Arbetsmiljöarbetet Landstinget Halland Februari 2011 Bo Thörn Certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning SAMMANFATTANDE BEDÖMNING 1 BAKGRUND 3 UPPDRAG 3 GENOMFÖRANDE 3 LANDSTINGETS POLICY 4 LÄNSSJUKHUSET I HALMSTAD 5 STYRNING AV ARBETSMILJÖARBETET 5 ORGANISATION AV ARBETSMILJÖARBETET OCH INTEGRATION I VERKSAMHETEN 6 DET SYSTEMATISKA ARBETSMILJÖARBETET 7 UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING 8 SJUKHUSET I VARBERG 9 STYRNING AV ARBETSMILJÖARBETET 9 ORGANISATION AV ARBETSMILJÖARBETET OCH INTEGRATION I VERKSAMHETEN 10 DET SYSTEMATISKA ARBETSMILJÖARBETET 11 UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING 12 LANDSTINGSHÄLSAN 12 BEDÖMNING 13
Sammanfattande bedömning Komrev inom PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Halland granskat arbetsmiljöarbetet. Revisionsfrågan för granskningen: Är landstingets system och rutiner för arbetsmiljöarbetet ändamålsenligt? De kontrollområden som ingår i granskningen handlar om styrning, organisation, systematiskt arbetsmiljöarbete, uppföljning och Landstingshälsans medverkan. Vårt svar på revisionsfrågan är att landstinget har ändamålsenligt system och ändamålsenliga rutiner för arbetsmiljöarbetet. Vi lämnar också följande kommentarer till kontrollfrågorna. Styrning av arbetsmiljöarbetet Landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen har fastställt policy och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Ledningarna för sjukhusen har tagit fram en arbetsmiljöplan för respektive sjukhus. Den starkaste styrningen på avdelningsnivå utgår från landstingsstyrelsens arbetsgivarpolitiska riktlinjer och den delegationsordning som ingår i riktlinjerna. Avdelningscheferna har kunskap om sitt ansvar för arbetsmiljöarbetet. Avdelningschefer har stöd i arbetsmiljöfrågor genom de mallar och rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet som finns på LINA, från personalkonsulter och kollegor. Från flera av intervjuerna framhåller man svårigheten att åtgärda arbetsmiljöproblem när avdelningar behöver hjälp med teknisk service och frågor som har med fastigheten att göra. Enligt vår bedömning bör rutinerna ses över och prioriteringar av åtgärder tas fram. Akuten i Halmstad efterfrågar mer samarbete och stöd i utveckling av arbetsmiljöarbetet, bland annat för arbetet med hot och våld och för att utveckla åtgärder som kan förbättra arbetsmiljöarbetet inom verksamheten. Organisation av arbetsmiljöarbetet Arbetsplatsträffarna utgör en kärna i det dagliga arbetsmiljöarbetet, vilket har stor betydelse för att arbetsmiljöarbetet ska kunna integreras i verksamheten. Granskningen visar att arbetsmiljöfrågor diskuteras på arbetsplatsträffar samt att det systematiska arbetsmiljöarbetet redovisas och rapporter om avvikelser lämnas på arbetsplatsträffarna. Frågor om arbetsmiljön och resultaten från arbetsmiljöarbetet behandlas också på samverkansgrupperna inom verksamhetsområdena. Avdelningschefernas engagemang i arbetsmiljöfrågor har en central roll för omfattningen av arbetsmiljöarbetet på avdelningsnivå. Skyddsombuden på avdelningarna har en aktiv roll i arbetsmiljöarbetet och samverkar med avdelningscheferna, bland annat i de riskbedömningar som görs regelbundet. Dessutom finns andra funktioner som miljöombud som har betydelse för det förebyggande arbetsmiljöarbetet på avdelningarna. De interna utbildningar som landstinget anordnar ger möjligheter för avdelningschefer och skyddsombud att skaffa sig tillräckliga kunskaper för uppgiften. 1
Vi bedömer att den nuvarande formen för arbetsplatsträffar vid akuten på Länssjukhuset i Halmstad inte är tillräcklig för att chefer och medarbetare tillsammans ska kunna identifiera och förebygga risker i arbetsmiljön. Som följd av brister i dialogen intar skyddsombuden en mer aktiv roll som förmedlande länk. Formerna för arbetsplatsträffarna bör ses över för att förbättra deltagandet och dialogen utvecklas. Det systematiska arbetsmiljöarbetet På avdelningarna genomförs regelbundet bedömning av risker i arbetsmiljön och vid planerade förändringar. Riskerna identifieras, man gör bedömningar om allvaret i de brister och åtgärder anges. I de fall åtgärder anges vem som har ansvar och tidplan för när åtgärden ska vara genomförd. Resultaten dokumenteras och redovisas på arbetsplatsträffar och till samverkansgrupper. Avvikelser som gäller tillbud och skada rapporteras relativt flitigt. Dessa redovisas och diskuteras på arbetsplatsträffar och på samverkansgrupperna för verksamhetsområdena. På akuten vid Länssjukhuset i Halmstad genomfördes 2010 ingen årlig riskbedömning. Uppföljning och rapportering Årliga uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs. Den mest centrala är uppföljningen av förra årets riskbedömning, som görs i samband med att den regelbundna årliga riskbedömningen sker. Dessa dokumenteras och redovisas på arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper. I verksamhetsberättelserna från avdelningar anges arbetsmiljöarbetet och avvikelser. Landstingshälsan Företagshälsovården ska vara ett stöd och komplement till den sakkunskap som finns i verksamheten och ska anlitas när de egna sakkunskaperna inte räcker till. Det nya uppdrag som Landstingshälsan har fått är känt hos de vi intervjuat. Det är dock för tidigt att säga om avdelningarna kommer att anlita Landstingshälsan i det förebyggande arbetsmiljöarbetet i mer eller mindre utsträckning som följd av förändringen. 2
