna från fastighetsägarna för värme och vatten blev 3 507 000 kronor och en avvikelse på bara en procent i beräkningen. Driftskostnader inklusive arvoden Driftskostnader inklusive arvoden delas lika mellan de 178 fastigheterna. Styrelsen budgeterar kostnaderna, och budgeten ligger till grund för debiteringsunderlag, som beslutas på årsstämman. Totalen för dessa kostnader blev 901 000 kr (710 785+190 347 kr), mot budget på 1 130 000 kr (903 000+226 600 kr). Budgeten för kvartalsavgifterna för driftskostnader och arvoden var 1 059 000 kr, alltså lite underbalanserad. Kostnader som brukar gå bra att budgetera är kabel-teve, el-kostnader, mätningskostnader, revision, försäkring mm. Styrelsearvoden beslutas på årsstämman. År 2014 blev kostnaderna för snöröjning och för akuta reparationer av mätare och värmesystem ca 200 000 kr mindre än budgeterat, medan de varierar mycket under andra år. Engångskostnaden för orienteringstavlor var beslutad på årsstämman. Underhåll enligt underhållsplan Långsiktigt underhåll är stora utgifter, som inte kommer varje år, men som planeras enligt en flerårig underhållsplan och ses över varje år. Exempel är värmesystem, mätare, gemensam fastighet med panncentral, rensning av avloppsbrunnar, tvättstuga, gemensam mark och gångvägar. Kostnaderna ska delas lika mellan de 178 fastigheterna, via kvartalsavgifterna och tack vare underhållsfonden kan de fördelas jämnare mellan åren. För år 2014 var underhållsarbeten för 595 000 kr planerade. Några planerade arbeten har 3

uppskjutits till ett senare år, och tvättstugan behövde mindre förnyelse än planerat. Totalt 315 000 kr är använda till underhåll under året. Årsavgiften för underhåll var 540 000 kr, och av dem kan 225 000 kr föras till underhållsfonden för att användas senare. Övrigt: likviditet och planering för att ta upp lån Vår samfällighetsförening har mätning av fastighetsägarnas förbrukning värme och vatten och vi debiterar avgifter för förbrukningen i efterskott. Vid bokslutet behöver vi ha en buffert på halva årskostnaden för inköp av värme, för utbetalningar fram till början av maj när kvartalsavgifter kommer in. År 2014 har bufferten varit tillräcklig. Underhållsfonden håller på att byggas upp i tillfredsställande takt jämfört med planeringen för de närmaste åren. Under år 2014 har en extrastämma beslutat att styrelsen får ta upp lån för att finansiera övergång från koaxialkabel för teve till fiber. Lånet och kostnaden för fiber-installationen påverkar inte ekonomin för år 2014. Samfällighetens rör Handläggare: Lars Johansson-Jozic Under oktober och november har samtliga dagvattenbrunnar slamsugits. Slamsugning har även skett i november av golvbrunnen i tvättstugan. Mätning och underhåll På styrelsens uppdrag har HQV Energiservice samlat in och datorbearbetat mätvärdena samt tagit fram debiteringsunderlag för respektive delägare. Upptäckta fel på mätare och överföringsutrustning byts av HQV Energiservice när fel upptäcks. Vi har som mål att byta ett större antal vattenmätare varje år i förebyggande syfte eftersom de flesta mätare är gamla och har nått sin beräknade livslängd. Under 2012 och 2013 har inga vattenmätare bytts p.g.a. att insamlingsenheterna har krånglat. Det fanns en risk att de nya mätarna inte skulle komma in i systemet. Under 2014 har vi kommit igång med bytena igen och vi har bytt: Varmvattenmätare Kallvattenmätare Värmemätare M-busmastrar M-busextender 51 st. 50 st. 16 st. 3 st. 2 st. CIVIS Civis är ett projekt som handlar om energi för hus. Det är ett EU-projekt och det är ett flertal länder som är med. Det styrs från Italien. Andra länder som är med är England, Finland, Holland, Tyskland, Portugal. Professor Björn Palm och dr. Jaime Arias från KTH har besökt föreningen i maj och berättade då om Civis. 4

