Tidigt ingripande vid Åbo Akademi En handbok för chefer och medarbetare Personalenheten
INNEHÅLL ARBETSHÄLSA - EN HELHET...1 AKTIVT FRÄMJANDE AV ARBETSHÄLSA VID ÅBO AKADEMI... 2 VARFÖR INGRIPA?...2 VEM SKA INGRIPA?...2 NÄR SKA MAN INGRIPA?... 4 HUR GÖR MAN?...5 RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING AV SJUKFRÅNVARO SAMT TIDIGT INGRIPANDE 8 UTDRAGEN SJUKLEDIGHET OCH ÅTERGÅNG TILL ARBETET... 9 BILAGOR...10 Blankett och anvisningar för diskussion om arbetsförmåga (chefen) Blankett inför diskussion om arbetsförmåga (medarbetaren) Blankett för remiss till bedömning av arbetsförmåga Blankett för planering av återgång till arbetet efter längre sjukledighet Blankett för planering av återgång till arbetet efter längre sjukledighet Utgivande enhet: Personal Redaktör: Malin Siimes
1
ARBETSHÄLSA - EN HELHET Bland de mest aktuella frågorna inom arbetslivet just nu är personalens välbefinnande, hur man främjar arbetshälsa och hur man skapar goda arbetsmiljöer. Arbetet har en betydande roll i de flesta människors liv i dag och en stor del av den vakna tiden tillbringas på arbetsplatsen. Det är viktigt att satsa på sådant som främjar hälsa. Genom att identifiera det friska inom organisationen och ta tillvara de möjligheter, styrkor och tillgångar som finns skapas goda förutsättningar för en sund arbetsplats. Personalen orkar bättre och hela organisationen presterar mera. Det finns flera definitioner av arbetshälsa. Enligt Arbetshälsoinstitutets definition ( ) består en människas resurser i arbetet av hälsa, fysisk, psykisk och social arbetsförmåga, kunskaper, färdigheter och kunnande samt arbetsmotivation och engagemang. Arbetshälsan upplevs individuellt och är beroende av flera faktorer. På individnivå handlar det om individens hälsa och resurser, om kompetens och om känsla av kontroll, om värderingar, attityder och motivation. Organisatoriska och arbetsplatsrelaterade faktorer som inverkar på abetshälsan är ledarskap, organisering av arbete, kompetens och arbetsmiljö, personalstrategi och praxis (Att främja arbetshälsan inom den kommunala sektorn, www.kuntatyokunnossa.fi). Syftet med denna handbok är att hjälpa chefer och medarbetare att tillräckligt tidigt identifiera problem med arbetsförmågan, våga ta upp frågan till diskussion och agera målmedvetet för att förbättra situationen. Målen för verksamhetsmodellen för tidigt ingripande vid Åbo Akademi: helhetssyn på arbetshälsa bättre beredskap att hantera problemsituationer på arbetsplatsen motiverade medarbetare färre förtidspensioneringar AKTIVT FRÄMJANDE AV ARBETSHÄLSA VID ÅBO AKADEMI I Åbo Akademis strategi poängteras att akademin ska främja personalens och studerandenas hälsa, välbefinnande och personliga utveckling. Centrala mål är att utveckla den interna kommunikationen och delaktigheten, erbjuda regelbundna utvecklingssamtal och att vida åtgärder som förbättrar arbetarskydd, hälsa och säkerhet. Tidigt ingripande är inte ett projekt eller en tillfällig satsning. Det är en bestående del av den kontinuerliga verksamheten i vardagen och omfattar aktiviteter som är förebyggande, reaktiva och rehabiliterande. Förebyggande verksamhet kan t.ex. vara att höja medvetenheten eller att uppmuntra de anställda att ta hand om sin hälsa genom sunda vanor och motion. Åbo akademi erbjuder sin personal att ta del av personalmotion och rekreation samt övrig MåBra-verksamhet och att utveckla sin professionella kompetens via ett rikt personalutbildningsutbud. VARFÖR INGRIPA? Tidigt ingripande kan förhindra onödigt besvär och lidande för den enskilda och minimera riskerna för onödiga bekymmer i arbetsgemenskapen. Att ingripa i ett tidigt skede kan också ha ekonomisk betydelse eftersom långa sjukledigheter, sjukdomskostnader och förtidspensioneringar i många fall kan undvikas. Det handlar inte om kontroll utan det är ett sätt för arbetsgivaren att bry sig om sina anställda. Små förändringar gör stor skillnad. Rehabilitering kan bli aktuell då det finns ett bestående problem med arbetsförmågan. 2