Bakgrund Uppdrag Komrev inom PwC har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland granskat arbetsmiljöarbetet. I Arbetsmiljölagen finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare samt regler om skyddsombudens verksamhet. Landstingsfullmäktige har antagit en arbetsmiljöpolicy och landstingsstyrelsen har fastställt Arbetsgivarpolitiska riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Det förebyggande och hälsofrämjande arbetet har stor betydelse för arbetsmiljön på arbetsplatserna och påverkar också sjukfrånvaron. Revisionsfrågan för denna granskning: Är landstingets system och rutiner för arbetsmiljöarbetet ändamålsenligt? Följande kontrollområden ingår i granskningen: Styrning av arbetsmiljöarbetet (policy, riktlinjer, delegation och stöd) Organisation av arbetsmiljöarbetet och integration i verksamheten (arbetsplatsträffar, samverkansgrupp, skyddsombud, utbildning) Det systematiska arbetsmiljöarbetet (riskbedömningar, handlinsplaner, rapportering av tillbud och skada) Uppföljning och rapportering Landstingshälsans medverkan i planering och genomförande Genomförande Granskningen omfattar Länssjukhuset i Halmstad och Sjukhuset i Varberg. Tre kliniker per sjukhus har valts ut. För vart och ett av sjukhusen ingår akuten samt en avdelning inom medicin respektive kirurgi. Intervjuer har genomförts med personalchef, avdelningschefer, huvudskyddsombud för respektive avdelning samt representant för Landstingshälsan. Kompletterande frågor har ställts till personalspecialister på sjukhusens personalavdelningar. Genomgång av styrande dokument inom området har gjorts. 3
Landstingets policy Landstingsfullmäktige fastställde i november 2008 en Arbetsmiljöpolicy för Landstinget Halland. I denna anges inriktning av arbetsmiljöarbetet, styrning och ansvar, genomförande, omfattning och uppföljning. Enligt policyn ses arbetsmiljön som en strategisk fråga och en angelägenhet och ett ansvar för alla. Det framgår bland annat att landstinget ska främja goda arbetsmiljöer samt stimulera till ett engagerat arbetsmiljöarbete där medarbetarna tar aktiv del. Vidare framgår att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska vara en naturlig och integrerad del i den dagliga verksamheten. Arbetsmiljöarbetet ska vara proaktivt och kännetecknas av hälsofrämjande och förebyggande insatser. När det gäller styrning och ansvar framgår att målsättning och planering för att förbättra arbetsmiljön ska ingå som en naturlig del av verksamhetsplaneringen och att Landstingsstyrelsen och Driftsstyrelserna har ansvar för att detta sker. Vidare framgår att Landstingsstyrelsen ska komplettera policyn med riktlinjer. Förvaltningschefer och linjechefer svarar för att arbetsmiljöarbetet genomförs enligt plan, att det är systematiskt och att arbetet är organiserat på ett lämpligt sätt. Chefer och skyddsombud ska ges adekvat utbildning och medarbetare ha kunskap inom arbetsmiljöområdet. Landstingsstyrelsen fastställde i december 2008 Arbetsgivarpolitiska riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. I dessa anges ansvar, delegationsordning/uppgiftsfördelning, individens ansvar, uppföljning, hälsofrämjande arbetsmiljöarbete, förebyggande arbetsmiljöarbete, rehabilitering, systematiskt arbetsmiljöarbete, hot och våld, företagshälsovårdens roll samt HR-funktionens roll. Som bilaga till riktlinjerna finns en delegationsordning med fördelning av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet för verksamhetschefer respektive avdelningschefer. I riktlinjerna framgår att förvaltningschefen ansvarar för det strategiska arbetet med arbetsmiljön samt för förvaltningens arbetsmiljöorganisation. Linjechefer ansvarar för att systematiskt planera och genomföra det förebyggande och hälsofrämjande arbetsmiljöarbetet samt rehabilitering. Av riktlinjerna framgår att arbetsmiljöorganisationen är kopplad till samverkansorganisationen enligt bestämmelserna i det lokala samverkansavtalet. Enligt samverkansavtalet, från mars 2009, är arbetsplatsträffar ett lämpligt forum för chefer och medarbetare att tillsammans identifiera och förebygga risker samt föra dialog om utvecklingsbehov. Samverkansgrupperna ska vara skyddskommittéer enligt arbetsmiljölagen, viket innebär att de ska planera, kontrollera och följa upp hälso- och arbetsmiljöförhållande och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar. Av policyn framgår att företagshälsovården, Landstingshälsan, är en gemensam resurs. I riktlinjerna anges att företagshälsovården utgör ett stöd till central nivå och förvaltningar när det gäller att utveckla det systematiska arbetsmiljö- och hälsoarbetet samt en utbildningsresurs. Förvaltningschefen för sjukhusen har i år gett ett verksamhetsuppdrag till personalavdelningen att förbereda för en certifiering av arbetsmiljöarbetet. Avsikten är att uppdraget ska vara klart under 2012. 4
