Månatliga bokningar. Informationsblad. Marina Asplund Åbo Akademi 4/8/2011



Relevanta dokument
Projekthantering i SAP Användarmanual för transaktion CJ20N Helhet 1 12 och

Budgetering av projekt och interna order i SAP Användarmanual

Rondo hantering av inköpsfakturor Helhet

Kvartal , anvisningar och kontrollpunkter

Lathund korrigera verksamheter mellan ansvar

Anvisningar och kontrollpunkter kvartal 1, 2019

Innehållsförteckning. EKONOMIDATA I SOLNA VÄSTKUSTENS EKONOMIDATA Brevduvegatan SOLNA Tel

Välkommen till Ekonomidagen maj 2015

Avskrivningar med hjälp av automatkonteringar

Inbetalade kundfakturor

Rapporten visar vilka av dina kundfakturor som förfallit till betalning och ännu inte blivit betalda.

Tertial , anvisningar och kontrollpunkter

Kommandon i iscala. Presented by: Scala Bruk Finansdag

Rapporter I SAP Rapport- och ekonomimodulen Uppdaterat maj 2012

Fakturering & Kundreskontra

Tidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2017

Vi som håller i dagens utbildningspass: Syfte med dagens utbildning. Utbildning NY EKONOMI ht Karin Olandersson.

Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik

Kontosystem o bokföring

Tertial , anvisningar och kontrollpunkter

Tidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2016

Momshantering Vitec Hyra

Husavdrag. Copyright FDT AB Köpmangatan LULEÅ. Försäljning Support Fax Hemsida

Tidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2018

Leverantörsreskontra. Företagsunderhåll/Leverantörsreskontra Gå till Arkiv Företagsunderhåll Leverantörsreskontra.

Internfakturering 14 MARS 2014

Övningsmaterial för Visma eekonomi

Bokslutsinformation 26 maj Bokslutsinformation på webben. Viktiga datum i bokslutet

Innehåll. Bakgrund. Calona Ekonomikonsult AB. Kundseminarium AMS 1. Avräkning med statsverket, Räntekonto och Myndighetskapital

Studenten möter sex affärshändelser och uppgiften är att bokföra händelserna eller att visa hur händelsen påverkar resultaträkning och balansräkning.

Budgetmanual Budget 2012

Version 5,

Pengaktuellt. Nr maj 2008

ÅRSSKIFTE Pyramid Business Studio

Kontosystem o bokföring

Periodiseringar och interna fördelningar med bokföringsorder

Tidplan och checklista för bokslutet 31 december 2018

VÄLKOMNA till Korta redovisningsdagen! Fokus på extern redovisning Fokus på intäktskonton Många PP-bilder Avbryt och fråga!

Innehållsförteckning 1

Momsförändring i bokföringen

Finansmodulen. Barbro Hongell. Scala Bruk Finansdag Presented by:

Finans Scala Bruk Maria Åhrberg

Copernicus information

Momshantering i Pyramid

Välkommen på bokslutsinfo

Snabbinstruktion Månadsavstämning

Tidplan och checklista inför bokslutet 31 december 2014

TIDSPLAN Q oktober 2019

ROT/ RUT-avdrag. Innehåll

GRUNDLÄGGANDE REDOVISNING

Lathund Periodisering av kostnader och intäkter inför delårs- och helårsbokslutet 2016

ADJob 4.5 ADJob Nordic AB Alla rättigheter förbehålls.

Att tänka på vid upplägg av företag

Detaljerade anvisningar tertialbokslut

Uppföljning och avstämning av konto 25995

Årsavslutning Denna vägledning beskriver iscala version 3.0

Tidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2015

Företagets bokslut Daniel Nordström

Tidplan och checklista inför bokslutet 31 december 2015

Årsavslutning Denna vägledning beskriver iscala version 3.0

Kontering med tvättadministrationssystemet Emmet ================================================

Ny ekonomi 2016 hur påverkar det dig?

Innehållsförteckning Bokslutsinformation Delår/År.. 2

Kundreskontra. Företagsunderhåll/Kundreskontra

Steg 11 Bokföring Excel, Visma/SPCS Windows 7

Avstämning lön inför kontrolluppgifter före årsuppdateringen

Tidplan och checklista inför bokslutet 31 december 2016

Uppföljning och avstämning av konto 25995

Rutinbeskrivning anläggningsredovisning AT Agresso Uppdaterad

Raindance-guide: Kontroll periodiseringsbelopp (steg 2)

Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik

Gårdavägen 4, Göteborg Telefon

Omvänd skattskyldighet i byggsektorn i Entré

Versionsdokumentation juni 2011

ADJob 5.0 ADJob Nordic AB Alla rättigheter förbehålls.

