Utdrag ur protokoll Högskolestyrelsen 2014-02-17 Möte nr 1:2014 MDH 1.1-92/14 12 Lokalförsörjningsplan 2014-2017 Beslut Högskolestyrelsen beslutar - att fastställa lokalförsörjningsplan 2014-2017 enligt bilaga 1 i ärendet. Ärendets behandling - Fastighetschefen som skulle föredra ärendet enligt kallelsen har förhinder och ärendet föredras istället av biträdande fastighetschef för campussektionen Fredrik Enqvist. Underlag i ärendet - Förslag till beslut, bifogat kallelsen - Bilaga 12.1 i kallelsen, Lokalförsörjningsplan 2014-2017 för Mälardalens högskola (Dnr. MDH 1.1-92/14).
Sida 1 av 10 2014-01-31 MDH 1.1-92/14 Lokalförsörjningsplan 2014-2017 för Mälardalens högskola Besöksadress: Drottninggatan 12 Besöksadress: Högskoleplan 1 Webb: www.mdh.se Postadress: Box 325, 631 05 Eskilstuna Postadress: Box 883, 721 23 Västerås E-post: registrator@mdh.se Tel: 016-15 36 00 Fax: 016-15 36 30 Tel: 021-10 13 00 Fax: 021-10 14 00 Org.nr: 2021002916
Sida 2 av 10 Inledning I lokalförsörjningsplanen fastställer högskolestyrelsen årligen högskolans övergripande strategi för lokalplaneringen. Planen är avsedd att vara en utgångspunkt för lokalplaneringen i ett längre perspektiv och är ett grundläggande dokument för campussektionens arbete. Lokalförsörjningsplanen revideras en gång per år och utgör underlag för högskolans årliga budgetunderlag. Planen beskriver lokalinnehav och hyreskostnader samt beslutade och planerade förändringar de kommande tre åren eller längre. Planen redovisar lokaler som hyrs av Mälardalens högskola. Förändringar med effekt på lokalplaneringen Lokalplaneringen bygger på högskolans verksamhetsplanering med avseende på grundutbildning och forskning. Forskningsverksamheten utgör ungefär en fjärdedel av högskolans totala verksamhet och omfattningen förväntas vara oförändrad eller svagt ökande framöver. Med hänvisning till bland annat minskade årskullar som lämnar gymnasieskolan, färre utländska studenter till följd av avgiftsbeläggning samt uteblivna examensrätter inom lärarutbildningen, minskas högskolans takbelopp fram till och med 2017. Takbeloppet anger hur mycket anslag som kan erhållas och minskningen som aviserats i budgetpropositionen innebär sänkta årliga anslag för grundutbildningen med nästan cirka nio procent 2017, jämfört med utfallet 2012. Högskolan förbereder sig för förändringen genom att planera för ett minskat utbildningsutbud och redan nu se över sina kostnader. För lokalplaneringen har konsekvensen blivit att högskolan förtätat och sagt upp lokaler, aktivt arbetat med att hyra ut vakanta lokaler samt arbetar med att sänka driftskostnaderna. Detta arbete har pågått sedan 2010 och högskolan har nu en väl anpassad lokalportfölj för verksamheten de närmsta åren. Högskolan genomförde 2010 även en förändring av internhyressystemet för att öka kostnadsmedvetenheten vid användandet av lokaler. Förändringen innebär att huvuddelen av lokalkostnaderna fördelas ut på hyresgästerna och endast en mindre del finansieras centralt. Därtill har högskolan generellt ökat avskrivningstakten. Resultatet av åtgärderna blev att högskolan kunde genomföra hyressänkningar med cirka tio procent under 2013.