Länssjukhuset i Halmstad Styrning av arbetsmiljöarbetet Policy och riktlinjer Arbetsmiljöplanen för Länssjukhuset i Halmstad 2010 behandlar arbetsmiljöarbetet under rubrikerna ansvar och beslutsgång, arbete under året, rehabiliterande arbetsmiljöarbete, hälsofrämjande samt uppföljning. Under rubriken ansvar och beslutsgång framgår driftsstyrelsens och sjukhuschefens ansvar samt att en skriftlig delegation ska ske enligt de regler som är fastställda i delegationsordningen för förvaltningen. Under rubriken arbete under året framgår bland annat att en interkontroll av arbetsmiljöarbetet ska göras en gång per år, att arbetsskada eller tillbud ska rapporteras enligt fastställda rutiner och att utveckla arbetsplatsträffar där arbetsmiljön ska vara en del av agendan. På landstingets interna utbildningar i arbetsmiljöfrågor sker genomgång av landstingets policy och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Enligt intervjuerna används inte landstingets policy och riktlinjer uttryckligen på avdelningsnivå, till exempel i genomgångar på arbetsplatsträffar. Vissa punkter finns naturligt med på arbetsplatsträffar och i medarbetarsamtal. Underlaget för att klargöra ansvaret för avdelningscheferna utgörs främst av delegationen. Delegation Länssjukhuset har genom sjukhuschefen beslutat om en Ansvarsfördelning och delegation inom arbetsmiljöområdet. Ansvarsfördelningen är preciserad för de tre nivåerna sjukhuschef, verksamhetschefer samt avdelningschefer eller motsvarande. Samtliga avdelningschefer som ingår i granskningen har aktuella och underskrivna delegationsordningar. Enligt intervjuerna uppfattar avdelningscheferna att ansvaret för arbetsmiljön innebär ett stort ansvar. Ibland kan det vara ett tungt arbete att driva frågor om arbetsmiljön, men det uppfattas som viktigt och nödvändigt. Stöd Stödet till avdelningschefer när det gäller arbetsmiljöarbetet består bland annat av policy, riktlinjer och mallar som finns att tillgå på LINA. Dessa är: Delegation, blankett för uppgiftsfördelning Tillbud och arbetsskada Checklista arbetsmiljö/riskanalys Checklista utvecklingssamtal Checklista rehabilitering Blankett för inköp av arbetsglasögon. 5
Stödet består också av hjälp från kollegor i ledningsgruppen och personalspecialist från personalavdelningen. Personalspecialisterna anlitas bland annat när fördjupningar av riskanalyser behöver göras och i rehabiliteringsärenden. Enligt intervjuerna är ansvarsfördelningen mellan akuten och personalavdelningen när det gäller hot och våld inte helt entydig och vill gärna se en närmare samverkan med personalavdelningen om detta. Den medarbetarenkäten som gjordes 2008 visade inte på något bra resultat när det gäller arbetsmiljön. Avdelningscheferna på akuten är nya sedan ett par år tillbaka. De ser det som önskvärt med mer stöd i hur man ska gå vidare för att förbättra arbetsmiljön. Landstingets organisation kan i vissa avseende vara svår att förstå vilket kan gör arbetet med den fysiska arbetsmiljön svårare, till exempel hur avdelningen ska kunna få hjälp i fastighetsfrågor, till exempel att byta ut lås. Det är ofta ett tidsödande arbete och frustrerande att inte få brister åtgärdade. Organisation av arbetsmiljöarbetet och integration i verksamheten Arbetsplatsträffar och samverkan Arbetsplatsträffar hålls regelbundet även om intervallen och förutsättningarna skiljer sig åt. Arbetsmiljön har en fast punkt på dagordningen. Resultat från riskanalyser och avvikelser rapporteras på arbetsplatsträffarna. Det är vanligt att frågor om omorganisation, vårdplatsförändringar och bemanning diskuteras på träffarna. Den avdelning från kirurgen som ingår i granskningen genomför arbetsplatsträffar vid sex tillfällen per år. Vid dessa tillfällen deltar hälften av personalen varvid träffen upprepas för andra hälften av personalen, närvaron är obligatorisk. Fördel uppges vara att alla är med och att samarbetet och diskussionerna om arbetsmiljöfrågor är bra. Avdelning på medicinkliniken genomför arbetsplatsträffar en gång per månad. De medarbetare som tjänstgör den dagen deltar. Övriga får information via protokoll från mötena. Akuten genomför arbetsplatsträffar varannan vecka. Deltagandet på träffarna är lågt eller omkring en tiondel av personalen vid varje tillfälle. Anledningen är att personalen har svårt att gå ifrån det ordinarie arbetet och att många som har turer på kvällar, nätter och helger inte deltar. De som inte deltar på arbetsplatsträffarna får information genom att protokoll skickas ut via mejl. Enligt intervjuerna är det svårt att hinna med arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsträffarna eftersom det är så mycket annan information som ska förmedlas. Personalen vänder sig ofta till sitt skyddsombud i frågor om arbetsmiljön. Avdelningscheferna önskar att engagemanget i arbetsmiljöfrågor var större från medarbetarnas sida. Samverkansmöten genomförs på verksamhetsområdesnivå en gång per månad. Verksamhetsområdeschef, avdelningschefer och representanter för personalorganisationerna ingår i samverkansgruppen. Arbetsmiljön utgör en stående punkt på dagordningen. Rapportering av riskanalyser och åtgärdsplaner sker till samverkansgruppen. Frågor väcks också från ledningen och från verksamheterna, till exempel ombyggnader, bemanning under sommaren och om stickskador. Närvaron och arbetsklimatet uppges vara god. 6
