STYRELSEPROTOKOLL 1(22) TORNBERGET Fastighetsförvaltnings AB i Haninge PROTOKOLL STYRELSESAMMANTRÄDE Närvarande John Glas, ordförande Jan Andersson, vice ordförande Kjell Lindgren, ledamot Eva Sandgren, tjg. Staffan Holmberg, suppleant Nils Andersson, suppleant Bertil Moberg, suppleant Fackliga repr Tommy Ottosson, arbetstagarrepresentant Kommunal Övriga deltagande: Johnny Näsholm, VD Mats Tapper, v VD, ekonomichef Sven-Ove Andersson, byggchef Ingemar Svanberg, driftchef Bo Andersson, fastighetschef Hannele Heikkinen, sekreterare Underskrifter:... Hannele Heikkinen, sekreterare... John Glas, ordförande... Jan Andersson, justerare
STYRELSEPROTOKOLL 2(22) 60 Sammanträdet öppnas Ordföranden hälsar de närvarande välkomna och förklarar sammanträdet öppnat.
STYRELSEPROTOKOLL 3(22) 61 Val av justeringsperson Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Jan Andersson..
STYRELSEPROTOKOLL 4(22) 62 Godkännande av dagordning FÖRSLAG TILL DAGORDNING Styrelsemöte TORNBERGET Fastighetsförvaltnings AB i Haninge 1. Val av justeringsman 2. Godkännande av dagordning Rapporter 3. Balanslista (utsändes) 4. Ekonomisk rapport (utsändes) 5. Pågående investeringar (muntligt) 6. Upphandlingsärenden (utgår) 7. VD-rapport (muntligt) 8. Alternativ uthyrning, Årsta slott (utsändes) Beslutsärenden 9. Revidering av styrelsens arbetsordning, VD-instruktion mm (utsändes) 10. Remissvar klimatstrategi (utsändes) 11. Remissvar pandemiplan (utsändes) Övriga ärenden 12. Ev. övrigt
STYRELSEPROTOKOLL 5(22) 63 Balanslista Följande återstår sedan från mötet den 3 mars 2009 20: Återredovisning avseende revisionsrapport. Punkten kvarstår. Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner informationen. Styrelsen godkänner informationen enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 6(22) 64 Ekonomisk rapport (bilagor) Ekonomichef och v VD Mats Tapper informerade styrelsen om utsänt ärende. Ekonomisk rapport september Sedan föregående ekonomiska rapport är det vissa förändringar i den prognostiserade omsättningen, medan resultatet är relativt oförändrat. Resultatprognosen visas i bilaga 1. Större avvikelser kommenteras nedan. Hyresintäkterna ökar med 2,1 mkr. I den ökningen ligger ersättning för att ett hyresavtal för paviljonger på Kvarnbäcksskolan avslutas i förtid. I övrigt avser ökningen justeringar pga gjorda investeringar som följaktligen leder till högre kapitalkostnader. Minskningen i övrig nettoomsättning, bilaga 2a, beror på att ombyggnaden av Rodret i Tungelsta inte genomförs i alla fall inte i år. Aktiverat arbete för egen räkning minskar också, bilaga 2b. Här gäller det framför allt att ombyggnationen av Hackspetten/Mullebo inte blir av i år. Haninge kommun förhandlar med verksamheten om en ny hyra. Om och när projektet blir av är alltså ovisst. Kostnadsposterna har justerats inbördes. Sammantaget leder det till att resultatet bedöms bli +6,6 mkr dvs 0,6 mkr högre än vid förra prognosen. Resultatet kan dock komma att reduceras väsentligt. Orsaken är att kommunen torde besluta att riva Blockstensskolan. Byggnadens bokförda värde om 4,6 mkr kan följaktligen behöva skrivas ned till noll. I dagsläget är inget beslut taget och hyreskontraktet är inte uppsagt av hyresgästen. Sammanfattningsvis kan för närvarande 2 mkr prioriteras till ytterligare underhållsåtgärder i byggnaderna. Finansiering Inga nya lån har upptagits. Räntorna på de lån som omsätts fortsätter att sjunka. Lån som omsätts får kort räntebindningstid.