Sida 3 av 10 Lokalinnehav vid ingången av 2014 Lokalinnehavet fördelas mellan i huvudsak Eskilstuna och Västerås. Högskolan finns även etablerad i mindre omfattning på ytterligare tre orter, varav inhyrda lokaler finns på två, Nacka och Nyköping. I Södertälje finns högskolan som verksamhetsutövare men hyr inte egna lokaler. Högskolans totala lokalinnehav vid ingången av 2014 är ca 62 700 kvm. Högskolan har under de senaste åren arbetat med att effektivisera och förtäta lokalerna då verksamheten minskar till följd av ett sjunkande takbelopp. Sedan 2009 har högskolan minskat lokalytan med ca 8 000 kvadratmeter vilket motsvara cirka elva procent av den totala lokalytan. Minskningen består dels av förtätning och dels av att utbildningsprogram avvecklats. Under 2014 lämnar högskolan samtliga ytor i fastigheten Vapensmeden 19 i Eskilstuna och flyttar verksamheten till högskolans huvudbyggnad, Väpnaren. Det innebär en minskning om cirka 700 kvadratmeter och cirka en miljon kronor i hyres- och driftskostnader. Under 2015 förfaller två hyreskontrakt vilka båda har uppsägningstid under 2014: Cirka 5 800 kvadratmeter i fastigheten Vapensmeden 15 i Eskilstuna Cirka 350 kvadratmeter i fastigheten Sicklaön i Nacka Högskolan utreder möjlighet till ytterligare förtätning i Eskilstuna. En inledande förstudie visar på att det finns möjlighet att inrymma ytterligare verksamhet i huvudbyggnaden Väpnaren. En sådan förtätning skulle leda till att högskolan lämnar ytterligare 2 000 kvadratmeter i Vapensmeden 15 vid halvårsskiftet 2015. Nettoeffekten på kostnaderna, det vill säga, besparing i hyres- och driftskostnader minus kostnader för lokalanpassningar, uppskattas till cirka 3,6 mnkr på den återstående avtalsperioden på tre år. Den totala hyreskostnaden enligt hyresavtal 2013 var 85,9 MSEK, vilket är i samma nivå som 2012. I andel av totala kostnader sjönk lokalkostnaderna något och landade på 11,8 procent. Högskolan har som riktlinje att lokalkostnadernas andel av de totala kostnaderna inte ska överstiga 13 procent.
Sida 4 av 10 Diagram över högskolans lokalkostnader i förhållande till högskolans totala kostnader för åren 2005-2013 samt prognos för 2014-2017 Lokalrelaterade driftskostnader De största lokalrelaterade utgiftsposterna, förutom hyreskostnaden, är lokalvård, elkostnader, vaktmästeri samt bevakning. Högskolan arbetar kontinuerligt med uppföljningar och åtgärder för att sänka driftskostnaderna. Under perioden 2010 och 2011 skrevs nya avtal för el, lokalvård och bevakning och i samband med detta sjönk högskolans driftskostnader. Avtal för el har en löptid för hela 2014 med en avtalad låg, men dock ökad förbrukningskostnad för elhandel, ca 1,5 procent högre mot 2013. Avtalad volym har för 2014 justerats ner från 4300 MWh till 3950 MWh för att bättre motsvara verklig förbrukning samt att därmed minimera de extra kostnader det medför. Ny upphandling för elhandel för kommande år 2015 och framåt är påbörjad. För lokalvård har befintliga avtal med leverantören förlängs under 2013 med ett år till att gälla tom. 2014-09-30. Ytterligare en förlängningsperiod om ett år finns att avropa inom det avtalet. Kostnadsökning inom lokalvård följer index för området. För bevakning har befintliga avtal med respektive leverantör förlängts under 2013 till att gälla tom 2015-01-25. Ny upphandling ska påbörjas under 2014.