Skyddsombud Skyddsombud är fackliga företrädare som fyller sin uppgift utifrån arbetsmiljölagen. Skyddsombuden medverkar bland annat vid årliga riskanalyser och när åtgärdsplaner tas fram. Samverkan med avdelningscheferna uppges fungera väl. Skyddsombud kan alltid påpeka brister i arbetsmiljön även om de inte kan påverka allt. På akuten har skyddsombuden en viktig roll eftersom de är med i verksamheten och deltagandet på arbetsplatsträffarna är lågt. Enligt intervjuerna kommer personal och skyddsombud ofta i klinch med varandra i arbetsmiljöfrågor. Utöver skyddsombud finns miljöombud på avdelningarna med uppgifter som berör hanteringen av kemikalier, stickskador och avfall. Miljöombuden håller bland annat personalen uppdaterad om riktliner, till exempel på arbetsplatsträffar. På akuten har miljöombudets frågor inte tagits upp på APT eller i samverkanssystem. På avdelningarna finns också ryggombud och på akuten personal med ansvar för frågor om hot och våld. Utbildning De interna utbildningarna i landstinget om arbetsmiljön finns i introduktionen för nyanställda, i chefsutbildningar och särskilda utbildningar inom just arbetsmiljöområdet. Samtliga som intervjuats i denna granskning har gått utbildningar om arbetsmiljön. Avdelningschefer och företrädare för de fackiga organisationerna går de särskilda utbildningarna tillsamman. Skyddsombud och fackliga företrädare har också möjlighet att gå interna utbildningar inom respektive fackförbund. Enligt intervjuerna är landstingets centrala utbildningar viktiga och bra. Utbildningarna gör att arbetsmiljöarbetet lyfts fram. Man får stöd i frågorna och hjälp att tackla det ansvar som delegationen omfattar. Enligt intervjuerna prioriteras inte utbildningen av alla chefer, vilket märks i att en del inte kan arbetsmiljölagen och mer praktiskt genom att alla inte gör riskanalyser eller tar fram arbetsplaner. Det systematiska arbetsmiljöarbetet Riskbedömning Riskbedömningar görs under första kvartalet varje år. Avdelningarna utgår från checklistan för arbetsmiljön och gör riskanalysen enligt blanketten FMEA 1, i denna ska åtgärder anges. Avdelningscheferna genomför inventeringen enligt checklistan och riskbedömningen tillsammans med de fackliga organisationerna. Vid dessa tillfällen sker också en uppföljning och revidering av förra årets riskbedömning och synpunkter hämtas in från personalen. 1 FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) är ett arbetsmaterial där risker analyseras och klassas. Klassningen består av bedömningar av konsekvenser och sannolikhet samt styrning och kontroll. Vidare ska åtgärder, ansvar samt datum för ny riskbedömning anges. 7
Riskbedömningar kan också göras vid omorganisationer eller om en akut arbetsmiljöfråga uppstår. Som följd av riskbedömningen kan arbetsgrupper tillsättas för att utarbeta en handlingsplan. Avrapportering av riskbedömningar och handlingsplaner sker till personalen på arbetsplatsträffar och till samverkansgruppen. Även genomförda åtgärder rapporteras på arbetsplatsträffar. Enligt intervjuerna fungerar arbetet med riskbedömningar väl, det finns ett bra stöd i ramverket med blanketter och instruktioner samt engagerade avdelningschefer. Det finns vissa skillnader mellan avdelningar som beror på hur starkt arbetsmiljöfrågor prioriteras och hur starkt avdelningschefernas engagemang är. Engagemanget tar sig bland annat uttryck i viljan att tillsätta arbetsgrupper. På akuten vill avdelningscheferna se ett större engagemang från personalen i riskanalysen. Risker De arbetsmiljörisker som förekommer handlar om bemanning, omorganisationer och vårdplatser, stickskador, halkskador, arbetet i äldre patientsalar och toaletter med litet utrymme. Enligt intervjuerna är det lättare att åtgärda risker som avdelningen själv förfogar över i budgeten. Arbetsmiljörisker uppstår ofta i förändringar och när förändringar sker snabbt och utan att vara genomtänkta. Arbetsmiljön på akuten är speciell. Det är en tillåtande atmosfär men en relativt utsatt arbetsplats. Arbetsbördan är stundtals stor, arbetet kräver mycket samarbete och omsättning bland personalen är relativt hög. Avdelningschefer och skyddsombud står ibland långt ifrån varandra i uppfattningen om risker och risknivåer. Många gånger handlar åtgärder för att