VEM SKA INGRIPA? Att ingripa är en del av chefsarbetet. Genom att regelbundet diskutera ärenden som har med medarbetarnas arbete att göra kan chefen hålla sig informerad om situationen på arbetsplatsen. De årligen återkommande utvecklingssamtalen är också ett sätt att följa upp arbetshälsa och ork, kompetens och arbetsklimat. Ytterligare mätare för arbetshälsa är de regelbundet utförda arbetsklimatundersökningarna, arbetsplatsronderna som utförs av företagshälsovården i samarbete med arbetarskyddet och hälsogranskningarna. Det hör till chefens uppgifter att försäkra sig om att arbetsgemenskapen är fungerande och sund och att arbetet löper. Det är också allas vårt ansvar som medarbetare och kollegor att ingripa och stöda. Prefekterna och direktörerna för ÅA:s institutioner är ansvariga för att modellen för tidigt ingripande verkställs. Den närmaste chefen är den som bär ansvaret för att den anställdas problem åtgärdas. Till chefernas stöd och som samarbetsparter finns personalexperter, arbetarskydd, förtroendemän, och företagshälsovården. Initiativ till åtgärder kan komma från samtliga parter. Det viktigaste är att någon ser och ingriper. Det kan vara den anställda själv, chefen, kollegorna, arbetarskyddet eller arbetsplatshälsovården som först blir uppmärksam på att det finns problem som innebär risk för försämrad arbetsförmåga. Alla problem har inte med sjukdom att göra. Det kan också röra sig om bl.a. bristande ledarskap, oklara arbetsuppgifter, otillräcklig kompetens, för stor arbetsmängd, konflikter i arbetsgemenskapen, en känsla av att vara orättvist behandlad, livssituationen eller rusmedelsproblem. Problem som hotar arbetshälsan förekommer på såväl arbetsgemenskapsnivå som individnivå. NÄR SKA MAN INGRIPA? Det finns skäl att reagera med tidigt stöd ifall det inom arbetsgemenskapen kan noteras att: det sker förändringar i sjukfrånvaromönstret arbetsprocesserna går trögt antalet personer som arbetar övertid stiger de som har möjlighet smiter undan uppgifter antalet personer som deltar i arbetsplatsens gemensamma möten minskar samarbete och tillförsikt minskar arbetsklimatundersökningens resultat inte motsvarar de förväntningar som finns en stor del av tiden på arbetet går åt för att lösa interna konflikter det förekommer mobbning på arbetsplatsen Varningssignaler då det gäller problem på individnivå kan upptäckas t.ex. på följande sätt: Arbetsplatshälsovårdens observationer hälsogranskningar sjukledighet symptom upprepade besök Chefens observationer utvecklingssamtal försämrad arbetsprestation beteendeförändring klagomål från kunder upprepat övertidsarbete Sjukledigheter lång sjukledighet upprepade korta sjukledigheter sjukledighet pga. vissa diagnoser Drogmissbruk krapuladagar försummelse av arbetsuppgifter problem av social och/eller hälsomässig karaktär 3
Ett nära och väl fungerande samarbete med företagshälsovården är en förutsättning för ett effektivt och lyckat arbetshälsoarbete. Företagshälsovårdens uppgift är att tillsammans med personaladministrationen följa upp och utvärdera de anställdas arbetsförmåga. Problem med arbetsförmågan i arbetet kan enligt Mari Antti- Poika, specialistläkare i företagshälsovård, delas in i fyra grupper: problem som har med hälsan att göra problem som är knutna till utförandet av arbetet problem på arbetsgemenskapsnivå problem som har med livssituationen att göra HUR GÖR MAN? Ingripande börjar i regel genom ett samtal mellan