Novatrox Group FRÅN NYUTVECKLINGS- PROJEKT TILL EFFEKTIV IT-FÖRVALTNING Lia Holmqvist Anna Edelönn
Från nyutvecklingsprojekt till effektiv IT-förvaltning Från förälskelsefas till vardagsharmoni - lyckat nyutvecklingsprojekt och effektiv IT-förvaltning Introduktion Många företag satsar stora pengar på nyutvecklingsprojekt som ska leverera mot önskade affärsmål. I den här förälskelsefasen projicerar användare och ledning sina önskemål i konstruktiva diskussioner, varmt påhejade av en förstående workshopledare, tillika leverantör. Kanske inte allting förankras med beställaren eller dokumenteras på papper. Alla är ju så positiva och överens. Projektperioden är krävande för organisationen men alla orkar avsätta tid och engagemang eftersom projektet pågår under en begränsad period med ett tydligt start och slut. Dessutom utlovar leverantören att det nya systemet har precis de moduler och funktioner som organisationen behöver! Projektet När kravarbetet påbörjas dyker raskt de sedvanliga problemen upp: Kanske var inte våra processer så väl uppdaterade som vi trodde och Carina på Ekonomi hann nog inte skriva ner sina rutiner ordentligt innan hon slutade. Vårt företag har ju också den här väldigt speciella stenåldersprocessen som vi inte hinner ändra nu för att passa in i standarduppsättningen av systemet. Den erfarne leverantören har detta med i beräkningen och ser snabbt till att det blir tilläggsbeställningar eller informerar om restpunkter till framtida förvaltningsplan. September 2016 2
Mot slutet av projektet dyker nästa vanliga problem upp: Vi har svårigheter att hitta testare som har både tid och rätt kompetens för att skapa testfall och testa igenom systemet från olika perspektiv. Alla ser fram mot ett fullt fungerande system som ska effektivisera arbetet och förbättra styrning, vinstmarginaler samt skapa nöjdare kunder med bara en knapptryckning. Vad man istället får är ett system som, överraskande nog (!), inte är så bra som man trodde där viktiga funktioner saknas och kvaliteteten är dålig på grund av otillräckligt testarbete. Dessutom säger leverantören att dom vill börja planera för förvaltning och supportavtal. Vem tog med det i business caset och vem har lagt in det i sin framtida budget? Förvaltningen När projektet nu har övergått till förvaltning, blir det en mer sammanbiten stämning. En ny fas startas under helt andra förutsättningar: En fingertrummande ledningsgrupp, desillusionerade användare och en leverantör som inte alls svarar lika snabbt i telefon som för ett halvår sedan. Nu är det dags för företagets hjältar att styra upp situationen och hitta fram till den positiva vägen av effekthemtagning, stabilt system och väl prioriterade nya funktioner i samarbete med leverantören som lovade lite för mycket. Här behövs det erfarenhet, uthållighet, lite humor och mycket struktur. Företagets gamla rävar skakar lakoniskt på huvudet för dom har varit med förr. Kalle på IT suckar och tänker på igenkänningsfaktorn från Dilbert. Sammanfattning Vi känner alla igen det här scenariet med undermåliga projektleveranser och dåliga, för att inte säga obefintliga förberedelser för att ta över systemet i förvaltning. Men det behöver inte gå till så här! Vi kan i varje givet tillfälle ändra förloppet och vända beställaren - användaren - styrgruppen eller Kalle på IT. Vi kan förbereda annorlunda, kommunicera tydligare och styra mer mot de metoder som bäst stämmer in mot förutsättningar och kundönskemål. För en lyckad överlämning från projekt till förvaltning vet vi av erfarenhet att vi måste börja tidigt med förberedelser, redan vid själva genomförandet. När den formella överlämningen görs till förvaltning ska bland annat följande frågor vara besvarade: Är resterna identifierade, prioriterade och finns en kostnadsuppskattning? Finns SLA mot interna/externa leverantörer samt övriga licens- och supportavtal på plats och vad innebär detta för kostnader för förvaltningen under kommande år? Är all relevant användar- och systemdokumentation framtagen och godkänd av mottagande part? Finns grundläggande rutiner för incident- och ändringshantering på plats och är kommunicerade till mottagande part? Är de roller/resurser som krävs i förvaltningen definierade, tillsatta och redo för att förvalta det nya systemet? På Novatrox har våra erfarna förändringsledare hållit i både projektledning och förvaltningsledning under många olika förutsättningar. Vi har många erfarenheter att förmedla och kan tipsa om hur man undviker fallgroparna i exemplet ovan. Samma person kan hålla i uppdraget från förstudie, genom projektet och ut i strukturerad förvaltning om du vill. Vi har även arkitekter, verksamhetsutvecklare och systemutvecklare som i ett helhetsåtagande kan omvandla din idé till affärsnytta. September 2016 3
