Dag 1 GolvSpecialisten AB Företaget GolvSpecialisten AB (GSAB) bildades 1987 och har sedan dess vuxit till ett världsledande företag inom professionell slip- och polersystem för golv. Man producerar utrustning för slipning av alla typer av golv som trä, parkett, betong, trappor etc. Omsättningen växer i takt med företaget och idag har företaget 170 anställda i Sverige, USA, Tyskland och Frankrike. Populäraste produkten är en poleringsmaskin för betong golv. Maskinen används mestadels inom industri och verkstäder. Ni har blivit rekryterade som inköpare på GSAB för att organisera ett professionellt inköp och för att skaffa nya leverantörer av viktiga komponenter, reservdelar och tillbehör till våra populära poleringsmaskiner. Vi har tidigare endast använt ett fåtal nordiska leverantörer till dessa komponenter och reservdelar men på grund av många förseningar av leveranser så letar vi nu efter alternativa leverantörer. Om dessa produkter inte kommer fram i tid kan detta leda till stopp i produktionen och minskad försäljning. Konkurrenter inom maskiner o tillbehör för golvslipning är bl.a. HTC Floor Systems, Bona AB, Husqvarna AB. Marknaden kännetecknas av genomsnittligt relativt låg lönsamhet och konkurrensen är knivskarp. Ledningen i GSAB funderar på vad som kan göras för att öka lönsamheten för företaget samtidigt som man vill undvika materialbrister som varit ett problem under året. Man har sett en stor potential i ett förbättrat inköpsarbete. Inköp har fått i uppdrag att presentera förslag till förbättringar på nästa ledningsgruppsmöte och förväntningarna är stora på att både förbättra lönsamheten samt att säkra leveranserna och därmed produktionen. Uppdrag 1. Föreslå en lämplig vision och mission för GSAB Gör en DuPont analys av företaget med hjälp av utdelad RR o BR Simulera o föreslå besparingar ni tror ni kan göra genom effektivt inköp Redovisas på whiteboard alternativt PPT eller annat lämpligt sätt.
Dag 1 Inköp inom GSAB Traditionellt har ALLA köpt det som behövts hos tidigare kända leverantörer. Inga dokumenterade rutiner för leverantörsval, leverantörskvalificeringar (lev bedömning), leverantörsutvärderingar eller kvalitetssäkring har funnits. Systemstödet för inköp är helt obefintligt, en förstudie har inletts för att hitta ett lämpligt system för köp av lagerförda artiklar. Missnöje uttrycks både av ledning och personal med nuvarande system som främst stödjer ekonomiredovisningen eftersom det upplevs som ett dåligt verksamhetsstöd. Någon egentlig inköpsmodul finns inte. Spendanalys har inte genomförts tidigare. Ansvaret för specifikationer, leverantörsval priser etc. är ganska otydligt samt utspritt. Alla som vi talat med anser sig har rätt/möjlighet att ta hela eller delar av dessa. INGEN upplever sig ha HELA ansvaret. Ledningen har efter benchmarking med liknande företag identifierat Inköp som ett förbättringsområde och har därför rekryterat er för att få ordning på sina inköp. Uppdrag 2a Gör en spendanalys och en ABC analys av leverantörerna. Analysera spenden i förhållande till företagets omsättning. Stämmer 80/20 regeln och vilka andra spontana slutsatser kan vi dra? Som underlag används utdelad fil med senaste 12 månaders leverantörsreskontra. För att kunna analysera spenden och hitta potentiella besparingar behöver vi dela upp den i kategorier. Uppdrag 2b Kategoriindelning och sortera från störst volym till minsta kategorin. Gör några första spontana reflektioner över hur resultatet kan tolkas.