Sida 5 av 10 Diagram över högskolans driftskostnader för åren 2007-2013 samt prognos för 2014 Vakansgrad i högskolans lokaler 2013 Tillgången på föreläsningssalar, mindre lärosalar och datorsalar har legat på en fortsatt hög nivå under året. Vakansgraden i utbildningssalarna låg i genomsnitt på 67 procent under 2013 och har därmed ökat med 3 procent sedan 2012. De utbildningssalar som har högst vakansgrad är datorsalar där vakansgraden är cirka 77 procent. Vakansgraden i utbildningssalar mäts som outnyttjade timmar mellan klockan 8-17, måndag till fredag under terminstider. Vakansgraden i kontorslokaler är låg cirka 1,5 procent, vilket dock är när något högre än föregående år då motsvarande siffra var 0,5 procent. Ökningen beror på att akademin för Ekonomi Samhälle och Teknik, EST, lämnade ett våningsplan i huvudbyggnaden, Väpnaren i Eskilstuna. Vakansgraden i kontorslokaler mäts som antalet outhyrda kvadratmeter i förhållande till det totala uthyrbara arean av kontorslokaler.
Sida 6 av 10 Avtalsportfölj Under 2008 och 2009 omförhandlades samtliga lokalkontrakt i Västerås och Eskilstuna. Högskolan har i dagsläget en avtalsportfölj som ger högskolan den flexibilitet som behövs för de förändringar som kan uppstå i verksamheten. Inget av högskolans hyreskontrakt sträcker sig längre än till 2018. Diagram över hur högskolans hyreskontrakt förfaller under avtalsperioden 2013-2018 uttryckt i mnkr. Genomförda åtgärder 2013 samt planerade åtgärder 2014-2017 Genomförda aktiviteter 2013 Västerås Ombyggnad och renovering av högskolans största föreläsningssal, Omega. Delaktighet i HÖÖRS ombyggnad av Café Origo utanför föreläsningssalen Omega. Byggnation av studenttorg samt avetablering av expeditionerna på akademierna. Byggnation av nytt pausrum för akademin EST i Västerås Löpande underhåll av lokalernas ytskikt, främst med måleriarbeten samt utbyte av inredning i föreläsningssalar. Fortsatt uppgradering av AV-utrustning i föreläsningssalar. Underhåll av larm- och passageanläggning med utbyte av sk strömförsörjning samt påbörjat utbyte av ytterligare gammal utrustning.
Sida 7 av 10 Eskilstuna Byggande av studenttorg samt avetablering av expeditionerna på akademierna. Fortsatt uppgradering av AV-utrustning i föreläsningssalar. Underhåll av larm- och passageanläggning med utbyte av sk strömförsörjning samt påbörjat utbyte av ytterligare gammal utrustning. Frånträde ur fastigheten Vapensmeden 19, Campussektionen flyttade därmed in i Väpnaren, plan 3. Planerade åtgärder 2014-2017 Västerås Fortsatt upprustning av AV-teknik i föreläsningssal Alfa. Löpande underhåll av lokalernas inredning och ytskikt. Utvecklingsarbete med allmänna stråk och studiemiljöer med inredning, belysning och växter. Byggnation av studentpentryn med fler platser. Anpassningar av lokaler för sektioner och akademier som tar emot verksamhet från EER. Eskilstuna Avetablering av lokaler i Vapensmeden 15 och anpassningar för verksamheten i Väpnaren. Utvecklingsarbete med allmänna stråk och studiemiljöer med i huvudsak ny inredning. Löpande underhåll av inre ytskikt. Uppförande av bättre studentpentryn med fler platser. Projekt Ny Högskolebyggnad i Eskilstuna Högskolan har behov av att omlokalisera verksamheten i Eskilstuna till nya moderna lokaler för att på ett bättre sätt kunna anpassa lokalerna efter verksamhetens utveckling. Högskolan har sedan år 2010 arbetat tillsammans med kommunen för att möjliggöra omlokaliseringen. 2011 tecknades en principöverenskommelse mellan Eskilstuna kommun och högskolan, vilken 2012 kompletterats med ett tillägg, som reglerar parternas åttaganden i projektet samt säkrar tillgång till fastigheterna Verkmästaren 6 och 7, där det nya campuset ska byggas. Under 2013 har detaljplanerarbetet startat med tillhörande utredningar och samråd. Därtill har högskolan med hjälp av White arkitekter tagit fram volymstudier och även genomfört en antroposofisk undersökning bland studenter, personal och allmänhet om hur man ser på Eskilstuna som studieort och hur man vill att det nya campuset ska se ut. Underlaget finns med i den arkitekttävling som högskolan startat upp under hösten 2013, tillsammans med Sveriges Arkitekter.