förbättra arbetsmiljön om ekonomi och personalbemanning. Enligt skyddsombuden händer det inte alltid något efter att riskanalys och åtgärdsplan har gjorts. Under 2010 gjordes heller ingen skyddsrond. Tillbud och skada Avvikelser rapporteras till avdelningschefer och personalavdelningen och redovisas på arbetsplatsträffar. Varje kvartal sammanställer personalavdelningen inträffade avvikelser som redovisas på arbetsplatsträffar, för samverkansgruppen och på avdelningschefsmöten. Enligt intervjuerna är personalen relativt bra på att rapportera avvikelser som gäller såväl patienter som personal. Inom ett av verksamhetsområdena finns en arbetsgrupp som har till uppgift att minska risken för stickskador. Trots relativt många avvikelser på akuten, omkring 300 per år, antar de intervjuade att det är en underrapportering. Anledningen tror man är det inte alltid leder till att åtgärder vidtas efter det att avvikelser lämnats och att medarbetarna tappar intresse för att rapportera. Avvikelser av detta slag gäller patienter som är i fara och att personalen inte hinner med dem för att bemanningen är låg. Uppföljning och rapportering Uppföljningar görs varje år i samband med att avdelningscheferna skriver verksamhetsberättelsen. Innehåller bland annat uppgifter om tillbud. 8
Uppföljning av riskbedömningar och handlingsplaner görs årligen i samband med att riskanalysen förnyas. Uppföljningar av handlingsplaner sker kontinuerligt under året i redovisningar på arbetsplatsträffar och till samverkansgrupper. Handlingsplanerna följs av samverkansgrupperna. Sjukhuset i Varberg Styrning av arbetsmiljöarbetet Policy och riktlinjer Arbetsmiljöplanen för sjukhuset i Varberg tar upp uppgiftsfördelning, systematiskt arbetsmiljöarbete, kunskap och utbildning, hälsofrämjande arbetsmiljöarbete, förebyggande, rehabilitering, likabehandlingsplan, kränkande särbehandling, hot och våld, företagshälsovård och uppföljning. Under rubriken uppgiftsfördelning anges att arbetsmiljöarbetet ingår som en naturlig del i chefsuppgifterna på respektive nivå samt att uppgiftsfördelningen sker skriftligt. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska omfatta en fortlöpande undersökning, riskbedömning, åtgärder och kontroll av genomförda åtgärder. Undersökningen ska ske minst en gång per år genom en skyddsrond. Enligt intervjuerna går avdelningschefer sällan tillbaka till de mer övergripande skrivningarna i policy och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Underlaget om ansvaret och uppgifter som följer på ansvaret hämtas från delegationsordning, samverkansavtal och det stödmaterial som finns i ledningssystemet. En viktig del i styrningen uppges vara att det klart framgår vem som har ansvar och vem bestämmer vad i arbetsmiljöfrågor. Delegation Delegationen, enligt landstingets riktlinjer, finns för verksamhetschefer samt för avdelningschefer. Avdelningschefer har fått sin delegation från verksamhetschefen. Delegationerna är underskrivna av verksamhetschef och avdelningschef. Delegationen i arbetsmiljöfrågor gäller för ett år i taget och förnyas varje år. Enligt intervjuerna innebär delegationen att ansvaret för genomförandet av det praktiska arbetsmiljöarbetet hamnar hos avdelningscheferna. Ansvaret uppfattas vara omfattande och att engagemanget på avdelningsnivå avgörande för genomförandet. Arbetsmiljöarbetet uppfattas också vara långt från verksamhetsledningsnivån. Enligt skyddsombuden är avdelningschefernas engagemang för arbetsmiljön avgörande för det utrymme som frågorna får i verksamheten. Deras roll ansvar borde styras och följas upp på ett mer påtagligt sätt från arbetsgivaren. 9
Stöd Stöd till avdelningscheferna finns i ledningssystemet med policy, riktlinjer, delegation och ansvarsfördelning samt blanketter för genomförandet av arbetsmiljöarbetet. Stöd för genomförandet av arbetsmiljöarbetet i ledningssystemet omfattar: Delegation, blankett för uppgiftsfördelning Arbetsskada och tillbud Skyddsrondsprotokoll/handlingsplan samt checklistor för genomförande av skyddsrond Blankett för inköp av arbetsglasögon Enligt intervjuerna med avdelningschefer ger stödmaterialet som finns i ledningssystemet att roller och ansvar är tydliga. Närmaste stöd i arbetsmiljöfrågor kan hämtas från personalspecialisten på sjukhusets personalavdelning. Dessa anlitas när det gäller arbetsolyckor men också när de årliga riskbedömningarna görs. Stöd kan också hämtas från Landstingshälsan och chefskollegor. Enligt intervjuerna är stödet tillräckligt. Det tar dock längre tid idag att få hjälp med frågor om teknisk service och fastighetsfrågor. Avdelningscheferna är irriterade över att få lägga mycket på att brister ska bli åtgärdade, till exempel när det gäller mögel bakom handfat. Organisation av arbetsmiljöarbetet och integration i verksamheten Arbetsplatsträffar och samverkan Arbetsplatsträffar hålls regelbundet, vilket kan vara en gång i veckan, två gånger per månad eller en gång per månad. Arbetsmiljön finns med på