Projektplan 1 av 8 Projektplan Projektets namn Kommunernas producentskap till NPÖ Beställare/finansiär Nätverket för ehälsa Projektledare Annika Pettersson, LKDATA Dokumenthistorik sion Kommentar Handläggare 2017-03-10 Beslutad av Nätverket för ehälsa tilllika styrgruppen Annika Pettersson 1. Grundläggande information Syfte Syfte med kommunernas producentskap till NPÖ är att säkerställa att samtliga kommuner blir producenter till den nationella patientöversikten, NPÖ, på ett likvärdigt sätt. Det ger förutsättningar för att regionens patienter kan få en likvärdig vård och omsorg. Från Region Östergötlands håll förväntas projektet ge minskad administration och ökad upplevd nytta av informationen i NPÖ. Projektet genomförs på uppdrag av Nätverket för ehälsa för att koordinera arbetet med att samtliga tretton kommuner blir producenter till NPÖ. Bakgrund Sedan Hemsjukvårdsreformen genomfördes 2014, finns det problem med informationsöverföring mellan huvudmännen kring den enskilde. Nationella Patientöversikten (NPÖ) används av Region Östergötland och bedöms vara ett stöd för informationsöverföring, men för att nå optimal effekt behöver även kommunerna vara producenter av information till systemet. Under våren 2016 genomfördes en förstudie om förutsättningar för kommunernas producentskap till NPÖ innehållande krav från Inera samt kostnader mot respektive leverantör. Rekommendationen är att respektive kommun arbetar med en kvalitetssäkring och tar sitt ansvar för sin struktur och informationsmängd tillsammans med en gemensam projektledare för Östergötlands alla kommuner och Region Östergötland. Rekommendationen är också att detta arbete sker parallellt i samtliga kommuner för att få samordningsvinster i införandet samt i informationen till användarna och för att säkerställa en likriktighet i NPÖ.
2. Mål och avgränsningar Projektplan 2 av 8 Effektmål Effektmål med kommunernas producentskap till NPÖ är att bidra till: Med en likriktad information från kommunerna till NPÖ skapas förutsättningar för rätt information och likvärdig vård och omsorg för patienterna, detta mäts genom antal avvikelser på grund av bristfällig information Ökad upplevd nytta av informationen från kommunerna hos medarbetare inom Region Östergötland, mäts genom upplevd nytta samt antal slagningar i NPÖ. Användaren har bara ett gränssnitt för att komma åt data vilket minskar administrativ tid samt inloggningstid Effektmålen blir uppnådda i och med att Östergötlands kommuner är producenter av information till NPÖ och samtlig legitimerad personal i Region Östergötland har tillgång till NPÖ. Projektmål Projektets mål är att Östergötlands alla kommuner är anslutna som producenter och för över den information som är möjlig baserat på vårdsystemens stöd för överföring, tillgängliga tjänstekontrakt från Inera och användbarheten av den informationen hos Region Östergötland. rutiner/instruktioner hos vårdgivarna innehåller information när dokumentation av vårdinformation ska ske. ta fram information, exempelvis E-learningmaterial, med vilket vårdgivarna kan komplettera sitt befintliga informationsmaterial till medarbetare och patienter, om sammanhållen journalföring och nyttan med NPÖ. Avgränsningar Projektet omfattar inte kommunernas eget nyttjande som konsument av data i NPÖ. Projektet omfattar inte att säkra att kommunerna implementerar riktlinjerna från Nationellt fackspråk, även om nyttan med den producerade informationen är beroende av att data håller god kvalitet i vårdsystemen. Beroenden Omfattningen av data, som kommunerna kommer att kunna leverera till NPÖ, är beroende av vårdsystemsleverantörernas kapacitet att anpassa sig efter de tjänstekontrakt Inera tillhandahåller. Det kan finnas behov av tjänstekontrakt som ännu inte är produktionssatta. Dessa två faktorer påverkar projektets möjligheter att definiera en datamängd som motsvarar en optimal nytta hos Region Östergötland.
