TIDIGT INGRIPANDE VID ÅBO AKADEMI En handbok för chefer och medarbetare Personalservice

Transkript

1 TIDIGT INGRIPANDE VID ÅBO AKADEMI En handbok för chefer och medarbetare Personalservice

2

3 INNEHÅLL AKTIVT FRÄMJANDE AV ARBETSHÄLSA VID ÅBO AKADEMI... 4 VARFÖR INGRIPA?... 4 VEM SKA INGRIPA?... 4 NÄR SKA MAN INGRIPA?... 4 HUR GÖR MAN?... 5 RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING AV SJUKFRÅNVARO SAMT TIDIGT INGRIPANDE... 6 UTDRAGEN SJUKLEDIGHET OCH ÅTERGÅNG TILL ARBETET... 7 BILAGOR Blankett 1: Förberedelse inför samtal om arbetsförmåga / Kallelse till samtal Blankett 2: Anvisningar för och dokumentation av samtal om arbetsförmåga Blankett 3: För remiss till bedömning av arbetsförmåga och behov av vård Blankett 4: För planering av återgång till arbetet efter längre sjukledighet Utgivande enhet: Personal Redaktion: Personalservice 3

4 ARBETSHÄLSA EN HELHET Det finns flera definitioner av arbetshälsa. Enligt Arbetshälsoinstitutets definition ( består en människas resurser i arbetet av hälsa, fysisk, psykisk och social arbetsförmåga, kunskaper, färdigheter och kunnande samt arbetsmotivation och engagemang. Arbetshälsa upplevs individuellt och är beroende av flera faktorer. På individnivå handlar det om individens hälsa, resurser och kompetens. Det handlar även om känsla av kontroll samt om värderingar, attityder och motivation. Organisatoriska och arbetsplatsrelaterade faktorer som inverkar på arbetshälsan är ledarskap, arbetets organisering, kompetens och arbetsmiljö, personalstrategi och praxis (Att främja arbetshälsan inom den kommunala sektorn, Syftet med denna handbok är att hjälpa chefer och medarbetare att tillräckligt tidigt identifiera problem med arbetsförmågan, våga ta upp frågan till diskussion och agera målmedvetet för att förbättra situationen. Målen för verksamhetsmodellen för tidigt ingripande vid Åbo Akademi: helhetssyn på arbetshälsa bättre beredskap att hantera problemsituationer på arbetsplatsen motiverade medarbetare färre förtidspensioneringar AKTIVT FRÄMJANDE AV ARBETSHÄLSA VID ÅBO AKADEMI I Åbo Akademis strategi poängteras att akademin ska främja personalens och studerandenas hälsa, välbefinnande och personliga utveckling. Centrala mål är att utveckla intern kommunikation och delaktighet, erbjuda regelbundna utvecklingssamtal och att vida åtgärder som förbättrar arbetarskydd, hälsa och säkerhet. Förebyggande verksamhet kan vara att uppmuntra de anställda att ta hand om sin hälsa genom sunda vanor och motion. Åbo Akademi erbjuder sin personal att ta del av personalmotion och -rekreation samt övrig MåBra-verksamhet och att utveckla sin professionella kompetens via personalutbildning. VARFÖR INGRIPA? Tidigt ingripande kan förhindra onödigt lidande för den enskilda och minimera riskerna för bekymmer i arbetsgemenskapen. Att ingripa i ett tidigt skede kan också ha ekonomisk betydelse eftersom långa sjukledigheter, sjukdomskostnader och förtidspensioneringar i många fall kan undvikas. VEM SKA INGRIPA? Att ingripa är en del av chefsarbetet. Genom att regelbundet diskutera medarbetarnas arbete kan chefen hålla sig informerad om situationen på arbetsplatsen. De årliga utvecklingssamtalen är ett sätt att följa upp arbetshälsa, ork, kompetens och arbetsklimat. Ytterligare mätare för arbetshälsa är de regelbundna arbetsklimatundersökningarna, arbetsplatsbesöken som utförs av arbetshälsovården i samarbete med arbetarskyddet samt hälsogranskningarna. Dekanerna och direktörerna för ÅA:s institutioner är ansvariga för att modellen för tidigt ingripande verkställs. Den närmaste chefen är den som bär ansvaret för att den anställdas problem åtgärdas. Till chefernas stöd finns HR, arbetarskydd, förtroendemän och företagshälsovården. Initiativ till åtgärder kan komma från samtliga parter. Det kan vara den anställda själv, chefen, kollegorna, arbetarskyddet eller företagshälsovården som först blir uppmärksam på ett problem som innebär risk för försämrad arbetsförmåga. Alla problem har inte med sjukdom att göra. Det kan också vara frågan om bristande ledarskap, oklara arbetsuppgifter, bristande kompetens, för stor arbetsmängd, konflikter i arbetsgemenskapen, känsla av orättvis behandling, livssituation eller rusmedelsproblem etc. Problem som hotar arbetshälsan förekommer på såväl arbetsgemenskapsnivå som individnivå. NÄR SKA MAN INGRIPA? Det finns skäl att reagera med tidigt stöd ifall det inom arbetsgemenskapen noteras att: det sker förändringar i sjukfrånvaromönstret»» lång sjukledighet»» upprepade korta sjukledigheter»» sjukledighet p g a vissa diagnoser misstanke om missbruk av rusmedel eller droger»» krapuladagar»» försummelse av arbetsuppgifter»» problem av social och/eller hälsomässig karaktär omotiverade oregelbundna arbetstider arbetsprocesserna går trögt antalet personer som arbetar övertid stiger de som har möjlighet smiter undan uppgifter antalet personer som deltar i arbetsplatsens gemensamma möten minskar samarbete och tillförsikt minskar arbetsklimatundersökningens resultat inte motsvarar de förväntningar som finns en stor del av arbetstiden går till att lösa interna konflikter det förekommer mobbning på arbetsplatsen 4