dagordningen för arbetsplatsträffarna. De arbetsmiljöfrågor som behandlas på träffarna utgår i huvudsak från det dagliga arbetet på avdelningarna. Närvaron anges vara relativt god. Personal som arbetar kväll och natt nås genom minnesanteckningar. Enligt intervjuerna pågår det dagliga diskussioner mellan avdelningschefer och anställda som berör arbetsmiljön. Det viktigaste sättet att arbeta med arbetsmiljöfrågor på avdelningsnivå uppges vara arbetsplatsträffarna. Oftast sker inte bara diskussioner på arbetsplatsträffarna om arbetsmiljöfrågor, också lösningarna tas fram tillsammans. Samverkansmöten sker på verksamhetsområdesnivå en gång per månad. Verksamhetsområdeschef, några av avdelningschefer och skyddsombuden ingår i samverkansgrupperna. Det finns en stående punkt om arbetsmiljön på dagordningen. Frågor som rör arbetsmiljön kan intieras av avdelningschefer och skyddsombud, vanligtvis från de som ingår i samverkansgruppen. En sammanställning om avvikelserapporter lämnas alltid till samverkansgruppen. Det förekommer att samverkansgruppen bildar arbetsgrupper i enskilda arbetsmiljöfrågor. Skyddsombud På varje avdelning finns skyddsombud och arbetsmiljöombud. Skyddsombudet ska främst tillvarata de anställdas intressen i arbetsmiljöfrågor och påverka så att organisationen tar hand om frågorna på ett effektivts sätt. Enligt intervjuerna fungerar samverkan med avdelningscheferna väl. Arbetsmiljöombu- 10
den är utsedda av arbetsgivaren för frågor om smitta, avfall, hygien och kemiska ämnen. Arbetsmiljöombudets hygienkontroller redovisas på arbetsplatsträffarna. På några av avdelningarna som ingår i granskningen finns arbetsmiljögrupper. Gruppen leds av avdelningschefen och på mötena deltar skyddsombud, personal och ibland läkare. Ärenden till gruppen väcks på arbetsplatsträffar och gruppen planerar åtgärder och följer upp dessa. Utbildning Arbetsmiljöfrågor tas upp i landstingets allmänna utbildningar för chefer och för introduktion av nyanställda. I de mer specialiserade utbildningarna inom arbetsmiljöområdet är intentionen att chefer och fackliga företrädare från en och samma arbetsplats ska gå utbildningarna tillsammans. De fackliga organisationerna har också egna utbildningar för fackliga företrädare och skyddsombud. Enligt intervjuerna anser avdelningschefer och skyddsombud att de blir tillgodosedda med utbildningar inom arbetsmiljöområdet. Skyddsombud och arbetsmiljöombud informerar på arbetsplatsträffar om nyheter. Intresset för det organiserade arbetsmiljöarbetet anges vara mer angeläget bland äldre anställda. Yngre anställda anges vara mindre engagerade i frågor som hanteras kollektivt och är mer intresserade utifrån en individuell aspekt. Det systematiska arbetsmiljöarbetet Riskbedömning För den årliga genomgången av arbetsmiljön utgår avdelningarna från checklistan Arbetsmiljö. Checklistan omfattar områdena Systematiskt arbetsmiljöarbete, Personal/psykosocial arbetsmiljö, Information/utbildning, Avvikelsehantering (olycksfall och tillbud), kemiska risker, Strålning, Utrustning, Ergonomi, Lokaler, Hygien samt Tilläggsfrågor chefers arbetsmiljö. Skyddsronderna genomförs av avdelningschef och fackliga företrädare tillsammans. Vid riskanalyser utgår man från blanketten FMEA och upprättar en åtgärdsplan. I analysen anges effekter/konsekvenser, sannolikhet för att fel uppstår och sannolikhet för att fel upptäcks innan något inträffar anges. Vidare ska åtgärder, datum för åtgärd och ansvar anges. Enligt intervjuerna bedömer vanligtvis avdelningscheferna riskerna tillsammans med personalen medan det i regel är avdelningschefen som svarar för att följa upp handlingsplanen. Uppföljningarna rapporteras till personalen på arbetsplatsträffarna. En summerande uppföljning görs vid nästkommande års skyddsrond. Blanketten Bedömningsmetod för att avgöra om riskanalys ska genomföras används vid planerade förändringar. Metoden innebär en genomgång av aktiviteter och riskområden. 11
Enligt intervjuerna har de årliga skyddsronderna mest fokus på den fysiska arbetsmiljön. Mindre risker åtgärdas direkt medan vissa av riskerna, som mindre fuktskador, tar lång tid att åtgärda och kräver att man från avdelningarna sida är ihärdig gentemot Landstingsservice. Enligt intervjuer hänvisas arbetsmiljöfrågor inte enbart till de tillfällen som förändringar görs eller arbetsplatsträffar hålls. I vardagen görs återkommande riskbedömningar i dialog mellan chefer och medarbetare, till exempel att säkerställa resurser och kompetens i verksamheten. Risker De risker som är vanliga är bemanningsfrågor och schemaläggning, stickskador, rädsla för hot och våld och ensamarbete på helger. Sjukhuset genomfördes en mer övergripande undersökning och analys på sjukhuset som avsåg risker hos personal som arbetade varannan helg. Undersökningen initierades av skyddsombud enligt 6 kapitlet 6 i arbetsmiljölagen (att skyddsombud har rätt att erhålla de upplysningar i övrigt som behövs för ombudets verksamhet). Undersökningen genomfördes