Nyhetsdokument Vitec Hyra

Inkomstperiodiseringar ÖPPET HUS

Kom igång med Avtalsfakturering

Välkommen på bokslutsinfo!

Valutahanteringen i REBUS

Klicka på Skrivare. När utskriften är klar och du kontrollerat att allt är rätt godkänner du Utbetalningsjournalen och verifikationen skapas.

Övningsmaterial för Visma eekonomi

Projekthantering - olika projekttyper

Innehållsförteckning 1

1. MODULENS SYFTE OCH UPPBYGGNAD REGISTRERA VERIFIKATION RÄTTA VERIFIKATION... 11

Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet

Checklista Omvänd Moms

Periodicitet för momsredovisningen sätts upp i Grundparametrar/Redovisning/Inställningar-Momsredovisning.

AVSTÄMNINGSLISTA inför månads-, kvartals- del- och helårsbokslut OBS! Punkterna ligger i fallande ordning utefter tidsföljd och prioritet

ROT-avdrag. 1. Registrera Grunduppgifter

Hantering av kostnadsbokföring t.o.m version 3.40A 2 Prioriteringsordning i 3.40A för hämtning av konto 2

LATHUND AVSLUT EXTERNA PROJEKT (bidrag & uppdrag)

INFORMATION FRÅN VITEC. Reskontrarapporter

Inledning Detta dokument behandlar anvisningar för det ekonomiska bokslutet för att säkerställa ett rättvisande ekonomiskt resultat.

Sveriges Lantbruksuniversitet Ekonomiavdelningen

Tidplan för Bokslut 2014

VÄLKOMMEN TILL 2018 ÅRS BOKSLUTSINFORMATION!

Intern kontroll inom ekonomiadministrationen

Budgetavräkning - Fackförvaltning (med och utan investeringar) Period: Förvaltning: 117 Kr

Periodicitet för momsredovisningen sätts upp i Grundparametrar/Redovisning/Inställningar-Momsredovisning.

Transkript:

2011 Månatliga bokningar Informationsblad Marina Asplund Åbo Akademi 4/8/2011 i

Innehållsförteckning Innehållsförteckning... i 1 Månatliga bokningar... 1 1.1 Intäkter... 1 1.2 Kostnader... 1 2 Månatliga körningar... 3 2.1 Lista över de månatliga körningarna... 3 3 Sammanfattning av bokningstyper och dokumentnummerserie... 5 i

1 Månatliga bokningar I detta informationsblad tas upp varifrån olika typers bokningar till projekt, interna orders, kostnadsställen och resultatenheter kommer, när bokningar kommer och på vilka bokföringskonton de olika typerna av bokningar syns. Därtill har diverse nyttiga begrepp understreckats samt de olika bokningstypernas dokumentnummerserie nämns. Informationsbladet kan t.ex. användas som stöd vid läsning av rapporter och bl.a. dokumentnummer kan vara nyttigt att uppge till Ekonomibyrån vid behov av utredning av ett ursprungsverifikat. 1.1 Intäkter Intäkter kan bokas till projektens intäktselement, till interna orders eller till resultatenheterna. Intäkter bokas antingen via kundreskontran eller som direkta bokningar. 1) Intäkter som faktureras syns i bokföringen då kundfakturorna är gjorda, d.v.s. redan innan betalningar realiserats. Kundreskontran stängs kring den 5:e varje månad och inget mer faktureras därefter på föregående månad. Faktureringen görs med materialkoder och i bokföringen syns intäkterna på 30-konton. Bokningarna syns på HB-dokumentnummerserie 130xxxxxxx (10 tecken). 2) Intäkter som ej faktureras syns som enskilda inbetalningar på kontoutdragen och bokning av kontoutdrag sker dagligen (av Certia). Oklara inbetalningar vid överföringstidpunkten från Basware till SAP bokas till ett utredningskonto och förs till projekt, interna orders eller resultatenheter med memorial då inbetalningarna är utredda. I bokföringen syns intäkterna på 30-konton, efter att kontoutdragsbokningarna eller memorialbokningarna är överförda till SAP. Konteringen av inbetalningar på kontoutdrag sker till intäktskonto, projekt/intern order/resultatenhet, momskod. Inga materialkoder används. Bokningar från Basware syns på HB-dokumentnummerserie 30xxxxx (7 tecken). 1.2 Kostnader Kostnader kan bokas till projektens kostnadselement, till interna orders eller till kostnadsställena. Kostnader kommer till bokföringen antingen via anslutningar från andra program eller genom direkta bokningar i SAP. 3) Den sista i varje månad är den sista dagen då löner eller stipendier från Personec bokas på aktuell månad i SAP (t.ex. efter 30.4 bokas inga löner från Personec på april månad i SAP). Bokningarna syns på vanliga kostnadskonton (40-konton, 437-konton), på HBdokumentnummerserie 20xxxxx (7 tecken). 4) Den sista i varje månad är den sista dagen då reseräkningar från Travel bokas på aktuell månad i SAP (t.ex. efter 30.4 bokas inga resekostnader från Travel på april månad i 1