5 Varningssignaler då det gäller problem på individnivå kan upptäckas t.ex. på följande sätt: Företagshälsovårdens observationer Chefens observationer hälsogranskningar sjukledighet symptom upprepade besök utvecklingssamtal försämrad arbetsprestation beteendeförändring klagomål från kunder upprepat övertidsarbete sjukledighet omotiverad frånvaro Ett nära och väl fungerande samarbete med företagshälsovården är en förutsättning för ett effektivt och lyckat arbetshälsoarbete. Företagshälsovårdens uppgift är att tillsammans med arbetsgivaren följa upp och utvärdera de anställdas arbetsförmåga. RUSMEDELSMISSBRUK Missbruk kan leda till problem som blir synliga även på arbetsplatsen. Missbruk av alkohol, narkotika eller läkemedel kan få konsekvenser i den närmaste arbetsgemenskapen. Missbruket kan även få konsekvenser för arbetsgivaren i form av ökad frånvaro, ökade risker för olyckor eller sämre arbetsresultat. LÄNK till Anvisningar för hantering av rusmedelsmissbruk vid Åbo Akademi HUR GÖR MAN? Ingripandet börjar i regel genom ett samtal mellan närmaste chef och medarbetaren. Vid diskussionen ska chefen klargöra för de praxis och krav som råder på arbetsplatsen och om eventuella påföljder. Då känsliga ärenden behandlas på ett respektfullt och stödande sätt finns det goda förutsättningar att finna en lösning på problemen. Syftet med samtalet är att samla information och att utreda vilka möjligheter som finns för att råda bot på svårigheterna. kompetens bör åtgärdas på arbetsplatsen. Om orsaken till försämrad arbetsförmåga kan bero på problem i arbetsgemenskapen bör detta i första hand utredas och åtgärdas på arbetsplatsen. Om det p g a problemens art behövs utomstående expertis kan företagshälsovården kontaktas. Svårigheter i anslutning till den anställdas livssituation åtgärdas efter diskussion med chefen t.ex. genom flexibla arbetstidslösningar eller hänvisning till rätt typ av stödåtgärder. Försämrad arbetsförmåga kan vara tillfällig, framskrida etappvis eller vara permanent. Det är viktigt att samla de observationer som gjorts angående arbetsförmågan på arbetsplatsen och ta upp dem till diskussion tillsammans med den anställda. I första hand förs det inledande samtalet mellan närmaste chef och medarbetare. Samtal av det här slaget bör dokumenteras och undertecknas av båda parter. Som samtalsledare är det viktigt att: bemöta respektfullt skapa en trygg situation lyssna på den som talar låta den som talar tala till punkt inte avbryta Genom att förbereda samtalet utgående från den blankett som utarbetats med tanke på tidigt ingripande minskar riskerna att samtalet misslyckas eller går i oväntad riktning. Ett samtal mellan chef och medarbetare kan innebära att medarbetaren får den hjälp hen behöver. En annan viktig aspekt är upplevelsen av att ha blivit hörd. Det mest ändamålsenliga sättet att sköta hälsoproblem är att anlita företagshälsovården. Problem med att utföra arbetet p g a strukturella orsaker eller p g a bristande 5