Dag 2 Request For Information För att få mer information om produkter och tjänster på marknaden inför en eventuell upphandling. RFI innebär att potentiella leverantörer får möjlighet att lämna information om främst företaget men även dess varor och tjänster samt kapacitet och inriktning. Målet med en RFI är att få information om möjliga lösningar inom ett eller flera områden, för att kunna ta fram ett komplett förfrågningsunderlag och genomföra en upphandling. Anledningen till att man använder RFI istället för att gå direkt på en RFQ är att man ofta har ett stort antal potentiella leverantörer (10-c:a 50) och att en utvärdering av upp till 50 offerter skulle vara väldigt tidsödande. Genom att använda RFI säkrar man att det urval man gör för RFQ är kompetenta leverantörer som är intresserade av ett samarbete med företaget. RFI kan också användas även om det inte är aktuellt med en upphandling och då vara ett sätt att hålla sig informerad om vad som händer på leverantörsmarknaden. Uppdrag 3. Ta fram en RFI - Request for Information för att samla information om potentiella leverantörer och därigenom få tillräckligt med information för att kunna göra ett urval av 3-5 potentiella leverantörer. Presentera även hur urvalet är tänkt att göras (vad är avgörande för valet?) Avtals- och leveransvillkor För att säkra sina affärer juridiskt och undvika tvister gäller det att i ett tidigt skede komma överens om lämpliga och balanserade villkor. När det gäller själva affären är det enklaste sättet att hitta balanserade branschvillkor som båda parter kan acceptera. När det gäller transporten gäller det att hitta det bäst lämpade Incoterms villkoret. Uppdrag 4. Föreslå lämpliga avtalsvillkor för kommande RFQ Detsamma för leveransvillkoren. Inkludera hur ni gick till väga och motivation i dokumentet.
Specifikationen Det finns olika sätt att beskriva det man tänker sig köpa in. Kraven går att dela in i två olika kategorier: funktionella krav och icke funktionella krav. En Teknisk specifikation, i dagligt tal "spec", är ett dokument som beskriver en produkt, en komponent eller ett systems tekniska egenskaper. En tekniskt specifikation kan också användas som ett dokument som beskriver vilka tekniska krav som ställs på en viss produkt och kallas då för "kravspecifikation". De funktionella kraven beskriver funktionaliteten hos den beställda produkten, tjänsten eller systemet. Uppdrag 5. Skriv en enkel specifikation för produkter ni tänkte köpa in Några leverantörer har ej svarat på RFI, hur tänker ni? Förklara i dokumentet. Request For Ouotation En RFQ, offertförfrågan eller anbudsbegäran är en uppmaning till mottagaren att lämna en offert till avsändaren med det innehåll som avsändaren bestämt. "Förfrågaren" är inte på något sätt bunden av sin offertförfrågan. Ledningen för GSAB vill att inköp förutom att ta fram en RFQ för det aktuella inköpet även presenterar en mall som kan vara användbar som stöd vid framtida inköp. Uppdrag 6. Tag fram en RFQ för det urval av tänkbara leverantörer. Förklara även hur ni Dag 3 Inköpsordern tänkt välja leverantör för avtal/inköpsorder. Informationen på en inköpsorder skiljer mellan företag, beroende på vilken typ av varor eller tjänster som köps in. Men de flesta av inköpsorder innehåller uppgifter om de produkter och/eller tjänster som beställts. Denna information kan vara så detaljerad som önskas av köparen. Den största posten i förhållande till en beställning, är det unika numret av beställningen. Detta nummer kommer att användas för att spåra inköp i avvaktan order, mottagna leveranser och leverantörsskulder. Några av de andra uppgifter som ingår i en inköpsorder är: beskrivning av de komponenter och arbetskraft, artikelnummer, kvantitet inköpta, enhetskostnad, totalkostnad, betalningsvillkor, leveransmetoder, leveransdatum, leveransvillkor, fartygsadresser, rabatt erbjuds och kan inkludera kontaktinformation skulle uppstå en fråga om ordern.
Uppdrag 7. Tag fram och fyll i en inköpsorder, glöm inte några viktiga villkor eller uppgifter som skall med på ordern? Leveransbevakning Vid de allra flesta typer av leveranser är rättidighet av central betydelse. Det är också viktigt för en organisation att tidigt ha vetskap om eventuell leveransförsening, eftersom det då finns möjlighet att minimera följdverkningar. Trots kontraktuella finurligheter såsom viten, ersättningsköp, hävning etc. visar erfarenheterna att leveransbevakning är bland de mest lönsamma metoderna. Följande metoder förekommer inom leveransbevakning: Inköparens första uppgift efter lagd beställning är att kräva in ordererkännandet. Ordererkännandet är inte alltid nödvändigt för att ett avtal ska komma till stånd. Uppdrag 8. Välj vilka former för leveransbevakning som passar det inköp ni just gjort? Diskutera och presentera även vad som händer om ordererkännandet ni får från leverantören inte överensstämmer med er inköpsorder. Välj lämplig metod för ankomstkontroll av det gods ni beställt.