3. Andra styrande förutsättningar Projektplan 3 av 8 Förutsättningar För att kunna ansluta som producent till NPÖ krävs att varje kommun ingår avtal med Inera om anslutning till den sammanhållna journalen NPÖ. Var och en av kommunerna, som omfattas av projektet, ska tilldela en egen bemanning med nödvändig kompetens för att genomföra projektaktiviteterna inom den egna kommunen. Tid ska avsättas för att genomföra dessa inom den övergripande tidplanen, så att projektets slutdatum kan hållas. De pågående piloterna i Ödeshög och Mjölby kan bidra med ett underlag för att definiera omfattningen av de informationsmängder, som kan skickas från kommunerna och Region Östergötland. Inom ehälsa-nätverket pågår ett arbete med Nationellt fackspråk, Östgötaträdet, där alla kommunerna är delaktiga. Resultatet av det arbetet är en viktig förutsättning för att uppnå en bra kvalité på den data som produceras till NPÖ. 4. Leverans och införande Projektet startar med en kickoff, där kommunernas utsedda delprojektledare får ta del av projektets förutsättningar och förväntningar. Delprojekten får därefter undersöka de tekniska och verksamhetsmässiga förutsättningarna, som gäller i respektive kommun. Delprojekten upprättar en tidplan och aktivitetslista, som följer det övergripande projektets tidplan och föreslagna aktiviteter. Efter teknisk uppkoppling och mappning av datamängder i det egna systemet mot Ineras tjänstekontrakt, kommer kommunerna successivt att göra en anslutningsanmälan till Inera. Inom 4-12 veckor från anmälan tar Inera emot producerad data. När den sista kommunen har börjat producera data, skriver projektledaren en slutrapport, varpå styrgruppen kan godkänna leveransen. 5. Nulägesanalys och intressenter Nulägesanalys Ingen kommun är ännu i drift med att producera till NPÖ med CGIs Treserva. Örebro kommun har kommit längst i det arbetet, och väntar på produktionssättning av ett tjänstekontrakt från Ineras sida. CGI bedöms ha god möjlighet att anpassa sig till önskade datamängder. Flertalet av kommunerna producerar till NPÖ med Tietos ProCapita. Enligt Tietos egen uppgift, har de en förenklad och kundtillvänd anslutningsprocedur. Ingen erfarenhet finns dock från en producent som har driftsatt enligt denna förenklade hantering. Tieto har begränsade möjligheter att anpassa efter önskade överföringsmängder.
Projektplan 4 av 8 Inga kommuner producerar med ILABs Viva, men de visar intresse för att vara följsamma mot önskad överföringsmängd. Alla vårdsystemsleverantörerna hanterar anslutningsanmälan till Inera, vilket innebär att Inera inte tar någon kostnad för anslutningen. Intressentanalys Se Bilaga3, Intressentanalys. En kartläggning och analys av intressenter görs inom respektive delprojekt som underlag till kommunikations-/informationsplan i kommunerna.