6 Problem i arbetsförmågan på arbetsplatsen kan åtgärdas på följande sätt: Problemet indentifieras på arbetsplatsen Ett samtal mellan chef och medarbetare Problem i anslutning till arbetet åtgärdas på arbetsplatsen Eventuellt hälsoproblem Inte hälsobetingat problem Problemet indentifieras på arbetsplatsen Utredningsbesök på arbetsplatshälsovården Tilläggsutredning Diskussion om arbetshälsan Endast hälsoproblem Medicinska lösningar Lösningar som hänför sig till arbetet, hälsan, livssituationen Fig. Hantering av problem med arbetsförmågan, Ömsesidiga arbetspensionsförsäkringsbolaget Varma 2011 TREPARTSSAMTAL En möjlighet att hantera problemen kan vara att hålla ett trepartssamtal. Trepartssamtal kan initieras av företagshälsovården, den anställda eller chefen. Till samtalet kallas en representant för arbetsgivaren (den närmaste chefen), den anställda och representanter från företagshälsovården (läkare, psykolog, hälsovårdare). Syftet med samtalet är att kartlägga problemet, utreda åtgärder samt att slå fast följande steg. Trepartssamtal protokollförs och undertecknas av de närvarande. Alla tre parter får en kopia av protokollet som innehåller en kort redogörelse över vad som behandlats under samtalet och vilka överenskommelser som gjorts. Man bestämmer också en tidpunkt för uppföljning. Följande steg kan vara: arbetstidsarrangemang förändring av arbetsbilden och arbetsuppgifterna testning av arbetsförmågan fortbildning, omskolning arbetsprövning utredning av olika pensionsmöjligheter rehabilitering Personalservice och företagshälsovården ger stöd för att åtgärda problem i arbetsgemenskapen. Det kan finnas behov av att utveckla kommunikationen eller att göra upp gemensamma spelregler på enheten. Andra åtgärder kan vara konfliktlösning, t ex i form av medling, utveckling av ledarskapsstöd eller analys av arbetsklimatundersökningens resultat etc. RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING AV SJUKFRÅNVARO SAMT TIDIGT INGRIPANDE De anställda meddelar sin frånvaro enligt arbetsplatsens praxis. Vid varje resultatenhet registreras den meddelade frånvaron i systemet för personaladministration och den månatliga sjukfrånvaron följs upp resultatenhetsvis. Då det upptäcks ett upprepande mönster i sjukfrånvaron, t ex återkommande korta frånvaron eller längre sjukledigheter kontaktas närmaste chef. Redan i detta skede bör den närmaste chefen ta upp sjukfrånvaron med den anställda. Båda parter bör få tid att förbereda sig inför samtalet. Samtalet bör protokollföras för att underlätta uppföljningen. Syftet med samtalet är att komma överens om vilka 6