den närmaste chef och medarbetaren. Det är viktigt att våga ta svåra frågor till tals på arbetsplatsen. Då känsliga ärenden behandlas på ett respekterande och stödjande sätt finns det goda förutsättningar att finna en lösning på problemen. Syftet med samtalet är att samla information och att utreda vilka möjligheter som finns för att råda bot på svårigheterna. Som samtalsledare är det viktigt att: lyssna på den som talar låta den som talar tala till punkt avbryt inte ge konstruktiv feedback och respekt för olika förhållningssätt Genom att förbereda samtalet utgående från den checklista som utarbetats med tanke på tidigt ingripande minskar riskerna att samtalet misslyckas eller går i oväntad riktning. Ett samtal mellan chef och medarbetare kan innebära att medarbetaren får den hjälp han eller hon behöver. En annan viktig aspekt är upplevelsen av att ha blivit hörd. Det är möjligt att ett samtal enligt modellen för tidigt ingripande gör att det inte behövs besök på företagshälsovårdens mottagning. Det mest ändamålsenliga sättet att sköta problem med anknytning till hälsan är att anlita företagshälsovårdens tjänster. Problem som har att göra med utförandet av arbetet och som har strukturella orsaker eller som beror på brist på kompetens bör åtgärdas på arbetsplatsen. Om orsaken till den försämrade arbetsförmågan kan spåras till problem i arbetsgemenskapen bör läget i första hand utredas och åtgärdas på arbetsplatsen. Om det pga. problemens art behövs utomstående expertis kan företagshälsovården kopplas in. Svårigheter som har att göra med den anställdas livssituation åtgärdas efter diskussion med chefen genom t.ex. flexibla arbetstidslösningar eller hänvisning till rätt typ av stöd- och hjälpåtgärder. Figur 2 på nästa sida beskriver hur olika problem i arbetsförmågan åtgärdas. En försämring av arbetsförmågan kan vara tillfällig, framskrida etappvis eller vara permanent. Det är viktigt att samla de observationer som gjorts angående arbetsförmågan på arbetsplatsen och ta upp dem till diskussion tillsammans med den anställda. I första hand förs det inledande samtalet mellan närmaste chef och medarbetare. Samtal av det här slaget bör dokumenteras och undertecknas av båda parter. 4
5
Ifall problemen är komplicerade kan man hålla ett trepartssamtal. Trepartssamtal kan initieras av företagshälsovården, medarbetaren själv eller chefen. Till samtalet kallas en representant för arbetsgivaren (den närmaste chefen), medarbetaren själv och hans eller hennes stödperson (terapeut, kollega, förtroendeman) och de representanter som behövs från företagshälsovården (läkare, psykolog, hälsovårdare). Syftet med samtalet är att kartlägga problemet och utreda nödvändiga åtgärder samt att slå fast följande steg. Trepartssamtal dokumenteras och undertecknas av de närvarande. Alla tre parter får en kopia av protokollet som innehåller en kort redogörelse över vad som behandlats under samtalet och vilka överenskommelser som gjorts. Man bestämmer också en tid för uppföljning. Följande steg kan vara: testning av arbetsförmågan fortbildning, omskolning arbetsprövning arbetstidsarrangemang förändring av arbetsbilden utredning av olika pensionsmöjligheter Stöd för att ta itu med problem i arbetsgemenskapen kan fås via personalenheten och företagshälsovården. Det kan handla om att utveckla kommunikationen inom enheten eller att göra upp gemensamma spelregler på arbetsplatsen, om ledarskapsstöd, om hjälp med analys av resultat för arbetsklimatundersökningen, om konfliktlösning mm. RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING AV SJUKFRÅNVARO SAMT TIDIGT INGRIPANDE Den anställda meddelar sin frånvaro enligt arbetsplatsens praxis. Personalsekreteraren vid varje resultatenhet för