SAP). Bokningarna syns på vanliga kostnadskonton (43-konton, 44-konton), på HBdokumentnummerserie 10xxxxx (7 tecken). 5) Övriga kostnader genom fakturor eller kostnadsersättningar från Rondo kan bokas på föregående månad tills leverantörsreskontran stängs, kring den 5:e varje månad. Bokningarna syns på vanliga kostnadskonton (43-konton, 44-konton), på HBdokumentnummerserie 80xxxxxx (8 tecken). 6) Avskrivningar: efter att leverantörsreskontran stängs görs avskrivningar på anläggningstillgångar samt kostnadsföring av lösören bokade på anläggningsnummer under föregående månad. Kostnadsföringen görs till kontona 430800, 430900, 431000, 431050, 431100 samt det kostnadsställe, projekt eller intern order som anläggningsnummern är kopplad till (samt till kostnadsstället som statistisk bokning). Bokningarna syns på HB-dokumentnummerserie 30xxxxxxx (9 tecken). 7) Interna kostnader bokas genom intern fakturering, såsom Teknisk service, telefonkostnader, kemiska lagret mm. där specifika kostnader faktureras specifika enheter. Bokningarna syns på 974-konton, på HB-dokumentnummerserie 10xxxxxxx (9 tecken). 8) Allokerade löner, allokerade lönebikostnader och den kalkylerade lönebikostnaden syns i bokföringen efter att arbetstidsrapporter är godkända i Reportronic och lönekvarnen körs. Lönekvarnen innebär att allokeringsprocenten till olika konteringsobjekt plockas från Reportronic och körs ihop med löneuppgifter från Personec och bildar kostnader i bokföringen på de olika konteringsobjekten samt den kalkylerade lönebikostnaden bokas enligt finansieringsmodellen på projekten. Resultatet, både debitering och kreditering, syns på kontona 970100, 970110, 970120, d.v.s. de bokföringskonton som fått bokningar från Personec påverkas inte. Observera att det är det kostnadsställe som den allokerande personen får sin lön från som krediteras i lönekvarnen då allokerade löner förs till ett projekt eller intern order, och inte det kostnadsställe som ett projekt eller intern order är kopplat till. Observera även att vid allokering till interna orders beräknas inte automatiskt någon kalkylerad lönebikostnad. Bokningarna från lönekvarnen syns på HB-dokumentnummerserie 90xxxxx (7 tecken) 9) Memorialer kan bokas så länge en bokföringsmånad är öppen Kontantkassan: Bokningarna av intäkter eller kostnader syns på HBdokumentnummerserie 80xxx (5 tecken). Memorialkorrigeringar: Bokningarna av intäkter, kostnader eller interna kostnader syns på HB-dokumentnummerserie 50xxxxxx (8 tecken). Enskilda interna fakturor: Bokningarna av interna kostnader syns på HBdokumentnummerserie 70xxxxx (7 tecken). 2