7 åtgärder som behövs och för att bestämma hur situationen senare följs upp. Denna typ av samtal bör följas upp med högst sex månaders intervall eller tills problemet kan avskrivas. Anställda som varit sjuklediga minst 20 dagar under en period på 12 månader kan kallas till trepartssamtal. Samma förfarande kan bli aktuellt vid 5 eller flera upprepade korta sjukfrånvaron. Företagshälsovården kontaktar arbetsplatsen om de bedömer att orsaken till ett hälsovårdsbesök är arbetsplatsrelaterad och bör lösas på arbetsplatsen. UTDRAGEN SJUKLEDIGHET OCH ÅTERGÅNG TILL ARBETET Vid längre sjukledigheter, över 30 dagar, kan kontakten till arbetsplatsen brytas eller kännas avlägsen. En anställd som är länge sjukledig kan bekymra sig såväl över sin sjukdom som över förmågan att klara arbetsuppgifterna då det är dags att återvända till arbetsplatsen. Det är därför viktigt att komma överens om hur kontakten mellan arbetsplatsen och den sjuklediga ska skötas. Förmannen bör följa upp läget och med jämna mellanrum kontakta den sjuklediga, dock så att den sjukledigas önskemål respekteras. Det bör även vara möjligt för den sjuklediga att vid behov komma till arbetsplatsen för diskussioner och möten. Vid en lång sjukledighet är det viktigt att förbereda sig inför återgången till arbetet. Förberedelserna inleds via företagshälsovården, men det är viktigt att också arbetsgivaren deltar i planeringen. Den närmaste chefen känner till förhållandena på arbetsplatsen och kan därför tillsammans med representanter för arbetarskyddet och personalservice hjälpa företagshälsovården med planeringen. En lyckad återgång till arbetet kan innebära olika arbetstidsarrangemang, arbetsplatsplanering, omorganisering av arbetet, byte av arbetsuppgifter, handledning, utbildning och andra liknande åtgärder. Via intervjuer med nyckelpersoner görs en bedömning av möjligheten att lösa fallet med hjälp av medling (ifall medling visar sig vara fel metod väljs en annan konflikthanteringsmetod). 2. Förberedelse av medling eller annan lämplig intervention Konsultation med företagshälsovården. Ifall medling valts som lösningsmodell väljs nu en lämpliga medlare. Vid ÅA är två medlare alltid närvarande under hela processen, den ena är en representant från företagshälsovården och den andra är en av ÅA:s egna medlare. Ifall medling inte lämpar sig som metod väljs en annan lösningsmodell, t ex kan företagshälsovården göra ett riktat arbetsplatsbesök. Inför medlingen utses även en arbetsgivarrepresentant som meddelar arbetsgemenskapen att medling valts som konflikthanteringsmetod och som samtidigt bjuder in de berörda till medlingen. MEDLING SOM KONFLIKTLÖSNING Medling kan användas som konfliktlösningsmetod även på arbetsplatser. Arbetsplatsmedling är en lösningsinriktad metod och utgår från samma metod som används i annan form av medling. I medlingsprocessen deltar förutom de tvistande parterna även utsedda medlare. Medlarnas uppgift är att få de motstående parterna att börja kommunicera konstruktivt kring konflikten och gemensamt fatta ett beslut om hur de ska hantera situationen. Medlarna är opartiska och kan inte ha egna intressen att försvara i konflikten. Medlarnas uppgift är att facilitera så att parterna i konflikten kan hitta en gemensam lösning. Medling är en effektiv metod för konflikthantering eftersom parterna är mera benägna att följa en överenskommelse, som de själva arbetat fram. Då konflikter hanteras konstruktivt kan hela organisationen utvecklas så att allas trivsel ökar. MODELL FÖR HANTERING AV KONFLIKTER PÅ ARBETS- PLATSEN Då konflikter hanteras på ett konstruktivt sätt kan organisationen utvecklas, så att personalen och studenterna trivs bättre. En gemensam konfliktlösningsmodell underlättar för att ta itu med problem på arbetsplatsen. Detta ger även anställda, som kommer i kontakt med metoden, möjlighet att utvecklas både som människa och professionellt. Vid Åbo Akademi ser modellen ut enligt följande: 1. Kartläggning av utgångsläget Den ansvariga förmannen eller chefen tar kontakt med personalutvecklingschefen vid området för personalutbildning och utveckling. 7