in uppgifter över meddelad frånvaro i det personaladministrativa systemet och följer månatligen upp sjukfrånvaron resultatenhetsvis. Då personalsekreteraren upptäcker mönster som upprepas i sjukfrånvaron, återkommande korta frånvaron eller långa (30 dagar) sjukledigheter kontaktas närmaste chef. I det här skedet bör den närmaste chefen ta upp sjukfrånvaron tillsammans med respektive medarbetare. Det ska finnas tid för båda parter att förbereda sig inför samtalet. En undertecknad dokumentation underlättar uppföljningen. Syftet med samtalet är att komma överens om vilka åtgärder som behövs och för att bestämma hur situationen senare följs upp. Det rekommenderas att samtal av den här typen följs upp med högst sex månaders intervall eller tills problemet kan avskrivas. Företagshälsovården rapporterar kvartalsvis om sjukfrånvaro, sjukbesök och hälsogranskningar till personalenheten. Anställda som varit sjuklediga minst 30 dagar under en period på 12 månader kan kallas till hälsogranskning av företagshälsovården. Likadant förfarande kan vara aktuellt vid fall av många upprepade korta sjukfrånvaron. Företagshälsovården kontaktar arbetsplatsen ifall det bedöms att orsaken till sjukbesöket är arbetsplats relaterat och bör lösas på arbetsplatsen. UTDRAGEN SJUKLEDIGHET OCH ÅTERGÅNG TILL ARBETET Ibland kan sjukledigheter dra ut på tiden så mycket att kontakten med arbetsplatsen bryts eller känns avlägsen. En person som är sjukledig länge kanske bekymrar sig både över sin sjukdom och över hur det ska gå att klara arbetsuppgifterna då det är dags att återvända till arbetsplatsen. Därför är det viktigt att komma överens om hur kontakten mellan arbetsplatsen och den sjuklediga ska skötas. Principen är att chefen följer upp läget och tar kontakt med jämna mellanrum, dock så att den sjukledigas önskemål respekteras. Vid en lång sjukledighet är det viktigt att förbereda sig inför återgången till arbetet. Under sjätte veckan av en längre sjukledighet inleds planeringen av en återgång till arbetet. Förberedelserna inleds via företagshälsovården, men det är viktigt att också arbetsgivaren deltar i planeringen. Den närmaste chefen känner till förhål- 6
landena på arbetsplatsen och kan därför tillsammans med representanter för arbetarskyddet och personalförvaltningen hjälpa företagshälsovården med planeringen. En lyckad återgång till arbetet kan innebära olika arbetsarrangemang, arbetsplatsplanering, omorganisering av arbetet, handledning, utbildning och andra liknande åtgärder. 7
Bilagor Blankett och anvisningar för diskussion om arbetsförmåga (chefen) Diskussion om arbetsförmåga Initiativet för denna diskussion kan komma från arbetstagaren eller chefen. Enligt handboken för tidigt ingripande vid Åbo Akademi bör chefen föra en diskussion med arbetstagaren ifall chefen märker problem med arbetsförmågan eller ifall sjukfrånvaro är ofta återkommande. Orsak till problemen kan vara sjukdom eller arbetsrelaterade faktorer som missnöje med arbetet, otillräcklig kompetens, för stor arbetsbörda, dåligt organiserat arbete eller bristfälliga arbetsredskap eller instruktioner. Det kan finnas problem i arbetsgemenskapen med fördelningen av ansvar och uppgifter, krångliga personrelationer eller mobbning och trakasserier. Ibland kan problemet finnas i livssituationen. Diskussionens syfte är inte att snoka i bakgrunden till problemen, arbetstagaren berättar själv om dem i den mån hon eller han vill. Istället ska ni fokusera på om det finns något i arbetet eller arbetsomgivningen som kan förbättras för att höja arbetsförmågan. Hur har problemen uppdagats? Med andra ord, varför förs denna diskussion? Finns det faktorer i arbetet som påverkar orken, arbetsförmågan eller frånvaron? Hjälper en omorganisering av arbetsuppgifter, arbetsmängd eller arbetstid situationen? Skulle bättre arbetsredskap eller bättre ergonomi förbättra situationen? Överenskomna åtgärder och uppföljning av dessa (bl.a. arbetsorganisering, utbildning, ergonomiska lösningar, en utvärdering av arbetsförmåga hos företagshälsovården). Datum / 20 Den ursprungliga blanketten blir hos chefen. En kopia ges arbetstagaren och med arbetstagarens tillåtelse vid behov även en kopia till företagshälsovården, personalenheten, förtroendemän eller arbetarskyddsrepresentant 8