Sida 8 av 10 Under 2014 kommer arkitekttävlingen att fortsätta. De sex utvalda arkitektkontoren kommer under våren att rita förslag på hur det nya campuset ska se ut. Vinnare kommer att utses i juni. Det vinnande kontoret kommer att rita och färdigställa systemhandlingar under hösten. Systemhandlingarna kommer bland annat att ligga till grund för upphandlingen av hyresvärd. Parallellt med arkitekttävlingen kommer upphandling att ske av projektledning och tekniska konsulter. Därtill kommer framtagning av underlag för upphandling av hyresvärd och entreprenad att tas fram för att förankras i beslutande organ under hösten 2014 och annonseras i januari 2015. När den nya hyresvärden är utsedd så tar denna över detaljprojekteringen av entreprenaden. Byggnationen beräknas starta under sommaren 2016 för att stå klar under våren 2018. Miljö Energiförbrukning tillhör de områden där högskolan har störst klimatpåverkan. Högskolan arbetar med att sänka energiförbrukningen bland annat genom: - beteendeförändringar hos personalen, energimedvetenhet - att påbörja utbyte av traditionell styrning av rumsbelysning till närvarostyrd - fortsatt arbete med att byta ut befintlig belysning till mer energisnåla alternativ. Koldioxidstyrd ventilation är en åtgärd som högskolan har infört och successivt övergår till i samband med ombyggnader. Detta bidrar till en bättre rumsmiljö och spar även energi, då aggregaten arbetar med olika frekvenser beroende på belastning. Vid samtliga lokalförändringar beaktas miljöaspekten vid val av material och lösningar. Högskolan använder endast sådana byggnadsmaterial som är godkända enligt BASTA, som är byggindustrins databas för godkända byggmaterial ur miljösynpunkt. Åtgärder som förbättrar högskolans miljöarbete ska prioriteras vid ombyggnader om det är ekonomiskt försvarbart.
Sida 9 av 10 Diagram över högskolans energianvändning för åren 2007-2013
Sida 10 av 10 Tabell 5, Lokalförsörjning Redovisning av lokaler (mnkr) Area, kvm LOA, utifrån lokalförsörjningsplanen 2013 2014 Prognos 2015 Ber. 2016 Ber. 2017 Ber. -föregående års utgång 62 712,0 62 712,0 62 024,0 62 024,0 62 024,0 -ökning under året 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 -minskning under året 0,0-688,0 0,0 0,0 0,0 -vid årets utgång (A) 62 712,0 62 024,0 62 024,0 62 024,0 62 024,0 Förbättringsutgift på annans fastighet 25,7 23,4 21,0 18,5 16,8 -nyinvesteringar 15,0 7,0 6,0 5,0 5,0 -avskrivningar -7,7-9,3-8,4-7,4-6,7 Total årshyra enligt hyresavtal, utifrån lokalförsörjningsplan (B) 1 85,9 85,5 85,1 85,1 85,1 Genomsnittlig hyra (kr/kvm LOA) 1 370 1 378 1 372 1 372 1 372 Lokalkostnader (C) 97,0 96,5 96,1 96,1 96,1 Genomsnittlig lokalkostnad (kr/kvm LOA) 2 1 547 1 557 1 549 1 549 1 549 Lokalkostnadens andel av verksamhetens totala kostnader 11,8% 11,5% 11,4% 11,5% 11,5% 1 Total årshyra är beräknad som hyreskostnad på helår för samtliga gällande hyresavtal vid respektive års utgång.