6. Tidsplan och aktiviteter Milstolpeplan Projektplan 5 av 8 Nr Beslutspunkt/Milstolpe BP3 Projekt planerat 2017-03-09 MS1 Datamängder definierade 2017-04-30 MS2 Tekniska förutsättningar etablerade 2017-04-30 MS4 HSA-katalog konfigurerad 2017-04-30 MS5 Information till patienter/anställda 2017-07-31 framtagen MS6 Mappning av data mot NPÖ 2017-08-30 klar MS7 Anslutningsanmälan klar 2017-09-30 MS8 Tester avslutade 2017-10-31 MS9 Support- och spärrfunktion 2017-10-31 etablerad MS10 Information genomförd 2017-11-15 MS11 Driftstartsbeslut taget 2017-11-15 BP5 Projekt genomfört 2017-12-08 BP6 Projekt avslutat 2017-12-20 BP4 är avsedd för ändringshantering, och planeras in vid behov. Aktivitetsplan Aktiviteter och deras varaktighet beskrivs i Bilaga 1, Aktivitetsplan. Tidplan
Projektplan 6 av 8 7. Organisation och bemanning Roller, ansvar och befogenheter Beställare: Definiera effektmål, projektmål och ramar Tillsätta projektledare Ansvarar för att effektmålen följs upp Godkänner projektets leveranser Styrgrupp: Fastställa uppdragsbeskrivning (projektdirektiv) och projektplan Säkerställer att projektet ligger i linje med verksamhetens övergripande mål Godkänner beslutspunkter Säkerställer att projektet följer projektplanen Fattar beslut som rör projektets slutresultat, projektresurser samt tids- och kostnadsramar Hantera resursproblem Projektledare: Planera och följa upp projektet Leda projektet mot målet inom tilldelade ramar hantera avvikelser Stötta projektgruppen Ansvarar för att projektmålet uppfylls Identifierar, utvärderar och hanterar projektets risker Hanterar ändringsbehov projektet Informera beställare och styrgrupp Projektgrupp (kommunens delprojektledare i det övergripande projektet): Ansvarar för att genomföra överenskomna åtaganden i projektet. Rapporterar resultat, avvikelser och risker till projektledaren Ser till att delegerade aktiviteter utförs Planerar, förankrar och organiserar aktiviteter i den egna kommunen i enlighet med det övergripande projektets tidplan Deltar på projektmöten Ta del av projektinformation Upprättar en plan för kommunikation/information inom det egna projektet och till intressenter i kommunen.
Referensgrupper Projektplan 7 av 8 Rådgivande Informationsbärare Bollplank Bemanningsplan Beställare: ehälsosamordnare Anne Gustavsson, Nätverket för ehälsa Styrgrupp: Nätverket för ehälsa Projektledare: Annika Pettersson, LKDATA Projektgrupp: Boxholm: Kajsa Wågman Finspång: Mårten Davidsson Kinda: Daniel Nilsson Linköping: Peter Jansson Mjölby: Lis-Anna Engstrand Motala: Thomas Gardell Norrköping: Peter Hermansson Söderköping: Elisabeth Andersson Vadstena: Pia Åkerberg Valdemarsvik: Karolina Loftén Ydre: Emelie Ottosson Åtvidaberg: Jan-Åke Karlsson Ödeshög: Lars-Gunnar Almén Referensgrupper: Piloterna i Ödeshög, Mjölby och Norrköping MALG 8. Budget Aktivitet Kostnad Tidsperiod Projektledning 700 000 2017-02 2017-12 Möte med ref.grupper etc 150 000 2017-02 2017-12 Leverantörskontakter 75 000 2017-03 2017-08 Kommunstöd 225 000 2017-04 2017-10
9. Kommunikation och kvalitetssäkring Projektplan 8 av 8 Rapporter och dokumentation Beställar-/styrgruppsmöten planeras in varje månad samt synkroniseras med beslutspunkterna. Projektmöten i det övergripande projektet hålls varannan vecka, en timme via Skype. Lägesrapport till beställare varannan vecka. Varje delprojektledare upprättar en plan för kommunikation inom det egna projektet och till intressenter i kommunen. Kvalitetsplan/kvalitetssäkring Användning av Linköping kommuns projektstyrningsmodell med dess mallar och checklistor. Kontinuerlig avrapportering till styrgrupp. Ändringshantering Om behov av förändringar gentemot någon av de tre parametrarna omfattning, tid eller kostnad behöver göras, ska projektledaren ta fram ett underlag för förändringen och styrgruppen ska fatta beslut om ändringsorder. Mindre ändringar inom ramen för projektet hanteras av projektledaren. 10. Riskanalys och riskhanteringsplan Risker och åtgärder beskrivs i Bilaga 2, Riskanalys. 11. Övrigt Projektledaren ska ta över rollen som sammankallande för arbetsgruppen Nationellt fackspråk under projekttiden, eftersom den gruppens resultat är en viktig förutsättning för ett lyckat projektresultat. Projektledaren övertar tillfälligt rollen som representant i NPÖ Forum, för att få aktuell information som kan vara relevant för projektet.