STYRELSEPROTOKOLL 7(22) forts. 64 Aktuell lånesituation redovisas i bilaga 3a och 3b. Finansiering av de egna investeringarna i form av lån eller ökad kredit på koncernkontot kommer att behöva göras senare i höst. Skatter Bolagets skatter är betalda. Kontoutdrag bifogas, bilaga 4. Företagsledningen för Tornberget hemställer om att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 8(22) 65 Pågående investeringar Byggchef Sven-Ove Andersson redogjorde för pågående investeringar. Kastanjen rivning/nybyggnation förskola Klart och slutbesiktigad. Inflyttning i maj. Fastigheten ägs av Tornberget. Förskolan Segelkobben upprustning Klart. Verksamheten inflyttad. Fastigheten ägs av Tornberget. Lidaskolan, anpassningsarbeten för ombyggnad av F5-skola till förskola Klart. Verksamheten inflyttad. Fastigheten ägs av Tornberget. Runstensskolan i Handen, köksombyggnad Köksombyggnad pågår. Inflyttning i oktober. Budget 8,4 mkr. Fastigheten ägs av Tornberget. Mulleboskola, -förskola, Lötkärr Reinvestering. Förskolan rustas upp inom bygg, ventilation, VVS, el, styr samt mark. Tillbyggnad ca 70 kvm. Privat verksamhet. Förprojektering klar. Beställning: oklart. Kostnadskalkyl: 11,7 miljoner. Fastigheten ägs av Tornberget. Ribbybergsskolan i Västerhaninge Reinvestering på 62 miljoner. Projektering pågår. Färdigställandetid sommaren 2011 (bedömd). Fastigheten ägs av Tornberget. Syskonstugan i Tungelsta Förskola anpassas till F-5-skola. Skolverksamhet på Lidaskolan har flyttats till Syskonstugan. Anpassningsarbeten, framförallt med markanpassningar till större barn. Inflyttning klar. Fastigheten ägs av Tornberget. Skansvägen, paviljonger i Brandbergen Inhyrning av evakueringspaviljonger. Inflyttning klar. Kostnad 3 miljoner. Söderbymalms gruppbostad, etapp 2 Nybyggnation av gruppbostad. Inflyttning klar. Kostnad 13, 5 miljoner. Ungdomens Hus, Rudan Rudan Center byggs om till Ungdomens Hus. Projektering pågår. Färdigställandetid: maj 2010. Budget: 6 miljoner. Fastigheten ägs av Tornberget.
STYRELSEPROTOKOLL 9(22) forts. 65 Jordbroskolan, ny F-5-skola Ny skola för 600 elever. Planarbete pågår. Projektering pågår. Budget fastslås 2010. Förhoppning om första spadtag 2010. Fredrik yrkesgymnasium Nybyggnation av gymnasium för Fredrik yrkesskola. Planeringsarbetet fortsätter under 2010. Budget: 1 miljon. Klockarbergs förskola, Brandbergen Upprustnings-, anpassningsarbeten. Privat förskola Flygande mattan i H-huset. Budget: 6,5 miljoner. Produktion pågår. Färdigställandetid: november 2009. Fastigheten ägs av Tornberget. Parks förskola, Västerhaninge Köksombyggnation efter yrkesinspektionsföreläggande. Budget: 3,5 miljoner. Produktion pågår. Färdigställande i november. Fastigheten ägs av Tornberget. Tungelsta skola och Tungelsta syskonstuga Installation av bergvärmepumpar. Budget Tungelsta skola: 11,5 miljoner, Syskonstugan: 7 miljoner. Färdigställandetid i november. Beräknad minskning av koldioxidutsläpp med 456 ton/år. LCC-kalkyl, kostnadsbesparing på 17 miljoner. Fastigheten ägs av Tornberget. Diverse projekt - Lyckebyskolan specialhall för gymnastik - Skansvägen - rivning - Ny förskola i Handen projektering 2010 - Torvalla simhall ny ventilation - Fredsduvan upprustning/reinvestering - Hasseln ny ventilation Företagsledningen hemställer om att styrelsen godkänner informationen. Styrelsen godkänner informationen enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 10(22) 66 Upphandlingsärenden Utgår. Företagsledningen för Tornberget hemställer om godkännande av ovanstående information. Styrelsen godkänner informationen enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 11(22) 67 VD-rapport VD Johnny Näsholm informerade styrelsen om aktuella händelser. Kommunens ekonomi: Kommunfullmäktige beslutade på sitt möte i juni bl a om 2010 års budgetramar för förvaltningarna samt om vilken hyra Tornberget medges att ta ut under året. De minskade skatteintäkterna medför att nämnder och förvaltningar skall spara och att Tornberget måste sänka hyresuttaget med 3 %. Det tillskott som regeringen beslutat om för 2010 till landets kommuner kommer att ge Haninge ca 55-60 miljoner kronor. I vilken utsträckning det kommer att ändra kommunens