En delegation på c:a 15 forskare från olika länder besökte Fårdala Samfällighetsförening tisdagen den 27 maj. Vi berättade om hur vårt energisystem fungerar och visade dem runt. Det är beslutat att vi skall utöka antalet mastrar med 3 st. CIVIS vill att vi skall kunna kontrollera vår förbrukning per timme. Vi börjar i Eken med en extra master. Detta bekostas av EU. Energi- och vattenförbrukning Vattenförbrukning Samfälligheten får sitt kallvatten från kommunens nät via fyra anslutningspunkter, där mätning sker. Inköpspriset har varit 23,18 kr/m 3. Varmvatten framställs i panncentralen på Akvarievägen 65. Vattenförbrukning Förbrukning av råvatten under året var totalt 20 062 m 3 100% Förbrukningen fördelas enligt följande: Uppmätt kallvatten hos delägarna 11 707 m 3 58,4% Uppmätt varmvatten hos delägarna 5 938 m 3 29,6% Tvättstuga 54 m 3 0,3% Läckage, påfyllning av värmesystemet, mm. 2 362 m 3 11,8% (OBS! För tvättstugan är det både varm- och kallvatten.) 0,3% 11,8% Vattenförbrukning Uppmätt kallvatten hos delägarna 29,6% 58,4% Uppmätt varmvatten hos delägarna Tvättstuga Läckage, påfyllning av värmesystemet, mm. Energiförbrukning I panncentralen, Akvarievägen 65, värmeväxlas inkommande fjärrvärme till värmevatten och tappvarmvatten. Värme- och tappvarmvattnet fördelas sedan ut via ett kulvertsystem till 5

respektive delägare. Leverantör av fjärrvärmen är Vattenfall. Inköp av fjärrvärme sker enligt tidigare stämmobeslut enligt taxa rörligt pris. Under 2014 har Vattenfalls pris på energi varit 861,25 kr/mwh och flödespris på 1,25 kr per m 3. Energiförbrukning Energipriset var, inkl flöde och moms: 0,907 kr/kwh Under året inköptes/förbrukades totalt 3 114 240 kwh 100,0% Årets förbrukning fördelas enligt följande Husuppvärmning: 2 050 801 kwh 65,9% Tappvarmvatten: 391 587 kwh 12,6% Förluster: Varmvattencirkulation (VVC) 365 292 kwh 11,7% Kulvertförluster, uppvärmning av tvättstuga och värmecentral 306 560 kwh 9,8% Nedan visas en graf över hur energin har fördelat sig. Energiförbrukning Husuppvärmning: 11,7% 9,8% Tappvarmvatten: 12,6% 65,9% Varmvattencirkulation (VVC) Kulvertförluster, uppvärmning av tvättstuga och värmecentral En jämförelse av förbrukningen de senaste 10 åren ger följande resultat: MWh 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 3 878 3 543 3 468 3 151 3 364 3 865 3 240 3 427 3288 3114 Medelförbrukningen för de senaste 10 åren är 3 434 MWh. 6

Förbrukning och kostnader per fastighet (energi, vatten) Enligt tidigare stämmobeslut har styrelsen i uppdrag att utöka informationen till delägarna om förbrukning och kostnader för värme, varm- och kallvatten. Delägarna skall med dessa uppgifter få möjlighet att jämföra sin förbrukning såväl inom sitt eget område som med övriga områden inom samfälligheten. Tabell utvisande medelvärden av förbrukning och kostnader för värme, varm- och kallvatten år 2014. Förbrukning, Jämförelse mellan områden (alla värden är per hus) Område Värme Varmvatten Kallvatten kwh Kronor m3 Kronor m3 Kronor Valen 16 040 14 596 34,3 2 788 73,5 1 704 Eken 10 120 9 209 36,1 2 933 66,9 1 551 Tallen 9 980 9 082 31,0 2 519 60,7 1 406 Vägt medelvärde (hela Fårdala SFF) 11 521 10 484 33,4 2 713 65,8 1 525 Förbrukning värme jmf Förbrukning Varmvatten jmf Tallen 28% Eken 28% Valen 44% Tallen 30% Eken 36% Valen 34% Förbrukning kallvatten jmf Tallen 30% Valen 37% Eken 33% Delägarna har under 2014 debiterats: för värme 0,91 kr/kwh för tappvarmvatten 81,34 kr/m 3. för tappkallvatten 23,18 kr/m 3. 7