2 Månatliga körningar Med månatliga körningar menas månatligen återkommande bokningar som inte involverar externa intäkter och kostnader. Alla här definierade månatliga körningar, förutom fördelning av fastighetskostnader, är just körningar och inte manuella bokningar. De interna fastighetskostnaderna bokas manuellt, och även periodiseringskontona gör man vid årsskiftet manuella bokningar på. Fr.o.m. 1.1.2011 har Marina Asplund ansvar för de månatliga körningarna. 2.1 Lista över de månatliga körningarna 10) Interna orders avräknas antingen till ett kostnadsställe eller till COPA. Till COPA måste avräknas interna orders som har intäkter. Avräkningarna syns på 9213-konton (avräknade intäkter), konto 921190 (avräknad basfinansiering) eller 9214-konton (avräknade kostnader). Interna ordernas saldo ska vara 0 efter att de avräknats. Bokningarna syns på CO-dokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). 11) Fastighetskostnader (interna hyror) fördelas enligt uträknade parametrar från kostnadsstället fastigheter till övriga kostnadsställen. Fördelningen syns på konto 970150, utrymmeskostnadsdebitering (fr.o.m. 1.1.2011). Bokningarna syns på HBdokumentnummerserie 10xxxxxxx (9 tecken). 12) AK-tillägg förs till projekt enligt den % som bestäms av ett projekts kalkylschema och det kostnadsställe som projektet är kopplat till krediteras. AK-tillägget på projekt syns på konto 941200, AK-tillägg, universitet. Bokningarna syns på COdokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). 13) Allmänna kostnader, d.v.s. förvaltningens (förutom kostnadsstället fastigheter), datacentralens, bibliotekens och språkcentrets kostnader övervältras till resultatenhetens gemensamma kostnadsställe enligt uträknade fördelningsnycklar och nyckeltal. Övervältringen syns på konto 942100, gemensamma stödfunktioner (fördelade). Bokningarna syns på CO-dokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). 14) Avräkning av projektens kostnadselement till projektens intäktselement enligt på projekten registrerade avräkningsregler görs. Avräkningen syns på 9212-konton. Kostnadselementen ska visa saldo 0 efter avräkningen. Bokningarna syns på COdokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). 15) Projektperiodisering görs. Periodiseringen syns inte som någon bokning på projekten men på resultatenhetsnivå syns bokningar på konto 111000 (kostnader från periodiserade projekt), 281900 (intäkter från periodiserade projekt) och 303700 (differensen mellan kostnader och intäkter från periodiserade projekt). Bokningarna syns på HB-dokumentnummerserie 10xxxxxx (8 tecken). 16) Avräkning av projektens intäktselement till COPA görs. Bokningar syns på de intäktselement som inte har periodiseringsnyckel, såsom intäktselement för egen 3

finansiering eller investeringsintäktselement. Avräkningen syns på 9213-konton (avräknade intäkter), konto 921190 (avräknad basfinansiering) eller 9214-konton (avräknade kostnader). Intäktselement utan periodiseringsnyckel ska ha 0-saldo efter avräkningen. Intäktselement med periodiseringsnyckel ska visa plus- eller minussaldo. Bokningarna syns på CO-dokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). Alla månatliga körningar beräknas under normala omständigheter vara gjorda till mitten av varje månad så att slutliga siffror för en månad syns efter den 15:e följande månad. Undantag är januari-mars samt december. Det meddelas från Ekonomibyrån då alla körningar är gjorda. 4

3 Sammanfattning av bokningstyper och dokumentnummerserie Dok.nummer Bokföringskonton Bokningstyp 10- (7 tecken) HB Kostnadskonton Travelbokningar 10- (8 tecken) HB 303700,111000,281900 Projektperiodisering 10- (9 tecken) HB 970150 974-konton (interna) 130- (10 tecken) HB Intäktskonton Kundfakturor 20- (7 tecken) HB Kostnadskonton Personecbokningar 30- (7 tecken) HB Intäktskonton Baswarebokningar 30- (8 tecken) CO 921190 9212-konton 9213-konton 9214-konton 941200 942100 30- (9 tecken) 101-konton, 420-konton 430800,430900,431000, 431050,431100 Interna fastighetskostnader Övriga interna kostnader Avräknad basfinansiering Avr. kostnadselement -> intäktselement (projekt) Avr. intäkter (projekt, interna orders) Avr. kostnader (projekt, interna orders) AK-tillägg projekt Gemensamma stödfunktioner,kostnadsställen (AK) Avskrivningar Lösören som kostnadsförts 50- (8 tecken) Alla manuellt bokbara Memorialbokningar konton 70- (7 tecken) HB Interna konton Enskilda interna fakturor 80- (5 tecken) HB Intäkts-/kostnadskonton Kontantbokningar 80- (8 tecken) HB Kostnadskonton Rondofakturor 90- (7 tecken) HB 970100-970120 Lönekvarnsbokningar 5