sparplaner vet vi ännu inget om. Vad gäller reinvesteringsmedel för Tornbergets del blev kommunfullmäktiges beslut om investeringar helt i enlighet med våra önskemål. Förväntad pandemi. Kommunen vidtar åtgärder inom samhällsviktig verksamhet, dvs huvudsakligen inom vattenförsörjning, vård och omsorg. Tornberget vidtar inga särskilda åtgärder. Bedömer att beredskapsverksamheten skall kunna fungera som vanligt. Projekt lågenergihus. Jag har beslutat att inför byggandet av nästa förskola genomföra en fördjupad studie vad gäller energieffektivt byggande. Syftet är att inom Tornberget få ökad kompetens för ett sådant byggande och därmed kunna argumentera för olika ambitionsnivåer ur såväl tekniskt som ekonomiskt perspektiv. I projekt-gruppen skall samtliga bolagets discipliner ingå. Projektledare och ansvarig är Magnus Andersson. Övriga deltagare utses inom kort. I uppdraget ingår att till projektgruppen knyta specialister inom området energieffektivt byggande samt att genom studier och studiebesök inhämta erforderlig kunskap om problem relaterade både till produktionsskedet och till förvaltningsskedet. Ramavtal. Nya ramavtal med entreprenörer i tretton branscher klara. Avtalstid 2+1+1 år. Markreserven. Fr o m oktober kommer Tornberget åter att förvalta den del av kommunens markreserv som ej är jord- eller skogsbruk. Kommunens internhyressystem. Noteras att den omfördelning och utjämning av hyreskostnader som kommunen gjort för sina egna verksamheter inom ramen för sitt nya internhyressystem ej erbjuds de externa hyresgästerna. Medför problem med uthyrning efter investeringar och ombyggnationer eftersom de kostnaderna i sin helhet skall bäras av den externa hyresgästen.
STYRELSEPROTOKOLL 12(22) forts. 67 Rodret. Ägs av KLH fr o m i år. Avsedd för förskole- och skolverksamhet. Hyrs ut till privat skol- och förskoleverksamhet. Finns anmärkningar från arbetsmiljöverket som måste åtgärdas senast i höst. Under projekteringsarbetet har framkommit att reparationskostnaderna skulle bli alltför höga med tanke på kommunens behov och framtida hyrestäckning. I dagsläget finns osäkerhet beträffande hyresgästens framtida intresse. Utredning om fastighetens marknadsvärde pågår. Regeringens strategi för de nationella minoriteterna. Det finns numera fem erkända minoritetsspråk i Sverige; finska, meänkieli, samiska, romani chib och jiddisch. För offentlig verksamhet i Haninge har finska lika status som svenska fr o m 2010, vilket bl a medför att kommunen skall informera allmänheten om verksamhet och beslut på finska. Kan idag inte se några större praktiska problem med det för Tornberget del. Tornberget servar inte kommuninnevånarna utan har sin verksamhet direkt riktad till den kommunala verksamheten. Inomhusmiljön i kommunhuset. Nu har resultatet från den örebroenkät som genomfördes av kommunen i maj bland alla anställda i kommunhuset kommit. Omkring 70 procent av dem som arbetar i kommunhuset svarade på enkäten och varje vinge och våningsplan i huset har utvärderats för sig. Det generella omdömet om kommunhuset är att miljön upplevs positiv av de svarande, men att det förekommer en del komfortproblem. Det handlar om brister i ventilation och temperaturreglering. Några andra mer systematiska brister med huset går inte att utläsa ur studien. Det är arbets- och miljömedicinska kliniken vid Universitetssjukhuset i Örebro som har gjort utvärderingen av enkätsvaren. Kommunstyrelseförvaltningen har bett företagshälsovården läsa rapporten för att få en oberoende åsikt om tolkningen av svaren på enkäten. Företagshälsovården ska också föreslå lämpliga åtgärder för att komma till rätta med de redovisade komfortproblemen. En rengöring av fläktkonvektorer i hela huset pågår nu, som kommer att förbättra luftkvaliteten. Rekryteringar. Ny snickare efter Rolf Thäpp som gått i pension är Anders Reinhardt. På en ny tjänst som VVS/energiingenjör har Kaj Nilsson anställts. Företagsledningen för Tornberget hemställer att styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen godkänner rapporten enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 13(22) 68 Alternativ uthyrning, Årsta slott (bilagor) Årstaslotts framtida uthyrning diskuterades.