Budget 2014 Utfall 2014 Pris Värme 689 861,25 Pris Värme 861,25 Flöde 1 1,25 Flöde 1,25 Kallvatten 23,18 Kallvatten 23,18 Energi till VV 64,07 kwh/kbm Energi till VV 63,58 kwh/kbm Priser debitering Förlust Priser (Kostnad) KV (kr/m 3 ) 23,18 KV (kr/m 3 ) 23,18 VV (kr/m 3 ) 81,34 VV (kr/m 3 ) 80,88 Värme (kr/kwh) 0,91 Värme (kr/kwh) 0,907 Förlust Kallvatten 1500 m 3 34 770 Kallvatten 2 196 m 3 50 901 Varmvatten 300 m 3 24 402 Varmvatten 221 m 3 17 866 Värme 805 000 23,0% 732 550 791 722 kr Värme 671 852 kwh 609 694 678 461 kr Intäkt Kallvatten 13 000 m 3 301 340 Kallvatten 11 707 m 3 271 378 Varmvatten 6 500 m 3 528 710 Varmvatten 5 938 m 3 482 981 Värme 2 278 545 kwh 2 073 476 2 903 526 kr Värme 2 050 801 kwh 1 866 229 2 620 587 kr Kostnad Intäkt Kostnad Kallvatten 21 300 m 3 493 734 Kallvatten 20 062 m 3 465 037 Fjärrv energi 3 500 000 kwh 3 014 375 Fjärrv energi 3 114 240 kwh 2 682 139 Fjärrv flöde 130 000 m 3 162 500 3 670 609 kr Fjärrv flöde 115 182 m 3 143 978 3 291 154 kr Förlust Per hus och kvartal Förlust Per hus och kvartal 767 083 1 077 kr 670 567 942 kr Vattenavgifter 2014 a) Fast avgift (vattenmätare 4 st) 1003 kr/år b) Avgift, levererat vatten 23,18 kr/m3 c) Bostadsenhet/lägenhetsavgift 899 kr/år 8

Fastigheten Akvarievägen 65 Handläggare: Daniel Ek Fastigheten Akvarievägen 65 (A65) inrymmer värmecentral, tvättstuga samt två rum. Ett rum används av styrelsen. Det andra rummet är uthyrt till Fårdala träffpunkt som möteslokal. Tvättstugan utnyttjas av samfällighetens medlemmar. Återstående utrymmen disponerar samfälligheten som förråd. Byggförädling AB slutförde i början av året renoveringen av det trasiga fönstret på baksidan av A65 samt bytte och målade fasaden på Undercentralen (UC) M83-85. Dessa arbeten påbörjades i december 2013 och kom att slutföras i början av 2014. Tyresö Rör har bytt ut ett handfat och blandare på en av toaletterna då den gamla hade lossnat från infästningen. Tyresö Rör har även åtgärdat en läckande vattenledning i korridoren på A65. På grund av uppkommen vattenläcka så blev delar av innertaket förstört och styrelsen har därför beslutat att byta ut hela innertaket i hallen och korridoren (i Fårdala träffpunkts möteslokal). Styrelsen har tagit in offerter men inte valt att gå vidare med något av alternativen. Sökandet efter lämplig hantverkare fortsätter. Undercentralen (UC) vid A6 behöver ny panel samt nytt tak. På UC M83-85 behöver taket bytas, tanken är att försöka hitta en firma som kan åta sig både dessa arbeten. Dörren vid UC M83-85 ska målas om, beställning är gjord men utförs när det är varmt ute (plusgrader). Ingen klottersanering har behövt göras på fastigheten 2014. Vägar, snöröjning, grönområden, vägbelysning, skyltar Handläggare: Myrna Grönberg Widell och Fredrik Bergemalm, Tyresö Gräv och Schakt anlitades föregående vinter för snöröjning, sandning och sandsopning. Inför vintern 2014-2015 har avtal till lägre kostnad tecknats med Mibab Fastigheter AB. I vägskötseln ingår även ytorna för garagesamfälligheterna Fårdala-Hajen (134 garage) och Valen (44 garage). Kostnaden för snöröjningen blev för år 2014 113 000:- vilket var mindre än budgeterat. Firman Green & Clean Care stod liksom föregående år för gräsklippning samt röjning av buskar och sly. Vid ett par tillfällen har firman röjt på enskilda tomter men samfälligheten har kommit överens med de berörda fastighetsägarna hur de bäst ska kompenseras. Vi har också gått igenom alla grönområden dels med representant från Green & Clean Care dels med en representant från kommunen för att se vad som ligger inom deras område. Avsikten med översynen var att se vad som behövde åtgärdas t.ex. röjning av buskar och sly, kontroll av lekplatser, borttagning av klotter. Städdagar i områdena Eken och Tallen har organiserats av styrelsen tillsammans med frivilliga boende i de två områdena (134 fastigheter), enligt beslut på en tidigare årsstämma, med en dag på våren och en på hösten. Motsvarande städdagar i området Valen (44 fastigheter) handläggs av en separat förening. I höstens städdag deltog glädjande nog många fler än tidigare år. 9