av Landstingshälsan våren 2010. En handlingsplan utarbetades och genomförda åtgärder rapporteras till PA-konsult på personalkontoret. Tillbud och skada Det finns blanketter för tillbud och skada att tillgå på LINA. Rapporter lämnas till fackliga företrädare, avdelningschefer och personalspecialist på personalavdelningen. Rapporterna redovisas på arbetsplatsträffar och anmäls till verksamhetsområdets samverkansgrupp. Enligt intervjuer är man i regel noga med att rapportera stickskador. Dessa rapporteras också till företagshälsovården för provtagning och uppföljning. Skyddsombuden uppger att det är svårt att få information om vad som är utfört eller inte när det gäller fallskador. Uppföljning och rapportering Uppföljningar sker varje år av riskanalyser och av handlingsplaner från förra årets riskbedömning. Handlingsplaner rapporteras kontinuerligt under året på arbetsplatsträffar och till samverkansgruppen. Arbetsmiljöfrågor nämns i korthet i verksamhetsberättelserna från avdelningarna. Landstingshälsan Landstingsstyrelsen tog 2009 initiativ till en översyn av Landstingshälsans roll. Resultatet från översynen innebär att rollen ändras från en betoning på individen till en betoning på arbetsmiljön. Rollen utgår idag från Landstinget Hallands vision Landstingshälsan ska stödja Landstinget Halland i att utveckla den goda arbetsplatsen med stolta och engagerade medarbetare för att på så sätt skapa förutsättningar för medarbetarna att ge en god vård till hallänningen. Landstingshälsan ska koncentrera sin verksamhet till att arbeta med strategiska arbetsmiljöfrågor. 12
I det strategiska arbetet ingår att utgöra ett stöd till arbetsgivaren i arbetsmiljöarbetet, vara en intern expertresurs och att verka på ett strategiskt plan utifrån ett helhetsperspektiv på organisationen. Hit hör förebyggande uppgifter som utbildning, ledarutveckling, verksamhetsutveckling, konflikthantering och arbetsplatsutformning. Vidare ska Landstingshälsan upphandla och säkerställa bastjänster inom företagshälsovården. Med bastjänster menas den individuella företagshälsovården, till exempel rehabilitering, lagstadgade undersökningar, psykosociala bedömningar, samtal och drogtester. Närsjukvården i Landstingen Halland ska svara för medicinska bastjänster, till exempel stickskadehantering och vaccinationer. Idag finns fyra utförare för de medicinska bastjänsterna. Enligt intervjuer med företrädare för Landstingshälsan riktar sig verksamheten främst till chefer på ledningsnivå i förvaltningarna och man utgör ett stöd för att systematisera arbetsmiljöarbetet. Insatserna sker på uppdrag av chefer, till exempel konsekvensutredningar inför omstrukturering av verksamheter, vid ny- och ombyggnader, utbildningar för chefer och skyddsombud och enkätundersökningar. Landstingshälsans roll är relativt ny men Landstingshälsan har noterat att man nu kommer in i ett tidigare skede i arbetet med arbetsmiljön. I de fall Landstingshälsan anser att det systematiska arbetsmiljöarbetet behöver utvecklas påtalar man behovet för ledningen. Ett exempel är behovet att utveckla IT-stöd för tillbuds- och skaderapporter. Från intervjuerna på avdelningsnivå kan vi notera att man känner till Landstingshälsans nya roll och dess strategiska och förebyggande arbete på ledningsnivån. Man har också märkt att landstingshälsan vill ha en bättre dialog. Som en konsekvens av Landstingshälsans nya uppdrag uppger man att Landstingshälsan kommit längre bort från verksamheten på avdelningarna och att kontakterna med dem är färre. Enligt intervjuerna finns Landstingshälsan som en resurs och anlitas i det förebyggande arbetet, till exempel när det gäller utbildningar, personalfrågor, konflikter, samtalsstöd, vid större förändringar och lokalfrågor som avser ergonomi och sjukgymnaster. Detta uppges fungera bra och avdelningschefer uppges koppla in Landstingshälsan i ett tidigt skede. För de medicinska bastjänsterna vänder sig personal på avdelningarna till landstingets vårdcentraler, till exempel när det gäller stickskador. För den individuella företagshälsovården vänder man sig till de den företagshälsovård som upphandlats av Lanstingshälsan, till exempel för hälsokontroller av nattpersonal. Bedömning Revisionsfrågan för denna granskning: Är landstingets system och rutiner för arbetsmiljöarbetet ändamålsenlig? Vårt svar på revisionsfrågan är att landstinget har ett ändamålsenligt system och ändamålsenliga rutiner för arbetsmiljöarbetet. 13