STYRELSEPROTOKOLL 14(22) 69 Revidering av styrelsens arbetsordning, VD-instruktion m.m. (bilagor) VD Johnny Näsholm redogjorde för utsänt ärende. Förslag till arbetsordning för styrelsen och VD-instruktion Styrelsen skall årligen besluta om arbetsordning för styrelsen jämte VD-instruktion och rapportering om bolagets ek situation, vilket enligt gällande arbetsordning skall ske på första styrelsemötet efter sommaren. Efter möte med ordförandeberedningen beslutades att föreslå styrelsen att inga ändringar görs i gällande arbetsordning. Redaktionella ändringar Beslutsdatum för ny arbetsordning korrigeras såsom framgår av blåfärgad text i bifogad bilaga. Nu gällande arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion beslutades 2008-09-25. Förslag till beslut: Styrelsen beslutar att med de redaktionella korrigeringar som föreslagits bibehålla gällande Arbetsordning för styrelsen och VD-instruktion samt rapportering om bolagets ekonomiska situation. Styrelsen beslutar enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 15(22) 70 Remissvar klimatstrategi (bilagor) VD Johnny Näsholm redogjorde för utsänt ärende. Remiss Klimatstrategi Inledning Kommunfullmäktige beslutade 2008 att omvandla klimatberedningen till styrgrupp för programmet Uthållig kommun, där Haninge är en av 62 deltagande kommuner i landet. Programmet avser att komplettera och underlätta pågående aktiviteter och processer inom energi- och klimatområdet. Energimyndigheten bidrar med kunskap, information och nätverk som underlättar och effektiviserar kommunens arbete. Ett förslag till klimatstrategi för Haninge kommun är nu klart och har remitterats till samtliga nämnder och bolag för yttrande, inför behandling i kommunfullmäktige hösten 2009. Remisstiden har förlängts till den 28 september. Klimatstrategin syftar till att ta ett samlat grepp om utsläpp från uppvärmning och transporter vilket på sikt ska resultera i minskade utsläpp av växthusgaser. Nio projektgrupper inom kommunen är tillsatta att arbeta fram en åtgärdsplan som anknyter till klimatstrategin. Tornberget är representerad i tre av dessa grupper; Energi i kommunens fastigheter, Kommunens transporter och Ekonomisystem för klimatredovisning. Arbetet med att ta fram konkreta och tidsatta åtgärder beräknas ske under 2010-2012. Underlag för beslut: - Remiss om klimatstrategi, Dnr KS 124-2009 - Remissförslag: Smarta Haninge Klimatstrategi för Haninge kommun Frågor att särskilt ta ställning till I remissen anges två viktiga frågeställningar för nämnder och bolag att ta ställning till: Hur kommer strategier och mål i klimatstrategin att påverka bolaget? Finns det någon motsättning mellan klimatstrategin och bolagets övriga strategier och verksamhet?
STYRELSEPROTOKOLL 16(22) forts. 70 Strategier och mål i klimatstrategin stämmer väl överens med Tornbergets pågående arbete med energibesparingar. Bolaget arbetar redan, sedan flera år, med att minska utsläppen av växthusgaser genom att konvertera befintliga oljepannanläggningar för uppvärmning till bergvärmepumpar, komplettering av el-uppvärmda byggnader med värmepump samt olika åtgärder för att minska energiförbrukningen i bolagets fastigheter. En motsättning mellan klimatstrategins riktlinjer och bolagets finns i de ägardirektiv som styr Tornbergets verksamhet. Där finns krav på att lokalkostnaderna skall minska över tiden. Då driftmediakostnaden (el, fjärrvärme vatten o.s.v.) utgör ca 20% av hyreskostnaden, är en av metoderna för att minska lokalkostnaderna att minska driftmediakostnaderna. Val av energisystem för t.ex. uppvärmning kan då inte enbart styras av vad som ger absolut minsta utsläpp av växthusgaser, utan även den ekonomiska aspekten utifrån LCC-perspektivet (livscykelkostnad )måste beaktas. Övriga kommentarer I avsnittet om inventering av Haninge kommuns verksamheter samt i själva strategiförslaget finns en del felaktigheter som måste tillrättaläggas. Under 2.3.1 Energianvändning för offentlig service beskrivs Tornbergets energiarbete. Texten har fått en delvis felaktig utformning. Tornberget vill därför att texten ändras enligt följande: Kommunens fastighetsbolag Tornberget gjorde 2000 en omfattande energiinventering av det egna fastighetsbeståndet. Genomförandet av de föreslagna åtgärderna resulterade i en minskning av energiförbrukningen med 3,5 GWh/år motsvarande ca 13% av den totala förbrukningen för uppvärmning i Tornbergets fastigheter. Bergvärmepumpar finns i dag i 13 av Tornbergets fastigheter. Nio i fastigheter där fjärrvärme ej finns att tillgå. I fyra fastigheter har befintliga oljepannor bytts ut mot bergvärmepumpar. Ett antal mindre anläggningar kommer att konverteras de närmaste åren. Tornbergets fastigheter kommer därmed att enbart värmas med förnyelsebar energi. I dag är andelen förnyelsebar energi cirka 94 procent (fjärrvärme och grön el). Under 2009 slutförs den lagstadgade energideklarationen av byggnader över 1000 m 2. I samband med denna genomförs även en energiinventering av övriga byggnader.