I september hade kommunen gjort klart lekplatsen vid Akvarievägen som vi föreslagit. Däremot har vi inte fått något svar på vår begäran att få en belysningsstolpe vid lekplatsen. I oktober blev de två orienteringsskyltar uppsatta, som årsstämman i april 2014 fattade beslut om. Den ena står vid skolan vid Akvarievägen och den andra vid Myggdalsvägen. Kabel-TV Handläggare: Daniel Ek Under 2014 har ett nytt 2-årigt kontrakt slutits med ComHem. Avtalet träder i kraft vid årsskiftet och löper till och med 31 december 2016. Genom att teckna ett 2-årigt avtal så har månadskostnaden till ComHem halverats. Om det är något problem med tv-sändningarna, ring ComHem, 0771-55 00 00. Fiber Vi hade tagit beslut om att utreda fiberalternativ under våren 2014. På våren kontaktades vi dock av våra grannföreningar som ville ha ett samarbete om fiber. Sammanlagt blev vi drygt 800 fastigheter. Tyvärr så kunde de leverantörer som anlitades, inte leverera till en samfällighet. Vi (tre samfälligheter) fick bryta oss ur samarbetet. De två andra samfälligheterna valde att inte ha fiber just nu. Vi gick vidare och har haft ett informationsmöte den 4 september 2014 och en extrastämma den 2 oktober 2014. Extrastämman gick ut på att bevilja styrelsen att ta lån för fiber. Fler än 50 % av hela samfälligheten röstade för styrelsens förslag. D.v.s. även om man räknar de som inte var där. (94/178) Efter en offertomgång valde styrelsen ut en leverantör och i december skrevs ett kontrakt. Arbetet med att installera fiber är nu i full gång. Vi har också pratat med flera banker om lån. Det blir närmare 2 mkr. En bank sticker ut med lägre priser. Det resulterar i att vi byter bank under 2015. Internet Hemsida Föreningen har en egen hemsida, www.fardalasff.se. Där finns information som berör samfälligheten, t.ex. vilka som valdes till styrelsen förra årsstämman. Uppdateringar sker kontinuerligt. Vi håller även på att se över hemsidan så att det blir lättare att uppdatera för fler i styrelsen. Eventuellt blir det en ny hemsida under året. 10

Nycklar Handläggare: Daniel Ek Om du som delägare behöver nyckel till tvättstugan, kan du byta din gamla nyckel mot en ny. Har du ingen gammal, kan du köpa en ny till självkostnadspris, 150 kr. Tvättstugan Handläggare: Linda J Linfield Under året har 106 tvättpass registrerats. Tvättstugepassen faktureras av styrelsen med 30: - per pass. Sista kvartalets fakturor debiteras i februari året efter för att underlätta bokslutsarbetet. Flödesmätarna på respektive tvättmaskin visar en total förbrukning på 54,5kbm (ca 514 liter per registrerat tvättpass) Enligt underhållsplanen för 2014 var underhållsutgiften för tvättstugan budgeterad till 131 000:- vilket innefattade flera nya maskiner. En ny tvättmaskin är inköpt och service har skett på alla övriga maskiner av Hushållsservice Söderort AB under nov 2014. Fortsatt service kommer framöver att ske kontinuerligt vid behov. Nytt uppsamlingskärl är insatt då det tidigare var felkonstruerat och vatten rann ut på golvet vid ett flertal tillfällen under året. Befintliga maskiner är i gott skick enligt serviceföretaget. Kostnaden har därmed blivit 40 569: - kr att jämföras med budget. 11