Blankett inför diskussion om arbetsförmåga (medarbetaren) Förberedelse inför diskussion om din arbetshälsa Målet med diskussionen är att stöda din arbetshälsa och arbetsförmåga. Enligt handboken för tidigt ingripande vid Åbo Akademi bör chefen föra en diskussion med arbetstagaren ifall chefen märker problem med arbetsförmågan eller ifall sjukfrånvaro är ofta återkommande. Syftet är att hitta lösningar som hjälper dig orka och klara dig bättre i arbetet. Inför diskussionen den / kl. kan du förbereda dig genom att fundera på följande frågor. Under diskussionen kan du lyfta fram saker i den mån du själv vill. Diskussionen är konfidentiell och om eventuella åtgärder beslutes tillsammans. 1. Har det enligt dig skett förändringar i din arbetsförmåga? 2. Finns det faktorer i ditt arbete som påverkar din ork eller din frånvaro? 3. Finns det något i ditt privatliv som du önskar att chefen skulle vara medveten om och ta i beaktande? 4. Är ditt arbete för lätt eller för svårt enligt ditt kunnande? 5. Är ditt arbete fysiskt eller psykiskt för belastande? 6. Är det möjligt att påverka din arbetsförmåga genom att organisera om arbetsuppgifter, arbetstid eller arbetsmängd? 7. Finns det utrymme för förbättring i arbetsförhållanden, ergonomin (arbetsställning, arbetsredskap) eller i arbetsordningen? 8. Finns det faktorer i din arbetsmiljö som påverkar din arbetsförmåga (personliga konflikter, mobbning eller sexuella trakasserier)? 9. Hurdana åtgärder ser du själv som nödvändiga? Skulle det t.ex. vara behövligt att vara i kontakt med företagshälsovården? 9
Blankett för remiss till bedömning av arbetsförmåga Arbetstagarens namn: Arbetsuppgift: Tid i nuvarande befattning: Har haft problem sedan: Konstaterade problem i arbetsförmågan: Datum / 20 Chefens namnteckning samt namnförtydligande Jag godkänner att företagshälsovården ger information till min chef om utredningens kring min arbetsförmåga. arbetstagarens namnteckning samt namnförtydligande Fördelning: Chef Arbetstagaren Företagshälsovården 10
Blankett för planering av återgång till arbetet efter längre sjukledighet Diskussionens mål är att försäkra att tillbakagången till arbetet lyckas. Arbetstagarens namn: Chefens namn: Enhet: Diskussionens datum: / 20 Längden på sjukledigheten som lett till diskussionen: 1. Hur bedömer arbetstagaren sin egen hälsa och kan arbetstagaren enligt sin egen åsikt återvända till sina nuvarande arbetsuppgifter? 2. Var sjukdomen som orsakade arbetsoförmågan kopplad på något sätt till arbetet eller arbetsförhållanden? o Nej o Ja På vilket sätt? 3. Vilka förändringar bör det göras i arbetet eller i arbetsförhållanden så att sjukdomen eller arbetsoförmågan inte återkommer? o Inga åtgärder behövs Förslag på åtgärder som förbättrar arbetets smidighet, säkerhet och kvalitet? 4. Har det skett förändringar i arbetet under frånvaron som kräver introduktion, guidning eller utbildning? Överenskomna åtgärder och uppföljning av dessa: Den ursprungliga blanketten blir hos chefen. En kopia ges till arbetstagaren och med arbetstagarens tillåtelse vid behov ges även en kopia till företagshälsovården, personalenheten, förtroendemän eller arbetarskyddsrepresentant. 11