Agilt Kanske passar ett agilt arbetssätt er organisation bäst där ni till en känd kostnad får tidig leverans av affärsnytta, flexibilitet i funktionalitet med utvecklare och förvaltare i samma team? På Novatrox jobbar projektledare och utvecklare nära varandra. Vi visar gärna vad vi har gjort hos andra kunder och diskuterar dina behov. Processer Behöver ditt företag egentligen först göra en processkartläggning innan vi rekommenderar dig metoder och arbetssätt inför projektet? Vi har verksamhetsarkitekter med lång erfarenhet som kan stötta din förändringsresa. Förvaltningsstyrningsmodell Eller behöver ditt företag införa en förvaltningsstyrningsmodell för att skapa tydlighet i vad som ska förvaltas, vad som behöver göras, vem som ska göra det och hur det ska göras? Med hjälp av bland annat pm3 tar vi er från en stuprörsförvaltning av enskilda system till en affärsmässig förvaltning, som innebär en tydlig styrning, planering och prioritering inom och mellan varje objekt. Ständigt samarbete mellan verksamhet och IT och kostnadskontroll är ledstjärnor i detta arbete. Om författarna Anna Edelönn är en erfaren projekt- och förvaltningsledare med över 10 års erfarenhet. Hon har även flera års erfarenhet av det agila arbetssättet Scrum, som produktägare inom extern- och internwebb. Exempel på branscher hon verkat inom är pension, läkemedel, kollektivtrafik och energi, både inom offentlig och privat sektor. Hon drivs av att skapa och leda tvärfunktionella team mot ett gemensamt mål. Lia Holmqvist är en erfaren ledare med 15 års erfarenhet inom projekt och förvaltning där hon verkat främst inom försäkring, pension och byggbranschen. Lia har kontinuerligt ansvarat för större förändringsarbeten och drivs av att få nöjda användare i effektiva lösningar. September 2016 4
Novatrox Group Till följd av en allt mer föränderlig värld med snabbare processer gör sig behovet av struktur, informationsförsörjning och automatisering gällande. Skillnaden mellan att kunna möta marknadens behov eller att totalt misslyckas beror på förmågan att kunna förhålla sig till dessa snabba förändringar i en digital värld. Novatrox Group tillhandahåller resurser inom våra områden Verksamhetsutveckling, Arkitektur, Systemutveckling samt Ledning & Styrning. Vi levererar både resurskonsulter samt tar oss an kortare eller längre helhetsåtaganden gentemot våra kunder. Arkitektur Inom arkitektur är Novatrox ett av Stockholms större företag med ett tiotal arkitekter. Vi hjälper organisationer att få ut mer från sina investeringar genom att stötta med struktur, erfarenhet och mentorskap. Vi tillhandahåller tjänster inom analys och utredning, arkitekturgranskningar, arkitekturstyrning samt stöd vid strukturförflyttningar. Verksamhetsutveckling Novatrox konsulter består av ett exklusivt team med unik spetskompetens och track-record inom förändringsledning och agil verksamhets- utveckling. Vi tillhandahåller tjänster inom affärs- och verksamhetsutveckling, förändringsledning och processutveckling. Vi arbetar också med problemlösning för att få upp projekt eller team på banan igen. Ledning & Styrning Novatrox ledningsteam säkerställer att projektens effekthemtagningar förverkligas. Teamet är certifierat i projektmetodiker och agila metoder. Vi tillhandahåller tjänster inom projekt-, test- och förvaltningsledning. Vidare kan vi stötta med releasehantering samt driva och införa projektkontor. Systemutveckling Novatrox är specialister inom.net-platformen och frontendutveckling med erfarenhet av molnlösningar, utbildning och coaching av team. Till våra kunder tillhandahåller vi tjänster såsom föreläsningar, utbildningar, coaching, mjukvaruarkitektur samt systemutveckling. Bland Novatrox konsulter finns Microsoft MVP er, Azure Insiders. Vi har välkända talare vid konferenser runtom i världen. September 2016 5
Novatrox Group Om Novatrox Group Novatrox Group är ett svenskt Stockholmsbaserat IT- och managementkonsultföretag baserat i Stockholm. tillhandahåller resurser inom kompetensområdena Verksamhetsutveckling, IT- Arkitektur, Systemutveckling samt Ledning & Styrning. Vi levererar både resurskonsulter samt tar oss an kortare eller längre helhetsåtaganden gentemot våra kunder. Våra kunder återfinns idag bland både små och stora organisationer samt offentlig verksamhet. Christer Ogenstad Charlotte Grip VD Säljchef christer.ogenstad@novatrox.se charlotte.grip@novatrox.se 070 418 43 88 076 273 54 83 September 2016 6