Vid en avdelning, akuten på Länssjukhuset i Halmstad, är organisationen för arbetsmiljöarbetet inte tillräckligt utvecklad för att dialogen mellan ledning och medarbetare i arbetsmiljöfrågor ska vara effektiv och arbetsmiljöfrågor kunna integreras i verksamheten. Det finns en medvetenhet om problemet. Vår bedömning är att man behöver initiera ett grundläggande utvecklingsarbete. Den nyligen genomförda medarbetarenkäten kan ge underlag för detta. Styrning av arbetsmiljöarbetet Landstingsfullmäktige och Landstingsstyrelsen har fasställt policy och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Ledningarna för sjukhusen har tagit fram en arbetsmiljöplan för respektive sjukhus. Från och med år 2011 gäller en gemensam arbetsmiljöplan för sjukhusen i Halmstad och Varberg. Denna arbetsmiljöplan utgår från landstingets policy och riktlinjer. Kedjan i styrningen går från policy och riktlinjer till delegationen som anger ansvar och uppgiftsfördelning i verksamheten. Den starkaste styrningen på avdelningsnivå utgår från Landstingsstyrelsens arbetsgivarpolitiska riktlinjer och den delegationsordning som ingår i riktlinjerna. Avdelningscheferna har kunskap om sitt ansvar för arbetsmiljöarbetet. Ansvaret uppfattas vara omfattande. Avdelningschefer har stöd i arbetsmiljöfrågor genom de mallar och rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet som finns på LINA, från personalspecialister och kollegor. Stödet är tillräckligt. Från flera av intervjuerna framhåller man svårigheten att åtgärda arbetsmiljöproblem när avdelningar behöver hjälp med teknisk service och frågor som har med fastigheten att göra. Hos de vi intervjuat är det inte klart hur man ska gå tillväga för att få dessa arbetsmiljöproblem åtgärdade. Enligt vår bedömning bör rutinerna ses över och grunder prioriteringar av åtgärder tas fram. Akuten i Halmstad efterfrågar mer samarbete och stöd i utveckling av arbetsmiljöarbetet, bland annat för arbetet med hot och våld och för att utveckla åtgärder som kan förbättra arbetsmiljöarbetet inom verksamheten. Organisation av arbetsmiljöarbetet Arbetsplatsträffarna utgör en kärna i det dagliga arbetsmiljöarbetet, vilket har stor betydelse för att arbetsmiljöarbetet ska kunna integreras i verksamheten. Granskningen visar att arbetsmiljöfrågor diskuteras på arbetsplatsträffar samt att det systematiska arbetsmiljöarbetet redovisas och rapporter om avvikelser lämnas på arbetsplatsträffarna. Frågor om arbetsmiljön och resultaten från arbetsmiljöarbetet behandlas också på samverkansgrupperna inom verksamhetsområdena. Vi har också noterat att avdelningschefernas engagemang i arbetsmiljöfrågor har en central roll för omfattningen av arbetsmiljöarbetet på avdelningsnivå. Skyddsombuden på avdelningarna har en aktiv roll i arbetsmiljöarbetet och samverkar med avdelningscheferna, bland annat i de riskbedömningar som görs regelbundet. Dessutom finns andra funktioner, till exempel miljöombud, som har betydelse för det förebyggande arbetsmiljöarbetet på avdelningarna. 14
De interna utbildningar som landstinget anordnar ger möjligheter för avdelningschefer och skyddsombud att skaffa sig tillräckliga kunskaper för uppgiften. Att avdelningschefer och skyddsombud från samma avdelning deltar är positivt för samverkan och för att arbetsmiljöarbetet ska få genomslag i verksamheten. Vi bedömer att den nuvarande formen för arbetsplatsträffar vid akuten på Länssjukhuset i Halmstad inte är tillräcklig för att chefer och medarbetare tillsammans ska kunna identifiera och förebygga risker i arbetsmiljön. Som följd av brister i dialogen intar skyddsombuden en mer aktiv roll som förmedlande länk. Formerna för arbetsplatsträffarna bör ses över för att förbättra deltagandet och dialogen utvecklas. Det systematiska arbetsmiljöarbetet På avdelningarna genomförs regelbundet bedömning av risker i arbetsmiljön. Riskerna identifieras, man gör bedömningar om allvaret i de brister man identifierat och åtgärder anges. I åtgärdsplaner anges vem som har ansvar och tidplan för när åtgärden ska vara genomförd. Resultaten dokumenteras och redovisas på arbetsplatsträffar och till samverkansgrupper. Riskbedömningar genomföras också när förändringar planeras. Vid dessa tillfällen sker dokumentationen och redovisningen på motsvarande sätt. Avvikelser som gäller tillbud och skada rapporteras relativt flitigt. Dessa redovisas och diskuteras på arbetsplatsträffar. De sammanställningar som görs varje kvartal redovisas på samverkansgruppernas möten. På akuten vid Länssjukhuset i Halmstad genomfördes 2010 ingen årlig riskbedömning. Uppföljning och rapportering Årliga uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs. Den mest centrala är uppföljningen av förra årets riskbedömning, som görs i samband med att de regelbundna riskbedömningarna görs. Dessa dokumenteras och redovisas efter hand på arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper. I verksamhetsberättelserna från avdelningar anges arbetsmiljöarbetet och avvikelser. Landstingshälsan Företagshälsovården ska vara ett stöd och komplement till den sakkunskap som finns i verksamheten. Extern hjälp ska anlitas när de egna sakkunskaperna inte räcker till. Det nya uppdrag som Landstingshälsan har fått är känt hos de vi intervjuat. Det är dock för tidigt att säga om avdelningarna kommer att anlita Landstingshälsan i det förebyggande arbetsmiljöarbetet i mer eller mindre utsträckning som följd av förändringen. 15
2011-02-18 Bo Thörn Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare 16