STYRELSEPROTOKOLL 17(22) forts. 70 Under 2.4.1 Lokaler finns en kommentar att den miljömärkta el som används av kommunens förvaltningar inte uppfyller Naturskyddsföreningens kriterium för Bra Miljöval. Det är Tornbergets uppfattning att denna kommentar inte är relevant i sammanhanget då Naturskyddsföreningen lägger in andra värderingar och parametrar förutom att energin är förnyelsebar. Den kommentaren borde strykas. I 4.1 Slutsatser från inventeringen av utsläpp och scenarioanalyser förs en långtgående diskussion om huruvida värmepumpar reducerar utsläppen av växthusgas eller inte. Tornberget anser att resonemanget kan ge invånarna i Haninge uppfattningen att kommunstyrelsen inte anser att värmepumpar bidrar till att nå uppsatta klimatmål, vilket vore direkt felaktigt. Noteras bör att: - EU-parlamentet har nyligen sagt ja till ett direktiv omfattande vilka teknikområden som ska stimuleras för att uppnå de uppsatta klimatmålen Ett av dessa är värmepumpar! - Energimyndigheten ger i ett svar på frågan om vad man ska ersätta oljeeldning i villa med, som bästa alternativ värmepump eller pelletseldning. Att påstå att installation av en värmepump innebär import av kolkraftsel från Danmark är en alltför stor förenkling. Påståendet att det inte spelar någon roll om den inköpta elen är grön eller ej kan ifrågasättas. Ett ökat krav från elkonsumenter på grön el, kommer att öka investeringarna i grön el och därmed minska behovet av el producerat med fossila bränslen. En installation av en värmepump som ersättning för en oljepanna reducerar energiförbrukningen med 70 till 80 %, vilket bidrar till en minskning av det totala energianvändandet. En minskning av det totala energianvändandet bidrar till att även el-behovet minskar, vilket i förlängningen leder till minskade utsläpp av växthusgaser. Det påstås felaktigt att värmepumpar behöver mellan 40 och 70 procent el, av den totala energimängden som värmepumpen levererar. Den korrekta siffran är 25-35 procent i en modern bergvärmepumpanläggning. Med detta som bakgrund anser Tornberget att rubricerad del av klimatstrategin måste omarbetas i den del som ifrågasätter värmepumpars bidrag till att nå klimatmålen.
STYRELSEPROTOKOLL 18(22) forts. 70 Förslag till beslut: att beskrivningen av Tornbergets energiarbete under pkt 2.3.1 ändras i enlighet med förslaget ovan att kommentaren under 2.4.1 att den miljömärkta el som används av kommunens förvaltningar inte uppfyller Naturskyddsföreningens kriterium för Bra Miljöval stryks ur dokumentet att avsnittet 4.1 Slutsatser från inventeringen av utsläpp och scenarioanalyser omarbetas i den del som ifrågasätter värmepumpars bidrag till att nå klimatmålen att Tornberget i övrigt ställer sig positiv till den föreslagna klimatstrategin. Styrelsen beslutar enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 19(22) 71 Remissvar pandemiplan (bilagor) VD Johnny Näsholm redogjorde för utsänt ärende. Beredskapsplan inför pandemisk influensa remissvar (bilagor) Sammanfattning Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram ett förslag till beredskapsplan inför en pandemisk epidemi. Syftet med planen är att de kommunala verksamheterna ska vara väl förberedda inför en eventuell pandemi. Beredskapsplanen är genomarbetad och prioriterar de verksamheter som kommunen inte kan avvara under en pandemi. Den följer de rekommendationer som nationella myndigheter föreslagit och tydliggör vad varje förvaltning och bolag nu måste arbeta vidare med. Remissen skall vara besvarad senast den 29 september. Underlag för beslut - Förslag till Haninge kommuns beredskapsplan inför pandemisk influensa Förslag till beslut: Beredskapsplanen tillstyrkas. Styrelsen beslutar enligt ovan.
STYRELSEPROTOKOLL 20(22) 72 Övrigt
STYRELSEPROTOKOLL 21(22) 73 Nästa möte Nästa möte äger rum den 28 oktober 2009 kl. 18.00.
STYRELSEPROTOKOLL 22(22) 74 Avslutning Ordföranden förklarar mötet för avslutat.