8 Kallelse till samtal Förberedelse inför samtal om arbetsförmåga Målet med diskussionen är att stöda din arbetshälsa och arbetsförmåga. Enligt handboken för tidigt ingripande vid Åbo Akademi bör chefen föra en diskussion med arbetstagaren ifall chefen märker problem med arbetsförmågan eller ifall sjukfrånvaro är ofta återkommande. Syftet är att hitta lösningar som hjälper dig orka och klara dig bättre i arbetet. Inför diskussionen den / kl. kan du förbereda dig genom att fundera på följande frågor. Under diskussionen kan du lyfta fram saker i den mån du själv vill. Diskussionen är konfidentiell och om eventuella åtgärder beslutes tillsammans. 1. Har det enligt dig skett förändringar i din arbetsförmåga? 2. Finns det faktorer i ditt arbete som påverkar din ork eller din frånvaro? 3. Finns det något i ditt privatliv som du önskar att chefen skulle vara medveten om och ta i beaktande? 4. Är ditt arbete för lätt eller för svårt enligt ditt kunnande? 5. Är ditt arbete fysiskt eller psykiskt för belastande? 6. Är det möjligt att påverka din arbetsförmåga genom att organisera om arbetsuppgifter, arbetstid eller arbetsmängd? 7. Finns det utrymme för förbättring i arbetsförhållanden, ergonomin (arbetsställning, arbetsredskap) eller i arbetsordningen? 8. Finns det faktorer i din arbetsmiljö som påverkar din arbetsförmåga (personliga konflikter, mobbning eller sexuella trakasserier)? 9. Hurdana åtgärder ser du själv som nödvändiga? Skulle det t.ex. vara behövligt att vara i kontakt med företagshälsovården?

9

10

11 Blankett för planering av återgång till arbetet efter längre sjukledighet Diskussionens mål är att försäkra att tillbakagången till arbetet lyckas. Arbetstagarens namn: Chefens namn: Enhet: Diskussionens datum: / 20 Längden på sjukledigheten som lett till diskussionen: 1. Hur bedömer arbetstagaren sin egen hälsa och kan arbetstagaren enligt sin egen åsikt återvända till sina nuvarande arbetsuppgifter? 2. Var sjukdomen som orsakade arbetsoförmågan kopplad på något sätt till arbetet eller arbetsförhållanden? Nej Ja, på vilket sätt? 3. Vilka förändringar bör vidtas i arbetet eller i arbetsförhållanden så att sjukdomen eller arbetsoförmågan inte återkommer? Inga åtgärder behövs Förslag på åtgärder som förbättrar arbetets smidighet, säkerhet och kvalitet? 4. Har det skett förändringar i arbetet under frånvaron som kräver introduktion, guidning eller utbildning? Överenskomna åtgärder och uppföljning av dessa: Den ursprungliga blanketten blir hos chefen. En kopia ges till arbetstagaren och med arbetstagarens tillåtelse vid behov ges även en kopia till företagshälsovården, personalservice, förtroendemän eller arbetarskyddsrepresentant.

12